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檔案管理與檔案服務范文1
【關鍵詞】檔案管理；創新；服務模式
一、前言
信息資源在信息時代的地位越來越重要，檔案管理工作關系著信息資源的存儲、傳輸、運用，重視檔案管理工作，提高信息資源的利用效率，是實現信息資源共享的有效途徑。對檔案管理的創新和對檔案服務模式的研究，尤其加強檔案管理的信息化和數字化，對提高檔案管理工作有著積極的現實意義。
二、檔案管理與服務模式現狀
第一，檔案管理工作守舊，缺乏創新。檔案是重要的信息資源的歸類和整理，傳統的檔案管理僅僅重視對信息資源的分類整理過程，忽視對檔案管理過程的高效性和時效性，且檔案的有效利用和后續維護等重視程度較低。第二，檔案管理制度不完善，缺乏統一標準。檔案管理人員的工作沒有科學的制度約束，檔案的整理和收集沒有統一的標準，導致檔案管理的效率較低，時間成本較高。第三，檔案的信息化、集成化程度低，現代技術應用并未普及。檔案的管理仍沿襲傳統的人工管理的方式，增加用人成本，智能化信息資源管理效率并不高。第四，檔案管理忽視以檔案內容為服務宗旨。存在著隨意管理的現象，檔案管理的信息內容存在盲目性、重復性，服務模式與現代檔案管理進程相脫節。檔案管理和服務模式存在諸多的問題，創新管理思路和改善服務模式是現代化檔案管理的要求，是信息資源社會的必然要求。
三、檔案管理創新思路
（一）檔案學理論研究。檔案學是檔案管理的遵循依據，對檔案學的理論研究，突破傳統的理論框架，尋求現代社會的檔案學理論基礎，為檔案管理提供最為全面、科學的理論支撐。一方面，國家應對檔案學做好統籌的理論研究，理論研究重點向以解決檔案實際管理工作的問題傾斜，并研究檔案管理中全局和細節的關系，突出微小信息資源對整合資源的作用。另一方面，社會轉型期也要求檔案管理升級轉型，改變傳統的檔案管理模式，建立一套與現代社會相適應的檔案管理理論，指導檔案管理工作。同時，檔案管理理論研究重點由人工管理向智能管理轉變，突出知識對檔案管理的重要性。（二）轉變檔案管理思想。想要檔案管理創新，就需要轉變檔案管理思想，從意識層面重視對檔案管理的創新工作，提高對檔案管理的重視程度。第一，打破傳統陳舊的檔案管理舊觀念。第二，明確檔案管理是個智能的信息資源管理過程，是個動態的信息資源管理，從歸檔開始，涉及的檔案人員等環節都需要智能化。第三，檔案管理工作是一個企業、一個部門的重要工作，領導層應將檔案管理工作上升為機構運轉的重要戰略工作，突出檔案管理中的信息資源的利用和共享作用，同時鼓勵檔案管理工作人員創新管理思路，把檔案管理工作融入企業部門的運營背景中。（三）創新檔案管理體制。檔案管理制度是檔案管理的約束和指導。創新檔案管理體制，可以從以下幾個方面著手：其一，明確規定檔案管理的目標和原則，但管理制度的內容要簡潔明了，可操作性強，改變過去冗長、復雜的制度內容。其二，管理制度突出高效性，管理重點放在重要檔案信息資源的整合上，對管理工作的各個環節有明確的制度約定，檔案管理人員的職責明確，避免出現一人多崗的現象。其三，檔案管理要人性化，建立完善的檔案管理人員的獎懲考核制度，提高檔案管理人員的積極性，培養人員的檔案管理的責任意識。（四）規范檔案管理工作。檔案管理實際工作中，需要遵循一套標準的、規范的工作流程。規范檔案的管理工作需要規范管理工作各個環節，確保檔案管理工作的階段性和系統性相吻合。首先，檔案資料的編寫需要充分優化，前期的整合和收集工作需要在機構運行基礎上，對涉及到的重要信息進行分類整理，檔案信息之間的鏈接也要突出層次性。同時，制定工作細則，檔案提檔和查閱需要規范登記流程，借閱需要按照要求的證件和證明才能執行，保證檔案的安全性。其次，檔案的立案和歸檔工作設置統一的標準，不僅僅是為了檔案立案的美觀性，也是為了后期查看翻閱的方便，快速。（五）建立電子文檔中心。信息時代講究信息的數字存儲、自動獲取功能，數字化和自動化是檔案管理的必然發展趨勢，為了實現檔案管理的智能化，只有通過運用現代技術，利用計算技術推動檔案管理現代化進程。首先，信息的載體、傳輸、存儲可以應用計算機技術并在計算機系統平臺實現，減少人工抄寫、歸檔的工作量。例如，可以建立電子文檔中心，在平臺內設置用戶權限，擁有權限才能登錄平臺使用檔案信息資源，在該平臺上，可以實現信息資源有效傳輸和資源共享，既能發揮信息集成的中心效應又能達到信息公開的目的，在一定程度上簡化了檔案信息獲取的流程。其次，加大對檔案管理的機械設備投入，不僅僅是軟件系統的引入，硬件設備也要與軟件相配套。（六）創新檔案管理模式。首先，建立起數字化檔案管理模式。就現階段看來，身份認證技術、數據庫技術、數字加密技術以及掃描技術是比較具有代表性的數字化技術。在檔案管理中應用數字化技術則能夠將文章信息資料轉變為數字化檔案信息，從而能夠及時補充、更新以及整合信息資料，從而達到提高檔案管理效率與質量的目的。其次，建立起自動化檔案管理模式。自動化檔案管理模式的建設是創新檔案管理的重要內容之一，當前電子標簽、數碼掃描識別以及OCR識別是較為典型的自動化技術。建立起自動化檔案管理則能夠實現檔案信息的自動采集、篩選、檢索以及提取關鍵詞等，并且還能自動處理以及批量處理檔案信息資料。再者，建立起體系化檔案管理模式。體系化主要包括了檔案管理內部流程一體化、部門銜接一體化以及檔案文檔一體化等。主要是利用數據融合技術、數據庫技術以及數據集成技術來提高檔案信息數據的兼容性與通用性。此外，應當建立起互動化的檔案管理模式。在以往的檔案管理中，往往每個檔案信息只對應一份信息，互動較為缺乏，而通過建立起互動化的檔案管理模式則能夠有效優化檔案管理的系統工作并且有利于服務質量的提高。（七）提高檔案管理人員素質。檔案管理人員是檔案管理的執行者，檔案管理人員的專業素質關系著檔案管理的有效性，提高檔案管理人員的素質迫在眉睫。首先，鼓勵檔案管理人員解放思想、大膽創新，勇于打破傳統的管理模式，轉變思想觀念，培養他們的管理意識。同時，擴寬檔案管理人員層次性。過去的檔案管理人力資源配置并不合理，聘用的是較為年長、知識結構較窄的作為管理員。因此需要突出管理員的專業化，隨著高校的檔案學構建，學科的專業性逐漸凸顯，檔案管理人才應逐漸走進檔案管理崗位中。
四、服務模式研究
（一）用戶需求為導向。檔案管理的服務內容是多層次的、跨領域的。檔案管理的服務不僅僅是檔案簡單的歸類、整理、立案，服務內容應以用戶的需求為導向，才能實現檔案管理的社會效應。過去的檔案服務屬于被動式工作，檔案資源存在的有無決定了用戶享有的信息資源的可能性，若無該檔案信息，用戶則無法享受到該信息資源。因此，應改變服務內容，變被動為主動，才是檔案的服務功能，了解掌握檔案受眾的人群結構，有針對性根據用戶的需求調整服務內容，補充和彌補檔案資源。并對用戶的需求進行整理和歸納，把用戶的需求分為差異性和共同性，用需求導向來促使服務的模式創新。（二）創新服務方式。信息資源的公開和信息資源的共享是檔案服務的一項重要內容，通過創新服務方式，達到信息資源的循環使用的時效性。首先，改變重視檔案管理，輕視檔案利用的觀念。對檔案的附屬價值應提高認識，建立引導式的檔案服務理念。其次，檔案信息資源應及時公開，并實現有效的動態跟蹤，尤其是圖書檔案資源在庫信息的更新，提高檔案資源的利用率。再次，增加檔案館藏之間的相互聯系，實現資源的相互補充，同時服務兼具人性化和科學性，利用電子導航和系統超鏈接的方式實現對信息資源的共享。（三）科學技術為依托。服務手段的創新主要以科學技術為依托。首先，強化對檔案信息管理的網絡建設，擴充檔案信息管理的載體，實現檔案信息資源的流動性和公開化。其次，改變傳統的紙質服務模式，借閱、登記等流程實現數字化和電子化，檔案的服務利用更快捷方便。另外，運用科學技術，對檔案資源的客觀實際情況優化整合，通過開發新的功能板塊，增加服務項目業務，讓檔案服務向著有特色、多層次、多元化的方向發展，滿足檔案用戶的多方需求。（四）優化檔案管理流程與業務標準。首先，重構企業檔案管理業務流程。其次，對于檔案管理的服務內容以及功能范圍應當進行積極拓展，從而不斷提高檔案管理的服務水平與質量。再者，應當積極整合檔案管理的各種信息資源以及軟硬件建設，不斷加快構建檔案管理信息化平臺的步伐。此外，應當加大引進具有活力以及先進性的新生力量并加強檔案管理信息化安全保障措施來重組檔案管理組織架構。再者，還可以根據用戶需求制定個性化與專業化的服務項目。在對用戶需求進行正確掌握與了解的基礎上，對各類用戶需求的特性與共同點進行分析與研究，從而有針對性、有目的性地歸納整理檔案信息資源，讓檔案管理更具有現代化與專業化性質。（五）深化層次編研。檔案資料的編研是檔案管理的重要內容之一，因此非常有必要對編研工作進行深入研究與創新。首先，應當全面優化檔案的原始信息，并對該類信息數據進行全面、系統的處理，尤其是要做好分類與匯總有價值信息的工作。其次，因為檔案資料種類多樣、內容復雜而且數量龐大，所以在進行編研時可以采用優先級的方式來編研檔案資料。再者，在編研檔案資料時，應當聘請具有豐富經驗的專業人員來完成，以確保編研的科學性與合理性。此外，還需定期將國家出臺相關指導性文件編研與匯總到檔案資料庫中。
五、結束語
總而言之，在市場經濟競爭日漸激烈的今天，時展需要創新，而以往的檔案管理以及服務模式已難以滿足當前檔案市場發展的要求，所以，在確保檔案管理工作質量的基礎上應當積極探索以及創新檔案管理工作，盡可能做到檔案體制創新、方法創新、服務模式的創新，并且不斷加大對新型檔案管理服務模式的開發力度，不斷推動檔案管理工作適應與時俱進的時代要求。
【參考文獻】
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檔案管理與檔案服務范文2
【關鍵詞】檔案；檔案信息化；檔案服務；云計算
十報告中指出：“堅持走中國特色新型工業化、信息化、城鎮化、農業現代化道路，推動信息化和工業化深度融合、工業化和城鎮化良性互動、城鎮化和農業現代化相互協調，促進工業化、信息化、城鎮化、農業現代化同步發展。”信息化，滲入工業化、城鎮化和農業現代化，以推動工業化、城鎮化和農業現代化發展。可見，以中國特色信息化道路來實現社會信息化、促進社會高度發展，信息化已提升為一個戰略目標。
那么，起著憑證作用的檔案管理，因檔案對社會的發展具有重大的參考價值，其信息化水平對社會的發展十分重要。但是目前檔案信息化建設仍處于初級階段，信息化水平不高，而隨著社會的發展，檔案信息量在極速膨脹，這給檔案管理服務工作帶來了極大的挑戰。檔案信息化建設涉及對檔案信息資源收集、整理、管理并提供利用服務等工作內容，是一項復雜的、長期的信息系統工程。雖然在《全國檔案信息化建設實施綱要》的指導下，檔案信息化建設工作取得了一定的成效，但是由于客觀原因，檔案信息化建設工作還面臨著許多問題。
一、缺少統一的檔案規范化、標準化管理制度。
目前各級檔案部門的信息化建設基本上都是根據自身的業務需求進行基礎建設、數據建庫、系統開發、檔案數字化等工作，沒有統一的規范和標準，導致檔案信息多樣化，檔案的字段信息、存儲格式、存儲方式都有較大的區別，這給日后進行檔案資源優化、資源整合、信息共享帶來極大的困難。
二、缺少檔案數據共享接口。
由于各級檔案部門網絡軟硬件水平參差不齊，信息化水平不一致，檔案層次保管的技術問題未能得到較好的處理，導致各檔案管理系統之間缺少數據交換、數據共享接口，以致出現 “信息孤島”，不利于檔案信息資源的集中化管理。
三、誤把檔案信息化等同于檔案信息電子化保管。
目前很多檔案部門的信息化建設還停留在基礎數據電子化的管理階段，只是進行檔案目錄、內容錄入，實物數字化掃描等基礎工作，即是只注重檔案信息的存儲方式，對于檔案利用網絡化、開放化方面的建設較少，導致檔案管理信息未能實現與相關業務銜接，檔案查詢、檔案利用未能實現快捷化、多元化、便民化。
四、缺乏周密的信息安全保障措施。
在檔案信息化建設方面，檔案部門缺乏安全可靠的網絡與通訊技術，缺乏周密的信息安全保障措施，檔案信息資源的安全遭受到各種攻擊以及病毒的威脅。同時沒有真正實施有效的檔案信息數據備份和災難恢復機制，以抵御自然災害和危及檔案安全的突發性事件，確保檔案信息的絕對安全。
五、信息技術人才缺乏，信息管理水平有待提高。
許多檔案部門都缺乏現代高技術人才，大部分檔案人員雖然具有扎實的紙質檔案管理能力，但是現代化管理技術水平偏低，信息管理業務水平有待提高。
隨著社會的不斷發展，各種信息的不斷膨脹，人類對信息的管理進行全方位的創新，創造出一種新興的高技術――云計算。云計算具有強大的計算功能、先進的虛擬化技術、可靠的存儲技術、良好的交互性能和豐富的終端設備，實現了信息化理論、技術和實踐上的重大突破，為新時期的信息化展現了美好的前景。目前，正處于中國云計算發展的起飛階段，做為社會發展憑證記錄的檔案管理，若能采用先進的云計算技術，將大大加快檔案信息化建設的腳步。那么，如何運用先進的云計算技術進行檔案管理呢？筆者認為可以從以下幾方面開展：
一、建立完善的檔案規范化、標準化管理制度，建設“檔案云”平臺。
檔案部門想通過云計算優化檔案信息化建設，首先要結合檔案信息與云計算特點，建立一套完善的檔案規范化、標準化管理制度，建設“檔案云”平臺，通過“檔案云”平臺真正實現檔案信息資源共享，解決“信息孤島”問題。同時根據管理制度與云計算服務提供商協商制定檔案管理、利用所需要的應用服務，根據檔案的安全、保密級別確定“公有云”和“私有云”的服務對象及內容。
二、運用“私有云”實現檔案信息資源共享，提高檔案信息資源利用效率。
云計算具有強大的服務功能，能提供可靠安全的數據存儲方式，實現數據共享，同時屏蔽數據來源，為用戶提供跨多數據庫一站式檢索訪問。利用云計算的智能共享性，可將不同區域、不同部門的不同數據結構的檔案數據集合成為一個整體，實現各級檔案部門、不同領域之間的檔案信息的相互共享，提供統一的訪問接口，完成用戶的檔案檢索需求。
三、利用云計算優化檔案信息資源處理，提供開放式檔案服務。
隨著社會的不斷發展，檔案部門需要處理的檔案數據將越來越多，管理將越來越困難，數據處理速度將會遇到極大的挑戰。利用云計算超強的計算、分析能力，可以智能地分配和優化檔案信息資源，加快檔案數據的處理和檢索利用速度，從而以更快、更經濟的方式解決海量檔案數據處理問題。同時利用云計算通過互聯網、3G網絡為社會提供統一的開放式檔案信息資源平臺，檔案利用者不僅可以隨時隨地的查閱檔案資料，而且還可以通過不同的終端設備進行查閱，比如智能手機、平板電腦等，大大地提高了檔案的利用效率。
四、利用云計算提高系統安全性能，保障檔案信息資源的安全。
利用云計算將檔案數據集中存儲，通過云數據中心對數據進行統一管理、分配資源、控制安全，執行數據安全實時監控，有效的保證網絡安全，保證檔案信息資源的安全訪問。同時嚴格管理各級用戶權限，確保滿足不同權限用戶的訪問需求。同時利用云存儲實現檔案數據異地備份，做好災備工作，保障檔案信息資源的安全。
五、利用云計算降低檔案信息基礎設施的維護成本。
檔案信息基礎設施是檔案信息系統能穩定運行、持續發展的支撐。計算機硬件、軟件技術的不斷發展、創新，檔案數據量的不斷增加，為了跟上信息時代的步伐，提高檔案信息資源的訪問速度，改進管理方式，檔案部門經常被迫升級各種數字化設備、檔案信息管理系統、服務器、數據庫系統等基礎設施，這都是一筆不小的開銷。通過購買云服務，這些基礎設施的維護都將由云計算服務提供商代為解決，從而降低檔案部門信息化設施的維護成本。
六、利用云計算提高檔案工作人員的信息技術管理水平。
利用云計算加強檔案信息化建設，將會給檔案部門帶來一種全新的檔案管理工作方式和服務理念。這種全新的工作方式需要相關的信息技術要求，需要檔案工作人員提升自身的信息技術知識，提高網絡認知能力和計算機操作能力，才能更好的使用云計算服務社會。
實現信息資源集中化管理、智能化共享、分布式利用是信息化的發展趨勢。為提高憑證作用，促進社會的發展，讓檔案管理信息化搭上云計算這趟高鐵，集中管理好日益膨脹的檔案信息，拓展及優化檔案的服務，實現檔案管理的社會價值。
【參考文獻】
[1]王萍，張際平.云計算與網絡學習.現代教育技術，2008.
檔案管理與檔案服務范文3
關鍵詞：開放大學；學籍檔案；創新
在當前用戶需求日益多元化和教育手段日益更新的今天，開放大學只有在學籍檔案方面對管理和服務進行創新，才能更好地優化傳統的檔案服務模式，對服務進行深化和拓展。
一、從管理方面探究開放大學學籍檔案管理的創新策略
1.對管理流程進行創新。在準備階段，制訂畢業審核方案，對畢業生成績的和審核的時間以及畢業審核報告的形勢和畢業審核通知的等均需做好準備，并及時保存文件、方案、通知等。到了實施階段，主要是通過初審、復審以及終審，對數據進行審核和校對，并制作和發放畢業證書。但是必須保證信息的準確性，嚴禁存在任何錯誤。在上報環節，主要是整理好學生數據之后及時上報到有關主管部門。而在存儲環節，要根據建檔要求，將畢業生的成績單清晰地打印出來，并貼上照片，按照要求將其整理歸檔后送交檔案室進行保存。
2.從管理制度上進行創新。在學籍檔案管理中，注重管理流程創新的同時還應在管理制度上進行創新，盡可能地提升檔案管理人員工作的積極主動性，確保所建立的考核機制將工作目標作為管理的核心，從而更好地評價工作完成的情況，并不斷完善現有管理機制，明確檔案管理的目標和方針，確保檔案管理成效的評價更具多元化，從而更加靈活地考核管理的成效。
3.從管理技術上進行創新。這里主要是加強計算機信息技術的應用，盡可能地摒棄傳統的手工模式，利用計算機技術構建學籍檔案信息系統，集檢索和編研以及統計為一體，提升學籍檔案工作效率與信息開發效益，傳播各種信息資源，這對提升學籍檔案的使用率具有十分重要的作用。所以我們必須將學籍檔案信息資源的共享作為目標，加強建設的力度，著力提高學籍檔案資源的信息化建設水平。而在此基礎上，還應加強學籍檔案網絡建設，盡可能地為學生提供交互式和開放式的學籍檔案管理平臺，使其更好地對有關信息進行檢索，實現檔案資源的共享。
二、從服務方面探究開放大學學籍檔案服務的創新策略
開展管理工作十分重要，但是要想優化管理，就需要將管理上升到服務的層次上來，因而在注重上述管理工作的同時，還應提供多元化的服務，促進服務的創新。
1.在服務意識方面進行創新。始終堅持客戶第一的意識，在法律許可的范圍內，應給廣大師生和社會上的一些學籍檔案信息的等提供支持。由于學籍檔案中所記錄的內容較為重要和特殊，因而其具有較強的嚴肅性和神秘感，所以在學籍檔案資源的開發和研究方面難以形成一定的氛圍，進而對其加工和利用的難度較大。因此，管理人員必須樹立客戶第一的意識，盡可能地開放學籍檔案服務平臺，滿足不同群體客戶的需求，并想方設法調動學籍檔案管理人員的工作積極性，從而更好地促進學籍檔案服務水平的提升。
2.在服務模式方面進行創新。主要是對歸檔材料實施數字化的處理，尤其是易損和利用率較高的檔案材料，應加強對其的數字化處理，并及時建立學籍檔案數據存儲中心，將檔案數字材料存入數據庫中，從而促進學籍檔案服務模式的創新。而在此基礎上建立網絡平臺，完善其檢索功能，就能使客戶更好地利用這一資源。另外，高校要不斷完善學籍檔案管理標準和規范，并對這些資源進行網絡備份，從而確保數據資料的安全性。
3.在服務手段上進行創新。首先是制作網頁，并將學籍檔案信息及時錄入，以便于對學籍檔案信息進行檢索，從而更好地促進服務水平的提升。其次是建設電子文檔中心，對各種學籍信息進行歸檔處理，方便客戶對電子文件的查詢和利用，實現電子文件信息資源的共享。再次是加強對資源的整合，打破傳統的獨立格局，將信息系統變得更加開放和更具共享性，實現對學籍檔案的一體化管理，盡可能地將系統的整體優勢發揮出來，從而更好地實現資源的共享，促進學籍檔案服務水平的提升，并加強對經驗教訓的總結，在服務手段上贏得客戶的認可和青睞。
三、結語
綜上所述，開放大學的學籍檔案管理是一項十分重要的工作，為了更好地促進管理水平的提升，還應從傳統的管理理念上轉移到服務理念上來，并對管理模式、服務方式等進行不斷創新和發展，才能更好地為客戶提供更加優質高效的服務。
參考文獻：
[1]王玉萍.論開放大學學籍檔案管理與服務創新[J].天津商務職業學院學報，2015（3）：49-51.
檔案管理與檔案服務范文4
[關鍵詞] 網絡環境;病歷檔案;管理與服務
[中圖分類號] R197.322[文獻標識碼] C [文章編號] 1673-7210(2010)06(b)-109-03
Medical records management and service under the network environment
LI Weiming1, WANG Shaijun2, ZHANG Yajin1, ZENG Yuhe1
(1.Huizhou Central People's Hospital, Guangdong Province, Huizhou516001, China; 2.Huizhou Branch, Guangdong Mobile Co., Ltd., Huizhou 516001, China)
[Abstract] With the extensive applications in computer and network communication technology in the hospital, the hospital medical records management and service have entered a new stage of management automation, resource digitization and transmission network. Under the network environment, the hospital medical records department should make full use of computer and network technology as well as improve information management and medical records services to meet the different needs of customers and promote the development of the hospital medical records. This paper explores, under the network environment, the characteristics of medical records management and service, medical archival management and services and what should be paid attention to in medical archival services. It concludes that medical records management and services under the network environment are convenient and efficient and high-quality, which directs the way for current and future development.
[Key words] Network environment; Medical archival; Management and services
隨著計算機、網絡通信等技術在醫院廣泛深入應用,一些中大醫院在醫院信息系統(HIS)應用到臨床、醫技、藥劑等科室與患者醫療相關的各個環節后,醫學影像系統(PCAS)、檢驗系統(LIS)相繼應用,并對HIS的功能進行擴充升級及與PCAS、LIS等進行集成互聯,開發應用互聯網環境下集文字、符號、圖形、聲像等于一體的電子病歷檔案系統(簡稱電子病案 EMR)。雖然目前處于電子病歷檔案與紙質病歷檔案并存雙軌制應用階段,但對病歷檔案的管理和服務產生了深刻的影響。本文就網絡環境下,對病歷檔案信息的管理與服務進行探討。
1 傳統的病歷檔案管理與服務
1.1 管理方面
傳統的病歷檔案是以紙質為載體書寫和儲存,數量多、體質大從檔案資料的收集整理、編碼索引、歸檔入庫等需要耗費很多的人力、時間,工作效率低,常因患者出院后一些檢查檢驗報告不全,而不能按時歸檔。紙質病歷檔案不僅怕水、怕火、怕蟲、怕霉,而且怕散、怕亂、怕損、怕丟,儲存保管工作要求很高,醫院的病歷檔案一般都沒有恒溫防潮設備,儲存保管工作難度大、安全性差。
1.2 服務方面
傳統的病歷檔案信息的服務,一般僅是在醫療機構的病案室向需求者提供資料檢索統計、借閱紙質病歷檔案資料、復印或摘抄規定允許的病歷內容,這種方式下病歷檔案信息資源利用的時間和地域空間受到很大的限制,病歷檔案信息利用社會成本高、利用效能低。
2 病歷檔案信息服務對象
病歷檔案信息服務對象,按服務范圍可分為醫療機構內部服務和對外社會服務。
2.1 對內服務
主要是為醫療管理、教學科研活動、醫療護理質量控制、開展臨床合理用藥研討、藥品和醫療服務物價檢查等提供服務。近年,隨著醫院醫療改革的深入,醫療法規的健全,醫院管理走向規范化,教學科研能力的提升,加強質量管理防范醫療風險意識的提高,醫院內部對病歷檔案信息的各種需求日趨增多。
2.2 對外服務
一般是為社會和商業保險機構的保險理賠給付、司法機構的刑事民事案件取證、醫學鑒定機構進行醫學、患者異地診療、居民辦理與健康和疾病有關的事項等提供服務。近年,隨著社會經濟的發展,醫療改革的深入,社會醫療保險向城鎮和農村廣大居民覆蓋及對大病、特種病保險病種范圍擴大,人們經濟生活水平提高對預防保健需要增多,公民法律和維權意識不斷增強,社會群體及個人對病歷檔案信息的需求越廣越深。
3 網絡環境下病歷檔案管理與服務特點
由于我國至今還沒有確定電子病歷檔案法律效力的有關法律,電子病歷檔案在民事、刑事活動中不具有法律效力?！峨娮游募w檔與管理規范》規定“凡在網絡中予以邏輯歸檔的電子文件,均應定期完成物理歸檔。把帶有歸檔標識的電子文件集中,拷貝至耐久性好的載體上,一式三套,一套封存保管,一套供查閱使用,一套異地保存”。目前,應用電子病歷檔案的醫療機構,都是采取紙質病歷檔案和電子病歷檔案并存的雙軌制管理方法應用。因此,對現階段的網絡環境下的病歷檔案管理工作要求更高,既要將電子病歷檔案打印成紙質病歷檔案,按紙質病歷檔案管理規范進行整理索引、歸檔入庫、儲存保管工作,又要按《電子文件歸檔與管理規范》規定,對基于網絡環境下的電子病歷檔案進行邏輯和物理歸檔并拷貝至耐久性好的載體上保管。
與傳統的病歷檔案信息服務方式相比,因電子病歷檔案應用的是計算機信息和網絡通訊技術,病歷檔案資料儲存在網絡服務器,具有信息共享性強、傳輸速度快、易于檢索統計、且不受時間和地域空間限制的特點。各種病歷檔案信息需求者,如醫院內夸科室會診和異地遠程會診、社會保險和司法機構及患者查閱病案(按規定允許的內容)、醫護人員進行科研和撰寫論文借閱病案等,只要在網上進行申請,經過審核授予權限都可以通過網絡(局域網或互聯網)快速獲取所需的病歷檔案信息,為需求者提供方便靈活、高效質優的服務,提高病歷檔案信息的利用價值和社會經濟效益,是當今和將來的發展方向。
4 網絡環境下病歷檔案信息管理與服務措施
4.1 病歷檔案技術創新
網絡環境下病歷檔案信息管理與服務,其前提必須是病歷檔案信息電子化、傳輸網絡化,即需要建立基于互聯網環境下的電子病歷檔案系統。我院與廣州麥德醫像有限公司合作,研究開發實施基于互聯網環境下的電子病歷檔案系統。系統對電子病歷檔案各子系統(HIS、PCAS、LIS、病案統計系統等)進行整合,建立數據庫接口與對接互聯,實現數據的共享,系統在技術上采用BS結構,采用三層架構設計,并采用大型數據庫Oracle 9i,客戶端無需安裝,只需在IE瀏覽器中輸入相應的網址經過受權許可就可以訪問電子病歷檔案系統,進行病歷書寫、查閱、打印、檢索、統計受權許可范圍內病歷檔案資料。
4.2 建立網絡管理與服務制度
網絡環境下的電子病歷檔案及信息服務,對病歷檔案管理與服務,既是技術上的變革,又是管理上的挑戰。為推廣網絡環境下電子病歷檔案的應用和病歷檔案信息服務網絡化,必須建立與之相適應的制度,使管理、服務規范化、標準化、程序化。我國至今還沒有確定電子病歷檔案法律效力的有關法律,在目前醫院采取紙質病歷檔案和電子病歷檔案并存的雙軌制應用的情況下,必須建立電子病歷書寫、電子病歷檔案歸檔保管和利用制度,保證病歷檔案與電子病歷檔案內容的一致性,確保電子病歷檔案按照《病歷書寫基本規范》、《醫療機構病歷管理規定》、《電子文件歸檔與管理規范》的規定要求進行書寫、歸檔、保管、查閱、復制。
4.3 建立網絡服務平臺
它是基于互聯網環境下的電子病歷檔案系統中開設面對病歷檔案利用需求者開放的服務平臺,讓需求者在網絡平臺上進行具體需求申請,病歷檔案管理人員在網絡平臺對申請進行受理服務,主要包括以下方面:
4.3.1 需求者符合性審核病歷檔案不同于一般的文書檔案,它在醫學鑒定、醫學證明、民事和刑事訴訟等屬于法律性文件,且涉及患者的隱私,不能隨意提供利用。《醫療機構病歷管理規定》對病歷檔案利用者的身份作了明確規定:第六條規定“除涉及對患者實施醫療活動的醫務人員及醫療服務質量監控人員外,其他任何機構和個人不得擅自查閱該患者的病歷,因科研、教學需要查閱病歷的,需經患者就診的醫療機構有關部門同意后查閱。”第十二條規定“醫療機構應當受理下列人員和機構復印或者復制病歷資料的申請:①患者本人或其人;②死亡患者近親屬或其人;③保險機構。”第十四條規定“公安、司法機關因辦理案件,需要查閱、復印或者復制病歷資料的,醫療機構應當在公安、司法機關出具采集證據的法定證明及執行公務人員的有效身份證明后予以協助。”醫院病歷檔案管理部門在受理申請時,必須按照規定嚴格進行身份證明審核,身份符合的給予信息利用服務,不符合者及時反饋審核信息。
4.3.2 查閱和下載內容審批及開放時限確定需求者符合性審核通過后,醫院病歷檔案管理部門應根據不同的需求者,審批確定其查閱和下載內容及使用時限,將受理服務信息反饋給申請者,對獲準病歷檔案信息利用者,在規定的時限內提供在線服務。提供的查閱和下載內容,除對患者實施醫療活動的醫務人員、醫療服務質量監控人員、科研教學、公安和司法機關辦理案件外,其他需求者查閱和下載的內容應僅限于《醫療機構病歷管理規定》第十五條規定的范圍:門(急)診病歷和住院病歷中的住院志(即入院記錄)、體溫單、醫囑單、化驗單(檢驗報告)、醫學影像檢查資料、特殊檢查(治療)同意書、手術同意書、手術及麻醉記錄單、病理報告、護理記錄、出院記錄。
更新理念拓展服務范圍:醫院病歷檔案管理工作者應當不斷更新理念,提高服務意識,從被動服務轉為主動服務,不斷拓展服務范圍。充分利用網絡服務平臺,為不同的需求者提供人性化、個性化服務,最大限度地滿足需求者的要求,使信息發揮最大的效用。如:利用電子病歷系統在采集、傳輸和存儲病歷書寫過程的實時信息,對病歷書寫時限進行監控,并通過網絡服務平臺提示醫護人員在規定時限完成病歷書寫;在網絡平臺上及時通告檢查發現的運行病歷和終末病歷檔案存在的質量缺陷,讓醫師、護士糾正;定期在網絡平臺上病種收治、轉歸、住院日、診療費用等信息,使醫院和和科室管理者了解臨床各科工作、疾病發展趨向、治療轉歸等情況,為領導決策、臨床醫療及科研教學工作提供依據;在網絡平臺上通報醫療糾紛案例,對醫療糾紛發生的原因、后果及處理進行分析,使醫護人員從中吸取教訓,減少醫療糾紛的發生,確保醫療安全。
5 網絡環境下病歷檔案信息服務應注意的問題
5.1 隱私權的保護
病歷內容不但記錄了患者本次患病的病情、治療經過及愈后情況,而且對患者的既往身體狀況、家庭健康狀況、家庭關系、個人生活史等信息都作了相應記錄,其中有些內容涉及個人隱私,一旦隱私泄露后果嚴重。《中華人民共和國執業醫師法》第三十七條第九項規定:醫師在執業活動中,泄露患者隱私造成嚴重后果的,由縣級以上人民政府衛生行政部門給予警告或者責令暫停六個月以上一年以下執業活動;情節嚴重的,吊銷執業證書;構成犯罪的,依法追究刑事責任。因此,醫院病歷檔案工作人員在病歷檔案的服務過程中要增強法律意識,認真做好病歷檔案的保密工作,避免患者隱私的泄露。
5.2 確保病案信息安全
由于計算機網絡技術是一個開放的系統,具有共享性、開放性、復雜性等特征,致使網絡面臨各種安全威脅,盡管在信息安全保密方面有許多成熟的技術,諸如我們已經采用到的網絡防火墻技術、防毒查毒、公共網絡、內部網絡與外部網絡的物理隔離等方法,但在蓄意竊密的黑客面前仍會顯得蒼白無力,病歷檔案信息隨時可能受到破壞和攻擊。因此,我們應清楚地認識到安全保密問題是病歷檔案信息網絡管理的最大障礙,必須認真做好網絡環境下的病歷檔案信息安全保護措施,保證病歷檔案信息網絡安全運行。
[參考文獻]
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檔案管理與檔案服務范文5
[關鍵詞]建立；檔案利用；服務機制
一、建立利用服務工作機制
必須以服務為核心建立工作服務機制。服務體系的本質是滿足用戶的需求，提供方便，快速，準確的服務。
以檔案服務為核心建立工作服務機制，根據市場需求，圍繞利用者開展服務。從實際工作出發，檔案利用包括利用科研檔案從事科學研究，企業管理人員和史志編纂。我們應該把重點放在檔案工作中心，了解需求，咨詢服務，信息服務及編輯服務和其他服務業提供檔案信息，開展工作，以滿足工作的需要。在未來，還要向網絡服務發展，實現檔案信息管理與信息環境的檢索。
二、利用服務工作的內容和方式
目前，根據實際情況，建立了以待查為輔、到館利用為主的工作模式，并為用戶提供多種業務。
（一）到館利用服務，提供閱讀、復制服務
通過對檔案信息檢索系統，各種文件目錄被方便的檢索，使用原始檔案文件，或使用查詢系統中使用的數字信息檢索部分，提供復制材料服務。同時，工作人員負責檔案用戶的咨詢指導。
（二）在線服務
我們建立了在線檔案信息的宣傳渠道，積極宣傳館藏內容，以提供線索并開展咨詢工作提供服務平臺。未來，也使用網站提供的檔案目的進行查詢和信息查詢。
（三）開展各種咨詢工作
分為到館咨詢、在線咨詢、電話咨詢，到館咨詢是一個面對面的咨詢，與電話咨詢一樣都是和利用者直接對話，解決問題。在線咨詢應建立咨詢模塊或使用電子郵件的方式發送，個人的回答或回答問題的廣泛使用。此外，逐步開展咨詢工作積極主動，綜合處理特殊的目錄、索引，起到檔案信息的導航功能和利用。
（四）代查和文獻傳遞服務
為信息服務備案單位進行代查服務，沒有密級的文件通過電話，或郵寄或傳真或復制形式進行文獻傳遞服務，使用方便。因為這種方法解決了利用檔案單位的困難，得到各單位的廣泛使用。
（五）開展有償服務與無償服務相結合的利用服務
以無償服務為主導思想，開展志愿服務，輔以有償服務。制定利用工作制定，開展有償服務收費。
（六）根據需要進行深入的服務工作
逐步開展編研工作，提供編研成果?；趯n案信息的需求和發展計劃的基礎上，編制綜合利用的研究成果，編制了檔案信息化的發展，提供全面的服務。如：編輯目錄數據庫，科學研究和其他特殊數據匯編。
三、建立服務機制作為加強工作的核心
（一）一個健全的檔案工作服務制度的建立
制度是工作的保證，注重客戶服務，建立和完善工作制度。運行機制的規范化，保證服務質量。
1.業務制度：包括檔案利用工作方式，工作流程等，它的作用是通過各項法規，標準的服務和利用工作。業務系統應具有明確性和可操作性。
2.管理制度：分為人事檔案管理制度，檔案利用者管理制度。檔案工作人員包括崗位職責，管理制度的服務公約，提供服務的質量，評價標準，行為準則和職業道德規范，其作用是通過具體規定量化，要求檔案人員保證服務質量。檔案利用者管理制度包括進入館須知、閱覽須知、利用指南、檢索指南等，它的作用是讓用戶了解和掌握利用行為，理解程序和方法，提高使用效率。
（二）提高檔案從業者的工作素質
以利用者為核心理念，并且提高服務能力，對檔案工作者的素質提出了更高的標準，檔案人員不僅要在服務理念、服務意識上提高，還要不斷提高服務技能和服務技巧。
1.轉變服務理念：樹立“用戶第一”的服務理念，以全方位的服務。檔案人員要了解服務工作內涵，關注和研究用戶需要什么服務，檔案部門應提供什么樣的服務，培訓服務的創新意識。
2.提高服務技能：檔案工作的利用是一個復雜的服務勞動，需要掌握所有業務部門的工作，如編目、索引、檢索和編制工作，只有掌握一定的方法，可以為服務提供基礎和條件。隨著社會的發展，信息技術廣泛應用于檔案，檔案人員應具備所需的知識活動，利用現代檔案，必須通過不斷的學習，掌握信息環境下工作的能力。此外，應強調基本技能，熟悉館藏，仍然是檔案工作人員的看家本領，這里指的館藏，不僅包括檔案和物理實體檔案的基本情況，還含有多種系統，數據庫文件的信息，只有先掌握使用工作的基本技能，開展咨詢工作，為檔案利用者更好的服務。
3.規范服務行為：服務行為可以直接反映服務水平和服務工作狀態。要規范和培養服務行為，養成正確的服務行為，把以利用者為核心作為服務工作的指導思想和服務理念，遵循利用工作的職業道德，遵守各項服務規范。信守服務承諾，把服務作為檔案館的產品展示出來，熱情、周到、方便、快捷地幫助利用者解決需求。
（三）建設利用工作服務平臺
建立以利用者為核心在于構建服務平臺和信息技術。在檔案利用服務中，隨著越來越多的信息技術的普及和應用，在檔案利用技術方面發生了巨大的變化，，以獲得更方便的檔案信息。處理和服務時間、減少空間的限制，可以滿足多種需求利用。因此，在相繼開發了檔案信息管理系統、檢索系統和檔案網站，提供檔案利用便利的條件，但也為工作提供服務的平臺，使服務工作邁出新步伐。
在檔案信息系統的建設中，檔案全文數據庫建設是最基本的內容。因為全文數據庫的建設是檔案現代化管理水平進一步提高的一種表現，數據資源可以被檔案利用者快速利用。
我們要進一步研究和利用工作服務機制的實踐，拓展服務范圍，創新服務，不斷提高檔案服務總體水平，為實現建設檔案信息利用中心的目標而奮斗。
參考文獻：
[1]金紅.網絡環境下的檔案創新服務[J].采寫編；2011（04）.
檔案管理與檔案服務范文6
一、提出基于知識服務的檔案管理模式的背景
作為市場經濟主體的企業，其在日常檔案管理工作中的一些經驗和做法是可以為政府檔案管理所借鑒和學習的?；谥R服務的檔案管理這一模式，是在我國進入21世紀根據新形勢所制定出來的，在當前知識經濟的大發展的新形勢下，社會發展對于知識信息的依賴性愈來愈強，已使得知識經濟成為了社會經濟發展的一大支撐。
通過生產、分配、加工知識和信息的促進社會經濟發展是知識經濟的最大特點，而知識經濟發展到一定階段之后的產物便是知識管理。通過知識創新進并使其得到科學利用以創造社會經濟價值的過程，是知識管理最為看重的。經濟發展依靠知識創新，在此背景下，對自身創造性變革的要求也漸受到重視，故此種理論創新便是在此背景下提出的。由此也衍生出了很多的企業發展戰略，而其最重要的一點即是滿足所有部門知識服務發展的需要，此種管理模式要求通過知識創新滿足檔案管理部門需求，進而滿足客戶需求，最終盡可能地實現知識價值。
最后補充一點，政府部門檔案管理和企業的檔案管理是有著本質不同的，因為兩者根本性質不同，企業是以盈利為目的的組織，而政府則是服務性部門，這一點無可爭議。另一方面，兩者之間又是存在著聯系的，因為兩者的檔案管理在本質上的要求是相同的，即借助檔案管理使大眾得到服務，此外企業需要應對市場的競爭和壓力，而政府則有轉變政府職能的重擔和提升政府服務質量的壓力。
二、基于知識服務的檔案管理模式的意義所在
了解檔案管理模式的定義是研究檔案管理模式其內涵意義的第一步，這個模式本質上來說便是借助電子設備對知識模塊進行編碼和加工，再通過對檔案管理范式的建立，以建立起把用戶需求作為工作中心，視客戶利益為導向，檔案作為最重要的信息資源的模式，最終開展對檔案的管理。
基于知識服務的檔案管理模式，簡而言之，可以說成是視檔案為資產，即知識資產。此種模式最為突出的特點便在于檔案管理，其最大變化是從關注檔案實體轉向為重視檔案信息積累和檔案信息評價，繼而向用戶提供檔案知識服務。此種新型模式借助了知識創新，使得傳統的檔案服務得到了拓展，推動了現有檔案管理制度的拓展建設，雖然也在一定程度上提高了對于檔案管理相關的人力投入和技術要求，但是由于滿足用戶需求能力的極大提升，仍然十分必要。
三、知識服務的檔案管理模式的理論依據
由于企業檔案管理工作和政府檔案管理工作有很大的不同，需要研究知識服務的模式及其理論，而其管理模式有三個極為明顯的特征：一是強調以用戶需求為中心的原則，為客戶利益作導向，提供檔案管理服務；二是重視編碼知識，強調其指導作用；三是區分基于知識服務的檔案管理模式與傳統的檔案管理，以往的檔案管理是進行物質實體保存，卻忽視了檔案本身也是資源，可以進行利用。
