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文件管理系統范文1
系統建設成為每個形成和保管電子文件單位的嶄新且重要的工作內容。然而，在電子文件種類繁多、業務系統架構各異、包括人才在內的專業資源有限的情況下，各單位如何建設合格的系統，逐漸成為當下文件、檔案管理領域需要回答的現實問題。本文采用文獻研究法和案例研究法，從與業務系統的關系、主導方式、部署方式等角度對ERMS建設的模式進行總結，繼而分析其適用性。
一、ERMS和業務系統的關系
一個單位若要建設ERMS，首先要考慮的問題之一就是本單位有多少個業務系統可能產生電子文件，需要加以管理。因單位規模、業務的不同，這個答案的差異性較大。2010年4月，筆者分別走訪了北京市地稅局和北京市發展和改革委員會，兩個單位對此問題的答案依次是50多個和70多個，這還不包括桌面級的應用。事實上，決定啟動ERMS建設的單位，其業務系統的數量一般都在幾十個左右。
如此之多的業務系統，產生的文件類型、數量、數據結構差異性較大，ERMS的實現方式也不可能單一。筆者曾經在2004年闡述了獨立、包含、嵌入等三種業務系統和ERMs的關系，即業務系統和ERMS相對獨立，業務系統包含完整的ERMS，業務系統中內嵌ERMS的前端控制模塊。國際檔案理事會(ICA)2008年頒布的《電子辦公環境中文件管理原則和功能要求》，提供了業務系統中產生的文件的管理方案，分別為：(1)在業務系統內部實現文件管理功能；(2)將文件元數據輸出到ERMS中，而文件還保存在業務系統中；(3)將文件及其元數據直接輸出到ERMS中加以管理。
根據ERMs和業務系統的交互方式以及與之相伴的文件和元數據的存儲方式，可以總結出獨立式、嵌入式、整合式、互聯式四種ERMs建設模式。其特點比較如表1所示。
1.獨立式
所謂獨立式，就是ERMs相對獨立于形成文件的各個業務系統，后者可通過應用程序接口(API)向ERMS輸出文件及其元數據，文件及其元數據集中于ERMS保存管理。這種組合模式延續了紙質文件前后端分離管理的做法，對應于現有的組織分工模式，較為通行。在此模式中，ERMS相對被動，被動接收業務系統提交的數據，需要在相應管理制度的配合下，強化業務系統主動提交文件及其元數據的行為。由于向ERMS輸出數據的業務系統可能有多個，往往需要定制開發多個接口才能完成數據的順利交接，這將增加協調和實施的成本。
2.嵌入式
所謂嵌入式，是指在業務系統自行開發完善ERMS的功能，在業務系統內部實現電子文件的捕獲、維護和處置。換句話說，ERMS嵌入業務系統中成為其子模塊，比如財務管理系統、人事管理系統中自帶的文件(檔案)管理模塊，嵌入到郵件系統中的電子郵件歸檔管理軟件等。在此模式中，包含ERMS功能的業務系統，往往只能管理本系統產生的電子文件及其元數據，適用于業務文件數量大，對于業務系統依賴性強，業務流程較為規范的情況。這種模式有利于特定業務文件的專業化管理和利用。但是，如果一個單位僅采用該模式，那么就會在整體上造成文件信息的分散，若需開展全局性的利用，則還須借助于其他系統。
3，整合式
從某種意義上，可以將整合式理解為獨立式和嵌入式的結合，整個ERMS分為兩大部分，一部分嵌入到業務系統中，實時捕獲文件及其元數據；另外一個部分則集中保管維護文件及其元數據。這種模式兼具了獨立式和嵌入式的優點，既能捕獲來自多個業務系統的電子文件，又能集中機構的信息資產，并以統一的方式加以維護和開發利用。目前構建在內容管理平臺(Enterprise Content Management，ECM)上的ERMS(EDRMS)大多采用該模式，對業務系統和ERMS之間的集成要求較高。
4.互聯式
互聯式強調的是ERMS和業務系統相互訪問數據的便利性，兩者可以相互獨立，也可以像整合式一樣將部分ERMs功能模塊嵌入業務系統中。其區別在于整合式集中保管所有的電子文件及其元數據，而互聯式的ERMS僅保存文件元數據，文件則仍然保存在業務系統中，ERMS負責維護元數據和文件之間的關聯，始終保證二者之間的互聯。這種模式適用于業務文件對原系統環境的依賴性強的單位，通常需要業務系統提供訪問接口，以便從ERMS查找利用文件。
二、ERMS建設的主導方式
大多數單位從市場上購買產品而非本單位自行研發ERMS，根據主導市場采購和系統實施的力量的不同，ERMS建設模式也可以劃分為用戶引導型、廠商引導型和上級主導型。其特點比較如表2所示。
1.用戶引導型
所謂用戶引導型，是指ERMS建設單立，即用戶單位在市場采購和系統實施扮演主導角色。這樣的ERMS建設單位，往往用有“明白的用戶”，即充分了解本單位業務特點、文件管理需求、IT環境、管理規范陽管理文化的專業人員，他們對于電子文件管理方法和要求有清晰的認識，能夠主導ERMS建設的方向，在與廠商的談判、溝通，產品二次開發以及方案驗收的過程中，處于主動的位置，用戶參與ERMS建設的程度較深，系統開發周期相對較長。用戶引導型的系統建設方式，有助于保證系統滿足用戶單位的個性化需求。因用戶水平的不同，ERMS實施效果可能存在差異。
2.廠商引導式
所謂廠商引導型，是指產品提供方，即廠商在市場采購和系統實施扮演主導角色。很多單位沒有貫通文件(檔案)管理和IT管理的復合型人才，故而被動地選擇廠商引導型的建設方式。由廠商提供包括業務咨詢、工作規劃、制度建設、軟硬件集成等全方位的解決方案。采用該模式的用戶單位，系統實施周期短，見效
快，同時也面臨個性化需求未得到滿足的風險。廠商的系統實施經驗和能力在很大程度上決定了其系統建設的質量。
3.上級主導型
所謂上級主導型，是指ERMS建設單位只能選用上級主管部門指定或者統一采購的產品。這里的上級主管部門包括兩類，一類是橫向的檔案行政主管部門，另一類是縱向的行業主管部門或者企業集團。如加拿大安大略省也通過統一采購程序，指定了省政府機關ERMS唯一的產品供應商Opentext。我國也有很多地方、行業系統通過行政手段指定特定政府機關采用一定的檔案管理軟件。
若上級主管部門指定產品質量較高，那么該模式則有助于橫向或縱向水平上的系統的規范化建設和信息的共享。該模式最大的風險就是上級主管部門指定產品質量可能存在缺陷，此外，還可能存在難以滿足用戶單位的個性化需求，對于用戶單位既有系統建設投資保護不足等缺點。若試圖主導下級單位ERMS建設的主管部門不止一個，指定的ERMS產品不止一個的話，則對下屬單位而言是一場災難。筆者了解到上海某區財政局，出于各種原因分別擁有3個辦公自動化系統和3個檔案管理系統，且同時在用，造成資源浪費、數據分散、數據不一致等。
三、ERMS的部署方式
以上兩種視角的模式分析，均站在個別ERMS建設單位的立場。下面將立足于全局，從ERMS的部署方式來分析三種ERMS的建設模式，分別是分散式、集中式、分布式。不同的部署方式下，系統及其中數據的受控程度有別，其特點比較如表3所示。
1.分散式
所謂分散式，即各單位自行部署ERMS，包括自行采購、安裝、運行和維護系統等。這是目前主流的ERMS建設模式。該模式對每個單位的文件管理、IT管理資源提出較高的要求。在這種模式下，控制各單位文件管理規范化的手段只能是由主管部門制定相關標準。
然而，并非每個單位都有足夠的文件管理、IT管理的資源；集中專業化的人力、設備、軟件資源，為更大范圍內電子文件管理工作提供支持，是社會發展和IT建設發展的基本要求。隨著系統建設集約化程度的提高，集中式和分布式依次出現。
2.集中式
所謂集中式，即由一家單位統一規劃、采購、安裝、運行和維護一定范圍內的多家單位的ERMs，軟硬件集中部署，數據集中存儲。目前的技術條件下，系統維護單位可以借助于云服務的方式向各個用戶單位提供ERMS存儲、平臺和(或)應用服務。集中式的系統建設模式，必然伴隨著系統維護方和使用方之間服務模式的改變。
根據部署范圍的不同，集中式主要分為以下兩種情況。
(1)行政區劃范圍內的集中式。即一定行政區劃范圍的機構，通常是政府機關，統一采購實施ERMS。比如杭州市檔案局于2009年年底啟動的“杭州市電子文件中心”項目，即采用集中式的系統建設模式。不同于國內其他很多地方政府電子文件中心，該局籽工作任務的重點放在為各黨政機關統一建設、部署ERMS上，各單位通過集中部署在杭州市檔案局的ERMS，管理本單位的電子文件及其元數據。也就是說，各單位ERMS建設任務集中于檔案局。這意味著數字環境下的檔案局面向各立檔單位的服務功能得以拓展，除了提供政策規范、業務指導和永久文件保存的服務之外，還提供系統建設、部署和維護的服務。據筆者了解，香港、澳門等地都在考慮這種基于云計算的集中式建設模式上。
(2)行業范圍內的集中式。即面對某行業范圍的機構集中部署同一套ERMS，包括政府行業管理系統內集中部署和企業集團系統內統一部署的情況。前者如北京市地稅局，該局自2010年開始建設面向全市地稅機關的電子稅務申報原件管理系統，該ERMS內嵌于產生電子文件的核心征管系統，與核心征管系統數據大集中的建設模式相匹配，ERMS也將采用集中式。后者如中石油天然氣股份有限公司，該公司2006年建成了面向中石油機關和所屬單位的統一的ERMS，該ERMS內嵌于辦公自動化系統(OA)，所有電子文件服務器都部署在中心站點。根據筆者的調研，由于內嵌于OA的ERMs主要只能管理來自OA的電子公文，所以中石油自2009年啟動整合式的綜合檔案管理系統建設，同樣采用集中部署的方式。
集中式最大的挑戰有兩個：第一，系統維護方的服務能力問題，系統維護方應保證系統和數據的完整、安全和可用，這需要恰當應用數據中心建設和維護的新理念和新方法。第二，不同用戶單位個性化的應用需求問題。很多單位之所以將嵌入式作為集中部署ERMS的起點，就是因為采用嵌入式的用戶單位，其業務系統是統一的，這就極大地削減了業務系統異構而給ERMS的統一存儲和管理帶來的困難?；谕瑯拥脑?，杭州市檔案局盡管部署的是獨立的ERMS，不過在項目一期，選擇了采用統一OA的13家試點單位，先行完善了OA，為二期ERMS的開發奠定了基礎。
3.分布式
分布式可以理解成集中式和分散式的綜合。仍然由一家單位統一規劃、采購、監管多個單位的ERMS，但是由于地理、安全、利用等方面的考慮，所有數據并不采用大集中的存儲模式，部分單位的ERMS可能需要部署在本地，數據也存放在本地。相比集中式，分布式更為靈活，更容易滿足個別單位的個性化需求。但是，總部對于分布于本地的系統、管理流程、數據的控制力度就會下降。為實現全局性的信息利用和信息同步，則需要耗費額外的工作量。
四、模式選擇
任何一個形成、管理和利用電子文件的單位，首先需要判斷本單位是否需要建設ERMs這樣的專業軟件，不是每個單位部需要以獨立軟件的方式來管理電子文件。如果確需建設ERMS，那么至少需要從業務系統以及業務文件的特點、管理人員的專業化程度、本單位所處政策環境等方面加以分析，從而決定ERMS的建設模式。
文件管理系統范文2
關鍵詞：云存儲；智能手機；文件管理；云實例；能量；帶寬
中圖分類號：TP315
文獻標志碼：A
文章編號：1001-9081（2016）11-3050-05
0 引言
隨著移動互聯網技術的發展，智能手機已經成為當前最具革命性的設備之一。根據Nielsens 2014年3月的報告，美國消費者智能手機普及率約為70.4%[1]。如今智能手機已經無縫融入到人們的日常生活中，其角色遠超移動電話范疇。本文主要研究近期興起的一項技術，即智能手機的云存儲服務應用。一般而言，每個用戶在云中擁有一定的遠程存儲空間，通過互聯網可從不同設備訪問文件。這些云存儲服務可保證同步性和文件的一致性[2]。隨著智能手機的普及，用戶不可避免地需要將云存儲服務和他們的智能手機結合起來。然而，由于智能手機自身存在限制，用戶和開發人員遇到一些困難。首先，與常見臺式計算機和筆記本相比，智能手機的存儲空間有限；其次，蜂窩網絡的帶寬有限。于是，主要移動網絡運營商們往往對數據計劃施加約束，這些約束從根本上限制了服務可擴展性的提升； 再次，能耗問題是智能手機用戶的關鍵問題[3]。鑒于這些約束，大多數當前智能手機云存儲服務均采用相同的設計原則，即：不在本地存儲云中的文件拷貝，因為智能手機沒有足夠多的空間存放這些文件，而且下載這些文件會消耗大量帶寬和電量。相反，默認情況下只在智能手機上存儲元數據。雖然這種設計的效率較高，但是制約了應用性能的提升。對于智能手機用戶來說，利用本地拷貝即可輕松完成的部分文件操作（比如壓縮文件或將文件傳輸給其他用戶）變得異常困難甚至無法實現[4]。
為此，本文設計了一種基于云實例的文件管理系統（File Management system based on Cloud Instances， FM-CI），幫助智能手機用戶提升云存儲文件的性能。基本思路是通過建立云實例[5]來幫助用戶完成部分文件操作。FM-CI不要求用戶存儲文件的本地拷貝，且具有如下特點：1）豐富了移動設備可實現的文件操作種類，包括下載、壓縮、加密和轉換操作； 2）包括一種文件傳輸協議，支持兩個智能手機用戶從一個用戶的云存儲空間傳輸到另一用戶的云存儲空間中； 3）為上述所有操作提供安全的解決方案，以便對共享的云實例（即其他用戶創建的實例）加以利用。
1 相關工作
云存儲問題是目前的研究熱點。文獻[6]提出了一種基于指紋魔方算法的云存儲數據保護機制。該機制通過用戶的指紋特征值控制魔方旋轉對文件進行加密，再利用門限分割技術將文件分割成小塊存儲到各個服務器中；需要恢復原文件時，先對各個服務器中的文件塊進行完整性驗證，找到不少于門限值數量的文件塊就能完整恢復文件；該機制保護了云存儲用戶的隱私數據，同時提高了云存儲系統的抗破壞能力和靈活性。文獻[7]針對采用主從式結構的主流云存儲系統可能出現的性能瓶頸和可擴展問題，提出了基于Kademlia的負載均衡云存儲算法。文獻[8]針對如何選擇云存儲系統中可以關閉的節點集合問題，設計了基于輔助節點的貪心算法，并針對異構云存儲系統的能耗優化問題，提出了面向異構云存儲系統的能耗優化貪心算法。然而總的來說，以上的算法都需要較大的存儲空間，因此并不適用于智能手機，另外智能手機對于能耗的要求較高，這也進一步制約了這些算法在智能手機中的應用。
為了克服以上方案的不足，文獻[9]提出了一種用于智能手機的云存儲系統ThinkAir。該系統在當前運行時間系統之上部署了一種Android框架。它們還提供了一種動態運行時間系統，可確定某個應用組件該運行于移動設備上還是遠程服務器上，有效降低了移動設備的計算量，節省了手機存儲空間。除了卸除計算機量外，文獻[10]提出的SmartDiet方案還試圖將通信相關任務卸除給云端，以便節約智能手機的能量。文獻[11]分析了當前系統架構及存儲協議可能導致的性能瓶頸，針對基于云P2P網絡的智能手機提出一種高效的反惡意軟件工具CloudShield。然而總的來說，以上方案都較為片面，其中文獻[9]主要關注如何降低移動設備的計算量，而文獻[10-11]則關注如何降低移動設備的能量。針對以上不足，本文設計了FM-CI，在降低移動設備計算量的同時還減少了能耗，幫助智能手機用戶提升了云存儲文件的性能。
2 云存儲服務
本文將Dropbox平臺[12]看成是一種典型的服務提供商，下面結合用戶應用對其架構和功能進行簡要介紹。作為個人云存儲市場的主流解決方案，Dropbox基于亞馬遜簡易存儲服務（ Amazon Simple Storage Service， S3）為桌面和移動用戶提供跨平臺服務。Dropbox采用分層架構：在底層，Amazon S3基礎設施提供基本的數據存儲和檢索接口；中間層是Dropbox核心系統，與S3存儲服務進行交互，為更高層應用提供服務；最頂層為正式的Dropbox應用及開發人員構建第三方應用時用到的一組API接口。
為了對第三方應用進行管理，Dropbox為每個應用分配一個獨一無二的應用密鑰（app key）和應用密函（app secret）。當用戶啟動一個應用時，Dropbox服務器利用OAuth v1進行認證。當被用戶啟動時，第三方應用與Dropbox服務器進行通信，以獲得一個一次性請求令牌和請求密函。然后，應用利用一次性請求令牌和請求密函形成一個改向鏈接，并將該鏈接提供給用戶。當訪問該鏈接時，用戶將被提醒利用他的Dropbox賬號登錄，Dropbox服務器將驗證他的改向鏈接及用戶登錄信息。成功登錄之后，服務器將向應用返回一個訪問令牌和訪問密函，進而允許訪問用戶數據。
3 FM-CI
本章首先描述FM-CI框架和基于云輔助的文件操作； 然后，重點討論了FM-CI如何在兩個用戶的云存儲空間之間傳輸文件，其目標是在完成文件操作的同時，使網絡帶寬消耗最小。
3.1 FM-CI框架和基于云輔助的基本文件操作
在FM-CI中，每個移動設備關聯一個云存儲賬號。與其他應用類似，鑒于存儲空間和帶寬消耗約束，FM-CI默認情況下不在本地保存云端的文件。但是，FM-CI在移動設備上維護一個影子文件系統，以存儲云端文件的元數據。該本地文件系統基于服務提供商的API接口，且與云存儲同步。
FM-CI支持兩種類型的文件操作：第1種類型為服務提供商API接口可以普遍提供的基本文件操作，比如文件的創建、刪除和重命名；第2種類型為需要云實例提供幫助的復雜文件操作。FM-CI可鑒別用戶的操作請求屬于哪種類別，進而相應作出處理。第1種類別通過調用常規的API函數即可處理。對于第2種類別，FM-CI將創建一個云實例，然后將文件操作請求轉發給實例進行處理。具體而言，本文在FM-CI中設計了如下4種基于云輔助的文件操作：
下載 該操作允許用戶直接將文件下載到他的云存儲中。在FM-CI中，已知統一資源定位符（Uniform Resource Locator， URL）等目標文件位置后，云實例將獲取文件，然后將其上傳到用戶的云存儲中。因此，文件的下載和上傳不會消耗移動設備的帶寬。
壓縮 該操作允許用戶對存儲于云中的當前文件或目錄進行壓縮。如果用戶設備在本地存儲了目標文件的拷貝，則該操作可輕松完成，生成的壓縮文件可上傳到云存儲中。在FM-CI或針對移動設備的其他類似應用中，真正的文件內容是無法獲得的。因此，文中設計了一種接口，支持用戶根據本地影子文件系統和元數據選擇目標文件，然后將壓縮操作轉發給云實例進行操作。云實例將從云存儲中獲得指定的文件，對其壓縮，然后將壓縮文件上傳到云存儲中。
加密 在FM-CI中，用戶可選擇目標文件及密碼套件，包括加密算法和密鑰。加密操作將發送給云實例。類似地，云實例將從用戶的云存儲中下載目標文件，對其加密，然后將密文發送回云存儲空間。
轉換 該操作專門針對圖片和視頻片斷等多媒體文件。在FM-CI中，用戶在瀏覽圖片時可明確可接受的分辨率，這一請求將由云實例處理。初始圖片將下載到實例中并根據用戶指定的分辨率將圖片轉換為體積更小的文件。最后，將轉換好的文件發送給用戶。
FM-CI通過啟動云實例來幫助用戶完成這些文件操作。在執行文件操作期間，云實例將周期性地向智能手機發送心跳消息，以匯報進度和狀態。智能手機在與云存儲服務器和云實例交換控制信息時只消耗少量帶寬。
3.2 用戶間的文件傳輸
大多數云存儲服務允許用戶與其他用戶共享文件，但是不支持不同用戶空間之間復制文件。然而，用戶之間的文件共享無法代替文件傳輸（制作一份拷貝）。在文件共享時，一位用戶對共享文件的操作會對其他用戶產生影響。例如，如果用戶刪除共享文件，則所有其他用戶也將失去這些文件。圖1表示了不同用戶空間之間的文件傳輸問題。假設攜帶智能手機且支持數據計劃訂閱的兩名用戶相遇，這兩名用戶均在云端設有存儲空間。一位用戶（發送方）想將自己云存儲空間中的文件傳輸到另一位用戶（接收方）的云存儲空間內。本文希望提出一種高效的解決方案，既可為這一特性提供支持，又將消耗的網絡帶寬降到最低。在傳統的解決方案中，發送方可將目標文件下載到自己的智能手機上，然后通過互聯網或藍牙、近場通信（Near Field Communication， NFC）等近距離通信手段將文件傳輸到接收方的手機上。在接收到文件時，接收方的手機可上傳文件或與云存儲進行文件同步。然而，這一方法從帶寬消耗角度來看效率較低，尤其是當文件較大時更是如此，比如說大量圖片和視頻片斷，因為發送方必須要下載所有文件而接收方必須要上傳所有文件。
在FM-CI中，采用如下的設計原則來解決上述問題，即：利用云實例來幫助用戶在各自云存儲空間之間傳輸文件。一般來說，云實例啟動后扮演中繼節點的角色。它從發送方的云存儲空間獲取目標文件，然后將其發送到接收方的云存儲空間。通過這種方式，發送方和接收方的智能手機可以不用保存目標文件的本地拷貝，只當智能手機和云實例/云存儲服務器間傳輸控制信息時消耗一定帶寬。然而，在實踐中使用云實例這種設計思想存在一定困難，因為發送方和接收方之間沒有建立信任。云實例可由發送方或接收方創建。無論是誰創建，對于沒有擁有云實例的那一方來說這種方案的安全性都較低，因為云實例需要獲得發送方和接收方的云存儲安全證書才能完成文件傳輸。
為了解決上述問題，本文為FM-CI提出一種解決方案，要求發送方和接收方均有云實例。具體來說，通過部署算法1來完成文件傳輸。假設用戶UA試圖將文件F（F也可表示一組文件）發送給用戶UB。假設Fsrc表示F在UA云存儲空間中的位置，Fdst表示UB將在其云存儲空間存儲該文件的目的位置。算法1給出了文件傳輸的主要步驟。首先，UA啟動一個云實例（IA），將可以訪問它的云存儲空間的安全證書上傳給實例。UA的請求也包括源文件位置Fsrc和中間文件位置URIF（統一資源標識符），以表明在實例中存儲F的位置。云實例將利用安全證書來把目標文件F下載到本地磁盤。此時，IA需要允許F被用戶UB訪問。它首先向UA發送中間文件位置URIF。然后，IA可設置F可被公共訪問，或者創建一個來賓賬戶， 接著設置F的權限以便只有來賓賬戶可訪問它。在后者情況下，作為來賓賬戶登錄所需要的安全信息，比如登錄密碼或身份文件，也需要返回給UA。然后，UA方的步驟便已經完成。此時，UA需要向UB傳達訪問F所需要的信息。因為這一通信步驟涉及敏感信息，所以FM-CI采用NFC協議以便使URIF和可選登錄信息安全地從UA智能手機傳輸到UB智能手機。對于接收方來說，UB也開啟一個云實例IB，該實例根據URIF從IA處獲取F。最后，IB把F上傳到Fdst。此時，發送方和接收方均開啟一個云實例作為各自的。F的數據傳輸發生于云實例和云存儲服務器間，不會消耗用戶智能手機的帶寬。同時，訪問云存儲空間所需的安全證書只發送到同一擁有方創建的實例。因此，FM-CI中兩名用戶云存儲空間之間的文件傳輸既高效又安全。
算法1 從UA至UB的文件傳輸。
1）UA開啟一個云實例IA；
2）UAIA（蜂窩網絡）：UA訪問其云存儲空間的安全證書，源文件位置Fsrc，中間文件位置URIF；
3）IA從UA的云存儲空間中下載F，并將其存儲在URIF；
4）UAUB（NFC）：URIF（IA上的文件位置）；
5）UB開啟一個云實例IB；
6）UBIB（蜂窩網絡）：UB訪問其云存儲空間的安全證書，URIF，目的文件位置Fdst；
7）IB將F從IA（URIF）拷貝到其本地空間；
8）IB將F上傳到UB的云存儲空間（Fdst）。
4 基于共享云實例的解決方案
上面描述的解決方案通過開啟云實例作為輔助手段，使智能手機用戶可以對云端的文件進行管理。然而，在實踐中，下面兩種問題可能會影響上述解決方案的部署。首先，創建一個云實例會導致較大開銷，比如本文第5章實驗中這一開銷可達15～30s； 其次，開啟云實例的成本較高。雖然云服務較為便宜，但是頻繁開啟云實例仍然可能增加用戶的成本。
本章給出了FM-CI的改進版本，通過允許用戶相互之間共享云實例來解決上述開銷和成本問題?？梢赃@樣處理的原因在于：大多數云服務提供商按照一定的時間尺度為實例服務收取費用[5]。當執行云操作而開啟云實例時，用戶在操作結束時可以不用結束實例。該實例可一直保存到將要額外收取成本費用時為止。例如，假設服務提供商以小時為單位為實例服務收費，當用戶開啟一個實例并在前5min內結束其文件操作時，該實例可在其余55min內保存活躍狀態，且無需額外支付費用。在該空閑時間內，該實例可為其他用戶或同一用戶的其他文件操作提供服務。在用戶間共享實例的這種設計做法雖然提升了性能，但也帶來了安全問題。首先，用戶將其云存儲空間的安全證書上傳給其他用戶的云實例時，存在一定風險。實例所有者可以監控并獲取安全證書，進而獲得用戶云存儲空間的訪問權。其次，當向公眾開放時，被共享的云實例可能被惡意用戶用來發起攻擊。
為此，本文提出一種基于受信任服務器的實例共享方案。該服務器既維護了一個包含可被共享的可用云實例的列表，又可對發出實例請求及共享實例的用戶進行協調。FM-CI利用如下兩條基本策略來解決安全問題：首先，實例的共享方式是開啟后臺服務并接收其他用戶的請求，而不是允許其他用戶登錄并隨意運行程序；其次，當使用一個共享實例時，用戶并不上傳自己未經保密的云存儲賬戶的安全證書，而是以加密格式上傳。如此一來，實例的所有者無法訪問租賃用戶的云存儲空間，且所有用戶對共享實例的權限只限于指定的文件操作。
具體來說，本文設計中有3種類型的實體：受信任服務器S；希望對共享實例執行文件操作的用戶UA；由另一個用戶UB所有的可用云實例I。受信任服務器擁有一個二進制程序P，該程序在共享實例上運行后即可向其他用戶提供FM-CI服務。一旦用戶（UB）決定共享其實例（I），則該實例將與服務器通信，并轉發I的基本信息，比如操作系統、硬件配置和剩余共享時間。服務器需要給出可執行二進制程序P作為響應，可執行程序中嵌入了密鑰kP。假設kP受到程序模糊技術的保護，且IB無法從P處獲得kP（見圖2）。
此外，服務器將周期性地更改kP，并重新編譯二進制程序。在接收到P時，I將把P作為一種服務加以運行，并準備好接收其他用戶的請求。另一方面，服務器把IB添加到可被共享的可用實例列表中。最后，每個被共享實例I可設置一個調度任務以便在額外收費出現前自動關閉實例。在關閉期間，I將通知服務器S誰將因此把I從可共享實例列表中刪除。
發送方UA向服務器S發送一個共享實例請求。在響應中，除了與單用戶操作相同的信息外，服務器還會額外發送回一個證書{UA，I}k，該證書是請求用戶ID和分配實例I的簽名。UA將會把加密后的安全證書、源文件位置（Fsrc）和中間文件位置（URIF）上傳給I。然后，UA將會把共享實例I和目標文件的位置（URIF）通知給接收方UB。該消息還附有來自S的證書，以便接收方可驗證共享實例I是否合法。接著，接收方UB向服務器發送一個含有UA和I的請求，確認有一個共享實例I為UA提供服務之后，服務器將向UB返回RB和kB，以便UB可按照與UA相同的方式對其安全證書加密。最后，UB向共享實例I上傳加密后的安全證書、中間文件位置（URIF）及目標文件位置（Fdst）。
5 性能評估
本章給出了FM-CI在實驗中的性能評估結果。將FM-CI部署在支持Dropbox存儲服務的安卓平臺上，并在Google Nexus智能手機上對其進行了測試。對基于云輔助的操作，文中使用Amazon Web Service（AWS）[5]提供的服務，所有實驗在Micro實例上進行。考慮的主要性能指標包括時間開銷和帶寬消耗。對每種實驗配置，本文進行5次獨立實驗，然后取均值并在本章中給出。
5.1 基本的文件操作
下面首先給出正式Dropbox API接口實現的基本文件操作的帶寬消耗情況。在該測試中，利用包含1000個測試文件（每個22B）的“test”文件夾來創建一個新的Dropbox賬戶。測試的操作包括：1）登錄Dropbox；2）創建/刪除一個文件夾（在根目錄下）；3）創建/刪除/重命名一個文件（在“test”文件夾下）；4）進入/離開一個文件夾（“test”文件夾）。
對每種文件操作，Dropbox服務器要求附上安全證書，且通信過程基于安全套接層（Secure Socket Layer， SSL）。如圖3所示，登錄過程消耗的帶寬最多，原因一方面是由于進行驗證，另一方面是由于Dropbox API接口不斷地獲取元數據以便與本地影子文件系統同步或對本地影子文件系統進行更新。創建和刪除一個空文件夾需要分別消耗7.3KB和3.9KB，在所有測試操作中的成本最低。創建和刪除一個文本文件的情況與前一情況類似。當測試“test”文件夾時，將會導致更多的帶寬消耗（15.5KB和11.2KB）。原因是由于該文件夾包括1000個其他文件，一旦文件夾發生變化，Dropbox API接口將重新獲取里面列表上的文件。最后，當用戶進入文件夾然后離開時，帶寬成本（9.7KB）略低于創建/刪除文件情況。
5.2 云輔助的高級文件操作
下面評估FM-CI中基于云輔助的文件操作，尤其是文件下載和壓縮。首先給出開啟一個云實例的開銷，然后給出如果有云實例可用時文件操作的性能。用于評估的工作負載包括4組文件：1幅圖片（16MB）、5幅圖片（83MB）、2個視頻片斷（63MB和127MB）。
開啟一個云實例的開銷 選擇一天中的不同時間進行了5組測試，每組測試包括5次AWS Micro實例開啟操作，當用戶可以登錄實例時操作結束。開啟云實例的開銷見圖4?？傮w來說，該操作非常耗時，因為所有的測試場景下實例開啟時間均超過15s。在發送完請求后，用戶必須要等待較長時間，直到云實例將要準備好為止。在本節其余部分，性能開銷不包括實例開啟的初始階段。
下載操作的開銷 在該測試中，本文設置云實例下載工作負載中的文件，并將其上傳到Dropbox存儲空間中。目標文件寄存于某一服務器中。從表1可以看出，上傳/下載開銷與文件尺寸基本成正比。上傳的速度要快于下載，因為使用的實例（AWS EC2）和Dropbox服務（AWS S3）屬于同一云服務提供商?？傮w來說，傳輸率為12.9Mb/s，遠高于通過蜂窩網絡將文件下載到智能手機再將其上傳到Dropbox云存儲空間上。
壓縮操作的開銷 測試了Dropbox文件的壓縮操作。具體來說，文中使用gzip對下載到云實例上的文件進行壓縮，然后將壓縮后的文件上傳到Dropbox云存儲空間上。表2給出了該操作的時間開銷情況。上傳過程正常來說開銷最大，其次是下載和壓縮過程。FM-CI中該操作的速度較快。例如，壓縮1幅圖像和5幅圖像總共耗時10.4s和38.7s。這兩種情況下壓縮文件的體積分別為7.7MB和40.0MB。
高級文件操作的帶寬消耗 高級文件操作的帶寬消耗比較類似，因為只需要傳輸控制信息。鑒于篇幅所限，只在表3中給出了壓縮操作的性能。包括從智能手機傳輸到云實例的控制信息在內的上行鏈路成本非常小。下行鏈路帶寬隨著文件尺寸的不同而不同，主要被匯報操作狀態的周期性心跳消息所消耗。
5.3 用戶間的文件傳輸
在該操作中，實例從發送方的存儲空間中下載目標文件，然后上傳給接收方的存儲空間。當使用共享實例時，與受信任服務器進行通信的額外成本與總體性能相比可忽略不計。表4給出了利用共享實例進行文件傳輸時導致的時間和帶寬開銷（發送方和接收方）。在本文部署中，服務器處寄存的二進制程序為4.9MB。
5.4 不同方案的對比
最后，為了進一步體現本文系統的優越性，將本文設計的FM-CI和目前最新的SmartDiet方案[10]和CloudShield方案[11]在時間開銷和能耗方案進行了對比，實驗結果分別如圖5和表5所示。圖5給出了上傳/下載5幅圖片時三種方案的時間開銷對比結果，可以看到，無論是上傳還是下載操作，FM-CI的時間開銷總是小于SmartDiet和CloudShield。這主要是因為FM-CI允許用戶互相之間共享云實例，從而避免了系統頻繁開啟云實例所需要消耗的那一部分時間，因此取得了更好的結果。
表5給出了傳輸不同負載時三種方案的能耗對比結果?？梢钥吹?，隨著傳輸負載的增加，三種方案的能耗都在迅速上升。但總的來說FM-CI的能耗要低于SmartDiet 和CloudShield。這主要是因為SmartDiet 和CloudShield都是將目標文件下載到自己的智能手機上，然后通過近距離通信手段將文件傳輸到接收方的手機上，當文件較大時，能耗也將激增。而FM-CI利用云實例來幫助用戶在各自云存儲空間之間傳輸文件，它從發送方的云存儲空間獲取目標文件，然后將其發送到接收方的云存儲空間。通過這種方式，發送方和接收方的智能手機可以不用保存目標文件的本地拷貝，因此極大地降低了系統能耗。
6 結語
本文設計了面向智能手機的云存儲系統FM-CI，它通過利用云實例來幫助智能手機用戶對云端的文件進行管理。FM-CI豐富了文件操作種類，且不需要本地的文件拷貝； 此外，FM-CI支持用戶間傳輸文件， FM-CI中的所有文件操作可安全運行于共享實例上。下一步工作的重點是研究面向智能手機的云數據隱私保護問題，進一步提高移面向移動設備的云服務安全性。
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文件管理系統范文3
關鍵詞：報表生成；戰斗文件；管理信息系統；安全；數據庫
中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A文章編號：1007-9599 (2011) 08-0000-00
The Design and Implementation of the Frontier-forces Files Information Management System based on B/S
Hong Sha1, Zu Renquan2
(1.Software college of Chongqing university,Chongqing401200,China;2.PLA 77320 troops,Yunnan666200,China)
Abstract:With the rapid development of information technology,information warfare has been the stage of history,but also the increasing influence of war situation.Border of the level of information technology directly related to the outcome of the war,national defense,security and territorial integrity.In a comprehensive,prepared a detailed document on border management of the fighting on the basis of investigation,developed a LAN environment built on top of the border fighting file management information systems to build a scientific collection,classification, statistics,storage battle file information,document management processing battle daily,easy to use file transfer management flexible and efficient management.
Keywords:Battle document;Management information systems;System security;Database
一、引言
軍隊信息化是世界新軍革的發展趨勢，建設信息化軍隊也是我軍在新形勢下能有效履行新使命的必然要求。運用現代信息技術促進文件管理工作的發展與飛躍具有重要的意義。當前我國邊防部隊各級機關使用的信息系統，大部分是2005年以前配發或自行設計的，無論是在技術架構、業務流程處理、數據共享上都難以滿足當前以及今后一個時期發展的需要。由于大部分系統使用的是單機版軟件，各單位人員在本機錄入數據，使用數據，無法同他人共享數據、共同處理業務；同時，由于這些軟件設計欠規范、技術落后、接口不標準、平臺不統一等，造成了大量的信息不完整及不合時誼的現象。這種情況給全面掌握文件情況，正確分析文件保管現狀帶來了較大的困難。
本系統能科學采集、分類、存儲目前邊防部隊的戰斗文件信息，并能完成對戰斗文件的查詢、生成報表、查看下級單位戰斗文件管理情況等。圍繞該系統的功能實現進行研究與探討。它的設計與實現是一個很復雜的系統工程，是局域網技術與信息系統開發方法的統一。
二、系統分析
（一）功能需求分析
邊防部隊戰斗文件管理信息系統是面向某邊防部隊戰斗文件管理業務部門的軍、師（軍分區）、團（人武部）、營、連五級的管理信息系統，它的要求比較具體。
首先，各級戰斗文件管理業務部門能對收文、發文等進行管理，對收發文數據進行添加、修改、查詢、刪除，按規定對收發文進行銷毀并能查詢歷史銷毀文件情況，對收發文數據進行統計分析并生成報表，對規章制度、業務往來單位進行管理。
其次，統計與報表生成要能根據不同的條件對所有的文件進行查詢，能按照時間段、承辦業務部門、操作人、發往單位等多種情況進行統計，并能根據統計出的結果由用戶決定下載顯示頁、所有記錄還是前100條記錄，以便管理者準確了解戰斗文件管理工作現狀，這是本文主要進行的工作之一。
再次，由于戰斗文件管理工作比較高，具有較強的敏感性和保密性，因而系統要對自己的用戶進行很好的權限設計，進行科學的管理，只有具有相應權限的用戶才能對戰斗文件數據進行查詢、修改和維護，其它未授權用戶無權進行任何操作。
最后，系統除了對戰斗文件進行管理之外，還應提供戰斗文件管理的一些規章制度。如軍內各級對戰斗文件管理的相關規定、本單位戰斗文件管理的動態、業務部門的一些通知等。
（二）信息需求分析
邊防部隊戰斗文件管理信息系統要真正成為部隊戰斗文件管理的有力工具，就必須有可靠的數據信息來源，有完整的每份文件的信息資料。首先，要對部隊戰斗文件管理的組織結構有較全面的了解，戰斗文件各個階段的工作者和管理機構有哪些，職責如何，權限如何分配。其次，要知道文件信息的錄入、刪除和銷毀方法，戰斗文件管理的有關規定等。
部隊戰斗文件管理主要實行首長責任制，由各級政治主官主抓，由司令部門實施，軍級由機要處、師級由機要科（辦）、團級由機要股、營連級由文書負責落實。戰斗文件的分類可按收發文、秘密等級兩種方法，詳細情況如圖1、圖2所示。
圖1 按收發文分
圖2 按秘密等級分
邊防部隊戰斗文件管理工作業務主要包含以下幾方面內容：收文、發文、統計與報表、銷毀文件、熟習相關規章制度。以上業務皆由各級機要部門負責落實，具體包括：戰斗文件的接收與發出，維護收發文數據，統計收發文情況并根據需要生成報表，定期銷毀不需要留存的文件，查詢銷毀歷史，熟習相關規章制度。
戰斗文件管理工作有其嚴格規范的工作管理流程，一份戰斗文件從收到或發出到銷毀過程中的各種信息都要記錄在數據庫里。以一份上級下發至本級的收文為例：收到文件后，機要部門登記相關文件信息，然后將文件送到相關業務部門并登記接收該文件的業務部門人員，接收時間等要素；在業務保存期間，可以查詢、統計該文的詳細信息；到了年底回收該文件進行銷毀，銷毀時登記銷毀人、監銷人和銷毀時間。這些變化都會記錄在數據庫中。由此可見，戰斗文件在收到和銷毀狀態中的所有業務都會與機要部門、數據庫發生聯系。
邊防部隊戰斗文件管理信息系統的主要工作流程如圖3所示。
圖3 收發戰斗文件流程
三、系統設計
在對系統進行功能需求分析和信息需求分析后，我們要對系統進行詳細設計。
（一）功能模塊劃分及描述
戰斗文件信息管理的主要工作有收發文管理、統計報表、文件銷毀、瀏覽下級、規章制度等。為了既加強系統的安全性，又方便系統用戶，系統還需設置登錄管理模塊。根據以上需求分析，本系統可分為六大功能模塊，如圖4所示。
圖4系統模塊圖
1.登錄管理
管理用戶的登錄驗證。在設計這個模塊的過程中，主要涉及兩方面的技術：一是3.5平臺提供的Login控件使用；二是利用3.5平臺提供的成員資格管理API實現用戶登錄驗證。
2.收發文管理
它是整個戰斗文件管理系統中最基本的子系統?？梢詫崿F戰斗文件信息的錄入、刪除、查詢和修改功能，如：進行新文件的錄入、系統中文件信息的變動管理。另外，它還提供了靈活的查詢界面，可以根據動態的查詢組合條件查詢到文件的各種相關信息。設計戰斗文件信息的添加、修改、刪除、查詢等功能需要運用數據源的訪問和數據顯示兩個技術。
3.統計報表
根據提供的日期選擇控件選擇一個時間段或（及）其他限制條件（文件名、業務部門、文件號等）進行統計。統計結果將逐條列出并提供下載報表。報表生成將根據列出的記錄生成EXCEL格式統計結果并供用戶下載到本地磁盤以供決策者參考。
4.文件銷毀
根據業務部門、文件號、傳號、時間段等關鍵字進行靈活多樣化的組合查找出要銷毀的文件并依時間順序顯示，并可批量登記銷毀人，監銷人，銷毀時間等要素。銷毀時間自動填寫當前時間。
5.規章制度
該模塊主要用于與戰斗文件管理有關的規章制度的和瀏覽。有利于文件管理者熟習相關規定，處理日常業務。
6.系統維護
是系統能有效利用的重要組成部分，包括與本單位相關的來文單位、發文單位的維護以及本單位業務部門的維護等本級管理和系統管理員才能操作的單位標識維護與系統用戶管理。其中系統用戶維護用于對用戶分配權限和進行訪問控制，是確保系統數據安全的重要方面。
（二）基于BLP模型的用戶權限設計
為使系統的保密性、數據的可靠性、統計的多樣性都能得到保障，在充分分析BLP模型性能的情況下，我們提出基于BLP模型的用戶權限設計方案來設計本系統的用戶權限。本系統用戶角色有：省軍區、軍分區、邊防團、邊防營、邊防連。
為有效管理系統用戶，我們對本系統的每個使用單位和每個工作人員分別分配一個單位標識和工號。它們的生成規則如下：
單位代碼生成規則：單位級別標識（1位）+所屬師級標識（2位）+所屬團標識（1位）+所屬營標識（1位）+所屬連標識（1位），共六位。如表1所示。
用戶工號生成規則：單位代碼+該用戶在本單位的序號（1位），共七位。如表2所示。
表1 各單位標識
單位 標識
省軍區 100000
第四軍分區 204000
第四分區第二團 304200
四分區第二團一營 404210
四分區第二團一營二連 504212
表2 系統用戶工號表
單位 上級單位 用戶 工號
省軍區 無 1號用戶 1000001
第四分區 省軍區 2號用戶 2040002（第四分區標識為04）
第四分區第二團 第四分區 1號用戶 3042001（第二團標識為2）
四分區第二團一營 第四分區第二團 1號用戶 4042101（一營標識為1）
四分區第二團一營二連 四分區第二團一營 1號用戶 5042121（二連標識為2）
四、系統實現
下面以統計報表和兩個模塊為例說明系統的實現過程。
（一）瀏覽下級單位收文信息
統計報表模塊是對普通查詢功能的拓展和完善，普通的查詢功能只能簡單的將符合條件的信息顯示出來，而統計報表功能除了能統計顯示外，還提供靈活的選擇將統計出的結果生成EXCEL文件并供用戶下載保存到本地磁盤，供領導隨時掌握收發文情況，為制定具有針對性的措施提供輔助支持。
該模塊融入到了收發文查詢瀏覽、下級收發文瀏覽、收發文歷史等子模塊中，由于各子功僅僅是統計數據不一樣而已，所以此處僅以收文統計報表為例說明。
在收文統計報表中，當根據查詢條件顯示出相應的記錄后（默認為顯示所有的收文記錄），可以方便的利用下方的“導出為EXCEL”按鈕和右側的“當前頁”、“所有頁”、“前面100條”等附加功能，導出顯示記錄中的當前頁記錄、所有記錄和前面100條記錄。實現該功能的算法如下：
public class GridViewExportUtil
{
public static void Export(string fileName, GridView gv)
{
HttpContext.Current.Response.Clear();
HttpContext.Current.Response.AddHeader(
"content-disposition", string.Format("attachment; filename={0}", fileName));
HttpContext.Current.Response.ContentType = "application/ms-excel";
using (StringWriter sw = new StringWriter())
{
using (HtmlTextWriter htw = new HtmlTextWriter(sw))
{
//創建一個包含邊框的表格
Table table = new Table();
//include the gridline settings
table.GridLines = gv.GridLines;
//將表頭行加入到表格中
if (gv.HeaderRow != null)
{
GridViewExportUtil.PrepareControlForExport(gv.HeaderRow);
table.Rows.Add(gv.HeaderRow);
}
文件管理系統范文4
1．1建筑工程管理系統化平臺建設的研究背景
近幾年來，國民經濟增長迅速，城市進程的加快促進了建筑行業的飛速發展，出現了越來越多的大型建設項目，建筑工程日趨復雜化，對建筑工程項目的自我管理提出了新的要求和標準。建筑工程項目的管理不僅要符合市場經濟的發展要求，還要保證工程質量，體現施工企業的優良服務，如此龐雜的項目想要全方位的做好各項工作，就需要工程項目管理向著更加高效精確的方向發展。信息溝通的程度決定了工程項目管理的高度，工程項目管理涉及的信息是龐雜巨大的，不僅數量多，類型多樣，而且信息之間的交換往往需要耗費大量的人力物力，如此一來，無疑增加了生產成本。所以為了建設更加高效快速的工程項目管理模式，就需要施工企業不斷提升自身的項目管理水平。政府有關部門也開始重視項目工程管理的信息化建設，對該項目的資金投入比例也逐年增加。政府的指導作用促進更多的社會力量投入到項目管理平臺的研究中。
1．2建筑工程管理系統化平臺建設的研究意義
項目管理的信息化是當今建筑行業項目管理的發展趨勢，在提高項目管理的工作效率、管理水平，降低生產成本方面都起到了重要的作用。對工程項目的管理引進先進的信息技術之后，工作效率較之前的傳統管理模式有了明顯的提高。信息化平臺建設的根本就是構建一個合理有序的信息網絡，使項目管理中的各個環節都能夠通過這個信息網絡平臺進行信息交流和日常管理［2］。有些建筑行業的佼佼者，已經開發了適應本企業的工程管理信息系統，利用先進的科學技術和科學的信息化管理提高了自身的管理水平，創造了更多的經濟效益和社會效益。
2建筑工程管理系統信息化建設的研究思路和方法
2．1建筑工程管理系統信息化建設的研究思路
該課題的研究思路是通過參考一些現有的國內外相關研究成果和已有的理論基礎，分析工程項目管理信息的具體分類，最終構建項目信息管理的集成網絡。研究伊始最重要的一點就是就是大量查閱國內外有關工程項目管理的文獻資料并進行系統分析，總結已有的一些研究成果和理論基礎，對不同層次種類的信息分門別類，設計出科學系統的整體框架。對信息化管理中可能存在的風險進行分析，提出合理有效的風險規避措施。最后根據各個子系統之間的相互關系以及建筑工程項目管理的特點，設計最科學有效的工程管理系統。工程項目管理軟件在實際安裝過程中的實際效果則是驗證理論的有效途徑，對驗證過程中出現的問題還要不斷改進，以期構建更加合理適用的信息管理系統。
2．2建筑工程管理系統信息化建設的研究方法
該課題的研究過程中主要采用了理論分析與效果驗證相結合的研究方法，除此之外，每個研究階段都采用了不同的研究方法。在理論研究階段，采用最多的就是文獻分析方法，分析已有的文獻資料中涉及的關于該課題的研究成果與理論基礎。在項目集成框架構建階段，涉及的研究方法主要是方法論。在最后實際開發驗證階段，則是通過系統分析的方法，對項目管理軟件的安裝和實際應用、項目共享效果等方面進行更深層次的完善。
3建筑工程管理信息系統的設計與實施
3．1建筑工程管理信息系統的設計
工程項目管理信息系統的設計要參考“需求指引、技術推動”的指導原則，從建筑施工的實際需求出發，對系統的整體性、交互性、可操作性等進行實際的設計規劃。系統的整體性原則就要求設計者站在全局的角度考慮各個管理項目之間的相互關系和影響方式，全程控制工程管理的各個子項目。交互性是指人機交互的程度，用戶能否從信息系統中獲取需要的信息，以及系統能否對用戶的信息及時反饋就是系統交互性的判定標準。對于信息系統的可操作性原則就是指信息系統能否及時應對施工過程的不斷變化并提供新的技術支持，促進突發問題的解決和管理的科學性。工程項目管理信息系統與用戶之間信息交換的主要方式就是用戶界面，所以用戶界面的設計是否簡單易操作，是否符合用戶的差異性標準就是信息系統的主要評價因素。用戶界面一般需要包括信息的輸入控制、多窗口協同控制等功能。在進行界面設計時考慮到用戶的實際體驗，就要避免界面的雜亂無序，種類太過繁多等問題，種類太多不僅會增加用戶的信息處理負擔，還會由于信息處理太過頻繁而導致錯誤頻率增加。最后，考慮到不同用戶的特殊需求，還要為用戶提供不同的交互界面，達到項目管理方式的個體差異性。
3．2建筑工程管理信息系統的實施
工程項目管理信息系統在設計過程中包括了業主項目管理系統、采購系統、工程監理系統、財務管理系統等各個子系統。下面以采購系統為例進行實際分析。采購部門主管在接到新的采購任務之后，將具體的采購任務分配到各個采購業務員。采購業務員在分析采購任務是否可以直接執行后，對可以直接采購的任務，直接進入采購流程。根據不同的采購方式應當進入不同的采購流程，如果是招標方式的設備采購，就應當指示招標業務員來執行具體的招標工作，最后才能進入采購合同簽訂流程。詢報價類的設備采購與招標采購流程不同，它需要按照詢報價標準業務的具體流程進行。這些采購項目進行過程中，系統會自動生成計劃費用和實際費用的對比圖以及實際執行進度，這為采購人員及時管理采購流程提供了詳細的依據。
4結語
文件管理系統范文5
經濟組織文件管理具備以下特點：其一，強調核心競爭能力信息安全性。核心競爭能力信息是指反映了經濟組織在市場競爭環境中具備的獨特優勢方面的各種信息。文件作為經濟組織管理運作的重要手段，是核心競爭能力信息的主要載體。其二，強調法律證據性。據經濟組織自身發展規律和權益維護等總體需要，以及牽涉到整個社會各領域經濟利益的有效維護，須強調對文件信息真實性及其法律證據性的高度重視。其三，強調文件的資產管理理念。ISO15489明確指出文件是組織的核心資產。鑒于經濟組織極為強調競爭和發展，文件的資產管理及其軟實力提升對于組織確立獨特競爭優勢尤具重要意義。其四，強調文件系統的信息協同管理功能。經濟組織尤其注重對包括市場環境信息在內各類信息的及時、動態獲取和處理，也強調信息的及時性和即時性，以作決策參考。因此，經濟組織十分強調各類系統的協同管理及由此形成的信息綜合處理功能。
2公共事業組織
這里的公共事業組織，實質上與我國常稱的事業組織雖有一定差別，但大體相當，國際上一般以準政府組織等做界定。該類組織文件管理的特點在于：一是強調法律證據性。除應提供文件證明自身的合法身份和合法運作之外，尚需提供文件證明組織的資金等資源的管理皆為合法，且符合設立該組織的政府組織提出的要求。二是強調社會服務性。表現在：1.政府設立了專門從事文件管理的公共事業組織，如政府文件中心等，面向社會提供近乎免費的優質文件服務；2.其他類型公共事業組織的文件管理一般都提供社會服務，且基本非營利性。三是不強調高效率和協同功能。該類組織文件管理系統在協同管理和績效方面的要求相對不高。社會團體組織國際上，社會團體組織基本可稱作民間組織。該類組織文件管理有自身特點：一方面，強調法律證據性。與公共事業組織相似，該類組織的文件管理強調法律證據性，但其文件作為資金審計的證據方面的作用相對更弱；另一方面，則不強調高效率和協同功能。與公共事業組織類似，該類組織也不強調文件系統與其他管理系統的協同。
3模式優化的維度之二———文件管理要素
文件管理要素的優化具體可歸結為3個方面，即管理理念優化、管理手段優化、管理內容優化。管理理念是文件管理的理論和方法基礎；管理手段是文件管理實施操作的具體工具和方式；管理內容是文件管理的具體流程環節內容。管理理念和管理手段是為管理內容直接服務的，管理內容則是文件管理的具體實現。
3.1管理理念的優化
管理理念的優化分為2個方面，即管理工作目標的優化和管理工作理論的優化。管理目標的優化可以表述如下：文件管理在基本符合自身發展規律的基礎上，還需滿足社會組織的整體目標。至于管理工作理論的優化，文件管理可從多角度予以審視，主要涉及到管理科學、系統科學、信息科學這3大學科理論。事實上，這3個學科已趨于深度融合，使得人們對于相關事物的認識逐漸深化，能提供各種高效的可行途徑，極大推動著實際工作的發展。因此，要多維多方應用這3大學科理論實現管理模式的優化。
3.2管理手段的優化
第一是傳統手工管理手段。早期的文書管理采取的是手工管理手段，甚至在現代機械和計算機手段出現后的很長時期內，手工管理仍然占據著主導地位，直至電子文件的廣泛發展，手工方式才逐漸退居其次。傳統手動管理手段有很多局限性，如無法從根本上拓展人類體力和精力的不足，等等?？v然如此，該手段仍有某些積極優勢，主要在于人類特有的高端自然智能是其他任何工具無法取替的。第二則是信息技術管理手段。該手段是指綜合使用現代機械和信息技術的管理手段，不僅形式上日趨多樣化，而且功能上更實現了極大提升，其核心是計算機技術。該手段在文件管理領域的優勢主要體現為：一、最關鍵的是有效拓展了人類智力的部分功能。二、基本上解決了人類精力方面的缺陷。該手段的缺陷在于：一、無法從根本上取代人類自然智能的主導地位。二、自身作為高度復雜的技術工程體系，也就給日常維護和后續服務提出了嚴峻挑戰。可見，在信息時代背景下，需要綜合應用人工管理手段和信息技術管理手段的各種優勢，同時規避各自劣勢，實現文件管理手段的高水平和高質量。
3.3管理內容的優化
管理內容存在3個層面，一是系統工作的角度；二是管理工作的角度；三是信息工作的角度。從系統科學的角度來看，無論是傳統紙質文件管理還是電子文件管理，實際上都可視作一個完整的管理系統。本文主要從電子文件管理系統的角度就管理內容優化展開探討。然而，以下的主要理念將完全同時適用于傳統文件管理和電子文件管理，僅在技術層面需做一定程度的區別對待。文件管理內容若從系統工作的角度，包括系統設計構建、系統實施、系統評估、升級或換代；從管理工作的角度，包括文件生成、捕獲、登記、保存、檢索、利用、統計、處置等環節工作；從信息工作的角度，包括文件信息的產生、編碼、傳遞、利用等完整運動過程。一是系統設計構建方面的優化。系統設計構建需要著重完成以下幾個子任務：A.系統總體功能需求的前期調研分析和研判，進而形成系統設計構建的總則指南；B.確定系統功能、結構和內容以及予以技術實現的整體架構，同時應突出主要功能以符合系統的主要目標；C.采用合適的系統開發平臺工具和編程語言，配以其他可靠的相關信息技術，將系統設計予以完整實現。高質量的文件管理系統設計構建工作是文件管理模式優化的關鍵，可謂是對整個系統進行全方位的立法工作，因為系統的核心框架和功能體系等關鍵要素都將在該階段予以詳盡制定和程序實現。二是系統實施方面的優化。文件管理系統實施是系統設計開發的直接目標和具體實現。從實施步驟來說，又可分為調試運行、正式啟用2大階段。正式實施是文件管理系統自身價值的具體實現環節，直接輔助組織開展文件管理工作，并為組織發展帶來收益。從系統工作視角，文件管理系統實施的優化實際上就是通過充分應用系統預置的所有功能，促使系統得到最高效的運作，盡可能獲得最佳效果。三是系統評估、升級方面的優化。系統后續評估、改進升級或換代工作對于文件管理系統來說同樣較重要。對現行文件系統的詳盡評估是對系統實施過程的直接展示，將為新系統開發提供翔實資料，甚至實際上可以作為新系統開發工作中前期調研分析的直接參考資料。系統評估改進工作若要實現優化，必須盡量采取先進可靠的高質量評估工具，制定可行的評估方案予以實施。需要從“文件管理功能需求的有效實現”以及“系統的安全高效運作”2個方面去綜合審視系統的實際表現，同時評估文件管理對于組織發展實際產生的影響和作用。當評估認為只需對文件管理系統開展持續性的改進升級時，需積極做好后續的改進升級工作。當評估認為需要開發全新系統時，則需積極準備開發和實施新的文件管理系統。
4我國社會組織文件管理模式優化的對策建議
4.1文件管理理念與國際接軌國際公認的現代文件管理的核心理念是以ISO15489為代表的。我國有必要跟進，以進一步促進文件管理理論研究和實際工作，并且開展專業化的文件管理。國際上，文件管理更多的是一種核心業務，且強調構建高水平文件管理系統而非附屬于或直接應用檔案管理等系統，且強調與其他系統的協同。
4.2強調嚴格實行標準的規范和遵從
須強調高水平的文件管理標準化工作，推動社會組織應用高水平的文件管理標準，確保文件管理質量。我國至今制定的文件管理相關標準數量很少，且多是針對電子文件管理。僅以國家級標準為例，至2011年底，我國現有文件管理相關標準總計8份，其中6份專門針對電子文件（該數據是以針對文件管理領域的視角統計的，未涉及檔案管理領域的標準）。我國正陸續出臺文件管理相關標準制訂計劃，如國家標準化管理委員會于2010年出臺了制定7項電子文件管理標準的計劃。隨著ISO15489國家級采標工作的完成和廣泛施用，必將進一步促進相關標準的發展。
4.3重點關注電子文件管理
未來文件管理模式更多將是電子文件管理模式。我國已認識到電子文件管理的重要性，但各類社會組織在這方面仍存在某些問題：一是構建電子文件管理系統的熱情雖高，但前期基礎性研究較欠缺。二是電子文件管理相關標準較欠缺，規劃制定的進度相對較慢。三是沒必要強調社會組織電子文件管理模式的統一化。
4.4重視應用現代系統科學理論
信息時代，社會組織文件管理在應用管理科學和信息科學的同時，還需重視系統科學，以構建高質量的文件管理系統，且能與組織內其他系統實現高效的協同運作。
文件管理系統范文6
1．1研究對象
選擇2009年5月—2011年5月在我院就診的門診病人40例。納入標準：采用美國風濕病學會1997年修訂的SLE診斷標準確診為SLE病人；經住院系統治療后病情穩定；需門診治療或復查隨診；年齡14歲～45歲；學歷：小學及以上文化；有簡單網絡應用的知識和能力；自愿參與本研究。排除標準：狼瘡腦病病人；有精神疾病病人；生活不能自理病人。
1．2研究工具
1．2．1一般資料調查問卷
研究者自行設計，內容包括性別、年齡、文化程度、病程、婚育情況、經濟狀況等。
1．2．2癥狀自評量表（SCL－90）
共90個項目，分9個因子和其他。軀體化，共12項，主要反映主觀身體不適感；強迫：共10項，反映臨床上的強迫癥狀群；人際關系：共9項，反映與他人相處時的不自在或自卑感；抑郁：共13項，反映與抑郁癥狀相聯系的廣泛概念；焦慮：共10項，反映與焦慮癥狀有關的精神癥狀及體驗；敵對：共6項，主要從思維、情感及行為3個方面反映病人的敵對表現；恐怖：共7項，與傳統的恐怖狀態反映的內容基本一致；偏執：共6項，主要是指猜疑和關系妄想等；精神病性：共10項，主要是精神分裂樣癥狀項目；其他：共7項，上述因子不包括的、主要反映睡眠及飲食情況。每項均采用5級評分制。本研究利用SCL－90測查SLE病人的心理狀況。
1．2．3SLE病人門診管理信息系統
由我科人員與軟件工程師合作設計。軟件工程師通過我科人員對其提供的有關專業信息，利用Access程序，建立SLE病人門診管理數據庫信息系統。信息系統的應用部分包括：病人信息管理模塊、健康教育模塊和隨訪信息模塊。利用SLE病人門診管理信息系統對SLE病人進行管理。
1．3研究方法
1．3．1調查問卷發放及收集
采用一對一問卷調查。能夠獨立完成量表者，由其獨立完成；獨立完成有困難者，協助其完成。調查人員對研究對象不明條目給予解釋，保證每條目解釋內容的一致性。在管理前及管理后各進行一次問卷調查。
1．3．2管理模式的實施
利用SLE病人門診管理信息系統進行管理。采集病例及建立管理檔案：課題組對病人的信息嚴格管理，確保病人隱私不外泄。對符合入選條件的病人，護士把采集到的資料輸入電腦，分別儲存在病人信息管理模塊和隨訪信息模塊。評估病人：對病人的資料進行評估，根據評估結果把不同情況的病人進行分類記錄。如腎臟損害用“S”標記，血液系統損害用“X”標記，皮膚損害用“P”標記；使用激素治療后出現高血壓用紅色“”，血糖高用橙色“”，血脂高用黃色“”標記。標記儲存在病人信息管理模塊中。根據病人使用激素量、免疫抑制劑使用或具體病情和醫生醫囑設置復診提醒時間。實行護理干預：根據病人信息管理模塊中不同符號標記，識別不同情況的病人，給予不同的健康教育處方。健康教育處方根據病人信息管理模塊中不同符號標記從數據庫中提取導出，可通過Email方式或飛信發送，也可通過QQ傳送。利用軟件的查詢、提醒功能，檢索病情改變，2d～7d后需復查或更改用藥量或執行免疫抑制劑治療的病人、兩個月未來復查的病人進行電話隨訪。此工作每周執行1次。隨訪時不僅和病人溝通，而且與家屬溝通。隨訪內容為相關疾病知識健康教育、心理輔導，為病人爭取家庭支持，督促病人按時復診，嚴格遵醫囑用藥。根據病人的需要及具體情況給予相應的健康教育處方。對需要進行心理輔導的病人則約定時間進行專人輔導。為了方便與病人溝通，除了設立固定的隨訪電話之外，還有專用郵箱和QQ群，方便病人表達內心感受，也使醫務人員能及時采集到病人信息，網絡應用能力差的病人予以培訓指導，保證每位參與病人能夠利用手機短信、郵箱、QQ群這些信息平臺傳遞、獲取、分享信息，與醫務人員達到互動。其目的主要是對病人用藥、飲食、日常生活（包括運動、休息、學習、工作、皮膚護理、口腔衛生方面）生育與避孕、心理等各方面進行長期、系統、有效管理。每次隨訪及干預內容、時間都記錄并輸入隨訪信息模塊中儲存。按時復診的病人，每次復診的臨床資料交專管護士處，錄入數據庫中存檔。干預效果評價。通過門診日志記錄，查病人是否按時復診，3d查1次。未按時復診的病人，及時追蹤原因。電話隨訪后的病人，1個月后再進行電話回訪，主要了解病人是否按醫囑服藥、飲食、日常生活（包括運動、休息、學習、工作、皮膚護理、口腔衛生方面）、生育與避孕等方面是否遵循醫務人員指導。并把評價結果記錄輸入隨訪信息模塊中儲存，為下一次的評估及干預提供依據。
1．4統計學方法
采用SPSS19．0統計軟件進行分析。計量資料以均數±標準差（x±s）表示，干預前后得分比較采用獨立樣本t檢驗，以P＜0．05為差異有統計學意義。
2結果
SLE病人應用門診管理信息系統前后SCL－90評分比較，各因子中軀體化、人際關系敏感、精神病性無統計學意義，其余因子項比較，均有統計學意義。
3討論
