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公司檔案管理流程范文1
關鍵詞：電子檔案管理系統；收集整理；檔案歸檔；檔案上交；檔案匯交；檔案分發；檔案接收
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)22-5279-02
Research on Collection and Arrangement in Electronic Records Management System
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: Collection and arrangement of records, the core module of Electronic Records Management System, which occupy most part of work, relate to whether the advantages of Electronic Records Management System comparing with old handwork management of records are really obvious or not. The functions of the whole and every module of collection and arrangement in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.
Key words: electronic records management system; collection and arrangement; records filing; records handing in; records distributing; records receiving
傳統檔案業務的一般原理是：部門檔案歸檔人員將實體檔案提交到檔案管理部門，由檔案管理部門人員負責檔案的入庫管理。由于不能充分發揮電子文件的優勢，造成手工勞動量大，操作程序復雜，人力、物力資源浪費，而且檔案利用率極差。為了加快中國石油天燃氣集團公司信息化的發展，統一各個下屬單位檔案管理規范，形成中石油檔案共享知識平臺，項目組在信息部的支持下，與微軟合作開發了中國石油檔案管理系統。
系統的原理是：部門檔案歸檔人員將檔案電子條目錄入，經過歸檔部門領導和檔案部門領導審核后，檔案電子條目自動提交給檔案管理部門，隨即可同步提交實體檔案和清單，由檔案管理部門人員進行檔案整理和入庫維護。這部分功能主要由系統中收集整理模塊完成。本文介紹收集整理模塊的總體功能結構和各個子模塊的工作原理。
1 總體功能結構圖
“收集整理”模塊主要包含“檔案歸檔”和“檔案上交”的功能。
檔案歸檔的目標為協助歸檔部門和檔案部門的用戶將電子和實體檔案歸到中國石油檔案管理系統中，以達到提供借閱利用的目的。檔案上交的目標是實現油氣勘探開發類檔案的匯交和分發。圖1是收集整理模塊的總體功能結構圖。
2 檔案歸檔
檔案歸檔包含預歸檔、歸檔整理、檔案整理三個子模塊。
2.1 各個子模塊任務
2.1.1 預歸檔
1）歸檔部門人員對待審核檔案的電子條目進行錄入、編輯、提交；
2）歸檔部門領導審核；
3）檔案管理部門領導審核；
2.1.2 歸檔整理
1）部門歸檔人員對不需審核的電子條目錄入、編輯、移交；
2）部門歸檔人員對實體檔案的同步歸檔：歸檔清單打印、實體檔案同步移交到檔案管理部門；
2.1.3 檔案整理
檔案管理部門人員對歸檔部門提交的電子和實體檔案編輯、實體整理、歸檔辦結；
2.2 檔案歸檔流程步驟
如圖2，系統提供四種歸檔流程，可由各單位根據本單位業務情況選擇使用。
2.2.1 標準流程歸檔
對應上圖的全部五個步驟12345。
2.2.2 直接歸檔
歸檔流程從第四步開始，即從“歸檔整理”步驟開始，這種歸檔流程完全以實體歸檔發起，去掉了前面三步電子條目先歸檔的過程，檔案歸檔只經過45兩步流程完成。例如：總部的檔案歸檔就是這種流程。
2.2.3 檔案部門審核
對應標準歸檔流程去掉第二步，即1345。對應系統中就是檔案條目在“預歸檔”步驟由檔案部門審核通過后，進入到“歸檔整理”步驟，由部門歸檔人員進行實體歸檔工作。
2.2.4 歸檔部門審核
對應標準歸檔流程去掉第三步，即1245。對應系統中就是檔案條目在“預歸檔”步驟由歸檔部門審核通過后，進入到“歸檔整理”步驟，由部門歸檔人員進行實體歸檔工作。
3 檔案上交
檔案上交分為檔案匯交、檔案分發、檔案接收三個子模塊。如圖3，源單位（如油氣田A、油氣田B……）把檔案上交到目標匯交單位（如勘探開發研究院）。如圖4，由檔案產生部門將檔案分發到各個下屬單位檔案部門（如A單位檔案部門、B單位檔案部門……），由這些部門利用“檔案接收”功能，將檔案接收到系統的收集整理模塊中，進行編輯和存檔。
4 結束語
中國石油檔案管理系統目前已在中石油多家下屬單位上線。作為檔案系統的核心模塊――收集整理，以其簡潔的歸檔程序、嚴密的在線審批流程、兼容的條碼和清單打印功能大大方便了用戶單位的推廣和使用，促進了企業的減員增效?！半娮游募葰w檔、實體隨后”的管理理念，使歸檔部門確保實體檔案要和相應的電子檔案一致，并同步提交到檔案管理部門?？绮块T、跨地區的不同單位間檔案的匯交、分發和接收，只需幾個簡單步驟即可在線完成。電子條目的錄入項設置嚴格遵守《中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊》規定的檔案基礎業務規范和檔案信息化規范。系統統一了中石油各個下屬單位檔案管理規范，將成為中石油集團公司檔案管理平臺和共享知識中心。
參考文獻：
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[3] 魏薇,高強.檔案收集整理系統的設計與實現[J].電腦知識與技術,2011(2).
公司檔案管理流程范文2
檔案作為企業全部活動的真實記錄和原始憑證，是企業重要的信息資源，尤其在石油石化工程設計企業向EPC工程總承包轉型的過程中，檔案的原始依據性、真實可靠性、現實實用性、成套專業性等特征更加突出。一方面，近年來，石油石化工程設計企業不斷開拓EPC業務市場，在EPC項目管理上積累了不少經驗，但是，對EPC項目檔案管理的認識基本上是一片空白。另一方面，在現實工作中，工程設計企業檔案室因人員調換退休頻繁、管理軟件落后、專業知識欠缺等因素導致在EPC檔案管理上同樣處于一片空白，嚴重影響EPC總承包模式下檔案管理工作的開展。
2、EPC檔案管理對工程設計企業發展的重要意義
2.1 是EPC業務發展的需要。EPC工程檔案是工程設計企業的重要資源，是工程設計企業檔案的重要組成部分，它對工程項目的順利進行，對總承包企業權益的保障，對EPC業務的發展都具有重要意義。隨著社會信息化的發展，EPC工程檔案作為工程總承包項目管理的重要信息資源，在EPC項目建設和市場競爭中將會發揮越來越重要的作用[1]。要促進工程設計企業EPC業務的發展，就一定要做好EPC檔案的管理。
2.2 是做好EPC項目的需要。EPC工程檔案是EPC項目在立項、審批、招投標、設計、采購、施工、監理以及竣工驗收全過程活動的真實記錄，項目文件材料收集是否完整、準確，不僅關系到工程建設的正常開展，同時也對日后生產管理、工程維護和改建、擴建起著舉足輕重的作用。EPC項目檔案驗收是EPC項目竣工驗收的重要組成部分，未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。因此，加強EPC檔案管理工作，不僅有利于工程總承包企業提高工程質量、加快工程建設，也能滿足建設單位對工程檔案管理的需要。工程設計企業要做好EPC項目，讓業主滿意，就必須重視EPC工程檔案的管理。
3、工程設計企業EPC檔案管理現狀
以筆者所在單位為例，近年來，我公司緊緊圍繞“做大做強EPC業務，推動公司向以EPC業務為主體的工程公司轉型”的戰略目標，不斷開拓EPC工程總承包市場，在工程總承包項目管理上積累了一些經驗。但是，EPC檔案管理卻嚴重滯后，影響了總承包業務的健康、快速發展。
3.1 EPC項目管理中檔案管理缺位。近兩年，我公司不斷開拓EPC業務市場，經過學中干、干中學，EPC業務走過了初級階段，正在由小變大、由弱變強，已經具備了平行開展8-10個大中型EPC項目的管理能力，在工程總承包項目管理上積累了不少經驗。但是，對EPC項目檔案管理的認識基本上是一片空白。
3.2 EPC檔案管理流程、標準、制度缺失。EPC檔案管理是目前我公司面臨的一個新課題，一直以來沒有系統的標準可遵循，也沒有成熟的經驗可參考。由于EPC項目大多周期長，涉及單位、環節多，產生的文件材料種類繁多、內容繁雜、數量浩大；工程設計、設備采購、施工安裝、監理、竣工等各段階文件資料時序交錯[2]，給EPC檔案收集及管理帶來了很大的困難。據筆者搜集到的網絡資料顯示，近年來，各大工程設計單位也在積極探索EPC檔案的管理模式和方法。一些兄弟公司經過多年探索，進行了EPC檔案管理的實踐，積累了不少經驗。但就整個工程設計行業來說，缺少EPC檔案管理的流程、標準和制度一直困擾著EPC檔案管理工作的開展，阻礙了EPC檔案信息的交流和共享。
3.3 對EPC檔案管理認識不足。在目前工作中，很多工程設計企業的檔案室雖然對勘測設計檔案的管理經驗豐富，但對EPC項目文件和檔案的形成規律、歸檔范圍、案卷整理要求等問題心中無底，對EPC項目工程文件的歸檔流程更是一片空白。檔案室雖然想把EPC項目檔案管理起來，卻不知道如何開展工作，心有余而力不足。據筆者了解，很多工程設計單位沒有將EPC檔案的管理納入到日常檔案管理中，檔案部門也沒有直接介入EPC總承包檔案的管理，EPC項目部的成員中也沒有專職檔案管理員。這種現象的長期存在，很容易造成文件材料收集、整理工作滯后，文件材料流失，從而導致文件材料的系統性、完整性、規范性、準確性難以保證。
3.4 EPC檔案管理人才短缺
由于EPC工程總承包項目一般規模大、技術含量高、業主要求嚴格，在立項、審批、招投標、勘察、設計、設備采購、施工安裝、監理及竣工驗收等各階段形成的文件材料種類繁多、內容繁雜、數量浩大，如果沒有專業的檔案管理人員，很難將檔案收集、管理好。目前，這種既懂檔案專業知識，又熟悉工程項目管理的檔案管理人才在工程設計企業極為短缺，可以說“一將難求”。我公司目前的情況是，檔案管理人員熟悉勘測設計檔案的管理，但不了解EPC項目管理和EPC檔案的形成和特點；項目部兼職資料員熟悉項目管理和工程建設情況，但檔案專業知識相對貧乏，檔案意識薄弱。從目前我公司EPC項目發展的情況來看，EPC檔案管理人才的短缺，將會影響到EPC檔案管理工作的開展，影響到EPC項目的順利完成。
4、EPC檔案工作的努力方向
鑒于工程設計企業EPC檔案管理的現狀，我們要以各單位實際中標的EPC項目的實際需要為基點，通過加強檔案管理人員的培訓及調研學習兄弟單位EPC檔案管理經驗，并結合各單位檔案管理和EPC業務的特點，制定出適合本單位自己的EPC項目文件材料的歸檔流程。
4.1 加強檔案管理人員的培訓。檔案管理人員是做好EPC檔案管理的關鍵，應加大對檔案管理人員的培訓力度，使他們熟悉有關EPC檔案管理的法規、標準， 了解項目管理的特點，掌握文件材料收集、整理的方法，為制定出符合本單位EPC項目實際需要，符合檔案法規、標準的EPC項目文件材料歸檔流程打下堅實的理論基礎。還應特別加強對項目部、各分包商兼職資料員（檔案員）的培訓，提高檔案管理水平。
4.2 檔案室要主動介入EPC項目。要在實踐中摸索出EPC檔案的管理模式和方法，就要求檔案室要主動介入到EPC項目中，及時深入到工地現場對文件材料的收集、整理進行監督和指導。
4.3 成立“竣工資料工作組”。根據《中國石油天然氣股份有限公司建設項目檔案管理規定》（2010版），項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。EPC檔案竣工資料的合格與否直接關系到EPC項目的竣工驗收，所以工程設計總承包項目組要成立“竣工資料工作組”，組長由分管檔案的領導擔任，檔案室人員參與指導，項目經理、施工經理、監理等都是組員?！翱⒐べY料工作組”的成立，將為EPC檔案管理提供執行保障。
4.4 加強與有經驗的兄弟單位和有關國家檔案管理部門的溝通和聯系。在目前情況下，工程設計企業檔案管理人員應加強與有經驗的兄弟單位和有關國家檔案管理部門的溝通和聯系。在可能的情況下，爭取有關國家檔案管理部門對EPC檔案管理的指導，避免在收集、整理過程中走彎路，為制定科學合理的EPC項目文件材料歸檔流程提供權威的、專業的指導。
公司檔案管理流程范文3
一、統一部署，建立檔案管理機制
為了汲取在工程建設中曾經出現的歸檔不全、散失嚴重的歷史教訓，公司在組建項目管理部時，就統籌考慮將檔案管理納入項目管理職責范圍，在綜合部設立檔案工作組，指定一名副部長專門負責檔案工作，配備數名專職檔案管理員，提前介入，全程參與，不僅管理建設單位檔案，還對所有參建單位的檔案形成資源管理進行指導和監督。
二、建章立制，規范檔案管理流程
編制信息與文檔管理程序文件。項目啟動后，檔案工作組編制了《信息與文檔管理程序文件》，從總體上提出了文檔管理計劃，具體明確了責任主體該做什么，如何做，確保文件流轉環環相扣，在保證文件有效使用的前提下，防止文件散失，使檔案的形成具有可追溯性。
編制項目歸檔文件資源體系。檔案工作組研究了項目工程檔案的構成，從總體上把握檔案架構，以項目建設過程為總體脈絡，將項目檔案分為前期準備、設計、施工、試生產、竣工驗收等階段檔案，并對每一階段將要產生的文件進行分類，開列文件“菜單”，進而編制了《項目歸檔文件資源體系》，通過貫徹學習該體系，改變了檔案管理人員和工程技術人員在收集環節出現的茫然不知所措。
編制隨機資料管理規定。檔案工作組編制了《設備隨機文件收集、歸檔管理辦法》，明確了設備隨機資料的管理責任分工，確定了設備隨機文件的歸檔范圍，對設備隨機文件的分發與借閱作出了規定，同時提供了整理歸檔方法。
制定案卷歸檔整理規范。隨著工程交工，文件資料歸檔進入倒計時，檔案工作組按照國家和行業標準制定《項目案卷歸檔整理規范》，側重于操作環節，為檔案工作人員提供具體可操作的方法流程。
三、培訓交流，提高員工素質能力
培養全員檔案意識。檔案工作組利用各種會議，見縫插針，強勢宣傳檔案法律法規，用檔案的實際利用價值體現強調檔案管理的重要意義，用反面案例現身說法，強調檔案缺失造成的嚴重后果，提高工程建設者的檔案意識，養成注重收集整理資料文件的習慣，為檔案管理工作營造了廣泛的群眾基礎和來源基礎。
加強技能培訓和技術交流。檔案管理人員的工程專業知識儲備不足使其管理行為受到制約，為了拓寬檔案管理人員知識結構，增強對工程建設的感性認識，工作組聘請專業技術人員授課，從宏觀層面講述項目的形成和總體布局，介紹概略的工藝流程和土建安裝基本知識，還鼓勵檔案員經常下現場實地觀察，克服了他們對工程建設的生疏感，提振搞好工作的信息。
四、分門別類，抓住管理關鍵環節
（一）項目前期檔案管理。由于立項之前沒有項目部統一管理，經辦單位多，經辦人員習慣于將文件留在手上，若等到工程竣工再來收集整理將存在極大的散失風險。作為建設單位不能將眼睛只盯著各承包單位，還要注重自身形成文件的歸檔，防止出現檔案管理的“燈下黑”，企業要早做準備，要求經辦單位隨辦隨歸。
（二）設計文件管理。檔案工作組應要求各方設置文檔單點聯系人（DCC），所有圖紙文件經由一人辦理交接手續，把好進出口關，做好登記臺賬，保持工作的延續性，避免因錯亂出現無謂的糾紛。工程竣工圖是具有法律效力的圖紙文件，必須如實反映現場實際?，F代檔案管理理論要求檔案專項驗收不僅是對檔案形式的驗收，還注重對內容的檢查，竣工圖除了要求設計資質章、竣工圖章要齊全，簽字要到位外，確保圖紙歸檔合格。
（三）交工技術文件管理。工程建設期間，施工單位必須按照《石油化工建設工程項目交工技術文件規定》（SH/T3503-2007）等標準正確選用表格，記錄準確翔實，簽字蓋章齊全，編制移交交工技術文件，要做到卷冊類別清晰，層次分明；對于電力、交通、港務等獨立系統工程，要求施工單位提供相關行業標準，并按其行業標準編制移交交工技術文件。
（四）設備隨機資料管理。設備抵達現場后，項目部組織供應商、施工、監理開箱共檢，普通設備由采購部門逐一登記保管，整體移交歸檔；重要設備則由檔案工作組直接接收管理。設備隨機資料版面大小不一，樣式繁多，內容龐雜，檔案工作組要做好分類，保證資料一臺一檔，內容完整。
公司檔案管理流程范文4
[關鍵詞] 檔案管理；信息化；發展方向
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 17. 087
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）17- 0168- 02
當前，全球發展的一個趨勢就是信息化，隨著科學技術以及信息化的發展，原先的檔案管理方式已經在信息化大潮中顯得滯后。將信息化技術引入到檔案管理中，能夠有效地提升檔案管理工作的效率。本文研究的重點在于怎樣做到檔案管理的信息化。
1 檔案管理與信息化技術融合的必要性
檔案具備歷史性和長久性，在保管的時候，尤其要注意保管的周邊環境，因為紙質文檔比較脆弱，當災難來臨的時候文檔面臨著巨大的威脅，嚴重的時候文檔會遭受損壞，這就帶來非常巨大的經濟損失，為此我國每年在檔案管理上都投資了數量巨大的資金[1]。除此以外，反復查看檔案也容易出現檔案丟失或損壞的情況，這都為檔案管理增加了難度。而電子文檔就能夠很好地解決這個問題，因此信息化的檔案管理模式是必須要實行的，這與當前的時代特征非常相符。
2 檔案信息化建設的有利條件
2.1 檔案信息化建設漸入佳境
檔案管理信息化建設在我國的發展已有很長時間，也積累了豐富的工作經驗。我國對創建檔案信息化理論的目的、原則、渠道、方式、任務以及信息系統的技術標準規范，已經非常明白了。特別是隨著當前互聯網+時代的到來，相關部門已經非常明白檔案信息化的發展方向，這樣一來創建合理的、科學的、實用的、健全的檔案信息化理論體系就非常輕松了。
2.2 檔案信息的需求日益增多
當前社會在不斷的發展中，信息技術也在大范圍的使用，人們對信息的需求漸顯強烈，其中檔案信息因其有寶貴的歷史價值，有著非常大的需求量和使用率。根據當前情況看，創建檔案信息化理論體系還有著較大的發展空間，體系創建的期望也較為急切。除此以外，我國的電子政務事業也在不斷的發展中，從某種程度上來說，也大大擴展了檔案信息化理論體系創建的發展前景。
2.3 傳統檔案管理模式已與時代脫節
在社會持續發展的情況下，傳統的檔案管理已經很難滿足時代的發展需要了。當前最需要做的就是從根本上改變檔案信息服務的觀念，還要提升檔案館提供社會公共服務的能力[2]。因此，所有的檔案館都應該要增強檔案信息資源開發的使用率，還要持續拓展檔案信息的服務途徑，做到方式更加靈活、手段更加豐富、系統更為完善。只有這樣新型的服務模式，才能夠讓檔案信息化穩健發展。當前處于信息時代，世界各國的聯系更加頻繁和密切。檔案管理作為行政事務管理中的一項重要內容，在信息化建設領域，更應該通過與外界交流，吸取其他發達國家在這方面的豐富經驗，以此來促進我國檔案的發展。
3 檔案管理與信息化技術融合的實施策略
3.1 檔案數據資料與信息化技術融合
數據資料的信息化表現在檔案輸入的環節，這一環節需要非常認真地對待。與此同時，在輸入檔案的時候應當使用規范的、統一的數據格式，這樣才可以方便日后的查找和管理[3]。同時，因為信息化管理與網絡安全有著分不開的關系，為了確保檔案處于一個非常安全的環境中，在輸入、保存的時候還要備份檔案，如果出現更改檔案或者檔案丟失的情況，還能夠將原本的檔案找回。另外，還能夠確保在日后出現檔案矛盾的時候，有原文檔作為證據。
3.2 檔案管理工作流程與信息化技術融合
工作流程信息化表現在后臺操作上，盡管該方面是群眾很少直接接觸的，但是人們對檔案信息化管理的滿意程度取決于該流程進行的好壞。最大可能就是達到全自動化辦公，盡量避免過多人員的加入。檔案的信息化管理體系創建成功后，人們最重要的任務就是保護系統的安全，而其他方面的工作，就是最大化地減少人員的加入才能夠確保工作效率。同時，要達到這個目標，應該制訂統一的標準，規范流程，才可以達到檔案管理的信息化，這也是創建全套信息管理體系的基礎。如果缺少了這些標準，體系中的信息就不能夠互相融合，檔案信息網絡就會堵塞，資源共享也就成為了一個幻想。
3.3 檔案檢索與信息化技術融合
要分級檢索檔案，讓使用者通過網絡可以及時、準確地搜索到需要查閱的文檔。需要注意的是，在設計檢索系統的時候要保證兩點：①網絡用戶只是可讀的；②搜索的內容應當分成兩個部分，一部分是完全公開的，所有人都能夠搜索，另一部分不是公開的，需要使用密碼才可以進入。檔案檢索的信息化要求保證檔案管理工作處于安全的環境中，這決定于網絡安全性。檔案既是公司企業發展的歷史資料，也是個人在公司企業內的工作記錄。所以，檔案管理工作的安全性是一個非常重要的問題，需要高度重視。
3.4 檔案管理工作人員與信息化技術接軌
不管檔案管理的信息化處于什么樣的程度，都離不開人員的參與。但是在檔案管理信息化以后，員工就面臨著更大的調整。在技能上，信息化管理需要員工熟知全套的體系，能夠非常熟練地使用信息化工具，還需要非常了解網絡安全。提升工作人員的素質應該從兩點出發：①對將來人才的預備。也就是說在高校中設立有關的專業，讓檔案管理信息化這個行業擁有豐富的人才，但是這種方法只可以為長遠發展做準備，不能解決當前的問題；②加強現有檔案專業技術人員的培養。挑選綜合素質較高的人員，創造學習條件和支持配套，有針對地進行培養，使他們樂于提高自身檔案管理能力和技能。
4 結 論
隨著互聯網+時代的到來，檔案管理工作信息化是一種必然趨勢。將傳統的檔案管理與信息化技術相融合，利用信息化技術服務于檔案管理，并在人、財、物上給予支持，將有效地提高公司企業的檔案管理能力，促進公司企業健康、穩定發展。
主要參考文獻
[1]許瀚文.談檔案信息化管理的利弊[J].蘭臺內外，2015（2）：125-126.
公司檔案管理流程范文5
前端控制是建設項目檔案質量控制的首要環節
建設項目檔案主要由項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件三大部分組成，要確保上述文件的完整性和正確性，必須加強前端控制，也就是從各類項目文件形成的源頭進行控制，梳理歸檔流程、加強協同管理、超前培訓指導等均為控制源頭的有效措施。
1.梳理歸檔流程，確保建設單位內部歸檔環節暢通
項目文件是建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。項目文件的歸檔工作涉及的部門或單位多而且廣，既有建設單位內部有關項目投資、設計、工程、設備采購等管理部門以及生產運營部門，又有外部參加項目建設的設計、施工、監理等單位；既有國內設計、設備制造單位提交的技術資料，又有引進設備、合作制造廠商提供的設備資料。而追溯源頭，梳理流程，明確責任，超前控制，則是保證建設項目檔案質量之根本。因此，建設單位檔案管理部門首當其沖的任務應是根據國家、地方有關建設項目檔案管理辦法，結合本單位實際，逐項理順建設單位內部項目文件的歸檔渠道、制定管理制度、固化業務流程、明確管理職責，確保各類項目文件歸檔環節暢通。其中，對外部參建單位的歸檔責任必須落實到與其簽訂合同的建設單位內部相關職能部門，由相關職能部門在簽訂合同時提出資料交付和項目文件歸檔要求，并跟蹤、考核。
寶鋼《建設項目技術資料管理辦法》和《建設項目檔案管理辦法》就是兩個從源頭控制建設項目檔案質量的公司管理制度，該制度明確了項目文件的歸檔范圍、管理流程以及歸檔責任，為確保建設項目檔案的完整性奠定了基礎。
2.加強協同管理，確保外部參建單位資料交付受控
寶鋼建設項目管理體系由投資管理、設計管理、工程管理、設備采購、檔案管理、財務管理、審計管理、安全管理、環保管理、消防管理以及生產運營等眾多部門組成。作為體系成員之一的檔案管理部門，對內有關建設項目檔案管理方面的要求可以通過公司管理制度來制約，而對外（如設計、施工、監理等參建單位和國內外設備供應商等）有關建設項目檔案管理方面的要求則需要通過體系成員的協同管理、納入合同來制約。
寶鋼《建設項目技術資料管理辦法》中明確要求相關職能部門在簽訂設計、設備等合同時須將檔案管理部門擬定的公司專業管理標準《國外合同技術資料交付要求》、《國內工廠設計技術資料交付要求》、《國內設備技術資料交付要求》和《技術資料電子文件提供要求》等納入相應的合同或協議之中，若在合同簽訂過程中對資料交付要求（尤其是電子文件交付要求）不理解的，可邀請檔案管理部門參與技術資料交付要求的對外談判，以確保技術資料（包括電子文件）的交付質量。同時，明確相關職能部門負有對合同執行情況的監控責任，檔案管理部門參與監控、協同管理，使外部單位的資料交付處于受控狀態，建設項目檔案的質量也就有了一定的保障。
3.超前培訓指導，提高項目文件歸檔人員質量意識
建設項目檔案的主要組成部分是竣工文件，而竣工文件的完整性和準確性對日后技術改造和設備維護有著舉足輕重的作用，而竣工文件的主要編制單位是施工單位。因此，寶鋼檔案管理部門始終將對施工單位的超前培訓指導視作控制源頭的其中一項重要工作來抓。在每一個重大項目建設初期即開展對所有參建單位竣工文件編制的大規模培訓指導工作，將竣工文件的編制規范、審核及歸檔流程等印刷成小冊子分發到施工、監理單位，并制作成PPT材料，以講座的形式進行全面的培訓和講解，使竣工文件的編制和審核人員不僅能正確理解建設單位對竣工文件編制、審核和歸檔的具體要求，而且能認識到從竣工文件形成的源頭進行文件積累和質量控制的必要性。歸檔人員質量意識的提高為建設項目檔案完整性和準確性的提高打下了基礎。
可見，建設項目檔案質量控制必須從源頭著手，加強前端控制，強化協同管理，超前培訓指導，方能達到事半功倍的效果。
過程控制是建設項目檔案質量控制的重要環節
1.資料檔案一體化管理為過程監控創造了條件
大部分企業建設項目的資料管理與檔案管理分屬兩個機構，資料管理包括國內外各類技術資料的接收、翻譯、復制、分發等建設階段的管理工作，一般隸屬于建設系統；而檔案管理則是對歸檔的項目文件進行分類、整理、編目、保管、統計和提供利用等，一般隸屬于生產系統。寶鋼自20世紀九十年代起將履行資料管理職能的寶鋼指揮部工程資料處和履行檔案管理的寶鋼總廠檔案處合二為一，實行集資料與檔案管理于一身的一體化管理模式。這一模式可以說是將檔案管理的職能向前延伸到資料管理，檔案管理部門在對項目所有技術資料接收、分發的同時，留存一套作為日后核對竣工圖完整性的依據，項目建設過程中設計圖紙發生多少變更、升過多少版次，檔案管理部門均記錄在案。同時，檔案管理部門定期參加公司領導主持的設計、工程等例會，一方面能及時掌握設計、施工等動態信息，根據建設進度、節點，把好資料形成、編制、歸檔等各道工序質量關；另一方面，也將過程管理中的有關問題提請各職能部門協同解決。資料檔案的一體化管理模式為實施過程監控創造了條件，檔案的完整性得到了保障，使以往竣工文件交多少收多少的被動局面得以很大的改觀。
2.竣工文件編制過程的檢查為檔案內在質量消除隱患
寶鋼檔案管理部門設立專門小組負責對竣工文件的編制單位進行培訓指導，對編制質量進行過程檢查，對歸檔文件進行審核簽證。其中，對竣工文件編制質量的過程檢查起到了承上啟下的作用，既是對前期培訓指導工作的拾遺補缺，也是為后期竣工文件歸檔質量提前把關、消除隱患。過程檢查的形式可以是多種多樣的，檔案管理人員可直接對口施工單位編制人員進行質量檢查和答疑；也可對口施工單位項目部，對某一個單項的竣工文件編制質量進行檢查，隨后將該單項作為樣板在該項目部推廣；此外，檔案管理部門還可同工程管理部門一起進行每季度一次的協同檢查，作為工程質量大檢查的內容之一，納入季度考核。過程檢查中發現的問題也是多種多樣的，除與檔案有關的復印件、漏簽字以及卷內文件排列原則等常見問題外，還有與工程管理有關的表式問題、各類變更文件的完整性、準確性以及閉環問題等。通過過程檢查，將這些問題消除在萌芽狀態，盡量將歸檔審核時發現問題再費時費力地整改現象降到最低程度，為項目按時竣工驗收贏得時間，同時也把好建設項目檔案內在質量這一關。
2007年，寶鋼建設管理系統一期工程全面投入運行，也為檔案資料的過程控制提供了便利。建設項目的立項審批、設計管理、工程管理、設備采購、資料交付、竣工驗收計劃、節點等信息全部通過系統流轉，檔案管理部門作為其用戶，可以及時地從中獲取眾多信息為檔案資料過程控制所用，并跟蹤管理。如：單位工程、設備設施的劃分等信息，為檔案組卷提供了依據；立項審批、設計、設備采購合同等信息為完整地收集前期文件提供了便利。該系統二期工程將開發與檔案管理系統的接口，屆時將實現內部管理性文件的電子歸檔，進一步提高管理效能。
3.以終版圖編制竣工圖不失為過程控制的又一創舉
寶鋼從“十五”規劃項目開始提出了采用設計終版圖編制竣工圖的設想并積極付諸實踐。設計終版圖編制竣工圖是指設計單位在項目實物交接后一定期限內，將所有施工過程中發生的設計變更進行匯總后出設計終版圖，其目的在于毫無遺漏地將設計變更反映在最終的一張設計圖紙上，施工單位在此基礎上編制竣工圖，將大大減少對施工圖的修改工作量，同時也大大提高竣工圖的內在質量。這一創舉的推出光靠檔案管理部門的努力是萬萬不夠的，必須有設計、工程等管理部門的大力支持，共同研究實施方案，最后聯合發文、合力推進才得以有效實施。
近兩年，寶鋼在實踐的基礎上又將這一舉措進行了完善，即以升版圖的形式提供設計圖紙，最后一版升版圖即為設計終版圖。這一舉措的推出，主要目的在于縮短編制設計終版圖的時間，將實物交接后最終編制終版圖改為過程編制升版圖，每出一次設計變更即升一次圖紙版次。同時，在升版的圖紙上標注歷次修改記錄，并在修改處標上云線。
這一改革創新之舉為竣工圖質量的過程控制提供了又一條路徑，設計變更通知單、圖紙上標注的歷次修改記錄和云線等均為過程控制檔案質量的依據。此外，要求設計單位最終提供一套電子版的設計終版圖，為檔案資料的數字化提供了很大便利，檔案管理部門只需將電子文件信息和圖像導入檔案信息管理系統，就能為用戶提供實時利用，無須再對紙質圖紙經掃描后再提供利用，在節省人力、物力的同時，更重要的是提高了圖像的清晰度和檔案的內在質量。
后期控制是建設項目檔案質量控制的必要環節
1.歸檔審核簽證給予了檔案管理部門一票否決權
對施工單位實行交工驗收簽證是寶鋼建設項目管理流程中一個必不可少的環節。施工單位必須在實物交接后的規定時間內將編制的施工文件和竣工圖提交監理審核，并提交生產運營單位復核，然后向檔案管理部門歸檔，經檔案管理部門檢查合格后按單位工程辦理交工驗收證書。該交工驗收證書上必須有施工、監理、生產運營單位、檔案管理部門、工程管理部門等簽字、蓋章。施工單位在辦理完所有單位工程的交工驗收證書后該建設項目方能進行財務決算，也就是說檔案管理部門具有影響建設項目財務結算的一票否決權。
這一票賦予了檔案管理部門的權力，同時也給予了檔案管理部門更重的責任。在把這一質量關時，檔案管理部門注重的是竣工文件的完整性和準確性，從起初僅僅是對有關檔案管理范疇內的內容進行檢查，到目前已深入到對施工文件中的變更文件、打樁記錄與竣工圖的核對等，遠遠超出了檔案管理部門的職責，但當一些漏網問題在這一關卡被截住時，其必要性也同時得到了各方面的認同，有人稱檔案管理人員是監理的監理。檔案管理人員在實踐中提高了自身的業務能力，同時也把好了建設項目檔案質量后期控制的第一關。
2.檔案自檢工作進一步強化了各參建單位的責任
建設項目檔案自檢是建設項目檔案專項驗收的前奏曲，這一關的責任主要落在監理單位和建設單位各職能管理部門身上，由建設單位與監理單位共同組織建設項目檔案自檢工作。監理單位負責對竣工文件完整性、準確性的檢查，施工單位配合檢查；建設單位各職能管理部門負責對項目前期文件、竣工驗收文件的完整性、準確性以及整個項目系統性的檢查，設計單位等配合檢查，由此將檔案自檢工作的責任落實到位。
建設項目檔案自檢工作的形式與檔案專項驗收基本相同，只是角色的不同。在檔案專項驗收中接受檢查的單位或部門的有關人員，在檔案自檢工作中均是檢查組成員。這些成員集多年參與檔案專項驗收的經驗，對國家有關檔案管理和驗收的要求具有一定的認知度，為此，在檔案自檢工作中均能較好地發揮作用。檔案自檢工作要求，對發現的問題必須舉一反三，全面整改，若在檔案專項驗收中再次發現類似問題，則對檢查組成員單位進行考核。由于分工明確、條理清晰，建設單位各職能部門和監理單位共同把好了建設項目檔案質量后期控制的第二關。
3.檔案專項驗收給予了檔案工作在項目管理中的一席地位
寶鋼建設項目按投資額分為A類項目和B類項目，除由國家、地方檔案行政部門或有關部委檔案管理部門組織的檔案專項驗收項目外，其他A類項目均由公司檔案管理部門組織檔案專項驗收，B類項目則由各單位檔案管理部門自行組織檔案專項驗收。
公司檔案管理流程范文6
摘 要 文書檔案作為企業檔案管理的重要組成部分，對于企業和各部門有著重要的指導性作用。天津地鐵作為城市建設的主打項目，運營公司是市政府大力扶持的重點企業。為適應軌道交通事業建設，運營公司推動企業重組升級，完成架構調整，根據實際業務合并與設置了新的職能、生產部門，這對原有的企業文書檔案管理方式提出了新的要求。針對架構調整，本文對公司文書檔案的管理方式及從業人員工作規范進一步完善，達到文書檔案本身的實效性、科學性。
關鍵詞 文書檔案 分類 鑒定 企業改組 管理
天津市地下鐵道運營有限公司作為天津軌道交通集團的下屬公司，承擔市政府規劃地鐵車站建設、既有線路運營和服務的職責。在公司發展過程中，形成各類重要文件，包括命令、指示、決定、公告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等，這些文件對公司高層決策、日常事務處理等各項職能運轉起到重要查考功能，是地鐵事業發展的可靠憑證和記錄。為優化企業管理模式，實現網絡化運營，運營公司響應軌道交通集團統一部署，完成架構重組調整。為確保架構調整后各部門文書檔案管理工作有效對接，需要重新完善文件保管方法，做好從業人員培訓，達到提高文件使用效率的目的。
一、架構調整前文書檔案管理方法
尊重《中華人民共和國檔案法》（中華人民共和國主席令第七十一號）第三章“檔案的管理”、第四章“利用和公布”等規范，對公司在經營管理、生產管理、行政管理、黨群工作中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料，采取按件整理的方式，進行集中保管、利用。
（一）文件收集
依據《檔案法》要求，公司對本單位工作中形成的文件材料、上級主管部門或集團下發的文件材料、企業與企業之間相互抄送的文件材料、下屬部室及部門上報的文件材料，按照規定，每年年初組織相關部門及從業人員向公司檔案管理部門――辦公室進行移交，集中管理。
（二）文件鑒定
檔案管理員對收集的文件材料進行統一鑒定，確認其是否屬于歸檔范圍，剔除沒有保存和查考價值的文件材料。架構調整前，公司檔案管理制度中規范的文書檔案歸檔范圍包括：
1.記錄地鐵建設、生產、服務、經營、管理等各項活動和原有基本歷史面貌的，對運營公司各項業務和企業發展具有利用價值的文件；
2.公司在各項活動中形成的對維護國家、企業和職工權益具有憑證價值的文件；
3.公司需要貫徹執行的有關上級單位和機關的文件材料，軌道交通行業發來的需要執行或查考的文件材料；社會其他機構出具的與公司有關的文件材料；所屬部門部室報送的重要文件材料；
4.國家及市檔案局法律法規規定的應歸檔保存的文件材料。
（三）文件分類
分類是檔案整理工作的重要環節，是文書檔案管理標準化、規范化工作的具體表現。運營公司采用“問題―年度―保管期限”分類法，將歸檔文件按問題分類，每個問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。文書檔案的保管期限定為永久、定期（30年、10年）。
二、架構調整后存在的普遍問題和原因分析
（一）架構調整后存在的普遍問題
1.文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表遺漏重要文件材料。許多應納入歸檔范圍的重要文件材料沒寫入保管期限表中，尤其是一些新業務產生的文件材料和非紅頭文件容易遺漏。
2.機構問題混亂。文件材料“機構問題”存在原部門名稱與現部門名稱重疊情況，一套完整文件中出現兩個機構問題，或是存在原部門機構問題仍未辦理完結的現象。
3.表述不準確。文件材料內容使用的詞語易引起歧義，同一含義內容前后使用不一致詞語，或是不使用標準化用語。
（二）原因分析
公司文書檔案管理在架構調整過程中造成上述問題的原因主要有：文件收集、鑒定沒有嚴格按照新架構各部門職責的設置和說明來進行，照抄照搬原有檔案管理制度要求，甚至將公司原有文件進行復制重新蓋章后直接報審；部分文檔管理員沒有認清文件來源和事由，單純按照時間順序進行排列，忽視文書檔案基本作用。正是上述原因導致文件材料歸檔質量不高。
三、改進方法
（一）完善公司檔案管理制度
從公司架構調整后梳理各部門職能，重新修編檔案管理制度，完善制度中關于歸檔范圍、檔案鑒定等流程。
1.公司各部門進行業務流程梳理，依據流程、法律法規和公司級部門級制度文本提出記錄保存要求，形成各類文件材料歸檔范圍和檔案鑒定規范。
2.公司檔案管理部門重新規范歸檔周期，在依據《企業檔案工作規范》DA/T 42―2009“7.3.3文件歸檔時間”條款基礎上，對于公司決策、上級重要指示、業務承辦類事項相關文件材料執行隨時歸檔原則。確保重要文件材料保管的及時性、完整性。
以上兩點從歸檔范圍、檔案鑒定、歸檔時間方面對運營公司檔案管理制度進一步完善，由辦公室將修編后的初稿下發公司各部門評審和意見征集，辦公室可依據實際業務的可行性，對于補充意見進行添加或刪減。經討論通過后，公司檔案制度定稿、下發。
（二）做好檔案從業人員培訓
文書檔案管理不僅是檔案管理部門的職責，也是其他業務部門的職責，需要充分l揮各部門檔案鑒定，確定保管期限的作用。因此做好檔案從業人員培訓至關重要。辦公室應該周期性開展各類檔案專業知識培訓，及時宣貫國家、市政府頒布的各項檔案法律法規。培訓對象不僅局限于各部門文檔管理員，更應該將知識普及到公司領導決策層，要讓檔案意識提升從上到下的貫徹落實。
參考文獻：
