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【摘要】
檔案管理者應順應時展的潮流，正確積極地認識電子檔案的特點，加強對電子檔案管理的研究，使人類社會原始歷史記錄在信息時代得以真實、完整、可靠地保管。
【關鍵詞】
一、電子文件檔案的特點及優越性
（一）打破場所限制，拓展服務領域。
電子文件檔案可以通過網絡快速地分享傳遞到任何地方，以前的檔案開發利用工作，基本只是向本單位領導、同事提供檔案資料信息，利用價值沒有完全展現出來。而現在檔案資料的開發利用，已拓展到其他單位、其他部門，通過電子文件的傳輸，方便快捷。我校每年開發利用檔案400多人次，其中通過網絡等借閱參考的檔案文件資料占了三分之一，兄弟學校、相關部門都通過網絡向我校借閱相關電子檔案資料，為他們的創建、驗收、評比等活動提供了很大的幫助，由此凸顯了電子文件檔案的重要性。
（二）開拓利用空間，推進資源共享。
在電子信息化環境下進行檔案管理，所有的復制、打印、匯總以及統計和分類等工作都更加便利。當圍繞一個專題對檔案進行匯編時，電子文件比手工編輯更快速，加工更方便。近年來，我市教育事業發展迅速，檔案內容不斷豐富，因此利用需求也不斷提高。全市教育系統檔案員充分利用檔案信息網站、QQ群、討論組、郵件等先進的現代化網絡信息形式，推進了檔案信息資源共享，讓全體檔案工作者能及時查詢了解檔案文件信息和政策，進一步拓寬了檔案公共服務的內涵。
（三）降低能源消耗，實現經濟環保。
相比于傳統紙質文件檔案而言，電子文件檔案對于能耗的消耗需求更低。例如，我校實行績效工資改革，制訂了《新區小學獎勵性績效工資考核分配方案》，其中包括教職工獎勵條例、教學質量獎獎勵辦法、教師考勤與勞務補貼規定、筆記本電腦使用考核要求、教師學期綜合考核辦法等相關規定，長達20多頁。方案的最后實施首先需要反復聽取全體教職工的建議意見并不斷修改，學校教職工有90多人，如果每人一份的話，需要大量的紙張，學校通過現代信息網絡，傳到了每個教職工的電腦里，然后通過電腦網絡，聽取大家合理的建議和意見，最后順利完成了績效工資改革方案的制訂并加以實施。電子文件的利用，提高了工作效率，既節省了紙張，又減輕了文檔人員的工作負擔。
二、電子文件檔案管理自身的難題
第一，電子檔案在存儲過程當中所用到的介質容易受到外部影響，從而造成數據信息丟失。例如磁帶和光盤等，雖然他們可以在有限的物理空間內存儲非常多的電子檔案文件，但是這些文件卻容易被覆蓋、刪除，甚至是發生缺損，可以導致數據丟失。第二，在當前的信息化技術條件下，電子文件檔案的安全性還不能完全得到保障。由于一些主觀或是客觀的因素，都可能導致文件被竊取、銷毀或是修改。第三，電子檔案的儲存和顯示都需要一定的格式和軟件。但是不同的電腦和使用的版本都會存在一定的差異，而互不兼容的電子計算機和應用軟件生成的電子檔案，使得同一個電子檔案在不同的使用終端無法共享，失去可讀性。
三、提高電子文件檔案管理水平的對策
（一）檔案人員要轉變思維方式更新觀念適應時代的需要。
檔案管理工作人員要樹立起新的認識，要認清電子文件檔案是檔案管理工作的必然發展趨勢，要建立起新的工作思路與工作模式，擺脫紙質檔案管理工作下的種種思想束縛，順應電子文件檔案給檔案管理工作帶來的轉變。
（二）檔案人員要重視和加快電子文件管理的技術培養。
一是要重視吸納專業型的人才充實到檔案隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術或數字通信技術、接受過大學教育的檔案管理專業人才，對此類人才可以經過短期專業培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調一批學歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們進行系統化的培訓教育，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。
（三）檔案人員要加強對電子檔案的集中統一管理。
電子文件檔案的靈活度非常之高，可操控屬性也非常之多，它們都對檔案的管理有著極大的影響。在電子文件檔案管理工作當中，為了確保電子文件檔案的一致性、規范性，我們必須要合理控制電子文件檔案的各種屬性，或根據其屬性對其進行科學的組織。例如，電子文件檔案應當要根據格式來進行分類存儲，與此同時又要具有時間順序性，不能顧此失彼，這樣才有利于查找和利用。還有就是應當要采用固定的文件格式來存儲同一類別的檔案信息，不能混亂處理，否則會給后期的檔案管理與利用工作帶來極大的難題。再一個就是要做好對相關硬件的維護工作，完善環境、網絡與硬件條件，保障電子文件檔案管理工作穩定開展。
（四）檔案管理部門要規范電子文件管理和健全檢查審核制度。
為了規范、有序、高效地推進電子文件檔案管理工作，應當建立、健全專門的管理制度與審核制度，要在一定的規范之下進行各種管理操作。要從各個技術環節出發，提出規范要求，不能盲目地進行檔案管理，否則就會使工作陷入混亂。同時要加強對電子文件檔案管理工作的監督審核，從而真正確保電子檔案文件管理規范化運行。
作者：俞志英 單位：江蘇省常熟市虞山鎮教衛文體辦公室
【參考文獻】
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