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關鍵詞：文件、種類、鑒定、制度
文件管理是一個公司管理的重要聯系樞紐。不論公司規模大小，都需要有一套完善的文件管理體系，才能更好地為公司業務的發展服務。公司的規章制度、業務往來都離開文件管理。文件管理分許多種類，本文結合作者多年從事文件管理的經驗，主要探討一下文件管理的職責及其重要性。
種類
1．按性質類別分為：行政類〈有關規章制度、事項決策、通知等〉，業務類〈有關業務合同、客戶函件等經營事項〉，人事類〈有關人員招聘、安排、獎懲等〉，技術類〈有關技術標準、發展動態、同行業資料等〉，其它類〈不宜歸入上述各類的〉。一般，公司會分派相關人員對這些文件進行分類管理。
2..按文件內容分為:中文類和英文類。隨著公司的業務范圍不段擴大，已經不單單僅限于國內市場，公司開始邁步走上國際市場的競爭與發展，與國外公司的業務往來與日俱增。英文，作為國際交流的基本語言，發揮著重要作用，英文文件的往來也越來越多。
3. 按存檔類別分為：紙版文件和電子文件。做為傳統的文件管理方法來說，紙版文件的存檔與管理是極其重要的，紙版一般以存留原版文件為原則，通常是指蓋有公司印章的具有效力的文件。紙版文件存檔的優點是留有原版紙版文件，一旦有合同沖突時，更具有說服力。缺點是容量較大，保存麻煩，查閱復雜，需要一頁頁過目。隨著計算機信息技術的飛速發展和普遍應用，電子文件大量涌出，并有取代紙版文件的發展趨勢。為了保護好這些電子文件，維護其完整性、真實性和長期可讀性，使社會記憶得以傳承，國內外眾多的檔案學者對如何管理好電子文件進行了全方位的研究，取得了可惜的研究成果。電子文件的出現，給傳統的檔案管理理念帶來了沖擊和挑戰，這種沖擊和挑戰促使檔案管理理念的革新以及思維方式的轉變。與傳統檔案相比，電子文件具有信息的非人工識讀性、系統的依賴性、信息與載體的易分離性、信息的易更改性等特點，要確保其真實性、完整性和長期可讀性，傳統文檔的管理技術與手段都已無法滿足其需求。這不僅需要對傳統的檔案管理理念進行變革，而且要在管理手段和技術進行全方位的提升，實現電子文件的管理現代化、科學化。
鑒定
隨著辦公自動化的普及，電子文件日益增多，為了能長期保存、利用有價值的電子文件，文件管理者和檔案工作人員不得不正視由于電子文件本身的特殊性及管理手段的變遷給鑒定工作帶來的巨大挑戰。電子文件不同于紙版文件的屬性、特征，決定了電子文件鑒定有別與紙版文件鑒定。
紙版文件鑒定：紙版文件鑒定時間一般都是在文件形成之后。由于電子文件中的“微觀數據”有時候并不是獨立存在的，在動態數據庫中，最新的數據不斷地覆蓋剛剛過時的數據，分散的數據不斷地匯入結論性的數據中。因此，為了保證電子文件的原始性，鑒定工作被提前到文件管理系統的設計階段，鑒定在時間上的變化要求檔案工作者介入文件的管理。
電子文件鑒定：電子文件的鑒定包括文件內容鑒定和技術鑒定。內容鑒定和傳統紙版文件的鑒定基本相似，就是采用“直接鑒定法”，對電子文件的信息內容進行鑒定，確定電子文件的保管期限。技術鑒定是指從技術角度對電子文件的狀況進行全面檢查，技術鑒定主要包括電子文件完整性、真實性、可續性、可讀性、記錄方式、載體情況。電子文件的技術鑒定是一個新內容，包括硬件鑒定和軟件鑒定兩個方面。硬件方面鑒定主要是對電子文件的載體和網絡連接等狀態進行檢測。軟件方面的鑒定包括可讀性鑒定、完整性鑒定、真實有效性鑒定、無病毒性鑒定、介質狀況檢測等。從某種程度上來說，電子文件的技術鑒定要比內容鑒定更為重要。一方面，技術鑒定確保了電子文件的可用性、可讀性。另一方面，電子文件的原始性認證也是通過技術鑒定來實現的。技術鑒定為電子文件的原始性提供的必要的憑證，保障時要自覺主動地想到為年中歸檔做準備。檔案意識不僅僅表現在對檔案工作的了解和重視上，還要懂得檔案管理學等有關知識，熟悉掌握檔案工作業務環節基本技能。只有文件管理人員有較高的檔案意識，文件材料收集才能齊全、完整、系統，為立卷歸檔工作打下堅實的基礎。在文件處理時，要時刻想到檔案工作，實現文書檔案工作一體化。這就要求文件管理人員把好文件材料的質量關，諸如紙張大小、文體、格式要規范、標準，要求文件處理及時、準確，收發文件要及時登記，發現缺少要及時查找。搞好平時歸卷工作，為年中立卷歸檔做好準備。
三．制度
目前，影響電子文件真實性、完整性的另一個重要因素就是電子文件的法律地位還沒有確立。這種狀態下電子文件難以和紙版文件一樣發揮參考和憑證作用，人們認識不到電子文件的價值。大多數單位依賴于紙版檔案，把電子文件作為日常工作的一種輔助工具或紙版文件的副本，不重視電子文件的管理。我們要深化對電子文件真實性和完整性的認識。一方面要借助先進技術和吸取國外有益的經驗，另一方面必須加強電子文件的法律法規建設，明確電子檔案的法律地位，使電子檔案與紙版檔案享受同等的法律地位。在電子文件管理中貫徹執行各項法律制度，對造成電子文件信息失真的單位和個人給以嚴厲的懲罰，并追究相關的法律責任，從立法的角度維護電子文件的真實性、完整性。
總之，文件管理工作是一項集于細心、責任、意識、理念、法規一體的管理工作，說其簡單，卻不乏要求較高的仔細態度和責任意識。但只要文件管理人員增強檔案意識、掌握豐富的檔案、文書知識，就一定能處理好文書與檔案關系，做出成績。
參考文獻：
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一、 電子文件的主要特點
電子文件，是指人們在社會活動中形成的，以計算機、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。電子文件有著較強的特殊性，所以必須要科學地管理好電子文件，必須要了解、熟悉、電子文件的特點。一是電子文件不是直觀的紙質文件，它需要有現代化辦公設備幫助才能夠閱讀和利用；二是電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速處理和傳遞；三是電子文件的利用可以共享，不受時間和距離的影響；四是電子文件的保存條件和環境要求與紙質文件不同，它對環境的溫濕度、防磁性等條件要求很高；五是電子文件的不穩定性高，它依賴計算機系統的穩定性；六是計算機軟、硬件系統更新換代的速度快，要求電子文件存儲兼容及其數據結構轉換能力強；七是電子文件具有可變性，真實可靠性不如紙質文件，隨時面臨被修改、盜竊、丟失、甚至銷毀等危險。
二、 電子文件與傳統檔案的區別
1.電子文件歸檔時間與傳統的紙質文件歸檔時間不同。傳統的紙質文件歸檔時間是在第二年的上半年歸檔，一年歸檔一次。而電子文件可在文件辦理結束后隨時歸檔，或在某一時間周期歸檔。電子文件可由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名、封簽認證。由檔案館接收登記，按照事由的原則、性質，設定訪問級別，以待查找利用。
2.電子文件和紙質文件的歸檔方式不同。傳統檔案是以紙質材料為主，經過長期實踐，總結出一套工作流程及方法、原則和各項規章制度，是文件歸檔整理工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集、立卷、歸檔后，移交到檔案部門。而電子文件則取代了以往的文字材料。但由于電子文件采用的是電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體及鑒別文件、原始憑證等關鍵信息，也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證、辯別復雜而困難。因此，電子文件中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會再出錯誤，確保電子文件的原始性、真實性和準確性。
3.電子文件管理和紙質文件管理方式方法不同。電子文件可以在文件辦理結束后隨時歸檔，或在某一時間周期歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名、封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按照事由原則性質，設定訪問限制級別，以便將來查找利用。電子文件隨時歸檔，一方面避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，結合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免文件的流失和病毒的破壞。電子文件歸檔必須以磁盤或光盤形式移交。依據電子文件的特殊性，電子文件的分類編目等管理方式與紙質文件是不同，可以達到一級管理，檔案部門在接受電子文件的同時，必須給每份文件編制文件號，根據上、下行文之間的關系，并給出相應的分類號和檔案號。在歸檔的同時，進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。在電子文件利用時只須給出文件分類號或主題詞，即可找出相應的文件和相關的文件及附件，提高工作效率。
三、建立電子文件應采取的方法
1.電子文件的收集。電子文件的特殊性決定了電子文件的收集不同于紙質文件，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質文件。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但如果對正式的紙質文件有進行全文信息自動化檢索要求時，或者從保留文件重要過程的信息考慮，則應及時收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，也應及時收集，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系，尤其是對無紙化生成的電子文件，應當有嚴格的措施。必要時，在應收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統發生以外情況時電子文件信息丟失。
2.做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的電子文件進行接受、處置及存儲工作進行業務指導。保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫和不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會作用。
3.解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成時間短，缺乏實際貯存驗證，所以，在電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。
4.健全電子文件管理的檢查審核制度和規范公文制作及控制程序。2001年10月國務院下發的《電子公文傳輸暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內容的紙質文件具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作需要得到強化，就必須建立相應的檢查制度，定期對檢查歸檔文件是否齊全完整，形成的過程手續是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網上傳輸的要求。對形成新的公文檔案要指定一個終端，經終端審核后統一在網上發送，統一格式和結構，便于規范處理和控制。
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2.文件的審批: 質量手冊:由ISO9001小組擬制與修訂，管理者代表審核，總經理批準.程序文件:由部門主管或指定人員擬制與修訂,部門經理審核,管理者代表批準作業文件):由各部門或工程師擬制與修訂,部門主管或總經理審批.
3.文件的發放:公司文件發放分紙質發放和網絡共享兩種. 文件的發放由文控按照核準、確定的執行部門和發放數量填寫《發放回收一覽表》進行發放，應當確保執行部門均能得到有效文件。文件發放前，文控需在所分發的文件上蓋“受控”印章，相關部門接收文件時應做好檢查，其文件頁數完整、字跡是否清晰等. 新增加部門或原先未發放的相關文件或因長期使用導致模糊不清晰、破損或文件丟失，需要補領文件時，需求部門只需直接填寫《文件補發申請單》，由部門主管審核，管理者代表批準后，交文控進行補發.
4.文件的作廢：文件制訂管理單位發現或者根據相關部門提出，現行使用文件不符合公司運作需要時，應當及時廢止。文件廢止后，原文件編碼不得重復使用。對于作廢文件文控應及時回收，并蓋“作廢”印章回收處理，對原件加蓋“作廢”后予以保存。文控以《文件履歷表》詳細記載文件制作、修訂過程.
5. 外來文件的控制: 外來文件如客戶提供的圖面、規格或測試資料等由市場部確認并轉化成內部文件后按一定規律自行管理。外來的標準、規定均應經文件使用部門評審后，文控控制中心下發使用。外來文件需由所使用部門或管理部門至少一年一次，對其評估其有效性.
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111 項目文件管理的概念項目是一種臨時性 ( Temporary) 創造(Create) 一項唯一的 (Unique) 產品和服務的任務。
項目的這種臨時性、創造性、唯一性決定了完全意義上的項目文件管理的復雜性、艱巨性和嚴肅性。為了實現對項目文件的有效管理和控制 ， 保持工作成果及過程的可追溯性 ，防止信息資源丟失、損失 ， 便于有關信息、成果的有效再利用 ， 必須加強項目文件管理。
112 工程項目文件管理軟件的運用現狀目前在我國 ， 項目電子文件管理的方式和手段的運用并不容樂觀 ， 因為項目具有周期緊張、資源有限、信息量大等特點 ， 甚至有的項目是現場作業 ， 所以很多企業在項目中根本就沒有采用文件管理軟件 ， 電子文件的保管沒有形成完整的體系。
有人統計 ， 在此類企業項目實施中 ， 主要項目管理人員文件查找消耗的時間超過了其工作時間的 30 %。
也有部分經營狀況良好的大中型企業花費大量的人力、物力建立了項目電子文檔管理系統、項目文檔數據庫 ， 實現項目全過程的信息管理和共享 ， 實現工作流的控制和管理 ， 實現文檔的版本控制、分發、共享瀏覽 ， 數據恢復管理、紅線圈閱、權限管理、文檔的狀態跟蹤、文檔管理與控制等 ， 但總體上看真正運行正常的微乎其微。
2 需求分析
工程項目文件管理的服務對象實際存在三個層次: 公司、項目、個人。對項目級的電子文件管理而言 ， 因需要保留過程文件 ， 文件量十分龐大 ， 一個工期 1～2 年、投資幾億人民幣的總包項目 ， 其文件存儲就可能要超過 10G。
對公司級的文件管理 ， 因公司項目可能達到一年幾十個上百個 ， 而公司服務器的存儲空間有限 ， 所以不可能把項目的所有過程文件保存上去 ， 一般只會保存最終版文件 ， 這不能完全滿足項目過程控制的要求。至于個人的文件管理 ， 公司的文件管理系統就更加不能應付了。
這樣便產生了公司、項目、個人三個層次需求的不一致 ， 公司級的文件管理系統更多的是一個事后的檔案管理系統 ， 而很難成為一個實時的項目文件管理系統。因此 ， 一個獨立于公司文件管理系統之外的項目文件管理軟件就存在現實的必要性。
3 開發方案選擇
項目周期緊張、資源有限、甚至現場作業的特點決定了項目文件管理軟件的安裝配置、運行維護、操作使用必須十分簡單 ， 因為一般項目是沒有專職的 IT 工程師的 ， 而由項目秘書負責建立“項目管理文件清單”及文件登錄、歸類、保存。
雖然文件管理系統要求是一個以網絡和大型數據庫為支撐、以資料檔案的規范管理和有效利用為核心、以提高資料檔案管理水平和利用價值為主線的檔案和資源管理信息化平臺[1 ]。
但根據我國目前項目建設與管理的實際 ， 現階段大多數情況下 ， 項目文件管理并不宜完全依賴于網絡 (雖然是將來的發展方向) ，以文件系統 ( Filesystem 指貯存在計算機上的文件和目錄) 和Access等小型數據庫為基礎仍是一個不錯的選擇 ， 在實踐中能起到事半功倍的效果。
4 軟件開發思路
411 數據庫設計
項目文件管理是一個系統的過程 ， 包括文件處理、文件報批、文件借閱、文件保管與保存、文件發放與控制、文件作廢與銷毀等過程。
項目實施過程中 ， 往往有來自組織內部和外部的大量的文件產生 ， 這些文件又和相關的事件相聯系。因此 ， 項目文件管理必須反映組織、事件、相關文件等內容。數據庫設計時 ，與文件直接相關的表可考慮建立以下三個 (見表 1) :
WBS表: 用于反映組織、事件的分類。
通過其編碼 ， 可以準確、便捷地對文件進行確認和檢索 ， 可方便地進行電子化或表格 (紙介質) 形式管理。
MATTER 表: 對事件進行描述 ， 主要反映事件日期、事件代碼等內容。如一封信件的接收或發送日期、信件編碼、內容描述等信息。
FIL E表: 必要時 ， 對事件所涉及的文件分別進行登記 ， 如圖紙提交相關方時 ， 登記提交的每個圖紙包名稱或每一張圖紙名稱等內容。
三個表之間采用一對多級聯的關系 ，wbs -id是 WBS 表的主鍵 ，MATTER 表的外鍵 ，WBS 表和 MATTER 表之間級聯刪除和更新;mat ter-id是 MATTER 表的主鍵 ， FIL E 的外鍵 ，MATTER 表和 FIL E表之間級聯刪除和更新。
*1
412 主要程序設計
41211 樹型結構設計
項目實施各方可根據各自的項目管理需求確定其文件管理的分類 ，如可采用四級分類:第一級為收發文單位、 第二級為文件類別、 第三級為專業或部門、 第四級為專業子項。Treeview控件可方便地創建同級節點或下級節點 ，從而實現對事件、 文件的分類管理[2 ]。
樹型結構使用 WBS 表的數據 ，由 Treeview控件來創建 ，parent-id 字段確定了各個 wbs -name 的層次關系(見表 2) 。
*2
41212 Datagrid表格設計為操作 MATTER 表和 FIL E 表 ，可利用Datagrid控件分別建立事件表格和文件表格。
Treeview 上點擊某節點 ，如該節點為最底層節點 ，事件表格中便顯示 MATTER 表中與該節點Wbs -id 對應的數據 ，如該節點不是最底層節點 ，事件表格中便顯示 MATTER 表中與該節點及其下級所有節點 Wbs -id 相對應的數據。
事件表格上點擊某記錄 ，即確定了 MATTER 表中的 Mat ter-id ，文件表格便顯示 FIL E表中等值Mat ter-id所對應的數據。
MATTER 表和 FIL E 表的 AllowAddNew、AllowDelete、 AllowUpdate 屬性設置為 True ，以保證數據編輯工作的正常進行。軟件界面如圖 1 所示 ，其左側為樹型結構 ，顯示事件、 文件的分類 ，右上部為事件表格 ，右下部為文件表格。
41213 對文件系統的操作
文件系統對象 FSO ( File System Object )可通過調用對象本身的屬性直接實現對文件和文件夾的操作 ，FSO 的 Folder 對象的 FolderExist s方 法 可 查 找 一 個 文 件 夾 是 否 存 在 ，CreateFolder方法可創建一個文件夾。 在事件圖 1 軟件運行界面
表格新增記錄時 ，程序目錄下相應自動建立與新增記錄的 wbs -id 同名的文件夾。事件表格雙擊事件 ，本事件對應的文件夾自動打開。
41214 對查詢集的全文搜索
Windows操作系統提供了對某一指定根節點文件夾的全文搜索 ，但在項目文件查詢中使用并不方便 ，因為事先并不知道相關文件在哪些文件夾中 ，在頂層文件夾中查找效率太低 ，指定更具體的位置 ，又可能掛一漏百。對查詢集的全文搜索的方法是:首先通過一定的查詢方法 ，查詢出包含相關內容的所有文件夾的集合 ，事件表格中便顯示事件相關文件存放的位置(事件 Wbs -id 與相應的文件夾同名) ，然后在這些文件夾和子文件夾的所有文件中 ，查找包含一定文字的文件。
41215 文件打包
不同的項目人員對項目資料有不同的需求 ，如需要拷貝某部門在一定時期的全部管理文件 ，使用文件打包功能便可圓滿地解決這個問題。
文件打包主要使用 FSO 的 CopyFolder和CopyFile 方法 ，隨著查詢記錄集從第一條向移動 ，對應事件的文件夾依次被復制到文件包中。如在復制時判斷該文件夾是否已經存在 ，還可實現增量備份的功能。
5 結 語
我們依據本思路開發了一名為 “文管精靈”的項目文件管理軟件 ，并已在一涉外項目中使用了一年 ， 現工程完成將近一半 ， 管理的文件量已達到了1 2 G ，文件數超過2萬個 ，文件夾接近 4 000 個。實踐證明 ， “文管精靈” 簡單直觀 ，操作方便 ，同其它文件管理方式相比提高了管理效率 ，不僅能服務于項目級的文件管理 ，還可用于個人資料的管理。此開發和運用模式既結合了當前國內軟件運用的水平 ，使普通使用者輕松上手 ，又服務于生產實際 ，使項目文件管理規范、 項目文件保存完整。
參考文獻
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與傳統紙媒介作為載體的信息傳播方式相比，富士施樂新推出的“雙富”定位是辦公應用軟件。對行業沒有具體的限制，客戶涉及制造業、金融業、醫療、物流、保險等。今后他們也會針對不同的行業提供個性化的服務。富士施樂提供的是現代化的文件管理服務，對用戶來說沒有特別的限制，只要客戶有文件管理的需求，可以是一個部門或一個中小型的企業。
這種文件管理方案利用紙張文件和電子文件的優勢，可節約客戶成本。紙張文件保存占用空間非常大，紙張文件電子化后，紙張需求和空間需求都會降低。面對大量的信息，找到所需要的信息對企業和個人來說都是一件很繁瑣的事情。
“雙富”可以管理各類文件。PPT文件也是一樣，只需要用鼠標將文件拖拽到DocuWorks桌面上就可以了。DocuWorks有一元化管理功能，將不同類型文件整合在一起。
在轉化PPT到DocuWorks中，動畫演示信息也不會丟失。轉化后文件的一些小技巧是不能用的。解決辦法，就是將PPT轉化為DocuWorks時，有多種選擇，可以選擇附帶原始文件的模式，原文件存在，那么演示的時候還可以使用。同時，DocuWorks本身還提供了一些演示功能，可以根據聽眾的需求將文件部分擴大以吸引注意力，演示時也可在桌面上編輯文件內容。
對于醫院的CT圖片等信息容量比較大的文件，在DocuWork看是沒有問題的。因為DocuWork是按照A4紙張大小轉化文件的，因此對于大容量、圖像清晰度高的圖片等，轉化后畫質的質量會降低。針對該情況，首先可以選擇附帶原始信息的功能。其次可將圖像進行壓縮處理后再傳送，盡管質量會有降低但仍然具有參考價值。
“雙富”的一個特點就是對文件進行統一的一元化管理。比如在報告中需要word文檔進行描述，需要excel表格分析數據，甚至需要一些手寫憑證等，“雙富”可將這些不同的格式文件快速整理成需要的格式。
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電子文件管理的頂層設計是一種自上而下的設計。從涉及范圍而言，是以國家層面為起點，統領地區、行業、機構層面的電子文件管理，構建涵蓋全國范圍的電子文件管理網絡體系；從實現路徑而言，是以總體框架為起點，指導、帶動具體對策問題的研究和實施，構建全方位的電子文件管理實施方略。因此，從總體上說，頂層設計是一種戰略設計，旨在確定國家電子文件管理的發展方向、基本格局和推進步驟；頂層設計又是一種全面設計，涵蓋管理層、空間、流程、功能等諸多方面，可以提供國家電子文件管理的基本指針和發展藍圖。
一、國際借鑒
從世界范圍看，信息化整體水平比較高的國家大都重視電子文件管理工作，自20世紀90年代中期以來，不少國家開始對本國的電子文件管理進行自頂向下的戰略設計與全面規劃，實現電子文件管理從機構層面到國家層面的重大轉變，進入以頂層設計帶動總體規劃，以國家戰略帶動全面發展的新階段。
電子文件國家戰略的確定沒有固定模式，各國依據自身的管理傳統、信息化戰略、文檔管理實踐選擇適合自己的道路。如英國以搭建政策框架為先導，明確電子文件管理規范體系，強調目標管理和績效評估，為國家電子政府建設和數字檔案的在線利用服務。美國以技術研發為驅動，以ERA（電子文件檔案館）項目為龍頭，致力于研究電子文件長期保存的軟件系統，通過建立滿足文件功能需求的文件管理系統來實現電子文件的集中保管。澳大利亞則以檔案館的聯合行動為主要線索，建立與推廣電子文件形成和管理的統一標準體系。這些國家都經歷了一個從自發研究、分散探索到國家規劃、集中控制的發展歷程。雖然采取的路徑不同，但在戰略視角上具有如下共性特征：
1、高度重視電子文件管理，將其納入信息化整體戰略之中，作為信息時代政府治理與政府責任的重要內容。如英國將電子文件管理納入負責國家信息化工作的“電子特使”（e-Envoy）的職責范圍，制定并了《電子政務環境下電子文件管理的政策框架》；新加坡政府要求把電子文件管理作為電子政務建設的有機組成部分；美國將電子文件管理列入首批二十四個電子政府行動計劃；澳大利亞則將電子文件管理作為政府績效檢查與審計的內容與依據等。
2、以國家檔案館為中心，形成電子文件管理和服務的網絡體系。作為永久保管政府文件的專門機構，檔案館在電子文件管理鏈條上具有十分重要的作用。電子文件的保管模式從最初的集中式（哥倫比亞模式）和分散式（匹茲堡模式）之爭，逐步向集中管理模式靠攏。目前，集中管理具有永久保存價值的電子文件成為越來越多國家的共識和實踐，很多國家檔案館在集中管理政府各部門電子文件和協調全國電子文件管理系統的互聯互通方面發揮了核心和樞紐作用。比較典型的例子如美國NARA的ERA系統，該項目在經過6年之久的基礎研究階段后開始了耗資3億美元、為期6年的系統研發階段，旨在使NARA捕獲并保存聯邦政府各部門產生的各種類型、格式的電子文件，為政府部門及公眾提供便捷、有效的利用服務。ERA采用開放架構設計，軟件系統將下發給各州使用，對各州政府電子文件的管理將產生全面的示范效應。英國、澳大利亞、加拿大、西班牙、新加坡、丹麥等國國家檔案館也已經或決定接收政府部門產生的電子文件。
3、聯合攻關，大力開展基礎研究。各國的電子文件管理規劃都是在相關理論和策略研究的基礎上展開的，基礎理論、標準研究以及國際合作項目為各國電子文件戰略提供了豐富的營養。其中文件連續體和電子文件全生命周期理論為電子文件管理活動從機構層面向國家層面、從分散管理模式向集中管理模式、從環節式分離管理向無縫式流程管理的轉變提供了堅實的理論基礎。英國、美國、澳大利亞的電子文件管理戰略都基于ISO15489《信息與文獻―文件管理》、ISO14721《開放檔案信息系統參考模型》（Open Archives Information System，OAIS）等國際標準而制定。此外，類似InterPARES的國際合作項目在研究專業技術問題的同時，也致力于為國家層面電子文件管理的戰略、政策和標準提供參照框架。
二、驅動因素
隨著我國信息化的不斷深入，電子文件的數量急劇膨脹、種類不斷增加，很多地區探索電子文件管理的有效方法，一些地區如安徽、江蘇等地已經開始建設基于電子政務專網的電子文件中心，在地方層面開始了由分散管理到集中管理模式的轉變。國家檔案局在電子文件管理的宏觀引導，如制定相關標準，支持專項探索，開展示范推廣等方面已取得了一定的進展。但是從總體上看，各地區、各機關電子文件管理工作仍然具有強烈的自發性和分散性特征。國家層面整體設計、統一規劃、戰略部署與方法指導的缺失，導致我國電子文件管理整體水平提升緩慢，對電子政務的支撐力不足，檔案館實施集中管理障礙重重，信息孤島現象逐步加劇，電子文件的真實、完整與國家控制力面臨大量風險?；谝延械膶嵺`基礎和發展需要，國家層面電子文件管理的頂層設計已是不容拖延，呼之欲出。
與傳統文件、檔案管理相比較，電子文件管理對于頂層設計要求凸顯的主要原因在于電子文件資源的控制和共享需要更加系統、全面、周密、有力、關聯的手段和全方位的保障措施，否則，由電子文件構成的社會記憶的真實性、可靠性、完整性以及國家對于電子文件資源的控制力將面臨極大的挑戰和風險。
1、電子文件管理具有更強的環境依賴，政策、法規、體制、制度、標準等對于各級政府、機關、企業及公眾認識電子文件的價值和長久保管的責任，將電子文件管理納入信息化格局之中，具有重要的導向和規范作用。頂層設計有利于構建一個協調合理的宏觀環境，展現國家電子文件管理的戰略意圖，保障國家對電子文件資源的控制能力，在電子文件管理戰略和實施路徑上獲得最大范圍的共識和約定。
2、電子文件管理具有更強的系統依賴和路徑依賴，文件管理系統性能和管理流程的優劣直接決定電子文件的存在質量和管理水平。頂層設計可以從電子文件管理的終極目標和全程管理要求出發，提供完備的系統功能需求規范，優化的系統實現方式，合理的管理流程模版，統一的技術政策以及專業的技術指導，將系統依賴的風險降到最低。
3、電子文件各管理要素之間具有更密切的聯系，構成復雜的多向網狀關聯。例如，電子文件全程管理功能需求是末端需求（滿足終極目標）向前端需求（滿足階段性目標）的層層疊加，從而使前端管理措施對于全程管理水平具有相當程度的決定意義。而前端管理者（文件生成部門）往往主要關注階段性目標的實現，如文件運行順暢、機關內部方便查詢等，對文件管理終極目標――證據價值維護和長久保存的意識并不清晰強烈。頂層設計可以統籌全局和全程，形成對于前端管理的有效約束，在電子文件生成、運行、保管和利用的全過程中筑起嚴密的安全防線，全面滿足確保電子文件證據價值和永久保存的各種要求。
4、電子文件管理節點之間的互聯互通具有更高的技術要求，低端分散管理（如文件信息在記錄、表示、關聯上的不一致，缺乏數據交換格式等）是催生信息孤島的溫床，是導致國家控制力低下、信息共享障礙的直接原因。頂層設計可以通盤應對，上下貫聯，左右兼顧，從源頭抓起，從規范起步，形成良好的聯動機制，為不同范圍電子文件的集中控制和信息共享提供良好的基礎條件。
5、電子文件管理系統研發的科技含量更高，成本更高，難度更大，各自為戰的低起點重復研發受目標定位、專業水平、資金、技術等多方面的制約，很難產出功能完備、技術先進的管理系統，還會造成各級國家財政和社會投入的巨大浪費。頂層設計可以發揮我國集中管理體制的優勢，從滿足國家控制和信息共享，保障憑證價值和方便利用等要求出發，整合力量進行基礎性、應用性、前瞻性研究，在政策框架、規范體系、技術解決方案等方面合作攻關，集中智力資源、資金和技術力量，完成具有全國意義或示范意義的系統研發。
三、內容框架
電子文件管理頂層設計是一個全方位、立體式的戰略設計，具有多方面的屬性特征，本文分別從管理層次、流程、空間、功能等角度來描述其內容框架。
1、基于管理層次。從管理層次角度看，頂層設計的內容框架包括宏觀、中觀和微觀三個層次。其中宏觀層是政策層，旨在建立與國家信息化進程相適應的，納入各級組織信息化體系的，跨越地區和系統的，覆蓋文件生命全程的電子文件管理視角、責任和基本條件，包括國家電子文件管理的目標定位、管理方針、管理體制、總體規劃和法律框架等；中觀層是制度層，旨在建立符合和推動國家戰略實施的相互配套、科學嚴謹的，能夠貫徹執行的管理制度體系，包括管理制度、管理程序、技術標準體系等。微觀層是管理系統和數據資源層，旨在建立具有完備功能和可延展的，安全可靠、性能價格比高、互聯互通的電子文件管理系統，以及資源豐富、具有可交換性的數據庫群等。
2、基于管理范圍（空間）。從空間域角度進行頂層設計，需要規劃全國電子文件管理網絡的格局，避免各地區、各行業、各機構各行其道，保障資源共享，實現互聯互通。同時也需要正視我國條塊結合的檔案管理體制，保障不同地區、不同行業、不同業務，甚至不同種類電子文件特殊的管理需求，設計靈活的兼顧共享和個性特征的管理制度、技術標準，避免各類文件一元化的粗放管理模式。
3、基于電子文件管理流程。從流程域角度構建頂層設計內容框架的目的在于從全程著眼，規范電子文件從生成、流轉到保存的技術、方法和規則，將確保電子文件長久真實、完整、可讀、可用的措施貫穿于始終。電子文件管理是全流程各項活動按照一定聯系共同構成的，在頂層設計中加強對捕獲、鑒定、著錄、檢索、利用等主要流程及其聯系的規范控制，有利于引導、深化電子文件流程管理，有利于電子文件管理系統的構建，有利于維護電子文件及其管理活動的完整性。
4、基于功能管理1。從功能域角度進行頂層設計，需要加強在變化管理、配置管理、項目管理、質量控制、基礎研究、風險管理等方面的總體調控和組織。鑒于電子文件管理的復雜性，在總體設計時需要對主要的功能域進行專門研究，儲備相關的技術標準、管理手段和實踐經驗。
四、實施路線
借鑒國外經驗，結合我國信息化建設和電子文件管理的現實狀況，我們建議我國電子文件管理頂層設計本著總體規劃、基礎先行、穩步推進的路線，主要采取以下幾方面的措施（各類措施之間并非基于時間的線性關系）：
1、逐步構建和完善電子文件管理的政策框架和法律框架，為電子文件營造良好的管理環境。2005年4月1日開始實施的《電子簽名法》明確了電子文件生成和保存的基本要求，電子文件的證據價值得到法律意義上的認可。檔案部門應與相關法律部門、行業主管部門合作，不斷推動電子文件法律和政策環境的建設。
2、確立實施頂層設計的組織架構。國家層面的頂層設計，僅依靠檔案行業自身的力量是難以完成的，必須大量引入外部力量，形成一個組織嚴密的多層架構分工實施。其中核心層是具有戰略眼光和統籌能力的領導機構，中間層的是知識結構合理、按照項目管理方式運作的若干項目組，層由是由大量專家、各類合作伙伴組成的項目評估委員會和顧問咨詢委員會。
3、啟動國家數字檔案館核心計劃。作為國家層面頂層設計的中心項目，“國家數字檔案館計劃” 旨在為中央國家機關電子文件的科學管理和公眾服務提供全套解決方案和系統實現，為地方電子文件管理中心和數字檔案館項目提供示范，從管理體制、制度、技術、方法等方面為全國電子文件管理體系的建設奠定基礎。
4、統籌安排各專項基礎研究和方案設計。由于電子文件管理各要素之間的復雜聯系，各項基礎研究和方案設計活動之間應當保持良好的合作和溝通，保證各研究和開發項目邏輯有序，合理呼應，而不能互相掣肘。應按照頂層設計的內容框架，擬定基本的研究指南和進度安排，通過招投標、委托、尋求合作、項目或課題申報等方式開展各項基礎研究和方案設計。
電子文件管理的頂層設計是我們不可逃避的一張時代考卷，統籌全局的戰略眼光，勇于探索的創新精神，務實有效的項目管理、扎實嚴謹的基礎研究、開放包容的合作態度會幫助我們提交合格的答案。
注釋及參考文獻：
①露西婭娜?杜蘭蒂，肯尼斯?迪波多《InterPARES國際研究項目》，山西檔案 2001（3）
②美國ERA項目的Virtual workspace就是按照流程環節劃分的。
③參考美國ERA項目的functional area。
④馮惠玲、趙國俊等，電子文件管理國家戰略芻議，檔案學通訊，[0]2006(3)
⑤劉越男，我國電子文件管理國家戰略的制定與實施迫在眉睫，中國檔案報 2007.3.1
⑥ nationalarchives.gov.uk
whitehouse.gov/omb/inforeg/egovstrategy.pdf
省略
nationalarchives.gov.uk/
naa.gov.au/
