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電子文件管理范文1
關鍵詞：企業；電子文件；管理
隨著辦公自動化的不斷推進，企業越來越多的文件信息都以電子的形式存在，相應也對電子文件檔案管理提出更高要求。電子文件不僅成為經濟社會發展的重要組成部分，也在一定程度上影響了企業電子文件的管理和創新。因此對于企業而言，如何做好電子文件的收集、歸檔和管理成為了企業必須解決的現實問題。特別是企業檔案管理部門應該主動適應時展趨勢，將電子檔案管理作為主要工作方向，充分認識到電子文件管理的重要性，解決在電子文件檔案管理過程中出現的各種問題，進一步提升企業電子文件檔案管理效率。
1基本概念與特點
1.1電子文件定義
電子文件是在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。
1.2電子文件特點
電子文件與傳統的紙質文件存在著明顯區別，由于電子文件更依賴于現代信息技術，因此其自身也體現出以下幾方面特點：1.2.1依賴性。電子文件的生成過程需要依賴一定的數字設備，由于不同歷史時期信息技術的發展水平不同，相應產生的數字產品也存在一定的區別，特別是在軟硬件更新換代之后，不同產品之間存在一定的兼容性差別，這就造成了電子文件在存儲讀取過程中對于原有的硬件設備和軟件環境產生了依賴性。隨著網絡信息技術的不斷發展，這一問題可能會得到系統的解決。但以現有的技術條件電子文件在生成和運行過程中還是對原始環境有較強的依賴性。1.2.2非直讀性。電子文件與傳統的紙質文件不同，不能直接進行閱讀和信息獲得，需要借助一定的軟硬件設施才能夠獲得電子文件的相關信息，這就需要采取不同的手段和措施，保持電子文件的長期可讀性，需要對原有的軟件設備進行留存。1.2.3分離性。雖然電子文件也依附于一定的載體，但載體對于信息內容不具有原始性。因此，電子文件與載體結合的相對松散，甚至電子文件通過一定的軟硬件設備，可以以其他載體的形式存在和讀取使用。1.2.4復雜性。隨著網絡信息技術不斷發展，電子文件的種類和形式也越來越多，進一步增加了企業對電子文件管理的難度。加之電子文件背景信息對文件的真實性和完整性產生的至關重要的影響。因此，在電子文件歸檔過程中，需要人工采取相應的技術手段對電子文件進行歸檔。1.2.5便利性。電子文件是在網絡以及軟件的基礎上進行利用，其信息共享與利用的優點得到了最大化的發揮，在標準化的前提之下，電子文件可以通過一定的信息技術實現信息共享，這一信息共享不受到時空限制。1.2.6安全性。電子文件的信息安全對電子文件保管和使用至關重要。因此，在采取必要的管理措施之外，還應該提升檔案管理人員的安全意識，并采取必要的技術手段實現電子文件存儲、保管和傳輸的安全。
2電子文件管理面臨的問題
2.1技術問題
電子文件的安全性和計算機保密技術息息相關，存在著不安全的隱患，由于電子文件對信息技術和軟件設備具有較強的依賴性，電子信息在傳輸過程中容易受到病毒侵襲和黑客攻擊［1］。在存儲過程中也存在數據丟失，數據亂碼等問題，這在一定程度上給電子文件的安全管理帶來了諸多不便，而且在保管過程中，電子文件具有一定的保管期限，文件載體也具有一定的壽命周期。此外，電子文件的載體易損壞，穩定性能較差，如遇到質量較差的磁盤，會影響電子文件的可讀性和壽命。電子文件在收集整理管理使用過程中會受到多重因素的影響。一是在電子文件收集過程中，部分企業的檔案管理人員對于電子文件的背景信息和元數據重視程度不足，導致部分檔案信息不夠系統完整。特別是隨著網絡信息技術的不斷發展，電子文件的技術環境發生了深刻變化。信息技術發展越快，電子文件的形式和載體就越多，一旦電子文件離開了特殊環境，就難以對其進行系統的利用和開發。二是在電子文件管理過程中受到網絡信息、人員、規章制度等多方面影響，也在一定程度上影響了檔案信息的安全性，未來如何保障檔案信息安全，必然成為企業檔案管理部門必須思考的現實問題。
2.2管理問題
在對電子文件的管理過程中，由于未能引起人們足夠的重視，部分企業在電子文件管理過程中忽略了與電子文件管理相配套的措施，致使企業電子文件在管理過程中出現了信息丟失問題。企業在電子文件管理過程中沒有形成相應的電子文件備份，一旦物理環境或軟件信息系統出現故障，難免存儲在硬盤或計算機系統的文件出現丟失或損毀問題。同時，部分企業在電子文件管理過程中，沒有看到電子文件與紙質文件共同歸檔的重要性，也容易在電子文件管理過程中出現文件丟失或損毀的問題。
3電子文件管理的建議
3.1提高科學管理的認識
不少企業檔案工作者都把重點放在保管檔案的數字化上，很少顧及企業業務工作產生的電子文件管理，這樣就加劇了信息處理現代化與檔案管理手工化的矛盾，使得檔案工作始終沒有擺脫被動服務的狀態。新形勢下，企業管理者應給予電子文件管理足夠的重視，加速推動企業電子文件信息化管理進程，結合電子文件管理的實際需要，對相應的制度機制進行完善和創新，確保電子文件能夠得到安全有效的保護和使用，避免電子文件浪費。
3.2加強信息安全管理工作
電子文件在管理過程中應將信息安全作為重要方面，加強對電子文件的安全防護，確保電子文件的原始性和真實性。目前這方面的技術主要有：簽署名技術、加密技術、身份驗證、防火墻等，這些技術措施對于保證電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密都具有明顯的效果。因此在信息系統建設的過程中需加強對信息系統的管理，確保電子文件的安全。要提高信息安全意識，根據企業保密管理的相關要求，電子文件檔案管理人員應該系統學習相關保密知識，主動地運用到電子文件管理之中，防止出現電子文件內容失密、泄密［2］。同時要采取身份認證、數據備份、防火墻都多重安全措施，切實保障電子文件信息安全。
3.3確保完整性和真實性
電子文件完整性的主要問題是電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能使一些電子文件還未來得及歸檔就已經丟失。為此，在檔案收集過程中，一定要做好銜接，既要明確檔案收集的范圍，也要與企業其他部門溝通，規定檔案收集時間，通過完善電子文件檔案收集制度，更好地約束檔案收集行為。在檔案收集的基礎之上，為了確保檔案電子文件的完整性和真實性，還要定期對電子文件進行存檔，對于更換或調整載體的電子文件要采取專門的備份措施。對于電子文件的任何修改、傳輸和操作都應該進行登記備案，以防止對電子文件內容進行惡意刪改，從而造成不必要的損失。
3.4開展鑒定和歸檔
電子文件在歸檔之前，要進行認真地鑒定。電子文件的鑒定，主要包括識別文件價值和區分文件真偽，只有那些對本單位工作具有利用價值的才有保存價值，檔案部門所保管的電子檔案，應當是真實的電子文件，否則電子檔案就失去了憑證價值。文件編制部門必須將電子文件歸檔，以保持該電子文件的原始性，維護電子文件的憑證價值［3］。此外，還應對電子文件的完整性進行鑒定，主要包括電子文件內容的完整性、文件辦理過程的完整性等。歸檔可以完全打破傳統的歸檔方式和工作方法，利用文檔信息管理系統，及時將生成的電子文件進行在線接收與歸檔，以此保證電子文件的歸檔的及時性與完整性。
總結
隨著科學技術的不斷發展，及人們認知的提高和對電子文件需求的擴大，電子文件作為一種新的重要的信息資源會倍受青睞，一些困擾著我們的技術難題也在逐步解決，管理措施與制度也不斷的完善中。因此，根據電子文件自身的特點，制定出一套合理、可行的電子文件管理方案，有效地保證電子文件的管理與利用，是每一個文檔管理人員需要思考的重要問題。
參考文獻：
［1］劉家真編.電子文件管理———電子文件與證據保留［M］.北京：科學出版社，2009.
［2］馮惠玲編.電子文件管理教程［M］.北京：中國人民大學出版社，2007.
電子文件管理范文2
關鍵詞 電子文件 電子文件管理 發展趨勢
中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A
1電子文件管理的研究現狀及問題
1.1從基礎理論進行研究
電子文件基礎理論研究是整個電子文件管理研究領域的基石。通過分析相關論文，可得出：雖然我國多數學者對電子文件概念與特征的研究多以傳統觀點為主，但已有部分學者開始形成了具有一定原創性的理論觀點，這些觀點對于擴大研究視野、拓展新思路具有重要的意義。電子文件基礎理論研究的代表性成果有：張正強、程妍妍的《論電子文件管理的基礎―對電子文件概念的科學定義》，何嘉蓀、史習人、章燕華的《后保管時代檔案學基礎理論研究―簡評文件構成要素論》，何嘉蓀的《后保管時代檔案學基礎理論研究之二―從電子文件是否具有物質屬性談起》等。
1.2從法律法規、標準進行研究
1.2.1法律法規的頒布或更新
在信息時代證據形式的發展趨勢下，我國對相關法律法規進行制定與更新，主要見于《電子簽名法》《合同法》等中。比如， 2003年國務院辦公廳頒布的行政規章《電子公文傳輸管理辦法》對特定條件下電子公文的憑證作用予以明確等。通過相關法律的頒布，電子文件的法律地位在一定程度上得到認可是顯而易見的。但目前仍有許多影響著電子文件的法律地位的因素，例如知識產權、信息安全等。
1.2.2政策法規標準的新頒布
相關標準包括《全國檔案信息化建設實施綱要》（2002年）、《GB/T18894-2002 電子文件歸檔與管理規范》、《GB/T20916-2007 中文辦公軟件文檔格式規范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》（2003年）等。標準體系的建設在電子文件管理活動中具有重要意義，因此在電子文件管理研究中標準體系構建的探討也是一大熱點。一些學者從分析當前標準體系現狀與不足的基礎之上，提出對電子文件標準體系的構想。例如：錢毅的《電子文件管理標準體系的基本框架和建設構想》、楊安蓮，張正強的《關于電子文件管理標準體系的思考》、李澤鋒的《電子文件管理標準體系參考模型構建與實施》等。
1.3從實踐方面進行研究
近年來，研究逐年增多的是與電子文件管理相關的國家級和地區級研究項目、文章，眾學者從實踐工作中的管理方法、技術、模式等多個角度研究電子文件相關問題，其研究成果為電子文件管理理論和實踐之間架起了橋梁，為我國電子文件管理理論研究提供了動力。
電子文件管理系統是電子文件管理活動得以實現的平臺和承載體。例如，劉越男在其文章中認為電子文件管理主要涉及三類系統：業務系統即電子文件形成系統、電子文件管理系統和數字文件保存系統；劉家真和滕躍則以我國成功的管理實例為基礎，提出重構電子辦公系統與電子文件管理系統為業務信息集成管理系統，打造機構內業務信息共享平臺的設想。電子文件管理系統方面的研究還有大量項目和實例的分析，如玉門油田的電子文件系統等，這些系統都已經能夠較好地實現對電子文件的管理和控制。
2電子文件管理的發展趨勢
2.1我國電子文件管理由機構戰略轉向國家戰略
世界各國不約而同地提出了從國家層面上制定電子文件管理戰略。2006 年 5 月，中國人民大學的馮惠玲教授首次提出“全面制定和實施我國電子文件管理國家戰略”，標志著我國的電子文件管理研究走上了全面規劃、集中控制的軌道。國家戰略的提出使我國電子文件管理研究與國際接軌，對于避免現行分散管理狀態下潛在的風險，從根本上控制各機構電子文件管理低水平重復現象，大幅提高研發效益有著重要意義。
2.2建立有我國特色的電子文件管理體系
從電子文件管理理論研究現狀及問題的分析中可以看出，建構具有我國特色的電子文件管理理論體系的迫切性。以已有的國內外理論研究成果為基礎，研究出我國本土的、原創的電子文件管理理論體系的建構原則與方法，從而形成具有我國國情的電子文件管理理論體系，是目前我國電子文件管理理論研究的核心思路。
2.3培養專業人才
事業發展的關鍵是人才，人才培養的依托是教育和培訓。應在學位教育、在職培訓等方面加強有關電子文件管理的內容。另外，應輔以其他方式系統地培養其對電子文件管理研究的理論與方法，為以后健全法規、標準等提供理論支撐。
3結論
我國電子文件管理的研究仍在繼續前行，研究的深度、廣度都有不同程度的拓展，研究視角更加多元，尤其是在電子文件管理實踐的推動下，并將繼承與批判、學習與創新、吸納與反思等多元化的思維方式注入電子文件管理研究之中，為我國電子文件管理研究注入新活力，使其更加成熟、完善。
參考文獻
[1] 劉越男.融合之路：中國電子文件管理體制與機制的創新[J].檔案學通訊，2009（5）.
電子文件管理范文3
電子文件管理的頂層設計是一種自上而下的設計。從涉及范圍而言，是以國家層面為起點，統領地區、行業、機構層面的電子文件管理，構建涵蓋全國范圍的電子文件管理網絡體系；從實現路徑而言，是以總體框架為起點，指導、帶動具體對策問題的研究和實施，構建全方位的電子文件管理實施方略。因此，從總體上說，頂層設計是一種戰略設計，旨在確定國家電子文件管理的發展方向、基本格局和推進步驟；頂層設計又是一種全面設計，涵蓋管理層、空間、流程、功能等諸多方面，可以提供國家電子文件管理的基本指針和發展藍圖。
一、國際借鑒
從世界范圍看，信息化整體水平比較高的國家大都重視電子文件管理工作，自20世紀90年代中期以來，不少國家開始對本國的電子文件管理進行自頂向下的戰略設計與全面規劃，實現電子文件管理從機構層面到國家層面的重大轉變，進入以頂層設計帶動總體規劃，以國家戰略帶動全面發展的新階段。
電子文件國家戰略的確定沒有固定模式，各國依據自身的管理傳統、信息化戰略、文檔管理實踐選擇適合自己的道路。如英國以搭建政策框架為先導，明確電子文件管理規范體系，強調目標管理和績效評估，為國家電子政府建設和數字檔案的在線利用服務。美國以技術研發為驅動，以ERA（電子文件檔案館）項目為龍頭，致力于研究電子文件長期保存的軟件系統，通過建立滿足文件功能需求的文件管理系統來實現電子文件的集中保管。澳大利亞則以檔案館的聯合行動為主要線索，建立與推廣電子文件形成和管理的統一標準體系。這些國家都經歷了一個從自發研究、分散探索到國家規劃、集中控制的發展歷程。雖然采取的路徑不同，但在戰略視角上具有如下共性特征：
1、高度重視電子文件管理，將其納入信息化整體戰略之中，作為信息時代政府治理與政府責任的重要內容。如英國將電子文件管理納入負責國家信息化工作的“電子特使”（e-Envoy）的職責范圍，制定并了《電子政務環境下電子文件管理的政策框架》；新加坡政府要求把電子文件管理作為電子政務建設的有機組成部分；美國將電子文件管理列入首批二十四個電子政府行動計劃；澳大利亞則將電子文件管理作為政府績效檢查與審計的內容與依據等。
2、以國家檔案館為中心，形成電子文件管理和服務的網絡體系。作為永久保管政府文件的專門機構，檔案館在電子文件管理鏈條上具有十分重要的作用。電子文件的保管模式從最初的集中式（哥倫比亞模式）和分散式（匹茲堡模式）之爭，逐步向集中管理模式靠攏。目前，集中管理具有永久保存價值的電子文件成為越來越多國家的共識和實踐，很多國家檔案館在集中管理政府各部門電子文件和協調全國電子文件管理系統的互聯互通方面發揮了核心和樞紐作用。比較典型的例子如美國NARA的ERA系統，該項目在經過6年之久的基礎研究階段后開始了耗資3億美元、為期6年的系統研發階段，旨在使NARA捕獲并保存聯邦政府各部門產生的各種類型、格式的電子文件，為政府部門及公眾提供便捷、有效的利用服務。ERA采用開放架構設計，軟件系統將下發給各州使用，對各州政府電子文件的管理將產生全面的示范效應。英國、澳大利亞、加拿大、西班牙、新加坡、丹麥等國國家檔案館也已經或決定接收政府部門產生的電子文件。
3、聯合攻關，大力開展基礎研究。各國的電子文件管理規劃都是在相關理論和策略研究的基礎上展開的，基礎理論、標準研究以及國際合作項目為各國電子文件戰略提供了豐富的營養。其中文件連續體和電子文件全生命周期理論為電子文件管理活動從機構層面向國家層面、從分散管理模式向集中管理模式、從環節式分離管理向無縫式流程管理的轉變提供了堅實的理論基礎。英國、美國、澳大利亞的電子文件管理戰略都基于ISO15489《信息與文獻―文件管理》、ISO14721《開放檔案信息系統參考模型》（Open Archives Information System，OAIS）等國際標準而制定。此外，類似InterPARES的國際合作項目在研究專業技術問題的同時，也致力于為國家層面電子文件管理的戰略、政策和標準提供參照框架。
二、驅動因素
隨著我國信息化的不斷深入，電子文件的數量急劇膨脹、種類不斷增加，很多地區探索電子文件管理的有效方法，一些地區如安徽、江蘇等地已經開始建設基于電子政務專網的電子文件中心，在地方層面開始了由分散管理到集中管理模式的轉變。國家檔案局在電子文件管理的宏觀引導，如制定相關標準，支持專項探索，開展示范推廣等方面已取得了一定的進展。但是從總體上看，各地區、各機關電子文件管理工作仍然具有強烈的自發性和分散性特征。國家層面整體設計、統一規劃、戰略部署與方法指導的缺失，導致我國電子文件管理整體水平提升緩慢，對電子政務的支撐力不足，檔案館實施集中管理障礙重重，信息孤島現象逐步加劇，電子文件的真實、完整與國家控制力面臨大量風險。基于已有的實踐基礎和發展需要，國家層面電子文件管理的頂層設計已是不容拖延，呼之欲出。
與傳統文件、檔案管理相比較，電子文件管理對于頂層設計要求凸顯的主要原因在于電子文件資源的控制和共享需要更加系統、全面、周密、有力、關聯的手段和全方位的保障措施，否則，由電子文件構成的社會記憶的真實性、可靠性、完整性以及國家對于電子文件資源的控制力將面臨極大的挑戰和風險。
1、電子文件管理具有更強的環境依賴，政策、法規、體制、制度、標準等對于各級政府、機關、企業及公眾認識電子文件的價值和長久保管的責任，將電子文件管理納入信息化格局之中，具有重要的導向和規范作用。頂層設計有利于構建一個協調合理的宏觀環境，展現國家電子文件管理的戰略意圖，保障國家對電子文件資源的控制能力，在電子文件管理戰略和實施路徑上獲得最大范圍的共識和約定。
2、電子文件管理具有更強的系統依賴和路徑依賴，文件管理系統性能和管理流程的優劣直接決定電子文件的存在質量和管理水平。頂層設計可以從電子文件管理的終極目標和全程管理要求出發，提供完備的系統功能需求規范，優化的系統實現方式，合理的管理流程模版，統一的技術政策以及專業的技術指導，將系統依賴的風險降到最低。
3、電子文件各管理要素之間具有更密切的聯系，構成復雜的多向網狀關聯。例如，電子文件全程管理功能需求是末端需求（滿足終極目標）向前端需求（滿足階段性目標）的層層疊加，從而使前端管理措施對于全程管理水平具有相當程度的決定意義。而前端管理者（文件生成部門）往往主要關注階段性目標的實現，如文件運行順暢、機關內部方便查詢等，對文件管理終極目標――證據價值維護和長久保存的意識并不清晰強烈。頂層設計可以統籌全局和全程，形成對于前端管理的有效約束，在電子文件生成、運行、保管和利用的全過程中筑起嚴密的安全防線，全面滿足確保電子文件證據價值和永久保存的各種要求。
4、電子文件管理節點之間的互聯互通具有更高的技術要求，低端分散管理（如文件信息在記錄、表示、關聯上的不一致，缺乏數據交換格式等）是催生信息孤島的溫床，是導致國家控制力低下、信息共享障礙的直接原因。頂層設計可以通盤應對，上下貫聯，左右兼顧，從源頭抓起，從規范起步，形成良好的聯動機制，為不同范圍電子文件的集中控制和信息共享提供良好的基礎條件。
5、電子文件管理系統研發的科技含量更高，成本更高，難度更大，各自為戰的低起點重復研發受目標定位、專業水平、資金、技術等多方面的制約，很難產出功能完備、技術先進的管理系統，還會造成各級國家財政和社會投入的巨大浪費。頂層設計可以發揮我國集中管理體制的優勢，從滿足國家控制和信息共享，保障憑證價值和方便利用等要求出發，整合力量進行基礎性、應用性、前瞻性研究，在政策框架、規范體系、技術解決方案等方面合作攻關，集中智力資源、資金和技術力量，完成具有全國意義或示范意義的系統研發。
三、內容框架
電子文件管理頂層設計是一個全方位、立體式的戰略設計，具有多方面的屬性特征，本文分別從管理層次、流程、空間、功能等角度來描述其內容框架。
1、基于管理層次。從管理層次角度看，頂層設計的內容框架包括宏觀、中觀和微觀三個層次。其中宏觀層是政策層，旨在建立與國家信息化進程相適應的，納入各級組織信息化體系的，跨越地區和系統的，覆蓋文件生命全程的電子文件管理視角、責任和基本條件，包括國家電子文件管理的目標定位、管理方針、管理體制、總體規劃和法律框架等；中觀層是制度層，旨在建立符合和推動國家戰略實施的相互配套、科學嚴謹的，能夠貫徹執行的管理制度體系，包括管理制度、管理程序、技術標準體系等。微觀層是管理系統和數據資源層，旨在建立具有完備功能和可延展的，安全可靠、性能價格比高、互聯互通的電子文件管理系統，以及資源豐富、具有可交換性的數據庫群等。
2、基于管理范圍（空間）。從空間域角度進行頂層設計，需要規劃全國電子文件管理網絡的格局，避免各地區、各行業、各機構各行其道，保障資源共享，實現互聯互通。同時也需要正視我國條塊結合的檔案管理體制，保障不同地區、不同行業、不同業務，甚至不同種類電子文件特殊的管理需求，設計靈活的兼顧共享和個性特征的管理制度、技術標準，避免各類文件一元化的粗放管理模式。
3、基于電子文件管理流程。從流程域角度構建頂層設計內容框架的目的在于從全程著眼，規范電子文件從生成、流轉到保存的技術、方法和規則，將確保電子文件長久真實、完整、可讀、可用的措施貫穿于始終。電子文件管理是全流程各項活動按照一定聯系共同構成的，在頂層設計中加強對捕獲、鑒定、著錄、檢索、利用等主要流程及其聯系的規范控制，有利于引導、深化電子文件流程管理，有利于電子文件管理系統的構建，有利于維護電子文件及其管理活動的完整性。
4、基于功能管理1。從功能域角度進行頂層設計，需要加強在變化管理、配置管理、項目管理、質量控制、基礎研究、風險管理等方面的總體調控和組織。鑒于電子文件管理的復雜性，在總體設計時需要對主要的功能域進行專門研究，儲備相關的技術標準、管理手段和實踐經驗。
四、實施路線
借鑒國外經驗，結合我國信息化建設和電子文件管理的現實狀況，我們建議我國電子文件管理頂層設計本著總體規劃、基礎先行、穩步推進的路線，主要采取以下幾方面的措施（各類措施之間并非基于時間的線性關系）：
1、逐步構建和完善電子文件管理的政策框架和法律框架，為電子文件營造良好的管理環境。2005年4月1日開始實施的《電子簽名法》明確了電子文件生成和保存的基本要求，電子文件的證據價值得到法律意義上的認可。檔案部門應與相關法律部門、行業主管部門合作，不斷推動電子文件法律和政策環境的建設。
2、確立實施頂層設計的組織架構。國家層面的頂層設計，僅依靠檔案行業自身的力量是難以完成的，必須大量引入外部力量，形成一個組織嚴密的多層架構分工實施。其中核心層是具有戰略眼光和統籌能力的領導機構，中間層的是知識結構合理、按照項目管理方式運作的若干項目組，層由是由大量專家、各類合作伙伴組成的項目評估委員會和顧問咨詢委員會。
3、啟動國家數字檔案館核心計劃。作為國家層面頂層設計的中心項目，“國家數字檔案館計劃” 旨在為中央國家機關電子文件的科學管理和公眾服務提供全套解決方案和系統實現，為地方電子文件管理中心和數字檔案館項目提供示范，從管理體制、制度、技術、方法等方面為全國電子文件管理體系的建設奠定基礎。
4、統籌安排各專項基礎研究和方案設計。由于電子文件管理各要素之間的復雜聯系，各項基礎研究和方案設計活動之間應當保持良好的合作和溝通，保證各研究和開發項目邏輯有序，合理呼應，而不能互相掣肘。應按照頂層設計的內容框架，擬定基本的研究指南和進度安排，通過招投標、委托、尋求合作、項目或課題申報等方式開展各項基礎研究和方案設計。
電子文件管理的頂層設計是我們不可逃避的一張時代考卷，統籌全局的戰略眼光，勇于探索的創新精神，務實有效的項目管理、扎實嚴謹的基礎研究、開放包容的合作態度會幫助我們提交合格的答案。
注釋及參考文獻：
①露西婭娜?杜蘭蒂，肯尼斯?迪波多《InterPARES國際研究項目》，山西檔案 2001（3）
②美國ERA項目的Virtual workspace就是按照流程環節劃分的。
③參考美國ERA項目的functional area。
④馮惠玲、趙國俊等，電子文件管理國家戰略芻議，檔案學通訊，[0]2006(3)
⑤劉越男，我國電子文件管理國家戰略的制定與實施迫在眉睫，中國檔案報 2007.3.1
⑥ nationalarchives.gov.uk
whitehouse.gov/omb/inforeg/egovstrategy.pdf
省略
nationalarchives.gov.uk/
naa.gov.au/
電子文件管理范文4
關鍵詞：辦公自動化；電子文件；管理
電子計算機的普遍應用．促進了辦公自動化的迅速發展．隨之產生的電子文件與傳統紙介質文件匯集成浩大的信息流．成為社會改革與發展的寶貴資源。同時，也給檔案工作者提出了新問題：如何建立一個與辦公自動化系統和電子文件管理相適應．并與之同步發展的電子文件管理體系?
以我院為例．在辦公自動化方面起步雖然較晚．但逐步實行和全面鋪開辦公自動化是必然趨勢?，F階段我院只部分使用各主管部門設計的計算機網絡系統，多個網絡系統無法鏈接，也不能兼容；多數職能科室只是使用計算機單機辦公．對所形成的電子文件未進行統一管理，主要存在以下問題。
1對電子文件的重要性認識不足，未對電子文件進行歸檔及統一管理
電子文件是近幾年才出現的新生事物，對它的意義和作用，人們還未充分認識，沒能引起足夠的重視。
使用計算機網絡系統的科室，僅是把電子文件存儲在硬盤、磁盤或光盤內，沒有進行規范整理、鑒定和歸檔。信息科作為計算機網絡系統的管理部門。也只是對全院的局域網進行技術支持和指導，網絡升級和更新前后的備份電子文件沒進行規范科學的整理和歸檔。這樣。即使不會造成電子文件丟失，日積月累，也會使電子文件堆積成災，無法檢索和利用。
未使用計算機網絡系統的科室，僅用計算機進行辦公和事務性管理。多數科室使用計算機起草文件，一旦打印出紙介質正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數不作保留，不是因存儲載體用于其它信息的存儲而被清洗，就是被新起草的電子文件不斷覆蓋；一些部門在文件辦結之后，則把相同內容的紙介質文件和電子文件兩種類型的文件同時保存，造成人力、物力、財力的浪費。
2辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，給電子文件歸檔造成困難
我院使用的計算機網絡系統多是本單位或上級主管部門設計的軟件，而檔案室使用的檔案管理系統，是檔案行政管理部門為了使檔案管理達到現代化、標準化、規范化要求。實現資源共享而推廣的檔案計算機管理軟件。由于我院計算機網絡系統和檔案管理系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，難以進行電子文件歸檔。
3電子文件的不安全性，影響了對它的歸檔管理和長期保存
電子文件具有復制和傳遞時的高保真性、設備的依賴性、載體的非直讀性、信息與載體的相分離性、信息的共享性、信息內容的易改性等特點，這些特點給電子文件的安全保管和長期保存帶來了很大困難，也給檔案工作者提出了新的挑戰。
如果上述問題得不到解決，電子文件無法進行規范管理和檢索利用而失去其共享的重要作用，阻礙了辦公自動化的進程。因此，對電子文件進行規范科學的管理，這時時代賦予檔案工作者不可推卸的責任。電子文件歸檔及電子檔案管理都要依靠技術條件實現。電子檔案的保管期限是由電子檔案內容來定，而實現電子檔案保管期限，取決于載體的壽命、電子計算機的軟硬件生存周期和載體所載檔案與電子計算機軟研件平臺的一致性等。實現對電子文件的科學管理首先要做好以下幾方面工作：
3．1提高電子文件管理意識
電子文件與紙介質文件一樣，涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，與紙介質文件具有同等的法律憑證作用。醫院各級領導要把對電子文件的管理擺上議事日程，把這項工作納入檔案管理范疇，通過各種方式和手段，大力宣傳電子文件的重要性，提高全院職工的電子文件管理意識。
3．2加強制度建設
目前電子文件管理不善，與沒有一套完善的電子文件管理制度有著重要關系。因此，做到依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理體制，建立健全相應的規章制度是電子文件管理的一個重要前提：一是醫院綜合檔案室應會同有關部門聯合制定電子文件管理辦法。確定電子文件的歸檔和不歸檔范圍，依法管理電子文件。二是逐步制定和完善電子文件全過程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達到標準化、規范化、制度化。
3．3做好電子文件的收集
電子文件的收集范圍盡可能廣一些，將分為幾大類，為每一類文件確定收集范圍。為了確保電子檔案信息的“原始記錄性”，檔案工作者要參與制定電子文件生成和辦理的流程，對電子文件的形成、收集、積累、歸檔、管理等環節進行把關和交接，保證電子文件生成過程各環節的真實性、完整性和有效性。為電子文件的鑒定打好基礎。
3．4把好電子文件的鑒定、歸檔關
電子文件的鑒定工作除了包括紙介質文件的密級、保管期限等內容，還應包括真實性、完整性和有效性的鑒定。其中，真實性鑒定是檢查電子文件的內容、結構、背景信息等是否與其形成的原始狀態一致；完整性鑒定是檢查電子文件的內容、結構、背景信息等相關信息是否完整無缺；有效性鑒定是檢查電子文件是否具有可讀性和可利用性。
3．5加強電子文件的管理和安全防護工作
采取有效的管理措施和技術手段，一是保證歸檔電子檔案的安全性，二是防止電子檔案的遺失和被非法刪改，三是加強管理，保持電子檔案的長期有效性。電子檔案讀取和處理設備更新、系統擴充時，要及時進行載體轉換和遷移操作，并做好記錄，原載體繼續保存一段時間}對磁性載體和光盤上的電子檔案定期抽樣機讀檢驗，發現問題及時采取措施進行恢復；磁性載體上保存的電子檔案要定期轉存，防止因磁介質破壞而造成信息丟失。四是保證計算機網絡系統的運行安全，可設定登錄限制、使用文件權限和文件屬性等，在一定范圍內對服務器文件與數據提供保護。五是在計算機系統上安裝防毒軟件，使用外來磁盤、光盤前必須進行嚴格的病毒檢測，或不允許隨便使用外來磁盤、光盤等，在不需要讀寫文件的地方使用“無盤工作站”，防止網絡系統遭受電腦病毒的侵害。
電子文件管理范文5
關鍵詞：電子文件 元數據 綜述
“元數據”一詞，由來已久，其最早出現于計算機信息領域。自1996年美國著名電子文件專家戴爾·比爾曼在第十三屆國際檔案大會上提出“元數據”以來，元數據開始進入檔案學界研究人員的視野，并逐漸發展成為檔案學界新的研究熱點，尤其是對電子文件管理元數據的研究。筆者試圖通過文獻分析法，對2000——2011年我國電子文件管理元數據的研究情況進行歸納和總結。
1．數據統計分析
筆者選取了中國期刊全文數據庫、中國期刊全文數據庫-世紀期刊、中國博士學位論文全文數據庫及中國優秀碩士學位論文全文數據庫，使用高級檢索，在“題名”檢索項中填入檢索詞“元數據”，同時在邏輯“且”條件中選擇“關鍵詞”檢索項并填入檢索詞“電子文件”，選擇2000至2011作為檢索時間，最終共獲取有關電子文件管理元數據的論文134篇，其中中國期刊原文數據庫搜索出132篇，中國優秀碩士學位論文數據庫2篇。
通過對年度的統計分析，可以了解電子文件管理元數據的研究進展情況。依據本文所使用的檢索方法獲取的134篇論文，其年度分布情況如表1所示。
由表1可知，從2000年到2011年，有關電子文件管理元數據的論文數量明顯呈上升趨勢，并且自2002年開始，論文數量一直保持在比較穩定的水平，這說明現階段，電子文件管理元數據問題仍是我國檔案學者普遍關注的問題，有關此問題的研究也仍在持續進行中。
2．電子文件管理元數據研究的主要內容
2.1電子文件管理元數據的概念與功能研究
2.1.1電子文件管理元數據的概念
元數據最早出現于計算機技術領域，此后被廣泛應用于多個領域。自戴維·比爾曼將其引入電子文件管理領域以來，檔案學者開始對其進行研究，而有關元數據概念的研究自然首當其沖。目前為止，我國檔案學者對電子文件領域內元數據的概念研究大致可分成三個階段：初始定義階段、著錄元數據階段以及電子文件管理元數據階段。①
初始定義階段，即直接引入計算機領域元數據的定義：元數據即關于數據的數據（data about data）。但這一概念過于寬泛，可以適用于各種不同領域，并不專門針對電子文件，無法作為電子文件領域的專業術語或概念，不具備專指性和唯一性。同時這個概念也過于抽象，檔案工作人員無法正確的認識和理解它，更不知道在實踐工作中如何具體的運用它。因此，檔案學界繼續對元數據的概念進行探索，進而進入元數據概念研究的第二階段：著錄元數據階段。
著錄元數據階段。所謂著錄元數據，即元數據是關于單一電子文件和文件組合的背景及相互關系的結構化著錄數據。②其實這里的著錄元數據也就是指著錄信息，這一階段支持這一觀點的代表性學者有董永昌、何嘉蓀、劉越男等。董永昌、何嘉蓀就明確提出“元數據是著錄信息”。著錄元數據概念的提出賦予了元數據有關檔案學的特定意義，同時由于著錄這一概念對廣大的檔案工作者而言并不陌生，因而也大大提高了整個檔案界對元數據的認識，有利于在實踐工作中更好的操作和運用元數據。但這一觀點也受到不少研究者的質疑，一些檔案學者認為，元數據與著錄信息在作用、獲取方式、穩定性等方面都有所不同，因此不能單純的將元數據定義為著錄信息。為此，劉越男提出“在電子環境中可以將文件管理元數據理解為著錄信息”③的論點，并從現代著錄定義的拓展、國際元數據標準與檔案著錄標準的關聯以及電子環境中兩者的本質等方面對這一論點進行了論證。
電子文件管理元數據階段。這一階段我國檔案研究者們引入了國際檔案界提出的“電子文件管理元數據”概念，即“在對電子文件及其與文件創建和管理有關的人、過程和系統進行確認以及為其提供憑證和背景信息的過程中，有關文件的管理、利用和文件可理解性的元數據?！?電子文件管理元數據是專門設計用于滿足電子文件管理需求，有關保證文件的真實性、可靠性、穩定性、安全性、完整性、可理解性與可利用性的數據?？梢钥闯?，這兩個元數據的概念是從作用的角度對電子文件領域的元數據加以定義的，體現了元數據在電子文件管理中的作用。同時通過賦予電子元數據不同的作用和用途，將電子文件管理元數據與其他領域的元數據區分開來，使其具備檔案學的專業內涵。
2.1.2電子文件管理元數據的功能
我國檔案學界對電子文件管理元數據的功能進行研究的學者較多。目前主要有四種代表性觀點：
（1）用系統論觀點，將元數據的功能分為總體功能和局部功能。代表人物為徐維，他指出“元數據的功能就是指元數據系統在電子文件管理計算機系統中所能發揮的作用和能力。電子文件管理的目的就是通過元數據的功能來實現的。元數據的功能可以分為總體功能與局部功能?！雹芡瑫r系統的闡述了元數據功能在文件階段的不同體現以及總體功能與局部功能的關系。
（2）用比較研究法，建立新的元數據功能認識模型和聯系模型。檔案學者張正強通過對國際檔案學者、國際標準化組織、國際元數據項目以及國際標準等提出的元數據功能系統進行比較分析，并從行為、能力和功效這三個方面對這些功能加以重新認識和理解，最終建立起基于行為功能、能力功能和功效功能的元數據功能模型及其聯系模型。
電子文件管理范文6
為從根本上提高國家對電子文件信息資源的控制力，深入探討我國電子文件國家戰略的定位、框架和實施途徑，準確把握國際前沿及經驗教訓，加強各國之間的交流與合作，從而構建適合我國國情的電子文件管理國家戰略，2008年6月20日，中國人民大學信息資源管理學院及國家自然科學基金“我國電子文件管理國家戰略的基礎理論與框架體系研究”項目組共同舉辦了“電子文件管理國家戰略國際學術研討會”。會議特邀來自美國、荷蘭、加拿大、澳大利亞等國的知名專家學者作專題發言，他們領導并直接參與了當今世界上最有影響力的電子文件管理項目，在該領域有卓越的實踐和豐富的經驗，在國際范圍內享有盛名。會議通知一經發出，迅即得到各方面的高度關注與積極響應。國家檔案局楊冬權局長、李和平副局長親臨會場，許多省市檔案局的領導率業務骨干參會研討，相關高校及科研單位、主管部門的專家、師生等近200名與會者濟濟一堂，熱切關注、熱烈探討的氛圍感染了每一位與會者。
中國電子文件管理國家戰略構建設想
作為“電子文件管理國家戰略”概念的首創者和國家自然科學基金“我國電子文件管理國家戰略的基礎理論與框架體系研究”課題組負責人，馮惠玲教授作題為“中國電子文件管理國家戰略的特點與框架”的主報告。馮校長介紹了課題組的研究思路與戰略框架。所謂電子文件管理國家戰略，就是從國家層面和戰略視角對電子文件管理全局性、基本性、長期性問題所進行的目標定位、統籌規劃和基本制度安排。它體現了一個國家對電子文件管理的基本態度和總體思路，體現為出臺國家政策、制定電子文件管理標準、啟動電子文件管理系統建設等表達國家意志、帶有全局性的國家行為。馮校長著重指出電子文件管理事業需要在自上而下的規劃、指導、規范的基礎上全面推進，而不僅僅是自下而上的各自摸索前行。因而制定我國電子文件管理國家戰略應該秉承“統攬全國、政策引導、融合發展、綜合治理”的十六字發展方針，充分考慮三個基本要素，即遵循電子文件管理原理和規律、立足本國電子文件管理特點、借鑒他國有益經驗；采取多種手段合力解決觀念、體制、法規、標準、制度、技術、方法、流程、人才等方面存在的挑戰。
劉越男副教授代表課題組作“融合之路：中國電子文件管理體制與機制”專題發言，基于對中國國情的電子文件管理體制與機制的特色與問題的梳理及利弊分析，著重闡釋了電子文件管理體制與機制的建設思路：優化行政組織體系、優化檔案館網布局、發展社會化服務體系、構建完整職責鏈、審計機制的實踐基礎、推進合作聯盟，共同實現電子文件管理體制與機制的融合之路。
錢毅副教授代表課題組介紹了“中國電子文件管理標準體系建設與實施戰略”，指出電子文件管理標準體系的建設是實施電子文件國家戰略的基本措施，也是電子文件管理進一步走向深入的瓶頸之一。標準體系建設必須充分考慮系統性、動態性、層次性、協調性等特點，在電子文件國家戰略框架之下自頂向下開展標準體系的規劃設計，加強對相關法律法規的研究和配套指導文件的制定，基于有限的制標資源分階段逐步展開，同時應建立有效的標準體系管理機制。
作為國家檔案局信息化試點單位的典范，安徽省檔案局黃玉明副局長在“安徽省電子文件中心設計思路”的發言中，著重從實踐的角度介紹了電子文件中心的建設目標、主要策略、業務與技術路線以及現階段成果與社會反響。安徽省電子文件中心建設堅持開拓創新，吸收和借鑒國際標準和成功經驗，結合我國實際，探索出一條有中國特色的電子文件管理之路。黃玉明副局長特別強調在電子文件中心建設過程中，深入研究、充分借鑒國際前沿研究成果、與國際接軌、加強標準建設的重要性。
美國電子文件檔案館(ERA)的現狀、挑戰與教訓
美國文件與檔案管理署(NARA)美國電子文件檔案館(ERA)項目受到全球的普遍關注。作為美國文件檔案管理署(NARA)系統工程部主管、美國電子文件檔案館(ERA)項目技術負責人和ERAX2程評估委員會負責人Dyung Le先生在19日應邀作“美國電子文件檔案館項目框架與軟件架構”專題講座，20日在大會上作題為“美國文件與檔案管理署電子文件管理的現狀、挑戰與教訓”發言。他系統介紹了NARA歷史和任務、電子文件帶來的挑戰與應對策略――建設電子文件檔案館。電子文件檔案館(ERA)是美國國家檔案與文件署的一項戰略動議，旨在保管美國政府生成的具有獨特價值的電子文件，提供長期利用，把政府范圍內所有文件的生命期管理納入到電子政府框架之中。Dyung Le先生重點介紹了ERA項目的開發要素、系統開發時間表及最新進展與經驗教訓。ERA項目不僅是基于開放檔案信息系統(OAIS)、高度集成的自動化系統，更是一個跨國界、跨部門的國際研究項目。Dyung Le先生還從技術開發的角度詳細介紹了ERA項目系統設計的方法；頂層設計和底層設計方法中所用到的先進技術以及ERA參考架構的突出優點。Dyung Le先生還特別提到兩點：第一，電子檔案館的長期需求是制定一個不斷發展完善的框架，必須能夠適應技術的發展，包括那些現在無法預測的情況；第二，即使全球矚目的ERA項目業已啟動，但美國各州尚未啟動相關項目，因為此前需要堅實的基礎研究，各州在等待借鑒ERA成果，少走彎路，節約成本。上述經驗教訓對我國國家與地方的電子文件管理無疑具有珍貴的借鑒價值。
歐盟電子文件管理國家戰略與區域合作范例
荷蘭國家檔案館館長、數字資源長期保存高級專家Hans Hofman先生在“荷蘭與英國的電子政府與文件管理”發言中，以荷蘭和英國為例，首先指出電子文件管理面臨重重挑戰，荷蘭在電子文件管理方面注重電子政務標準建設，荷蘭國家檔案館為適應快速發展變化的電子政務技術環境，不斷改進文件管理，明確各政府部門電子文件管理的職責分工，構建文件集成管理模式，加強互操作能力，注重元數據管理方案的研究，加強立法建設，啟動“數字信息的長期可讀”項目(Digital longevity)，建立數字倉儲。將文件管理融入荷蘭電子政務信息架構、積極參與歐洲數字保
存項目的諸多區域合作，這些都是頗有借鑒價值的成功經驗。
英國國家檔案館為適應電子文件管理的需要，開展了了一系列相關研究。比較著名的項目包括：1 “無縫流程項目”(Seamless Flow)研究旨在改進文件的利用方式，保護重要文件的安全，使移交提前成為可能，處理不斷增加的數字文件的能力，實施文件生命周期的全過程管理，提高文件質量和過程管理連貫性以確保文件的利用，減少成本和工作量。2 “數字連續體項目”(Digital Con-tinuity project)則側重于保證核心政府信息的長期可用，在組織、運行和技術領域進行風險評估，由國家檔案館提供共享服務，在風險分析、評估以及如何降低風險方面提供指導。該項目始于2007年，可望在2011年全面實施。3 “網絡連續體項目”(Web Conti-nuity project)著眼于網絡歸檔和網絡鏈接管理，以期保證對政府信息的可持續利用，當網址不再存在時可為用戶提供導航工具使其可以利用已經儲存在檔案館的文件；同時還可以為設計站點提供指南，幫助建立網絡歸檔規劃，利用因特網建立網絡聯盟和歐洲檔案館的互聯互通，共享信息。
澳大拉西亞數字文件長期保存合作機制運作模式
澳大利亞與新西蘭的合作是多方面的，也是“近鄰”之間資源共享優勢互補的范例，由此誕生了一個合成詞――澳大拉西亞，即澳大利亞與新西蘭聯盟。澳大利亞檔案館館長助理Adrian Cunningham先生在題為“澳大拉西亞數字文件長期保存合作機制”的發言中指出，數字文件保存合作項目(ADRI)涉及十個檔案館，其歷史使命是為澳大利亞和新西蘭政府提供統一的電子文件制作、保管和利用途徑，確保數字文件等文化遺產的可靠性和長期利用。Cunningham先生還介紹了該項目的具體目標、指導原則、工作機制以及近期的發展。澳大利亞在電子文件領域制定了很多高水平的標準，其中不少標準還上升為國際標準，澳大利亞在標準制定、實施、監督方面的思路與舉措具有很好的啟發示范意義。Cunningham先生還特別強調：標準不能依靠政府強制力實施，而是需要幫助實施人員意識到實施標準給工作帶來的便利，增強宣貫的積極性和主動性，確保標準的實施成效。
加拿大電子文件管理與數字長期保存規劃
加拿大電子文件國家戰略的主要特色是，第一，國家圖書館與檔案館合二為一，共同打造系統；第二，將電子文件管理納入政府信息發展規劃。
加拿大國家檔案館政府文件管理高級主管Johanna Smith女士在“建立公信力：加拿大政府電子文件管理”的專題演講中，介紹了加拿大圖書檔案館(LAC)的成立背景、資源采集、保存模型、提供利用等各個方面，從政策、系統、資源的角度闡述了建立電子文件的公信力的政策與舉措。她指出，樹立公信力意味著政府機構需要致力于消除數字存儲過程中存在的不信任因素。加拿大圖書檔案館(LAC)已經建立了相應的政策框架，通過網站向公眾。這些政策以機構的文件管理指南為基礎，支持恰當的安全級別的保護和信息資源的利用，她特別指出僅有政策是不夠的。建設一個真正為信息形成人員及其用戶所信賴的數字資源存儲庫(TDR)的過程中，機構必須建立能夠充分滿足數字資源長久保存需求的電子系統。該系統必須能夠保存任何數字對象及其真實性、完整性，具有足夠的安全措施防止載體退化、自然災害和人工錯誤；能夠以原始格式顯示保存的數字對象，能在確保原始信息真實性和完整性情況下以新的格式予以呈現；能夠維護充分的元數據以證明數字對象的真實性和完整性，記錄所有載體與格式遷移信息，必須采取恰當的保存和利用措施。
加拿大安大略湖檔案館高級管理員于麗娟作題為“加拿大電子文件管理與保護戰略”的報告中，首先對電子文件管理(ERM)與數字長期保存(Long-term Digital Preservation)進行了比較，分析了檔案館的角色和職責。她指出建立電子文件管理系統和可信任數字倉庫，必須依托于“專業、機構、市場”三大支柱，基于中國的現狀建立以電子文件管理為核心的戰略行動、以數字長期保存為核心的戰略行動，推動教育、培訓和專業人員的職業發展。其中在比較研究的基礎上對我國各機構電子文件管理戰略的規劃與建議尤其具有參考價值。
