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檔案管理的建議和意見范文1
【關鍵詞】企業；檔案管理；現狀；措施
一、企業檔案管理工作的現狀
1.服務意識差，檔案信息資源開發力度不夠
雖然在企業發展過程中，檔案管理工作必不可少，但因其工作屬性的原因，相對其他部門而言還是屬于邊緣部門，企業資金和人事安排都不盡完善，有的檔案管理人員是兼職，有的檔案管理人員工作崗位變動頻繁，這些都容易造成檔案管理出現漏洞，檔案資料丟失，機密檔案泄密等，無法給企業決策提供必要的信息資源。
2.檔案管理分散，不利于資源共享
檔案管理基本原則要求檔案管理工作實行統一領導，分級管理方式，保o檔案的安全，這樣有助于資源共享。企業檔案管理在企業運行中發揮著重要作用，需要長遠保存的檔案要由企業檔案部門統一管理，其他各部門不能分散管理，也不能把檔案據為己有。統一管理有助于維護企業檔案的完整性，提高檔案的安全性?，F階段，一些企業的人事檔案、基建檔案、財會檔案等沒有進行統一的管理，還是由各部門分散管理，有的甚至無人管理，有的也意識到了檔案管理的重要性，配備了專門的檔案人員，但由于檔案管理水平參差不齊，檔案的安全、完整還是無從保障，不利于資源共享，也不能給使用者提供快捷的服務。
3.檔案人員整體素質不高，更換頻繁
檔案管理是一項政治性、服務性較強的工作，加強檔案管理，需要工作人員熱愛本職工作，既懂科學技術，又懂檔案管理工作的專業知識，具備較高的政治素質和業務能力。但一些企業對檔案管理存在思想認識上的誤區，認為檔案管理是操作性、常規性的工作，不需要什么專業技能，只要識字就能做好此工作。很多單位的檔案人員年齡偏大，知識文化水平較低，沒有經過檔案專業培訓，整體素質不高，很難適應新形勢下企業檔案工作需求。同時，企業改制后，各部門精簡人員，企業檔案人員更換頻繁，檔案的收集、整理、保管工作不能持續進行，不及時歸檔、整理，致使有的檔案丟失，落到各部門或者個人手中，對以后檔案的利用工作造成難題。
4.檔案館藏良莠不齊，檔案鑒定工作開展不力
檔案管理并不是一成不變的，為了保管有價值的檔案，應剔除銷毀失去保管價值的檔案，突出重點，分類管理，提高檔案管理的質量，為檔案的利用及資源共享打下良好的基礎。一般來說，很多企業的檔案只要進了檔案室，就會永遠藏匿于檔案室，有些檔案沒有了任何價值，不能發揮任何作用，長期積壓使庫存爆滿，致使新的、有價值的檔案不能及時進館。這主要是因為檔案鑒定工作開展不力，未成立專門負責此項工作的機構。
5.管理設施不齊全，不能滿足檔案保管需求
檔案管理的目的不是為了獲取利益，主要是為了體現社會效益，一些企業領導比較注重企業經濟發展，不注重檔案管理，這也使檔案管理滯后于經濟發展。很多企業檔案管理部門沒有專門的經費，檔案管理設施不齊全，不能滿足檔案管理的需求，不利于檔案的安全、完整保管，從而造成不了彌補的損失。
二、改善企業檔案管理的措施
1.提高檔案管理人員的素質
企業在發展中必會留下大量的檔案資料，如工程圖紙、技術資料等，這些檔案資料對企業的運行發揮著重要作用。檔案管理人員素質的高低會影響企業檔案管理的優劣，提高企業檔案管理人員素質，是提高企業檔案管理水平的需要。首先，企業檔案管理人員要具備較高的職業道德素質。這就需要檔案管理人員樹立服務意識，提高服務質量。同時檔案人員要尊重歷史，根據史實入檔、用檔。另外，檔案人員還要有較強的保密意識，不私泄外泄，確保檔案安全。其次，檔案管理人員要具備專業素質。這就需要企業檔案人員注重專業知識與技能學習，認識到檔案工作的重要性，不斷擴大自身知識面，以適應信息化社會的需求。最后，企業檔案管理人員要具備創新意識。企業檔案管理工作要具有開放性，需要創造性學習，用新思維對待新問題，提高檔案管理層次。
2.充分開發利用檔案信息資源
檔案管理的目的是提供利用，提高檔案管理水平，是要給企業提供良好的信息服務。因此，企業檔案管理要充分開發利用檔案信息資源，為企業發展提供有力的保障。首先，建立網絡化系統。企業制定網絡系統時，考慮檔案網絡化建設，開發檔案信息資源庫，使企業各部門能快速獲取所需檔案資料，達到資源共享的目的。通過網絡利用資源，不會造成文件的丟失，也有助于檔案的歸檔。檔案人員通過計算機可以隨時對檔案進行歸檔、分類、整理工作，有效減輕了檔案人員的負擔。其次，推進檔案的數字化進程。企業檔案管理對有重要價值的檔案資料要進行數字化，有些檔案由于保存年代已久，拿出來使用的話很容易損壞，要注重對這些檔案的保管，并對這些有重要價值的檔案進行數字化處理，以便永久保存。最后，加強檔案信息安全保障建設。注重檔案信息化建設的同時，也注重對計算機檔案管理系統的管理，配備防病毒軟件，確保信息安全。
3.強化企業檔案管理標準化建設
企業檔案管理首先要確立歸檔制度。企業所有人員都有建立檔案、保管檔案的義務，不能私自截留檔案。檔案歸檔有明確的日期限制，如行政管理、生產技術等方面的管理類文件一年歸檔一次；產品開發、基本建設等方面文件材料要在項目完成后半月內歸檔等。企業檔案歸檔制度的執行，需要檔案人員監管，相關人員積極配合。其次，遵守檔案管理流程。企業檔案管理要遵守流程，主要有管理部門、文件整理、檔案分類、檔案編號、歸檔、保存檔案、清理檔案等方面。最后，完善檔案管理制度。要建立健全的檔案管理制度，主要包括檔案保管制度、檔案利用制度、檔案統計制度等。
結束語
企業沒有創新就沒有活力和希望，檔案工作也是如此。因此，檔案工作人員亦應創新思路，開拓檔案管理的各項功能，并積極探索和體現觀念、機制、管理的創新。
參考文獻：
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關鍵詞：高校 教學檔案 建設 管理 意義 途徑
中圖分類號：G64O 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）08（b）-0124-02
目前我國對于教育事業及教育體制的改革已經發展到了如火如荼的地步，高等院校在其教育教學的模式上有了很大程度的改善，不再只注重發展精英教育。近年來，高等院校在不斷地擴招，讓更多的人都能夠考上大學，朝著普及化與大眾化的趨勢不斷發展，為社會培養更多的高素質、高技能的人才。但是同時，高等院校在此發展趨勢下，面臨著新的問題與狀況。教學環境與模式的改變，導致相關教學檔案的種類與類型增加，對教學檔案的管理難度也隨之提升，這對高校教學檔案的管理提出了更高的要求。
1 加強高校教學檔案建設和管理的重要意義
1.1 保證教學有序化的開展
高校教師的工作中心就是開展對應專業的教學工作，教學檔案的建立是在其教學過程中開展的，也是高校檔案的重要組成部分及重點的內容。高校的教學檔案能反映出該校的教學管理水平及教學的質量。因此，為了保障教學過程的順利開展與實施，學校都會在剛開學時的教學工作會議中對該學期的教學任務進行部署，會議記錄成為教師開展教學的文件材料。教師通過教學任務來制定相關的教學計劃，開課計劃，并以此來制定相關課程的安排。在一學期的課程結束后，還需要對教師和學生做出相應的教學評價，學校通過對學生的期末考試情況進行分析，進而對該學期課程的教學有一個較為明確了解，形成教學檔案，保證教學有序地開展，提升教學的管理與水平。
1.2 強化教學管理
在高校教學中，教學檔案就是對教學管理及教學活動的客觀性記錄。教師通過記錄的信息，能夠從中找出教學中存在的問題，進而有針對性地改善教學的方式方法，提升教學的質量，為相關的教育決策及教學管理的改變提供參考的信息，能夠為教師的日常教學管理水平以及進行某些教學研究活動提供相應的參考依據。教學檔案是在教師日常的教學管理工作中產生的，同時也為教學管理實踐提供相關的服務，進而提升高校教師的教學管理水平。
1.3 進行教學評價的基礎與前提
高校教學檔案中客觀、真實地記錄了學校的教學活動，是教師在教學活動中對相關知識的收集與積累，其能夠準確地評價教師的教學狀態與教學效果。同時，教學檔案的積累是教學評價指標體系的具體體現，能夠客觀、真實地反映高校在某一時間內的教學質量。除此之外，完整的教學檔案是進行教學評價的基礎條件，對教學檔案進行規范化的管理能夠有效地推進教學評價的開展。同時，進行教學評價也能夠促使檔案建設更加完善，提升檔案管理的水平。
2 高校教學檔案建設現狀
近年來，高校對教學的評估、對相關專業就業發展前景的評估以及對應屆畢業生就業情況的評估等都極大程度地促使了高校教學檔案的建設，提升了教學檔案在高校教學管理中的重要地位及其意義與影響。同時在這些年的建設與發展中也取得了一系列的成績，促進學校的發展。我國的高校都能夠依照國家的相關規定與要求，建立專門的檔案室用于管理、存放教學檔案，對于立檔的制度也做出了明確的規定與計劃。與此同時，還能夠通過相關的評估，提升對檔案進行管理的意識，加強管理的措施。但是，我國高校在檔案管理方面仍存在很多問題。
2.1 檔案內容不全面
高校檔案在建立時其來源廣泛且分散，檔案的形式與內容也復雜多樣，這些特點給檔案的收集、歸納與管理的工作帶來了較多的任務量。與此同時，高校中進行教學管理的部門，由于其所管理的專業不同，教學的側重點也不同，通常情況下對于文書檔案以及學生的相關活動材料比較重視，而忽略在教學一線中產生的材料。例如，高校教師進行說課、講課等方面的材料不完整、不全面，尤其是在細節方面的材料缺少的比較多，因而所建立的相關教學檔案也是不全面的。
2.2 檔案管理水平落后
在我國，還有很多高校對于教學檔案的認識程度較淺，因而對教學檔案建設與管理方面的重視程度較差，相關的資金與技術的投入較低。就目前而言，這些學校對于教學檔案的管理與存放還都停留在傳統的紙質狀態，并且其檔案的管理工作還是憑借手工來處理，工作效率十分低下，與當前社會的發展水平極其不相符。
2.3 教學檔案管理制度不完善
在高校中，教學檔案管理工作是一項專門的業務，需要制定嚴謹、科學的操作規范，依據一定的標準進行分類，采用科學的管理方法。同時，對于教學檔案的管理，其管理工作中的每一個操作環節都要制定明確、標準、規范化的操作制度，對于不同運轉階段的文件材料需要依據檔案法規來進行科學化的管理。但是在大多數高校中，雖然制定了很多的管理制度與規范，但是對于檔案的管理，尤其是對教學檔案的管理方面，其所制定出的制度是不完善、不規范的，對于相關責任人的權責規定不清，且執行的力度較差。
2.4 教學檔案管理者專業性較低
目前，大多數高校教學檔案管理工作者所學的專業幾乎都不是管理方面的，因而，在實際的操作工作中缺乏相關的知識與技能。同時又由于學校繁雜的事務及相關的崗位變動，很多教學檔案管理者都是身兼數職，缺乏時間與精力學習、彌補其專業知識與技能。
3 加強高校教學檔案建設和管理的方式構建
3.1 提升教學檔案管理工作的重視程度
想要完善高校教學檔案的管理工作，進一步提升高校的教學效率，不僅需要相關管理人員的努力，同時還需要高校上級有關領導的重視與支持。通過在學校中建立教學檔案管理工作的領導體系，加強對教學檔案管理工作的領導與監督，進而提升檔案管理的工作水平與效率，將教學檔案的管理工作作為學校的基礎性工作與任務。
3.2 提高教職工的檔案意識
采取多種方式，向高校的全體教職工進行《檔案法》和國家關于高校教學檔案工作相關規定的宣傳與教育，使得高校的全體教職工對于教學檔案的重要性有一個全面的認識與理解，進而配合高校的教學檔案管理人員進行教學檔案材料的收集與整合的工作。同時，還可以通過促進高校各部門間工作的合作，加強其交流與溝通，進而實現檔案資源的共享。
3.3 提升教學檔案的管理水平
高校進行教學檔案的管理工作，主要是為了在以后的工作中能夠方便地使用。隨著現代信息技術的發展以及計算機網絡的普及，高校在進行教學檔案的管理工作時可以利用校園網絡平臺，建立相關的資源數據庫，實現教學檔案的電子化、網絡化管理。將相關的檔案數據信息實現數字化，同時構建目錄查詢系統，可以為廣大的師生提供更好的服務。通過對教學檔案進行數字化的管理，能夠減輕相關工作人員的負擔，提升其管理工作的效率，進而實現信息共享，提升教學檔案的服務水平。
4 結語
在高校教學檔案的管理工作中，需要順應時代的發展，將信息化與網絡化的技術應用其中，同時從科學發展的角度出發，對教學檔案管理的制度進行完善，進而提升教學管理質量與水平，最終提升高校的教學質量與水平。
參考文獻
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檔案管理的建議和意見范文3
一、加強教學檔案管理的必要性和重要性
學院教學檔案記錄了在教學活動中形成的具有保存和利用價值的文件、材料、照片、聲像等不同載體的原始資料，是學院檔案的重要組成部分，是評估和衡量學院教學質量、教學水平的重要依據，是學院教學改革、教學管理水平、科研活動等的必要條件，也是反映學院辦學的歷史面貌的一項重要工作，是促進學院辦學長期發展的重要基礎工作。
教學檔案為師生提供真實的歷史資料，為教師進行教學改革、為學院發展提供有效的利用價值；為學院領導教學管理決策提供依據；為學院教學評估和教學評價提供真實的原始資料。因此，教學檔案管理工作是一項非常重要的工作，教學檔案管理人員，一定要做到完整、準確、系統、規范，充分發揮教學檔案應有的作用，為提升教學質量、教學水平作出貢獻。
建立和完善教學檔案，教學管理者就可通過原始記載與相關數據，對學院教師的教學計劃、教學方法、教學進度、教學效果以及招生就業等方面進行對照檢查，發現問題及時糾正，不斷完善管理制度。教師得到信息反饋后，進行系統地、科學地對比分析，努力找出問題所在，能夠及時改進教學方法，讓學生享受到更加適合職業教育的特色，能夠較快地完善教與學的過程。因此，加強教學檔案管理，是當前迫切需要解決的問題。
二、現階段教學檔案管理存在的的問題與不足
隨著高職教育體制的不斷改革和完善，很多學院對于教學檔案管理逐漸重視起來，但是由于多方面的不足和各項設施的不完善，學院的教學檔案管理存在一系列的問題。
（一）檔案管理意識不強，對教學檔案管理工作重視程度還不夠
很多學院對教學檔案管理沒有提到議事日程上，各系部兼職檔案人員多，精力和時間更多地投入到教學日常管理上，對教學檔案管理意識淡薄，沒有充分認識教學檔案管理的重要性和必要性，從而導致教學檔案管理不規范，歸檔材料不系統不完備，甚至有些材料根本就不歸檔。歸檔的材料有很大一部分也不夠標準，比如：歸檔的材料必須是原始材料，但我們日常整理中發現也有復印件現象；歸檔的材料不允許帶金屬物，但有的檔案盒里的個別材料有釘書釘。
（二）教學檔案歸檔范圍、期限和要求了解不夠深刻
從目前來看某些高職院校對教學檔案管理的歸檔范圍、期限以及歸檔流程不是很清楚。檔案工作是一項耐心又細心的工作，要想做好，首先做到心中有數，也就是明確教學檔案的歸檔范圍、期限以及流程。
1.教學檔案（大類）歸檔范圍包括：綜合類、專業建設、師資隊伍建設、教材建設、實驗實訓及實習基地建設、課務管理、考務管理、學籍管理、畢業（課程）設計（論文）、教學評價和質量監控、教學研究與教學改革以及招生工作等。
2.教學檔案保管期限分為長期、短期、永久三種。凡在長久時期內具有利用價值的教學檔案長期保存，長期保存資料年限為30年。凡在短期內具有利用價值的教學檔案定為短期保存資料，短期保存資料年限為6年。永久保存，就是一直具有利用價值，無限期地保存下去。
3.教學檔案收集、整理歸檔一般按學年，就是第二學期末（6月底）整理前一學年的。如果按學期也就是每學期末整理本學期的材料。所有歸檔的教學文件、材料等必須是原件。做到審查手續完備、格式統一，項目填寫完整、字跡工整、不能帶有金屬物、裝訂整齊，書寫要用鋼筆或碳素筆（禁用不牢固的書寫工具）。
（三）使用效率不高
俗話說得好：“檔案貴在活，而重在于用。”目前我們的教學檔案使用率不高，只是在評估、招生時體現較為明顯在上級部門檢查時作為部門支撐材料。完整的教學檔案資料應在教學管理、教學研究與教學改革等方面發揮重要的作用。教學檔案管理的目的是服務，要通過創新方式，為教學研究和教學改革服務，為各級領導、各位教師和學生服務，這才是我們的宗旨。
三、加強教學檔案管理工作的幾點建議
（一）強化教學檔案管理轉變觀念
1.思想轉變是做好教學檔案管理工作的關鍵
隨著教育事業的不斷發展，人們對各類信息的需求越來越多，教學檔案對于學院的長遠發展以及教師個人的發展起著關鍵的作用。因此要轉變思想領導要高度重視，加大資金投入提供物質條件，配備硬件設施（如檔案室、防潮、防火、防盜、電腦、復印機、防磁柜）等基本物質保障。增強廣大教職工檔案管理意識，特別是一線的專兼職檔案管理人員對檔案工作的高度認識，進一步提高專業技術水平。轉變工作方式、思維方式，把封閉守舊的思想觀念轉變為積極創新的觀念。
2.創新教學檔案管理機制
創新教學檔案管理工作，就必須有健全完善的工作機制。制訂好規章制度，做到有章可循。把教學檔案納入到學院的整體規劃，建立目標管理體制，促使檔案人員從管理型轉向服務型；促進檔案工作的制度化、科學化、規范化；完善檔案人員的崗位職責，加強監督嚴明紀律。從而形成責任心強、效率高、服務周到的管理機制，為教學檔案管理工作的發展提供堅實的保障。
（二）提高教學檔案管理人員的綜合素質
1.愛崗敬業
愛崗敬業就是熱愛自己的本職工作，對待工作有一種恭敬嚴肅認真的態度。愛崗敬業作為最基本的職業道德規范，是對人們工作態度的一種普遍要求。作為一名專職或兼職檔案人員，首先要具備愛崗敬業的精神。其次要鉆研業務、深刻理解、不斷創新。抱著對歷史負責任的態度，科學地、規范地辦理好每一份文件每一個材料。
2.提高教學檔案管理人員的業務素質
檔案管理的建議和意見范文4
關鍵詞：新型r村合作醫療 檔案管理 健康發展 醫療保障
從新型農村合作醫療制度開始實施至今，短短幾年的時間，新型農村合作醫療已經惠及數億農民。中國屬于比較晚起步實施新型農村合作醫療檔案管理的，并沒有完整的一套統一標準，檔案管理工作人員根據自身的工作經驗，結合新型農村合作醫療發展的新特點、新趨向和每個地區特有的實際現狀來進行檔案管理的工作。為健康發展新型農村合作醫療檔案管理工作提供了寶貴的經驗。
一、檔案管理在新農合發展中的重要地位
新型農村合作醫療也稱“新農合”，他是由政府組織、引導、支持，農民自愿參加的，以個人為單位繳費、集體和政府部門共同籌集資金的方式，達到大病籌資為主的農民醫療同舟共濟的醫療制度。檔案管理是新型農村合作醫療檔案管理工作中最基礎的工作，但它卻促進著醫療檔案的發展。新農合至今也存在著很多不足的地方，比如：制度不完善、管理人員文化水平普遍低等問題，可能在檔案的收集或者保存過程中遺失一些信息，就無法達到本該的全面性，導致在后續問題上不能方便使用。
二、新農合檔案管理工作的建議
新農合檔案管理工作是在各個經辦機構和定點醫療單位里通過檔案保存各種有價值的文章、圖片、電子文件、發票等匯成一個歷史記錄。
1、完善檔案管理制度
結合新型農村合作醫療檔案現狀和《中華人民共和國檔案法》要求，制定一套適合新農合管理檔案的管理制度。同時對檔案進行分類和規劃，做好檔案管理工作，并確保在錄入參保人員的信息時，根據參保人員真實名字和實際基本信息錄取，以防出現同名不同人的情況。隨時關注醫療信息檔案發展的情況，不短更新和完善參保人員的信息，完善新農合檔案管理工作，確保參保人員就診和報銷的問題。
2、打破傳統觀念，開拓新途徑
傳統觀念中檔案管理工作就是收集、整理和保管各種信息，然后坐等參保人員上門咨詢，輕松也悠閑。現在得重視怎么通過提高檔案管理來促進新農合的發展與建設，著重從服務出發，一、主動出擊，大力宣傳新農合的對農民的優勢，隨機走訪，收集參保人員信息。二、通過開發檔案管理信息資源，擴大運用檔案的新途徑，比如通過檔案信息總結然后提供給領導和相關工作人員，作為新農合發展的依據和參考。
3.加強檔案室硬件設施
科技技術不斷的發展，新農合檔案資料的分類也多樣化，不僅有以往的文字，圖片之類的，甚至也有光盤之類的電子檔案，這對檔案室的硬件設備要求很高，各個單位得根據自身具體情況來規劃備配照相機、打印機等辦公室必備設備，并采用檔案管理專用系統輔助信息整理、分類、統計等工作，代替傳統手工操作，增加信息儲存量和改善檢索慢的情況.從而提高工作效率。如果有條件的單位，可以在局域網列一個專門文件，放置檔案的一些目錄和內容，這樣每個部門可以借閱資料，了解檔案信息，從而合力推動新農合事業的發展。
4.提高檔案管理人員工作水平
檔案管理人員工作水平的高低直接影響到工作的效率，因此各個新農合管理部門應該對現有職員進行培訓或者外派學習等活動，提高管理人員的素質和工作能力，另外創造條件吸納社會上具有現在科技專業人才，互助帶動檔案管理工作的提高。
5.增加檔案管理的管理和監督力度
①在每個新型農村合作醫療管理設立辦事機構，管理人員按照規章制度管理檔案信息，保管好參保人員的醫藥費票據，然后進行錄入到檔案內，按照新農合的報銷制度進行補償報銷之類，到達新農合的最終目的，確保好參保的農民的保命錢。
②加強管理新型農村合作醫療定點機構檔案。每年都審核定點機構的檔案信息，通過審核的才能簽訂協議，對沒通過審核的機構進行勒令整改，對整改后還不能達標取消資格的定點機構，但要確保妥善保存這些檔案的。
③嚴格按照新農合的管理方法，醫生在必須使用非報銷藥品的時候，提前告訴病人，爭取意見，盡量控制不使用非目錄藥品，避免結算報銷糾紛。工作人員得為病人“三把關”，即“入院、用藥、審批”，做到盡可能的減少農民醫藥費的負擔，確保農民的利益。
總之，新型農村合作醫療是解決中國“三農”問題的決策，檔案管理工作就是促進新農合發展的基礎。從自身做好檔案管理工作，落實新農合政策，確保農民的根本利益。
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檔案管理的建議和意見范文5
遼寧省高級人民法院：
你院遼法（88）民請字第1號請示收悉。以研究，現答復如下：
對于夫妻一方下落不明、另一方訴至法院，只要求離婚，不申請宣告下落不明人死亡的案件，不論下落不明人出走時間的長短，法院均應受理，并應依照《中華人民共和國民事訴訟法（試行）》規定的普通程序進行審理；法律文書的送達依照民事訴訟法（試行）第七十五條的規定進行。
檔案管理的建議和意見范文6
【關鍵詞】檔案利用；信息反饋；機制
一、檔案利用信息反饋的內涵
我國的檔案利用理論是在20世紀80年代由吳寶康先生首次提出。
1984年初，吳寶康先生在《檔案事業的建設與檔案學》一文中說：“檔案學也應該研究在‘新的技術革命’和‘信息社會’到來的形勢下所帶來的新情況和新問題?！痹?986年7月29日，他在一個專題報告中提出的“關于檔案學未來發展的十大趨勢”中就指出開發檔案信息資源的研究將成為檔案學研究的中心課題。檔案利用信息反饋，是指“在檔案利用這一連續活動中，檔案工作者和檔案利用者將發現的問題和情況、提出的要求、意見、評價和效益等，以信息的方式反過來傳輸給檔案部門，檔案部門據此來調節檔案工作各環節，使其逐步趨于完善，在滿足利用者需求的過程中不斷提高檔案管理的水平”。
二、檔案利用活動中信息反饋機制的構建
（一）構建檔案利用信息反饋制度體系。縱觀國家檔案法律法規，對于檔案利用信息反饋作出的規定微乎其微，檔案利用信息反饋在國家檔案法律法規中并未取得一席之地。建立健全檔案信息反饋制度體系，可使檔案利用信息反饋工作有章可循、有據可依，也可使檔案利用信息反饋真正成為檔案利用者和檔案工作者的責任。
1.完善借閱制度。將檔案利用信息反饋的有關規定納入《檔案利用借閱制度》中，并設立相應組織機構，明確職責分工。制度的完善可以使檔案管理人員和利用者有章可循，一是讓管理人員清楚，反饋信息的收集是我們服務工作流程中的一個重要部分。二是要讓利用者明確其利用檔案的權利和義務。
2.成立檔案利用信息反饋協作小組。協作小組以檔案館館長為核心，成員由檔案館各個部門負責人、利用部門有關人員、檔案法規宣傳部門有關人員、利用檔案較為頻繁的相關單位負責人組成。其職責主要為：定期收集國家相關政策法規信息、市場信息、用戶利用效果數據，研究并撰寫利用需求分析報告；借助各類新聞媒介媒體，進行檔案利用的宣傳報道工作；定期搜集用戶關于利用問題的意見、建議并調查處理檔案利用活動中的善后問題等。
3.設立檔案信息反饋員專報制度。檔案館可與社會有關部門建立聯系，聘任該部門檔案人員或辦公室人員為信息反饋員，傾聽和搜集社會對檔案部門的呼聲和要求，及時反饋信息并為檔案部門提出合理化建議。
4.建立檔案利用信息反饋的獎懲制度。各地各級檔案部門應建立健全獎懲制度，對提出有價值的反饋信息的檔案利用者進行物質或精神獎勵，對失職的檔案工作人員進行懲處。
（二）完善檔案利用反饋信息收集機制。多數檔案部門只注重檔案信息的提供，忽略了對利用后反饋信息的收集，即使收集也只是為了工作總結，沒有進行分析和研究。目前，反饋信息收集的問題主要表現在內容不全面、手段單一、方法被動、缺乏時效性等幾個方面。
1.加強利用者意見箱管理。應安排專人管理意見箱，做到定期開箱，對來函進行分類，分析整理出有價值的建議和意見，及時處理，并公示處理意見。
2.完善檔案利用登記表。檔案利用登記表填寫項目除包括利用者基本信息外，可增加利用者的電子郵箱、住址、教育程度、利用內容、利用目的、利用效果、對檔案利用服務的建議、利用檔案所取得的社會效益和經濟效益、相關欄目的解釋說明和填寫說明等內容。檔案部門還應為利用者提供相應的指導和幫助，避免利用者漏填或錯填，同時應加強保密工作，防止利用者個人信息泄漏。
3.開展回訪調查?；卦L調查的目的是了解檔案的利用效果和預測利用的需求趨勢。首先，需要對利用者進行分類。根據回訪目的，結合檔案利用信息庫，選擇分類標準，確定重點利用者和一般利用者。其次，確定回訪策略。通過檔案利用登記表等渠道了解利用者的整體情況，根據實際選擇電話回訪、郵件回訪或當面回訪等形式。第三，確定回訪方案。根據利用者實際情況和回訪目的，確定回訪的問題及提問方式。第四，開展回訪。第五，處理回訪信息。及時整理回訪信息，對回訪者的反饋信息進行分類整理，把具有價值的內容匯總起來形成總結報告，作為工作參考。
4.增強檔案網絡平臺互動性。檔案網絡平臺應嵌入多種交互服務模塊，提供各種交流途徑，如電子郵件、博客、留言板、在線咨詢、網絡論壇、手機反饋等。同時，反饋界面要易于識別、便于操作，以方便各單位檔案員和利用者使用。
（三）優化檔案利用信息反饋處理機制。當前，多數檔案部門重收集而輕處理，缺乏組織和制度保障。在反饋信息搜集齊全后，檔案工作人員應對其進行整理分析，去粗取精，由表及里地揭示問題的本質和規律，為改進利用工作提供依據。
1.反饋信息的分類和篩選。首先，按照反饋信息所涉及的內容對其進行分門別類。常見的反饋信息主要分為以下幾種類型：解決學歷和工齡問題的信息、開展歷史研究和編史修志的信息、用于工作參考和進行科研產品開發取得成果的信息、利用檔案取得經濟效益和社會效益的信息、利用者對檔案部門工作的評價、意見、建議和要求等信息。然后，在信息分類的基礎上，利用類比法、法、時序法等信息篩選方法進行分析研究，經過濾篩選后選取有保存價值的反饋信息。
2.反饋信息的整理加工。對反映已經取得效益的信息進行審核、編選和加工整理，編輯成檔案利用效益典型實例匯編，送交領導參閱或印刷出版。結合館情將評價性、建議性信息寫成專題性意見或建議送領導參閱，以用于指導改進工作。
3.反饋信息的執行。在獲得檔案利用反饋信息并形成具體的改進執行方案后，須調動相關工作人員，配備充足的物力和財力，認真貫徹落實方案中確定的任務，按要求完成任務。這是整個信息反饋的中心環節。
4.反饋信息的再反饋。再反饋是將反饋信息處理情況向反饋信息提供者進行通報，除了對反饋信息提供者表示感謝外，還要征詢他們對反饋信息執行結果的評價，鼓勵他們提出相關建議，以不斷提高檔案利用服務水平。
（四）構建檔案利用信息反饋保障體系。具體如下：
1.組織保障。檔案部門應將檔案利用信息反饋工作納入日常工作范圍，并設立相應組織機構，明確職責分工，從而保證檔案利用信息反饋工作有章可循。
2.經濟保障。運用經濟原則，把信息反饋的質量、效果與利用者、檔案部門和檔案工作人員的經濟利益聯系起來，以有效地調動各方面的積極性和主動性，提高檔案利用信息反饋工作的水平。
3.人員保障。檔案管理部門要發揮宏觀調控作用，建立競爭機制，開創利用者參與檔案工作人員績效考評，尤其是信息反饋處理工作考評的渠道。檔案工作人員要主動學習，提高自身素質，以適應信息時代對檔案工作者提出的新要求，實現由檔案保管員到檔案信息開發者的轉變。
三、檔案利用活動中信息反饋機制構建的理論與實踐價值
（一）理論價值。檔案反饋機制的建立，有助于將檔案學理論研究與整個社會環境接軌，進一步拓展了檔案學理論的研究領域，有利于更客觀地總結檔案利用的規律，探討檔案利用的特點，不斷提升檔案學理論研究水平。
（二）實踐價值。檔案信息反饋機制是一個檔案利用社情民意雙向信息服務反饋系統，把檔案利用工作與整個社會緊密地聯系起來，既有利于檔案利用工作的深化與發展，又有利于檔案利用渠道的通暢；既有利于情報的搜集，又有利于問題的及時解決。機制的建立使檔案利用從靜態分析轉入動態分析，從局部分析轉入全面分析，真正把用戶的要求當作工作的重點，社會的要求當工作的重心，檔案利用工作因之而充滿活力并處于良性循環的發展狀態。
總之，檔案信息反饋工作是檔案利用工作重要組成部分，是衡量檔案工作服務質量的手段。要做好檔案利用工作，利用信息反饋機制的建立必不可少。研究檔案利用工作，必須研究利用工作系統內部和外部的信息反饋，只有這樣，才能使檔案利用工作理論和實踐得到進一步深入和完善。
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