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【摘要】隨著計算機網絡的發展，檔案管理電子化應用流程逐漸走向正軌。目前在檔案管理工作中廣泛應用現代信息技術對檔案進行收集整理。將收集好的電子文件檔案進行真實性鑒定，然后分別對文本音頻和圖像電子文件進行分類，依照不同的類別進行檔案審核。最后將所有檔案電子文件封裝在一個檔案盒中，以備后期查用調閱。電子文件在記錄過程中有著很多的應用性流程，我們必須要全面了解檔案管理中電子文件的應用流程。
【關鍵詞】電子文件；應用；電力公司檔案管理
前言
電力在我國的城市建設和經濟發展過程中扮演著極其重要的角色，我們必須要著重發展電力資源，從而為經濟建設提供源源不斷的發展動力。因此如何完善對電力公司的檔案管理，正確的利用電子文件記錄電力公司的應用流程，成為電力行業發展的一個急需解決的問題。電力公司不斷的對檔案管理中電子文件的應用做出改革，利用現代信息技術和科學網絡技術對電力單位檔案管理工作實施新的條例。檔案管理逐漸轉向電子文件應用方面，主要利用數字化和信息化來對檔案進行集中管理。下面主要對檔案管理中電子文件的應用流程作出分析。
1電子文件收集
我們在創建電力公司的檔案管理過程中，要充分利用信息化時代帶來的電子文件檔案管理應用功能。首先應在平時的管理工作中，對日常的電子文件進行收集積累。每當電力公司完成一項任務或者是企業發展走向一個新的領域時，要及時的將發展過程中的經驗保存下來。這種檔案管理主要是利用電子文件進行實時收集。在平常的管理工作中大多管理者會使用電腦等信息化設備來對電力公司的日常任務做出規范，對未來的發展方向做出有效引導。而這些信息的發出全部是依靠電子文件進行操作，電子文件成為傳播的載體。因此我們在進行檔案管理中，首先要及時的對檔案的電子文件進行收集。將其他格式的電子文件載體轉化為檔案管理中的電子化信息元素，確保檔案管理中的電子文件不遺漏，不遺失，保障檔案管理的安全性。電子文件在整個電力公司檔案管理發展過程中的作用不可忽視，我們必須要加強電子文件收集能力。
2電子文件初步鑒定
電力公司的檔案都是一些較為精密的電力數據和電力統計，我們在進行電子文件初步鑒定時必須認真鑒定電子文件的真實性和正確性。確保電子文件要符合電力公司的數據信息發展規律。首先要確保電子文件的內容和平時電力公司的基礎數據完全吻合，完全是對以前的發展過程中電子文件進行的復制歸檔。要使電子文件的內容結構和背景信息與原始信息進行初步鑒定，確認與形成的原始狀況保持一致。電子文件的真實性得到證明之后，我們要開始鑒訂電子文件的完整性。一個不完整的電子文件不能有效的說明電力公司的發展軌跡，無法使電力公司的發展狀況用數據表達出來。因此一定要對電子文件的完整性進行鑒定，確保電子文件的可靠性。最后還要鑒定電子文件的有效性。檔案管理中一定要存在檔案人個人資料，以便確保檔案的有效性。檔案管理需要的是還原真實的原始材料，建立完善的管理技術系統。我們要致力于電子文件的正確鑒定，使電力公司能在以后的發展中正確調用電子文件檔案。
3電子文件存檔
電子文件存檔是電力公司單位檔案工作的重要內容，促使電力公司的檔案管理得以健康發展。電子文件存檔主要包括文本型電子文件存檔，音頻型電子文件存檔和圖像型電子文件存檔，這三種方式的電子文件存檔是電力公司目前主要的存檔方式。下面我們主要對電子文件存檔工作作出分析。
3.1文本型電子文件存檔
文本型電子文件是電力公司檔案存檔的主要方式，在檔案管理中起著重要作用。隨著計算機的迅速發展，越來越多的電力公司開始利用計算機的快捷性原理，編寫文本文件來進行檔案收集和存檔工作。文本型電子文件就是利用數字，文字和符號表達式的綜合運用，從而形成一個完整的文本文檔，然后文本文檔進行分類整理。在電腦網盤上選擇一個存放電子文件的系統盤，并將企業重命名為檔案的主要標題。然后再在主目錄里設置各種分目錄，開始將對應的文本型電子文件存放到相應目錄中。文本型電子文件存檔后，越來越多的應用型數據會被存入到大型數據庫當中。文本型電子文件存檔是目前檔案管理最常用的一種方式，因此我們必須要加強對電力公司電子文件存檔的管理。
3.2音頻型電子文件存檔
音頻型電子文件是以聲音和視頻等方式來記錄各種信息的電子文件檔案。電力公司在管理和施工活動中，經常會利用各種出聲音文件和視頻文件對員工進行培訓。這種電子文件具有更加直觀和真實的感覺，具有極其強大的說服力。音頻型電子文件的存檔要遵循嚴格的存檔規范，不能將不完整的聲音文件和視頻文件存檔到檔案中。因為隨著電力公司的發展可能會導致檔案管理過程中，一些人會利用職務之便，隨意改造個人檔案。從而對電力公司的檔案管理造成損害。音頻型電子文件的存檔最后要將不同的電子文件進行分類，同時對每個音頻進行編號。按照編號的順序進行電子檔案存檔，將整理好的電子文件集中拷貝到U盤或者是電腦盤中，然后將其存檔到檔案。同時也要對電子檔案進行多次保存，確保電力公司不會因為數據丟失而造成巨大損失。音頻型電子文件在電力公司檔案管理也使用的較為廣泛，我們要開始加強音頻操作基礎知識。
3.3圖像型電子文件存檔
圖像型電子文件的存檔和音頻型電子文件的存檔有著很大的相似度，都是利用特殊的載體來記錄各種信息的電子檔案。電力公司在平時的管理中，要把平時的圖像利用信息化設備儲存下來。圖像文件能使調用者直觀地了解檔案中的數據信息，從而迅速完成檔案查詢。要對圖像進行時間順序編號，在不同的圖像下方添加備注，以便后來的調用查閱。隨著手機的廣泛應用，越來越多電力公司職員開始利用手機進行保存數據。他們在平時往往是往往習慣使用手機對平時的檔案進行拍照，然后上傳到個人空間像冊。這種圖像會在他們的個人設備上長久的保存下去。因此這種文件存檔方式穩定性也極高。圖像對于加強圖像電子文件的發展也尤為重要，促進了電力公司的檔案管理工作。
4電子文件的檔案審核
電子文件存檔后，已經形成了一個完整的電子檔案。電力公司往往會將檔案歸納總結，全部核定封裝成為公司的檔案手冊。在最后的管理工作中，歸檔單位要嚴格按照歸檔的項目類型對其檔案進行鑒定與檢查。這是檔案管理工作中做的最后一次修改，只有在各部門審核合格后才會將檔案投入使用。如果各部門發現檔案內容和格式中還存在錯誤，要及時的與相關部門進行溝通。最后審核合格后將檔案上交給管理工作的領導。領導再次進行核查，如若無誤后，將審核結果填入歸納檔案中。這是電子文件投入使用的最后一個步驟，只有在這一過程驗收合格后，才能將電子文件轉化為電子檔案。電子文件的檔案審核工作在電子文件的檔案管理中起著最后的決定性因素，我們一定要重視電子文件的檔案審核工作。
5結束語
電子文件具有極其強大的快捷性和穩定性，電子文件的使用對于檔案管理工作的實施起著關鍵性作用。電力公司可依靠計算機技術對電子文件進行分類總結，從而提取符合電力公司發展的文件。在檔案管理過程中，要尤其重視各種電子文件的應用流程，處理好各種電子文件間的關系，確保電力公司能夠建立完善的檔案管理制度。
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作者:禹曉花 單位:國網寧夏電力公司固原供電公司
