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信息資源管理的經濟手段范文1
關健詞:水利工程 檔案管理 淺議
■一、建立工程項目檔案負責制,形成覆蓋工程建設各個方面的工程資料收集網絡體系
檔案收集工作是檔案取得和積累的一種手段,在整個檔案管理系統中處于一個重要的地位,收集及時就會形成檔案的完整性與系統性,就可以為開發檔案信息資源創造良好的條件。水利工程具有投資規模大、技術含量高、工期長、質量要求高等特點,如何保證工程建設過程中資料的系統收集、連續完整及真實有效呢?一是應從加強組織領導力度著手,按照統一領導、統一制度、分級管理的原則,統一協調檔案管理工作。二是各施工標段的現場檔案室建立,對項目的招標、合同簽訂、工藝技術論證、方案確定、施工組織、設備到貨驗收、資料整理收集等方面進行管理,形成工程資料收、發、轉、整理、歸檔及竣工檔案收集等日常工作,這樣從組織機構上就形成了一個專、兼職檔案資料收集的網絡體系,保證檔案管理與項目建設同步進行,確保了工程資料的完整收集,避免了工程資料收集上的疏漏。
■二、強化檔案全過程管理,提高項目建設工程檔案的編制質量
工程項目檔案涉及面廣,貫穿于工程全過程,要認識到做好檔案工作,不僅僅只是為當前工作服務,也是為歷史負責的表現。因此,在全過程管理中,按照《檔案法》和《水利工程建設項目檔案管理規定》(水辦[2005]480號)、《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》(水辦[2008]366號)的有關規定,力求工程檔案的完整、準確、系統以及安全保管和有效利用,為竣工后的生產、運行、維修、改擴建服務。
首先,要樹立檔案質量管理意識,提高工程建設項目檔案的編制質量。資料收集齊全后,應根據工程檔案管理辦法的要求,對工程資料進行分類歸卷。具體要做好這樣幾個方面的工作:第一,做好卷內材料的審查與剔除,保證入庫工程檔案既完整、準確、又不重復、冗瑣。包括檢查歸卷資料是否準確、內容是否正確(如填表是否符合規范要求,簽字、印章手續是否完善,是否有保存價值等)、排列順序是否符合檔案整理要求、有無重復歸卷等。第二,案卷整理。這項工作包括標注卷內材料的頁碼,編寫卷內目錄和備考表,編寫檔案目錄,編制案卷封面和案卷脊背。第三,案卷統計與鑒定。一是按照每個單位工程對案卷的數量、文字材料的頁數、插圖、竣工圖等進行統計,二是按照文件要求對每個單位工程檔案的完整性、準確性和系統性進行鑒定。第四,注重案卷整理細節。一是資料分類歸檔中應注意的細節。如:誰形成的資料誰負責的管理制度,案卷材料應按問題、時間或重要程度進行排列,根據項目特點,各年度各工程進行綜合歸檔,避免各單位工程之間資料的重復等。二是檔案目錄編制應注意的細節。比如檔案目錄順序應按年度小類代號進行排列,在每一年度小類中按單位工程代號進行排列。案卷題名應簡明、概括、準確。編制單位應填寫案卷內檔案材料的形成單位或主要負責單位,施工檔案編制單位為施工企業名稱。編制日期填寫案卷內材料的形成日期或起止日期。保管期限與密級。按工程檔案管理要求填寫。三是卷內目錄編制應注意的細節。應注意順序號、文號、責任者、題名、日期文號、頁號等的編寫。由此而形成的的檔案資料均為一式六卷,其中原件一卷,復印件五卷,形成永久檔案,為積累直接科技經驗進行儲備、為科學研究提供參考價值、提供技術交流依據。因此,檔案管理人員應盡可能地利用光盤、膠卷、實物等多種形式,盡量全面、系統地記錄工程建設中的真實畫面,展現建設過程中的風采,保證資料的原始性、完整性、真實性。
其次,注重實效,健全完善保證措施。工程項目建設是一個動態的過程,從項目的提出、設計到施工、驗收,檔案一直處于活躍的狀態,直至驗收以后,才能相對穩定。工程項目檔案記載了工程項目活動的全過程,一旦工程出了問題,或交工后,需要改建、擴建,檔案資料就會成為寶貴的信息資源。搞好工程檔案管理,僅靠檔案工作人員埋頭進行具體業務工作遠遠不夠,首先應從制度管理入手,從驗收環節和經濟手段上進行相對制約,做到工程驗收與檔案檢查、交付驗收同步進行。如:在工程付款、竣工驗收、工程決算等環節上加以約束。把工程建設資料收集、歸檔及時作為辦理施工單位工程決算、支付工程款、支付工程質保金的一個重要條件。只有在工程檔案資料齊全的情況下才可以辦理相關工程決算、工程款支付等相關手續,否則不予辦理,只有這樣才能保證資料系統入庫,規范整理。
