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檔案管理工作匯報范文1
檔案管理工作的發展與業務建設，既有上級業務主管部門的支持，又有局領導的關心和重視，更有全局職工的努力。首先是成立了檔案工作領導小組，確定了領導責任制，明確了專門管理工作人員，劃定階段性任務、目標，實現了檔案管理制度化、規范化。同時，局黨委和局長辦公會把學習貫徹《檔案法》，提高機關的檔案管理水平，列入了機關工作的重要議事日程，對檔案工作進行了專題研究，重點查找了檔案管理工作中存在的薄弱環節，制定整改措施，研究探討進一步做好檔案管理和服務的辦法措施，對相關工作進行認真的部署安排，促進工作的落實。同時從經濟投入、人員配備、設備裝具購置等方面給予大力支持，確保檔案室的正常運轉和安全。
一、嚴格管理，全面完成檔案整理、安全和宣傳工作
在繼續鞏固和完善檔案管理標準的基礎上，進一步提高檔案管理工作標準，增大在檔案管理方面的投入，解決檔案管理工作中的實際困難，嚴格依法治檔，加快檔案信息化進程。
一是重視檔案管理隊伍建設。安排專人管理檔案室并且對其進行安全管理培訓，現有專門從事檔案管理工作人員3名。同時注意對檔案管理人員的教育，平時注重開展形勢多樣的業務學習，打造了一支強干的檔案管理隊伍，檔案管理同志文化素質高，業務能力強，工作認真負責，對來查找檔案的科室和群眾都能熱情接待，按照《檔案法》提供優質服務。
二是及時完成文件歸檔入庫和分類整理工作。對于各類檔案，我們都嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，并且將每個科室的檔案進行專柜存放，日期標注清晰，以免造成混亂。另外對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。每年年底我們專門抽調人員對年度檔案進行分類整理，完成了年度立卷裝盒工作。同時，將人事檔案與業務檔案分離，由人事科負責，加強人事檔案的保密性。隨著電子文件檔案管理系統開展，在單位領導的重視下，嚴格執行保管制度，從技術要求和管理措施兩方面有效地保證了檔案信息的安全管理。經過多年的建設，基本實現了機關檔案管理工作現代化、整理規范化、排列標準化、檢索科學化。
三是加大投入，嚴肅紀律，確保檔案安全。檔案安全是檔案工作的重中之重，我們要求檔案工作者要從對黨、對國家、對人民負責的高度，深刻認識檔案安全的重要性，自覺從思想上、行動上確保把檔案安全放在首位，要求時刻牢記“檔案安全，責任重于泰山”，牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。把安全工作重點從事后處理轉到事前防范上來。在自查的基礎上，對重點部位和可能存在安全事故隱患的地方進行重點檢查，對檢查中發現的問題和隱患，采取了有力措施，及時整改，堅決堵塞危及檔案安全的漏洞，防止各種危害檔案安全事故的發生。建立健全檔案安全規章制度。把建立健全檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等方面的規章制度，真正做到責任到人，措施到位。盡管現用辦公地點緊張，但還是克服困難，設立了專門檔案室，采取切實有效措施，安排?？钸M行徹底殺蟲，目前未發現霉變、蟲蛀現象，為確保汛期檔案室的安全，我們選擇了地勢較高的庫房來存放檔案，并且保證室無火災、水泡等安全隱患。確保了檔案的安全。正確處理好檔案安全保管和方便利用的關系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。
四是加強檔案宣傳工作。檔案工作是一項基礎性工作，許多人對檔案工作比較陌生，不夠了解，不夠重視，為此，我們在全局干部職工大會上多次強調對檔案的管理、使用和愛護，并組織全局干部職工學習了《檔案法》，取得了較好的效果，全局檔案管理法律意識明顯加強。
檔案管理工作匯報范文2
一、高度重視，落實責任，確定責任制
我局檔案管理工作的發展與業務建設，既有上級業務主管部門的支持，又有局領導的關心和重視，更有全局職工的努力。首先是成立了檔案工作領導小組，確定了領導責任制，并明確工作人員，劃定階段性任務、目標，規定對各股室、各基層單位檔案工作實行目標管理，實現了檔案管理制度化、規范化。同時，局黨委和局長辦公會把學習貫徹《檔案法》和《檔案法實施辦法》，提高機關的檔案管理水平，列入了機關工作的重要議事日程，對檔案工作進行了多次的專題研究，重點查找了檔案管理工作中存在的薄弱環節，制定整改措施，研究探討進一步做好檔案管理和服務的辦法措施，對相關工作進行認真的部署安排，促進工作的落實。同時從經濟投入、人員配備、設備裝具購置等方面給予大力支持，確保檔案室的正常運轉和安全。
二、完善各項規章制度，加強檔案宣傳工作。
為了把檔案工作落到實處，我們將檔案負責人的職責納入經濟責任制考核范圍之內，進一步完善了檔案的接收、整理、修改補充、保管、借閱、統計、保密、鑒定、銷毀制度，制定了“三同步”、“四參加”制度，并在有關領導的負責下貫徹落實。同時，檔案工作是一項基礎性工作，許多人對檔案工作比較陌生，不夠了解，不夠重視，為此，我們加強了檔案宣傳工作，在全局職工大會上多次強調對檔案的管理、使用和愛護，并組織全局干部職工結合“四五普法”學習了《檔案法》、《檔案法實施辦法》，取得了較好的效果，全局檔案管理法律意識明顯加強。
三、嚴格做好檔案收集、保管、利用、設備管理工作。
嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作。對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。
對于各基層單位的檔案管理，我們經常深入基層，要求嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。
全系統現藏有檔案4萬多卷（冊），地圖1.5萬張，其中：文書檔案11000卷，照片檔案102本，聲像檔案150盤。檔案室面積570平方米，檔案庫房面積475平方米，同時，購置了實物檔案柜和密集架，配備了電腦等自動化管理系統，基本實現了機關檔案管理工作現代化、整理規范化、排列標準化、檢索科學化。水利系統已有12個單位的檔案室達到了省級檔案管理一級標準，4個單位達到了國家二級管理標準。
局機關檔案室藏有自1957年以來47年的檔案4000多冊，其中：文書檔案1961卷（永久856卷，長期623卷，短期482卷），科技檔案1017卷，照片檔案17本，聲像檔案80盤，財務檔案1000多卷，檔案室保存了建國以來的水文年鑒歷史資料和水利建設、旱澇災害等珍貴資料。這些資料在歷年的防洪抗旱、工程建設中發揮了很大的優勝。1992年局機關檔案室達到了省級檔案管理一級標準；1999年被市委、市政府評為全市檔案工作先進集體；20__年被省檔案局評為全省檔案工作先進集體。
四、加大投入，嚴肅紀律，確保檔案安全。
檔案安全是檔案工作的重中之重，我們要求檔案工作者要從對黨、對國家、對人民負責的高度，深刻認識檔案安全的重要性，自覺從思想上、行動上確保把檔案安全放在首位，要求時刻牢記“檔案安全，責任重于泰山”，牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。把安全工作重點從事后處理轉到事前防范上來。在自查的基礎上，對重點部位和可能存在安全事故隱患的地方進行重點檢查。對檢查中發現的問題和隱患，采取了有力措施，及時整改，堅決堵塞危及檔案安全的漏洞，防止各種危害檔案安全事故的發生。建立健全檔案安全規章制度。把建立健全檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等方面的規章制度，真正做到責任到人，措施到位。檔案室內配有滅火器、防蟲劑、溫度計等設備，達到檔案庫房“八防”標準的要求，確保檔案安全，目前未發現霉變、蟲蛀現象，確保了檔案的安全。增強了檔案利用的安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。
五、做好服務利用工作。
檔案工作的目的就是為了方便提供利用，我們對于前來查檔利用者，熱情接待，不怕麻煩，想法設法為其排憂解難。20__年已經接待利用者
人次，查閱檔案資料
卷冊，出具證明
份，復印檔案資料
頁。為全區水利建設做提供了重要依據和可使節借鑒的資料。
六、今后檔案工作設想
今后檔案工作的目標是，以“ 三個代表”重要思想為指導，貫徹執行黨和國家有關檔案工作的法律、法規，堅持依法治檔，依法監督；立足現實，著眼未來，強化服務意識，創新服務機制；積極開發檔案信息資源，充分利用現代化手段，為水利建設提供更方便、快捷的服務。重點做好以下幾項工作：
1、繼續學習宣傳、貫徹執行《檔案法》，堅持依法管理檔案。
2、做好檔案日常管理工作。采用科學先進的管理手段管理檔案，逐步實現檔案管理、檢索微機化。
3、加大聲像實物檔案的收集力度。
4、做好檔案的利用工作，為前來查詢者提供優質的服務。
檔案管理工作匯報范文3
【關鍵詞】社會保險；檔案管理；工作
所謂社會保險檔案，就是從事社會保險工作的職能部門在開展社會保險工作的實踐活動中，直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歷史紀錄。社會檔案的建立無疑有助于社會保險工作及時有效地開展，使社會保險工作的實踐活動有據可考。
一、社會保險工作建檔現狀
隨著保險種類不斷轉變和參保人數的不斷增多，多年的保險業務檔案資料管理工作量也日漸增大，由最初的幾萬人到現在的幾十萬人。社保業務檔案管理作為社保經辦管理工作之一，保險業務部門要定期做好對參保人員的檔案資料進行歸納、總結、分類、歸檔、裝訂、保管、利用、移交以及摧毀等等一系列工作。它既是增強社保經辦過程中質量與科學管理社會保險事業的必要手段，至此一個以養老保險和醫療保險工作為主的社保工作體系逐步建立、完善起來。
二、現階段社會保險檔案的特點
從形成的范圍看，社會保險檔案涉及面廣，產生和保存由各自的承辦部門負責；從動態角度看，社會保險檔案中有相當內容信息是不斷變化的，應實行一定程序的動態管理；從現有載體看，社會保險檔案基本以紙制材料和電子系統為主；從管理角度看，社會保險檔案管理還處于分散、無序的狀態，有待加強規范管理；從利用角度看，社會保險檔案無論是宏觀方面的材料還是微觀方面的材料，一直處于利用的高峰期。由于社會保險初期的建檔工作不夠理想，其信息共享機制與系統也尚未健全與開通，因而給利用工作造成一定的困難。
三、加強社會保障檔案的規范化管理
一是必須用科學發展指導檔案工作，按照建設社會主義和諧社會的要求做好新時期的社會保險檔案工作。目前，傳統的社會保險檔案管理工作模式已經不能適應時代對檔案信息的需求，信息網絡化要求檔案工作盡快實現數字化。電子文件歸檔與電子檔案管理等日益走上檔案的前臺，因此，必須尋求與其他信息及其他傳媒的溝通和連結。學會利用科學技術、科學方法和高科技手段發展自己，使科學技術真正成為促進社會保險檔案工作快速發展的動力。二是有為才能有位。必須明白，作為和地位是辯證的關系，有作為才會有地位，社會保險檔案工作的成效只有通過檔案工作人員的辛勤努力，不斷提高業務素質、業務水平才能得到體現，面對挑戰與機遇并存，與希望同在的形勢，練好內功，強化自身的同時，以令人稱羨的作為，贏得社會保險檔案工作在社會應有的地位。社會保障體系的建設與完善離不開社會保險檔案，當前應關注以下幾個方面的工作：首先要會同社會保險經辦機構的主管部門，盡快研究制訂有關社會保險檔案管理的規章，明確社會保險檔案工作的原則。管理體制、機構人員、職責任務等項內容，同時確定社會保險文件材料利用、移交等項具體事宜，以便在建檔管理時有所遵循。其次要加強對社會保險建檔工作的宣傳，營造良好的建檔輿論氛圍。再次要提高社會保險檔案工作人員的素質，組織從事社會保險工作專、兼職檔案人員參加培訓，培訓學習應該以“三個代表”思想為指導，重點學習檔案法規知識以及相關的政策法規按檔案業務知識技能，使其以較高的素質，適應不斷發展的社會保險檔案工作需要。最后要配合上級社會保險部門，加快建立覆蓋全國的社會保險檔案信息服務網絡和步伐，同時社會保險檔案信息網的建設與管理應全國統籌規劃，統籌安排并全力做到軟件統一，硬件設備配置要求統一，網絡之間接口標準統一，數據傳遞方式統一，以避免重復工作。作為一名檔案工作者，必須加強理論學習，深刻領會黨在新時期的歷史任務和奮斗目標，實行兩個轉變；即由被動應付向主動服務轉變，由自我封閉向對外開放（保密案卷除外）轉變，加大開發檔案的力度，搞好規章制度建設和思想作風建設，在工作中，既要發揚埋頭苦干、任勞任怨的“老黃牛精神”，又要發揮開拓創新、靈活主動的精神，為社會保險檔案管理作出貢獻。
四、加快信息傳遞，挖掘資源潛力
開展檔案信息服務，就是以最大限度地滿足利用者的需要為目的，以最大程度地開發檔案信息所蘊藏的潛能為宗旨，不斷開拓新的服務領域和方式，及時、準確、系統地提供檔案信息。為加強傳遞檔案信息，必須建立科學的檔案信息系統，確立有效的，科學的輸出途徑，采取多種多樣的服務形式，使檔案信息充分發揮指導和促進經濟發展的作用，創造更高的社會效益和經濟效益，更好地為企業服務。
檔案管理工作匯報范文4
一、加強法制建設，進行規范管理
加強法制建設，依法進行檔案信息化管理，這是信息化建設的重要前提。目前，檔案的信息化已經到重要階段，要在建設中不斷地規范，及時制訂各種相關制度，使之規范化、法制化。根據有關部門起草的有關電子文件原數據標準、檔案數字化流程及相關數據格式等系列標準規范。在這一系列制度中，有必要對檔案信息化建設中的保密制度進行規范。
1.建立系列檔案信息化及相關的保密制度。
檔案信息化建設是個系統工程，既離不開信息管理方面的法律規定，又離不了有關標準與規范。為了保證檔案信息平臺的安全，要按照計算機系統建設中的標準規范來設計開發，更要參照檔案領域有關的標準規范。第二，成立檔案信息化建設協調領導小組，實行領導責任制，進行宏觀調控，負責協調各個管理層次的工作。要成立專門技術小組，具體負責檔案信息內容的安全、技術安全和網絡安全等，注意把好檔案信息內容的安全關，確保檔案資料的安全，做到寬進嚴出。
2.增強檔案管理人員保密意識，強化檔案保密教育。
加強檔案保密法制教育是增強教職員工保密法制觀念的重要途徑。檔案工作人員特別是各級檔案領導干部，必須從高度出發，充分認識保密工作的重要性，充分認識到保密工作的復雜性。加強保密法紀律教育，提高檔案工作人員尤其是年輕同志的保密觀念，要懂得如何依法保守秘密，怎樣履行好憲法和保密法律法規所規定的各項保密義務，還要使他們了解違反保密法律法規，不履行保密義務及泄露國家秘密應當承擔的法律責任。
首先，要繼續深入開展以普及檔案保密法律常識為主要內容的保密法制宣傳教育活動。
其次，要突出檔案保密法制宣傳教育的重點，通過在各級檔案館（室）部門開設保密法制教育課及講座，進一步更新各級領導干部的保密觀念，提高他們的檔案保密法制意識和做好檔案保密上作的自覺性。
同時，要大力宣傳、認真執行科研檔案保密法規，積極宣傳嚴格遵守保密制度的先進典型，表彰他們的先進事跡，推廣他們的先進經驗。
二、檔案科學管理是檔案安全保密的基礎
1.硬件設施配套完善是基礎。
依據中華人民共和國教育部第27號令《高等學校檔案管理辦法》的有關規定，存放檔案應當設有專門庫房，庫房中的門窗應專門加固，可配備防盜門、門禁、鐵質電動窗等設備，庫房中還應有紅外感應器、煙感、密碼檔案柜、滅火器、除濕機、臭氧發生器、碎紙機等設備，以達到防盜、防火、防潮、防塵、防光、防蟲、防霉和防污染的八防效果，確保檔案的安全性。檔案庫房由專人負責，無關人員禁止入內。從檔案保密的角度看，硬件設施是基礎。
2.提高檔案管理人員的素質是關鍵。
檔案管理人員的素質是關鍵，也是檔案保密工作的基礎和保證。高職院校的檔案管理人員必須努力提高自己三個方面的素質：一是政治素質，檔案關系到國家的安全、社會的穩定與和諧，因此要有高度的政治責任感，要講政治、講原則，熱愛檔案事業。二是文化素質和業務素質，只有具有豐富的檔案管理的專業知識，才能夠業務熟練，獨立處理出現的各類問題，防止保密檔案泄密。三是高度的敏銳性，絕密檔案的管理人員必須具備較強的責任心和高度的保密意識，有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚。無論在什么場合，檔案人員都應做到守口如瓶，把保守秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。
3.電子檔案管理是新的挑戰
隨著時代的發展，越來越多的單位都實行了無紙化辦公，電子文件逐漸成為檔案文件的另一種重要形式。檔案管理工作也從手動管理階段發展到使用檔案專業管理軟件管理階段，管理手段上的變革，必然帶來保密工作方式上的變革，是新的挑戰。
第一，要構建檔案管理網絡安全體系。保障網絡安全，一般可以通過隔斷來自互聯網的各種安全威脅，如防火墻系統防護和物理隔離兩種方式來實現網絡安全；第二要設立電子查閱安全制度，進行科學管理；第三，電子檔案一定要備份。
三、加強高職院校檔案管理，促進體制改革
做好檔案的保密工作，是推進檔案事業持續、健康發展的基本保障，是促進高職院校教育體制改革和教育事業穩定發展的重要保證。檔案的管理和利用是檔案工作的兩項重要內容，檔案保密管理和利用是檔案工作中相輔相成的矛盾的統一體。在傳統保密觀念的影響下，檔案工作作普遍存在輕利用重保密的現象，這使許多檔案束之高閣、禁錮起來，變成了廢紙，造成了檔案資源的浪費。做好高職院校檔案的保密和利用工作，有利于處理好保密與利用的關系，促進人才培養。
參考文獻：
[1]張國芳.通過加強檔案管理促進繼續教育工作[J].山西廣播電視大學學報，2008（4）.
檔案管理工作匯報范文5
一、強化社會保險檔案管理的重要意義
高效強化社會保險的檔案管理工作，已經成為當前深化我國社會保險改革活動的物質基礎。隨著我國社會改革活動的進一步加深，現有的單位人必定會轉變成為社會人。相關社會保險部門不僅需要承擔社會保障的相關責任，同時還需要擔負相關離退休工作人員的社會化服務與管理的相關工作職能。面對如此宏觀的社會框架，若不具備十分完整精準的個人資料，即科學有效的社會保險檔案管理，我國的社會保險部門的工作就將陷入僵局，甚至會嚴重影響到社會保險改革活動的落實進程。
二、當前階段我國社會保險檔案管理的實際發展現狀
由于當前階段的社會保險檔案自身涉及到的范圍比較廣，在我國各個地區不同類別的社會保險檔案，分別歸屬于不同性質的部門進行管理，進而造成了管理工作混雜不科學等問題。例如，不同性質的檔案歸屬于不同類別的部門，部門與部門之間存在信息溝通問題。一個人的社會保險資料分別留存于兩個不同類別的管理機構中，其在進行所保理賠過程中手續會變得更為復雜繁瑣。除此之外，現有大部分的社保經辦機構并沒有完全遵循個人檔案集中管理的工作要求，只是綜合性地將相關檔案進行管理，并全部放置于相關的業務科室中。具體管理方法也存在諸多的差異，并沒有形成一個科學完整的檔案咨詢服務平臺，以便于可以隨時隨地的查詢個人社會保障檔案信息。
三、社會保險檔案管理工作的優化策略
（一）全面健全與之相關的管理制度，規范管理工作流程。當前階段，依據我國現已頒布的《檔案法》《保密法》等法律法規，我們可以得知制定社保檔案的分類具體要求及保管時長。科學地對每一類別檔案，制定與之匹配的管理制度。進而全方位地構建科學完整的制度機制，做到有法可依，遵照工作章程開展工作。工作人員需要對現有的各種類別的檔案進行細致地收集，整理歸納、保管、記錄存檔等。在實際開展工作中，必須要做到符合相關的工作流程，有效地對檔案進行管理。對于日常生活中形成的文書材料、業務報表、圖表等，需要及時地進行歸納整理并存檔。嚴格遵循集中管理的工作原則，最大限度地避免社會各保障職能部門間由于復雜的連帶關系進而造成的人力物力資源的無辜浪費，全面實現社會保險檔案的集中管理。
（二）制定社會保險檔案管理工作方法。我國相關部門需要將社會保險檔案工作規范至管理活動中。管理工作則需要充分依據社會保險檔案存儲的現有內容及范圍，依賴保險檔案室所需要的器材配備等。檔案室的具體管理相關工作人員，需要承擔的責任與義務等方面全部做出細致的制定，并以此來徹底解決我國社會保險檔案管理工作無序問題，逐漸構成上下管理一致的社會保險檔案管理機制。
（三）軟件，硬件，雙管齊下，全面落實社會保險。我國現有各層級社會保險部門組織，需要最大限度地克服資金短缺等相關問題，并建造眼下最為先進的微機設備裝備檔案室。在檔案室機型方面，需要盡可能地做到整齊劃一，以便為下一步的計算機終端網絡及社會保險檔案數據的全民共享奠定堅實的物質基礎。同時工作人員需要明確自身的工作重點，放置于檔案管理的相關軟件開發工作中。由各省級社會保險部門統一進行組織開發，其開發的軟件，主要功能包含：檔案編目及信息檢索；對檔案內現存資料進行綜合統計。如對保險檔案的分類統計、相關信息資料全局統計等；檔案借閱的自動化管理，以便對信息需求者的情況、時間、歸還時間等進行精準的把控；進而全面實現網上互聯的工作狀態。
（四）提高社保檔案管理工作人員的綜合素質以及業務能力。當前階段，社會保險檔案工作自身具備十分強烈的政治性、業務性。因此，檔案管理工作人員必須要具備一定的法律常識及業務知識， 并具備十分精湛的實際操作能力。為此，我國社保相關部門需要與檔案管理部門取得友好的聯系，并積極地組織開展社會保險檔案管理工作人員的相關業務能力培訓活動，以此來提升工作人員的業務能力。同時還需要進一步地增強檔案工作人員的工作意識、綜合素質、作風建設等活動，以此來保證檔案管理工作的有序性，進而打造出一支業務精良的社會保險檔案管理隊伍。
檔案管理工作匯報范文6
[關鍵詞] 水土保持;世行項目;檔案管理
[abstract] according to the bank's request, feasibility study stage from began to work, a comprehensive collection archive, timely tidy up, do file can complete reflect the whole process of the project implementation, with clear, simple to the project of access path, for the next world bank and domestic water conservation project provides detailed data and text information.
[keywords] water and soil conservation; bank projects; File management
中圖分類號：S157 文獻標識碼：A文章編號：
工程檔案是工程項目的重要組成部分,在工程建設過程中,發揮重要的作用。盤縣于2006年第一次實施水土保持世行貸款項目，在檔案管理工作中，積極探尋與國內項目的不同之處，學習世行項目的相關要求，總結工作經驗，理清工作思路，端正工作態度，扎實做好檔案管理工作，通過驗收，主要做法為：
1 端正思想，正確認識檔案工作的目的及作用
檔案是體現和反映單位工作生產活動的真實面貌、主要職能活動，便于今后的利用和為國家積累寶貴的檔案資料。它是單位工作查考的依據，是生產建設的豐富資料，是科學研究的基礎和條件，同時又是歷史的真憑實證。它主要作用是：第一，反映歷史真實面貌、反映一項工作的全過程、反映同一年度所做的各項工作、反映一項工程的全貌；第二，便于今后工作的利用；第三便于今后工作的總結與計劃、經驗的總結。
盤縣水土保持辦公室在世行項目各項工作中，嚴格要求檔案工作人員要正確理解和認識檔案工作的重要性，第一時間作好資料收集、登記與初步歸類工作，用端正、認真的工作態度對待，杜絕文件資料收到后隨處一放，需用時又花大量的時間和精力去找的現象發生。
2 認真總結過去的工作經驗
2004年，盤縣水土保持辦公室根據《檔案法》、《檔案文件整理指南》、《長江流域水土保持技術手冊》中的（檔案管理部分）等書籍中的相關規定、要求，制定了盤縣水土保持辦公室的《技術檔案管理辦法》，并以此辦法對水土保持辦公室從1992年開始至今已實施的工程的檔案資料重新進行整理、分類和歸檔。在這些整理工作中，檔案人員學到和積累了一定的相關知識和整理經驗，具備了一定的對檔案資料收集、整理的辨別能力和工作基本要求，養成了良好的工作習慣，為水土保持世行的檔案管理工作打下了基礎。同時，在盤縣水土保持世行項目實施前，檔案工作人員先學習項目的相關資料，了解項目的工作目的、計劃達到的成效、實施的主要過程、檔案工作涉及內容等后，認真總結原有工作經驗，制定世行項目檔案管理工作初步方案，逐步開展工作。
3 水土保持世行項目檔案工作的具體做法
縣水保辦在實施世行項目后，檔案人員就感覺世行項目與國內項目有很大的不同，世行項目工作要求高、工作內容多、劃分細、涉及面廣，對檔案管理工作要求更高，檔案人員及時調整原有習慣的工作思路，按世行的要求結合工作實際開展工作。
3.1充分做好資料的收集工作
從項目一開始，就對項目各個部分形成的資料進行收集和整理，收集過程中，主要以總體項目與各條小流域分別進行，總體項目按總體項目資料進行收集，主要包括涉及整個項目的資料，反映項目的總體如規劃，批復、評估文件、項目執行手冊、投資、完成等內容。各條小流域按實施的各條小流域進行，主要包括涉及單條小流域的資料，如設計、實施、合同、報賬、驗收等內容。
總體項目與各條小流域的資料收集與整理中，按以下主要類別進行分類保存，目的為在使用中能及時準確的提供出來，具體為：規劃階段資料、可研階段資料、設計階段資料、項目培訓資料、項目管理資料、實施階段資料、年度竣工驗收資料、項目總體竣工驗收文件、其它綜合類等。
3.2文件資料歸檔范圍的確定
在所收集資料的基礎上，初步進行鑒定和篩選，能反映和體現項目主要工作內容及過程的留下，一些意義不大、沒有價值的、多余的則不保留。
3.3檔案整理、歸類
在上述收集的初步歸類類別的總體項目與各條小流域的資料中，再各類別中進行如下細化整理工作：
1、按項目自然發生的順序進行細化整理，即在類別的基礎上，按時間順序進行整理。
2、在整理結束后，對總體項目進行單獨整理、編號、成冊；對各條小流域分別獨立進行整理、編號、成冊。這樣，從檔案中就清晰的把總體項目與各條小流域情況各自分開，在查閱資料時，通過查閱內容所涉范圍就能及時分清查到。
3、整理時間規定為：
（1）每一年結合年度驗收進行一次初步整理工作；
（2）在各條小流域實施結束后進行初步整理工作；
（3）在整個項目結束后進行總項目及各條小流域的最終整理工作。
4、保管期限的確定：確定項目主要資料保管期限為長期。對相關資料根據內容分別進行確定為長期（15年以上）、中期（5-15年）、短期（3-5年）。
5、對初步確定歸檔檔案后的資料再次進行鑒定，主要做到：
（1）要盡可能的以原件為主；
（2）要求文件完整、不破、不重、不漏。對于對文字資料是由如藍色鋼筆、鉛筆、原珠筆形成的，是非激光傳真件等易退色的資料形成的，就要進行復印后與原件裝訂一起的整理方式，保證今后提供出的文字數據清楚，因為，時間長了，上述形成的文件，文字會退色、模糊，查閱的數據就會不確定，不準確，這樣，查到的文件資料時，有原件，有復印件，查閱人對其數據、文字等不會產生疑惑，這樣就才能現檔案資料的準確性，可靠性。
6、分類編號工作主要做到：
（1）對分類后的各獨立文件按所排的順序進行編號。
（2）對各獨立文件要重新進行編頁，保證文件資料的完整性。如一份文件（共2頁）中有附件（共3頁），就要對文件進行重新編頁，從1頁編至5頁，在今后的查閱中，文件是否完整從頁碼可判斷，減少出現有文件無附件現象。
（3）準確、完整填寫好文件名及文件時間，便于在查閱中，從目錄就可查閱，不必一定要打開文件查看方知是否需要，減少查閱工作量和時間。
（4）按分類及編號裝盒，完成相關文字說明，按盒號順序存入檔案柜。
7、對清理出的不保留的文件，不得隨意處理，要用碎紙機進行粉碎銷毀或進行點火燃燒銷毀處理。
8、各類音像資料、圖片資料的歸類整理后，單獨成一盒歸入。
4 管理和使用
4.1管理
整理、歸檔好后，要進行規范的管理，如果不加強管理，則花了很大精力整理好的的檔案，會輕易的打亂，造成工作、時間、人力、精力的浪費。管理工作主要做到：
1、對各個工作環節的第一技術資料妥善保存，及時歸檔。
2、每個項目、每項設計任務，在完成或告一段落時，必需將所形成的文件材料作系統的加工管理，為以后項目提供利用。
3、保管必須有專門的檔案柜，做到防火、防盜、防水、防蟲、防塵等，防止檔案受損。
4.2使用
1、建立健全借閱制度，借閱檔案時，要根據檔案的重要程度履行不同的批準手續。如水利局其他股室借用資料，要由水保辦主任同意方可；如外單位借用資料，需有局分管領導書面同意，借物人持有所借單位出具的證明，并說明歸還時間等，方可借出。
2、孤本不得外借。
3、做好保密工作，防止不利于單位及國家的事件發生。
5 工作中的幾點體會
1、領導的重視和支持，是做好檔案管理工作的首要條件。
工作中，領導要求每位同志包括自己及時將手中的資料交檔案管理人員，如會議資料、培訓資料等，保證資料收集的全面性、完整性、及時性。
2、檔案人員要有高度的責任心。
檔案管理工作，是一項繁瑣的工作，看似只是一項簡單的、整理資料的工作，但實際工作起來，卻是千頭萬緒，工作量是非常大的，要求檔案工作人員要有高度的責任心，要用仔細、踏實、敬業的工作態度做好工作。
3、檔案人員應熟悉項目工作的整個過程。
