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文件管理知識培訓范文1
關鍵詞：辦公自動化；電子文件；管理
電子計算機的普遍應用．促進了辦公自動化的迅速發展．隨之產生的電子文件與傳統紙介質文件匯集成浩大的信息流．成為社會改革與發展的寶貴資源。同時，也給檔案工作者提出了新問題：如何建立一個與辦公自動化系統和電子文件管理相適應．并與之同步發展的電子文件管理體系?
以我院為例．在辦公自動化方面起步雖然較晚．但逐步實行和全面鋪開辦公自動化是必然趨勢。現階段我院只部分使用各主管部門設計的計算機網絡系統，多個網絡系統無法鏈接，也不能兼容；多數職能科室只是使用計算機單機辦公．對所形成的電子文件未進行統一管理，主要存在以下問題。
1 對電子文件的重要性認識不足，未對電子文件進行歸檔及統一管理
電子文件是近幾年才出現的新生事物，對它的意義和作用，人們還未充分認識，沒能引起足夠的重視。
使用計算機網絡系統的科室，僅是把電子文件存儲在硬盤、磁盤或光盤內，沒有進行規范整理、鑒定和歸檔。信息科作為計算機網絡系統的管理部門。也只是對全院的局域網進行技術支持和指導，網絡升級和更新前后的備份電子文件沒進行規范科學的整理和歸檔。這樣。即使不會造成電子文件丟失，日積月累，也會使電子文件堆積成災，無法檢索和利用。
未使用計算機網絡系統的科室，僅用計算機進行辦公和事務性管理。多數科室使用計算機起草文件，一旦打印出紙介質正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數不作保留，不是因存儲載體用于其它信息的存儲而被清洗，就是被新起草的電子文件不斷覆蓋；一些部門在文件辦結之后，則把相同內容的紙介質文件和電子文件兩種類型的文件同時保存，造成人力、物力、財力的浪費。
2 辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，給電子文件歸檔造成困難
我院使用的計算機網絡系統多是本單位或上級主管部門設計的軟件，而檔案室使用的檔案管理系統，是檔案行政管理部門為了使檔案管理達到現代化、標準化、規范化要求。實現資源共享而推廣的檔案計算機管理軟件。由于我院計算機網絡系統和檔案管理系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，難以進行電子文件歸檔。
3 電子文件的不安全性，影響了對它的歸檔管理和長期保存
電子文件具有復制和傳遞時的高保真性、設備的依賴性、載體的非直讀性、信息與載體的相分離性、信息的共享性、信息內容的易改性等特點，這些特點給電子文件的安全保管和長期保存帶來了很大困難，也給檔案工作者提出了新的挑戰。
如果上述問題得不到解決，電子文件無法進行規范管理和檢索利用而失去其共享的重要作用，阻礙了辦公自動化的進程。因此，對電子文件進行規范科學的管理，這時時代賦予檔案工作者不可推卸的責任。
轉貼于 電子文件歸檔及電子檔案管理都要依靠技術條件實現。電子檔案的保管期限是由電子檔案內容來定，而實現電子檔案保管期限，取決于載體的壽命、電子計算機的軟硬件生存周期和載體所載檔案與電子計算機軟研件平臺的一致性等。實現對電子文件的科學管理首先要做好以下幾方面工作：
3．1 提高電子文件管理意識
電子文件與紙介質文件一樣，涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，與紙介質文件具有同等的法律憑證作用。醫院各級領導要把對電子文件的管理擺上議事日程，把這項工作納入檔案管理范疇，通過各種方式和手段，大力宣傳電子文件的重要性，提高全院職工的電子文件管理意識。
3．2 加強制度建設
目前電子文件管理不善，與沒有一套完善的電子文件管理制度有著重要關系。因此，做到依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理體制，建立健全相應的規章制度是電子文件管理的一個重要前提：一是醫院綜合檔案室應會同有關部門聯合制定電子文件管理辦法。確定電子文件的歸檔和不歸檔范圍，依法管理電子文件。二是逐步制定和完善電子文件全過程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達到標準化、規范化、制度化。
3．3 做好電子文件的收集
電子文件的收集范圍盡可能廣一些，將分為幾大類，為每一類文件確定收集范圍。為了確保電子檔案信息的“原始記錄性”，檔案工作者要參與制定電子文件生成和辦理的流程，對電子文件的形成、收集、積累、歸檔、管理等環節進行把關和交接，保證電子文件生成過程各環節的真實性、完整性和有效性。為電子文件的鑒定打好基礎。
3．4 把好電子文件的鑒定、歸檔關
電子文件的鑒定工作除了包括紙介質文件的密級、保管期限等內容，還應包括真實性、完整性和有效性的鑒定。其中，真實性鑒定是檢查電子文件的內容、結構、背景信息等是否與其形成的原始狀態一致；完整性鑒定是檢查電子文件的內容、結構、背景信息等相關信息是否完整無缺；有效性鑒定是檢查電子文件是否具有可讀性和可利用性。
3．5 加強電子文件的管理和安全防護工作
采取有效的管理措施和技術手段，一是保證歸檔電子檔案的安全性，二是防止電子檔案的遺失和被非法刪改，三是加強管理，保持電子檔案的長期有效性。電子檔案讀取和處理設備更新、系統擴充時，要及時進行載體轉換和遷移操作，并做好記錄，原載體繼續保存一段時間}對磁性載體和光盤上的電子檔案定期抽樣機讀檢驗，發現問題及時采取措施進行恢復；磁性載體上保存的電子檔案要定期轉存，防止因磁介質破壞而造成信息丟失。四是保證計算機網絡系統的運行安全，可設定登錄限制、使用文件權限和文件屬性等，在一定范圍內對服務器文件與數據提供保護。五是在計算機系統上安裝防毒軟件，使用外來磁盤、光盤前必須進行嚴格的病毒檢測，或不允許隨便使用外來磁盤、光盤等，在不需要讀寫文件的地方使用“無盤工作站”，防止網絡系統遭受電腦病毒的侵害。
文件管理知識培訓范文2
關鍵詞：自動化；電子文件；管理
中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A文章編號：1007-9599 (2011)05-0000-02
Electronic Document Management Discussion in University Automation Office
Guan Haoying
(Xingtai University,Xingtai054001,China)
Abstract:University office automation on the current analysis in document management,electronic document management proposed to improve college awareness;enhance electronic document management system construction,and gradually form a complete set of electronic document management system;establishment and improvement of university information systems office automation and file management;strengthen the office automation and electronic document security work;strengthen the training of management personnel and other office automation point of view.
Keywords:Automation;Electronic document;Management
辦公自動化的出現，一方面加快了信息資源的管理效率；但另一方面信息管理又存在著電子文檔與紙質文檔共生的問題，解決現代化的電子信息管理和舊式的紙板文件管理相互融合，提高信息存儲傳播的效率，這是信息時代文檔管理者需要解決的新問題。 基于計算機技術和信息管理技術的辦公自動化的運用，傳統的文件管理方式很難適應現代信息化需求，與當今信息時代高效的文件管理極不適應；現在高校中大部分的文檔管理仍然采用手工方式與現代的網絡、計算機技術條件下的電子信息管理嚴重脫節，使得信息資源的存儲、共享和傳播受到嚴重的制約。
一、辦公自動化的概念及其發展
辦公自動化(OA)雖然是個新興事物，但發展速度很快，OA從產生到發展成熟大致經歷了三個階段。第一階段：1977年以前，辦公自動化業務基本上在單個計算機 上完成，如文字處理機、復印機、傳真機等在先進國家的部分辦公室得到使用，實際上可稱為辦公室自動化。第二階段：1977-1982年，辦公自動化系統基本形成，具有體積小、運算快具有存儲功能的微型計算機的刀普及，大型計算機和工作張的性價比也得到大幅度的提高。交換機、集線器、路由器等組網設備功能逐漸完善，局域網技術也隨之成熟，已能將計算機、傳真機、電話機和其他智能辦公設備聯成網絡，實現多媒體數據和不同格式數據的綜合處理。第三階段：1983年至今，辦公自動化系統得到普及和推廣實施，以實現辦公活動的綜合管理和提高輔助決策能力的高層次OA系統已經實現和采用，這種系統采用數據、文字、聲音、圖形和圖像的綜合通信網絡，包含有較強功能的管理信息系統和決策支持系統，稱之為綜合型的OA系統。
二、辦公自動化系統中文件管理存在的問題
（一）對辦公自動化系統的電子文檔管理的認識不夠，系統中的文檔沒有分類和標簽，主次不明確，類型不清晰。文件信息處于混亂狀態。即便是已經使用了很長時間的OA的高等院校校，也存在文檔沒有歸檔整理的混亂問題，僅僅是使用計算機技術將文件存儲起來而已，這種管理方式即便是文件不丟失，天長日久，電子文件也會重復存儲致使文件泛濫。尚未使用OA網絡系統的學校，用電腦進行文件信息管理，也還是處于辦公自動化的初步階段，大部分僅僅是用計算機編輯文檔，然后打印出紙版文件，原始的電子文件未被保留，新產生的電子文件不斷覆蓋，或是存儲磁盤因故損壞。由此，對電子文件的系統管理已勢在必行。（二）兩種信息管理方式沒有融合的共生問題。在一些高校的辦公自動化平臺中，各單位利用電子公告、電子郵箱等辦公手段進行信息交流和傳輸、存儲。但數據傳輸完畢之后，又打印紙質文件進行歸檔。因此就產生了重復內容不同方式的數據不必要的共存局面，同時造成人力、物力、財力的浪費 ，電子文件的廣泛應用勢必受到影響。（三）電子文件的安全問題，使得電子文件的管理受到很大影響。電子信息具有操作簡單存儲方便和查詢快速等優點，但同時也有信息容易泄露、容易丟失、損壞等等不安全部穩定因素。例如電子信息存儲在計算機磁盤中、因此容易攢改、并且容易受到黑客和病毒攻擊等弊端。這些都是電子文件管理的隱患。（四）檔案管理系統與辦公自動化平臺的不協凋不兼容問題。由于不同的文字編輯軟件形成的文件不互相兼容，就產生了信息不能夸平臺不能流通傳播的問題。因此形成了OA系統軟件平臺開發與文件檔案管理系統平臺開發的錯位，致使電子文件管理困難。（五）信息管理人員對電子文檔管理系統不夠熟悉，缺乏電子文件的管理意識和相關知識。使得電子信息管理出現人為地錯誤，致使信息混亂。
三、鑒于辦公自動化系統中文件管理中存在的問題提出以下觀點
不解決上述問題，高校電子信息管理工作就會因各種原因阻礙辦公自動化的推進和發展。在信息時代，高校仍停留在傳統的文檔管理上，原因是人們已經習慣于了傳統的紙質文件的管理方式。這種管理、歸檔只要沒有自然災害，管理過程沒有漏洞，操作規范，就能使得信息長期保存。紙質檔案的保存和管理，能經數年而完好無損。但電子文件不行，當信息被存儲之后，信息就不能和設備脫離。由于電子文檔的存儲壽命取決于媒體設備，因此將媒體和計算機等相關設備與信息長期融合是一項復雜的工程。這也是人們使用紙版文檔而不用電子文檔和辦公自動化的重要原因。當前，要使教育教學活動進一步發展，只有適應辦公自動化的挑戰，管理好電子文件，使之為各個學科的教育教學管理服務。那么如何實現利用OA進行電子文檔管理呢?
（一）提高管理人員的辦公自動化意識，把辦公自動化意識作為一項重要的任務來抓，使得電子文檔管理和傳統的文件管理相輔相成，互通有無。做到這一點就必須使單位決策層領導把這項任務重視起來，辦公自動化系統才能運行正常。再就是在單位全體員工中進做宣傳教育工作，使人們充分認識到利用現代化的辦公方式的重要性和必要性，形成自動化辦公的意識，潛移默化中完成電子化信息管理方式的改變。（二）讓辦公自動化電子文件管理形成制度化，單位領導通過下發文件的方式制定相應的制度進行電子文件的管理，并逐步形成一套完善的管理制度，促使辦公自動化電子文件管理早日得以普及和推廣利用，把人們從繁瑣的文件手工管理中解脫出來，提高文件管理效率，節省人力物力。目前，電子文件管理不完善不健全跟沒有相應的規章制度有密切的關系。因此，高校要制定出具體可行的規則規范文件管理，使得電子文件管理逐步走上正軌。檔案信息管理部門和人員的職責和工作程序明確，做到有法可依、有章可循，電子信息管理達到規范化、制度化、標準化。（三）讓電子文件管理和紙質文件管理能夠合理共存。建立一條聯系兩種管理方式的“通道”，即是在一個存儲媒體上存儲電子文件和紙質文件的文本方式和映像方式，然后利用數據庫技術將二者結合，實現電子信息的自動檢索、管理。需要永久保存的信息，應采用傳統的紙質文件方式保存。（四）采用一些多媒體存儲技術及智能檢索技術對辦公自動化對檔案信息進行存儲，檔案信息的存儲不再局限于存儲介質式的管理，更充分利用計算機技術的智能化，為高校檔案信息提供更便捷的服務。（五）合理規劃設置高校的文件檔案管理機構，開發建設一個利用率高、覆蓋面廣、功能齊全的基于局域網的辦公自動化網絡系統。通過甭系統能將信息安全高效快速地傳遞給高校檔案信息管理部門必能得到及時的信息反饋，同時文件管理部門還應及時將電子文件與紙質文件進行有效篩選，擇優存檔。（六）加強辦公自動化系統的安全性能。辦公自動化系統應能對所傳輸信息進行加密并采用防病毒技術維護網路安全。例如增加防火墻、安裝防病毒卡、安裝防病毒軟件等。同時提高電子文檔的安全級別，使得文件數據更具可靠性和可維護性增強可靠性。一是保證OA 網絡系統的整體安全。主要設備和環境的安全。一般情況應有專人負責系統的安全和維護，定時檢查和維修維護隱患及時修復。二是要保證OA網絡系統的運行安全，登錄系統的人員要分角色權限，最大限度的減少不安全因素出現，不同的權限設置不同的功能避免人為因素造成的不安全。三是經常性進行數據庫備份，做好備份工作對數據安全具有很大幫助，并且一旦出現不可預見的損失還可及時恢復，保證了數據的安全。四、定期培訓管理人員，通過舉辦學術講座或在線討論等活動讓部門人員學習新知識掌握新方法，提高檔案管理工作人員的業務素質。隨著高校廣泛應用辦公自動化系統，管理人員仍停留在紙質文件管理階段是遠遠不夠的，必須學習計算機信息管理的相關管理知識 ，才能跟上工作需求。經常性的培訓檔案人員，學習電子文件和電子檔案管理的知識，迅速提高檔案工作人員的業務素質。
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文件管理知識培訓范文3
生產許可證制度是根據國務院440號令。2005年9月1日起正式實行的《中華人民共和國工業產品生產許可證管理條例 》（以下簡稱《條例》按照《中華人民共和國行政許可法》的精神要求，總結了20多年來實施生產許可證制度的成功經驗，借簽了國外生產許可管理的有效做法，突出了確保產品質量安全，貫徹國家產業政策，促進經濟健康協調的立法宗旨。體現了科學公正，公開透明。程序合法，便民高效地工作原則?！稐l例》及（實施細則）等一系列的配套規章和規范性文件，進一步明確了具體工作機構職責，細化完善了相關工作制度，突出強調化了獲證后監督檢查及法律責任。
核查人員指具備一定資質，從事審查申請工業產品生產許可證企業的保證產品質量必備生產條件的人員。山東省生產許可證辦公室及山東省質量認證中心采取了科學客觀的層層選拔篩選的模式。經過嚴格的資格初選、培訓、考試、注冊、面試、入職專業培訓、實習、評價等環節，優勝劣汰選拔造就了一批素質高，品質好，專業能力強，吃苦耐勞的生產許可證審查（專家）隊伍。大大地降低了現場專業審核風險。審查員的作用是以客觀公正的對生產許可證申請企業現場采集信息，并做出評價。
現場核查：核查人員是對申請生產許可證的企業現場以客觀公正抽樣的方法獲取客觀證據。是生產許可證必不可少的重要環節，是審查組依照核查辦法和實施細則的要求，運用抽樣的方法尋找客觀證據，對申請企業的基本條件進行核查并做出評價的一系列具體活動。（1） 首次會議結束后審查人員由企業負責人帶領，按照申請產品的生產工藝過程對企業的主要生產場地，設施的做一次比較完整的觀察，通過現場觀察，審查組對企業概況，場地設施和現場管理，生產過程，工藝水平等比較全面的基本了解，有利于審查組對核查的重點項目進行有針對性的檢查評價，做出客觀的結論。重點查看企業名稱。住所。生產地址。申請單元。設備名稱精度，檢測儀器，原（輔）材料，是否與申請書記載一致。（二）審查組與企業和實地核查組織單位的溝通（三）核查的企業生產線應該是企業正在生產運行的生產線。（四）審查員在對生產現場進行核查時，應有企業陪同人員在場，有利于核查出不合格問題時，便于企業確認。（五）在對企業的生產現場以及管理文件，技術文件，標準，工藝文件等進行核查時，如發現不合格，應做準確的記錄，以保持記錄可追溯性（六）審查員在分工范圍內發現的情況或問題涉及其他審查員分工范圍的，應及時與相關審查員溝通予以核實。（七）審查員應指導和督促企業填好產品型號規格確認表儀器設備確認表。（八）對不合格項及輕微不合格的確定，應反復核實并與組長溝通。以保證其客觀性和準確性。2.審查組內部會（一）審查組要召開內部會對各自介紹負責的核查情況，主要是存在問題（二）填寫核查記錄（三）互相討論，確定企業現場核查中的不合格項，有爭議的問題取的一致意見。并與審查組長溝通，做出決定。（四）企業存在問題不構成不合格項的對企業提出整改要求，提出整改意見（五）對不合格項形成書面材料的整改要求。（3）《工業生產許可證企業實地核查辦法》將核查項目分為七部分（一）質量管理職責 企業應有負責質量的領導并設立相應的質量管理人員及機構，管理職責應規定有關部門，人員的職責和相互關系，在企業制定的質量管理制度中應有相應的考核辦法并嚴格實施。（二）生產資源提供 1.企業必須具備滿足生產和檢驗所需要的工作場所和設備，必須具備實施細則5.2中規定的必備生產設備和工藝裝備，其性能和精度應滿足生產合格產品的要求，2.企業的生產設備和工藝設備應維護保養完好。3.企業必須具備具有實施細則5.2中規定的檢驗，試驗和計量儀器，性能和精度滿足生產合格產品的要求，并在檢測合格有效期內使用（三）人力資源要求 1.企業領導應具有一定的質量管理知識，并具有一定的專業技術知識。2.企業技術人員應掌握專業技術知識，及一定的質量管理知識。3.檢驗人員應熟悉產品檢驗規定，具有與工作相適應的質量管理知識及檢驗技能。4.工人應能看懂相關文件。（圖紙。配方和工藝文件），并能熟練地操作設備。5.企業應對與質量相關人員進行必要的培訓和考核。（四）技術文件管理 企業應具備和貫徹實施細則5.1中規定的產品標準和相關標準。如有需要。1. 企業制定的標準應不低于相應的國家標準或行業標準的要求，并經當地標準化部門備案。技術文件應具有正確性，且簽署。更改手續。技術文件應具有完整性，文件必須齊全完備配套。技術文件應和實際生產相一致，各車間。部門使用的文件完全一致。2.企業應制定技術文件管理制定，文件的應經過正式批準，使用部門可隨時獲得文件的有效版本，文件的修改應符合規定要求。3.企業應有部門或專（兼）職人員負責技術文件管理。4.企業的技術文件包括〈1〉標準文件〈2〉設計文件〈3〉〈工藝文件〈4〉檢驗文件〈5〉包裝。存儲，運輸等文件。〈6〉其他文件。采購過程一般包括〈1〉采購文件控制 〈2〉對供方的評價控制〈3〉采購合同的控制〈4〉采購產品的驗證控制。（五）工藝管理 1.企業應制定工藝管理制度及考核辦法，并嚴格進行管理和考核。原（輔）材料，半成品。成品，工裝器具等應按規定放置，并應防止出現損傷或變質。2.企業職工應嚴格執行工藝管理制度，按操作規程，作業指導書等工藝文件進行生產操作。3.企業應明確設置關鍵質量控制點，對生產中的重要工序或產品關鍵特性進行質量控制。4.企業應制定關鍵質量控制點的操作控制程序并依據程序實施質量控制。名詞解釋：（程序 為進行某項活動或過程所規定的途徑。）（特性 可區分的特征）（特征 產品p過程或與要求有關的固有特性。）對產品質量不易或不能經濟的進行驗證的特殊過程應進行設備認可工藝參數驗證和人員鑒定，并按規定的方法和要求進行操作和實施過程參數監控。5.企業應規定產品標識方法并進行標識。6.企業應制定不合格品德控制程序，有效防止不合格產品出廠。（六） 產品質量檢驗 1.企業應有獨立行使權利的質量檢驗機構或專（兼）職檢驗人員，并制定質量檢驗管理制定及檢驗和計量管理制定。2.企業有完整p準確、真實的檢驗原始記錄和檢驗報告。根據質量特性，取得科學的數據，出具科學可靠檢驗報告。3.企業在生產過程中要按規定開展產品質量檢驗，做好檢驗記錄，并對產品的檢驗狀態進行標識。4.企業應按相關標準的要求，對產品進行出廠檢驗和試驗，出具產品檢驗合格證，并按規定進行包裝和標識。如產品標準要求型式試驗或定期檢驗而需要進行委托時，應委托有合法地位的檢驗機構進行檢驗。（七）安全防護及行業特殊要求 1. 企業應根據國家有關法律法規制定安全生產制定并實施。2.企業的生產設施p設備的危險部位應有防護裝置，車間p庫房等地應配備消防器材，易燃p易爆等危險品應進行隔離。3.企業應對員工進行安全生產和勞動防護培訓，并為員工提供必要的勞動防護。4、企業應在建廠初期或申請生產許可證前，進行環境評價。
審查員在對生產許可證申請企業現場審查時，應按《實施細則》和作業指導書要求，根據分工逐一進行，做到勤、望、聞、問、記。審查現場和詢問時，應耐心大方得體，語言簡練，有必要和條件時可對重點合格項及重點不合格項進行拍攝，并遵守保密原則。新申請的生產許可證企業從建廠始查驗證據。換證企業應對其生產許可證獲證時起抽查證據。但至少抽查三年的證據，證明申請換生產許可證的企業持續穩定生產質量合格產品的能力，為行政機關審批發證提供客觀、公正、準確的技術評價材料地保持獲證時狀況。
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【關鍵詞】班組臺帳管理；難點；對策
一、引言
長期以來，鐵路班組臺帳管理始終未能走出“減負——加重——再減負——再加重”的怪圈，影響班組長抓安全生產的精力。本文通過對一些基層班組的調查走訪，分析班組臺帳管理難點的原因，尋求解決方案，以便更有效地做好鐵路基層班組臺帳管理工作。
二、鐵路班組臺帳管理的難點及原因
1.班組管理臺帳變更過快
筆者自1994年從事鐵路工務企業管理工作，班組臺帳管理模式大范圍的整合、刪減、改動就多達9次，幾乎2年要減負一次，陸陸續續小變動就不計其數，造成了工長剛熟悉班組臺帳管理的模式，又要去接受新管理模式，難以適應的局面。我段最近的一次是2010年10月11日印發《關于印發的通知》（合工勞發[2010]140號），2010年12月20日印發《關于公布，的通知》合工勞發〔2010〕172號，這兩個文件在運轉了兩年后，從目前的現狀反映，許多班組長又為班組臺帳之事叫苦連天，段里經過調研，已有準備給班組臺帳管理“動減負手術”的意愿了。
造成班組臺帳管理臺帳變更過快的主要原因是制度“政出多門”，企業管理實質上是對生產過程的管理，是從投人一直到產出的過程控制。這種過程控制是通過多個管理部門來實現的。而各職能部門應協調各自管理，形成單位統一制度，否則，各職能管理部門為了實現本部門的質量（工作）目標，必然制定一些制度、措施和辦法，為了證明這些制度是否得到了很好的落實，職能管理部門還要求班組建立與制度相匹配的記錄。這樣事復一事，年復一年，班組臺帳管理的東西就多起來，雜起來，重復起來了。
2.班組管理臺帳種類過繁
我單位2010年10月11日印發《關于印發的通知》（合工勞發[2010]140號）文件中明確規定了班組所需要設置的臺帳，現在班組的臺帳已遠遠超過，如：線路班組2010年文件規定：安全類臺帳1本，生產類臺帳7本，技術類臺帳3本，綜合類2本。如今班組各類臺帳已發展到30余本，高鐵班組就更多。
造成班組臺帳管理臺帳種類過繁的主要原因是部門“強調自我”，各職能管理部門都認為自己要求的內容是重要的，應該在班組臺帳管理的文件和記錄中有所體現，因此出現了主管部門到班組只須清楚自己的事情，而班組必須清楚所有主管部門的事情的現象。正像人們所形容的那樣：上面千條線，底下一根針；上面只需是“專家”，下面必須是“全能”。難怪班組如果沒有“小先生”，僅靠班組長來應對各種檢查實在是難以為濟。
3.班組管理文件過多
筆者曾在班組調研時，數過某個班組的文件，行政、政工、工會文件共計147份，班組幾乎是2.5天收到一份來自段里各職能部門的文件，一個企業最基層的小小班組有必要發這么多文件嗎？難怪有班組長說，文件太多了，就是拿來當“畫書”也來不及看呀，就更不說去執行了。
造成班組管理文件過多的主要原因是文件“層出不窮”，段管理職能部門在處理“歷史悠久”的文件和“對前發文件”的補充、細化和說明文件時，由于普遍對文件缺乏有效期限和保存期限的概念，使得許多過期和失效文件不能得到及時的清理，新版文件和舊版文件、有效文件和無效文件混雜在一起，由于缺乏嚴格的編、審、批行文制度，主管人員可較隨意地以部門的名義下發文件；加上現代辦公設備的運用，文件傳輸得快，有些文件甚至沒有或者來不及轉化為本單位的執行意見和在職能管理部門之間溝通，幾經批轉就傳真到了班組，形成大量的文件管理。而這些文件在執行過程中需要有大量的記錄，無形中給班組臺帳管理增加負擔。
4.班組管理關鍵人培訓過少
所謂管理，首先是要懂管理，班組臺帳管理也一樣，管理者要了解段班組管理臺帳分哪幾大類，對主要鐵路各系統特定臺帳要了解，這樣管理者才能去有效地去指導管理，執行者才能去有效執行。筆者曾去一個班組指導班組臺帳管理臺帳工作，發現“班組安全質量分析會”記錄有四個月沒填寫，全是空白頁，班組長翻開記事本向我訴苦說，某月某日段領導要求如何如何填寫，某月某日段機關職能部門管理人員要求如何如何填寫，某月某日車間管理人員要求求如何如何填寫。同是一件事，有三個版本，我頭大了，暈了，不知道怎么填寫了，干脆不填寫了。筆者在現場還發現，有相當一部分人數班組長不完全會填寫記錄臺帳。
造成上述現象兩個原因為，一是管理人員學習班組臺帳管理知識不夠。二是班組長接受段里培訓又是少得可憐，段里每次辦工長學習班，都是以安全、技術、生產為主要培訓內容，班組臺帳管理知識課時安排少之又少。
三、改進班臺帳組管理的對策
1.統一班組臺帳管理
班組臺帳管理要指定一個主管部門負責協調持續改進工作，當某一職能管理部門提出申請改進意見后，主管部門負責審核職能部門提出需要改進或需要增加的班組臺帳，是否符合質量管理體系的要求，然后按照《文件管理控制程序》的要求，在體系的覆蓋范圍內進行修改。這有助于限制職能管理部門對于管理內容改動的隨意性，克服管理形式上的無序化。
2.簡化班組臺帳管理
嚴格按管理職能設置臺帳，不向班組下移過多管理職能，不強求班組臺帳管理多而全、細而繁，凡臺帳能設置在段的就不設到車間，屬于車間管理的工作，臺帳就不要設到班組。對班組臺帳管理臺帳和記錄進行實質性的簡化，在充分征求有關科室、車間和班組意見的基礎上，對班組臺帳管理臺帳進行實質性的簡化，有的管理臺帳可以上移至段、車間，如班組的“三源”（危險源、勞動傷害源、行車事故隱患源）臺帳可以上移到車間；對重復設置的管理臺帳要合并，如每次安全大檢查活動記錄臺帳，沒有必要搞一次活動增加一本臺帳，完成可以合并在“班組安全綜合臺帳”里進行記錄；無實用價值的管理臺帳予以取消，如在既有線填寫的“小型養路機具運轉臺帳”每臺機具建立一本，每使用一次要填寫一次記錄且填寫內容之多，毫無實用價值。班組臺帳重點是安全、生產和經營相關的基本臺帳和記錄，筆者認為鐵路線路班組臺帳重點只設置與安全、生產、設備質量、鐵路各系統特性等有關的記錄臺帳，原有的集體活動和專項活動記錄臺帳轉移至車間，另一部分記錄臺帳予以取消，如工務系統重點突出“安全”和“五個環節”臺帳，即：班組安全綜合臺帳，檢查、計劃、作業、驗收、考核臺帳，相應的輔助臺帳為，學習會議臺帳、工料具臺帳、教育臺帳即可。
3.建立班組臺帳管理信息平臺
積極開發班組臺帳實用管理軟件，如果鐵路機、車、工、電等各個段有一個“班組臺帳管理信息化平臺系統”，職能部門就能非常及時發現班組臺帳管理記錄存在的問題，班組也可以得到及時糾正，大大提高工作效率。試想我段現在有150個生產班組，任何一個職能部門也做不到每年對每個班組檢查指導一次，也很難滿足領導再三強調的職能部門要多下現場，多檢查，多指導的要求。
逐步推行微機化、網絡化電子臺帳管理是科學發展的產物，不能因為有些班組長不會使用電腦或者停電打不開電腦資料，影響了上級檢查，擔心與上級的有關規定不扣符，在上級檢查中出現管理漏洞，就反對使用電子臺帳，或是要求班組在建立電子臺帳同時還必須建立一本手寫臺帳作為備查資料。電子臺帳在其他領域早已廣泛使用，我認為鐵路絕大數的班組臺帳都可以使用電子臺帳管理，這就需要領導者要有大膽開拓創新意識，要有敢為人先行動。使用電子臺帳能明顯提高工作效中，規范班組管埋，減輕班組長負擔，更重要的是使班組長能夠把主要精力，集中在抓好班組生產質量和保證運輸安全。
4.強化班組臺帳管理關鍵人培訓
班組臺帳管理規范化需要對關鍵人培訓。所謂關鍵人培訓就是要從段領導，到段機關科室和車間負責人、再到主要管理職能部門的管理人員以及重點對班組長進行班組臺帳管理知識的培訓。每年專門舉辦2～3期班組管理培訓班，讓接受培訓人員明白班組臺帳管理主要的臺帳有哪些內容，每一項內容填寫有哪些要求，既可以克服管理人員下現場指導、檢查、考核班組時說法不一的現象，又可以提高班組長臺帳管理規范化水平。
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關鍵詞：辦公室；檔案管理；工作改進；人員素質
辦公室檔案管理在一個單位的管理工作中有著很重要的地位，加強辦公室檔案管理，能夠提升一個單位的管理水平，提高單位的整體辦事效率。本文將在分析辦公室檔案管理工作的特點基礎上，探討如何改進辦公室檔案管理的工作以及怎樣提高辦公室檔案管理工作人員的素質。
一、 辦公室檔案管理工作的特點
1、 重點在于收集和保存資料
檔案能夠真實地記載事件、人物和過程，檔案管理能夠為后人引用和借鑒。辦公室檔案管理的工作重點在于收集一些相關的文件和書報資料等等，然后將它們分門別類地歸檔，再利用信息化的手段進行保存和管理。
2、檔案種類繁雜
辦公室檔案包括各種各樣的內容，比如單位的會計檔案、行政管理檔案、特種載體檔案和科技檔案等等，還包括上級單位印發的“紅頭文件”、本單位的各種協議、合同和責任書等等，而且還包括各種錄音、錄像等電子檔案，所以辦公室檔案的種類十分繁雜。
二、改進辦公室檔案管理工作的措施
辦公室的檔案管理十分重要，因為它跟辦公室的各項業務的工作的開展具有直接的聯系，辦公室的檔案管理工作效率影響到整個單位的工作的開展，因此，有必要加強對辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來了一定的難度。所以，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個方面加以改進：
1、建立辦公室檔案管理機制
首先，在辦公室檔案管理中，要將文件管理和檔案管理結合在一起，讓檔案部門為了方便后期對文件的管理，參與到文件的前期管理過程中，從而減少檔案部門在文件管理后期中的難度，使得文件的歸梢管理、形成處理和后期的查閱和利用等工作環節都實現統一指導和管理。其次，要制定詳細的檔案管理程序和規定的條文，使得檔案管理工作盡可能地細化。最后，要嚴格地執行條文的規定，禁止各種濫發文件和發放無用、無效文件的行為。
2、強化檔案收集
檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環節，因此，要改進檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作。首先，要規范檔案的范文，對檔案進行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進行整理和保管；然后，要規范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現以后，要對檔案再進行目錄編號，以方便后期的檢索工作，再在計算機系統中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實現對檔案的網上管理。
3、提高檔案管理人員素質
檔案管理工作主要是由專人來負責的，所以檔案管理人員素質的高低就直接影響到了檔案管理工作的水平。檔案管理人員首先要嚴格控制辦公室檔案材料的進出，做好專人收文、專人傳閱、專人登記和傳閱卡的傳遞等等，還要在領導的安排下，做好科室的起草、編號、附發文卡、辦公室登記等工作，以及負責好日常的檔案管理工作等。
三、提高辦公室檔案管理人員素質的對策
1、加強對檔案管理人員的業務培訓
由于檔案管理隨著時代的發展也在不斷地變化，所以檔案管理人員的知識也要隨著時代的進步而進步，要做到這一點，就必須定期地加強對檔案管理人員的培訓。在結合實際的基礎上，有針對性地邀請檔案管理專家或者有豐富經驗的檔案管理者對檔案管理人員進行培訓，鞏固他們的知識，并且提高他們的現代化管理知識水平。還可以讓檔案管理人員多參加檔案管理的經驗交流活動，讓他們吸收先進的檔案管理經驗，然后深入到自己的工作中去。
2、提高檔案管理人員理論與實踐相結合的能力
單位要多組織辦公室檔案管理人員進行同行管理經驗的探討，舉辦各種檔案研討會和論壇講座，讓檔案管理人員熟悉國內外檔案管理的動態。其次，要讓檔案管理人員多學習網絡通信技術、信息存儲技術、多媒體技術和數字化技術等等現代新技術，巧用現代化的檔案管理方式，提高他們的工作效率，使辦公室檔案的管理跟上時代的發展要求。
3、加強檔案管理人員自身素質的修養
首先，檔案管理人員要提高自己的思想政治素質和職業道德素質，不做違反國家法律的事情；其次，檔案管理人員要提高自己的業務素質，鞏固理論知識的學習，而且不斷地掌握現代科學技術，提高自己的業務操作能力；最后，檔案管理人員還要提高自身的身心素質，檔案管理工作是一項比較繁雜的工作，日常工作比較瑣碎，辦公室檔案管理人員必須適應這種繁雜的工作，能夠泰然地處理這些雜物，做到不急不亂，認真細致地做好每一項工作。
總結：
檔案管理工作是單位辦公室的一項重要工作，檔案管理的水平影響到辦公室的工作效率和整個單位的工作的順利進行。辦公室檔案管理的工作比較繁雜、檔案種類比較繁多，所以檔案管理人員必須通過各種方式改進工作，使得檔案的管理更加輕松和高效。此外，檔案管理人員素質也是影響辦公室檔案管理工作的一個重要因素，檔案管理人員必須努力提高自身的素質，才能夠滿足現代辦公室檔案管理工作的要求。
參考文獻：
[1]王汝秀.高校院系辦公室檔案管理的規范化[J].蘭臺世界,2007(09).
[2]張國珍.淺談新時期檔案管理人員的素質及提高[J].中國科技信息,2008(13).
文件管理知識培訓范文6
一、學校檔案管理信息化系統的內涵
學校檔案管理信息化系統是針對學校學生的的大量業務處理工作而開發的管理軟件，主要用于學校學生信息管理，總體任務是實現學生信息關系的系統化、科學化、規范化和自動化，其主要任務是用計算機對學生各種信息進行日常管理，如查詢、修改、增加、刪除，另外還考慮到學生選課，針對這些要求設計了學生信息管理系統。推行學校檔案管理信息化系統的應用是進一步推進學生學籍管理規范化、電子化、控制輟學和提高義務教育水平的重要舉措。學校檔案管理信息化系統具備以下特點：
1、檔案管理信息化系統，通過建立統一的標準，規范整個文件管理，包括規范各業務系統的文件管理；構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研等，同時逐步將業務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業務管理基礎，業務流和數據流建立在以服務為模型的系統平臺之上。
2、檔案管理信息化系統具有處理迅速、存儲量大、查閱方便的特點?，F代化檔案管理系統應用電腦文字處理軟件，靈活使用表格、圖形對檔案分門別類，并組成學校檔案管理系統，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復使用。
3、現代化學校檔案管理系統有著很大的容量， 可以存儲歷屆的學生檔案，并且能夠安全、高效地實現學校師生的檔案日常管理。
二、學校檔案管理信息化系統和傳統學校檔案管理方式的區別
1、傳統學校檔案管理方式管理手段落后、硬件設施不達標。學校檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，由于信息大使檔案的檢索極為煩瑣，嚴重影響著檔案管理工作人員的工作效率。學校檔案管理信息化系統可以隨時迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率。
2、傳統學校檔案管理方式管理文件檔案，檔案所接觸的主體較多，這給檔案的保密工作帶來了很大的威脅，且增加人工成本。學校檔案管理信息系統只需一至二名檔案管理員可以大大節省人力，從而減少檔案管理的成本。
3、在傳統檔案管理模式下，若檔案積累的時間一長，將產生大量的文件和數據，這對于檔案的查找、更新和維護都帶來了不少的困難。而學校檔案管理信息系統是運用電子技術，電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術，電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄等工作，計算機檔案管理系統一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用 些功能可進行檔案的鑒定工作，很容易查找、更新、維護學校檔案。
三、建立現代化學校檔案管理系統需要注意的問題
1、加強檔案部門網上辦公先進設備的配置，加快檔案信息化建設。檔案管理信息化，需要購入設施設備。我們要爭取學校領導的對檔案管理的重視，加大對檔案信息化的投入，盡可能地創造條件，推進檔案信息化建設的發展。檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發展的學校教育工作中發揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的現代化管理進程。
2、提高檔案工作者的素質，加強檔案信息化人才隊伍建設檔案人員不應單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者。一個檔案管理者必須有較好的基礎知識、較高的專業知識及廣泛的相關學科知識素養。只有具備一定的適應計算機技術和網絡技術發展需要的基本技能，才能處理好檔案信息的數字化和網絡化，做好網絡環境下的檔案信息資源的開發。因此，必須大力加強對檔案工作者的培訓和再教育，普遍提高檔案工作者的業務素質和知識水平，使檔案工作者盡快了解和掌握新知識、新理論和新技能，不斷擴大知識面，及時調整和完善自己的知識結構。同時在熟練掌握檔案專業知識外，還要注意教育管理知識、公文寫作知識和教育科研方法知識的學習，提高綜合素質，為檔案深層次研發奠定基礎。
3、著力提高檔案標準化、規范化水平要推進檔案管理信息化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。首先，要有統一的上網目錄標準。檔案信息是一個內容十分豐富，形式極其復雜的信息源。要保證檔案管理的規范性和人們輕松、快捷的在網上查檔，就必須遵循一定標準。否則，就會影響利用者快速、準確的查閱檔案。其次，建立規章制度。學校檔案具有保密性。結合中等職業學校校的實際情況，必須建立一個涵蓋檔案信息資源、計算機全部管理活動的目標體系、程序體系和技術方法體系，如系統運行安全管理制度、電子文件管理制度，重要場所（如機房、庫房等）的出入規則等，充分體現檔案信息化管理的管理規劃、管理方法和質量要求。
4、加強辦公自動化建設，提高檔案管理工作的質量。 微機應用，網絡管理，是知識經濟時代的檔案管理標志。利用微機進行文書檔案的管理，其優點是：
（1）、以“件”為單位的立卷方法，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，便于隨時剔除無保存價值文件的優勢。如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，利用計算機輔助管理檔案，在檔案的保管期限進行調整時，可利用計算機進行檢索工具的調整、刪改，大大提高了工作時效。
（2）、微機管理一是有利于遺漏文件的補漏增缺。二是保持文件的歷史原貌。三是利用檔案資料方便，檢索簡便，準確率高。隨機存檔后，文件插入就十分方便了，可隨時修改一下檔案目錄便及時解決遺漏問題，實現文書檔案管理工作以及服務水平質的飛躍。
（3）、微機管理更有利于文檔的保密。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文檔保密的要求。
