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信息資源常見管理方法范文1
1 檔案管理現代化發展現狀
1.1 科學管理質量差，檔案利用率低
檔案管理并不是一項簡單的工作，它并不是簡單的將相關的歷史資料整合在一起，然后將其歸類整理就結束了，在實際的工作中它需要很多的專業知識，同時還應該充分的做好機密性的工作，使用更加科學合理的方法將檔案歸納整理最后加以保存。這對一個單位的發展而言也會產生巨大的作用，但是在實際的工作中，很多工作人員都對檔案管理工作不重視，管理只是一種保存，對其也沒有充分的予以應用，所以也存在著比較嚴重的檔案信息資源浪費的現象，這樣也使得檔案管理工作無法充分發揮其應有的作用。
1.2 檔案管理制度存在較大缺陷
很多單位的領導對檔案管理工作都無法予以正確的認識，所以很多領導對檔案管理工作也是比較忽視的，所以在檔案管理制度的制定方面也存在著不小的問題，很多單位在檔案管理制度的建設上都不夠嚴格、具體、全面，比較常見的問題就是制度制定的過程中存在著非常大的隨意性，而且對目錄的填寫也不是十分的規范，甚至有些檔案上根本就沒有填寫日期，在實際的工作中，相關人員對檔案信息的保密工作也不是非常重視，所以很多內容都不具備真實性，還有一些重要的機密檔案出現了泄露的現象。
1.3 信息技術應用水平較低
當前，我國信息技術已經處在了一個高速發展的時期，同時在很多的領域當中都在應用計算機技術，檔案管理中也逐漸開始使用計算機技術，但是我國當前的檔案管理工作中，信息化和現代化的水平還處在比較低的階段，通常都是安裝幾臺電腦，在檔案管理軟件的選擇上也使用一些相對比較簡單，功能性也不是很強的類型，在現代化管理體系的建設上還存在著很多的不足，大多數時候都需要使用人工的方式對檔案信息進行整理和查詢，這樣會嚴重的影響到工作的效率，對檔案信息現代化的發展也會產生十分嚴重的障礙。
2 檔案管理現代化的幾點措施方法
在當今社會，掌握更多的信息對一個企業的發展有著非常關鍵的推動作用，檔案管理工作就是為了對更多信息進行有效的收集和利用，所以在實際的工作中，需要采取相應的措施來強化檔案管理工作，為檔案現代化的發展清除各種障礙，這樣才能更好的提高檔案管理工作的質量和效率，具體來說應該重點在以下幾個方面多下功夫：
2.1 重視科學管理，正確對待檔案管理工作
檔案管理工作實際上是一項信息資源的搜集、整理和管理工作，對于很多企業的發展和壯大都有著非常重要的作用，所以相關的單位和部門一定要對檔案管理工作予以高度的重視，在實際的工作中加大對檔案管理 工作的支持，同時還要采取有效的措施不斷的引進人才，這樣才能更好的保證管理的合理性和科學性，推動我國檔案管理工作的現代化進程。
2.2 健全檔案管理制度
建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。
2.3 強化計算機技術運用，實現檔案管理網絡化
網絡技術與計算機技術的飛速發展，指紋與語音識別技術的廣泛應用，密碼技術的深化發展，使檔案文件安全性得到有效的保障。同時，隨著電子文件簽署技術的發展與應用，可對檔案電子文件資料信息的真偽進行認定與識別，為保障檔案管理中電子檔案文件的真實可靠性提供了保障。同時，運用網絡化的檔案管理方法，可實現檔案信息的網絡傳輸，而且傳輸的成本低、速度快，網絡傳輸的檔案信息不走樣。網絡化的檔案管理方法是實現檔案信息化管理的必經途徑。
2.4 現代化人才的培養
檔案部門目前正面臨著市場經濟、信息社會、特別是知識經濟的大潮與挑戰，以及高新技術的應用與滲透。在知識經濟飛速發展的數字化時代，檔案管理工作要把重點放在數字化管理和網絡化資源建設上，要培養一批既懂專業知識，又懂信息技術的高層次的檔案信息專業人才和新型化高層次管理人才。使之不斷吸取新知識、新思想、新方法，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。另一方面，要對原有工作人員進行培訓和知識更新，學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識、外語知識等，使更多的人能夠熟練掌握現代化管理技術，以加快現代化管理隊伍建設。
2.5 實現智能化的管理方法，提升其信息服務功能
隨著科學技術的更新，檔案信息資源的載體實現了多元化發展，尤其是隨著將來的語音識別技術的開發，有助于智能化的檔案管理方式的形成。這一檔案管理方法的運用，能夠使計算機自動接收所有檔案信息，并根據計算機設定與編制的程序對檔案信息進行自動分類與歸檔，克服傳統手工檔案信息收集、整理與歸檔的缺陷，利于檔案資料的價值的展現，從而全面提升檔案信息的服務功能。
信息資源常見管理方法范文2
【關鍵詞】檔案；管理；創新
1 檔案管理創新的意義
1.1 檔案管理創新是企業的要求
檔案工作是企業發展工作的組成部分，它與企業建立起共存、互助協調的關系，隨著企業改革的不斷深化，企業檔案管理工作已不適應企業的發展，實現檔案管理的創新是企業發展的必然要求。
1.2 檔案管理創新是加強檔案資源建設的需要
隨著企業的快速發展，目前單調、貧乏的存檔案室已經無法滿足企業日益增長的需求，因此，構建多元化、多層次的檔案資源結構，已是當務之急。通過實現檔案管理的創新，加強檔案資源的建設，為企業提供更好的利用服務。
2 檔案管理創新中的思維障礙
2.1 創新思維障礙定義
所謂思維障礙，是指客觀事物是紛繁復雜的，而人的大腦思維卻相對簡單，其特點就是一旦長時間沿著一定方向、按照一定次序進行思考后，久而久之，就會形成一種習慣或慣性，這種情況叫“思維慣性”。如果對于自己長期從事的事情或日常生活中經常發生的事物產生了思維慣性，并多次以這種慣性來對待客觀事物，這形成了非常固定的思維模式，即人們常說的：“思維定勢”。思維慣性和思維定勢合起來，就稱為“思維障礙”。
所謂創新思維是指，在客觀需要的推動下，以獲得的新信息和已儲存的知識為基礎，綜合運用各種思維方式，創造出新理論、新觀點、新方法、新形象，從而使知識和實踐取得突破性進展的思維活動。創新的前提是突破常規，超越思維的慣常定勢，在日常生活中，許多慣常定勢成為想問題，辦事情的條條框框，束縛著人們的思想，不打破條條框框，就不可能有創新思維。顯然，思維障礙阻礙了我們創造性地解決問題，對于創新是非常不利的，所以我們要進行創新，首先必須突破由“思維慣性”和“思維定勢”而形成的思維障礙。
2.2 檔案管理工作上的思維障礙
2.2.1 觀念固定，創新思維缺乏變通
當某種觀念為人們普遍接受以后，會在人們的心腦中相對固定下來，成為一種固定的觀念。人們常說的傳統觀念就是固定觀念的一種重要表現形式。目前，檔案工作者的思想觀念跟不上形勢發展，在計劃條件下形成的許多思維定勢，成為了檔案工作的思想障礙和框框套套。企業檔案工作與經濟工作脫離。檔案工作者在繼承和創新關系上猶豫彷徨，有的片面強調原則，習慣照既定的框框辦事，有的片面強調繼承，缺乏辯證的觀點，對過去的做法一味照搬照套，這些在不同程度上都影響著檔案工作的改革與創新。
企業檔案工作中現有的標準制度與實際情況不適應。檔案管理仍然還在沿用過去制定的一些法規、規章、標準，部分已不適合企業制度的要求，特別是最近幾年企業改革的步伐很大，檔案工作還按照過去的方法進行，存在依據標準和實際工作的不和諧。
企業檔案工作與企業的發展不同步。隨著企業的深化改革，特別是處于資產和產權重組的企業，企業檔案沒有納入企業的改革規劃中，企業檔案處置工作跟不上，導致檔案流失嚴重，檔案得不到安全保護。
2.2.2 意識狹隘，創新思維缺乏動力意識狹隘是很常見的創新思維障礙。檔案管理意識不強，管理模式較陳舊，檢索效率不高，檔案利用率低。長期以來，許多企業對室存檔案重“藏”輕“用”，對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此企業員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。檔案的服務手段不適應當前社會發展，大部分的檢索方式還處于傳統的手工檢索，盡管各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具，但在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多，檔案工作服務質量越高。
2.2.3 知識匱乏，創新思維缺乏能力知識匱乏是創新思維的絆腳石，要創新，就必須具有創新能力。由于檔案工作的單一性，乏味性，令大部分的檔案工作者知識結構斷層、老化、單一，思維的惰性，墨守陳規，被傳統的條條框框和管理模式所束縛，缺乏創新的能力。
3 突破思維障礙，實現檔案管理的創新
3.1 樹立超越意識，實現管理意識的創新
創新思維的實質是對原有思維模式的超越，是對創新主體頭腦中原有知識、經驗、觀念、方法等進行新的組合，新的組合必然突破原有知識、經驗、觀念、方法內部及互相間的組合方式。而舊的組合方式就會本能阻擾這種突破，成為思維創新的障礙。不突破這些障礙，既無法進行創新思維，更無法提高創新能力。因此，要實現檔案管理的創新，首先要實現管理意識的創新，這要求檔案工作者從根本上轉變觀念，樹立超越自我意識，隨著的，檔案工作必須進行相應的調整和重新定位，檔案工作者在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些膽魄與果斷，多一些敏捷和睿智，善于超前性地發現問題，獨到性地思考問題，創造性地回答問題，敢于否定自我，敢于棄舊迎新，不斷變革檔案工作職能和方法，實現檔案管理制度、管理方式、服務手段創新，改變傳統的以藏為主、重藏輕用、被動服務的局面。
3.2 擴展思維視覺，實現檔案思維的創新
要突破思維障礙，就需要自覺地轉換看問題的角度，擴展思維視角。要實現檔案思維的創新，就要求檔案工作者拓寬視野，豐富知識，培養多方面的興趣。及時了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，學會運用創新思維的原理和方法，解決新形勢下檔案工作出現的新問題，運用檔案的新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變，利用機技術，共享檔案信息資源，提供遠程服務，使檔案利用服務手段多層次、多樣化，服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。
3.3 練就過硬本領，實現管理技術的創新
信息資源常見管理方法范文3
關鍵詞：信息技術；高中學校；檔案管理
一、前言
在教學改革不斷推進的過程中，檔案管理對高中學校教學工作發展產生著重要影響，而傳統管理模式存在諸多弊端，致使檔案管理工作水平嚴重滯后，而在時代不斷發展的過程中，信息技術改變了人們的工作生活方式，在高中學校檔案管理過程中，將信息技術應用到其中，可以為高中學校檔案工作效率提升做出保障，并為教學工作發展增添動力。
二、信息技術在高中學校檔案管理中應用意義
檔案管理作為高中學校教學管理的重要組成部分，檔案管理工作的重要性不言而喻，而隨著近些年高中學校辦學規模的不斷壯大，檔案信息量也隨之增加，在這個過程中傳統的檔案工作方式的弊端逐漸暴露出來，這為高中學校檔案管理工作增加了難度和強度。而在信息化時代背景下，高中學校檔案數字化、信息化發展已經成為一種必然趨勢，具體而言，信息技術在高中學校檔案管理中應用具有以下幾個方面的意義。首先拓增信息容量，信息化檔案管理方式的網絡檔案管理系統建立，可以儲存歷屆學生和全部教職人員的信息檔案，這為檔案管理的高效性和安全性提供了保障，是符合現下高中學校檔案管理發展趨勢的。其次節省管理人員，信息化檔案管理中，只需要1～2名檔案管理工作人員就可以完成日常工作，這樣就為高中學校節省了人工開支，降低了檔案管理成本。再次查閱更加方便，在信息化檔案管理中，可以通過信息檢索方式，迅速地查詢所需信息，并通過網絡快速傳遞，極大地提升的檔案管理工作利用率。最后便于補遺增缺，信息化檔案管理文件插入十分方便，可以隨時通過修改檔案目錄的方式，補遺增缺、豐富檔案內容。
三、信息技術在高中學校檔案管理中應用策略
（一）建立高素質檔案信息管理隊伍
當下是一個信息爆炸的時代，信息時代的來臨，促使每一個人若是想要適應社會生存，就必須具備信息掌握能力，不然就會成為時代的落伍者。而在此時代背景下，信息化已經成為教學改革概念的主流，如何打贏高科技信息化過渡戰爭，成為現下高中學校必須面臨的課題。而檔案管理作為高中學校教學管理的重要組成部分，在應用信息技術進行高中學校檔案管理工作時，不斷強化信息化人才隊伍建設，提升信息化檔案管理業務素養至關重要，對此筆者提出以下兩個方面的意見。首先是強化校內檔案管理人員信息素養教育培養，通過定期組織培訓的方式，讓其學習更多的信息化檔案管理方法，如建立文檔、文檔分類、文檔鏈接、目錄檢索等，通過校內檔案管理人員信息素養能力的提升，為高中學校檔案信息化管理提供保障。其次注重高素質信息檔案管理人才的引進，在時代不斷進步發展的過程中，高中學校檔案管理工作重要性越發凸顯，因此為保障信息檔案管理工作有序進行，高中學校就要引入業務素質、信息素養、政治素養于一身的復合型人才，從而提升高中學校信息化檔案管理工作水平。
（二）強化檔案信息資源體系整合
高中學校檔案管理工作中，涉及的信息資源相當紛繁復雜，很多信息各屬于不同的部門，同時隨著新生的入學，每個部門又會產生相當多的信息量，因此在應用信息技術進行高中學校檔案管理的過程中，對檔案信息資源進行體系整合十分重要。首先在檔案信息資源整合的過程中，必須要做到有序推進，先對整個信息資源進行分門歸類，明確哪些是有價值的是、哪些是暫時無用的，從而將信息資源分成不同的類別進行系統化管理。其次對信息化檔案目錄進行優化處理，從而使檔案管理工作信息搜索變得更加方便快捷，但是值得注意的是，在這個過程中應對傳統檔案有選擇、有序地進行數字化處理，因此在數字化處理前，應該對檔案進行手工整理，從而保障建立的信息化檔案具有更好的完整性。最后是構筑一個健全的信息網絡，確?？梢詫θ５男畔①Y源進行分析和調研，并能輻射到學校的各個部門，從而在嚴謹的信息源下，確保教務部門、行政部門、黨群部門等都能夠相互聯系，成為一個有機化的信息檔案網絡，這是推動高中學校檔案信息管理工作順利推進的保障。
（三）構建科學完備檔案信息儲存系統
信息技術在高中學校檔案管理中應用，極大地提升了檔案管理工作效率，而信息檔案管理也存在著一個重要的弊端，由于信息化網絡具有開放性的特點，因此檔案管理安全難以保障，若是信息數據受到破壞，將為學校帶來重要的數據損失，因此在信息化檔案工作管理中，構建科學完備檔案信息儲存系統十分重要。首先要強化儲存方式選擇，通常情況下，常見的儲存方式有三種，既儲存器與服務器直接相連、儲存器直入IP網絡、儲存器存儲網絡集成，在這三種儲存方式中，雖各有利弊，但是筆者認為最后一種存儲方式優勢更加明顯，因為儲存器存儲網絡集成方式，通過IP進行SCSI數據命令傳輸，并且通過交換磁盤陣的方式進行連接，可以為集成統一管理作出了保障，并實現了信息資源的系統備份，可以有效地防止信息數據丟失損壞。其次是提升檔案管理系統硬件構架的可靠性，可以采用全冗余設計方式，確保數據在儲存過程中具備自動保護能力，可以具備故障自檢側、故障預處理、故障快速修復等功能，為檔案管理工作的安全性提供保障。
四、總結
檔案管理是高中學校教學管理工作的重要組成部分，可以為高中學校教學管理工作研究發展提供資料依據，而在教育事業迅速發展的過程中，信息量的不斷增大為高校檔案管理工作增添了難度，在此形勢背景下，信息技術在高中學校檔案管理中應用成為一種必然趨勢，從而實現了高中學校的長遠發展與進步。
參考文獻：
［1］丁榮茹．信息技術在高中學校檔案管理中應用［J］．辦公室業務，2017（1）：26－27．
信息資源常見管理方法范文4
關鍵詞：高校數字檔案館；知識管理；知識資源利用
中圖分類號：G27 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2014）07-0171-02
高校數字檔案館是現代信息技術環境下應運而生的新型檔案館。從目前高校數字檔案館的建設情況來看，大多數數字檔案館建設水平停留在信息管理階段，即對元數據的關鍵詞檢索。這種檢索方式有諸多的缺陷，如檢索的結果是數字化的檔案文件，需要利用者進一步閱讀文件，篩選與提煉出所需要的知識；此外，檔案文件所包含的知識是相互關聯的，該檢索方式不能有效地檢索這種復雜的知識網絡，提供給用戶的只是孤立的檔案文件，不能滿足利用者的知識需求。因此，如何運用知識管理來引領數字檔案館知識資源建設和開發利用是知識經濟時代環境下高校應該思考的創新性工作。
基于知識管理的數字檔案館是以知識管理理念為指導，采用科學管理與人本管理，以檔案館所擁有的檔案資源為核心，以檔案業務工作為基礎，以檔案知識挖掘與開發為手段，以檔案知識運用與創新為目標，推動檔案知識傳播與共享的系統[1]。高校數字檔案館知識資源的產生，主要包括兩大部分：（1）對傳統的館藏紙質檔案經過一定技術的數字化再生產和深加工增值，通常連接著計算機和網絡技術的管理系統，建立起具有高附加值的數據庫系統，諸如檔案目錄、檔案全文數據庫等；（2）高校數字化檔案信息資源的開發與再生產，即對高校各職能網絡檔案信息資源進行自動的信息采集和知識信息的模式轉換保存，再運用替代、重組、綜合、濃縮等信息加工方法，利用建成的知識數據庫系統的分析和提取，生產出較高品質的知識管理產品，實現網絡檔案信息資源的深加工。
一、知識資源建設是數字檔案館為用戶提供知識服務的前提
進入計算機和網絡管理時代，檔案館用戶對檔案信息需求本質上是一種知識的需求。利用者通過網絡管理系統提供的檔案目錄或者是檔案全文的檢索途徑查找自己所需要的某些檔案；目的是為了能夠從檔案原始記錄中存在的某方面的知識以解決自己所要解決的某個問題或者得以憑證：檢索結果出的檔案的原始信息并不真正是利用者真正需要的東西，利用者真正所需要的是知識的服務。在知識經濟的環境下，任何事物的運行都是以支付最低的經濟成本，獲得最大的經濟效益為追求。檔案利用者通過網絡提供的數字檔案知識信息的同時，由此獲取知識所支付的時間成本迫切需要降低，檔案館用戶希望檔案館能直接提供更加便利又更加經濟的知識服務。檔案館的知識服務是高層次、知識含量較高的信息服務，是檔案館為用戶提供的知識型、知識化，以用戶為中心的服務。為了實現檔案知識服務，檔案館必須預先建成隨時可用的檔案知識庫，并通過專業手段和方法對知識庫中的檔案知識進行發現、挖掘、提取與科學組織，以便及時響應用戶的知識服務請求。檔案知識服務是為檔案用戶提供針對性較強的深層次知識資源。知識服務通常對這些知識單元先進行系統分析，根據檔案用戶的不同問題和問題環境，通過知識的析取與重組形成易于理解和使用的、恰好符合用戶需要的知識內容，它通過對檔案中的知識資源進行充分挖掘、綜合整序，將有更多關聯關系的知識單元提供給用戶。知識單元就是將各種關聯關系知識資源組織起來的信息，那么知識庫就是將這些信息網織成各種關系的模式管理。數據庫表面上是知識庫的一部分，但知識數據庫要真正成為檔案知識服務的信息源和知識源，還必須解決基于知識單元的描述與標引過程，建立高校數字檔案館的知識庫，目的是積累和保存信息和知識資產，實現內部信息快速流通和內部知識的網絡共享。這是實施知識管理的基礎性工作。
二、高校數字檔案館進行知識資源建設的能力分析
首先，在充分了解檔案信息資源的特點的基礎上，開展對知識資源的合理評估，保證檔案資源的真實性、完整性和可靠性。作為社會生活的真實記錄，要求檔案包含的知識資源內容準確、可靠。那些適合轉化成知識的檔案資源一般是相對完整的、具有本館館藏特色的檔案，也具有一定的知識價值、深度和廣度，這樣才能滿足用戶的個性需求。同時，要根據館藏檔案的實際情況來確定檔案知識資源的類型。
其次，要對數字檔案館自身人、財、物、技術等能力進行全方位的分析。配備既熟悉檔案專業知識，也掌握了基本的知識管理技能的專業人才，撥付專項經費、?？顚Ｓ茫ＷC數字檔案館知識資源建設無后顧之憂；提供實施檔案知識資源建設的相關設備等必要的物質條件，保證檔案知識資源建設的正常開展，學習和掌握先進的知識管理方法、技術、善于運用相關的知識管理工具，為檔案知識資源建設提供必要的技術保障。
第三，數字檔案館開展知識資源建設目的是為數字檔案館的用戶，即檔案利用者提供與檔案館藏相關的知識資源，開展有針對性的、能夠切實滿足用戶知識需求的知識服務。因此，數字檔案館要在充分了解檔案資源的特點以及人、財、物、技術等能力的基礎上，開展檔案利用者的用戶類型以及不同類型的檔案知識需求的調查和分析。
三、高校數字檔案館知識資源開發利用途徑
1.保持數字檔案館知識資源的動態更新，滿足對用戶開展知識服務的需要
知識是一種動態的資源，具有及時性的特點。檔案知識庫也不應該是一成不變的。檔案知識庫的目的是為了更好地滿足檔案館和社會各界對于檔案資源的利用需求。檔案知識庫的生命力在于知識的更新，只有在保持檔案數字庫及時動態更新的基礎上，才能提高數字檔案館對用戶需求的快速反應能力，滿足數字檔案館對用戶開展知識服務的需要，解決用戶所面臨的問題。因此，要了解檔案館知識庫內資源的使用情況，根據用戶的需求考慮及時調整知識庫的內容，對知識進行去偽存真，去粗取精工作。同時，制訂知識庫更新計劃，采取定時更新和不定時更新等多種方式進行庫中數據資源的替換更新工作。
2.通過繪制知識地圖，實現檔案知識服務的搜索導航需要
“知識地圖”是知識管理實現的重要手段。它是一種知識（既包括顯性的、可編碼的知識，也包括隱性知識）資源的導航系統，顯示了整個知識資源的分布狀況，它是知識管理系統的輸出模塊，輸出的內容包括知識的來源，整合后的知識內容，知識流和知識的匯聚[2]。繪制檔案知識地圖的作用在于協助檔案部門更好地發掘檔案知識資源的價值，所有權和使用方法，以便顯性知識并進而內化為有組織關聯關系的知識資源。知識地圖實質上是通往檔案知識庫的向導，幫助檔案利用者擺脫尋找知識過程中的混亂狀態，知識地圖發揮對所含概念和知識關聯的切實表述或分類，以便使檔案利用者快速找到他們所想要的知識節點后，重新返回到與之相關的知識信息源。通過檔案知識地圖追溯到原創的檔案知識點，從而構成高價值的數據庫，滿足讀者在選擇與獲取中發現――選擇――獲取――加工――創新過程的需求。知識地圖還可以通過支持模糊查詢、可視化地圖和“語義入口”瀏覽等手段，將知識單元逐項聯系起來并進行詳細的描述，使用戶很容易地定位他們所要尋找的相關的信息，讓利用者能夠找到他們需要的卻無法詳細描述的知識。對于數字檔案館來說，知識地圖的繪制非常重要。知識地圖有利于引導用戶擺脫尋找中的混亂狀態，順利獲得知識，有利于知識共享的實現；有利于檔案知識庫結構的合理化，并能有效防止冗雜知識的出現等等。
3.運用知識管理工具管理檔案知識資源，實現其服務過程中的價值增值
從知識的生命周期來看，知識處理包括知識生成、知識編碼和知識轉移三個階段。知識管理工具是實現知識的生成、編碼和轉移技術的集合。相應的，知識管理工具也包含了三類：（1）知識生成工具。檔案知識數據庫需要多種生成模式，如知識的獲取、整理、創新等。知識產生模式的不同方式有不同的知識生成工具對其進行支持，搜索引擎和數據挖掘技術是最具代表性的知識獲取工具。通過專用的軟件工具來實現對檔案知識的整理模式，通過一些輔的知識創新工具和引導人們突破思維定式來則可以實現檔案知識創新模式。（2）知識編碼工具。知識編碼則是通過標準的形式表現知識，目的是使利用者能夠方便地共享和交流同一編碼規則和形式的知識，比較常見的知識編碼工具就是知識倉庫和知識地圖。兩者不僅存儲著知識的條目，同時也存儲了很多相關的信息，諸如與查找知識的來源線索，相關的材料，知識的使用記錄等。知識倉庫通常收集了各種用于支持決策的知識經驗和備選的技術方案，知識編碼工具模式通過對這些經驗和技術方案進行識別、優化算法和人工智能等方法，實現對知識倉庫中成千上萬的知識信息加以分類，并提供最后的決策支持。（3）知識轉移工具。在知識流動的過程中，存在許多障礙，使知識不能毫無阻力地任意流動。這些障礙包括時間差異、空間差異和社會差異[3]。根據各種障礙的特點，設計相應的工具，使知識更有效地流動。現在已經有許多工具能夠幫助人們進行知識轉移。
高校檔案館的知識資源建設和開發利用，就是對館藏檔案中豐富的知識資源借助高新技術進行組織、分析、開發、傳播、利用與創新，使之發揮效用的過程。必須以知識生產和處理技術為基礎，采用包括智能搜索引擎為代表的知識合成工具、知識獲取技術以及知識創新工具等知識生產技術。知識資源建設更多地表現為一個技術應用問題，貫穿知識的發現，提取，標引，最終完成開發、利用的一套知識組織體系。知識組織工具與系統，采用知識編碼技術、建立以檔案工作經驗庫、檔案編研成果庫、檔案管理方法庫、相關新聞庫、用戶資料庫、檔案工作專家庫等內容的知識倉庫，并幫助用戶了解如何找到相關知識地圖以固化與數字檔案館相關的各種知識，形成檔案館知識資源體系以進行管理，知識資源建設解決的不是某一個檔案實體或者是單份電子文件的描述問題，而是解決建立在知識單元基礎上的互為關聯知識信息的描述與標引過程。
參考文獻：
[1]萬波，羅敏超.基于知識管理的高校數字檔案館建設探討[J].蘭臺世界，2013(8).
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關鍵詞 高職院校；數字圖書館；管理
1 引言
高校圖書館是學校的文獻信息中心，是教科研和校園文化的重要組成部分，也是學校人才培養和學科建設的重要支撐體系[1]，其建設水平是學?？傮w水平的一個重要標志，在一定程度上決定著學校的教科研水平和人才培養質量的高低。學校圖書館館藏圖書量是衡量一個圖書館規模大小的一個標志，也是學校辦學實力的表現之一。隨著計算機技術和互聯網技術的快速發展，數字出版物快速推出，各種新型終端設備大量使用，為數字圖書館的產生和發展奠定了技術基礎，傳統圖書館向數字化圖書館轉變是一個必然趨勢。同時，學校在數字圖書館建設過程明顯感受到傳統圖書館的管理方式已不適應數字圖書館的管理要求。采取什么樣的管理方式來經營管理數字圖書館，是高職院校數字目前圖書館數字化建設中一個不可回避的問題。本文就高職院校如何經營管理好數字圖書館，更好地為學校建設服務、為讀者提供優質服務等問題進行初步探討。
2 數字圖書館的管理問題分析
在信息化高速發展的今天，信息的種類和形式越來越豐富，需要存儲和傳播的信息量越來越大，讀者在很多時候需要提供及時的信息服務，且每次索取的信息量也很大，傳統的圖書館難以解決這一問題，圖書館數字化建設是適應新形勢發展的必然選擇。而在現有已建立的數字圖書館中，由于沒有擺脫傳統圖書館的經營管理模式，不利于數字圖書館的健康發展。
2.1 數字圖書館需要新的管理理念。
傳統圖書館是通過館藏大量紙質圖書資料來為讀者提供服務的，圖書館的基本工作流程可簡化為圖書采購、編目、分類上架、借書還書、后期維護等，圖書館的主要工作則是圍繞紙質圖書資料的流轉而開展。數字圖書館則不同，它不存在有形的圖書，也沒有占據大量的空間，但數字圖書館具有內容豐富的多媒體數字化信息，具有網絡環境下的多種電子技術工具和服務手段，能為讀者提供高效、便捷的數字化信息服務[2]。在現代信息技術廣泛應用的背景下，高職院校建設適合自身發展特點的數字圖書館，為讀者提供數字化信息服務是圖書館數字化的發展趨勢。在數字化圖書館里，讀者可以通過電腦登錄至學校數字圖書館主頁，瀏覽、查詢、下載、打印有用的相關信息，圖書館工作人員通過電子郵件及電子咨詢臺與用戶聯系，這樣，數字圖書館就不能使用傳統圖書館的管理方式來經營管理。為此，需要數字圖書館的管理者更新管理理念，改變管理方式，使數字圖書館變成一個不受時空限制的閱覽場所，為廣大讀者營造一個良好的讀書環境，以適應讀者對文獻資源呈現多樣性和廣泛性需求的需要。
2.2 數字化館藏資源需要新的管理方法。
數字圖書館館藏數字信息資源由實體館藏和虛擬館藏兩部分組成。實體館藏是指直接可以利用到的館藏文獻，包括可直接閱讀或借助專用設備閱讀的各種文獻資料。虛擬館藏一般指網絡信息資源，也就是館外資源。凡是在網絡上可以找到的，而且可以迅速到達的信息都可以看成是本館的館藏，它是數字圖書館的一個重要組成部分。實體館藏資源的建設途徑主要是“館藏資源數字化”和“文獻采購電子化”，如將原有實體館藏資源數字化，進行整理加工，建立數字化資料庫；虛擬館藏資源的建設方法則以超文本方式鏈接網上相關信息為主[3]。不論是實體館藏數字化還是虛擬館藏，均不同于紙質圖書館的館藏文件資料，都是以電子資料的形式存在，且分布在不同的存儲空間，這就需要有計算機網絡安全、身份認證、在線借閱、時間管理、費用計算等實時動態管理，傳統圖書館的管理根本不適應管理數字圖書館，需要有一套新的管理方法來經營管理數字圖書館。
2.3 新型數字化終端需要改變傳統的借閱方式。
傳統圖書館是以紙質圖書的形式儲存在有形的圖書館空間，讀者可在圖書館書庫查找自己需要的圖書，且借閱方式也比較簡單，基本上是借書和還書。目前，高職院校的圖書館基本上是以傳統的方式為讀者服務，主要滿足于書刊借還的服務方式[4]。數字圖書館則不同，它并不以大量有形的圖書資料存儲在有形的圖書館空間，而是以一個超大規模的、分布的、可以跨庫檢索的海量數字化信息資源庫形式存在[5]。館藏資源數字化更便于讀者檢索，調閱和利用。新型數字終端大量推出，讀者可不必到圖書館借閱，而通過賬號即可完成借閱，讀者的借閱方式不再是借書和還書這種直觀的方式出現，這樣，傳統的圖書館借閱方式不適應數字圖書館的要求，改變傳統的借閱方式，以適應新型數字終端的需要。
2.4 數字圖書館網絡化需要有較高的整體素質。
隨著計算機技術的迅猛發展，特別是網絡技術、數碼存儲與傳輸技術等的全面普及，為滿足對文獻信息的加工、存儲、查詢、利用等方面的更高、更新的要求[6]。目前，高職院校圖書館人員知識結構不盡合理，普遍存在文化素質不高、學歷層次偏低的現象，熟悉計算機技術、數字化和網絡化技術復合型人才就更少。而圖書館數字化建設不僅需要具備各種設備條件，還必須有能獨立處理相應突發事件的專業技術人員，他們是圖書館數字化建設的重要人力資源。因此，必須盡快提高圖書館管理人員的整體素質。
3 對數字圖書館管理的建議
數字圖書館是學校圖書館建設的未來發展方向。由于數字圖書館不存在有形的紙質圖書，而是以網絡和多媒體的形式出現，與傳統圖書館差異很大，且電子化文件資料更難以把握，管理上比較復雜。因此，數字圖書館建設不能按照傳統圖書館模式進行，更不能不能以傳統的管理方式來經營管理，必須以全新的管理理念和管理模式來管理學校數字圖書館，為讀者提供一個寬松的閱讀環境。
3.1維護好圖書館的網絡安全至關重要。
學校數字圖書館基本上是以校園網的形式為讀者提供服務的，這就要求學校網絡中心與圖書館密切合作，共同維護圖書館的網絡安全。數字圖書館網絡為用戶在任何時間、任何網絡節點上訪問內部資源，進行信息資源交換、交流的同時，也會出現非授權訪問、惡意連接、掃描甚至網絡攻擊等行為發生。為維護數字圖書館的網絡安全、規范用戶的網絡行為，以及提高用戶自身素質，非常有必要從軟硬件條件、網絡環境及用戶安全教育等方面加強管理。
軟硬件條件包括構成數字圖書館內部網絡系統的環境、設備及連接、存儲媒體等實體條件，以及網絡防護等虛擬條件，由軟硬件設備本身或者外部原因引起的故障應及時排除。
數字圖書館最常見也是最主要的影響網絡安全、穩定運行因素是網絡系統受各種非物理因素引起的破壞，常見的有計算機病毒、網絡攻擊、網絡安全管理制度不健全等。安裝帶有實時病毒監控、郵件監控、瀏覽器監控、文件傳輸監控功能，通過殺毒軟件的系統漏洞掃描、狀態監控、入侵防護、病毒隔離查殺等功能基本上可實現對計算機硬軟件的保護。
在數字圖書館網絡安全體系中，加強對用戶教育也是至關重要的環節之一。管理者應加強對用戶的管理與教育，強化用戶的安全意識，讓用戶自覺形成規范、正確的用機習慣，做到防患于未然。同時，用戶還應養成良好習慣，定期對客戶端系統軟件與應用軟件進行升級、更新或安裝補丁程序，堵住軟件漏洞，以保證數字圖書館的安全運行。
3.2培育復合型管理人才勢在必行。
傳統圖書館以紙質圖書為主，采購、編目、上架、借還圖書等相對直觀，而數字圖書館基本上是以網絡和多媒體的形式出現在讀者面前。目前，大多數圖書館工作人員所從事的是傳統圖書館的常規工作，對計算機知識了解不多。以計算機和互聯網為基礎建立起來的數字圖書館，需要管理者掌握一定的計算機知識，能通過網絡進行圖書采購、信息分類、信息管理等基本知識，這些都需要對圖書館工作人員進行培訓，掌握圖書館管理知識和計算機技能。圖書館數字化給圖書館工作人員帶來了新的要求，即要求員工的計算機基礎好，有一定的網絡知識，能獨立解決基本問題等。為做好數字圖書館的建設與管理工作，使數字圖書館能更好地為讀者服務，需要加緊培養一批既懂圖書館業務又懂計算機及網絡技術的復合型人才。
3.3個性化與差別化服務彰顯特色。
目前，數字化圖書館、網站所用的用戶界面差異很大，且彼此間互不兼容，這給讀者帶來了諸多不便，讀者首先必須學會各種界面才能更好地使用。個性化與差別化服務是數字圖書館根據用戶的特殊要求，為其提供個性化與差別化的界面，讀者可以根據自己的習慣和愛好，建立適合自己的用戶界面，滿足讀者個人的使用習慣。數字圖書館將個性化、差異化信息傳遞給讀者，由讀者自由選擇信息的處理方法，并對這些信息進行自由組織和操作，這樣既方便了讀者使用，也大大激發了讀者使用數字圖書館的熱情，直接或間接影響數字圖書館的利用率。
3.4高校圖書館間資源共享互惠互利。
一個學校的數字圖書館容量畢竟是有限的，武漢地區高校林立，各高校的圖書館建設各具特色，但卻沒有實現高校數字圖書館的資源共享。若能實現高校數字圖書館文獻的資源共享，有效地整合高校的文獻資源，不僅能提高文獻資源利用率，增強文獻的保障能力，實現優勢互補，而且又能夠節約大量資金。當然，要實現高校數字圖書館的館際資源共享可能會涉及到圖書館的管理體制、網絡規?；\行、費用負擔等方面的問題。若能將這些高校的數字圖書館聯合起來，實行圖書館之間互相承認、互通有無，這對學校、讀者將是非常有益的。
4 結語
近幾年來，高職院校數字圖書館建設在軟硬件設施方面得到了快速發展，也得到了讀者的認同。但由于數字圖書館的特殊性，與傳統圖書館相比，在經營管理上比較復雜和困難。只有不斷轉變管理理念，并從網絡安全、專業技術人才培養、個性化服務及資源共享等方面建立全新的管理模式，數字圖書館將會給讀者提供更多更好的服務，為學校的教科研和校園文化建設做出更大的貢獻。
參考文獻
[1] 李松妹，高職院校數字圖書館的建設與發展，湖南廣播電視大學學報，2006（2）：30～31
[2] 竇劍，趙新龍，高職院校數字圖書館建設與服務研究，江西圖書館學刊，2012，42（1）：104～106
[3] 梁光德，數字圖書館館藏信息資源建設中的知識產權問題，《農業網絡信息》2010年第11期：92～94
[4] 汪斌，譚淑媛，加強高職院校數字圖書館建設之我見——以南寧職業技術學院為例，南寧職業技術學院學報，2010，15（6）：91～93
信息資源常見管理方法范文6
Abstract Hospital archives management of hospital development has very important significance， in the current management process as there are still some non-standard problems in the management of hospital archives， and therefore need a strengthen to solve these problems， in order to improve the level of hospital archives management， for the development of the hospital to provide more useful file information. On the importance of the standardized management of hospital archives and the archives administration of the hospital in the common problem of analysis， and put forward the strategies in the management of hospital archives， in order to provide a theoretical basis for the archives management of hospital.
Key words hospital； archives management； standardized management； strategy
0 引言
檔案管理是為醫院發展提供充足的信息材料的重要過程，尤其是對于醫院而言，一些病癥檔案對于醫院的醫學研究有重要幫助，可以促進醫療事業的發展。隨著信息時代的不斷發展，加強醫院檔案管理的內容控制以及方法的創新，有助于對醫院的檔案管理水平進行提升，使得醫院的經濟發展過程中的各項資料能夠得到有效的保存，防止出現信息缺乏的現象。我國當前經濟環境中，醫院的檔案管理過程中還有一些問題存在，比如很多醫院的管理體制存在問題，沒有對檔案管理進行統一的規范，因此使得檔案管理過程中也存在很多不規范的現象，比如亂涂亂畫、檔案保存不規范等，不利于檔案資源的查詢和利用。在未來的發展過程中，必須要加強對檔案管理工作的改善，加強對檔案管理制度的完善，從而使得檔案管理過程中的各項工作可以得到有效的落實，為醫院的發展提供更多資源。
1 醫院檔案規范化管理的意義
在醫院的內部管理中，檔案管理是其中不可或缺的一個部分，檔案信息包括很多方面，比如人力資源檔案、財務檔案、科研檔案等，這些都是醫院發展過程中的重要內容，這些檔案的收集與保存，對于醫院的各項經濟活動的開展有很大的幫助，為醫院的科研提供更多有用的材料。具體說來，醫院的檔案規范化管理對醫院的發展有以下幾個重要的作用。第一，第一，有助于規范醫院檔案活動，在醫院的檔案管理過程中，對檔案進行規范化管理，可以對各種資源進行有條不紊的收集和整理，并且對檔案進行合理地保存，從而使得檔案管理工作水平不斷提升，從而促進醫院檔案工作的可持續發展。第二，有助于對檔案信息內容的安全保護。在檔案管理過程中，由于各種不規范的行為導致檔案缺失的現象時常發生，比如對檔案保存時不進行存檔記錄，因此很容易導致再次利用檔案時找不到檔案所在的地方。尤其是在信息化過程中，信息化檔案管理成為一個必然趨勢，但是信息化過程中面臨的一個嚴重問題就是安全隱患，對此必須要積極加強對各種安全問題的防范，醫院檔案的規范化管理是促進檔案信息安全的有效途徑，可以防止一些非法的行為對檔案進行利用，從而確保檔案資料的齊全。
2 醫院檔案管理常見問題
醫院檔案管理對整個醫院的發展都有十分重要的意義，當前有的醫院在發展過程中很多檔案管理人員的管理方法比較單一，管理理念比較陳舊，因此使得很多醫院的檔案管理工作停滯不前，最終使得很多醫院的資料出現缺失，甚至對醫療機構樹立良好的社會形象，建立和諧的醫患關系都可能帶來不良的影響。當前很多醫院的檔案管理都還停留在傳統的人工管理基礎上，對一些紙質檔案進行管理，對人力物力的消耗都比較大，而且當前很多醫院都實現了信息化發展，對各種信息化的應用比較多，產生的電子檔案也比較多，所以傳統的檔案管理方式已經不再適用。另外，由于很多醫院在發展過程中，都更傾向于進行醫院的醫療設備、藥物等各種與醫療相關的材料的配備，對從事醫療服務的工作人員的業務水平和服務質量等方面加強培訓，忽視了檔案管理的重要性，無從談起檔案管理的創新。
3 醫院檔案規范化管理的策略
3.1 提高檔案管理人員自身素質
檔案管理人員是檔案管理過程中的主要人員，對檔案管理的規范化程度以及管理水平有很大影響。當前很多醫院的檔案管理人員依舊采用傳統的方式方法進行管理，其根本原因就是檔案管理人員自身的能力水平不高。對此必須要加強對檔案管理人員的綜合能力水平的提升，以提高檔案管理質量。要對檔案管理人員進行相應的培訓，比如醫院可以為檔案管理人員提供一些深造學習的機會，在醫院內部可以舉辦一些針對檔案管理的講座等，讓檔案管理人員能夠不斷開拓思維，將新的管理理念應用在檔案管理過程中。檔案管理人員自身應該要加強自我學習意識的培養，在日常的工作過程中應該要積極結合信息時代的檔案管理特征，加強對各種新媒體以及新技術的認識，學習計算機技術、通信技術等各種新技術的使用方法，使用新技術進行檔案管理。同時還可以借助各種媒介平臺加強與其他檔案管理人員的溝通和交流，就檔案管理過程中的經驗進行分享，將自己對檔案管理的看法講出來，暢所欲言，通過這種方式進行交流，檔案管理人員取長補短，對自己的檔案管理問題進行反思，累積更多的檔案管理經驗和檔案管理方法，從而實現醫院檔案管理水平的提升。
3.2 完善檔案管理制度
在檔案管理過程中，應該要對管理制度進行完善，從而使得檔案管理過程可以更加規范化。首先，應該要對檔案工作人員的責任進行明確，使得不同的人員能夠明確知道自己的工作內容，同時要建立完善的獎懲制度，對在檔案工作中出現問題的人員要進行懲罰，使得檔案管理人員能夠帶著責任感去工作，減少工作中的出錯率。此外，還應該要加強對檔案工作的監督制度的完善。醫院的檔案工作要想實現規范化發展，則必須要在日常工作中加強對其的監督管理，使得醫院的檔案管理可以受到監督，對一些重要的檔案要加強分類和保存。最后，應該要對醫院檔案管理制定統一的標準。比如對檔案管理的方式、檔案文件的格式等，都要制定統一的標準，有助于檔案管理人員對檔案管理工作進行完善，促使醫院各種檔案能夠得到有效的保存。
3.3 不斷提高檔案管理的信息化水平
醫院檔案管理包括多方面內容，比如對醫院發展過程中的各種檔案數據進行分析以幫助醫院的管理者可以實現正確的決策，比如根據醫院的人事檔案，確定醫院新招聘人員的數量、專業等，可以為醫院的人力資源工作提供必要的依據。在實現信息化管理的過程中，應該要確保檔案管理在完成的過程中可以實現自動化辦公。首先需要更新傳統的醫院檔案工作信息資源管理的理念，在潛移默化過程中促進人員思想逐漸實現轉變，為醫院檔案工作信息資源的整合奠定堅實的基礎。另外，在發展的過程中，還應該要為檔案信息化管理提供必要的硬件條件，比如各種計算機的配備、軟件的安裝等，要建立相對獨立的檔案工作室數據網絡，加強保密措施的應用，確保各種信息的安全性。
3.4 加強檔案管理工作的創新意識
新醫改是當前醫療系統轉型發展的一個重要契機，在新醫改的背景下，醫院以及醫療系統的創新改革都在不斷進行，醫院的檔案管理為了要適應新醫改的時代特征，就必須要不斷進行創新。首先，在醫院的管理層，應該要注重對檔案管理的創新，因此能夠使得醫院發展過程中的各個部門的檔案管理工作都能受到重視，能夠結合時代的特征進行改革。另外要將這種創新落實到基層，醫院的檔案管理服務要實現創新，比如醫院的檔案管理人員要加強對各種新技術的學習，保持一種創新的理念，淘汰傳統的保守陳舊的觀念，將檔案管理工作的創新當做日常工作的一項重要內容。
3.5 積極調研，合作共享
在當前的時代背景下，醫院的檔案管理人員在轉變檔案管理意識的基礎上，應該要做好整個行業的調研，同時可以與其他醫院之間建立聯系，到一些檔案管理創新工作做得較好的醫院進行調研，掌握更多先進優秀的管理方法和手段，同時與自己所在醫院的實際情況進行對比分析，將這些新技術和新方法進行變通利用。另外，在醫療行業中，可以建立一種合作共贏的發展機制，將檔案管理水平的提升當做各個醫院的一個目標，通過共同的分享和學習，不斷提高醫院的檔案管理水平，促進醫院的快速發展。
