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檔案管理應急預案范文1
關鍵詞：突發事件 應急機制 檔案局管理 研究
1 檔案局管理應急機制介紹
通過查閱國內主要期刊數據庫發現，國內關于檔案局應急管理方面的研究文獻數量相對較少，其中中文文獻不足30篇，外文文獻也不超過200篇。對這類文獻的研究內容來看，針對應對重大突發事件的檔案局管理應急機制少之又少，且大多學者將注意力放在了突發事件的預測和演變規律方面，因此檔案局應急管理研究理論還存在較大空白，其理論體系急需補充和發展。經過匯總分析，現有文獻主要特點如下：
1.1 現有相關研究文獻方向十分狹窄，文獻作者多為檔案局或者檔案局基層工作人員，其學術水平相對不高，采用的研究工作和理論基礎不足，研究成果缺乏理論指導性。
1.2 大多文獻將災害管理、危機管理、突發事件視為同一個概念，這也是研究初級階段經常會遇到的問題，而事實上災害只屬于突發事件的一部分，危機事件并不一定就是突發事件，因此，概念混淆容易導致研究方向偏離。
1.3 重大突發事件的發生，往往會給檔案局造成毀滅性的損害，也會對檔案局內部工作人員和讀者造成重大生命威脅，因此，將自然災害、社會災害、地質災害等基礎理論融入到重大突發事件研究當中具有十分重要的意義。但是從現有研究文獻內容來看，很少有學者關注檔案局應急機制的建立和理論研究，更沒有針對如何應對突發事件進行深入分析，大多研究文獻僅僅停留在比較膚淺的層面。
1.4 研究文獻主要為理論分析，缺乏實際案例支撐。這主要與文獻作者在實際工作中缺乏應對重大突發事件能力和經驗有關，也是當前國內文獻主要研究空白之處。
從今后檔案局應急管理發展方向來看，結合多學科知識和理論來分析突發事件發生規律和趨勢，不斷提升檔案管理應對突發事件的能力是重點。當前，國內檔案局尚沒有針對應對重大突發事件建立一套完善的應急管理機制，檔案管理預防突發事件的能力較弱。大多數檔案局工作人員缺乏應對突發事件的經驗能力，安全意識薄弱。在調研過程中發現，不少檔案局工作人員對館內消防應急知識知之甚少，連基本的逃生規則和常識都不了解；檔案局也沒有針對突發事件建立一套完善的緊急工作組織預案；館內沒有具備良好的緊急避難設施和條件；平時沒有重視應對突發事件緊急演練工作，沒有指定緊急逃生路線和方案等?，F實工作中的空白，也是相關理論研究的主要方向和思路。因此，針對當前檔案局應急管理需要，以管理學、社會學、行為學和災害應急理論為分析工具，來建立一套完善的檔案局應急管理體系，不斷提高檔案局防范重大突發事件的能力，具有十分重要的現實意義。
2 重大突發事件中的檔案局管理應急機制研究方向
根據《中華人民共和國突發事件應對法》對突發事件的定義，是指發生具有較大偶然性，影響面廣、會造成重大社會損失和危害、需要全社會聯動共同應對的公共自然災害、社會公共衛生事件和公共安全事件等。檔案局所面臨的重大突發事件主要有各類自然災害、公共信息安全威脅以及社會公共安全事故等，這類事件的發生可能會給檔案局和內部工作人員、讀者造成重大危害，這種危害對人員來說有可能是身體上的，也有可能是心理上的，而對檔案局來說，可能是毀滅性的。例如檔案局建筑在事故中倒塌，對館藏文獻造成毀滅性的破壞，威脅工作人員、讀者生命安全，對檔案局的發展產生重大威脅。
綜上所述，當前必須要建立一套完善的檔案局應急管理體系，為檔案局應對重大突發事件提供正確的理論指導。研究目標決定了研究的內容和思路，研究內容要圍繞“以人為本”的思想，本著“未雨綢繆、防抗避救相結合”的工作方針，針對如何保護檔案、檔案局工作人員和讀者的安全開展具體研究工作。研究理論能夠有效指導檔案局建立一套完善地應對重大突發事件的工作機制，不斷降低重大突發事故對檔案局、工作人員和讀者的危害；要指導檔案局建立一套完善的重大突發事件預防應對措施，使得在任何重大突發事件發生后，檔案局人員能夠有條不紊地開展應急自救工作，將事故風險降低到最小程度。概括地說，一套科學合理的應急機制，能夠幫助檔案局有效規避重大突發事件風險，提高檔案資料和館內人員的安全性水平。因此，本文研究方向主要集中在以下幾方面：
2.1 以重大突發事件預防理論、檔案局管理理論為基礎，建立檔案局重大突發事件應對模型，該模型圍繞“以人為本，預防為主”工作方針，不斷強化檔案局人員安全防范意識，通過未雨綢繆、事先預防來提高公眾應對各種突發事件的能力，將事件風險控制在最低范圍內。
2.2 重大事件預防理論框架研究。綜合各種相關理論，例如自然災難應急理論、檔案局學、信息安全理論、緊急避難理論、社會公共安全理論等，建立一套完善的檔案局應對重大突發事件基本理論框架，為指導各地檔案局、檔案局開展重大突發事件應急工作提供堅實的理論基礎和依據。
2.3 重大突發事件預防與應急方案研究，針對如何預防重大突發事件制定一套完善的工作措施和方案，通過評估檔案局建筑安全、館藏檔案保管要求以及館內人員分布特點，不斷完善檔案局內部重大突發事件管理制度和機構，同時指導日常重大突發事件應急演練，切實提高檔案局預防各類重大突發事件的能力。
2.4 選擇具體案例深入分析。通過選取有代表性的案例，來分析重大突發事件發生的前因后果，摸出其發生和演變規律，為今天檔案局開展重大突發事件預防工作提供可靠的指導依據。
3 重大突發事件中的檔案局管理應急機制研究目標和價值
當前檔案局應急機制研究主要集中在預防和應對重大突發事件方面。本著“以人為本，預防為主”的工作原則，圍繞提高檔案局人員、檔案安全來豐富和完善重大突發事件應急管理理論，同時結合檔案局管理應急理論和具體經驗，不斷提高重大突發事件中檔案局的應對能力和響應速度。綜上所述，本文提出了檔案局應對重大突發事件應急理論研究工作的四個圖譜。
3.1 針對重大突發事件，制定檔案局管理應急機制模型圖。該模型能夠詳細列出檔案局在重大突發事件中的管理目標、職責和應對方案，主要強調“以人為本”的應對精神，注重對館內人員的安全保護，力爭將檔案局的人員傷亡和檔案損失降低到最低限度。
3.2 要針對重大突發事件，編制檔案局管理應急機制學科譜。要將涉及到檔案局重大突發事件應急相關的理論納入到檔案局應急機制學科圖譜中，打造多學科知識理論交叉、綜合的檔案局應急機制理論體系，不斷夯實檔案局應對重大突發事件的理論基礎。
3.3 要結合當前社會重大突發事件特點，編制檔案局管理應急機制內容綱要。要提高檔案局應對重大突發事件的能力，必須要編制一套完善的應急機制內容綱要，以提高檔案局應急機制中的預案管理能力。預案是幫助檔案局提升應對各種突發事件的重要手段，能夠針對各種潛在的突發事件做好充足的預防工作，最大程度降低突發事件帶來的負面影響和危害。
3.4 典型案例的選擇、分析與實用研究。分析具有代表性的重大突發事件管理經驗，能夠有效提升檔案局應對重大突發事件的能力。通過學習具體案例的發生起因、經過和經驗教訓，能夠彌補檔案局工作人員應對突發事件實際工作經驗不足的缺陷，可以顯著提升檔案局應對突發事件的總體能力和水平。當前，國內學者在這方面的研究少之又少，理論體系亟待完善和豐富，因此加快這方面的研究具有十分重要的現實意義。經典案例的學習能夠為彌補國內重大突發事件檔案局應急管理研究模型與基本理論的空白，必須要圍繞“以人為本，預防為主”的應急工作方針，不斷提高檔案局人員安全保護水平，為檔案局工作人員和讀者創造一個平安的工作和學習環境。
4 結束語
本文深入分析了重大突發事件檔案局應急工作特點，并提出了有益指導建議。希望本文的研究成果能夠有效指導國內檔案局應對各類重大突發事件，不斷提高檔案局行業應對突發事件的能力，將事故風險控制在最小范圍內，促進檔案局全面健康發展，為完善和豐富重大突發應急事件做出突出貢獻。
參考文獻：
[1]石文明.檔案局安全管理研究[J].信息管理，2009（3）.
檔案管理應急預案范文2
公共區域總體設計理念
通常在規劃階段要考慮兩個因素：一是檔案館公共區域的設計要盡可能征詢大眾對檔案館服務多樣化的需求，二是在受到建設空間或財政資金限制的情況下，明確什么功能是可以力求實現的。
接待大廳
在現代設計理念中，前臺接待處要求精巧別致和服務便利?！队鴻n案建筑》這本書，精選的許多建筑物中均設有前臺接待處，利用者在這里登記注冊，申請入場券，可以及時得到簡明扼要的服務指南和功能咨詢。在與前臺接待毗鄰區域，有條件的地方如牛津郡還普遍設立資料、書刊、信息窗口，展示或售賣一些相關出版物，或者提供更多的資料信息。
一般而言，在接待廳應留出一塊地方作為休憩區，該區設立洗手間，寫字問，懸掛外套的衣帽間，存放書包的儲物柜等。對于許多查詢利用檔案者來說，時間寶貴，要在生活配套服務設施上考慮周到，盡可能幫他們節省時間。為此，通行辦法是設立茶點吧，讀者在這里可購買食品、飲料或享用他們自帶的食物，使用自助式的茶水或咖啡機，以避免讀者中途不得不離開檔案館尋找這些基本的服務。
殘疾人通道
殘疾歧視法(1995)實施以來，殘疾人設施得到普遍改善，無論在檔案館周圍環境，還是在檔案館大門和接待處，符合殘疾人保障的具體特別的指導性條款，已在圖書館建設中得到落實，其建設標準同樣適用于檔案建筑。
設計殘疾人通道就需要通盤考慮一些細節問題。它需要門、步階、坡道、電梯和洗手間等一系列特別的設計，需要調整桌椅的高度(工作人員的辦公桌過高，殘疾人難以夠著)和計算機屏幕顯示中顏色的對比，以及許多其他方面的特別設計。
展覽區域
展覽能夠更受訪客歡迎，吸引的公眾比經常的檔案利用者更寬泛。日益豐富的實踐告訴我們，展覽區域一定設在接近社會公眾的地方，陳列區專設在接待大廳或靠近接待大廳的位置，而不使它拐彎抹角，上天入地，影響人們直截了當地參觀訪問。
需要強調的是，原始記錄區別于一般的復制件，它無論在哪里被展出，都應該配備與永久存儲要求相應的安全、環境和照明設備。如果沒有安排固定員工值守，區域內理應安裝特別的安全警報和監控系統，通過高靈敏度的探頭，監控室可以根據需要隨時查看顯示器，對陳列櫥、墻壁、室內空間的監視一覽無遺。在大英圖書館、威爾士圖書館，倫敦、諾丁漢、南安普敦和約克等大學，還有一些地方檔案存放機構，都擁有新的寬敞的陳列區。在諾?？说貐^，訪客可以通過一個個長廊開辟新的展區。在溫莎地區，展位不固定設置，以增加陳列的靈活性，一些陳列是流動的，經常更新轉換。
查閱室
查閱室是訪客來檔案館的主要去處。因此有必要通過改善裝飾、照明、家具和地毯的擺設水準，來營造一個舒適的查閱環境。照明需要加以設定以減少眩光，同時提供足夠的適宜閱讀的環境光線。光源不是越明亮越好，明亮的讓人分心，但也不能太昏暗，昏暗的讓人悲觀，給人的感覺應當是平靜和愉悅。地毯、窗簾和天花板吸音材料的使用也有利于減少外面噪音的干擾。
考慮到計算機被廣泛用于研究、申購或在線查詢等多樣化的需求，要提供足夠的電纜和動力設備(也包含越來越多無線功能的設施)的占用空間。查閱室要保持安靜，特別是學術研究者，需要這種氛圍。另一方面，查詢個人家史的人，往往少有沉默。為了應對這些不同類型和需要的查檔者，始終保持查閱室的安靜，有些機構像威爾士和薩里圖書館，將查閱室隔間并開辟一個單獨的咨詢室，提供現場和在線咨詢，復制目錄、索引，以及個人查詢有關記錄，把某一階段可能嘈雜的活動集中到這一個地方。當然較小的檔案室則不必考慮上述隔間，是否將房間保留為單間或隔成若干間取決于其功能的劃分。關鍵要有利于共享資源，提升服務，發揮整體效能。咨詢室和查閱室一樣，如果不采取一些監控措施，像查閱指南這些不可替代的資料，很容易在未經授權的情況下被刪除或帶走。因此檔案資料和查詢工具應有專門設備進行監控，磁性或射頻報警系統一般被安裝在出口。
應根據業務操作規范、藏品的自然屬性和地方風俗習慣，劃分查閱區或咨詢區。如根據藏品的自然屬性劃分，可按微縮膠片、傳統媒介(紙和羊皮紙的記錄和特大號地圖)等進行分區保管、監控和咨詢。微縮膠片和數字化檔案正在急劇增長，當調整存檔空間時，一定要考慮到檔案形態的這種顯著變化。功能分區有利于員工實行細分管理，為檔案利用者提供不同路徑的服務。凡是有視聽檔案的地方，應該像在諾?？艘粯犹峁┻m當的視聽設施，考慮到檔案利用者被允許使用錄音設備，因此有必要設置隔音板間房。當利用者第一次來訪或有特別詳細的專題需要權威人員解答時，有條件的地方不妨再提供一個會客間，墻壁不延伸到天花板的高度，無須隔音且呈開放狀態。
報告廳
不少地方當局對政策方案的推廣和公共關系越來越重視，另一方面，面對社會公眾日益增長的教育需求，壓力也是越來越大。而基于原始史料的學習、研討和講座安排，能夠一定程度上滿足地方當局和社會公眾的關切。報告廳的外門應是單獨開的，當其在投入使用的時候不至于影響檔案庫區的管理。多功能報告廳擁有現代聲像工程設備，以及這些設備的集成空間。埃塞克斯、威爾士圖書館在其他的很多地方包括諾?？撕图s克大學的報告廳還都鋪設了平整的地板，其上面的家具可自由移動，能夠作為一個單獨的、具有良好隔音效果、配置到位的教室靈活使用，并提供存放教學設備和教員休息的套間。 假如用作講學目的，想在報告廳同步利用原始檔案和相關信息，報告廳隔壁設置有用于相關專題檔案安全保管利用的臨時場所。
檔案管理應急預案范文3
關鍵詞：高?；n案管理；創新；硬件實施
高?；n案管理工作是一項十分復雜的工作，有其特殊的專業性和多樣性等特點，對基建檔案管理人員也有著較高的要求。近年來隨著科技的進步，高校基建檔案管理工作也在逐漸地進行改革，傳統的管理模式顯然已經無法滿足當下的需要。下面將對高?；n案管理工作的創新與應用進行分析和討論。
一、高校檔案管理中存在的問題
1.對檔案管理有所忽視
要想實現高校檔案管理的科學性，首先應保證檔案的完整。就目前的情況來看，管理人員對基礎建設有了一定的認識，卻在建設的過程中常常忽視積累的文字材料。主要表現為：在認識程度上明顯不足，雖然形成了相關的文件資料，卻很難進行使用；在管理中只重視建筑工程質量上的管理，而忽視了文檔管理；此外，檔案的管理部門與基建部門之間溝通甚少，對竣工文件等不能完善地進行管理。
2.缺少完善的基建檔案管理制度
高?；n案管理工作有著較強的專業性，在日常的管理工作中很難建立起一套適用于檔案管理的標準規范用來規范基建檔案。當前的高?；n案管理中由于檔案的時間跨度比較長，而在這個過程中又有可能出現管理人員的調整，而每個人對檔案的分類理解都會出現不同的看法，因此高校檔案管理工作也就很難達到統一。
3.缺少綜合性強的管理人員
當前的高校基建檔案管理人員大多是基建技術人員兼職，或者是其他的檔案管理人員兼職，缺少既懂得基建專業知識，又有檔案管理能力的綜合性管理人員?；夹g人員雖然在基建業務上比較熟練，但沒有接受過專業的檔案管理知識培訓，對材料很難進行科學的整理、歸檔。檔案管理人員雖然懂得怎樣整理檔案，也有著較強的檔案管理知識，但他們普遍對基建業務不熟悉，對檔案材料的范圍也不是十分明確，再加上工程建設單位對檔案管理的重視等，使得檔案材料出現了不完整的情況，這些都嚴重地影響著高?；n案管理的建設。
二、高?；n案管理工作的創新與應用
1.強化基建檔案管理人員專業知識
在高?；n案管理工作中，最重要的就是管理人員的專業素質?；n案管理工作與其他的資料管理工作不同，基建檔案管理需要較強的專業知識，要求基建檔案管理人員不僅掌握一定的基建知識，同時也需要具備足夠的檔案管理知識，這樣才能對基建檔案進行正確的分類整理，從而將基建檔案管理工作做到最好，并在日后的生產建設過程中發揮出自身的作用。
2.建立信息化管理系統
隨著社會和科技的不斷發展，信息技術被廣泛地應用于社會各界中，計算機網絡的發展可以說為基建檔案管理提供了一個強大的技術支持。通過信息化技術建立起基建檔案管理系統，將原有的檔案整理備份到信息化管理中，不僅方便了日后的查找，更重要的是即使檔案遺失，也能在信息化管理系統中找到備份的檔案，而不會因此耽誤日后的工作。
3.強化硬件設施
要想切實地保障高?；n案管理工作，應盡量地將檔案管理做好，保證每一個檔案管理庫房都能夠達到應有的安全標準。如果條件允許的情況下，應及時地建立起檔案管理大樓，在硬件設施上保證基建檔案管理的安全。此外，應在日常的管理工作中強化檔案管理責任制，積極地落實好檔案管理“八防”工作。對檔案室門口及周邊的一些危險物品應及時清理，以便保護檔案安全。
4.完善基建檔案管理制度
高?；n案制度需要覆蓋全面的檔案工作，在基建項目建立的初期就應將檔案管理深入到每一個工作的環節中。高?；n案管理一定要建立起完善的管理制度，制定出科學合理的管理制度，讓每一個管理人員都能積極地按照管理制度工作，形成良好的風氣，同時高校應定時監督檢查，保證基建檔案的管理工作能夠順利進行。
高?；n案管理工作十分復雜，對檔案的管理人員要求也比較高，要求基建檔案的管理人員不僅有一定的基建專業知識，同時還要有較強的檔案管理知識。雖然當前我國高校的基建檔案管理工作仍然不夠完善，但只要我們不懈努力，不斷地對基建檔案管理工作進行創新，就一定能實現科學的檔案管理。在當代信息化發展迅猛的時代，做好高?；n案管理工作，就一定要將基建檔案管理工作盡量數字信息化，這樣才能幫助高?；n案管理不斷發展。
參考文獻：
[1]劉曉玲.我國高校基建檔案管理對策初探[J].硅谷，2010（04）：24.
檔案管理應急預案范文4
1計算機技術在文件與檔案管理中應用的意義
1.1促進檔案管理的科學化
在檔案信息化管理的過程中，運用計算機技術可以促進檔案管理的自動化、規范化、科學化，提高檔案管理的質量與效率。計算機技術可以將檔案數據進行快速的分類，避免人工管理的緩慢問題，對信息進行自動化的整合，提升檔案管理的整體性、準確性，保證檔案管理的工作質量，促進檔案管理的簡單化，促進檔案管理的優化，最大程度的保證檔案管理的安全性。
1.2提高檔案管理的利用效率
在傳統檔案管理的過程中，由于大部分都是紙質檔案，攜帶、整理、查詢都比較困難，檔案信息沒有辦法實現信息共享，這給檔案管理的綜合利用帶來不便。通過計算機技術，檔案信息能夠隨時隨地的更改、查詢、共享，提升檔案管理的整體水平，讓檔案管理的質量與效率都逐漸提升，在信息化背景下，完善檔案管理的保存方式，讓檔案管理的質量水平更高，有效的增強資源的利用，促進事業單位的進步與發展。
2計算機技術在文件與檔案管理應用階段
2.1計算機技術的應用階段
計算機技術應用階段，就是將計算機技術融入到事業單位文件與檔案管理工作中，對文件檔案管理進行編輯、統計、借閱等，利用計算機編制歸檔技術，建立文檔的數據庫，按照不同的管理要求，對單位的數據、文件、文檔進行分類與管理，還可以利用計算機檢索技術，加強對文檔的識別能力，讓員工能夠快速的檢索文件，找到自己想要的信息。計算機技術對數據庫的文件出入庫、庫存空間的占有率、歸還等進行記錄與統計，方便管理者對其進行管理與用。
2.2計算機技術運用的綜合階段
計算機技術的綜合運用階段，是指在計算機文件檔案管理中的應用效果，管理人員依據應用效果轉變自身的工作狀態與工作模式，改變工作方式。因此，對計算機信息處理進行大量的研究，結合本單位工作的實際情況，選擇適合的軟件，構建平臺與系統，滿足日常工作中的計算機要求。
2.3電子文件應用階段
電子文件應用階段，改變了傳統檔案管理技術，利用電子對文件進行處理，在工作形式與管理方式上有了很大的轉變。首先，在生成環境上，文件管理的工作人員，將文檔的關鍵信息與數據錄入到計算機程序中，然后形成電子文件，這些電子文件可以在形式、格局上進行改變，可以高效存儲、輸入，可以更好地進行保密工作，讓生成環境得到進一步優化。
3計算機技術在文件與檔案管理中的應用
3.1明確應用策略
為了提升計算機的應用水平，需要建立健全檔案管理制度。在開展檔案管理的過程中，必須對管理人員進行全面升級。檔案管理人員需要具備專業的檔案管理素質，加強對計算機技術的熟練運用，掌握現代化的檔案處理模式，促進檔案管理的不斷創新，加強檔案計算機技術的跨越式發展。
3.2建立檔案信息數據庫
在檔案數據庫的建設中，需要充分利用計算機技術，對數字檔案進行及時保存。隨著經濟的發展，科技的進步，電子文檔數據系統也應該不斷安全、優化，要不斷的研發、建立科學的計算機技術與防火墻的技術，對事業單位重要數據與文件進行全面保護與升級。事業單位內部要加檔案安全管理，注重自主技術的開發與應用、網絡環境是開放的，存在很多不確定的因素，事業單位在建立數字庫的時候，要選擇適當的、值得信賴的生產商，建立多重保護系統，加強對病毒、網絡黑客的防范，在硬件設施上要反復檢測，定期維護，全面提升數字化檔案管理系統的穩定性與安全性。
3.3提升檔案管理人員的計算機水平
隨著計算機技術的廣泛運用，事業單位相關領導應該認識到計算機信息管理的高效性。不僅僅重視行政工作的有效進行，更要重視檔案管理人員的計算機運用水平，加強人力、物力、財力的合理運用。因此，我們必須改變檔案管理人員的思想，定期開展合理的培訓，讓工作人員熟悉計算機文檔的管理流程，完善計算機操作技術，推行獎懲制度，對于那些積極配合、完善自身的員工給予獎勵，對于那些沒有辦法跟上時代步伐的員工給予淘汰。單位也要改善檔案管理工作人員的待遇與編制問題，多多的吸收相關的專業人才，提高檔案管理工作人員的積極性。
3.4重視文檔資源的標準化建設
隨著計算機在文件與檔案管理工作中運用范圍越來越廣，很多單位高度重視對先進設備的采買，忽視文檔資源的標準化建設，導致采購的先進設備長期閑置，浪費資金，新型的計算機檔案系統沒有辦法滿足單位的真實需求，事業單位必須高度重視文檔資源的標準化建設，建立有效的數字化管理系統，管理系統中要包括檔案管理、系統管理、查詢管理、安全措施等等，確保為檔案管理工作節省大量的人力、物力、財力?？偠灾谛聲r代的背景下，加強計算機與文件檔案管理的結合，促進檔案管理的信息化、科學化，加強檔案管理工作的水平，促進檔案管理的共享，讓檔案管理創新與發展。
計算機碩士論文參考文獻
[1]杜鵬遠.淺談計算機技術在文件與檔案管理中的應用[J].科技經濟導刊，2017.
[2]楊卉.計算機技術在檔案管理應用中意義研究論述[J].綠色環保建材，2018（7）:254-255.
[3]孫歡.計算機技術在檔案管理現代化中的運用研究[J].電腦迷，2018（7）:7-8.
檔案管理應急預案范文5
繼續醫學教育;網絡信息化;檔案管理
1.背景分析
繼續醫學教育是指醫學學歷教育畢業后,以學習新理論、新知識、新技術、新方法為主的一種連續性、全員性和終身性的醫學教育,是衛生專業技術人員年度考核、職稱聘任和醫生、護士執業再注冊的必備條件,其運作的檔案跟蹤和管理則顯得尤為重要。傳統的繼續教育管理方式及檔案的保存陳舊、被動、效率極低,嚴重制約了日益多樣化、系統化的繼續教育模式,在繼續醫學教育的課程跟蹤及檔案管理等方面已明顯滯后,2009年我院為規范繼續教育管理標準,滿足繼續教育課程多元化、系統化、層次化等管理要求,經過前期的準備及相關培訓,使用了繼續醫學教育管理系統(三網一庫綜合管理平臺),本文就近年來網絡信息平臺在我院繼續醫學教育檔案管理中的實踐經驗及對該管理系統在工作中的應用作淺顯的分析、總結。
2.系統主要功能設計及實現途徑
系統主要功能框架。繼續醫學教育管理系統是用于繼續醫學教育管理工作的計算機軟件平臺。此系統從各級衛生醫療管理機構的實際工作出發,以衛生技術人員為中心,利用先進的電子化手段將繼續醫學教育管理系統所涉及的業務進行分級分類管理,逐一建檔,同時將相關數據結果準確匯總、歸類到每一名衛生技術人員繼續教育檔案之下,方便查詢,有利管理,最大限度提高了工作效率和管理質量,使檔案管理者從陳舊的繁雜的管理事務中解脫出來,以便更高效、更快捷、更準確地完成繼續醫學教育管理系統工作。
華醫網組織開發的“三網一庫”繼續教育管理平臺,功能齊全,操作方便,科學管理,它是為協助醫療衛生主管部門建立的一個涵蓋政策信息、繼續教育檔案管理、學員學習培訓三項功能一體化的平臺,平臺采用統一的數據庫將所有科教信息以人員為主線融合在一起,做到數據統一管理,集中存放,互通互聯,充分共享。
系統主要功能特點。信息便捷:方便快捷的政策信息,開放式數據庫設計,實現了信息的快速傳播,及時共享,無縫對接;管理工作一體化:各級管理機構通過管理平臺,實現對項目、人員、學分等工作的一體化管理,完整的繼教項目控制流程,及時、準確地管理學分及學員繼續教育檔案,具有強大的統計功能;數據采集自動化:采用智能IC卡作為學員的身份證,通過“MBOX醫學寶”刷卡實現數據的自動化采集;資源整合,自主學習:充分整合不同培訓機構的繼續教育視頻課件,形成內容豐富的教育超市,可自主選擇學習內容。
實現途徑。我院自2009年使用該管理平臺,在三年的實際使用中,不斷更新不斷完善,目前,我院繼續教育管理工作已日趨成熟,從人員參加培訓活動到學分授予情況、數據信息錄入、存檔、查詢,審核等操作,都簡捷規范,有條不紊,大大提高了工作效率及準確率?，F將具體操作簡述如下:科教管理平臺采用BS結構,共有七大功能:人員管理、繼續教育活動管理、科室管理、學分管理、統計查詢、系統設置及修改密碼。
人員管理:涵蓋我院全部參加繼續教育的人員,包括基本信息檔案,調入調出人員變動情況,職稱變化及辦理‘醫通卡’時需要打印的資料。該模塊數據隨時變化隨時修改,即時存檔,管理非常方便。為了方便繼續教育工作的開展,我們為每位參加繼教人員辦理一張醫通卡,用以標識人員身份,記錄個人學分,查詢達標情況,繼教檔案隨建隨查,培訓內容隨時跟蹤。
繼續教育活動管理:該模塊包括項目管理和集體活動管理兩大子功能,項目管理為國家級、省級等具有統一項目編號的培訓活動建立檔案,記錄學習項目內容及授予學分情況等;集體活動管理可對院內舉辦的繼教活動進行建檔,隨時錄入,隨時存檔,方便查詢。
科室管理:是我們對科室的信息進行維護操作的功能。可隨時添加、刪除科室,并可將權限下放到各科室,對臨床大科室組織的學習及學分錄入使用“MBOX機”考勤,并將活動數據接入系統,實現數據上傳,以前需要一到兩天的工作量,用了MBOX機,幾分鐘便成功完成,減少了在信息及學分錄入時的工作量,提高了工作效率及管理質量。
學分管理:此模塊共八個子功能項,對培訓人員的學分授予及管理作了細致、規范的分級分類。
學分管理模塊功能情況
檔案管理及統計查詢:該模塊用于統計查詢人員的學分達標情況,以及項目和集體活動的舉辦情況,并可以方便導出用戶所需要的各類報表。其中最常用的功能為個人學分情況查詢、個人達標情況查詢、項目開展情況個別查詢、集體活動開展情況個別查詢。
系統設置:分為職稱瀏覽、字典表瀏覽、學分級別瀏覽、達標標準瀏覽四個子功能項。操作時可根據想要查詢的內容設置具體參數,例如按學歷、民族、職稱、院內職務等條件,作相應的篩選統計和查詢。
另外,系統中還開辟了學員學習超市模塊,學習超市充分整合了醫學院校、學術團體、及遠程教育機構的教學資源,為學員提供多元化的學習形式,包括教學輔導、交流互動、課程評價、考試管理。學員可根據個人需要自主選擇課程,在線視頻學習,也可以進行小組學習,互動討論,監督學習進度。為繼續醫學教育的培訓提供了寶貴的學習內容和學習方式。
本文僅對網絡信息平臺在我院繼續教育檔案管理工作中的應用作了最簡要分析和總結,隨著繼教工作的開展和不斷深化完善,必定需要對系統功能作及時的升級和更新,以滿足新的規范和要求。繼續醫學教育檔案管理信息系統是醫療檔案網絡管理的開端,今后,將推動醫療綜合檔案管理系統的構建,進一步推動醫院的發展和滿足醫護人員的需求。
[1]黃艷.繼續醫學教育檔案系統的構建.醫學信息,2011
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檔案管理應急預案范文6
關鍵詞 人事檔案管理 信息技術
中圖分類號：F207 文獻標識碼：A
一、人事檔案管理現狀
我國現代的人事檔案管理涉及到的信息不斷增多，信息的載體也日益多樣化，造成傳統管理模式越來越不適應現代企業、事業單位的發展需求，出現了諸多問題。
（一）管理理念落后。
企事業單位工作人員的人事檔案一般都是由企業或事業單位的有關部門直接進行檔案數據的更改、補充，很少由當事人參與。當事人的人事檔案管理的知情權缺失，以致部分材料失實。其次在檔案的管理上，只有國家機關、事業單位等才擁有人事檔案的管理權。私營、民營企業只能把人事檔案放在人才市場。使企業不能及時對人事檔案信息進行變更，以致檔案管理落后。
（二）管理方法不健全。
人事檔案管理應當實行“檔隨人走”的管理模式，但是現今社會中，企業間人才流動現象普遍，檔案的管理變成“人檔分離”。 人事檔案多年來采用傳統的十大分類制，一份材料歸屬什么種類常常存在許多主觀因素。近年來，雖然采用了計算機進行輔助管理，但也只是采用電腦進行目錄錄入，并沒有帶來管理方法質的飛躍，造成人事檔案管理效率低。
二、信息化技術對檔案管理的作用
實現人事檔案管理創新，在人事檔案管理中應用信息技術，就是實現人事檔案管理的信息化。檔案管理信息化是檔案管理專業化、職業化的必然之路，是提升自身競爭力的有效手段。因此，加強信息技術的應用，實現人事檔案管理的信息化有著重要意義。
（一）保護重要原件。
通過計算機對檔案原件進行數字掃描，之后以電子文件的形式進行收藏、管理和使用，可以有效地保護檔案原件，避免檔案原件因多次使用而損壞，并降低和避免重要資料丟失的風險。
（二）一體化運作。
所謂一體化運作，是指通過現代信息技術的計算機互聯網和數據庫技術，在企業、事業單位以及相關部門建立人事檔案管理平臺。只要一方進行人事檔案的維護操作，其他各方都可以得到同步的數據更新，大大縮短了人事檔案調用的時間，實現人事檔案管理的一體化運作。
（三）快速檢索。
以往進行人事檔案信息的查詢檢索，主要是通過手動翻閱，經常是花費了大量時間，翻閱了大量檔案還是找不到所需資料。而信息技術利用現代計算機檢索技術對數字化的人事檔案進行分類存儲與查詢可以在瞬間找到。
三、人事檔案管理的創新發展
時代是不斷運動和發展的，人事檔案管理工作也是這樣，不能恪守陳規，應該主動突破舊規則對檔案工作的限制，探索和分析更適合現如今人事檔案管理的新思路，實現人事檔案管理的信息化和現代化。
（一）推進檔案數字化，提高檔案管理標準化、規范化水平。
目前，檔案信息化管理的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重形象了系統整體水平的提高。對這一問題取得共識是檔案管理信息化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個當面和各個環節，其中首要的是檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
（二）創新認識檔案管理的理念。
作為人事檔案管理部門，必須要要有強烈的責任心，在掌握檔案管理的基本知識的前提下，更要在管理的過程中引進一下現代化的理念和管理方法，一方面對檔案管理硬件上提高，為人事檔案管理的安全、高效創造條件。另一方面應該建立一個系統的檔案管理體系，對檔案管理問題進行系統處理。
（三）人事檔案內容的創新發展。
針對人事檔案的內容，也應該進行一定的創新，我國企事業單位的對人事檔案的管理，一般包括政治面貌、工作經歷、學歷、職稱等，當時卻很少會涉及人員的工作能力、特點、業績等，在對檔案內容進行創新的過程中應該注重對這方面進行發展和完善。檔案是一個極具個性化的信息載體，在某些方面存在著很多共性，但更多的差異，這些差異主要體現在工作性質、職業特點、社會評價等等，我們應該在信息化的基礎上對人事檔案進行分類，根據不同的人員屬性，對檔案進行重新定位，提高檔案的價值，更大程度的滿足社會的需求。
（四）管理機制的創新。
人事檔案管理應當構建以人為本的服務體制，圍繞這一中心規范相關管理制度，并將其作為強化人事檔案管理的重要手段。首先，定期檢查人事檔案管理制度的執行情況，若發現問題應當及時進行處理，確保檔案管理工作的嚴肅性；其次，建立檔案管理人員培訓與考核機制，對人員檔案管理工作情況進行定期考核，充分調動起他們工作的積極性，確保人事檔案管理進入良性發展階段。
四、結束語
人事檔案管理創新不只是管理技術上的創新，也要從制度上、思想上去創新。信息技術可以做到管理技術上的創新，但它也需要制度的維護，思想的重視。文章通過對檔案管理工作的現狀的分析，從而引出檔案管理工作與信息技術之間的聯系，并為檔案的創新和發展提出了看法和建議，相信在全社會的共同努力下，人事檔案管理工作一定能夠實現跨越式的發展，為人們利用檔案提供方便。
（作者單位：河北省滄州開發區管委會）
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