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施工單位工程檔案管理辦法范文1
前端控制是建設項目檔案質量控制的首要環節
建設項目檔案主要由項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件三大部分組成，要確保上述文件的完整性和正確性，必須加強前端控制，也就是從各類項目文件形成的源頭進行控制，梳理歸檔流程、加強協同管理、超前培訓指導等均為控制源頭的有效措施。
1.梳理歸檔流程，確保建設單位內部歸檔環節暢通
項目文件是建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。項目文件的歸檔工作涉及的部門或單位多而且廣，既有建設單位內部有關項目投資、設計、工程、設備采購等管理部門以及生產運營部門，又有外部參加項目建設的設計、施工、監理等單位；既有國內設計、設備制造單位提交的技術資料，又有引進設備、合作制造廠商提供的設備資料。而追溯源頭，梳理流程，明確責任，超前控制，則是保證建設項目檔案質量之根本。因此，建設單位檔案管理部門首當其沖的任務應是根據國家、地方有關建設項目檔案管理辦法，結合本單位實際，逐項理順建設單位內部項目文件的歸檔渠道、制定管理制度、固化業務流程、明確管理職責，確保各類項目文件歸檔環節暢通。其中，對外部參建單位的歸檔責任必須落實到與其簽訂合同的建設單位內部相關職能部門，由相關職能部門在簽訂合同時提出資料交付和項目文件歸檔要求，并跟蹤、考核。
寶鋼《建設項目技術資料管理辦法》和《建設項目檔案管理辦法》就是兩個從源頭控制建設項目檔案質量的公司管理制度，該制度明確了項目文件的歸檔范圍、管理流程以及歸檔責任，為確保建設項目檔案的完整性奠定了基礎。
2.加強協同管理，確保外部參建單位資料交付受控
寶鋼建設項目管理體系由投資管理、設計管理、工程管理、設備采購、檔案管理、財務管理、審計管理、安全管理、環保管理、消防管理以及生產運營等眾多部門組成。作為體系成員之一的檔案管理部門，對內有關建設項目檔案管理方面的要求可以通過公司管理制度來制約，而對外（如設計、施工、監理等參建單位和國內外設備供應商等）有關建設項目檔案管理方面的要求則需要通過體系成員的協同管理、納入合同來制約。
寶鋼《建設項目技術資料管理辦法》中明確要求相關職能部門在簽訂設計、設備等合同時須將檔案管理部門擬定的公司專業管理標準《國外合同技術資料交付要求》、《國內工廠設計技術資料交付要求》、《國內設備技術資料交付要求》和《技術資料電子文件提供要求》等納入相應的合同或協議之中，若在合同簽訂過程中對資料交付要求（尤其是電子文件交付要求）不理解的，可邀請檔案管理部門參與技術資料交付要求的對外談判，以確保技術資料（包括電子文件）的交付質量。同時，明確相關職能部門負有對合同執行情況的監控責任，檔案管理部門參與監控、協同管理，使外部單位的資料交付處于受控狀態，建設項目檔案的質量也就有了一定的保障。
3.超前培訓指導，提高項目文件歸檔人員質量意識
建設項目檔案的主要組成部分是竣工文件，而竣工文件的完整性和準確性對日后技術改造和設備維護有著舉足輕重的作用，而竣工文件的主要編制單位是施工單位。因此，寶鋼檔案管理部門始終將對施工單位的超前培訓指導視作控制源頭的其中一項重要工作來抓。在每一個重大項目建設初期即開展對所有參建單位竣工文件編制的大規模培訓指導工作，將竣工文件的編制規范、審核及歸檔流程等印刷成小冊子分發到施工、監理單位，并制作成PPT材料，以講座的形式進行全面的培訓和講解，使竣工文件的編制和審核人員不僅能正確理解建設單位對竣工文件編制、審核和歸檔的具體要求，而且能認識到從竣工文件形成的源頭進行文件積累和質量控制的必要性。歸檔人員質量意識的提高為建設項目檔案完整性和準確性的提高打下了基礎。
可見，建設項目檔案質量控制必須從源頭著手，加強前端控制，強化協同管理，超前培訓指導，方能達到事半功倍的效果。
過程控制是建設項目檔案質量控制的重要環節
1.資料檔案一體化管理為過程監控創造了條件
大部分企業建設項目的資料管理與檔案管理分屬兩個機構，資料管理包括國內外各類技術資料的接收、翻譯、復制、分發等建設階段的管理工作，一般隸屬于建設系統；而檔案管理則是對歸檔的項目文件進行分類、整理、編目、保管、統計和提供利用等，一般隸屬于生產系統。寶鋼自20世紀九十年代起將履行資料管理職能的寶鋼指揮部工程資料處和履行檔案管理的寶鋼總廠檔案處合二為一，實行集資料與檔案管理于一身的一體化管理模式。這一模式可以說是將檔案管理的職能向前延伸到資料管理，檔案管理部門在對項目所有技術資料接收、分發的同時，留存一套作為日后核對竣工圖完整性的依據，項目建設過程中設計圖紙發生多少變更、升過多少版次，檔案管理部門均記錄在案。同時，檔案管理部門定期參加公司領導主持的設計、工程等例會，一方面能及時掌握設計、施工等動態信息，根據建設進度、節點，把好資料形成、編制、歸檔等各道工序質量關；另一方面，也將過程管理中的有關問題提請各職能部門協同解決。資料檔案的一體化管理模式為實施過程監控創造了條件，檔案的完整性得到了保障，使以往竣工文件交多少收多少的被動局面得以很大的改觀。
2.竣工文件編制過程的檢查為檔案內在質量消除隱患
寶鋼檔案管理部門設立專門小組負責對竣工文件的編制單位進行培訓指導，對編制質量進行過程檢查，對歸檔文件進行審核簽證。其中，對竣工文件編制質量的過程檢查起到了承上啟下的作用，既是對前期培訓指導工作的拾遺補缺，也是為后期竣工文件歸檔質量提前把關、消除隱患。過程檢查的形式可以是多種多樣的，檔案管理人員可直接對口施工單位編制人員進行質量檢查和答疑；也可對口施工單位項目部，對某一個單項的竣工文件編制質量進行檢查，隨后將該單項作為樣板在該項目部推廣；此外，檔案管理部門還可同工程管理部門一起進行每季度一次的協同檢查，作為工程質量大檢查的內容之一，納入季度考核。過程檢查中發現的問題也是多種多樣的，除與檔案有關的復印件、漏簽字以及卷內文件排列原則等常見問題外，還有與工程管理有關的表式問題、各類變更文件的完整性、準確性以及閉環問題等。通過過程檢查，將這些問題消除在萌芽狀態，盡量將歸檔審核時發現問題再費時費力地整改現象降到最低程度，為項目按時竣工驗收贏得時間，同時也把好建設項目檔案內在質量這一關。
2007年，寶鋼建設管理系統一期工程全面投入運行，也為檔案資料的過程控制提供了便利。建設項目的立項審批、設計管理、工程管理、設備采購、資料交付、竣工驗收計劃、節點等信息全部通過系統流轉，檔案管理部門作為其用戶，可以及時地從中獲取眾多信息為檔案資料過程控制所用，并跟蹤管理。如：單位工程、設備設施的劃分等信息，為檔案組卷提供了依據；立項審批、設計、設備采購合同等信息為完整地收集前期文件提供了便利。該系統二期工程將開發與檔案管理系統的接口，屆時將實現內部管理性文件的電子歸檔，進一步提高管理效能。
3.以終版圖編制竣工圖不失為過程控制的又一創舉
寶鋼從“十五”規劃項目開始提出了采用設計終版圖編制竣工圖的設想并積極付諸實踐。設計終版圖編制竣工圖是指設計單位在項目實物交接后一定期限內，將所有施工過程中發生的設計變更進行匯總后出設計終版圖，其目的在于毫無遺漏地將設計變更反映在最終的一張設計圖紙上，施工單位在此基礎上編制竣工圖，將大大減少對施工圖的修改工作量，同時也大大提高竣工圖的內在質量。這一創舉的推出光靠檔案管理部門的努力是萬萬不夠的，必須有設計、工程等管理部門的大力支持，共同研究實施方案，最后聯合發文、合力推進才得以有效實施。
近兩年，寶鋼在實踐的基礎上又將這一舉措進行了完善，即以升版圖的形式提供設計圖紙，最后一版升版圖即為設計終版圖。這一舉措的推出，主要目的在于縮短編制設計終版圖的時間，將實物交接后最終編制終版圖改為過程編制升版圖，每出一次設計變更即升一次圖紙版次。同時，在升版的圖紙上標注歷次修改記錄，并在修改處標上云線。
這一改革創新之舉為竣工圖質量的過程控制提供了又一條路徑，設計變更通知單、圖紙上標注的歷次修改記錄和云線等均為過程控制檔案質量的依據。此外，要求設計單位最終提供一套電子版的設計終版圖，為檔案資料的數字化提供了很大便利，檔案管理部門只需將電子文件信息和圖像導入檔案信息管理系統，就能為用戶提供實時利用，無須再對紙質圖紙經掃描后再提供利用，在節省人力、物力的同時，更重要的是提高了圖像的清晰度和檔案的內在質量。
后期控制是建設項目檔案質量控制的必要環節
1.歸檔審核簽證給予了檔案管理部門一票否決權
對施工單位實行交工驗收簽證是寶鋼建設項目管理流程中一個必不可少的環節。施工單位必須在實物交接后的規定時間內將編制的施工文件和竣工圖提交監理審核，并提交生產運營單位復核，然后向檔案管理部門歸檔，經檔案管理部門檢查合格后按單位工程辦理交工驗收證書。該交工驗收證書上必須有施工、監理、生產運營單位、檔案管理部門、工程管理部門等簽字、蓋章。施工單位在辦理完所有單位工程的交工驗收證書后該建設項目方能進行財務決算，也就是說檔案管理部門具有影響建設項目財務結算的一票否決權。
這一票賦予了檔案管理部門的權力，同時也給予了檔案管理部門更重的責任。在把這一質量關時，檔案管理部門注重的是竣工文件的完整性和準確性，從起初僅僅是對有關檔案管理范疇內的內容進行檢查，到目前已深入到對施工文件中的變更文件、打樁記錄與竣工圖的核對等，遠遠超出了檔案管理部門的職責，但當一些漏網問題在這一關卡被截住時，其必要性也同時得到了各方面的認同，有人稱檔案管理人員是監理的監理。檔案管理人員在實踐中提高了自身的業務能力，同時也把好了建設項目檔案質量后期控制的第一關。
2.檔案自檢工作進一步強化了各參建單位的責任
建設項目檔案自檢是建設項目檔案專項驗收的前奏曲，這一關的責任主要落在監理單位和建設單位各職能管理部門身上，由建設單位與監理單位共同組織建設項目檔案自檢工作。監理單位負責對竣工文件完整性、準確性的檢查，施工單位配合檢查；建設單位各職能管理部門負責對項目前期文件、竣工驗收文件的完整性、準確性以及整個項目系統性的檢查，設計單位等配合檢查，由此將檔案自檢工作的責任落實到位。
建設項目檔案自檢工作的形式與檔案專項驗收基本相同，只是角色的不同。在檔案專項驗收中接受檢查的單位或部門的有關人員，在檔案自檢工作中均是檢查組成員。這些成員集多年參與檔案專項驗收的經驗，對國家有關檔案管理和驗收的要求具有一定的認知度，為此，在檔案自檢工作中均能較好地發揮作用。檔案自檢工作要求，對發現的問題必須舉一反三，全面整改，若在檔案專項驗收中再次發現類似問題，則對檢查組成員單位進行考核。由于分工明確、條理清晰，建設單位各職能部門和監理單位共同把好了建設項目檔案質量后期控制的第二關。
3.檔案專項驗收給予了檔案工作在項目管理中的一席地位
寶鋼建設項目按投資額分為A類項目和B類項目，除由國家、地方檔案行政部門或有關部委檔案管理部門組織的檔案專項驗收項目外，其他A類項目均由公司檔案管理部門組織檔案專項驗收，B類項目則由各單位檔案管理部門自行組織檔案專項驗收。
施工單位工程檔案管理辦法范文2
關鍵詞：高速公路養護工程，工程檔案，檔案管理
Abstract: highway maintenance engineering archives and many kinds of big number and high value, need long-term preservation, the project file is later expressway management, daily maintenance of the important basis. So to do the following: 1. Do maintenance repair engineering special, the file management; 2. Make daily maintain project file management of work; 3. Do maintenance engineering archives management work; 4. Use modern technology to maintenance of file management.
Keywords: highway maintenance engineering, engineering archives, management
中圖分類號：X734文獻標識碼：A文章編號：
浙江上(上虞)三(三門)高速公路為G15w常臺高速的一部分，縱貫浙江省中東部,全長142公里,是連接紹興、臺州二市的大動脈。為確保高速公路的高質量運行，養護部門每年都要投入多個專項、大修工程對高速公路進行維修保養工作，因而養護專項工程檔案也就顯得尤為重要。加強養護工程檔案的科學管理，可以更好地為高速公路養護和管理服務。
以浙江上三高速公路新天管理處為例，每年要會有多個專項、大修工程，養護工程檔案數量大、種類多、價值高，需要長期保存，這些工程檔案是以后高速公路管理、日常維修的重要依據。養護檔案管理人員應根據養護工程檔案的特點，直接參與養護工程建設過程的監督和指導工作，確保養護工程檔案完整、準確、系統歸檔，做好養護工程檔案的保管工作。本文就高速公路養護工程檔案管理提出方法。
1.做好養護專項、大修工程的檔案管理工作
1.1加強業務知識的培訓是確保養護工程檔案質量的有利措施。
參與養護專項、大修工程建設管理人員和監理單位的人員來自四面八方，對工程檔案的重要性認識及其業務水平參差不齊，為了加強對施工、監理各階段檔案工作的有序管理，保證歸檔資料的完整、準確、系統，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和開發利用工作，養護部門在工程項目開始階段就必須加強檔案意識的宣傳和檔案業務知識的培訓，用規范化、標準化來嚴格要求養護工程檔案資料。
1.2制定詳細的符合實際情況的養護工程檔案管理辦法，明確標準和要求
根據浙江省交通廳下發的相關文件，結合GB/T50328―2001《建設工程文件歸檔整理規范》及有關標準的要求，制定適合本單位工程檔案的可操作性編制辦法。一是細化養護管理部門、監理單位、施工單位的資料整理范圍。二是細化組卷要求，應遵循文件材料的自然形成規律和項目檔案的成套性、連續性、系統性的原則，科學分類。三是明確案卷組成部分、格式和具體要求，便于施工單位、監理單位檔案管理人員操作。
1.3對養護專項大修工程進行監督和指導。
養護管理部門的檔案管理人員有針對性地對施工單位、監理單位進行監督，對施工中檔案存在的問題進行業務指導。例如：要求工程文件原件歸檔；工程文件的內容必須真實、準確，與工程實際相符合；工程文件應采用耐久性強的書寫材料，不得使用易褪色的書寫材料；工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔；竣工圖應完整、準確、清晰、規范、修改到位，與施工圖設計、設計變更、材料變更、施工及質檢記錄相符合，做到文、圖、物相符等。從而提高了養護工程檔案報送的質量，以及成套性和完整性。
1.4做好養護大修、專項工程資料收集整理工作。
養護管理部門對養護大修、專項工程從計劃立項、審批到工程驗收結束的有關資料進行收集、整理。檔案管理人員對專項大修工程的業主資料按照有關規定進行分類、編碼、立卷、裝訂、歸檔。案卷應由案卷封面和卷脊、案卷卷皮、借閱守則、卷內文件目錄、卷內文件及備考表組成。
1.5認真、細致做好養護工程檔案驗收和整理工作。
養護部門檔案管理人員在進行專項、大修工程檔案驗收時，應重點驗收以下內容：工程檔案齊全、系統、完整；工程檔案真實、準確地反映工程建設活動和工程實際狀況；工程檔案已整理立卷，立卷符合有關規范的規定；竣工圖繪制方法、圖式及規格等符合專業技術要求，蓋有竣工圖章；要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續完備；文件材質、幅面、書寫等符合要求。保證養護工程檔案達到規范化、標準化。養護檔案管理人員對本年度的專項大修工程按照工程名稱進行系統整理，并編寫科技檔案歸檔目錄，方便日后查閱。
2.做好日常維修保養工程檔案的管理工作
2.1小修保養工程檔案管理。
雖然小修保養工程檔案管理上級沒有明確的規范要求，但和專項、大修工程檔案管理同等重要。在日常工作中加強對日常巡查、路基、路面、沿線設施、橋梁、隧道、邊坡等結構物檢查、小修工程管理等資料的收集、整理。歸檔文件材料必須書寫工整，字跡、線條清晰耐久，表格統一規范，（文字、表格用A4紙）禁止使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水等不能長久保存的書寫工具書寫。
2.2具體管理方法。每年養護檔案管理人員對處理完畢的文件材料，及時收集歸類，集中統一保管，對所形成的科技文件材料，收集齊全，核對準確，加以系統整理，組成保管單位。案卷應由案卷封面和卷脊、案卷卷皮、借閱守則、卷內文件目錄、卷內文件及備考表組成，案卷封面和卷脊打印后粘貼在對應位置。對日常巡查、路基、路面、沿線設施、橋梁隧道檢查、路面檢測等資料每年年底編寫文件頁碼，與借閱守則、卷內文件目錄、備考表一起用三孔一線方法裝訂，裝訂完畢再粘貼案卷卷皮。對安全管理、各種管理辦法、養護發文、上級來文等資料可以不裝訂。編寫本年度檔案案卷目錄，方便查閱。
3.做好養護工程檔案保管的管理工作
養護工程檔案是科技檔案，需要長久保存。養護工程檔案的保管工作，就是在集中統一管理原則指導下科學地維護養護工程檔案的完整與安全，采取有效的保護技術和管理方法，最大限度地延長養護工程檔案壽命的工作。只有做好養護工程檔案的保管工作，才能使集中起來的養護工程檔案的完整和安全得到可靠的保證，才能滿足各方面利用的需要，因而要切實做好養護工程檔案的保管工作。
4.利用現代化技術做好養護工程的檔案管理工作
4.1利用軟件高效管理。
隨著計算機技術突飛猛進，出現了許多工程檔案管理軟件。這些工程軟件，安裝方便，操作簡單，實用性很強，可以很好的運用到養護工程檔案管理中，使養護工程檔案整理更快捷，更完善。
4.2利用網絡共享。
通過公司局域網實現養護資料共享，為整個工作展開提供可靠、詳實、系統的養護資料，從而提高各人員、各部門的工作效率，縮短檢索時間，節約管理資金。
5.結語
養護檔案管理人員只有具備良好的業務素質，認真學習檔案法律法規及相關專業知識，不斷提高檔案技術水平和管理能力，才能更好的為高速公路建設和發展服務。
參考文獻
1、高等級公路竣工文件立卷歸檔編制范本.張廣，辛國樹.人民交通出版社：2005年11月
施工單位工程檔案管理辦法范文3
主題詞： 公路工程 檔案探索 實踐
中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：
隨著江蘇省大規模國省干線公路改造的啟動，公路建設中的檔案逐步形成，由于江蘇省干線公路改造在江蘇交通建設史上的創造性特點，對檔案管理工作提出了許多新要求，并帶來了新問題。作為行業管理部門，工程檔案管理具有重要意義，也肩負重大責任。必須根據干線公路改造建設的新模式，在檔案管理工作中進行了探索與實踐。
一、干線公路建設及其檔案管理
1、南通市干線公路改造建設的基本概況
隨著從首輪的“網化工程”大規模國、省干線公路改造建設，到“十一五”的干線公路快速化改造，南通先后多1000多公里的公路進行了改造。僅在“十一五”期間，先后對總建設里程808公里、總投資214.7億元的11條線路、20個建設項目進行了改造和建設，完成投資100億元，建成通車390公里。構建了國省干線公路“五橫五縱一環”的骨架網絡，實現了干線公路市－縣、縣－縣一級公路網，打造了市－縣1小時交通圈的目標。
2、干線公路建設檔案管理的地位
經驗告訴我們：重建設、輕檔案，這是失職的表現。如此大規模的干線公路網改造所形成的工程檔案資料，記錄著工程立項、組織、施工、管理的全過程，是干線公路建設實施過程中形成的具有保存價值的歷史資料，是工程竣工驗收、確定質量等次、今后公路養護管理和技術改造的重要依據。因此，檔案管理非常重要，是工程建設實施過程中的一項重要工作，是在有效地保護國家財產、維護路產路權的重要工作，是對路網今后的發展負責、對人民負責、對歷史負責的重要工作。
二、干線公路建設檔案管理的特點
l、涉及面廣
干線公路建設的順利實施過程中，明確了市（縣）人民政府為建設責任主體，交通主管部門代表政府組織實施，公路管理機構承擔行業監督管理職責的建設模式，這種工程管理模式讓檔案管理工作變得涉及部門多、歸口難度大、統一標準困難：同時列入省交通廳改造計劃的11條線路分布在全市六縣一區，涉及十余個工程指揮部、幾十家施工單位、十幾個監理機構、設計單位等近百家責任單位。六縣一區的組織管理實施的形式還不完全相同。
2、建設時間長
一般建設工程項目從立項設計到竣工交驗都要經歷 2至3年甚至更長的時間，因此，原始資料的收集和管理環節是工程檔案工作中的重點和難點。工可、立項、設計、招投標和征地等前期工作中形成的大量文件材料是綜合文件的重要組成部分，是公路工程合法性的見證，而這些資料在具體施工過程中又要被頻繁調閱，如不及時收集整理歸檔，長年累月必然會造成部分第一手資料的散失。工程的建設過程更有試驗、質檢、復檢、評定等各項資料，從開始到結束的資料紛繁復雜、千頭萬緒。
因此，在干線公路的改造過程中，檔案工作的點多、面廣、量大，情況復雜。
三、干線公路建設檔案管理中采取的措施
1、建立制度
南通市公路處在檔案部門、交通主管部門的大力支持和指導下，根據《中華人民共和國檔案法》、《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》以及交通部《公路工程竣工文件立卷歸檔管理辦法》，結合干線公路改造的具體情況，制定了《南通市干線公路網化工程檔案資料管理辦法》和《南通市公路工程檔案管理和移交接收辦法》，充分運用法律的、行政的、經濟的手段進行調控，大力加強檔案管理工作的力度，使檔案資料的收集、整理、編制工作和對該項工作的督促管理有切實可行的依據，并實現制度化管理目標。
2、明確責任
為做好干線公路建設檔案的管理工作，南通市公路處主動與相關部門和單位進行協商，在取得支持并達成共識的基礎上，明確了業主、監管、試驗、質監、行管等各方在檔案管理工作中的責任。按照“誰主管誰負責，誰經辦誰編制”的原則，以制度化的形式確立了南通市交通局、檔案局、公路處負責對全市干線公路建設檔案工作的檢查、督促、指導、驗收，縣(市)交通局、檔案局負責對轄區干線公路建設檔案工作的督查、指導并參與驗收的管理機制；工程指揮部負責編制綜合文件，審核、接收、匯總設計單位、施工單位、監理組織編制的設計、施工與監理文件，設計單位負責編制設計文件，施工單位負責編制施工文件、施工圖表，監理組織負責編制監理文件的檔案收集整理體系。在此基礎上，我們要求各責任單位要明確分管領導，安排專人負責，并明確了各責任單位在編制過程中的相互提供所需資料的義務。由于職責明確，標準清晰，在主管部門的盡力協調查下，逐步形成了一套科學、完善的檔案管理體系。
7、加強培訓
檔案工作的順利開展，人是起決定性作用的關鍵要素。因此，我們在抓干線公路建設檔案工作的過程中，也將抓好人員素質的提高作為一個重點。做公路工程檔案不僅要有檔案專業知識，還要有公路工程專業知識，還能將公路工程專業和檔案專業的有機聯系。而在工程建設過程中，往往多數人員是工程技術人員，對工程業務知識很熟，可對檔案方面的知識知之甚少，我們則加強對他們的檔案業務培訓。組織學習檔案的專業基本知識和《檔案法》，使他們對檔案工作及其重要性和做好工程檔案編制工作的意義有了一定的認識；同時，詳細學習了南通市公路工程檔案管理辦法，對工程檔案資料的收集內容、編制方法、格式要求、裝訂順序等有了直觀、具體的了解，對編制工作有直接的指導作用。另一方面，組織檔案專業人員的工程知識培訓，請有關工程技術人員對公路工程的組織方法和建設等一些基本知識進行講解，使檔案人員對工程建設每個階段、環節所形成資料的情況和特點做到心中有數。通過兩方面的培訓，使從事干線公路建設檔案資料管理、編制的全體人員都具有了一定的工程建設知識和檔案業務水平，同時充分利用工程監理人員，對各單位工程的竣工檔案嚴格把關，并進行審查。認真審查期文字材料是否準確、齊全，排列是否規范，特別是檢查隱蔽工程施工記錄及驗收記錄的真實性、準確性，檢查竣工圖是否圖物相符，保證了工程檔案的成套性、完整性和真實性。
4、同步管理
為實現建檔工作與工程建設同步進行。南通市公路處制定了《南通市公路處檔案工作“四同步”管理辦法》，明確了相關部門和單位在同步管理中的工作程序和職責?！八耐健笔侵福河身椖抗芾聿块T在下達計劃任務的同時提出文件材料的歸檔要求；工程管理部門在檢查工程質量、進度的同時，對資料收集的即時性進行檢查，做到進度和資料同步，對前期工程資料不完整、不準確的不予計量，并限期完善；養護管理部門負責施工檔案形成全過程的業務指導工作并參與督促檢查，以保證工程檔案的完整性、系統性、規范性。
5、抓住重點
一套完整、準確、規范的竣工資料，必須以真實、齊全的原始資料為基礎。為加強對原始資料的收集和保管，南通市公路處制定了《南通市干線公路網化工程檔案資料管理辦法》，對原始資料實行分類收集與管理，明確了包括設計文件、招標文件、施工準備文件、計量支付文件、報驗文件、質量評定文件、其他文件等7個方面18大類近200項資料的詳細內容，逐項落實資料的收集整理，加強責任人間的銜接聯動，做好定期移交工作，并對資料管理提出詳細的要求。同時，針對工程前期工作特點和資料的形成情況，編列了包括各線路、路段的設計委托書、項目報建表、開工報告等27種前期工作文件資料的收集情況統計表，使資料收集情況一目了然。
6、嚴格驗收
針對工程檔案編制的特點，確定了分層審查，檢查與抽查相結合的檔案審查辦法。首先，由編制單位對所編制檔案的編制體系、內容的完整性、格式的規范化進行自審，并提交所編制檔案的簡要介紹和情況說明；然后，由縣(市)交通局、檔案局進行復審，重點審查各部分資料內容的劃分是否準確、保管期限的確定是否合理；最后，由南通市交通局、公路處本著“抓住重點、兼顧一般”的原則進行抽審。層層把關，層層負責，對竣工文件不符合要求者，不予辦理項目竣工驗收申報手續，市公路處不予接收管養。
施工單位工程檔案管理辦法范文4
關鍵詞：企業大型項目工程的檔案管理是企業建設的歷史記錄。
Abstract: Handan Iron and Steel "leading international and domestic first-class" for the purpose, "green Handan Iron and Steel, elite Handan Iron and Steel" as the goal, to create the Handan Iron and Steel international brand, and constantly development technical improvement, increase product variety and improve product quality.
Keywords: enterprise large project file management is enterprise construction history.
中圖分類號：C93文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2013）
企業大型項目工程的檔案管理是企業建設的歷史記錄，也是企業大項目投產后運行、維修、管理、改擴建和技改等工作的重要依據，近幾年邯鋼以“國際領先、國內一流”為宗旨、“綠色邯鋼、精銳邯鋼”為目標，努力打造邯鋼國際品牌，不斷的發展技改，增加產品品種和提高產品質量。
制定大型項目檔案的歸檔制度。大型項目檔案歸檔不及時不僅影響了重點項目工程的形象，而且對大型工程項目投產運行后，維修、管理、技改擴建等工作，根據以前大工程檔案的工作實踐得出的經驗，造成重點工程檔案歸檔不及時的原因是大多數參建單位的領導、工程技術人員和管理人員把主要精力放在抓工程進度和工程質量上，對工程檔案不重視，檔管整理不到位，檔案資料整理工作不落實，把檔案工作看成是可做可不做的工作，一推再推，直到涉及經濟利益時才動手做檔案整理工作，所以造成大型項目檔案歸檔難。由于大型項目工程參建單位多，如果沒有強制的手段管理各參建單位的檔案歸檔工作，大型工程檔案的歸檔工作無疑會出現很多復雜的問題，而且扯皮現象時有發生，最后必將影響大型項目檔案的歸檔時間和檔案質量。所以河北鋼鐵邯鋼公司為例：以制定大項目〈邯鋼公司檔案歸檔移交制度〉、為紅頭文件告知各個施工單位，如何進行檔案歸檔和移交檔案的程序，對參建單位的檔案工作要求，歸檔時間歸檔質量，違約的處罰等，使施工單位領導真正從思想上重視大型項目檔案歸檔工作，實施〈邯鋼公司檔案歸檔案移交制度〉后，施工單位對檔案歸檔重視了，移交及時了，完整率、準確率、歸檔率、合格率達到了國家要求。
大型項目工程的設備開箱隨機資料也是檔案的重點工作，大型工程設備開箱資料是指設備的出廠證，合格證，質保書，安裝圖，使用說明書、保修卡等資料。大型工程設備開箱隨機資料的保管對以后的設備維修、維護、以及質檢是重要的參考依據，也是長期以來一直是歸檔管理工作難題，現在邯鋼大型項目設備隨機資料都是建設單位技術人員或者是檔案管理人員保存。較以前規范化，以前施工單位可以接這些資料，新項目籌建組也可以接這些資料，技術人員也可以接設備資料，不規范，無制度、管理混亂是造成設備開箱資料歸檔不完整，現在明確設備開箱責任人方面，要求供應公司在設備開箱時通知技術人員，由技術人員簽字后，兩天內交到檔案員手里進行歸檔，并對不將開箱資料及時歸檔或將開箱資料據為已有者采取了嚴格的處罰制度，設備動力科每兩個月對大型項目設備隨機資料清單進行核對，對沒有移交到檔案員手里隨機資料，或檔案員沒有及時歸檔，都要考核每月獎金的話30%，這樣保證了隨機資料的完整性，施工單位或籌建組使用隨機資料時一律使用復印件，這樣使大型項目設備資料原件安全性提高了，保存了原件的完整性。
提高重點工程檔案的監控力度，重點工程檔案是整個重點工程建設的原始記錄，其重要性是不言而喻的，只有施工單位向建設單位移交了完整、準確、合格的竣工檔案，大型項目工程建設工作才能算完成，為提高大型項目工程檔案的質量，我們強化了大型項目檔案的監控力度，制定《大項目工程檔案審驗報告制度》規定所有大項目工程檔案先送基建技改部審驗，重點檢查檔案的數量是不是有出現漏歸檔的現象，技術參數是否準確，，所有內容檢查合格開具“大型項目工程項目審驗合格證”，連同工程檔案交綜合檔案室進行預驗收，重點檢查文字材料的整理質量，竣工圖的編制質量是否真實可靠“圖物一致”，合格率是否達到國家規定，避免出現發現工程檔案不合格時，施工單位早已撤走無人整改的被動局面。綜合檔案室預驗收合格后再開具“大型項目工程檔案移交清單”交檔案館正式驗收，沒有檔案館出具“大型項目工程檔案移清單”，這樣環環相扣，層層把關，有效保證了重點工程檔案的合格率，準確率，案卷質量有了明顯的提高，達到了國家規定的要求。
發揮監理單位在大型項目程檔案審核檢查中的作用，國家建設部在2001年5月了《關于加強工程檔案管理工作的通知》其中第二條明確規定了監理單位在工程檔案管理中的職責，“監理單位要協助建設單位監督檢查各施工單位工程文件的形成，積累和立卷歸檔?！痹趯嶋H工程檔案管理工作中由于檔案部門工作人員一是沒有親自參與工程施工建設，二是檔案工作人員并非工程技術專業人員，對于施工過程中的一些具體事項和環節不可能做到像監理那樣了解，因此對大型項目工程檔案質量把關有限，而監理人員因為熟悉了解工程的每一個環節，每一道工序，掌握每一處質量隱患和每一起質量事故產生的原因，發現過程和處理結果，因此我們要求監理單位對施工單位提交的工程檔案資料進行蓋章時要認真、負責地審核、檢查，如果發現檔案質量有問題要及時退回施工單位整改，直至工程檔案質量符合歸檔要求才給予蓋章，這對提高大型項目工程檔案質量，確保大型項目檔案在工程竣工后及時移交，有著重要的作用。為使監理能夠真正重視對施工單位提交的大型項目工程檔案進行認真、負責地審核檢查、使施工單位移交的大型項目工程檔案符合國家檔案管理規定的要求，我們與參建單位簽訂《邯鋼大項目檔案歸檔責任書》中明確規定，“監理單位應確保施工單位向檔案部門移交的竣工檔案完整、準確、系統、齊全、合格，若出現移交檔案不合格現象，邯鋼檔案館有權通知財務部門按照工程款的1%―10%對施工單位進行處罰，由此使施工單位在大型項目檔案收集、審核檢查中真正重視起檔案來，確保了大型項目工程檔案的質量和檔案的及時移交。
實施大型項目工程檔案專項檢查工作制。大型項目工程的特點是任務重，工作量大，建設周期長，參建單位多，作業線長（包括調研、論證、決策、試生產、竣工、立項勘測、設計、施工、調試、試生產、竣工，驗收等）文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等檔案數量多，任何一個參建單位、一個部門、一個工程技術人員或管理人員，在某一個環節，某一項具體工作、某一個工作時段沒有做好重點工程檔案的形成、積累、整理工作，都有可能給大型項目工程檔案管理工作帶來困難，甚至造成損失。為使施工和監理單位能在工程竣工驗收后的3個月內向綜合檔案室移交完整、準確、合格的竣工檔案資料，我們對大型項目工程檔案的歸檔工作實施工程檔案專項檢查工作制，一是指定一位檔案員負責工程檔案的檢查、指導工作、每月檢查一次，及時跟蹤施工單位工程檔案的收集、整理工作。二是檔案部門定期參加工程監理例會，一方面了解整個工程進展的情況，另一方面向參加會議的有關單位匯報工程檔案專項檢查中出現的問題，通過實施大型項目檔案專項檢查工作制后，施工單位的領導、工程技術人員開始重視工程檔案的歸檔，一方面主動向我們通報檔案收集、整理工作中出現的問題。另一方面自身也重視歸檔檔案的質量，主要體現在邯鋼歸檔的原件率達到100%。對專項檢查中發現的問題能夠及時整改，通過實施大型項目工程檔案專項檢查工作制進一步提高竣工圖的編制質量和文字材料的整理質量。
施工單位工程檔案管理辦法范文5
關鍵詞：工程檔案；及時收集；及時校對；及時整理
中圖分類號：U655.11 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）12-0122-03
筆者在廣東省樂昌峽攔河壩工程中，從事施工檔案工作。在實際工作中，筆者深深體會到，在工程施工階段，做好施工檔案資料的收集、校對與整理工作，非常重要。現將一些心得體會總結如下。
1 工程簡介
樂昌峽水利樞紐位于廣東省樂昌市大源鎮，在北江支流武水樂昌峽河段。樞紐工程由進場道路、攔河壩、地下廠房、樞紐管理區、庫區道路等工程所組成，該工程以防洪為主，兼顧發電，正常蓄水位為154.5m，校核洪水位為163.0m，總庫容為3.4億m3，防洪庫容為2.1億m3。電站裝機3臺，裝機容量為132.0MW。工程等別為Ⅱ等大（2）型，其主要建筑物攔河壩級別為2級。
樂昌峽攔河壩為碾壓混凝土重力壩，壩頂長度256m，壩頂高程164.2m，最大壩高84.2m。河床中央布置5孔溢流壩，溢流壩每孔凈寬12m，閘墩寬度為3m，溢洪道堰頂高程為134.8m。根據項目劃分，攔河壩是一個單位工程，分為3個標段、共有16個分部工程，其中12個土建分部工程由廣東水電二局股份有限公司負責施工。該工程的主體部分已經施工完成，并蓄水發電，目前合同驗收工作正在進行中。
攔河壩土建工程一套竣工資料有177卷，其中：
（1）工程開工申請、施工設備進場報驗、施工組織設計、施工方案、施工計劃、工作聯系（報告）單等綜合資料為13卷；
（2）原材料與施工過程中的檢驗檢測資料55卷；
（3）測量資料2卷；
（4）基礎工程施工記錄43卷；
（5）隱蔽工程驗收簽證1卷；
（6）單元工程施工質量評定表46卷；
（7）各分部工程、階段驗收、單位工程、合同工程的驗收申請、施工質量評定表、施工管理工作報告與相應的工程質量簽定書等2卷；
（8）設計修改通知單、設計修改與竣工圖對照一覽表1卷；
（9）竣工圖紙10卷（盒）；
（10）圖像資料1卷；
（11）施工日記3卷。
從上述工程實例中可看出，在工程施工檔案中，基礎工程施工記錄、單元工程質量評定表、各種檢驗檢測報告是三大塊，約占資料總量的70～80%；其它資料占20～30%。抓好基礎工程施工記錄、單元工程質量評定表、各種檢驗檢測報告的收集、校對與整理工作，是施工單位資料員的主要任務。
2 檔案工作的主要依據
工程施工檔案工作的主要依據有（但不限于）如下各項：
（1）設計圖紙（文件）以及設計修改通知單。
（2）施工合同。本工程合同規定施工單位要向業主移交2套竣工資料，其中1套必須為原件，另1套（如原材料的出廠證明）確實無原件的可以用復印件。
（3）《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822――2008）。內容包括案卷組織、文件排列方式、案卷目錄、案卷裝訂、文件盒的規格等具體要求，是檔案工作的主要依據，要熟讀熟記、并切實執行。
（4）《技術制圖、復制圖的折疊方法》（GB/T 10609.3――2009）。
（5）《歸檔文件整理規則》（DA/T22――2000）。
（6）《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28――2002）。內容包括文件收集、竣工文件的編制要求、竣工圖的編制規定與更改方法、文件的整理與歸檔要求、文件移交等具體要求，對易褪色材料形成的文件要求同時附上一份復印件。附錄A中規定了竣工文件的收集范圍（大致上也是竣工文件的排列順序），是建設工程檔案工作的主要依據，要熟x熟記、并切實執行。
（7）《水利工程建設項目檔案管理規定 》（水辦[2005]480號）。包括檔案管理、歸檔與移交、檔案驗收等具體要求，文件強調了檔案工作的重要性，規定工程竣工驗收時，檔案要同步驗收；還有水利工程竣工圖的編制與更改方法，檔案驗收的部門、工作流程，自檢報告的主要內容等等。是水利工程檔案工作的主要依據，要熟讀熟記、并切實執行。
（8）《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發[2006]2號）。
（9）轉發《檔案驗收辦法》的通知（粵檔發[2006]32號、內有評分表）。
（10）《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》（水辦[2008]366號、有評分表）。
（11）《水利水電工程施工質量評定表填表說明與示例》。單元評定表是工程施工檔案的重要組成部分，約占工程施工檔案的四分之一，在工程施工、驗收過程中必須確實按照規范要求認真、如實地填寫表格，并簽署完備。工程完工后監理人員往往會調動工作，遺留問題在檔案整理時很難處理。
（12）業主頒發的檔案管理規定、附件、實施細則，以及業主、監理召開的歷次檔案工作會議的紀要、檔案檢查與整改意見。樂昌峽工程施工期間，水利部、省水利廳、省檔案局、流域管理局、工程管理處、省質量監督站以及監理等相關部門單位，先后多次到工地檢查指導，上級部門和相關單位的指導意見非常重要，對做好檔案工作提供了極大的幫助。實際工作中如出現上級部門或有關專家意見不一時，要及時用《工作聯系（報告）單》的形式將相關問題向監理匯報，以便相關部門統一意見，免得工作被動。
（13）施工單位內部的一體化管理要求和相關的檔案工作規定。隨著國家與地方對檔案工作的重視，施工單位內部對施工檔案的收集范圍也會有所變化，為保險起見，項目部在收集工程施工檔案時，應預備一套完整的資料供本單位檔案室挑選，注意要原件。
3 項目部檔案工作組織
廣東水電二局股份有限公司樂昌峽攔河壩項目經理部，由項目經理、副經理、項目總工、副總工等負責人所組成。項目部下設行政辦公室、質量技術部、設備物資部、財務經濟部、安全生產部等業務部門，以及基礎、土石方、混凝土等專業施工隊（分公司）。
項目部由項目總工、質量技術部長以及各專職、兼職資料員組成檔案工作小組，協調本工程的檔案工作。質量技術部下設資料室，配備2名專職資料員負責具體的檔案事務。資料室在工地配備有辦公室1間，專用庫房1間，掃描儀2臺，打印機2臺，復印機2臺，鐵皮文件柜10個，塑料文件箱30個，先后購置文件盒約800個。充分的辦公條件為做好檔案工作提供了很好的條件，本工程的施工檔案基本上做到了及時收集、及時整理、資料齊全、排列有序的工作要求。遺憾的是各專、兼職資料員在施工過程中因個人工作變動等因素更換較多，使資料的收集、整理工作受到相當影響。
4 施工階段檔案資料的收集、校對與整理
工程施工的檔案資料，是在工程施工過程中逐步積累形成的。工作要點是及時收集、及時校對、及時整理，做到資料齊全、排列有序。
工程檔案中很多細節問題，在工程施工階段及時發現的話，很好處理；若在工程完工后、資料匯編整理時再發現問題，由于原來的經辦人員工作變動等原因，處理起來就很麻煩。對此，施工單位的資料員僅僅坐在資料室里是做不好檔案工作的，必須經常深入生產車間、倉庫、施工現場，具體了解原材料、人員、設備的進場情況，以及施工現場的進度、質量、施工方法等情況，才能更好地做好檔案工作。
4.1 及時收集
檔案資料必須緊隨工程施工進度及時收集。根據資料來源，檔案資料可分成“內部生成”和“來自外部”兩大類。
內部生成的資料主要是由施工單位編寫、記錄、填報，然后報送監理、業主審批的資料，包括開工申請、施工組織設計、施工計劃、施工方案，人員、設備、原材料的進場報驗單，測量資料報驗單，隱蔽工程驗收記錄，單元工程質量評定表，各種施工記錄等。資料員要跟生產技術、材料供應等部門保持密切聯系，提醒有關部門根據工程進度和原材料的進場情況及時申報相關資料，經監理、業主等相關部門批復后要及時收集歸檔，避免資料散失。
來自外部的資料主要是原材料的出廠合格證、出廠檢驗報告，委托第三方檢測單位進行檢驗、檢測的各種檢測成果。外來資料很重要，一旦缺失很難補回，資料員必須高度重視。原材料的出廠合格證和出廠檢驗報告，通常是在原材料進場驗收時同步收集；個別材料如水泥的出廠檢驗報告通常要滯后28天廠家才能提供的，對此則要掛牌記錄，到期后要及時催收。委托第三方檢測單位進行檢驗、檢測的，在檢測檢驗工作完成后要及時向檢測單位催收各種檢測成果。
檔案資料及時收集后，還要及時校對。主要校對的內容有：
（1）資料頁數是否齊全，每頁資料的內容是否完整，相關人員的簽名是否齊備，有無蓋章，某些帶有有效期的證章是否過期。
（2）原材料的出廠檢驗報告與進場檢測報告的表格中，通常列有相應的質量標準，要將各項檢測數據與相應的質量標準進行比對，看各項檢驗、檢測結果是否合格。
（3）一份完整的原材料進場報驗資料，是由原材料進場報驗單、出廠合格證、出廠檢驗報告與材料進場后的檢測報告所組成的，相關資料收集后要注意校對它們之間的材料名稱、規格、批號、生產單位是否一致，檢驗結果是否合格，各種日期是否真實、合理。合理的日期順序應該是先生產、后檢驗，材料進場后再檢測、報驗，然后業主（或監理）審批。
比較特殊的是水泥，水泥進場后取樣檢測，如果3天強度合格就可以使用，但要等28天強度的檢測結果出來以后才能正式報驗，這在資料上就形成了原材料先使用、后檢測的假象，解決方式是在資料上補充一張《水泥3天強度申報表》，手續就完備了。
（4）基礎（隱蔽）工程的施工記錄，很多是施工現場填報的原始記錄，資料員收到資料后主要檢查表格內容是否填報齊全、字跡是否清晰、監理及施工單位相關人員的簽名是否完備，有資質要求的簽名人員是否擁有相關證書、具備相應資質，業主（或監理）有保留意見、返工意見或處理要求的，還要將相應的處理過程的施工記錄及再驗收記錄歸攏到一起，以便形成一個完整的施工記錄。
（5）單元（或工序）工程施工質量評定表，最好在報送前先由資料員校對一遍，主要校對工程部位是否準確，檢查數據與現場情況、質量標準是否相符，檢查頻率是否合理，文字表達是否準確，某些容易誤解的項目、填表人是否理解正確，各工序之間的檢查時間是否真實、準確。電腦拷貝的表格，還要注意填報的內容中是否遺留有其它單元的數據。
（6）單元（或工序）工程施工質量評定表經監理審核簽署后，要及時領回，注意校對監理的評定意見是否符合規范，簽名是否齊全；對一式多份的資料，還要注意校對監理的簽名及簽署日期是否一致。
4.3 及r整理
施工過程中收集積累的工程檔案在校對完畢后，要根據竣工資料的組卷要求，及時進行分類整理，通常要每月整理一次，整理方式如下。
（1）《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》規定，工程檔案按照單位工程進行組卷。當一個單位工程分成幾個合同標段進行施工時，應請示業主單位，能否按照合同范圍獨立組卷。
（2）工程開工后，應請有經驗的資料員，對本工程中各類資料的數量作出初步估計，并制訂本工程的檔案分類計劃。每卷資料的厚度以1～2cm為宜，約100～200頁。
小型工程的檔案資料為1～10卷，按照綜合資料、檢測資料、施工記錄、單元評定、完工驗收、竣工圖紙、施工日記的順序排列即可。中型工程的資料有10～50卷，大型工程的資料有50～300卷，更大型的工程資料更多，相應地檔案分類也要細化。通常：
綜合資料可分為開工申請、施工組織設計、施工計劃、施工方案、設備進場報驗、人員進場報驗、工作聯系（報告）等分別組卷，卷內資料按照時間順序排列即可；
原材料檢驗資料可按水泥、鋼筋、砂、碎石等材料類別分別組卷，卷內資料按照時間順序排列；施工過程的檢測資料可按基礎工程、混凝土工程等專業分類，混凝土的檢測資料還可進一步按照不同的檢測內容（如抗壓、抗滲等）、不同標號分別組卷，卷內資料可按工程部位順序排列，也可按照時間順序排列；
單元工程施工質量評定表可按分部工程分別組卷，卷內資料宜按工程部位順序排列；
基礎（隱蔽）工程施工記錄可按固結灌漿、帷幕灌漿、接觸灌漿等類別分別組卷，卷內資料宜按工程部位順序排列。
（3）在施工過程中，不同資料要分別存放。剛收到、未校對的資料可放在辦公室。已校對、未作組卷整理的資料應分類存放到文件柜中。已組卷完成的資料，應編制目錄，裝入檔案盒內、并封存到文件箱（柜）中。
（4）以樂昌峽工程為例，竣工資料需要一式三份，其中業主需要2份，施工單位應備查1份。資料整理時，3份資料要同時整理、同時組卷、如有整改則要同時整改，以保證3份資料完全一致。
4.4 其它討論
《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》規定，工程檔案按照單位工程進行組卷。對于工期較長、規模較大的工程來說，工程完工后，檔案資料匯編、整改時間很長，難于及時進行竣工驗收。如果允許工期較長、規模較大的工程，其檔案資料按照分部工程進行組卷，并在分部工程驗收的同時進行該分部工程的資料預驗收，則工程檔案可以及時匯編、及時整改。
施工單位工程檔案管理辦法范文6
公路工程檔案是公路建設從立項、招投標、勘察設計、施工到交付使用、竣工驗收全過程的真實記錄，具有專業性強、連接性強、現實性強之特點。是日常養護、管理、擴建、改建的重要依據，而檔案質量的優劣將對檔案自身價值和產生的經濟、社會效益起決定性作用。同時反映了各參建單位的質量管理水平和質量意識，因此，確保檔案質量迫在眉睫，至關重要。
1.檔案質量
檔案質量包括檔案內在質量和外在質量。從整體上來說要符合《科學技術檔案案卷構成一般要求》（GB/T11822―2000）。
1.1 內在質量
工程建設指揮機構、設計、監理、施工單位各自職責范圍內形成的不同載體的文件材料必須真實、原始、準確。主要包括文件格式、工程用表、書寫內容、介質及書寫材料、簽署規范統一，其文字和數據準確、真實，符合公路工程有關標準規范、頁面整潔清晰，布局合理。特別是竣工圖，要嚴格按國家《關于編制基本建設工程竣工圖的幾項暫行規定》進行編制，充分反映竣工后的實際概。
1.2 檔案的外在質量
文件材料按其形成的自然規律分類科學，組卷合理，整理規范，保持其卷內文件材料的有機聯系，案卷題名擬定簡明扼要，一目了然，案卷裝訂美觀，檔案編目及排列條理分明、整齊有序，便于查找利用。
2.檔案質量與工程建設
2.1 工程檔案是工程質量控制的載體和憑證
公路工程建設由立項、可行性論證、勘察設計、施工、監理、工程驗收這個過程，所進行的每個階段、每個環節和步驟，都有它的質量標準，建設過程和活動周期中都要形成一些不同載體的真實記錄，這些記錄必須依據行政和技術法律法規，按照一定的標準規范經過分析、整理后形成了工程檔案，所以工程檔案是工程建設過程形成的第一手資料，能如實地反映工程內在質量的全部內容，是工程質量控制的載體和憑證。
2.2 工程檔案質量與工程建設質量同等重要
工程實體的質量是工程技術人員精心實施的結果，其外表直觀，容易被人們發現和重視，當某個部位有什么缺陷都能被發覺，而工程檔案的內在質量存在的缺陷就不易被發現，只有在利用檔案信息時才發現與實際情況不一致，才能反映其缺陷問題的所在，給以后工程的再建設造成無法彌補的隱患。由此可見，工程檔案與工程質量之間有著密切的關系，工程檔案是工程質量的重要依據，二者相互依存。工程檔案管理包含于工程質量管理工作之中，工程質量管理包括工程檔案的監督管理。因此，檔案工作是做好工程建設不可缺少的環節，是工程建設重要組成部分，不可任意分割，它只有匯入工程建設中才具有活力。必須視工程檔案質量與工程建設質量同等重要，不可忽視某一方面。
3.影響檔案質量的因素
3.1 檔案管理不規范
主要表現在重建設過程文件的管理，輕工程交工驗收后缺陷責任期文件材料的收集、整理，有的甚至只有工程項目，無檔案資料；重招標中標文件，輕開標會議材料和未中標文件的管理，其實，未中標文件在以后的工作中也有一定的參考價值；人員變動頻繁，文件交接不清或無交接手續；個別合同協議簽署不全，缺少經辦人或日期簽署，有的合同甚至是復印件；普遍存在重文字材料，輕聲像資料，照片反映主次不分明，文字說明編寫不規范；公文格式、工程用表不規范、不統一，文件材料的正文與附件不符。
3.2 文件材料書寫一規范
參建施工單位多，素質參差不齊，對形成的文件材料質量認識有差異，對檔案工作認識也有一定的距離。有些單位自制工程用表，書寫內容不按標準進行，沒有按標準、規范編制竣工圖和竣工說明，變更文件與竣工圖不一致，竣工圖章有代簽現象，竣工圖不能真實反映工程竣工后的實際面貌。
3.3 工程管理不規范
設計單位不受招標文件的約束，在工程管理方面沒有引起足夠重視。多數竣工圖采用復印件，清晰度低，影響竣工圖的編制質量；個別設計變更文件的變更依據不明確；技術交底和圖紙會審既不規范又不全面，有的甚至缺項。
3.4 監理單位對文件材料監理督查力度不夠
監理單位未能履行檔案監理職責，缺乏對文件材料監理督查力度。只注重現場施工監理，輕視施工文件的質量監理，或監理不到位，更缺乏對竣工編制質量的監理，文件簽署不嚴肅，從根本上來說就是對檔案的重視程度不夠，個別監理單位的檔案工作甚至明顯滯后于施工單位。
因此，這些因素的存在對工程項目的審計、擴建、改建將產生不良后果，由于文件材料不齊全、檔案管理不規范，易產生矛盾和社會不穩定因素。
4.保證檔案質量措施
如何控制和保證公路工程檔案質量，通過幾年的工作實踐，認為應從幾個方面著手。
4.1 建章立制，健全體制。
文件材料是檔案的前身，是檔案的直接來源，文件材料的內在質量在檔案中起著重要的基礎作用。公路建設在我國實行招投標和工程監理制，業主（或業主代表）在與各單位簽定合同協議時，除了明確工程質量外，還應將工程檔案質量納入合同管理范圍。必須依據《檔案法》，按照國務院辦公廳《關于加強基礎設施工程建設工程質量管理的通知》的明確要求，結合公路行業特點，建立健全切實可行的強制性規章制度來規范公路工程檔案工作，對文件材料的歸檔范圍、保管期限、相關人員的職責都必須做出明確規定，將規章制度始終貫穿到整個項目建設各個環節，落實到領導責任制中，分工明確。將文件材料的質量管理納入科技人員和工程技術人員的崗位職責，嚴格考核，獎罰分明。檔案質量與經濟掛鉤，不按要求保質保量完成檔案工作的，不予最終計量支付。
業主（或業主代表）要成立以項目總指揮為領導的檔案工作領導小組，負責監督指導整個項目的檔案工作；其它各參建單位要由項目經理（技術負責人）或總工牽頭成立檔案工作領導小組，負責做好本單位本部門文件材料的收集、整理及歸檔工作。任何單位和任何個人，任何重大環節出了問題，都要追究到底，決不姑息。把公路工程檔案工作納入法制化、規范化軌道。
4.2 增強檔案意識，提高素質。
強化檔案質量意識，是保證和控制工程質量的有效途經，是為工程質量終身負責的歷史見證。要保證工程檔案質量，必須提高工程技術人員和檔案人員的質量意識和檔案意識，使有關方面重視工程檔案的價值作用以及在工程建設中所起的重要作用。如果上道工序的檔案資料不準確，那么無法進行下道工序，起不到指導生產的作用，后果不堪設想。因此，要深入學習、大力宣傳和全面貫徹《中華人民共和國檔案法》等法律法規，創造良好的檔案法制環境，增強全方位的檔案意識和質量意識，把人們對公路工程檔案質量和檔案工作的認識統一到檔案工作的法律法規上來。
4.3 從基礎入手
保證檔案的內在質量，關鍵把好文件材料來源，即文件本身的質量關。首先，堅持崗前培訓和中期培訓相結合，在確定參建單位后立即進行崗前培訓，把業務培訓作為各參建單位工程技術人員和檔案人員上崗的必修課。在以后的施工中，視工程進展情況，定期抓好業務培訓。經常不斷地學習《檔案法》、《公路工程文件材料立卷歸檔實施辦法》、聲像檔案和竣工圖編制的管理辦法、暫行規定和公路工程建設有關標準規范等，對不同類型文件的格式、書寫內容及簽署、竣工圖的編制、案卷的編制、移交等做出明確規定，統一標準。
檔案人員除了學習好檔案專業的業務知識外，還要學習工程建設的技術標準、規范。工程技術人員除了掌握本專業的技術外，還要加強檔案管理的法律、法規及專業知識的學習。通過業務培訓和學習，不斷提高業務素質。使他們明確自己的權力和義務，明確檔案質量與工程建設的關系，認識到文件材料的積累、歸檔是他們的職責。
工程技術人員是文件形成的第一責任人，應對每道工序、每個工程部位所形成的文件材料要認真檢查、審核，完善簽字手續。工程技術人員和檔案人員要經常溝通，相互學習、監督，相互配合，共同把好文件材料質量關。
4.4 發揮監理職能作用
根據國家檔案局制定的《國家重大建設項目文件歸檔要求與整理規范》的規定，監理單位除了做好自身的檔案管理外，還要對施工單位形成的文件質量和立卷歸檔工作進行監理，包括施工單位的各單位、分部、分項工程的齊全性，歸檔文件材料的真實性、準確性。
監理人員的工作場所主要在施工現場，全面了解工程進度和質量情況，對施工文件是否齊全、準確等情況是非常清楚的，最有發言權。必須實行全過程監理，隱蔽工程和重點部位跟蹤監理。因此，監理人員在監理工程質量時，若發現工程技術文件缺少失真等現象，立即向施工及有關單位提出，以便及時糾正和補齊，這樣既保證了施工文件材料質量又為做好歸檔工作打下良好基礎，進而保證檔案質量。目前，重點公路工程建設過程中，每一道工序結束，進行下道工序時，監理必須把好施工文件審批質量關，如文件的正件與附件，計量文件、竣工圖的編制等。特別是工程的關鍵部位、隱蔽工程，不能輕信施工單位的自記錄，必須親臨現場監理，防止弄虛作假。
綜上所述，監理人員有責任、有義務對所有歸檔文件材料的內在質量進行審核把關。
4.5 同步檢查
公路工程的文件材料與工程建設的每一個階段、每一個環節、每一道工序同步形成。堅持同步檢查，是要求檔案檢查與工程建設同步進行，才能及及早發現問題，并得到有效解決，確保文件材料在轉化成檔案時符合質量要求。檔案工作領導小組要根據工程建設不同階段，采取定期與不定期相結合，經常深入各參建單位施工（工作）現場，對照標準規范進行業務指導檢查。檢查規章制度的學習和落實情況、文件材料的形成質量、整理、預立卷及檔案資料日常的管理狀況。
檔案檢查可以與工程質量和進度檢查一并進行，也可以進行單獨進行。加強對工程關鍵環節，如隱蔽工程驗收、中間驗收、交、竣工驗收等階段的重點檢查。根據各參建單位人員素質狀況，采取多種檢查方式，各參建單位首先進行自檢，單位之間進行互檢，各駐地監理處都要接受總監代表處的檢查，各監理處對責任單位進行檢查，最后再由項目檔案工作領導小組進行全線攔網式檢查。將檢查結果及時通報給各單位，引以為戒，把問題控制在萌芽之中。堅持抓典型帶全面，互相學習，取長補短，共同提高。
結語
