前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的電子文件智能化歸檔方法研究，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
摘要：隨著互聯網、人工智能、大數據、云計算技術等先進科學技術的快速發展及廣泛應用，對我國很多領域的健康發展起到了助推作用，這些先進技術促進了我國很多傳統行業的快速發展，使其符合現代化的發展背景，讓這些行業在不同時代背景下發揮重要作用。我國交通運輸事業發展至今已經積累了豐厚的經驗與技術，隨之構建了我國的交通運輸檔案管理系統。
我國目前已經積累了公路、鐵路、水運、港航、機場等領域繁多的檔案資料信息，到2020年，我國鐵路運營總里程已經達到15萬公里，我國交通運輸領域積累了大量相關檔案信息，同時在現代化的快節奏影響下，我國傳統的歸檔方式缺點逐漸顯現出來?，F代交通運輸發展十分迅速，大大增加了交通運輸檔案的管理壓力，因為不具備高效率的業務處理設備，缺乏現代化專業人才，無法滿足現代行業發展的需求，導致檔案管理效率低、消耗大量的時間成本與人力資源，無法做到高效查找，流程煩瑣、檔案的準確定位能力較差等問題，這些問題均可采用智能化歸檔方式進行解決。
一、進行交通元數據電子文件智能化歸檔方法研究的必要性
1.交通運輸事業發展的現實需要。自新中國成立后，我國發展重心逐漸從農業轉向工業，且立志成為農業與工業雙強國，交通運輸業的發展是新中國成立后的重要發展行業之一，且處于第一批發展行業內。交通運輸業在我國社會活動以及人民生活等領域處于不可缺少的地位，新中國成立初期需要加大全國工業建設，需要運輸很多原材料與專業人才到全國各地，實現我國全面發展。我國最為強盛的交通運輸方式就是鐵路，所以鐵路發展至今也是我國最主要的運輸方式。隨著我國人口增長，鐵路運輸壓力亦逐漸增大，應加速其他運輸方式的發展，這就要求我國交通運輸業在高速發展的過程中確保安全性與規范性。隨著我國實行改革開放政策，逐步與國際接軌，進入國際視野，我國交通運輸行業向國外學習了先進的技術，并根據我國國情進行轉化，使其適用于我國國情。在交通運輸行業，對其行業管理、交通執法、工程建設、人才培養、技術進步等方面，將會形成大量的管理制度、司法文書、設計施工監理文件、決算審計資料、人事檔案、科技研究以及應用實錄等檔案信息，必須保證其新形成的部分數據信息不是只呈現出數量上的增加，還要保證其內容質量不會受到數量的影響，具有規范性、嚴謹性、科學性以及惠民性。實現智能化歸檔管理，能夠提升歸檔管理的時效性與效率性，加快現代化背景下的檔案查找效率，降低傳統模式下獲取信息的難度，利用大數據庫的功能，不僅可以提高對于檔案的保存能力，還能提高檔案的安全性。交通運輸行業的領導層可以借助具有數字化、科學性、時效性的數據信息，及時為交通管理行業作出決策性判斷，加速推進交通運輸行業的可持續發展。
2.提高相關檔案部門的檔案存儲能力。檔案管理的主要內容是對于檔案信息的管理與利用，在傳統交通運輸管理檔案模式中，檔案的儲存方式主要有兩種：一種是常見的紙質儲存方式。這種方式缺點較多也較為明顯，紙質檔案存儲錄入方式較為煩瑣，出錯率較高，且不易修改，對于較為復雜的檔案在寫入信息時如果發生錯誤，則這張紙就將報廢，會產生不必要的紙張浪費。在紙質檔案經過一定年限的積累后，其數量會大幅度增加，就算對其采用分類歸檔，在實際查找過程中也會消耗很長時間。同時，紙質檔案還存在一定的存儲問題，雖然檔案的紙張都有特殊要求，但我國地域廣袤，地區條件不一，部分地區無法使用質量較好的紙張，一些地區較為潮濕，會增加紙張的濕度，導致字跡容易出現模糊問題，影響檔案的有效存放時間。對于較為干燥地區可能會導致火災的發生，造成檔案的損毀；另一種存檔方案為電子存檔，在20世紀，我國就已有電子存檔方式。電子存檔的成本較高，大多數情況下是儲存較為重要的文件，但這種方式也有儲存風險，當時的電子存檔設備制作材料不夠規范，制作方式也不夠嚴謹，時間一長，會因為空氣中各種微生物導致設備老化或者是被腐蝕，還存在對設備進行保養的問題，當時的保養，在大部分情況下只是用抹有清潔劑的毛巾擦拭設備表面，并不能對設備起到實際的保養作用。當前，利用智能化的歸檔方式能解決這些問題，大大提升交通運輸檔案的存儲能力。
3.創新檔案的管理模式。我國交通運輸行業范圍較大，現在已包含公路、鐵路、水運、港航、機場等領域，多種交通項目增加了交通運輸業的發展與管理難度，其中開展的相關交通運輸基礎設施建設項目、咨詢服務類型繁多，以及各決策層管理難度較大、檔案種類復雜且數量龐大，這些原因導致在日常的檔案管理工作中需要投入大量時間成本和人力成本。隨著時代的進步，我國交通運輸管理規模越來越龐大，所產生的檔案數量也越來越多，這種背景下加劇了上述問題的嚴重程度。因此，利用現代化的科技產物，采用數字化、信息化的方式，使交通運輸檔案的管理智能化，使電子文件管理具有高效性、準確性以及即時性是現代化交通運輸行業的基本要求與必要保障。在享受現代化帶來的便利時，很多行業也在創新進步，5G、物聯網的新興技術誕生，能更好幫助現代交通運輸檔案的管理與發展，將實體檔案與電子檔案分散管理，能很好解決傳統檔案管理模式中存在的整理耗時長、文件易受外界影響導致受損、空間限制因素等問題，能有效將傳統交通運輸檔案管理與現代化的技術相結合，使交通運輸檔案管理的工作步入新的發展階段。
4.延長檔案信息保存年限。隨著近年來我國經濟水平的不斷提高，人們對于生活質量的要求也就越來越高，在交通方面私家車數量越來越多，各種車輛檔案層出不窮，這也就導致了交通檔案的數量越來越多，通過探究交通數據電子文件，智能化歸檔方法，可以進一步提高交通檔案的儲存期限。在人們的傳統印象中，檔案信息通常采用紙質保存方法或者是簡單的電子檔案記錄，但是隨著我國交通行業越來越發達，單純的紙質保存以及電子檔案保存已經不能滿足交通檔案管理的需求，這也就說明交通檔案管理工作需要步入一個新的階段，而如何延長檔案信息的保存年限成為相關部門所面臨的一個主要問題，通過采用交通運輸元數據電子文件智能化歸檔方法，在提高信息管理效率的同時，也可以進一步延長檔案信息的保存年限，對普通的紙質檔案信息而言，電子文件智能化歸檔方案要比紙質文件保存年限長很多，而且在調取時也更加方便，而相較于普通的電子文件保存而言，智能化的歸檔方法可以從根本上提高交通運輸數據的保存效率，在有需要時可以第一時間調出某一時間段或者是某一地區的交通數據，這就可以從根本上提高交通運輸數據的保存年限與管理效率，也就能夠進一步推動交通運輸行業的總體發展，為以后的交通運輸數據保存打下良好基礎。
二、交通運輸元數據電子文件智能化歸檔方法存在的問題
1.缺乏符合現代化的工作制度。交通運輸檔案的歸檔是一項幕后工作，大眾更關注相關交通項目的建設與發展，享受交通運輸帶來的便利。同時，這類載人數量較多的大型交通設施的安全性是大眾最關注的部分，雖然這類大型惠民項目的安全性是經過層層嚴格審查，但審查部分是普通群眾看不到的，導致群眾對于交通運輸歸檔的關注度較少。很多群眾認為交通運輸歸檔不具有重要性，在此大環境下，一些相關部門也認為交通運輸歸檔管理不重要，嚴重妨礙了交通運輸歸檔的發展。交通運輸歸檔管理實質上是一項十分復雜、需要很大耐心以及細心的工作，但由于相關部門對于交通運輸歸檔管理的重視程度不夠，導致其在資金投入、制度建設、人才培養、基礎設施建設上投入不足，造成交通運輸行業與交通運輸歸檔管理發展的兩極分化，大大降低了我國交通運輸行業的整體發展速度。
2.缺乏現代化的專業人才。由于交通運輸建設與交通運輸檔案的發展差異巨大，導致交通運輸檔案管理人才的需求量很大，特別是專業的檔案管理人才，由于大眾對于交通運輸檔案管理的重視度嚴重不足，導致交通運輸檔案管理報名人員雖然有很多，但實際能夠錄用的人才較少，產生較大的人才流失，交通運輸檔案管理的崗位招不滿人。交通運輸檔案管理人才應該具備相關專業檔案管理知識、計算機知識和實操能力，并對于交通運輸行業具有深度了解，能自主及時收集有效行業信息以及對相關信息進行整理與分析，在滿足上述條件后，還需要具備能熟練應用大數據的能力，幫助建立與完善交通運輸檔案的數據庫。此外，因為有很多交通運輸部門，特別是處于一線運輸部門，對檔案管理重視程度不足，沒有建立相關的檔案儲存室或檔案管理部門，缺乏相關專業性技術人員，更沒有建立地方檔案數據庫，加上一線的運輸部門工作人員較少，常常出現一人多職的情況，他們只能處理基礎的交通運輸業務，沒有多余的時間進行相關檔案的歸檔整理工作。
3.軟硬件設施需要更新?，F代化的交通運輸檔案管理工作需要一定的軟硬件支持。將傳統交通運輸檔案轉換為現代化的電子文件管理過程，需要現代信息技術的參與，其管理和運行必須具備一定的現代化電子設備、技術、系統、工具。我國幅員遼闊，各地區經濟發展水平不平衡，有些不發達地區的交通運輸檔案還停留在傳統管理模式階段，不具備應用先進信息技術的條件，其檔案管理軟硬件設備設施不完善，更無法做到及時更新，工作效率低、工作質量差，導致檔案管理發展緩慢。
4.檔案信息安全問題有待提高。信息時代背景下，信息的獲取與傳播都較為便捷，互聯網的普及讓大眾得到獲取信息的便利，但同時在這些便利中也存在著一定的安全問題。目前，我國大部分交通運輸行業主控部門是國家相關行政機關，自然會涉及一些重要的文件與信息，更需要加強系統的安全性和管理，并應及時對系統進行日常維護和更新，防止因信息泄露或者被不法分子盜用造成嚴重的損失，確保檔案文件與信息安全是現代化背景下交通運輸檔案管理正常運行的必要基礎。但目前很多地方交通運輸檔案管理在安全方面的工作還存在很多的問題，需要多方面共同努力。
三、交通運輸元數據電子文件智能化歸檔方法具體措施
1.加強檔案管理意識培養。在大數據時代背景下，交通運輸檔案信息管理的改革需要相關部門共同努力和支持。首先，需要從領導層面加強相關意識的培養，通過各種形式來普及相關知識。例如，通過知識講座、報刊、專業網站、電子信息平臺以及部門內相關系統培訓，普及交通運輸檔案管理的重要性與基本知識，讓各部門了解交通運輸檔案管理的工作過程，知曉檔案工作涉及的范圍，明白其中的重要性以及價值，并學習檔案管理的基礎知識與操作技能。其次，在面對檔案管理部門工作時能積極主動地配合，保留相關憑證、文件、數據，并主動上交相關文件與數據，減少檔案工作人員信息收集的時間，增加信息收集效率，減少人力資源的消耗。最后，交通運輸管理部門還應該增加一定的資金補貼，并提供人才與技術支持，保證交通運輸檔案管理部門的日常工作效率。
2.創新人才培養模式。在大數據時代背景下，要想降低人力資源的消耗，減輕工作人員的基礎業務壓力，應該以人為本，畢竟現代化交通運輸檔案管理工作還是需要人力進行操作。目前，交通運輸檔案管理部門嚴重缺乏高度專業、經驗豐富的技術型人才，在職工作人員雖然具備較強的檔案管理能力，但是缺乏對現代化設備的操作技術，部分偏遠地區甚至還未接觸到現代化檔案管理設備。因此，需要構建現代化檔案管理人才培養模式。傳統檔案管理人才培養模式主要注重相關理論知識的培養，現代化人才管理模式應將傳統培養模式與現代化的教育內容結合，在保證其熟練掌握檔案管理知識的前提下，增加現代化科技設備的相關知識與實操技術，培養綜合性較強的檔案管理人才。一是在部門中引進具備現代化專業檔案管理技能、計算機操作能力、基礎交通運輸知識的復合型人才，增加部門管理的綜合能力。二是利用現代化專業人才，在部門中實行定期的系統性培訓，培養在職人員現代化知識，增強其對檔案數據庫的實操能力，從而實行檔案管理部門全面化的綜合能力提高。
四、結語
交通運輸行業的工作內容與覆蓋規模，決定了交通運輸檔案管理存在的必要性，同時，也證明了其重要性。目前，大眾對于交通運輸檔案管理的重要性認識不足，需要相關部門與人員加大宣傳力度，通過實施交通運輸元數據電子文件智能化歸檔方法，推進我國交通運輸管理的快速發展。
作者:劉欣
