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高校檔案如何管理范文1
中圖分類號：G647.文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2012）03-0009-01
隨著高校信息化建設的快速發展,以電子文件為主體的電子檔案管理工作日益突顯出來,已成為檔案部門轉變管理模式、謀求創新發展的增長點。目前,高校電子檔案管理的建設仍處于起步階段,涉及建設標準、管理法規、人才培養和裝備、經費保障等各個方面,面臨著許多困難和問題亟需研究解決。實現高校電子檔案管理又快又好地發展,必須找到既符合高校信息化建設、又符合檔案現代化管理的發展路子。著力研究和加強電子檔案管理體系建設,對于解決建設發展中的各種困難和問題、協調推進電子檔案管理的深入發展,具有重要的現實意義。
1.開展高校檔案信息化建設的基本途徑
1.1把檔案信息化納入高校信息化建設的總體目標?！度珖鴻n案信息化建設實施綱要》明確把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程。高校在信息化建設開創初期，即應將檔案信息化納入信息化建設的總體目標，為檔案管理配強專業設備、專業軟件，開展檔案人員的計算機操作培訓，開發帶有檔案管理模塊的辦案信息系統。在信息化工作中，始終把檔案信息化作為信息化建設的重要內容，專題回顧，認真展望，使加強檔案信息化建設的認識深入人心。
1.2完善檔案信息化基礎設施建設規模。高校領導要始終高度重視檔案管理工作，專門建設檔案管理的專用庫房。對整個檔案庫房設計引入先進的檔案管理理念，管理系統采用自動化的密集架管理系統，庫房的溫度、濕度控制均可由樓宇管理信息集成系統（BMS）直接控制；并配備專用空調設備，保持檔案保存要求的恒溫、恒濕條件。使整個基礎設施的不斷加強，為檔案信息化建設的進一步發展奠定堅實的基礎。
2.高校電子文件在歸檔方面的現狀與分析
雖然電子檔案比傳統檔案有許多優勢，但也存在著一些問題：
2.1原稿被忽視，隨意遭刪改 .在計算機上起草、制作文件很方便。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經常多數未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2.2歸檔程序不明確，存貯載體不安全 .如有許多單位的辦公自動化系統在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統出現問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些以軟磁盤作為電子文件存貯的介質，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
2.3歸檔不鑒定，真偽不辨別 .電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
3.提高高校電子檔案管理水平的對策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續，是所有檔案工作者應盡的職責。如何提高高校電子檔案管理水平，應該從以下幾個方面入手：
3.1樹立科學發展理念，用觀念創新助推檔案管理觀念創新是推進高校檔案管理工作的前提， 重點要樹立三種觀 念。 一是“以人為本”的檔案工作觀念。 一切工作都應該圍繞如何服務 和促進人的全面發展，特別是教師隊伍教學水平的提高和學生整體素 質的提升。 二是全面發展的檔案工作理念。 堅持高校檔案建設與院系、 職能部門二級檔案建設的全面發展，并通過宣傳 ，使全體師生員工增強檔案意識。 三是協調發展的檔案工作觀念 ，加快高校檔案工作發展 步伐，促進檔案 工 作 與 高 校 各 項 工 作 全 面 協 調 發 展 ，更 好 地 為 學 校 的 發展服務。
3.2發揮網絡技術優勢，加快高校檔案數字化進程。 隨著高校信息化管理水平的不斷提高 ，電子文件和數字化信息大 量產生，牢固樹立科學發展觀，加快高校檔案館數字化、網絡化和檢索 自動化建設已成為當務之急。 據調查，迄今為止，全國各大高校除了一 些知名學府率先實現了部分檔案全文信息管理以外 ，大多高校館藏檔 案的數字化還 只 停 留 在 案 卷 級 、文 件 級 目 錄 上 ，有 的 甚 至 還 是 一 片 空 白，可見檔案數字化建設任務之艱巨。 目前切實做到在線同步接收、同 步歸檔，保證電子文件和數字化信息歸檔的齊全 、完整、準確和安全保 管。 同時，要對館藏傳統載體檔案進行數字化處理，逐步實現數據庫管 理和在線利用。
高校檔案如何管理范文2
關鍵詞 高?！』n案 管理
中圖分類號：G271
文獻標識碼：A
近幾年，我國的高等教育發展較快，高?；窘ㄔO的投資規模也逐步擴大，很多高校都將院校進行了擴建、改建，成立了多所分校，或將院校間合并與重組，這些都使高校發展日益壯大，那么高校的基建檔案管理工作也必須要跟上形勢，在加強學?；A設施建設力度的同時，也要做好基建檔案管理工作。因此，筆者針對提高基建檔案管理工作淺談以下幾點看法。
一、明確高?；n案的概念
高?；n案是高校檔案的組成部分之一，是高校進行整體建設、規劃的重要組成部分，它是在基建管理和基建工程項目活動中直接形成的、具有保存價值的文字、 圖表及聲像載體，它不僅是學校建設過程中的真實記錄，更是為學校未來的發展提供了重要的基礎和參考依據。
二、抓住高校基建檔案建設的特點，提高檔案管理建設工作
基建檔案專業性強、在收集、整理過程中又涉及較多單位，使其對高?；n案在自身的質量、項目的齊全性、完整性、準確性、真實性、方便性上都提出了更高的要求，采用科學現代化的管理方法管理檔案信息資源，是實現現代化改革發展的需求，也是基建檔案管理現代化的關鍵所在，其特點表現為：
（一）廣泛性。
每一個基建項目從項目開工前到工程全面竣工驗收，基建檔案的審批、設計、材料來源涉及政府部門、設計部門、施工及監理等多處單位的評定。
（二）成套性。
形成完整的基建檔案,需要工程項目前期到竣工驗收后，每一項活動、每一個環節的文字或圖紙記錄, 其完整性決定每一個單項工程與整體工程項目之間的銜接。
（三）專業性。
基建檔案技術含量高，基本建設過程涉及到設計、 勘探、 施工、 安裝、 消防等多種專業內容, 也是今后維修、驗收、審查提供的唯一依據。
（四）龐大性。
基本建設項目由于投資規模大，參與單位多，涉及專業廣，以及項目歸檔文件套數多等因素，所形成的基建檔案數量遠比其他檔案多。
（五）實用性。
學校基礎設施的新建、擴建、改建；以后基礎設施的維護、修理和對房屋的翻新改造；解決工程經濟、土地、質量事故糾紛等相關管理工作,基建檔案起到了尤為重要的證明作用。
（六）原始記錄性。
基建檔案記錄了每一個項目建設發展的歷史軌跡，真實反映了從建設工程項目醞釀、立項、施工到竣工過程中直接形成的歷史記錄，為基建工程以后的決策及規劃提供了有效的依據和憑證。
（七）滯后性。
由于基建項目是一個周期長、環節多、投資大的工程建設過程, 且涉及面寬而廣,當驗收工作完成后，經過整改后要進一步對其整理文檔材料，因而基建檔案的形成相對滯后。
二、原始的基建檔案在管理利用中存在的問題
長期以來，隨著高校基建項目的不斷擴大，但基建檔案的管理卻沒有同步前進，其檔案信息與利用率之間還存在著很大偏差，檔案資源沒有得到有效的共享與發揮用途，嚴重影響了檔案的價值與學校發展工作，其存在的問題主要歸納為以下幾點：
(一 )檔案管理意識淡薄。
基建工程具有工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點，因缺乏有效的管理和約束機制，檔案管理意識不強，存在“重建設、輕檔案”的思想，造成基建檔案的材料收集不齊全、質量不高、存檔圖紙不完整，檔案管理職責沒有落實到具體人員，歸檔工作與工程建設不能協調開展，嚴重滯后了基建檔案工作。
（二）基建歸檔質量不高。
由于基建工程和檔案的專業性，基建檔案人員不僅要對基建項目的運作熟知，也要掌握基建檔案的整理工作。工程人員和檔案人員互相不了解專業和技術知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力及相互溝通，使檔案資料管理工作嚴重脫節。如一些具有憑證作用、法律效力的關鍵文件都是復印件, 或者一些簽字、 蓋章都不全, 失去原有作用；文件歸檔材料、 紙張大小不統一, 個別材料用鉛筆、 圓珠筆書寫, 字跡模糊，對檔案資料簡單裝訂、圖紙隨意折疊，沒有系統專業化地按照要求管理,甚至還有經手人員將項目資料隨便鎖進自己的柜子, 沒有及時把資料移交給檔案員歸檔的現象, 造成不少材料分散在承辦人和技術員手中，材料文件處在分散、損壞、丟失等情況下，直接影響了基建歸檔質量,制約了檔案管理工作的持續發展。
（三）紙字檔案利用存在弊端。
基建檔案的材料套數多及復雜性，在長期利用中提供檔案原件和復印件時，許多圖紙破損嚴重，且已無其他備份可供復制，另外，往年基建檔案人員，考慮到避免在利用過程中遺失、缺漏等問題，將每一個項目的同種圖紙用線裝訂在一起，這樣，雖然保證了每一個項目檔案的完整性，但利用起來不方便，圖紙又大又多，給復印帶來極大的難度。
三、結合實際問題，合理提升治檔質量
（一）增強檔案意識，轉變傳統觀念，樹立科學理念。
“全員參與”和“與供方互利”是根本上提高基建檔案管理水平的關鍵和保證。學校各部門及教職員工不僅是學校檔案利用者，同時也是高校檔案的最大供給方。本著“以人為本”，樹立科學的檔案觀，加強檔案宣傳力度，將收集、管理和保護好學校檔案資源成為全校每個職工的義務和責無旁貸的職責，使其變被動為主動，真切體會到“我為檔案，檔案為我”的責任意識。
（二）完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案管理規章制度。
基建項目因其周期長、復雜性等特點，高?；n案應從本校的實際出發制定基建檔案歸檔范圍，通過相應的規章制度，突出崗位責任制的主導作用，明確管理職責，深化職能，落實到人，嚴格按照基建檔案的管理程序做好每一個工作環節。
（三）領導支持，提高檔案工作的重要性。
每一項工作的實施與成效，都需要依靠領導的決策及支持，領導對檔案工作的重視與否, 是做好基建檔案工作的主要因素?；n案的管理不僅是專職或兼職檔案人員的工作，更需要學校領導及各職能部門領導在所需的人、財、物和工作環境上給予檔案工作的大力支持，對保質保量完成檔案歸檔工作的部門，對其進行通報表揚，這樣不僅肯定了檔案工作人員作出的成績，也調動了歸檔的熱情和積極性，提高了歸檔效率。
（四）提高基建檔案管理人員工作業務水平。
1、不斷完善基建檔案人員的溝通能力。基建檔案管理工作，每一個項目階段都是一個環節緊扣一個環節，任何一項檔案資料的缺漏都可能影響其他階段工作的開展，所以，在制定基建檔案收集范圍、歸檔的時間及質量上要求的同時，基建檔案人員要及時與檔案部門相互溝通，檔案部門需全過程跟蹤服務，提出改進方法，確?；n案及時移交歸檔。
2、基建檔案工作與基建工程建設同步啟動，要求檔案人員的業務能力更具全面性。高校要積極組織各單位檔案人員參加檔案業務培訓，在基建檔案人員對自身工程建設程序了解的同時，檔案部門也要對基建檔案人員進行基建檔案整理指導，掌握檔案整理立卷規范操作方法，共同學習，拓寬知識面。
3、強調“以利用者為中心”的檔案利用服務理念。從過去以“整理保管”向現在以“提供利用”為中心轉變，深化利用，提高檔案服務效率，做好檔案管理工作。另外，基建檔案也具有性，檔案人員也應增強保密意識，提高檔案工作的責任感。
（五）檔案數字化、信息化。
采用傳統的紙質歸檔方式已跟不上現代檔案信息資源的收集的發展，因此，對高?；n案收集的質量、查找的方便性上都提出了更高的要求，采用現代化的管理方式是全方位、多形式地提高檔案信息服務的發展需求。
信息化時代，檔案數字化也就是檔案信息化，檔案信息數字化就是指利用數據庫技術、使用檔案管理軟件，利用外包掃描、數據壓縮等技術，逐步實現基建檔案網絡遠程傳輸、查閱、保管和開發利用，經過數字化處理后，不僅節省了檔案存貯空間，也提高了檔案信息的檢索速度；減少檔案原件因使用頻繁而造成的破損等狀況，從而充分發揮檔案的信息優勢，提升檔案信息的價值。
總之，基建檔案是高校的寶貴財富，它不僅為學校的現在而服務，更為學校未來的發展而服務，因此，我們必須嚴格把好質量關，鼓勵每位員工積極參與到管理工作中來，主動表達意見和建議，逐步實現基建檔案資源的完整性、提高高?；n案管理水平，做好進一步的開發與利用工作，是我們義不容辭的重要任務。
（作者單位：長江職業學院）
參考文獻：
[1]韋嬴．高?；n案信息化管理工作探析, 北京檔案, 2010（06）.
高校檔案如何管理范文3
一、高校科研檔案工作的重要性
（一）高?？蒲袡n案是具有特別價值的信息資源，它不僅將科研活動的整個過程記錄了下來，也將科研活動的方法、思想、結果、經驗以及其中的創意性舉動都一一的記錄了下來，從而成為高?？蒲械软椈顒又匾膮⒖家罁?；此外，從立項到研究完畢的整套完整的科研檔案，也是一種科學技術的表現形式，也能夠成為學科建設、科研以及制定長遠的高?？蒲欣^續發展規劃的依據。最后，科研檔案也能夠利用到科研項目的產業化過程當中去，能夠促進科研成果快速地轉化成為生產力。
（二）高?？蒲袡n案能夠提供給科學研究人員一定的參考意見，避免走過多的彎路，節省科研經費投入，能夠更快、更完善地研究出成果。另外，高?？蒲袡n案也可以給新教師及科研人員特別是上進的青年教師以幫助，為他們之后的科研活動提供理論依據以及前人的實踐經驗。
（三）在高校檔案管理工作當中，科研檔案的質量與規模是高校不同時期科學研究水平的一種記錄，也是每一個高校自身科研實力的憑證。是否進行規范化、科學化的科研檔案管理，直接關系到科研管理的水平、質量以及效率，并且對高校教學和科研工作的發展也有一定影響。
二、高校科研檔案管理工作存在的不足
盡管高?？蒲袡n案管理工作受到了高校管理層的重視，但是由于正處于起步的初期階段，也存在多個方面的不足。
（一）科研檔案管理認識未能完全到位
其一，管理層未能完全認識到科研檔案管理工作對于高校的重要性，感覺科研檔案管理是可有可無的，也舍不得投入較多的經費，并且多數檔案管理人員都是兼任，沒有專業的檔案管理人員；其二，科研人員、檔案管理部門也缺乏對科研檔案的認識，檔案管理意識薄弱，沒有制定出符合全局發展的管理與規劃，常常出現各自為政的情況，導致科研材料不能夠全面、及時地收集，這樣對科研檔案的完整性也會產生影響。
（二）沒有健全的科研檔案管理制度，缺乏專業技術人員
就目前高?？蒲袡n案管理人員的組成來看，大部分都是其他專業的人員兼任擔當，也導致了對于科研檔案重要性缺乏認識，能夠真正從事檔案管理工作的人員可以說是微乎其微。此外，絕大部分高校都沒有制定科研檔案管理制度，使得管理上缺乏系統性，沒有制度的約束，檔案管理人員也不知道自己應該做什么、應該收集什么，甚至是科研人員都不知道應該將什么資料上交，也不愿意上交，這也導致了高?？蒲袡n案管理工作一度處于混亂狀態。
（三）出現了重藏輕用的現象
在高?？蒲袡n案管理當中，重保管、輕利用，在檔案的收集上一直都是一個認識盲點。很多高校都是憑借對知識產權的保護或者是保持檔案的保密性，從而將科研檔案“鎖起來”，久而久之，檔案室成為檔案材料堆放的倉庫，這對于科研工作后續的開展以及為了社會而服務完全沒有幫助。而這一現象與檔案管理人員的信息意識、專業水平都有密不可分的聯系，并且也是開發利用能力欠缺的一種表現。這一現象的出現也使科研成果無法有效、全面地利用，科研檔案的社會效應大幅度地降低。甚至是經過長時間的擱置，失去檔案的時效性，科研檔案也會導致知識產權流失現象出現。
三、高?？蒲袡n案管理和利用的有效途徑
（一）理順程序，建立科研檔案的科學管理制度
針對國務院的《科學技術檔案工作條例》當中提到的歸檔要求，才能夠對高校科研檔案管理工作進行規范，才能夠防止科研檔案材料散落在外，不能及時收集的現象出現。此外，檔案管理工作也需要結合到計劃、課題以及成果等諸多方面的管理，才能夠走上建檔與科研工作相互協調的道路之上，才能夠理順科研檔案的歸檔程序，掌握規律，確保能夠系統、準確、完整的進行高效科研檔案的收集，以此來確?？蒲袡n案歸檔的效率以及質量得以提高，并且讓高?？蒲袡n案走上“正軌”。
（二）高校科研檔案應當進行現代化的規范管理
在現代化的科研檔案管理中，規范化是不可缺少的基礎。規范化的管理離不開現代化的管理理念作為理論支持，并且依托現代化的網絡技術實現科研檔案管理的電子化、網絡化，將現代辦公技術與科研檔案管理相結合，運用計算機、光盤、復印機、多媒體等先進技術和設備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中去，從而實現高?？蒲袡n案管理的規范化、標準化、系統化。
（三）網絡化管理需要現代化技術的支持
現代化的科研檔案管理工作并非是傳統模式下的單一管理，而是需要滿足信息化時代的需求。而系統化的科學管理使得高?？蒲袡n案管理的基礎在于科研檔案能夠推動科研工作的進一步發展。所以，在科研檔案管理當中需要運用計算機技術、掃描技術、復制技術等，才能夠提高檔案管理工作效率。在科研檔案管理當中運用計算機，才能夠實驗信息化的科研檔案管理。針對科研檔案，還可以開通網上咨詢為用戶提供各方面的信息服務，以此來提升檔案服務質量。此外，科研檔案資源網絡的共享，也是當前高校科研檔案管理工作的重點。
（四）增強科研人員的歸檔意識
作為高校檔案部門以及科研部門都應該讓科研人員認識到歸檔工作對于科研的重要性，高?？蒲腥藛T是科研檔案形成的主體，其檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理工作邁上一個新臺階，同時也需要明確在科研檔案管理方面自己應盡的義務以及享有的權利?？蒲腥藛T在研究工作中付出了很多，也投入了很多，這些寶貴的科研成果是國家的財富，珍藏并發揮作用是每一位科研人員的義務和職責。
（五）合理的進行高?？蒲袡n案的開發與利用
在高?？蒲袡n案管理工作的過程中，不可避免的會遇到開發與利用兩方面的問題。從目前高?？蒲袡n案的使用來看，仍然有不少查閱依然使用手工的形式，與現代化信息技術不沾邊，這種方式，不僅浪費了人力，也會耽誤較多的實踐。有些高校已經投入了計算機等信息設備的使用量，但也僅僅局限在錄入文檔的目錄之上，對于網絡化、無紙化、電子化的檔案利用依然處于初級階段。這樣的管理，對科研檔案的利用效率也產生了影響。所以，目前網絡的利用，打開科研檔案管理的新窗戶，是高校檔案管理工作的當務之急。
高校檔案如何管理范文4
【關鍵詞】學生資助 高校貧困生 檔案管理
【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2013）04-0057-02
貧困生檔案是一種新型的工作檔案，在高校的學生資助工作中，高校貧困生檔案是做好貧困生相關工作的先決條件。建立完善的貧困生檔案，可以全面地了解在校貧困生的學習和生活情況，客觀分析高校貧困生的性格特點，及時解決貧困生學習和生活問題，對做好高校的濟困助學工作具有重要的作用。
一 貧困生檔案的建立程序
1.學生本人提供申請材料
學生在申請家庭經濟困難認定時，必須提交個人申請書（說明自己的家庭經濟情況），以及家庭所在地的鄉（鎮）或街道民政部門加蓋公章予以確認的《高等學校學生及家庭情況調查表》（證明自己的家庭經濟狀況）。向班級貧困生認定評議小組提交申請材料。
2.成立班級民主評議小組
以班級為單位成立10～15人民主評議小組，負責認定本班貧困生的民主評議工作。評議小組收集好學生個人申請書、《高等學校學生及家庭情況調查表》《高校國家助學金申請表》、組織學生填寫《貧困生檔案申請表》等。評議小組根據學校文件制定的貧困生認定標準及學生提交的材料，結合學生日常實際消費水平，以及影響其家庭經濟狀況的有關情況，進行民主評議。評議時應重點考慮孤殘學生、烈士子女，以及家庭成員長期患重病，家庭遭遇自然災害或突發事件等特殊情況的學生，最后確定本班家庭經濟困難生初步名單及資助等級，在班級公示三天無異議后報院系認定工作組進行審核。
3.院系審定
院系認定工作組要認真審核各班級評議小組申報的初步評議結果。系部將各班名單匯總后在本院系范圍內公示三天，無異議后上報學校。如有異議，應在征得認定評議小組意見后予以更正。學生可向院系審定工作組提出質疑，審定工作組應在接到異議材料的3個工作日內予以答復。
4.學校審核
學校學生資助工作領導小組對評審結果進行審定，如對院系審定工作組的答復仍有異議，可向高校學生資助管理中心提請復議。學生資助管理中心應在接到復議提請的3個工作日內予以答復。如情況屬實，應及時做出調整。審定結果在全校公示7天，無異議后，學校將審定結果報省學生資助管理中心備案。
5.建立貧困生檔案
學生資助管理中心負責匯總、審批各院系審核通過的《貧困生檔案申請表》，以此為依據建立貧困生檔案，并在條件允許的情況下建立貧困生電子檔案。
二 貧困生檔案管理要求
1.檔案材料的真實化
建立貧困生檔案主要目的在于摸清底子，掌握現狀，為今后的資助工作提供依據，要求檔案材料必須是真實準確的。檔案材料要能夠實事求是地反映貧困生的家庭經濟情況以及學生在思想、學習、品德、心理等方面的內容。尤其是在采集貧困生家庭經濟狀況證明材料時，不能只收集由學生本人提供的貧困材料，務必要有學生所在的鄉鎮政府、街道辦事處、民政部門和村委會的佐證材料；同時學生本人在校的生活情況，不能僅看表面，需要調查和聽取相關人員的反映，對于采集來的信息資料要進行認真細致的核實，多方論證、去偽存真，保證貧困生檔案材料來源具有可靠性和真實性。
2.檔案信息完整化
包括貧困生個人信息、家庭信息、家庭經濟困難相關證明等原始材料等。個人申請書、《高等學校學生及家庭情況調查表》《高校國家助學金申請表》《貧困生檔案申請表》等家庭經濟困難相關證明材料是作為貧困生檔案的基礎材料。這些文件和材料是貧困生認定最為有效的證據，也是貧困生檔案最原始的內容?！陡咝抑鷮W金名單備案表》和《高校助學金評定依據表》這兩項表格是貧困生認定工作產生的重要材料?；緦彶橥ㄟ^后，提出貧困生申請的學生，需要通過班級民主評議，擬評定的人員名單需進行公示，班級民主評議的結果和公示期間學生的反映材料也是貧困生檔案的重要組成部分。
3.檔案制度的統一化
由于學生資助涉及每個資助人的切身利益，關系到國家和社會出資人資助經費公平、公正的發放。所以，資助工作本身應該就有一整套嚴格的申請、審批和發放程序，形成的檔案環環相扣，關聯度非常強。加上，學生資助檔案來源廣泛，具有分散性強的特點，因此要特別強調檔案集中統一管理，每個學校都要建立嚴格的學生資助檔案管理制度，明確管理部門、歸檔時間、部門職責并落實到人，將學生資助檔案的歸檔管理納入考核范疇，加強監督。
4.檔案管理的規范化
所有資助等各類資助材料，要落實到責任人。從評議小組成員—輔導員—學生科長—系主任—學工處長—分管校長，必須各級責任人簽字，以保證歸檔材料的完整性和法律憑證價值。在資助過程中形成的電子文件材料，仍然應當還原成紙質文件進行歸檔，并在歸檔時加蓋部門公章。以班級為單位整理裝訂成冊，系部統一收集，交由學工處進行專人檔案管理。
貧困生檔案是對貧困大學生認定實施有效援助的基礎，是整個資助體系的重中之重。
貧困生檔案信息的建立，使貧困生享受社會及學校的資助得到切實的機制保障，也為貧困生的動態管理和有效資助打下了良好的基礎。
參考文獻
[1]王曉三、薛深.高校民主評議貧困生制度評析[J].法制與社會，2007（2）
高校檔案如何管理范文5
關鍵詞：高職院校 檔案 管理
高職院校檔案是學校在教育活動、教學管理及其他各項工作和活動中直接形成的，具有保存、參考、利用價值的文字、圖表和聲像等原始載體材料。檔案管理工作是高職院校工作的真實寫照，它反映了高職院校在各個歷史時期的工作和活動情況，在學校工作中起著承前啟后的作用。加強高職院校檔案管理工作，不僅能確保學校管理與建設、改革與發展，而且為學校工作提供重要的決策依據，從而促進標準化學校的建設。確保高職院校檔案的完整性和系統性，使高職院校檔案更好地服務于教育、教學、教研等工作顯得尤為重要。本文就新形勢下如何做好高職院校檔案管理工作談些看法。
一、充分認識做好高職院校檔案工作的重要作用
高職院校是我國改革開放后發展起來的一支高等職業教育生力軍。其教學工作既與普通高等教育相似，又有自身的特點。其檔案也與普通高等教育相似，又有自身的特點。高職院校的建設發展包含了各個方面，檔案管理是一個不能或缺的組成部分，應該引起高職院校教學和管理者的高度重視。
高職院校檔案真實客觀地記錄了高職院校發展的歷程，是高職院校重要的信息資源。它既是一個高職院校長期教學活動中各個方面的實踐經驗總結，又是促進高職院校在今后工作中揚長補短不斷繼續前進的重要條件。分析高職院校檔案，可以全面掌握高職院校教育教學工作等方面的延革和演變情況，更好地總結學校自身形象和價值觀建設的得失、成敗，為新的時期學校建設提供借鑒和依據。同時，高職院校檔案匯集了高職院?，F有的知識成果，記錄了高職院校優秀的傳統和歷年來先進教職員工的事跡，形成特色的教育教學總結，是高職院校成長和奮斗的沉淀和記錄，能有效的推動高職院校自身形象和價值觀的發展。
二、當前高職院校檔案工作普遍存在的問題
結合日常工作實踐和深入高職院校調查研究，當前，高職院校檔案管理工作中存在以下亟待解決的突出問題：
第一，檔案管理意識不強。在高職院校教學過程中，上至學校領導下至一線教師，“重教學、輕檔案”的意識還相當程度上存在，認為檔案工作可有可無。使得檔案不能及時歸檔，檔案信息資源開發不足，檔案利用率不高。
第二，檔案管理人員業務素質不高。一般學校沒有設定專職檔案管理崗位，或有的學校的檔案管理人員是教師兼職或是臨時配備的，沒有相關的檔案管理專業技能，甚至連檔案管理上崗前的業務培訓都沒有，嚴重制約著學校檔案管理工作的發展。
第三，檔案管理手段落后。高職院校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為高職院校工作發展的關鍵。目前的學校檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，工作上也只是“你查我調”，還處于一種被動的、消極的狀態，這些都不能充分發揮檔案的作用及利用價值。
第四，檔案管理硬件投入嚴重不足。目前，不少高職院校檔案室硬件與學校發展不相適應，檔案室面積嚴重不足，檔案設施陳舊，通風、防潮、防霉、防盜、防火條件不符合要求，容易造成檔案缺失或遭受破壞。檔案保管的設備不夠齊全，規格不一，不能滿足新時期檔案多樣化的需要。
第五，檔案材料不規范。當前，在很多高職院校，普通存在兩種現象：一是學校各科室只負責把自認為有用的材料加以收集整理匯總，檔案保管各自為政；二是學校各部門與檔案室協調工作嚴重脫節，檔案工作人員沒有深入各科室全面收集，各科室教職工貪圖一時之便，也沒有主動移交手中的檔案資源，以致檔案錯歸錯放、漏歸少歸、隨意歸檔，缺失散失現象相當嚴重。
三、做好高職院校檔案工作的思考
第一，加強領導，增強檔案意識。學校領導要把檔案管理工作作為學校管理工作的一項重要內容，列入日常檢查、學期常規考核中。高職院校要切實加強對檔案管理工作的領導，至少要確定一名副校長分管此項工作。要經常組織廣大教職工認真學習《檔案法》，采取舉辦檔案法講座、開展檔案知識競賽等形式深入檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，促使他們自覺參與學校檔案建設，做到學校檔案管理與時展同步、與學校各項工作同步，逐步形成一個組織有序、人人參與、全過程管理、規范完整的檔案管理工作體系。
第二，完善機構，提高管理技能。高職院校應結合實際，建立檔案管理組織機構，形成網絡體系，選拔德才兼備、懂得辦學規律和責任心強的同志負責檔案管理工作。要有計劃地安排檔案管理員參加檔案管理部門舉辦的有關培訓班，對他們進行系統的檔案收集、整理、編目、檢索、保管、利用等基本知識及計算機管理業務技能培訓，提高工作的自覺性與積極性，逐步做到高職院校檔案管理人員專業化、固定化。要專門設立檔案室，添購檔案管理設施設備，做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施，對學校文書檔案、教學檔案、業務考核檔案、學生檔案、基礎設備檔案、聲像檔案、財會檔案、人事檔案進行分別設櫥，確保檔案材料保管安全、管理規范、利用方便。
第三，健全制度，規范檔案業務工作。要建立檔案資料收集的長效機制，把普通收集與定向收集、平時收集與學期終收集結合起來，確保檔案資料的完整性和連續性。學校各處組應設兼職檔案員，積極配合檔案管理員進行資料的收集、整理工作，保證收集渠道暢通，信息靈敏，做到收集過程規范，資料真實齊全。要制定明確的崗位目標責任制，強化協調配合，從而使高職院校各部門重視檔案的收集、整理、歸檔，做檔案工作的有心人和參考者。尤其要建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責》、《檔案管理工作規定》、《檔案利用制度》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案借閱制度》等工作制度，形成檔案管理體系機制，積極推進學校檔案管理工作發展。
第四，與校園文化建設相結合。高職院校檔案是展示高職院校自身形象和價值觀建設成果的重要載體，因此高職院校檔案工作要站在廣闊的社會文化背景之下，努力體現多姿多彩的生命魅力和獨具個性的文化氛圍，最大范圍反映高職院校的文化風貌。為更好的滿足校園文化建設的需要，使檔案室的檔案信息資源能夠通過多種渠道與方式開發和傳遞給利用者，從而實現檔案信息的活化和共享，檔案工作者要爭取校領導的支持，進一步完善學校檔案室的功能建設，努力與德育教育各類活動相結合，把檔案室建設成集宣傳、教育、信息服務和學術交流于一體的文化機構，成為校園文化建設的重要基地。
第五，加快信息化建設。首先，增加經費投入，完善基礎設施建設。學校要配備相應的數據庫服務器、圖文影像掃描設備、數碼攝像機、存儲器等硬件建設和規范化的檔案信息管理系統軟件設施。檔案管理軟件要涵蓋對檔案信息的收集、存儲、歸檔、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能，同時還要適應多種硬件平臺、多種操作系統的運行，具有較強的安全控制能力，并具備同其他數據庫系統進行連接和交換數據的能力等。其次，加強信息化標準、規范化體系建設。檔案收集、整理、歸檔、利用的科學與技術性都需要標準、規范的檔案管理作支持。而電子文件形成后，需要集中保管，并建立一個實用性強、大多數軟件都能接受的文件信息存儲、交換格式標準，保證校園網、校際網、檔案系統管理網之間檔案信息存儲、交換的順利進行，這是檔案信息化建設的重點工程。再次，健全信息安全保障體系。健全檔案信息安全保障體系是中小學檔案管理信息化建設的關鍵。計算機網絡容易受到黑客攻擊、網上竊聽與篡改、病毒、程序缺陷、技術淘汰等眾多因素的威脅，一個安全穩定的信息保障系統是檔案管理信息化建設順利進行的根本保證。因此，中小學應采取成熟的檔案管理系統和邏輯嚴密的流程化處理機制，責任落實到人，建立嚴格的監控機制；引入科學實用的網絡安全應對策略，結合使用物理隔離和邏輯隔離等多種安全防范手段對病毒和黑客等行為及時采取應對和防范措施；同時注意做好紙質檔案的保存和重要電子檔案的備份工作，為檔案信息建設一個安全可靠的存儲、共享、交流環境。最后，培養復合型人才。檔案的信息化、網絡化管理需要一大批具有高素質的人才，為適應信息化的需要，檔案管理部門要培養既懂信息技術又精通檔案業務的復合型人才。通過繼續教育、專題培訓、專題講座等形式普及信息化管理知識，提高在職人員的信息處理的能力，優化他們的知識結構，提高他們的業務水平。引進計算機專業人才，并對他們進行檔案業務知識的培訓，通過培養人才優化檔案隊伍整體結構。
參考文獻：
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高校檔案如何管理范文6
關鍵詞：科技檔案管理 高效 創新
1 概述
科技檔案是對于科學技術與科學研究成果進行保留的重要依據，具有重要的價值，是科學研究成果的重要表現形式?？萍紮n案資源是將科學技術轉化為生產力與經濟價值的重要資源。科技檔案是企業的無形資產，直接影響著企業的發展水平?？萍紮n案記錄了企業內部科學技術的研究過程，是對于社會改造過程記錄的重要依據，也體現了企業整體的技術水平。與此同時，科技檔案也是國家的重要資源，是國家科學技術水平的標志，也是歷史的傳承。無論是國家或者是企業單位，都要做好科技檔案管理工作，從而更好的利用科學技術來創造更高的效益，完成技術的發展，造福于后世。現代社會的發展主題是可持續發展，而科技檔案管理工作就是實現科學研究持續發展的重要基礎。
現代社會是知識經濟時代，掌握了科學技術信息，就掌握了提高技術水平的關鍵?？茖W技術的不斷發展與應用，使得人們的知識產權保護意識不斷加強，科技檔案的價值逐漸的被人們所認識?？萍紮n案的管理工作，已經成為了企業檔案管理工作中的重要內容，并且逐漸的與企業檔案管理工作相分割，成為與企業生產密切相關的工作內容?？萍紮n案中包含著珍貴的信息，對于企業發展有著重要的意義，是企業創造經濟效益的根本，是企業的核心價值。筆者就職于供電公司，主要負責從事檔案的收集、整理、輔助查閱、管理等工作。下文通過筆者的日常工作的實踐，從管理與服務兩個方面來分析構建高效的科技檔案管理體系的對策。
2 建立高效的科技檔案管理體系的對策
2.1 管理創新 對于現有科技檔案管理工作中，首先要實現科技檔案的管理創新，通過提高管理水平，從而達到建立一個高效科技檔案管理體系?，F代社會計算機科學技術不斷的深入，各行各業都受到了巨大的影響，全球信息化的趨勢也逐漸影響到了科技檔案管理工作。在國際社會上，信息化管理方式已經成為了提高科技檔案管理工作效率的重要舉措。對于科技檔案管理工作開展信息化建設，是現代科技檔案管理工作的發展趨勢，也是科技檔案工作發展的需求。
科技檔案管理信息化，是在檔案管理過程中，實現信息化的錄入、采集、編輯、查閱、儲存、檢索，可以明顯的實現檔案信息的共享與高效傳遞。與此同時，先進的網絡技術與多媒體設備，可以更好的對科技檔案資料進行保存，并且更好的對圖表、文字等記錄進行說明和反映。傳統的科技檔案管理工作中，科技檔案的體積較大，查閱效率低，補充與修改上存在很大的不便。信息化的科技檔案管理方式，可以將傳統的檔案數據實現數字化，并且以計算機數據的形式進行管理與儲存，提高了檔案管理形式的多樣化與高效化。與此同時，信息化的管理方式可以提高科技檔案的利用效率，更好的實現科研成果的共享與轉讓，真正的發揮檔案資料的作用?？萍紮n案只有實現信息交流，才能保證其檔案保持的價值。信息化的管理模式可以提供遠程訪問與管理的平臺，更好的實現信息資料的修改與收集，減少了時間、地點的限制，并且便于實現高效的查閱、歸檔與整理。另外，信息化的科技檔案管理模式，可以更好的實現檔案歸類的科學化，并且建立合理的數據庫結構，有效的解決現有檔案管理混亂的問題，實現了科技檔案管理的高效性。
檔案管理工作對于企業有著重要的意義，在管理上還要注重實現管理模式的流程化與規范化。檔案管理工作在多數企業單位中，是相對獨立的管理部門，與其他業務部門組織結構上存在界限，并且大多數由行政部門進行管理。這種結構上的分離，使得檔案管理工作與實際業務部門和技術部門產生銜接不緊密的情況。在檔案管理工作中，要建立科學合理的檔案管理流程，實現合作管理，保證檔案管理工作的連續性。在進行科研過程中，科技檔案與普通檔案的性質有所不同，其應該具備良好的可擴充性與廣泛應用，其使用頻率較普通檔案更高。另外，科技項目與普通業務項目不同，參與研究的部門與人員數量較多，流程化的管理模式可以使得參與人員的職責更加明確，有助于提高整體科技項目的工作效率。
2.2 服務創新 以往科技檔案僅僅是作為對科技成果的保存，難以有效的與科研部門和其他部門產生互動，檔案管理工作過于被動，服務不到位。傳統的檔案管理工作中，服務缺乏良好的創新意識。新時期的科技檔案管理工作對于檔案的開放性要求很高，必須要保證信息更好的進行應用，充分體現科技檔案信息的價值。在進行科技檔案管理中，要不斷的提高服務意識，并且對于檔案資源的管理上應以需求為導向，構建良好的服務體系。
科技檔案管理工作中，管理人員要加強信息的主動采集，提高科技檔案的資源豐富程度，并且加強對于各部門之間的交流協作，提高科技檔案信息采集的系統性。另外，還要加強對國外先進服務模式的學習，促進本單位的管理服務水平的發展。對于科技成果的交流上，要加強宣傳與推廣，讓研究人員更高的認識到科技檔案的重要性，并且促進科研人員與科技檔案管理人員的交流配合，提高檔案管理工作的效率。在檔案管理信息化建設中，提供更多種類的查詢服務，為科研人員提供更好的服務。
檔案管理工作還要加強網絡的應用，建立信息化的檔案管理平臺，并且建立內部檔案局域網絡，實現信息的互動互聯。對于科技檔案的管理上，要提高重視程度，加強對管理工作的投入，確保科技檔案管理工作的開展具備良好的基礎。另外，還要注重提高科技檔案管理工作的安全性，完善安全保護體系，對于科技檔案信息的共享與保密范圍進行精確的劃分，嚴格控制機密檔案的查閱。
3 結束語
現代社會科學技術不斷發展，知識經濟時代中，科學技術的價值得到重要的體現?？萍紮n案是科技發展的重要基礎，其管理工作也要與時俱進的發展，對于新的問題進行解決。在管理體系的建設上，要實現信息化、流程化與規范化，提高檔案管理人員自身的認識，認識到科技檔案管理工作與普通檔案管理工作的不同，構建高效的科技檔案管理體系，從而更好的服務企業與社會。
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