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【摘要】文件管理在其整理過程中工作流程繁雜，此項工作還需要專職人員對信息進行紙質的登記、整理、查閱。在應對信息量膨脹、文件種類多樣的現實情境，傳統文件管理系統顯得力不從心。在智能化、信息化的背景下，利用RFID技術與文件管理系統的結合使文件管理自動化、智能化變為可能。
【關鍵詞】RFID技術；智能；文件管理
1RFID技術的相關介紹
RFID即無線射頻識別技術，它是依托移動互聯網技術，通過無線射頻的方式進行非接觸式的雙向數據通信，其實質就是通過無線電波不接觸實現信息交換和存儲的快速完成，被視為新時代信息技術的新一輪革命。RFID技術可以通過自動識別目標對象，進而完成對其信息的登記、存儲和管理等工作。該項技術的特點在于無需人工的干預，可在各種環境下完成無線射頻識別的工作。非接觸式無線識別技術具有可重復使用性、壽命時間長、安全性高、穿透性強等優勢，是很多單位信息采集和文件管理的首選。尤其是在涉密單位對信息的管理上，無線射頻識別技術實現了對涉密文件半自動化監控管理。
2傳統文件管理系統的現狀分析
傳統的文件管理工作一般由專業人員對信息進行登記、管理，需要耗費大量的時間和精力進行繁瑣冗長的文件管理。例如，在一些檔案室的數據庫管理中，由于文件本身的形式多樣化以及時間不確定性，再加上管理單位存儲條件的限制，可能就會出現諸多文件管理上的問題。首先，文件管理問題會出現的第一類是在采集文件的物理信息上。在檔案部門對相關規則意識的單薄化，加之物理文件形成時間和規矩的不一致性，會出現文件歸檔遲甚至遺漏的風險。文件管理問題的第二類是在實物檔案管理上，實物文件管理包括對證書、獎杯的管理，這種實物檔案管理形式多樣且保管地域分散，也給管理單位帶來維護不便的問題。
3RFID的智能文件管理系統的應用
3.1智能文件管理的特點
RFID技術作為非接觸式自動識別技術的代表，它對人工干預需求極小，可以獨立完成對人或者物品的自動識別，在識別的過程中獲取對象的相關數據信息。相比較傳統的識別技術而言，RFID技術實現了對動態物體以及多個標簽的識別，而且該技術的應用領域廣泛，遍及運輸行業、物流行業、跟蹤等，基本替代傳統的條形碼標簽，這也是智能化文件管理進步的一大表現。RFID技術的智能文件管理系統具備的優勢體現在：第一是安全性能高。RFID技術進行文件管理是非接觸式的數據傳送，在傳遞內容方面可以通過設置密碼進行保護，使得傳遞的內容不會出現盜取和篡改的風險。第二個優勢是同時對多個標簽進行信息采集，較之傳統設備一次掃描一個標簽的情況，RFID可以實現同時多個標簽的掃描，這樣可以大大提高文件管理的工作效率。第三個優勢是生命周期長，RFID技術的防撞性好、防污染性高。它可以高效地預防使用過程中出現的水、油等化學性的浸污，而傳統的文件管理在防范污染上無法進行實現。第四個優勢就是工作量大，RFID是非接觸式的識別技術，可以輕易地穿透物質來進行數據信息的交換傳遞，而且數據的承載量巨大，可以很好地解決物品資料傳送量的需求。第五個優勢就是RFID可以重復性的使用，它在讀取識別時不受物品形狀和體積的限制。在RFID技術與文件管理系統的結合中，管理人員對存儲信息的采集、管理和跟蹤中不需要投入大量的時間和精力。在設備工作前僅需要將RFID標簽讀取信息即可在計算機系統出現待管理的信息，這樣可以縮減以往文件管理的流程，并可促使管理工作效率的提高，最終在RFID技術的支持下文件系統可以實現動態化管理。
3.2智能文件管理的系統
3.2.1智能文件管理的功能
首先，基于RFID技術的智能文件管理系統具有自動化的存儲功能。在RFID標簽與文件一對一的鏈接后，物聯網技術就可以對文件進行登記、存儲信息、自動跟蹤、快速調閱、盤點統計、防止銷毀等，這樣智能文件管理系統的功能就得以完善建立，因此，以下將對智能文件管理系統的功能做出一一的闡述：第一，管理人員可以在每一個需要管理的文件上粘貼RFID的標簽，然后用設備掃描標簽就可以獲取該文件的信息，再將標簽和管理系統進行信息的傳送綁定，計算機的管理系統就可以自動地查閱獲取該文件的相關信息。這樣文件就實現了管理的第一步。第二，無線射頻識別技術可以實現文件的自動盤存和定位功能。需要管理的文件在具備讀寫器天線之后就可以實時跟蹤，管理人員可以通過讀寫器進行逐一地掃描確認，使得文件管理實時在線。第三個系統功能是智能化追蹤和安全管理。文件進入管理單位時會經過出入口的系統，該系統會對文件資料的進出進行自動的跟蹤和報警，對于允許出入的文件該系統不會發出警報。一旦出現受限制的文件出去單位時，智能系統會發出警報通知，這時管理人員可以快速地做出反應，對文件進行通行記錄登記，以便之后的盤查和上報。第四個智能功能體現在流程管理和盤點統計方面。粘貼RFID標簽的文件可以利用技術進行嚴格的管理控制，文件的入庫登記、借閱歸還等流程在物聯網技術支持下可以確保文件狀態的自動化登記及更新。管理人員還可以通過計算機后臺的信息系統，實時對文件進行盤點統計工作。
3.2.2智能文件管理系統的工作原理
根據智能文件管理系統的功能而言，管理系統的工作流程是由計算機數據系統、文件信息采集管理、門禁管理系統等重要的硬件系統構成。首先是計算機數據管理系統，該系統鏈接著粘貼RFID標簽的文件，只要設備掃描了標簽即可將文件信息上傳至計算機的數據系統，這樣可以對需要管理的文件信息進行遠程的管理和跟蹤調控，使資料文件得到科學高效的安全管理。第二大硬件系統是文件管理單元，這部分是對文件進行RFID標簽的粘貼，文件管理單元上具備多個標簽無線射識別的讀寫器，一旦裝置啟動后將對整個文件柜上RFID標簽進行掃描識別并讀取信息。最后一大硬件系統是門禁管理系統，這是對文件安全管理的保障。門禁系統中具有RFID監控的模塊安置，這個模塊囊括了RFID讀寫器、RFID天線以及報警器，這樣一來可以保證私自帶出的文件在門禁系統經過時發出警報，管理人員可以及時做出反應和事故的處理。除了智能文件管理系統的硬件系統之外，軟件系統也是確保智能化文件管理運作的核心。其中的軟件管理系統包含著應用管理軟件，它可以實現對文件數據信息的調閱、盤點和統計工作。故此，物聯網技術給智能文件的管理工作帶了改革的廣闊前景，它實現了人與文件之間的智能“對話”，以先進的智能技術改變了文件信息采集、整理、存儲、調閱等全過程。將RFID技術引入文件管理工作中是實現文件管理智能化的關鍵，也是文件管理手段升級的創新表現。從日常的資料管理工作來看，人力投入的成本高、效率低錯誤率高的問題可以在物聯網技術的升級中得以解決。物聯網技術給文件管理帶來便利的同時也存在諸多風險，例如在互聯網共享公開的當代，文件管理過程可能會出現泄密的風險，這也將成為以后智能文件管理系統研究的重要話題。
4結語
無線射頻識別技術是物聯網技術的延伸和發展，它在社會各行業領域都被推廣使用，特別是在文件資料管理領域受到追捧。本文通過對RFID優勢和原理分析的基礎上，對RFID與文件管理系統的結合應用進行闡述。隨著相關技術的成熟發展，以及系統應用的改善，RFID智能文件管理系統一定能有更廣闊的發展前景。
參考文獻
[1]周曉光，王曉華，等．射頻識別（RFID）技術原理與應用實例[M]．北京：人民郵電出版社，2006：15.
[2]崔霄翔.論基于RFID的智能文件管理系統[J].科教文匯（下旬刊），2014（10）：127-128.
作者:梁懿 詹育才 單位:福建億榕信息技術有限公司
