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（一）公證電子文件的概念。
公證電子文件是以數字、代碼形式記錄于磁帶，磁盤，光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件。公證電子文件的一般具有兩方面的基本特征：一是公證電子文件由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字文件”。這是公證電子文件與以往所有其他形式文件的基本區別，也是公證電子文件信息與其他數字信息的共同點。數字信息使用0和1兩種數碼的組合來記錄信息，存儲于計算機存儲器中，并可通過通信網絡進行傳輸。二是公證電子文件是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是有特定的用途和效力。從邏輯上說，公證電子文件是“數字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特征的數字信息，又是以數字信息為特征的文件。
（二）關于電子公證。
在世界各國對于電子文書大多數國家較推崇加密認證技術，經過加密等安全措施的數據電文的證明效力基本上可以等同于書證。而在我國現階段運用較多的是對電子證據進行公證。從電子公證文件形成的過程和特點看，公證電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據文件生命周期理論，公證電子文件的處置階段（歸檔）仍應由檔案部門集中統一管理。根據《公證程序規則》及我處自定的辦證程序規范，將具體辦證過程劃分為會員登記、公證的申請、受理、公證的審查與審批、公證書打印、翻譯、復印水印紙、裝訂、蓋章、出證、公證書的送達、統計歸檔，這些程序都是利用計算機網絡系統輔助完成的，全部流程編入系統。這就從根本上保證了辦證程序的合法性、規范性、完整性，杜絕了違反程序情況的發生。通過計算機系統不僅可以準確地統計各類業務數據，而且也為領導進行業務管理、掌握行業發展動態、制定業務決策提供了依據。
二、公證電子文件的特點
辦公自動化信息技術領域的公證電子文件是指通過計算機進行操作、傳輸、存儲等處理的數碼序列。按公證電子文件產生的工作領域，可將其分為兩種：一種是記錄人們在辦理公務，處理一般事務或交流信息過程中產生的公證電子文件，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在，如E-mail公證電子文件；另一種是記錄人們生產或科研活動的技術性公證電子文件，如CAM（計算機輔助制造）、CAD（計算機輔助設計）等生成的公證電子文件。公證電子文件這種新型信息載體給日常工作帶來了極大的便利，同時也改變了我們長久以來的傳統辦公方式。與紙質文件不同，公證電子文件主要有以下幾方面特點：
（一）具有紙質文件和其它文件無可比擬的快捷性。
它改變了傳統收發文件流程。利用計算機進行文件登記，可以達到一次錄入，多種形式輸出，方便了文件的查找利用，同時也為檔案現代化管理奠定了基礎。
（二）公證電子文件具有共享性。
改變了文件處理和運轉方式，公證電子文件中的信息不是靜態、固定不變的，可以隨時進行存儲或刪除，其內容可以從一種載體上分離出來轉移到另一種載體上。其利用也不受時空限制，能夠同時滿足多用戶的需要，實現信息共享。還可以利用網絡技術，廣泛采集有關站點的數據信息，豐富自己檔案、資料內容，向使用者提供更加優質的服務。也可以在網絡上開放自己有關的文件、數據查詢系統，或提供遠程服務，在盡可能大的范圍內展示自我，擴大影響。
（三）公證電子文件對設備具有依賴性。
公證電子文件改變了傳統的辦文格局，文件的修改、復制、粘貼、移動變得更加便捷。公證電子文件的起草修改、定稿、收發傳遞都在計算機上進行，其制作、處理以及歸檔后的全部活動都必須借助于計算機系統才能實現，這就形成了對系統的依賴性。
（四）公證電子文件與傳統文件相比具有易更改性。
公證電子文件一般是通過網絡來進行轉移的，具有可操作性，為我們編輯、修改文件提供了極其便利的條件，它在提高工作效率的同時，也帶來了一定的不安全隱患，同時也難以保證文件的原始性、真實性、憑據性。其易更改性主要表現在兩個方面：一是人為修改；二是公證電子文件容易遭受病毒侵襲。目前檔案界普遍存在紙質檔案和電子檔案并存的方式，構成一套既能滿足傳統模式要求又能體現現代信息化趨勢的解決方案——雙重管理模式并存機制。
三、公證電子文件特點及快捷查存方面存在的問題
使用計算機過程中公證電子文件的流轉、歸檔給傳統公證業務也帶來了新的課題?，F有的計算機存儲設備，容量雖然很大，但面對呈幾何級數發展的公證電子文件，總有窮盡的時候。而且應用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環境下不能讀取，即使同時期的公證電子文件也有應用軟件不兼容的問題。每個文件形成部門為存儲檔案信息投入大量的精力，保留舊的設備和多種應用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費。公證電子文件沒能和紙質文件的歸檔建立必要的聯系，在公證卷宗歸檔的內容上（有的缺公證書譯文，有的還缺公證書的正文或簽發稿。）在歸檔文件的真實性，一致性，有效性控制以及對歸檔公證卷宗審定方面，缺乏有利措施和科學規劃。例如數據之間傳輸容易造成數據不完整，如從公證員及助理傳輸數據給翻譯室，復印室，發證室，檔案室等，數據不完整，常常出現漏字漏打的現象，有時也會接收指令不對。計算機對通過網絡傳輸的文件資料的保密性還做不到十分可靠，因為一旦文件、資料上網，只要能看到的人都可將文件下載。雖然不同公證員及助理有不同的權限，但文件的保密性仍是個問題。目前公證電子文件安全保護措施只是利用防火墻，密鑰技術等來保證文件的真實性和安全性。如對掌握了相當技術的人來說，進行改動偽造公證電子文件也是很容易的。公證電子文件保存在服務器上，也會給公證電子文件的安全和真實帶來隱患。目前，這些問題的消極影響尚不明顯，但若不及時加以解決，將會成為提高公證電子文件管理水平的嚴重障礙。
四、加強公證電子文件檔案化管理提高查存速度的方法與途徑
公證電子文件有別于傳統的檔案文件，它必須通過復雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯系，它可以復制并存儲于不同介質之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調出查閱所需的檔案信息。面對全新的公證電子文件管理形式，傳統的檔案管理方式和方法已經無法適應，因此，適應現代管理制度和信息社會的發展，加強公證電子文件歸檔工作，對公證電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。
（一）公證電子文件實行檔案化管理。
那什么是公證電子文件檔案化管理呢？公證電子文件檔案化管理，就是在傳統檔案管理經驗和形式基礎上，結合公證電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網絡技術，有針對性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實行文件級的管理，對本部門、本地區形成的公證電子文件實行社會化、自動化、網絡化管理，從而實現高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應的成立地區性、部門性公證電子文件中心或公證電子文件檔案館，本著服務社會，回報社會的原則，發揮檔案部門的管理和技術優勢，相對集中地保存和管理公證電子文件，為公證電子文件形成部門提供優質、穩定、安全的存儲環境和空間，為社會提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。
（二）公證電子文件文案化采取先進管理技術和理念。
以虛擬、開放、靈活的手段來管理公證電子文件檔案。專業檔案部門通過計算機、網絡、圖文掃描、光盤存儲等先進技術手段，對產生的公證電子文件信息進行統一的管理，并集中保管、存儲符合公證電子文件形成部門要求的電子檔案，公證電子文件形成部門（全宗構成者）以定期或不定期的方式，把日常產生的公證電子文件檔案信息，以標準化的格式通過網絡傳遞給檔案部門，由檔案部門進行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務器相應的存儲空間里，在必要時檔案信息還可以脫機存儲到其它更安全的介質上，并做多個備份，避免自然因素損壞和非法訪問。檔案部門對公證電子文件檔案信息采取維護公證電子文件產生原始性的原則進行管理，為信息存儲單位提供信息查詢功能。
（三）公證電子文件的歸檔查存要與傳統有別。
一是公證電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使公證電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，公證電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的公證電子文件的原始性、真實性和準確性，保證公證電子文件的法律憑證地位。二是公證電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。公證電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響公證電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到公證電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到公證電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的公證電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。三是公證電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為公證電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時?可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。四是公證電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為公證電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經公證電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。
（四）明確公證電子文件的歸檔標準、條件，嚴把質量關。
首先，確定歸檔范圍是保證電子檔案質量的關鍵。在對公證電子文件進行歸檔時，需將經過整理的公證電子文件確定屬性后再歸檔保存。要有完整、齊全的公證電子文件相輔。對于收發文來說，必須是全文信息，從文件設計、修改和形成階段做起，使公證電子文件格式與環節相匹配。確保公證電子文件的歸檔質量，認真檢查公證電子文件內容是否完整、真實、有效，是否感染電子病毒。一般從計算機或網絡的存貯器上拷貝或刻錄到可移動的磁盤或光盤等載體，便于長期保存。嚴格按照不同的保管期限，分別歸檔，分盒排列，分柜保管。其次，明確電子文檔管理標準。計算機技術的應用已經深入到社會的各個領域和角落，隨著公證電子文件的不斷產生使工作效率及社會效益有了明顯的提高，同樣也涉及到了許多問題。如：安全、保密、歸檔、管理、利用等問題。這就需要抓緊制定公證電子文件的管理標準，如公證電子文件的登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護、安全、密級以及專利維護等標準，逐步完善公證電子文件的全過程管理制度，做到標準化、制度化、規范化。第三，建立統一的網絡體系。公證電子文件的歸檔管理還在摸索之中，在某些單位或部門，辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，沒有形成網絡體系，不同軟件形成的數據難以轉換，給公證電子文件歸檔造成困難。其主要原因：一是沒有統一管理，同一單位政出多門，多層管理，多數檔案工作者缺乏計算機網絡知識，使建成的網絡系統不能完全符合檔案傳輸要求。二是公證電子文件是靠網絡生存，一旦網絡被破壞，公證電子文件就會丟失。第四，提高公證電子文件的歸檔管理質量，依法管理公證電子文件。由于各種因素，公證電子文件的法律效力尚不明確，由于沒有固定的載體，目前還沒有杜絕偽造、刪除、修改和抵御病毒的有效辦法。這要求我們在工作中要形成一套完整的公證電子文件管理體系，經常與形成公證電子文件的部門加強聯系，提前介入，充分利用辦公自動化系統實現電子檔案管理創新，建立一個嶄新而不失特色的電子檔案體系。
五、結語
總之，加強公證電子文檔的規范化歸檔管理是加快辦公室信息系統化建設的重要基礎性工作和提高查存速度和效率德爾前提，需要我們不斷總結實踐經驗，形成適用公證工作特點的電子文檔管理規范和標準，使電子檔案能適應現代司法公證的要求。
