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檔案數字化范文1
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A
當下檔案界提出了建設數字化檔案館的目標，然而這與我們正在搞的檔案數字化之間有什么區別和聯系？本文就這一問題來論述一下兩者之間的關系。
一、數字化檔案館與檔案數字化的概念
（一）數字化檔案館：所謂數字化檔案館就是保管、加工、利用數字化檔案信息的專門機構。它區別于傳統意義上的檔案館的顯著特點是：1、檔案信息化，就是說館藏所有檔案都是以計算機識別的數字形式存在；2、傳遞網絡化，就是說館藏所有檔案的傳遞主要通過計算機網絡來完成；3、信息共享化，就是說館藏所有檔案通過計算機網絡實現資源共享；4、收集規范化，就是說接收進館的數字檔案信息（電子檔案）統一標準、統一規范、統一結構，便于數字檔案信息的交流應用；5、服務在線化，就是說檔案信息利用者的計算機隨時可以成為數字化檔案館的終端，方便地實現網上查詢、利用。
（二）檔案數字化：所謂檔案數字化就是將不同表現形式、不同載體上的檔案信息，通過計算機技術轉化成計算機能識別的二進制數字信息（計算機語言），形成各種數據庫，從而實現利用計算機管理、加工、傳遞、利用諸如文字、圖像、聲音等檔案信息。
二、建設數字化檔案館的必要性
隨著計算機技術和互聯網技術的飛速發展，人類正進入以信息化為主的知識經濟時代，數字地球，數字城市，電子政務，電子商務等已深入到我們的生活中。城建檔案館作為保管和利用一個城市在規劃、建設、管理中所形成的檔案的專門機構，其保管的文字、圖紙、聲像等各種載體的資料是城市建設發展的重要依據，是數字城市的重要信息源。因此，順應時展潮流，充分利用計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術，把分散在不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式互相連接，實現資源共享的數字化檔案館建設就顯得尤為重要。
數字化檔案館建設是一項龐大的系統工程，不僅要靠檔案界全體同仁的共同努力，還要依托于國家信息化水平的整體提高；不僅需要社會各界的支持，更需要有高瞻遠矚，統籌規劃的宏觀戰略意識。既要克服一蹴而就的急躁心理，又要避免低水平的重復建設。因此，在沒有現成模式借鑒的情況下，數字化檔案館建設可采取分步驟、分階段、分層次的方式以次推進。
三、檔案數字化是建設數字化檔案館的先決條件
建設數字化檔案館面臨首要任務就是對現有庫存檔案的數字化問題，其次是數字化檔案的接收、管理、利用問題。眾所周知，我們檔案館現存的檔案絕大多數是以紙質為載體的，還有一些錄音、錄像磁帶、照片檔案等。小館有萬卷左右，大館幾十萬卷左右，我們青島館就有十六萬多卷。我們館的竣工檔案文字卷每卷平均近200頁，每年近7000卷的速度進館，可想我們面臨的檔案數字化工作量 有多大。因此說建設數字化檔案館，檔案數字化是關鍵，是先決條件，它是一項十分艱巨而長期的工作。面對計算機技術的不斷進步，設備的不斷更新，各館要根據自身的實際情況，分期分批，穩步實施。做好檔案數字化首先要解決以下問題。
（一）資金問題?，F代化管理依賴于高科技，高科技就要有高投入，因此資金問題，就成了建設數字化檔案館的瓶頸。對于紙質檔案的數字化，通常采用計算機掃描的方法，至少要有高掃A0幅面的掃描儀（用于掃描圖紙）、A4幅面的掃描儀（用于掃描文檔）及相應數量的計算機。考慮到利用，還需有相應的輸出設備及為系統服務的服務器、光盤庫等，大一點的館還應建立內部局域網，這樣至少需要幾百萬的資金投入。
（二）技術問題。檔案數字化的實現技術上沒有問題，要考慮的一是數字化的格式問題。主要表現在對現有館藏檔案的數字化格式以及對接收的電子檔案格式的規定， 具體就是計算機檔案著錄的執行格式。標準的機讀目錄編碼執行格式的著錄區首先是“編碼頭標區”，其后是“編碼目次區”，再后是“變長編碼數據區”。目前我國計算機檔案著錄在執行格式上尚無標準化的編碼規則，即還沒有檔案機讀目錄格式，因此，在實踐中我國計算機檔案著錄處于一種無編碼的狀態。計算機檔案著錄的無序在執行結構上使得各檔案計算機系統所生成的目錄數據缺乏統一、一致的標準化編碼，進而導致數據記錄很難“走”出其所依賴的某一計算機系統而被其他各個計算機系統所共同識別與處理，即資源不能共享。二是存儲介質選用問題。檔案載體主要有光盤、磁帶、可移動硬盤等?？梢苿佑脖P雖然具有移動存儲方便等優點，但由于其依賴操作系統、標準尚未統一等缺點，所以不宜用來長期保存檔案，只可用作電子檔案的報送。光盤和磁帶都可用作對數字檔案的長期存儲。光盤技術更新快，刻錄方便，且盤片易于長期保管，存儲的檔案信息可隨機讀取，但光盤容量相對較小，大館就得上光盤庫。磁帶作為信息存儲已有幾十年的歷史，具有技術穩定，兼容性好，不受操作系統約束，海量存儲等優點。但磁帶機的存取速度比光盤慢，且磁帶是一個連續媒體，只能順序存取，不能象光盤那樣隨機讀取。光盤和磁帶各有優缺點，各館可根據實際情況選用。
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1、檔案數字化的含義
檔案數字化也就是檔案信息化，檔案信息數字化就是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序的檔案信息庫。經過數字化處理后，檔案信息提高了計算機檢索速度；節省檔案存貯空間，緩解庫房緊張的壓力；減少檔案原件（特別是珍貴檔案）由于頻繁使用而造成的磨損，從而充分發揮檔案館的信息優勢，豐富網上信息資源的內容和數量，加強檔信息資源的開發與利用，為檔案館開展特色服務創造條件。
2、檔案數字化的特點
檔案數字化是通過現代技術對國家或社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等進行數字化記錄，其特點主要表現在：（1）信息的非人工識讀性。也就是說檔案的數字化使用是以數字代碼的形式做記錄，并通過計算機軟件的程序解碼，并回復到初始狀態，才能識讀；（2）系統依賴性。檔案數字化管理需要借助計算機軟件系統，在計算機軟件系統與原系統不兼容的情況下，則需要進行系統調配，這樣才能保證檔案信息的可讀性；（3）信息的易變性。當新的計算機系統和程序不能解開代碼，則原有的信息容易被刪除，這也是檔案信息管理過程中不可避免的；（4）檔案信息數字化建設的其他特征還包括信息的可流動性、信息儲存的高密度性以及多種信息媒體的集成性。
3、對我國檔案數字化建設的分析
由于我國檔案數字化建設還處于試點階段，故在現階段，檔案數字化建設還存在不少問題：如技術上的問題、合作問題、數字化對象問題、標準化問題等。因此，檔案部門在積極推進數字化建設過程中，不能不顧實際條件，一哄而上，必須進行可行性分析，通過分析數字化建設的可行性，結合本部門的實際，提出可行性方案，這樣檔案數字化建設才能健康發展。
3.1法律效力問題
電子檔案數字化是把紙質文檔轉換為電子文件，而電子文件本身具有可分離性和易變性，特別是在傳輸、儲存、輸入的過程中容易發生信息干擾、病毒侵擾、人為破壞等等，這些不安全因素往往會造成檔案失真。所以，電子檔案就難免會出現“信任危機”，這樣檔案本身也就失去了數字化的真實意義，制定相應的法律條款，以保障檔案數字化的可操作性。
3.2網絡基礎設施問題
要實現網絡化利用就需要一定的網絡基礎設施為前提，如局域網的建設、信息資源網站的建設等。而網站建設一般包括域名申請、服務器配置、網站規劃、網頁設計、系統配置、主頁、數據庫系統開發、網站宣傳等內容。所以網絡基礎設施的建設情況關系著能否把數字化檔案信息在網絡上。
3.3檔案數字化建設實施
檔案數字化建設是一項系統工程，任務艱巨而復雜，因此在建設過程中，必須積極面對各種困難，制定切實可行的實施方案。一份完整的實施方案應該包括四部分內容：現狀分析、實施目標、實施要素和保障系統。為此，在制定檔案數字化建設實施方案時，要進行以下的工作：檔案部門在進行檔案數字化建設之前，應該進行調查研究，對本部門的現狀進行全面分析與把握；理制度方面的調查研究。硬件方面的調查研究，技術方面的調查研究，人才方面的調查研究。
3.4檔案所有權和檔案著作權確認
在檔案數字化建設過程中，既要考慮檔案的所有權，還要認清檔案的著作權。因為，所有權與著作權是兩個不同的概念，擁有著作權而不一定具有所有權，檔案數字化建設還需要做好檔案所有權和檔案著作權的確認工作。
4、檔案數字化建設的主要目標
4.1完善檔案數字化管理體系
建立、完善檔案數字化建設工作的管理體系，促進新時期檔案工作新格局趨于成熟和穩定。檔案數字化建設管理體系主要包括管理體系、標準化體系和研究體系在內的支撐體系。
4.2加強與信息管理部門的強強聯合
盡快將檔案數字化建設融入國家信息資源建設范疇。檔案數字化建設工作以其保存、利用檔案信息資源這一特征，逐漸跨入了信息產業范疇，檔案部門與信息化工作主管部門在數字化建設推進過程中相互協調、互相促進已成為大勢所趨。
4.3豐富數字檔案的采集途徑
建立海量檔案信息資源庫，最終實現檔案信息價值利用的最大化。在整個社會建設的進程中，檔案部門應全方位拓展工作領域，這就要求檔案部門不僅要拓展新的數字信息采集途徑，而且要輔助有關部門切實開展檔案數字化建設工作，生成巨大的數字檔案信息資源
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關鍵詞：檔案數字化 步驟 環節 建設
一、檔案數字化建設必然性
1.1檔案數字化建設是形勢發展的需要。21世紀是信息化的時代，數字檔案館是數字化建設的重要組成部分，其一，檔案館就是各級黨委政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。其一，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕人部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重人的損失和無可挽回的錯誤。
1.2檔案數字化建設是社會強烈需求。當今，人們的時間觀念越來越強，必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方而的需求者。
1.3檔案數字化可以改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。
二、檔案館數字化—數字化的起點
2.1檔案管理的數字化。檔案管理自動化是對檔案館自身管理行為現代化的確定，而這種現代化是建立在計算機數字化管理基礎上的。而這些小僅是檔案管理基本的業務環節，也是檔案管理自動化的具體體現，史是檔案管理數字化全而實現的基礎。
2.2“文檔體化”管理。“文檔體化”操作管理軟件與傳統手工操作相比，避免應歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質量。但它也只是利用計算機技術來模擬傳統手工操作流程，小是真止意義上的文檔管理數字化。
2.3檔案館數字化管理系統的建設。檔案工作數字化管理系統實際上是個叫以涵蓋檔案館行政管理和業務管理，檔案信息開發利用工作等諸方而的大刑的系統工程。檔案館數字化管理應該以此為切入點，朝著這個方向積極發展。
2.4檔案館儲藏信息的數字化。綜合性檔案館通常都有數量龐大的館藏，內容及形式也是豐富多樣的。而且更有前景的是數字化后的檔案信息能隨心所欲地從種媒介轉換到另種媒介，給長期以來沉悶，形式單的檔案信息貼上吸引人的“標簽”。
2.5檔案信息傳輸平臺數字化。檔案信息只有在傳遞過程中才能體現出它應有的價值，以們信息存在于次文獻即檔案原件或經過處理的二次文獻范疇內，不受時間與空間的限制，利用者就可以在任何時間，任何地點通過計算機方便地利用檔案信息。
三、檔案數字化建設的環節
檔案的信息化應以現實需要為前提，分階段、分步驟穩妥實施。在信息化檔案館從理念走向現實的過程中，必須解決好幾個關鍵問題。
3.1 電子檔案的法律憑證問題。必須有法律依據徹底解決電子檔案的接受與管理問題，否則難以保證電子文件的真實性、完整性、可靠性。
3.2 數字化檔案信息資源的長期存取問題。數字信息載體的脆弱性以及數字信息所依賴的計算機硬軟件的不斷史新，造成數字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。
3.3 統一數字化標準格式問題。檔案信息共享的前提是標準化與規范化，全國各地檔案館，包括眾多相關信息提供單位，只有大家按照統一標準、格式來進行數字化，才能史有利于信息資源的共享，才能加快檔案數字化的進程。
四、檔案數字化建設的具體步驟
4.1建立檔案數據庫。第一步，要著手輸入文件級目錄。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。
4.2建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，逐步實現政務公開，營造有利于當地經濟建設和社會發展的良好環境。
4.3加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的上作量。
4.4加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、民度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。
五、數字檔案的安全閱讀如何保障數字檔案館信息安全，決定著能否全而實施檔案的網絡服務
5.1 采用高安全性能的操作系統和數據庫系統。
5.2 綜合使用多種網絡安全技術與產品，實現對網絡的安全保護。
5.3 采用信息加密技術與身份認證技術。
5.4 采用最新的防病毒產品，建立病毒檢測制度。
5.5 加強各應用系統的安全管理，統一管理、分工負責、及時維護，確保系統穩定、安全運行及高效服務。
5.6 加強計算機網絡設備、設施的安全保護，做到防震、防水、防火、防有害氣體和其他環境事故。
六、結束語
檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。
參考文獻：
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摘 要 企業醫院綜合檔案的管理，由收集信息到利用檔案，以數字化的形式管理檔案，會給醫院帶來社會和經濟效益。
關鍵詞 檔案 數字化
企業檔案信息數字化是一種新型檔案信息形態，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式互相連接，從而提供及時利用，實現資源共享，它的出現給現有的醫院檔案工作帶來新的挑戰。
醫院檔案信息數字化是計算機大量應用于醫院管理的必然結果。首先，醫院檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。一是自動編目，二是自動檢索，三是對有保存價值的文件進行輔助立卷，自動進行轉檔等。其次，計算機大量應用于醫院管理，產生了大量的數字化文件，進而產生了數字化檔案。
醫院數字化檔案的建設
在醫院建設數字化檔案，是醫院檔案工作發展的必由之路，也是今后發展的目標。這需要從以下3方面入手：首先，醫院現存檔案的數字化建設。主要是將檔案進行普遍、全面的數字化處理，即將檔案室的所有檔案數據通過手工著錄、掃描等形式，將檔案信息由各種物理載體形式體現出來的信息，全部以數字記錄方式存儲到光盤、磁盤等計算機的各類存儲器中，完成現有醫院檔案室的室藏檔案信息向數字化轉化的過程，這是數字化資源建設的重要基礎工作。這也是傳統檔案室向數字化檔案室過渡較為穩妥的辦法之一。其次，從現有的檔案工作體系逐步向數字化體系轉化，建立和健全一套完善的數字化檔案工作體系。數字化檔案工作體系的主要內容包括：數字化檔案的收集、保管、利用等檔案工作的基本環節以及各項新規章制度的制定。①數字化檔案的收集。它不同于以往的紙質檔案收集，對紙質文件生成階段的管理，檔案工作者很少直接參與，一般只要把好歸檔接收環節就行，對于數字化文件如果也簡單照搬這種管理方式，發現了問題可能無法挽救。數字化檔案的收集工作體系，要求采用以前所說的文檔一體化管理方式，只有這樣才可以保證數字化文件的內容（包括文本、圖形、聲音、影像等）、背景（包括文件產生的原因、形成過程、各階段的責任者等）等信息的完整性，使它不至于時過境遷后將文件形成的背景、運行環境等信息被丟失或壞掉。數字化文件和檔案一體化管理是數字化檔案管理的根本方式。②數字化檔案的保管?，F階段的數字化檔案的保管應采取將記錄向人讀介質輸出；暫時以原格式保存記錄；應用現有技術克服技術過時；將記錄轉換到標準格式等。③數字化檔案的利用。④數字化檔案室的各種規章制度的建立。
檔案工作者的素質
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一、讓塵封檔案重現光彩
2007年7月，正值“三伏天”，盧龍縣檔案局組織人員到該縣石門鎮集貿市場旁邊的一座老樓前，順著看守人所指，前來接收檔案的茆建忠和趙文合走進了存放檔案的三間屋子。嚯，檔案可是不少，柜里柜外，柜上柜下，各類檔案橫七豎八地躺著，毫無規矩。打開虛掩的柜門，一股發霉的刺鼻氣味迎面撲來;拿下柜上的檔案，好家伙，滿是塵土，里面還夾雜著老鼠糞便或老鼠皮……這便是接收原盧龍縣陶瓷廠檔案的真實場景。
上世紀九十年代，盧龍縣陶瓷廠面臨破產，為了挽救這家國有企業，后來由原企業的職工出資入股進行改制，然而沒經營幾年，改制企業也是艱難維系，無奈宣告企業破產，并最終賣給了一名個人。還在那段時期，在市場經濟大潮的洗禮下，盧龍縣的很多國有或集體企業像陶瓷廠一樣遭遇破產……
2007年，上任不久的盧龍縣檔案局局長周艷清，開始狠抓檔案資源建設，決定依照《檔案法》對破產企業檔案進行接收，以貫徹落實上級所要求的“資政惠民”。然而起初接收并不順利，因為時隔已過十年，很多破產企業都被賣給了個人，新的經營者并不太買檔案局的帳，無奈，周艷清與縣工信局聯系，希望在該局的幫助下能夠讓工作順利些。就這樣，破產企業檔案接收開始了。
當縣檔案局負責接收的同志趕到第一家破產企業縣陶瓷廠原址時，位于205國道南側的一廠大門緊鎖，隨后轉到位于國道北側的二廠，空空的廠房只有一名60左右歲的看門人，一打聽，卻不是原陶瓷廠的看守人，而是新經營者安排看院的，經了解，原陶瓷廠的所有檔案已經轉移，但具置不知道。無奈，接收同志只好給縣工信局的同志打電話，經過輾轉查找，得知有一個人專門負責看管原陶瓷廠的檔案，但因為工資太少，熱情不高，看護也是隔三差五去一回。一番周折過后，縣檔案局與該人取得聯系，定好接收日子，發生了本文開頭的一幕。
那一天，縣檔案局整整接收了一雙排小貨車的原陶瓷廠檔案。從車上卸到局機關，因為檔案太多，無法及時入庫，一尼龍袋、一尼龍袋的檔案只好暫存在縣行政中心一樓的樓道里，等待工作人員分檢、歸檔，再入庫。
參加接收的茆建忠回憶，那時，局機關人少，總共9個人，其中6名女同志、3名男同志。白天，通常由男同志負責前往破產企業接收;回來，大家共同分檢。由于很多檔案已經發霉，分檢時，很多同志都戴上口罩，即便如此，也有人嘴發麻，患上皮膚過敏。為了節省時間，等檔案入庫時，女同志也跟男同志一起，搬著一摞摞的檔案，最晚干到晚上8點多。苦和累不必多說，頭疼的是一些看管檔案的不愿將破產企業檔案移交，他們認為，既然有人買下了破產企業，就自然包括遺留下來的企業檔案，都沒什么價值，賣了還能換回幾個錢。面對這群人的“抵觸”，負責檔案接收的同志只好做他們工作，講依據《檔案法》破產企業的檔案必須向國家檔案館移交，講原始檔案的重要價值。即便如此苦口婆心地做工作，但在那段接收檔案過程中，還是有幾家破產企業的檔案沒有接收下來，因為有人將它們當破爛賣了。對此，茆建忠很是遺憾。
局長周艷清說，整整一個月，馬不停蹄地接收了十幾家破產企業的檔案，這些被遺棄的會計檔案、科技檔案和文書檔案，后來在服務百姓上發揮了重要作用。
二、數字化管理便民利民
到2008年，盧龍縣檔案局總共接收了3萬余卷破產改制企業檔案，也就在這一年，按照上級政策，盧龍縣開始為企業下崗職工辦理養老保險接續。這一政策出臺，讓破產、改制企業下崗職工看到了希望。然而，這一年實在不普通，時值奧運會在北京舉辦，萬眾矚目。為下崗職工接續養老保險一旦處理不好，極易引發重大。這時的縣檔案局被推到了風口浪尖。
有熟悉政府部門職能的下崗職工很快找到了縣檔案局，面對他們急迫的查檔需求，檔案局工作人員加班加點幫助查檔;而一些不知道縣檔案局的，起初先到了改制企業查檔，可企業已改制多年，有的檔案健全，還好，有的甚至沒有檔案，甭提下崗職工的檔案。當這些失望的下崗職工，輾轉打聽來到縣檔案局，大多帶著情緒，對此，縣檔案局的工作人員首先做好安慰，之后和他們一起尋找檔案。從滿懷希望，到失望，再到重燃希望，滿意而歸，在為企業下崗職工贏得養老保障的同時，也給縣檔案局帶來了好口碑。據統計，2008年至今，盧龍縣檔案局共接待企業下崗職工6500余人，調閱利用各門類檔案7萬余卷，提供涉及招工、轉正定級、職工調轉等方面的證明5萬余份，有力促進了社會和諧穩定。
隨著館藏檔案迅速增加和群眾日益增長的查檔需要， 2009年，盧龍縣檔案局抓住河北省啟動省、市、縣三級國家檔案館數字化工程的有利時機，把檔案管理向信息化推進。本著“急用先上”的原則，優先把縣委、縣政府重要檔案、珍貴資料以及與民生聯系密切、利用率高的勞動人事、林改、計生等檔案進行了數字化。
2011年11月9日，盧龍縣檔案局突然涌入60名群眾，把工作人員驚了一大跳。一打聽，原來他們都是農村原民辦、代課教師。最近，省里下發了為農村原民辦、代課教師發放養老補助的通知，這可驚動了一大批人。然而，這些查閱者年紀偏大，有的上班時間過早，有的任教期間換過幾個地方，有的連自己也說不清楚具體參加工作的時間和離校時間，怎么辦呢？如果工齡校不準，不但查詢者不滿意，縣里也無依據發放補助，而且每個工齡每年每人能達到240元，可不是個小數目，傷不起這些老教師的心！
其實，這些老教師不必著急，現在檔案數字化了，只要檔案里有，輸入一些關鍵字，就能很快查到。然而，這一天來得實在太多了，沒想到以后幾天越來越多，最多時達到200人。為了維持秩序，縣檔案局開始為他們發放號牌。有序組織，既保證了縣行政中心正常辦公，還為查檔節省了時間。短短半個月，為1500人查檔，查閱檔案2.5萬卷，出據證明1萬余份。這一年，縣檔案局獲得全縣穩定先進單位。
三、優化服務拓展工作觸角
檔案數字化建設為群眾查檔、開具證明提供了便捷，也使工作人員騰出更多的時間研究工作創新，拓展工作觸角，還與縣里的中心工作同頻共振。
這些年，該局全面提高隊伍素質，在落實“中央八項規定”、力治“”的同時，開展“百問不煩，百查不厭”活動，圍繞“讓群眾好辦事、為群眾辦好事”的主題，推出系列便民舉措，優先為70歲以上老年人、殘疾人服務，減少他們查閱檔案的等候時間，并公開查檔人員的聯系方式，主動延長查檔時間。一些群眾來去不便，縣檔案局還接受電話查閱和咨詢服務，避免群眾在查閱檔案時走“冤枉路”。在其接待窗口，還提供縣內相關職能部門、派出所和人口與計劃生育部門的辦公地點及聯系電話等，方便他們辦理其它手續。
這些年，該局注重檔案編研，編寫的《利用檔案解決土地權屬糾紛》獲開發利用檔案優秀服務成果優秀獎，《利用民生檔案為企業職工接續養老保險提供依據》獲開發利用優秀服務成果二等獎，《為民辦教師接續養老保險》獲開發利用優秀服務成果一等獎。此外，深入歷史挖掘，聯系縣內文化界知名人士，收集盧龍歷史文化，先后出版了《走近孤竹》、《漫畫盧龍旅游》、《康熙盧龍縣志校注》等書籍。
這些年，該局廣泛參與縣里的中心工作，參與招商引資，連續3年被縣委、縣政府授予招商引資工作“發展之星”榮譽稱號;參與拆遷、文明生態村幫建、聯村幫建等活動，連續18年被市委、市政府授予文明單位或文明單位標兵。
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一、檔案數字化概述
檔案數字化是指通過掃描儀、數碼相機等圖像采集設備，對原始紙質檔案信息進行完整的采集，進而形成能夠被計算機系統所識別的文件類型，最后存儲到磁帶、光盤等信息載體之中，以提高對檔案的管理效率，實現資源共享。隨著科技的發展，人們提高了對檔案數字化管理的認識，加大了對于檔案數字化管理的研究力度，在整個檔案系統范圍內都開展了檔案管理數字化建設工作，并且已經形成較為合理的管理體系，在城建檔案領域中也積極嘗試實踐了檔案管理方式的轉變。當前，雖然紙質檔案仍是主要的保存方式，但紙質檔案數字化已經成為檔案管理的必然趨勢。隨著檔案數字化管理技術日趨成熟，檔案數字化發展必將越來越快，對于檔案管理工作的作用也越來越重要。
二、城建檔案數字化應注意的問題和建議
1.做好檔案鑒定，滿足實際需要
城建檔案涉及門類豐富，數量眾多，但并不是所有的紙質檔案都需要或者都適合進行數字化管理，需要根據實際進行數字化檔案的選擇，以提高工作效率。在進行檔案數字化處理之前，應該首先調查摸底現有館藏檔案，搞清檔案的數量、類型、信息利用等基本情況，確定應該對哪些紙質檔案進行數字化管理。同時以現實需要為前提，按照"珍貴檔案、重點檔案、特色檔案、利用率高的檔案"優先數字化的原則，制定檔案數字化規劃，分階段、分步驟的實施，把現有重要實體檔案資源轉變成數字信息資源。當前，城建檔案館館藏檔案絕大部分來源于建設工程檔案，因此，工程檔案是城建檔案數字化管理的重點。首先是需要進行搶救性保護的珍貴瀕危檔案要進行數字化，這些珍貴瀕危檔案涉及到很多重要的信息資源，具有重要的歷史價值和研究價值，需要重點保護。其次，涉及民生工程建設檔案，比如有關醫院、學校、銀行、電力等房屋建筑工程、道路、橋梁、交通、水利、地下管線等基礎設施以及國家、省市重點建設項目檔案應進行數字化管理。再是利用需求量大的檔案也需要進行數字化管理。比如， 房屋建筑工程中的住宅小區項目建設、保障性安居工程建設檔案和各類新區園區建設規劃拆遷檔案、村鎮規劃、建設檔案等?？梢圆扇》制谶M行數字化管理，以滿足使用者對這些檔案資源信息的需求。在這些工程檔案中，特別是房屋建筑工程檔案，其前期工程準備階段文件包括決策立項文件、征地拆遷文件、勘察、測繪和設計文件、招投標文件和開工審批文件、以及竣工驗收文件、竣工圖等，這些檔案利用頻率較高，應優先進行數字化管理。有條件的地方也可以采取全部館藏工程檔案數字化，把現有的實體檔案資源轉變成數字信息資源，從而利用計算機網絡為社會和政府提供服務。
2.嚴格信息管控，確保檔案數字化質量
在進行紙質檔案數字化處理時，應該建立嚴格的管理制度。嚴格的管理制度有利于提高工作人員的責任心，樹立質量與安全第一的意識，保證檔案數字化工作的順利開展。還應建立數字化標準規范，以確保加工環節的規范化與檔案數字化的質量。
首先，城建檔案管理部門在委托數字化加工專業公司提供服務時，要與數字化加工專業公司簽署服務質量協議， 并提出質量標準與質量要求，以此規范檔案數字化加工行為，為其間出現質量問題時提供解決問題的依據。還要簽署安全保密協議，嚴防在數字化加工過程中發生紙質檔案的損毀、丟失、泄密等現象。
其次，科學、準確、規范地錄入機讀條目信息。檔案信息數據的錄入是館藏檔案數字化加工的重要環節。規范化地錄入機讀條目，可以使將來檔案信息的利用環節變得更加快捷便利，同時也可以為城建程檔案信息安全提供保障，提高對檔案的管理效率，有利于資源信息的共享整合和高效利用。
最后，嚴格監督檢查工作，對數字化檔案的掃描質量及時跟進。檢查校驗工作直接影響到城建檔案數字化加工的質量，需要專業知識充足，經驗豐富的工作人員進行校驗工作，以防止發生如漏掃、掃出來的PDF文件頁面不美觀、PDF文件檔號題名有誤等問題，盡可能的避免因人為因素而出現的工作疏漏，保證城建檔案的安全性和真實性，數據信息的準確性和完整性。
3.加強信息維護，確保檔案安全
信息資源的安全問題是城建檔案管理工作的首要問題。現代計算機網絡及信息技術在為人們生產生活提供便利的同時，也為一些不法分子進行違法活動提供了可乘之機。不法分子可以利用網絡竊取檔案管理中心的檔案信息，破壞檔案信息的機密性。因此，在進行紙質工程檔案數字化處理時， 檔案管理人員應注意加強對檔案信息的安全維護工作。
城建檔案管理人員需要提高信息安全意識，嚴格遵守相關的安全保密制度，加強安全防護，防止失密、泄密的發生。在紙質檔案進行數字化加工過程時，需要對計算機系統進行掃描檢測，以確保沒有非法拷貝程序和病毒程序。同時，應研究開發先進有效的電子文件管理系統、館藏檔案數字化加工系統及檔案信息安全軟件，提高計算機網絡的系統安全，提高軟件的安全性，確保城建檔案信息的安全可靠。
城建檔案數字化加工之后同樣需要重視檔案信息安全性的管理。首先，管理人員應該對掃描之后的數字化檔案進行核實，將已實現數字化的城建檔案原件妥善保管，及時銷毀加工過程中的相關硬盤，以防檔案信息被泄露。其次，做好日常安全管理和信息維護。在使用者查詢檔案信息時，需進行詳細身份信息的登記，詳細詢問調取檔案的目的、用途，并跟蹤管理。非公開的城建檔案信息特別是城市地下管線信息，一律不得上互聯。在互聯網上提供已公開檔案目錄查詢服務的，必須認真采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施，保證計算機系統和數據的安全保密。對不同的用戶給予不同的權限，防止非法登錄和非法操作數據。重要數據嚴格進行備份，并應異地保存。此外，城建檔案管理人員還要加強監督巡查工作，隨時對檔案信息庫進行抽查，及時對信息安全軟件進行升級，采取必要的計算機病毒防范措施，避免網絡受到病毒破壞，防止不法分子侵入檔案管理網絡系統，進行不法活動。以保證數字化檔案信息資源的安全存儲與調用。
