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檔案管理的難點范文1
【關鍵詞】：城建檔案；管理；難點問題；解決對策
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
引言
近年來，城市信息化建設和電子政務的不斷推進，深刻影響著人們的生產和生活，逐步改變著人們的工作方式，這一方面為城建檔案工作進一步發展提供了更廣闊的空間，另一方面也對城建檔案工作提出了更高、更新的要求。面對機遇與挑戰，城建檔案工作如何適應社會需求，如何開拓創新，是擺在當前的一項重要課題。
一、城建檔案對城市建設的意義
1、是城市規劃工作的依據
城市規劃是對城市各種要素、現狀條件和基本特點等方面的動態變化進行全面、綜合、科學的預測和設想，通過論證制定規劃的方案，經審批后付諸實施。城建檔案為城市基本建設提供了有力依據，不僅能縮短規劃設計時間，也能大大縮短施工期，全面提高了工作效率。
2、是城市管理工作的憑證
隨著城市的飛速發展，城市的現代化建設突飛猛進、日新月異。如今的城市地上高樓林立，鐵路、道橋縱橫交錯;地下給排水、煤氣、通訊、人防等工程管線密集如織。要對這些城市基本設施實施有效的管理與維護，就必須有完整、準確、系統的城建檔案做依據。城建檔案資料提供的可靠依據和憑證有著不可替代的重要作用。它完整、齊全、準確與否直接影響著人民生活的正常進行，因此要做好城建檔案的收集、歸檔工作。發揮城建檔案的社會服務功能，滿足廣大群眾對檔案利用的需求。
3、是城市建設工作的基礎
城建檔案是城市建設發展過程的真實記錄，是具有長期和永久保存價值的城市建設檔案資料，也是城市建設和維護工作必不可少的重要依據，為城市拆遷、修建、擴建工程各方面的工作提供大量真實準確的數據。合理地利用城建檔案，能促進城市建設順利有序的健康發展。反之就會造成不可估量的損失。
二、城建檔案管理重難點
1、人才短缺
由于城建檔案整理工作繁瑣、枯燥，重復勞動多，勞動強度大，一般人員干不長就想轉行，院校專業檔案管理人員不愿意來，再加之檔案管理人員由于職業原因容易吸入粉塵、易過敏，得腰（頸）椎病等職業病，留住人才非常困難。城建檔案管理工作在幾十年的不斷發展中，業務工作大都是老帶新，代代傳，從檔案專業畢業的大學生比較少。高素質、懂業務、善創新、拓展能力強的檔案管理人才成為制約檔案管理事業科學發展的“瓶頸”。
2、技術滯后
當前城建檔案的管理雖然已開始運用計算機、光盤等現代化工具，但它僅僅是實現了一些新技術的運用，這些檔案管理現代化的模式仍是計算機技術加上傳統的檔案管理模式，實質是傳統檔案管理模式運用新技術的改進，是對傳統檔案管理模式的數字模擬，并沒從根本上真正改變管理方式。在這種管理模式中，管理仍是圍繞紙質實體檔案進行的，對知識的占有、信息的轉化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎上，不適應信息化建設的發展及社會對其新的需求。
3、缺乏完善的城建檔案法制法規
近年來，國家相繼頒布了《檔案法》、《城市規劃法》、《建筑法》、《城市管線工程檔案管理辦法》、《城市建設檔案管理規定》等法律法規，使城建檔案事業的發展有了法律依據和法律保障，對推進城建檔案工作規范化、科學化起到了重要作用。但是城建檔案法規建設還遠遠不能適應改革開放和現代化城市建設的需要。主要有三方面原因：
（1）目前城建檔案工作已發展成為具有全國規模的事業體系，而城建檔案立法工作進展緩慢，滯后于實際工作發展的需要。
（2）城建檔案法規與建設行業以及文書檔案相關法規的銜接與配套方面存在一定的矛盾。
（3）城建檔案法規體系尚未形成。中央、地方已形成的城建檔案法規不配套，地方法規相對較多，全國統一的法規較少。
4、城建檔案管理信息化有待進一步深入
現在城建檔案管理存在信息化認識不足的問題，檔案管理沒有完全進入信息化時代，而是紙質管理和電子管理并存。由于城建檔案隨著城市的發展越來越多，而不同的城建檔案管理部門對信息化認識不夠全面，認為紙張是最可靠的；現在的城建檔案信息變動越來越頻繁，紙張管理將會產生大量的檔案材料堆放在一起，這些材料在需要時查找與使用的不便越來越明顯，這就要求城建檔案管理部門要正確認識電子信息技術的強大功能，將紙張檔案轉變為電子檔案。目前，城建檔案管理部門正在加緊轉變，但由于管理人員的文化程度與技術水平仍停留在紙質管理水平，對電子信息技術的應用還有待加強，導致這種轉變過渡時間很長。這種對電子信息管理的不適應阻礙了城建檔案管理信息化建設的步伐。
三、提高城建檔案管理水平的對策
1、健全城建檔案管理機構和法規制度
各縣區要建立健全城建檔案工作機構，配備專職人員。要加強各類工程檔案的收集和管理，把各類工程檔案的報送納入城鄉規劃、建設管理程序，努力收集和保存城鄉規劃、建設過程中形成的重要城建檔案，為記錄城鄉建設發展歷程和日后工作查考留下寶貴資料。國務院、住建部、各級政府已經出臺了很多城建檔案的管理法規和政策，各地要據此制定出加強城建檔案管理的細則和方案，使城建檔案管理納入法制化軌道。
2、加強城建檔案的信息化建設
要創新城建檔案管理模式，首先要加強城建檔案信息現代化建設。各級各地城市建設檔案館都應將城建檔案信息化建設作為當前和今后一個時期城建檔案事業發展的戰略任務。近年來，不斷加大投入，加強計算機配備，并實現計算機連結上網，實現檔案信息快速傳輸檢索和利用。做好計算機軟件的選用和設計，從檔案管理的實際出發，綜合數據管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統維護等基本功能，以滿足檔案管理的要求。為了應對檔案信息多元化的挑戰，需優化傳統的服務方式。我們要主動接近檔案用戶，以用戶為中心，結合城市建設的進程，編研出信息成果進行提供利用，利用城建聲像檔案的優勢，用專主題片、照片接片等方式解決規劃、設計人員必須到現場的問題，從內容、形式上實現完全不同與以往的主動服務。
3、實現案卷規范化
按照規定城建檔案案卷中的文字材料幅面尺寸規格是A4幅面(297mm×210mm)。凡小于A4幅面的，可由A4幅面紙以襯托法襯托，大于A4幅面的應折疊成A4幅面。紙張采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應該是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件?？⒐D的制作要符合國家規范要求，并加蓋“竣工圖”標志章，而且采用手風琴式折疊法統一折成A4幅面(297mm×210mm)，圖標欄露在外面。既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。案卷不宜過厚，一般不得超過40mm，如果案卷過厚、內容混亂就要進行重新組卷。盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。組合案卷的過程中對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標準不清楚的案卷要重新加工填寫，以保證全部案卷更加規范。
4、加強人才隊伍建設
人才是城建檔案信息化建設的關鍵，是檔案信息化成功之本。人才對其他各要素的發展速度和質量有著決定性的影響。各級檔案部門必須引起高度重視，建設一支能駕馭檔案信息化建設，掌握檔案信息化管理的專門人才隊伍。
結語
總之，城建檔案管理信息化建設要長抓不懈，盡快從紙張管理過渡到信息化管理，我們必須首先從整體上著眼，從宏觀上把握，在具體的工作中，力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展，加強認識，完善系統和數據庫，加強安全意識，讓城建檔案更好的服務于城市發展。
參考文獻
【1】江偉琴，淺論城市建設檔案信息化建設，科技信息2008年第34期。
檔案管理的難點范文2
一、當前我國檔案管理面臨著的難點問題
（一）檔案管理流程的不明確
檔案從收集一直到錄入檔案，這中間需要的步驟是相當多的，而這些步驟的處理，對于今后檔案的使用率以及利用率存在著很大的影響。而就目前的檔案管理來說，存在著流程不清楚的情況，從檔案資料的收集，到檔案資料的整理，到檔案的堅定，再到檔案的保管與管理以及檢索工作的建立，最后到檔案的標引。這些繁瑣的工作是不可缺少的，也是能夠幫助檔案管理建立流程的過程。但是當前檔案的管理流程的不明確，在檔案的整理過程中僅僅重視檔案資料的收集等等一些重要的步驟，未能對一些小細節的重視，檔案的管理工作也未能夠深入的開展，最終也將影響到檔案資料的使用價值。
（二）檔案管理人員的重視程度不夠
就目前來說，檔案的管理需要的更多的是專業人員能夠對相應的資料進行科學的整理。二就目前來說，檔案人員管理首先在思想上的不重視，會造成在資料的收集以及最終的整理過程中都存在著障礙的。而在另一方面，檔案管理人員重視不夠也體現在專業素質上，為具備較高的專業素質，未能夠對檔案資料的管理提供專業的檔案的管理能力，從而保證檔案的管理的有效性。一方面是思想上的不重視，另一方面是專業能力未能夠達到時代的要求，這兩者情況的出現，都影響了檔案資料的最后作用的正常的發揮。
（三）檔案管理方式的簡單化
隨著經濟的不斷發展，各個組織之間的各項活動逐漸增多，所形成的檔案資料是相當多的，而這對于檔案管理的壓力是相當大的。所以說，采用科學化的管理的方式，對于檔案資料的管理是相當有意義的。其實就目前來說，很多地方的而管理方式未能具備實現計算機管理的條件。很多檔案管理仍舊是采用人工歸檔的方式，這樣的檔案管理，影響了檔案管理的有效性，在一定程度上影響了基礎檔案的工作效率。同時依靠人工進行的檔案管理，對于檔案的編排以及最后的查找都形成了一定的阻礙。并且此時他們的檔案管理僅僅停留在保證資料的完整性上，已經忽視了檔案其他的參考價值。
二、提高我國檔案管理的解決措施
（一）進一步完善檔案工作的制度建設
對于檔案工作的管理，首先應該建立明確的制度流程，保證檔案從收集到最后的錄入檔案，能夠有一個流程制度，去保證工作的的順利進行。而在這其中，需要從業人員具備專業的素質，能夠對當前的工作流程了然于胸，從資料的收集、保管、鑒定等流程制定相應的工作標準流程規范。與此同時還應該加強，檔案工作的校核力度，這樣能夠保證檔案資料的正確性。而一旦出現資料的錯誤，也能夠及時的挽救，從而保證了資料的有效性。當然要在這個過程中，仍舊是需要一定的監督機制的。因為這是檔案管理工作出現問題追責機制的基礎，也能夠更好去規避在檔案管理中可能出現的問題。
（二）不斷提升檔案管理人員的專業素養
隨著計算機技術的不斷發展，越來越多的管理方式受到了計算機技術的影響，當然了，檔案管理工作也不例外。就目前來說，我們需要通過培訓以及資料的宣導等多種方式去幫助檔案管理人員去建立一個高效的、專業的檔案管理素養，提升他們的檔案管理技能。首先，要讓他們從思想上重視檔案管理工作，檔案的管理不僅僅是簡單的資料的保存，其中還是需要其他很多的方面的，比方說資料的查閱、資料的總結等等，都是需要檔案管理從中發揮作用的。在思想上的重視，接下來便是需要提升從業人員的專業素質，可以通過日常工作的總結，還有一些先進經驗的學習。
（三）加快檔案管理工作的現代化
計算機技術的使用，能夠更好的幫助我們進行檔案的管理，不斷提升檔案管理工作的效率。提高檔案管理工作的效率，需要加快檔案管理工作的現代化，應該積極推行以及使用各類新型計算機信息技術，幫助在重新組合案卷、統一分類號、規范檔案等方面的作用，同時建立以計算機檢索為核心技術的檔案信息化管理系統。
檔案管理的難點范文3
關鍵詞：機關事業單位 檔案管理 難點 解Q對策
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
1、引言
隨著中國經濟社會的快速發展，檔案的價值變得越來越大，用途越來越多，檔案管理工作變得愈發重要。然而，在機關事業單位檔案管理中還存在一些不可忽視的問題。
2 、機關事業單位檔案管理工作的難點
2.1 對檔案管理工作的重要性認識不夠
個別機關事業單位對檔案管理工作不重視，沒有安排專職人員負責檔案管理工作。有的檔案管理人員對檔案管理工作缺乏正確認識，忽視檔案管理工作的重要性，態度不端正，工作不用心，有的檔案該存檔的不存檔，該保密的不保密，檔案沒有及時整理、歸檔、移交，造成了單位檔案缺失、不完整的嚴重后果。
2.2 缺乏規范化的檔案管理體系
現階段，部分機關事業單位的檔案管理混亂，缺乏規范的管理體系和管理制度，檔案管理工作雜亂散漫，沒有制定工作標準，甚至沒有進行統一的存檔制度。檔案管理制度的不完善，使得很多優質資料和數據丟失，嚴重阻礙了機關事業單位的發展，機關事業單位的信息管理和檔案管理存在嚴重的脫節問題，失去了檔案和信息的統一性，更影響了檔案的完整性，進而阻礙了機關事業單位跟隨時展的需要。
2.3 管理人員專業素質不高
一些機關事業單位不重視檔案管理人員素質的提升，有的單位甚至運用一些年紀大的、快退休的老同志進行檔案管理，認為檔案管理是一份無關緊要的工作，還有的單位沒有專職的檔案管理人員，檔案管理工作往往由其他科室的工作人員兼職或代勞，或者有的單位頻繁地更換檔案管理人員，使得檔案管理工作得不到專業的、科學的管理，造成了機關事業單位檔案管理工作的混亂癱瘓或者丟失文件等事件發生。
2.4 檔案信息化管理程度不高
據統計，我國目前已存在信息檔案數據庫大約四千余個，其管理也十分成功，但不足之處是內容不夠豐富，重復的情況較多，也就是說信息化資源的質量還有待提高。而且，開放性的綜合檔案資料還不到總量的25%，數量極少。因此，信息化檔案管理質量還較低，還有很多空間和資源可以開發。同時，信息化檔案管理主要依存計算機技術，檢索的效率、速度和精準率都依賴于計算機的檢索技術。可是，大多數的機關事業單位雖然引進了檔案管理的信息化，可工作人員依舊運用手工檢索式的管理模式，不熟悉或不習慣使用信息技術，導致無法運用計算機檢索技術來提升檢索效率和準確性。
3、機關事業單位檔案管理工作的解決對策
3.1 提高對檔案管理工作的認知度
在檔案管理的過程中，必須認清其職責，提高檔案管理的重視程度，建立健全檔案管理機制。檔案管理人員不僅要更新檔案管理知識和技能，還要提高檔案管理意識，認真履行職責，不斷學習，增強工作技能和工作效率。單位還應通過相關管理部門制定相關的管理規定，有針對性地培訓檔案管理人員，增強對檔案管理的認識和了解，使他們明白自己的職責。
3.2 完善檔案管理體制
從實踐來看，在機關事業單位中，任何一項工作形成制度后，效率都會有很大提高，檔案管理工作也應該形成相應的規章制度。單位應根據自身實際情況，建立健全檔案管理制度，并堅持落實制度，切實提高檔案管理工作質量?？梢韵胂?，機關事業單位只有建立健全檔案管理制度，才能把實際工作的方針政策落實到實踐中，才能從根本上改變混亂局面，使檔案管理質量得到提高。
3.3 加大檔案管理資金投入
機關事業單位應根據自身實際，投入資金建設標準規范的檔案室，以保證室存檔案的安全性，方便檔案的存放和查找使用。由于檔案管理人員的工作任務較重，工作人員不僅要對檔案系統的進行管理，還要對大量的檔案信息進行分類和存儲。所以，單位應購買先進的技術設備，做這些工作會變得容易得多。此外，檔案管理部門還應該投入資金開發一個文件管理軟件，通過使用這種專門的軟件，提高檔案的使用效率，把檔案的作用發揮到極致。
3.4 提升檔案管理人員的專業技能
現階段，機關事業單位檔案管理工作的最大困難就是工作人員的素質較低，檔案管理工作得不到單位重視，檔案管理部門不注重新鮮血液的引進，缺少一定的專業性人才。因此，相關部門應該注重檔案管理人員專業素質的培養，定期進行專業的培訓和學習，提升工作效率，與時俱進。提高其對檔案管理工作的認識，提高其對本職工作的重視和熱愛，提升計算機技術管理能力以及檔案管理工作中的突發事件處理能力，進而提高機關事業單位檔案管理的工作效率。
3.5 提高檔案管理信息化水平
隨著科技的發展，信息化技術已經被人們運用到生活的各個領域中，信息化的使用使人們的工作生活更加便捷，機關事業單位的檔案管理工作也不例外。需要注意的是，機關事業單位檔案管理工作的信息化建設，要結合自身的工作特點，科學地實施信息化檔案管理工作，以數字化的管理方式促進機關事業單位檔案管理的高效率。檔案管理人員首先要掌握過硬的技術，處理好網站的管理工作，單位相關部門也要做好設備的維護以及網絡技術的應用，充分利用先進的信息技術手段，提高檔案管理的成效。
4、結束語
總之，隨著社會的發展進步，機關事業單位的檔案管理觀念和制度也急需更新。檔案管理過程中，工作人員的專業素養和工作態度，檔案管理工作的制度和流程，以及檔案管理的信息化水平都是機關事業單位檔案管理工作的難點所在。針對以上問題，需要從提高人員素養、完善制度規定以及加強信息化建設等方面來完善。
參考文獻：
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檔案管理的難點范文4
關鍵詞：物聯網；檔案管理；智能化
中圖分類號：G640 文獻標識碼：A 文章編號：1002-4107（2012）11-0047-02
高校檔案是衡量學校管理水平、評估教育教學質量、評價科技成果、考核教職工的重要依據。目前高校檔案管理隨著科技的發展，已經廣泛應用了計算機、互聯網等先進信息技術和設備，逐步向現代化管理邁進。在這一過程中，物聯網躍入人們的視野，引起多個領域的關注。對于繁瑣而復雜的高校檔案管理工作來說，發展和應用物聯網技術是一個值得深入探討的課題。
一、物聯網以及智能化趨勢
目前國內比較公認的物聯網概念為：通過射頻識別（RFID）、紅外感應器、全球定位系統、激光掃描器等信息傳感設備，按約定的協議，把任何物品與互聯網相連接，進行信息交換和通信，以實現智能化識別、定位、跟蹤、監控和管理的一種網絡概念。簡單說，物聯網將各種感知技術、現代網絡技術和人工智能與自動化技術等進行聚合和集成應用，使人與物智能對話，或者說在人的指令下進行物與物對話，從而在“物―物”相連的基礎上實現智能管理。
物聯網是繼移動通信網、互聯網之后的人類第三次信息革命浪潮。繼2009年國務院正式批準同意支持無錫建設國家傳感網創新示范區（國家傳感信息中心）以
來，我國各地對發展物聯網給予重視，長三角、珠三角、京津唐等各地重點培育物聯網產業。2010年1月5日，國家發改委委托中國工程院啟動我國物聯網發展戰略規劃的研究，對智能物流、智能電網、智能交通、智能家居等行業展開調研。目前，工信部已將物聯網規劃納入到“十二五”專題規劃，正在積極研究推進。因此，可以預見，這樣一種物與物智能相連的方式會逐漸進入人們的生活，甚至在許多情況下取代人對物的機械操作。
二、物聯網與高校檔案管理
需要說明的是，在物聯網時代，幾乎萬事萬物都處于物聯網的智能狀態下，可以智能相通。這里討論檔案管理的物聯網，實質是說物聯網中關于高校檔案管理的部分，討論如何讓高校檔案管理趕上和緊隨物聯網熱潮，早日實現智能化管理。
高校檔案管理是一項極其繁瑣的工作，從檔案的收集、整理，到鑒定保管、著錄，整個過程紛繁復雜。單從檔案收集來看，一所高校每年在教學、科研、黨政管理、外事、財務等方面都有大量的文字材料、圖像、音頻和實物，要將這數萬件文檔、材料、實物收集分類，其工作量是可想而知的，而目前高校檔案管理工作雖然應用了計算機等較為先進的設備或技術，大大提高了工作效率，但絕大多數工作還是以人工為主，管理方式相對來說遠遠落后于實際需求。加上各種各樣的需求，不同的檔案查詢、檢索，使得以人工管理為主的整個檔案管理工作更為繁雜和棘手。一種智能化、自動化的管理方式是檔案管理長期以來的需求，物聯網正是提供這種智能化系統的網絡，同時也是一種基礎設施。正像創造智能交通、智能能源、智能城市一樣，發展和應用物聯網構建“智能檔案”是必要而且必需的，基于物聯網實現高校檔案管理智能化是高校檔案管理的迫切要求。
事實上，物聯網是抽象出來的概念，它的具體業務形態已經存在于我們的生活中，并且初步實現了智能化，如ZigBee路燈控制系統、智能交通系統（ITS）、上海浦東國際機場防入侵系統等。我們可以從現有的互聯網及其他信息科技中找到物聯網的基礎，體察到基于物聯網的高校檔案管理智能化的前景。從2009年無錫國家傳感信息中心試點以來，一個物聯網大發展的社會環境和科技環境在中國迅速形成：國家發改委在物聯網應用示范試點方面，科技部在863計劃等重大專項方面，工業與信息化部在物聯網的技術標準和產業政策引導方面出臺了針對性宏觀舉措；2010年6月23日，工信部通信發展司司長張峰在上?！?010中國國際物聯網大會”上表示，物聯網被正式列為國家重點發展的五大戰略性新興產業之一，將成為全球信息通信行業的萬億元級新興產業，到2020年之前，全球接入物聯網的終端將達到500億個；在政府的重視與大力推動下，信息產業商家首先在物聯網建設上傾注精力，中國移動、中國聯通等與政府協議合作，在傳感器技術、傳感網絡技術等方面推進建設；清華大學、北京郵電大學、東南大學等高校研究機構也成立了傳感網研究中心；上海、北京等城市也相繼成立了一系列頗具規模的物聯網中心，將物聯網作為一大產業全力推進，在物聯網器件、芯片、材料、軟件、服務等方面逐漸起步；傳感系統和3G技術快速發展……借此之勢，“智能檔案”的物聯網建設：一方面有社會環境，另一方面有科技基礎，將物聯網在信息產業的成果轉接到檔案管理中是完全有可能的，是可行的。因此，物聯網是高校檔案管理工作智能化建設的一大契機。
三、基于物聯網的高校檔案管理智能系統構建
（一）基于物聯網的高校檔案管理智能系統
高校檔案管理物聯網是一個基于物聯網的高校檔案管理智能系統，是利用各種感知技術獲取檔案信息，通過數據分析技術自動對這些信息進行鑒定、分類，并使之得到有效利用?？梢?，這一智能系統的基礎是檔案智能識別子系統、檔案保存子系統、檔案查詢子系統，除此之外，還有系統維護和安全保證兩部分。檔案智能識別系統能夠自動掃描出需要存盤的文件，并賦予這些文件統一的電子標識；借助M2M的聯網通信技術，這些文件的電子標識會傳送到數據子系統中進行分析，根據上一環節電子標識的區別而分類出不同的檔案，并得出保存建議；在人工協助作出相應保存處理后，系統將保存處理數據和前期整理有效數據提取到查詢子系統中，滿足檔案查詢者的多種查詢需求。在這個系統中，檔案管理工作是由各個相互關聯的子系統自動完成的，人只是做輔工作，或采納與不采納系統建議的決定工作。這樣，通過機器與機器之間的信息交換和聯通，檔案管理的各環節工作在人腦之外自動關聯起來，按照人預設的命令一步一步進行下去，并自動進行系統維護，提供安全保證。這就是基于物聯網實現高校檔案管理智能化的目標――智能檔案。在智能檔案的“照應”下，繁瑣的高校檔案管理工作不再牽制更多的人手，管理效率得到有力的提高，甚至可以做到隨時從各個部門收集有保存價值的材料、檔案，隨時為各個部門提供“萬能”的檔案查詢，為高校的其他各項工作做好“后勤”工作。
（二）高校檔案管理物聯網構建的難點和關鍵點
這樣一個“全自動”物聯網系統，從目前高校檔案管理的基礎來看，難點在于資金和技術。從某種意義來看，物聯網是一項重要的國家戰略，一項波及全社會的龐大工程，充足的資金保障是這一工程往下推進的基礎。尤其是對高校檔案管理來說，部分高校對檔案管理工作還未給予足夠的重視，多數高校檔案館在資金上存在著或多或少的困難，從而將檔案管理工作局限在日常的人工材料保管上。物聯網技術屬于新興科技，需要相對先進的機器設備，也有無數的技術難題有待探索和攻克，高精尖人才的培養和挖掘，這些作為前期投入，都需要強大的資金保證，這對于當前絕大多數的高校檔案館來說都是難點。
在保證資金的基礎上，實現智能檔案還面臨技術難題。目前檔案管理還處于人工主導的狀況，談物聯網技術還言之過早，檔案管理的自動化往往局限在自動化辦公、電子檔案管理上，要將檔案管理推進到物聯網時代，技術是瓶頸。在四大關鍵技術中，衛星定位技術和網絡傳輸技術相對已較為成熟，商業化程度比較高，但RFID和傳感器技術作為物聯網業務的前提和基礎，其核心領域尚未全面進入產業化。一方面，要實現智能檔案，就要將這些相對成熟的物聯網技術與檔案管理對接、融合，使之為檔案管理所用；另一方面，要著眼于新的物聯網技術，研究和提高相對薄弱的技術，力圖搶占物聯網的產業化先機，使其在檔案管理上大有作為。
（三）高校檔案管理物聯網構建的目標
簡單說，智能檔案系統的目標就是智能化，具體來講，包括：實現檔案物標識方法的一致性，檔案流程管理的全自動，多種檔案管理的一體化。
將可能成為檔案的物品、材料都賦予一致標識方法的電子標簽，就能讓檔案館像超級市場掃商品條形碼一樣采錄檔案信息，是檔案信息后期處理的前提。當然，這樣的標識方法是需要高端技術支持的，仍需深入研究。將這些采集的檔案信息傳送到檔案流程管理的軟件中，這樣的檔案管理軟件已出現在市場上，并且不少檔案館已應用這種軟件管理。在這些軟件的基礎上，可以逐步實現對檔案的自動分類、自動保存、智能動態調控和利用。這樣，不管是電子檔案、實物檔案，還是紙質檔案也將更合理地融入到同一管理系統中，科學地分類保存，提供更便捷和準確的查閱服務。這是高校檔案管理物聯網構建的目標，也是“智能檔案”的方向。
有了資金和技術的支持，把握好物聯網建設的關鍵點，集中力量重點突破，才能構建起高校檔案管理的智能系統。乘著物聯網建設之熱潮，發展檔案的信息化、自動化，繁瑣的高校檔案管理工作才會變得簡單而高效，“智能檔案”的前景指日可待。
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檔案管理的難點范文5
新時代環境下，聲像檔案的保存形式逐漸從以前的照片、膠卷、磁帶、錄像帶等不便讀取的存儲介質轉變成數碼的光盤、存儲卡、磁盤陣列、存儲服務器等新的存儲設備介質。本文就新時代聲像檔案管理中質量控制存在的難點及要素進行了淺析，并著重對新時代下聲像檔案質量控制的要素進行了探究。聲像檔案表達直觀、形象生動，是記錄和反映企業發展狀況的重要載體，是特殊形式的檔案資料，現已成為各單位用以進行宣傳報道和企業文化建設的有效方式。在記錄和反映信息能力上，聲像檔案具有文字文件材料不可替代的優勢，不僅其歷史功能毋庸置疑，在某些情況下，其現行功能亦是文字文件材料所不能實現的。
一、新時代聲像檔案的特點
伴隨著數碼產品的不斷升級，聲像檔案的保存形式已逐漸從以前的照片、膠卷、磁帶、錄像帶等實物存儲介質轉變成數碼的光盤、存儲卡、磁盤陣列、存儲服務器等新的存儲設備介質。這些存儲介質具有占用空間小、保存時間長、更新速度快、服務器多地備份等特點，具有更多可開發、可探究的優勢，并且依然保留著傳統聲像檔案直觀、形象，不受文化差異影響等特點。應根據聲像檔案的這些特點制定出新的管理制度及流程，這些管理制度及流程在實施過程中帶來的質量控制問題值得我們進一步探討。
二、聲像檔案管理工作中的質量控制
聲像檔案管理工作主要包括前期的拍攝、中期的收集和整理以及后期的保管和利用三大環節。在整個過程中會產生拍攝策劃及準備計劃，資料的詳細記錄、移交記錄，存檔的檔案記錄、查閱記錄，以及老舊資料的檢查等過程記錄。通過這些過程記錄的幫助，可形成一個PDCA的戴明環(PDCA即質量環，是管理學中一個通用模型，最早由休哈特于1930年構想，后由美國質量管理專家戴明特博士在原循環概念的基礎上進行修改，形成新版本的PDCA循環，稱為戴明環，是全面質量管理所應遵循的科學程序)：P（Plan）計劃——前期的拍攝策劃、準備計劃、收集計劃。D（Do）實施——資料的拍攝、收集、整理、保管、利用過程。C（Check）檢查——查看資料內容是否與前期的計劃相符合，老舊資料是否還能正常播放。A（Action）改進——采取措施，對資料的缺失、重點內容不突出進行補拍或重新收集，對老舊資料進行翻拍翻錄。我們本著對歷史、對單位、對資料負責的精神開展聲像檔案管理工作，并將質量管理的有關概念和方法有機地融入到聲像檔案管理中，發現在這個循環中，存在著一些質量控制的難點。
三、聲像檔案質量控制難點
1.聲像檔案的拍攝
攝錄人員是聲像檔案的產生者，他們決定著聲像檔案的數量和質量，這一環節是聲像檔案產生的最前端，但其重要性常常被忽視。攝錄人員由于工齡長短不一、專業知識及技能層次不同等因素，會導致其業務水平參差不齊。而攝錄人員的攝錄意識不強，攝錄重點把握不準確，也可能造成與一些珍貴的鏡頭失之交臂，給聲像檔案的產生及以后歸檔利用留下隱患。因此，拍什么、怎么拍一直都是攝錄人員比較糾結的問題。
2.聲像檔案的收集、整理
很多單位在召開重要會議或組織重大活動時都會安排人員進行攝錄和信息采集，這樣會形成許多有保存價值的聲像檔案。但在拍攝完成之后，對于誰收、怎么收，歸檔與否等問題卻不加以重視，攝錄過程結束后往往沒有了下文。究其原因，主要是沒有明確統一的聲像檔案收集整理的制度辦法，造成聲像檔案的去留界限不清，致使很多有保存價值的聲像檔案流失。另外，據調查發現，因攝錄人員工作崗位的原因，導致他們常常感到拍攝的壓力高于整理的壓力，這同樣也是造成聲像檔案不能及時加以整理歸檔的重要原因。
3.聲像檔案的長期保管
聲像檔案的載體不同于一般紙質文檔，它包含磁帶、光盤、存儲卡、硬盤、相片等各種介質，其要求的保管條件比紙質文件要嚴格得多，聲像檔案保管過程中對溫度、濕度、磁場、輻射等因素都有相應的要求，一旦出現紕漏，保管條件不到位，聲像檔案載體就會出現問題，輕則發生霉變、圖像模糊等問題，重則磁帶消磁、張力變形，無法正常播放。保管條件欠佳或不符合條件，會對聲像檔案造成損害，聲像檔案的利用也會受到影響，甚至造成無法彌補的損失。
4.聲像檔案的利用和檢索
數字化聲像檔案檢索一直是一項難題。它不像紙質文件那樣，找到文件標題就能知道是否是自己想要的文件材料，因為聲像檔案文件標題往往并不能全面反映事件或活動的全部內容。聲像檔案在數字化之后，檢索需要預覽中間的內容，才能確定檢索的準確性，給查閱利用帶來諸多不便。同時，隨著數碼產品的快速發展，聲像檔案的容量一直在逐步擴大，單個聲像檔案占用的存儲空間越來越大，對計算機的要求也越來越高。舉例來說，現在高清攝像機拍攝出來的內容，十分鐘的視頻資料占用的空間就可達十幾Gb，在檢索過程中會大大降低計算機的檢索速率，嚴重的甚至會出現死機現象，聲像檔案的安全性存在一定的風險隱患。
四、聲像檔案質量控制的要素
1.編制管理制度
為了保證聲像檔案的收集范圍、整理分工、歸檔保管方法和利用流程明確規范，使聲像檔案質量管理做到有章可循、有法可依，要制定一套嚴格的制度對聲像檔案進行質量控制。聲像檔案質量控制是一個復雜、繁瑣的過程，需要全程跟蹤，做好質量記錄，步步為營、環環相扣。對不同介質的聲像檔案應制定標準化的收集辦法，規定需要收集的聲像檔案類別，統一進行分類、排列、編號、編目等工作。為真正達到聲像檔案的長期保存和有效利用，實現聲像檔案管理制度的有效執行，各單位檔案行政主管領導和檔案管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并將其作為各單位體系建設和檔案目標管理的重點內容來抓。隨著新時代的不斷發展，聲像檔案管理水平也在不斷提升，這就需要讓管理制度也不斷提升，適應新的產品、新的模式的要求，制定新的制度并不斷改進，以實現更高的工作效率。
2.確定規格標準
應根據聲像檔案管理制度對聲像檔案進行收集和整理。應對聲像檔案的格式以及存儲介質進行標準化，這是提升聲像檔案內容質量、提高聲像檔案管理效率的基礎。在新的電子化、信息化時代，應制定更適應現代管理的新標準。應結合單位OA辦公自動化系統及檔案管理系統，建立一個專用的聲像檔案服務平臺，實現聲像檔案接收一體化、聲像檔案歸檔網絡化、聲像檔案管理自動化、聲像檔案借閱便捷化的體系。避免因管理的零散性、下屬單位人員的非專業性等因素造成珍貴聲像檔案的遺失。
3.提升控制對象的能力
在質量管理中常常會提到“端口前移”，也就是從源頭去抓問題。聲像檔案的源頭就是聲像檔案的拍攝采集。針對聲像檔案質量控制難點的現狀，要側重攝錄人員的業務培訓，全面加強相關人員的專業知識和技能培訓，讓攝錄人員知道怎么拍；相關檔案人員應介入拍攝，從檔案的角度出發，讓攝錄人員知道拍攝完成后需要歸什么，從而了解前期要拍什么，從根本上保證聲像檔案的數量和質量。聲像檔案管理人員要適應新時期聲像檔案管理的要求，不斷加強自身業務學習，提高自身素質，進行定期培訓，了解聲像檔案載體保管的相關知識，針對新型聲像載體的分類和保管要細分層次、及時修訂和完善相關的檔案管理制度，最大限度地發揮聲像檔案的作用。
4.建立穩定的質量管理技術措施
從長久保護和利用方面考慮，聲像檔案應盡早地進行全面數字化工作，重點將之前留存的照片、磁帶等對保存環境有特殊要求的介質進行掃描，不能掃描的進行翻拍翻錄。最終將數字化的內容存放在聲像檔案歸檔服務器中，以便于備份、保管和后期利用。在聲像檔案數字化前提下，聲像檔案的利用也應該更加便捷。據調研了解，國內已有多家公司針對聲像檔案的特點研發了一整套聲像檔案管理系統。我們可以借助這樣的系統，搭建一套聲像檔案服務系統，根據各單位的工作流程，結合其內網平臺，做到電子化借閱、利用，使利用者不用離開自己的工作地點就能便捷地搜索想要的聲像資料。通過該系統提供相對完善的記錄能力，可降低錯記錄、漏記錄的風險，不僅能保障質量檢驗的能力，而且也可以大大地減輕檔案管理人員的工作壓力，使他們能夠有更多的時間去接收、整理檔案，而不是把更多的工作時間花在調閱檔案和與利用者的溝通中。數碼產品的升級使聲像檔案具有了容量越來越大的特點，這就需要聲像檔案管理系統具備自動降碼保存的能力，在查找和檢索時利用低碼率檔案在線預覽、編輯，能夠更準確、更高效、更低耗地完成聲像材料的利用，提高工作質量，保障質量檢驗的效率。檔案管理人員日常工作量很大，不僅要接收、整理、借閱歸檔檔案文件材料，還要將檔案工作深入到項目工程中，到業務工作一線介入指導。通過對這些質量控制要素的改善和提升，我們可以更好地解決聲像檔案管理工作中存在的質量控制難點。解決了這些控制難點，也就意味著解決了工作中的難題，這將在很大程度上減少檔案管理人員的日常工作量，從而達到事半功倍的效果。
總而言之，聲像檔案的拍攝、收集、整理、歸檔、保存和利用是一條緊密聯系的“鏈條”，無論“鏈條”的哪一個環節出現差錯都會讓聲像檔案管理這根“鏈條”斷裂。現階段，聲像檔案的質量管理還沒有一套完善的體系來支撐，聲像檔案的質量控制仍是一個值得探究和摸索的過程。我們希望質量控制能內化于心、固化于制，從根本上解決聲像檔案管理工作中遇到的難題，將整個“鏈條”緊緊地扣在一起，并能持續改進，使聲像檔案管理工作能夠適應新時代的環境，逐步走上標準化、規范化、科學化發展的道路。
作者：陳盛 單位：中國艦船研究院
參考文獻：
[1]喬德紅.聲像檔案的質量控制.機電兵船檔案,2014(4)
檔案管理的難點范文6
關鍵詞：高職院校；檔案管理；規范化
高職院校檔案管理脫胎于企業檔案管理，在對檔案管理工作進行完善過程中，更多地借鑒了其他高校成熟的檔案管理經驗。高職院校檔案管理的本土適應性差，契合高職院校的檔案管理規范與措施的缺失，使得高職院校檔案管理不能與院校建設相適應，造成檔案利用率低、學術成果不能更好地推廣，檔案資源未能更好地推動高職院校健康發展，反而成為其發展的阻力。要改變高職院校檔案管理現狀，首先要在思想認識層面端正對檔案管理的態度，充分地認識到檔案管理的重要性，其次在制度方面進行有效規范，使檔案管理規范化、體系化，最后在資源上進行傾斜，使檔案管理網絡化、信息化，使檔案資源的作用得以充分發揮。
一、高職院校檔案管理存在的問題
總結而言，高職院校檔案管理存在兩個突出問題，其一是對檔案管理重要性的認識不足，其二是對檔案資源利用率低下。首先，對檔案管理重要性的認識不足，使檔案管理工作長期處于學院管理的底層位置。高職院?，F階段將主要管理精力放在教學管理中，學科建設、學術研究、學生管理等工作是學院管理的重點，對待檔案管理的態度則是需要時查閱，不需要時無人關注。陳舊管理制度下的檔案管理，也不能發揮出檔案資源的價值，在學院建設中，對檔案管理的資源投入較少，管理人才滯后、管理設備落后等因素，嚴重制約檔案管理的正常發展。其次，對檔案資源的利用率低下。現階段高職院校檔案管理中，檔案資源只是作為被查詢的資料，被動服務于高職院校建設，而檔案管理的目標，是檔案資源主動服務于高職院校建設。檔案資源的利用率低還表現在檔案資源的共享性差，區域內高職院校的檔案管理工作各自為政，導致檔案管理的重復建設，檔案資源不能共享，使得檔案資源的深層次價值不能更好地挖掘出來。
二、高職院校檔案管理規范化路徑
規范高職院校檔案管理，應從以下幾點做起：以制度為保障，以人員為基石，以技術為支撐，以服務為目的。
（一）以制度為保障
統一化、科學化的管理機制才能保證高職院校檔案管理工作的順利開展，才能實現檔案管理工作的標準化和規范化。高職院校應出臺針對檔案管理的規章制度，以此來強化檔案管理，使檔案管理真正成為高職院校管理的重要環節。高職院校檔案管理制度的出臺，要借鑒成熟院校檔案管理的先進經驗，并以自身特點作為基礎，對檔案管理中的各個環節進行規范，制定行之有效的檔案管理制度。
（二）以人員為基石
檔案管理工作的質量與工作人員的素質密切相關?，F階段檔案管理工作未受重視，檔案管理工作人員也是魚龍混雜，普遍認為檔案管理工作所需要的專業性不高，因此擔任管理的人員多不是專業出身。另外，由于對檔案管理工作的認知誤區，使檔案管理工作待遇不高，難以留住專業人才，人員流失現象嚴重。如果要把檔案管理工作提升到一個新的臺階，就必須建立一支專業性強、有責任心、綜合素質高的隊伍。在吸收專業人才的同時，也要注重現有員工的知識更新，輪番進行技能培訓，使專業的管理團隊成為檔案管理工作全面提升的動力。
（三）以技術為支撐
高職院校應積極推行檔案管理信息化系統，使檔案的收集、整理、檢索更加高效。完善高職院校辦公自動化的建設，將文獻資料進行數字化處理，豐富檔案資源拓展檔案服務范圍。在檔案管理中，不僅要對傳統的管理模式進行優化，更要結合信息技術、網絡技術、大數據技術等，以技術手段提高檔案管理效率，提高檔案資源利用率。
（四）以服務為目的
傳統的檔案管理，更注重檔案的歸檔、保存，新時期的檔案管理，其目標是檔案資源價值的深層次挖掘。檔案管理要突破傳統觀念，檔案資源不僅是記錄歷史的憑證，更要成為建設高職院校的武器。
三、結語
綜上所述，高職院校檔案管理的規劃化，要從思想認識入手，以行之有效的制度規范檔案管理的各個流程，做好高職院校檔案管理工作，提高檔案管理部門的服務質量與服務意識，立足于檔案管理工作是服務于院校建設的基本點，進一步推動檔案管理的數字化建設，為高職院校的發展做出應有的貢獻。
參考文獻：
［1］張艷．淺談高職檔案管理的創新與優化［J］．職業，2016（5）．
［2］殷志偉．如何做好高職院校檔案管理工作［J］．天津中德職業技術學院學報，2016（5）．
