前言：中文期刊網精心挑選了檔案管理的職責范文供你參考和學習，希望我們的參考范文能激發你的文章創作靈感，歡迎閱讀。
檔案管理的職責范文1
關鍵詞：綜合檔案館 質量管理 基本原則
ISO9000標準是國際化通用的質量管理體系，誕生于工業行業，在吸收各國管理經驗的基礎上，做了多番修改，形成最新的2008版《質量管理體系 要求》。標準1.2指明了其適用范圍“本標準規定的所有要求是通用的，旨在適用于各種類型、不同規模和提供不同產品的組織?！雹偃欢C合檔案館的質量問題一直被忽視，檔案工作者更多的是關注檔案這一客體的質量，對于其他各方面，如管理質量、服務質量等還未關心。作為黨和國家發展和建設的儲備力量，綜合檔案館更應該適時地引進先進理念完善自身發展，但是在引進先進理念之前，我們首先要明確的是標準所涉及的相關要素及基本原則，秉承“吸收、引進、借鑒、發展”的原則，制定適合綜合檔案館自身發展的質量管理體系。
一、綜合檔案館質量管理體系要素確定
質量管理體系的三大要素，即組織、產品、顧客。這三大基本要素是任何一個組織所具備的，但是綜合檔案館是科學文化事業單位，其在組織管理、輸出產品及服務用戶上與企業略有不同。
（一）關于組織的分析
組織是人們為實現同一目標、按照一定的形式、分工協作結合而成的集體或團體?！稒n案法》第八條已明確指出了檔案館的性質、目的、組織形式、職責?！爸醒牒涂h級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案。”②可見，綜合檔案館是具有自身服務職能及管理權限的組織，同樣存在著“輸入――轉化――輸出”的過程，接收、收集各歸檔單位形成的文件，經過一系列的整理、鑒定、保管、編目、檢索、編研、宣傳等工作，最終形成有序的、方便利用的案卷，以達到最終為其他組織和個人利用的目的，是完全符合ISO9000標準所明示的組織體系。
（二）關于產品的分析
產品是過程的結果。檔案館為用戶提供的產品并非有形的實物產品，而是為用戶提供具有憑證及參考價值的信息及服務，二者都是無形的。
“檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息?！?③從文件到檔案本身就是一組輸出的過程，檔案信息也就是這個過程的產品，檔案信息是信息的一種存在形式，檔案信息的價值是不可估量的，這取決于不同利用者對檔案信息的不同需求。
服務是檔案館為用戶提供的另一產品。檔案館所提供的服務由三個要素組成：檔案館、用戶及檔案館與用戶之間完成至少一項活動的結果。服務與服務過程都是在與用戶的接觸中發生的，不同的檔案用戶對檔案的需求是截然不同的，隨著時間的推移，檔案的價值形態及作用也在發生變化，檔案館也要及時更新服務觀念、服務方式，適應不同時期不同用戶的需求。
（三）關于顧客的分析
顧客是指享受服務的組織或者個人。檔案館的顧客就是在社會生活中需要檔案信息服務的各層次、各類型的利用者。綜合檔案館的顧客主要有以下四類：機關、企事業單位組織，查找先前的記錄，從中得到依據及參考信息，以保證各項經濟建設工作的順利進行；學術研究者，尋找古今中外可借鑒的信息以填充學術材料，以傳承歷史文化；影視、新聞工作者，借助檔案館豐富的資源制作回首往事、展現地方特色的劇作、記錄片、報道材料等；其他個體，個人利用檔案的目的很明確，就是為了解決生活中所遇到的困難，借助原始檔案以提供憑證，解決爭端及棘手事件。
二、綜合檔案館質量管理體系的基本原則
八項質量管理原則是ISO9000 標準的精華思想，是在總結質量管理實踐過程中的理念與經驗基礎上，用高度概括、精煉準確的語言所表述的、具有一般通用性質管理準則，是建立與實施ISO9000標準質量管理體系的指導思想。結合綜合檔案館質量管理體系，全面把握八項基本原則，是綜合檔案館質量管理體系必須嚴格遵循的準則。
（一）以顧客為關注點
以顧客為關注點是ISO9000標準成功運行的指導思想，也是綜合檔案館存在的動力，只 有用戶有效利用檔案，才能發揮檔案的作用，實現檔案的價值。檔案館的發展依賴于不同層次、不同類型的檔案用戶，一切工作圍繞用戶的需求展開，了解用戶眼前的及長遠的需求，明確用戶潛在的、隱含的需求，并爭取超越顧客的期望。綜合檔案館保存的大多是黨政機關形成的檔案，相對于企業檔案館、專門檔案館來說，綜合檔案館的用戶相對分散，且具有不確定性，有組織，也有個人，對檔案的需求也不盡相同。 綜合檔案館在實施本原則時， 應注意以下幾個方面：
1．運用不同方法調查、識別不同類型檔案用戶現行的及潛在的需求與期望
檔案利用群體不同，檔案所發揮的作用也是不同的，“對于各級各類機構、社會組織而言，檔案具有不可替代的資治作用；對于專家學者而言，檔案具有文化、教育作用；對于個人而言，檔案具有憑證、參考作用等等”，檔案用戶的期望主要體現為檔案的真實性、有效性、實用性。分析檔案用戶各群體的比例、查檔方式，為質量管理體系的有效運行提供依據。
2．確保檔案館的質量目標與用戶的需求和期望相一致
最高管理者在制定質量目標時要始終堅持以用戶需求為宗旨，以實現用戶滿意為最高目標，并在全館范圍內建立溝通與理解的平臺，確保用戶的利益為檔案館工作的方向。檔案用戶的需求是具有時效性的、是不斷變化的，綜合檔案館在體系運行的過程中要時刻與用戶保持聯系，了解用戶需求動態，及時更新服務方式方法，始終與用戶建立良好的合作關系。
（二）領導作用
質量管理體系運行成功的關鍵在于最高管理者及各層管理者的重視度，領導者應求真務實、以身作則，積極參與檔案工作的各個環節，確定綜合檔案館的中長期戰略目標，為確保組織的宗旨與運作方向相統一，為員工創建良好的工作氛圍。具體應做到以下幾點：
1．確立具有創新、發展、挑戰性的戰略目標
最高管理者應在全面考慮各方（包括供方、員工、利用者、社會等）的因素，為綜合檔案館制定具有本館特色、創新發展、富于挑戰性的戰略目標，并與質量方針保持一致，策劃完備的質量管理體系，根據工作的實際情況，及時調整策略，保持質量管理體系的完整性。
2．創造適合員工發展的內部環境
為員工創造適合其發展的空間，對員工在本崗位所作出的特殊貢獻給予肯定并加以褒獎，營造競爭的氛圍，鼓勵創新，激發員工潛能的發揮，調動員工主動參與的積極性，使員工在融洽的工作環境中更好地向著既定的目標努力。協調好各部門之間的合作關系，避免各部門之間權責分化、互相推諉，各崗位員工擅離職守、工作怠慢的現象發生。
3．建立具有良好道德倫理、價值共享的管理文化
尊重人才、吸引人才是綜合檔案館現階段發展的一個重要任務，樹立良好的職業道德，創建良好的人際關系網，將綜合檔案館的管理升級為館內文化，使得員工在軟文化的影響下自覺地遵守各項規章制度，按照質量管理體系文件辦公。同時還要為員工提供可利用的相關軟硬件資源，讓員工在自范圍內發揮其創造性。
（三）全員參與
檔案工作者是檔案館創新發展的源泉，是檔案工作的具體實施者。從人力管理到人力資源管理再到人本管理，體現了以人為本的核心思想。人本管理是從人性出發來分析問題，以人性為中心，按人的基本狀況來進行管理的一種普通管理模式。綜合檔案館在進行人本管理時應采取以下措施：
1．讓檔案工作者明確自身在館中的價值
樹立檔案工作者的主人翁責任感，明確其所處崗位的重要性，對本職工作的職責、權利有所了解，勇于承擔責任，面對挑戰，按照相關要求完成本崗位的工作目標，并配合好下一步的工作，正確處理、解決工作中出現的問題。
2．讓檔案工作者主動進行自我鑒定
檔案工作者的自我鑒定主要是指檔案工作者根據各崗位的目標對其所完成工作進行鑒定，肯定其對檔案工作做出的貢獻，讓檔案工作者在完成任務與目標的同時，獲得成就感，激發繼續工作的熱情與斗志，同時也是檔案工作者發現不足并予以改進的有效措施。
3．加強檔案工作者的自我修養
自我工作意識、服務意識的提高，要比強加的責任更有成效，特別是在信息技術快速發展的今天，科技進步日新月異，單憑某一領導或組織去發現新動力是遠遠不夠的，培養檔案工作者自主思考、領悟的能力，調動全員工作的積極性，才能適應不斷變化的環境。
（四）過程方法
過程方法是將輸入轉化為輸出的活動，是將相關的資源作為過程進行管理的活動。檔案工作從接收直至利用的每一個環節都可以視為一個過程，采用過程方法進行管理，可以確保每個過程都按照最終目標組織運作，達到預期的結果。
1．必須從增值的角度考慮過程方法
增值的活動可以是有形的，也可以是無形的，實現檔案工作質量管理的增值活動，是基于對每項工作環節遵循相應的準則與方法進行有效的管理，為用戶提供超過其期望的服務。采用過程的方法，降低工作中的成本、減少失誤、控制偏差、縮短工作時間、優化工作流程，確保過程間的協調運作、實現資源的高效利用，為持續改進提供動態的循環過程，進而使檔案館的整體工作處于不斷循環上升的過程，每一次的循環都是一次增值活動，為檔案用戶提供符合需求的服務。
2．將檔案管理的所有活動及相關資源視為過程進行管理
檔案質量管理工作由用戶需求分析、立卷歸檔、收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、提供利用、過程監控、反饋、持續改進十二個環節組成，每一個環節都視為一個過程，每一個過程的輸出都是下一個過程的輸入，也可以是多個過程的輸入，將這十二個環節視為一個整體的環節，不斷循環，以達到預期的目標。檔案工作的十二個過程體現了質量管理的四大基本要素，以顧客的要求為輸入，顧客滿意度為輸出，同時也要將各種資源納入到過程控制中，包括人員、方法、設施、環境等。
（五）管理的系統方法
質量管理體系是由相互關聯的過程鏈形成的過程網體系，綜合檔案館本身就是一個龐大的系統，各個部門都是它的子系統，各個科室又是下一層次的子系統，直至每一位館員也是系統構成的一個部分，各系統之間相互制約、相互影響。利用系統的方法實施管理，以提高檔案館工作的整體效率。
1．確定分析系統內各個過程的運行狀態
系統是由相互作用和相互依賴的若干組成部分結合成具有特定功能的有機整體，過程可以說是系統的基礎，每一個過程的運行狀態都對整體的系統運作產生一定的影響，這種影響可以是積極的，也可以是消極的。在系統運行過程中，確保每個過程都處于良性運行狀態，為綜合檔案館的發展產生積極的影響，是綜合檔案館系統功能發揮的前提和保證。
2．識別與控制各過程之間的“接口”
檔案工作的每一個過程都不是獨立存在的，檔案工作質量的形成依靠每個過程的有效實施，每一個過程都有各自要實現的目標，且這些目標都是以滿足用戶為宗旨的。過程與過程之間的對接是保證系統運行的重要節點，控制、協調檔案質量管理各過程的運行，使之有效的運行，減少制約，加強合作，實現綜合檔案館質量管理的終極目標。
（六）持續改進
持續改進是綜合檔案館發展的永恒不變的目標。社會環境的不斷變化、用戶需求的更新與提高是持續改進的內在動力，持續改進的核心是提高綜合檔案館質量管理的有效性和效率，提升綜合檔案館的競爭力、迎接外界挑戰。
1．將持續改進作為一種制度加以強化
持續改進不是一蹴而就的，是一項長期的工作，測量、分析、改進不斷循環的過程。培養檔案工作者持續改進意識，對檔案工作者進行持續改進方法的培訓，將持續改進納入到日常工作中，不斷深化理解，提高檔案工作質量。每一次循環改進都有一個設定的目標，滿足檔案用戶的需求，每一次改進都向著更好的方向發展，始終堅持不懈地貫徹持續改進，使綜合檔案館處于不斷發展和完善的進程中，提高檔案館的應變能力，提升檔案工作者的整體意識。
2．將各類評價結果納入到持續改進的范圍
持續改進是每個過程、每個系統都需不斷堅持的，因此，每一個過程的測評、每一個階段性的測評都是持續改進的動力?；跈n案館總體的質量方針與質量目標，通過對內部審核、用戶滿意度測量、第三方審核結論等相關數據進行客觀的分析與評定，并將測評的結果納入到持續改進的范圍內，這些結論是反映質量管理體系運行狀況的直觀結論，是持續改進工作最準確的數據支撐。
（七）基于事實的決策方法
有效的決策建立在數據和信息分析的基礎上。決策貫穿于綜合檔案館質量管理體系的始終，依靠決策才能持續改進每個過程的業績?？梢哉f，沒有客觀的、基于事實的決策，質量管理體系很難取得有效的管理，最終的目標也難以實現。
1．確保信息、數據來源可靠
在信息收集、整理的過程中，要保證相關信息、數據來源、獲悉渠道、接收方式準確無誤。決策是以所采集的信息、數據為依據的，弄虛作假的信息、數據將會阻礙系統的正常運行，因此，務必要保證所采集的信息、數據源于基層工作及真實的工作記錄。
2．確保分析方法正確
對采集到的信息進行科學的統計技術分析，確保其分析結果的精確性，為改進提供憑證?？茖W的統計技術可以通過測量、分析、調查、取證等方法對相關信息、數據進行處理，尋找需改進的方面，防止決策失誤。
3．基于事實的分析
基于事實的分析，要求避免主觀的直覺判斷與經驗判讀?？陀^的證據是支持綜合檔案館質量管理體系運行的真實性數據，完全依靠經驗或直覺得來的數據往往帶有濃郁的主觀色彩，比較片面，難以準確地說明體系在運行過程中所出現的不利因素，不利于體系的檢驗與改進。
（八）與供方的互利關系
綜合檔案館最關鍵的供方是同級黨政機關，是案卷的來源，也是資金的來源，與其他組織不同的是綜合檔案館與其供方是隸屬關系，二者雖然有互利的關系，卻存在著領導與被領導的關系。其次是相關設備的投入方。在綜合檔案館在與關鍵供方建立互利關系時要處理好以下關系：
1．權衡眼前利益與長遠利益
立檔單位形成的案卷是檔案質量的關鍵，綜合檔案館不能脫離各級政府而存在，同時，黨政機關也是為人民服務的部門，其服務理念同樣是滿足用戶需求，這與綜合檔案館的質量管理目標是一脈相承的。文書部門與檔案部門相互扶持，案卷質量的不高將嚴重阻礙綜合檔案館質量目標的實現，因此，在收集案卷的過程中，正確處理與同級政府之間的關系，深入指導立檔單位進行規范化的立卷歸檔工作，建立長期的互利共贏的工作機制。
2．與供方建立合作基礎上的互利
與供方部門所要建立的互利關系，首先是合作，只要有效的分工協作，才能保證互利。建立有效的溝通渠道，進行透明地、開放式地交流，與同級黨政機關共同理解用戶的需求與期望，肯定黨政機關在管理與控制過程中做出的貢獻，共享成果，增強雙方共同創造價值的能力，密切合作，實現成本最優化，共同取得檔案用戶的滿意。同時關注同級黨政機關的狀況，為其便民服務提供幫助，增強黨政機關提供高質量案卷的積極性，以達到互利的效果。
綜上所述，綜合檔案館具備建立與實施ISO9000標準所描述的三大基本要素，ISO9000標準適用于綜合檔案館。同時有效運用八項質量管理原則，以用戶為關注點、加強領導在組織中的作用、倡導全員參與、采用過程方法與系統方法、以事實為決策方法，堅持持續改進，是建立“公平、公開、公正、透明”的檔案館服務模式的最佳途徑。
注釋：
*本文為黑龍江大學學生學術科技創新項目(項目編號：20110282)階段性研究成果之一.
①GB/T19001-2008/ISO9001:2008質量管理體系要求[S].北京:中國國家標準化管理委員會,2008:1.2條款.
②中華人民共和國檔案法.北京:中華人民共和國主席令（第七十一號）,1996:第八條.
檔案管理的職責范文2
一、提高檔案管理人員的專業素質
首先，檔案管理人員的專業素質對于提升檔案管理水平的高低有著至關重要的影響，如果醫療保險檔案管理人員的專業素質過低，那么就無法提高檔案管理的效率與成效。故此，要提升醫療保險檔案管理水平的第一個途徑就是提高檔案管理人員的專業素質，其途徑有兩個。一是提高對于檔案管理人員的招聘要求，在招聘時，可以注明檔案管理專業的人員有限，其次有檔案管理工作經驗的人員優先，從招聘入手，可以有效地確保高水平的醫療保險檔案管理。二是加強對在職的管理人員的專業培訓，不管在職人員是否科班出身或者是有檔案管理的經歷，在入職之前，都要對其進行關于檔案管理內容的入職培訓，除了要有入職培訓外，還應該有定時的培訓，如果在職人員每個月都要開展相應的培訓，可以組織專業的檔案管理人員來開展講座，讓專業人員針對近一個月員工在檔案管理上存在的問題進行解惑。故此，要提高醫療保險檔案管理水平，首先就要提高檔案管理人員的專業素質。
二、確保檔案管理的基礎設施，提高管理效率
“巧婦難為無米之炊”，所以要提升醫療保險檔案的管理水平，那么就要為檔案管理人員提供相應的基礎設備，例如打印機、電腦、檔案柜等等基礎設施。因為檔案管理人員要借助電腦來實現信息的共享以及保存，所以在醫療保險檔案管理過程中，電腦是必備品。除此之外，要進行檔案保存，也需要打印檔案資料等等，所以打印機也是必需品，還有為了使得檔案的保管更加地整齊有序，檔案資料柜也是必須的。故此，要提高醫療保險檔案的管理水平，其次也要滿足所有的檔案管理的基礎設施，這樣更好地提高管理人員的工作效率。
三、實現檔案管理的信息化，提高管理效率
隨著信息技術的發展，信息技術在我們的生活和工作當中的應用也是越來越廣泛的，所以提高醫療保險檔案管理水平的途徑之一就是實現檔案管理的信息化，提高管理效率。首先，實現檔案管理的信息化，可以更好地實現信息的共享，從而使得檔案管理人員更好地獲得相關的信息，如果某人要進行檔案轉移，那么檔案管理人員就可以通過網絡來實現檔案轉移，然后再進行紙質版的檔案管理。通過網絡來實現檔案轉移，可以有效地確保檔案的完整性，因為紙質檔案在移動的過程中可能會出現缺漏，從而使得檔案資料缺失。其次，實現醫療保險檔案的信息化管理，是對檔案的共享，因為醫療檔案不僅僅是某個制定單位要用到的資源，更是多個單位在工作過程中需要用到的資料，如果能夠實現檔案管理的信息化，那么各個單位就可以通過網絡來實現檔案信息的共享，從而更好地提高檔案管理人員的工作效率。故此在醫療保險檔案管理過程中，應該實現檔案的信息化管理，提高管理效率。
四、完善職責內容，提高工作效率
檔案管理并不是一項輕松的工作，因為醫療保險的檔案是非常多，所以醫療保險檔案管理人員就要做好相應的分工合作，明確每個職位的工作職責。例如在醫療保險檔案管理中一共設置有五個職位，那么就要用書面的語言來對該五個職位的工作職責進行描述，然后管理人員在工作的過程中才能更加地清楚自己的工作職責，從而更好地完成自身的工作。而且完善職責內容，可以確保檔案管理工作出現管理漏洞，從而導致管理效率低下。故此，在醫療保險的檔案管理中，要提高管理水平，相關的負責人就要做好職責分工的工作，這樣才能更好地確保檔案管理工作的全面性。
五、做好資料的收集以及整理工作
檔案管理的職責范文3
一、健全檔案管理的制度和組織架構
系統建立在制度的基礎上，檔案管理有很強的制度要求。2011年，人大修訂的《檔案法》對檔案管理有明確的要求。財務檔案管理是比較特殊的一種，《會計法》規定：“各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案，妥善保管?！必斦康臋n案局也制定了會計檔案管理辦法，對各類財務憑證保管期限都有具體的相關規定。因此，企業制定檔案管理制度至少要明確部門職責、流程、保管期限、銷毀、監控、懲罰等內容。
檔案管理組織架構是系統管理的重要內容。一般來講，具體單位都設有檔案管理機構，有的單位綜合辦公室是檔案管理的職能部門，但也有企業技術部門是檔案管理的職能部門，主要是技術部門的檔案文件較多。檔案管理綜合部門的職責主要有負責安排和協調檔案部門工作，配備與任務相適應的專職檔案人員。同時，有檔案儲存的各有關部門及企業分廠設相應的兼職檔案員，業務受檔案部門指導，按時完成檔案部門所交辦的有關檔案工作。
二、完善檔案管理部門的工作內容和責任
做好檔案管理的系統性工作，要明確相關部門的工作內容和責任。企業檔案工作堅持實行集中統一管理的原則。承擔負責檔案管理的職能部門要負責本單位及所屬各單位文件材料歸檔工作的指導、監督和檢查。企業要設置檔案室，檔案室的專職檔案人員負責企業檔案材料的收集、整理、歸檔、立卷工作。財務會計類檔案的管理有其獨特的地方，會計類檔案按會計檔案的歸檔范圍進行歸檔，財務部門負責整理，立卷裝訂成冊，在年度終了后，一般由財務部保管一年后，再編造清冊，歸集到專門的檔案室。財務檔案、資料的貯存基地和利用必須嚴格執行國家有關檔案工作的法規、法令和政策，維護檔案的完整與安全。
對于檔案管理人員來講，職責和責任很重要，檔案工作是企業管理基礎工作的重要組成部分，是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項重要工作。搞好檔案工作是檔案人員的首要任務，應列入檔案工作的職責范圍，并有相應的經濟責任制作保證。同時要不斷提高檔案人員的素質，積極開展業務培訓。
三、完善檔案歸集的流程
檔案管理的流程非常重要，首先要確定哪些是檔案?w集的范圍，就是說什么樣的文件材料才可以作為檔案歸集。一般說來有本企業財務憑證、報表、其他財務相關資料；本企業內部形成的文件材料有利用或保存價值的；本企業引進項目、外購設備等帶來的文件材料；本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件材料并有保存和使用價值的；本企業執行、辦理的外來文件材料并有保存和使用價值的等。檔案歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。分類是可以設置二級分類科目，二級科目可以按時間進行分類。
對于檔案歸檔時間，不同企業有不同的要求，主要根據檔案的時效性來確定歸檔時間，比如科研技改和課題類的資料可以完成1～2月后歸集；文書類、管理性的文件可以在第二年進行歸檔；財務類的檔案一般在下一年再進行歸檔；有些工藝變更、新品鑒定等時間性很強的資料可以隨時歸檔；基建項目文件材料一般在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。檔案歸檔手續一般要簡潔并且完備，一般來講，歸檔資料的收集工作由單位內部各部門的兼職檔案員負責。凡屬應歸檔的各類文件材料，材料必須完整、正確、統一。
財務類的資料比較特殊，做好財務檔案管理工作必須對財務檔案做合理的分類，從財務角度來講，可以分為會計憑證、賬簿、報表報告、其他資料等。檔案部門接收保管的會計類檔案，原則上應保持原卷冊的封裝，如果發現需要重新裝訂時，一般應當會同財務部和經辦人共同拆封整理，以分清責任。
四、細化檔案的使用、復制及銷毀管理
資料歸集后，調取和使用是經常發生的事情，特別是經常要復制一些圖紙和復制財務數據和資料，這種情況下，應由申請部門填寫申請單，經有關部門負責人審核后方能復制，需出檔案庫房復制的文件應由責任檔案管理員負責監督復制。
檔案保管期限的確定和銷毀環節也很重要。原則上講，對企業有長遠利用價值的檔案應永久保存，對企業在一定時期內有利用價值的檔案，分別為長期或短期保存。一般管理類、科技類、人事類、特殊載體類檔案保管期限定為永久、定期兩種，定期實行標時制，可分3年、5年、10年、20年等期限。各種會計檔案的保存期限，分為永久和定期保管，按國家規定定期保管可分為3年、5年、10年、15年、25年五種，各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
檔案的銷毀要有專門的流程，必要時要成立鑒定小組，對保管期限已滿，并確定無保存價值的檔案，經過鑒定小組鑒定寫出鑒定報告，由公司負責人批準后，即可銷毀。
確定銷毀的檔案，要編制銷毀清單，在檔案目錄上注明注銷并報送檔案部門備案。銷毀工作由檔案管理人員執行，銷毀時應指定專人（一般兩人以上）銷毀和監督，以防發生意外。會計檔案的銷毀按會計檔案管理制度執行。
其他方面，企業要對檔案要經常檢查、清理，并做好統計工作，確保檔案完整、齊全。檔案保管房間要保持整潔、通風，積極做好“八防”工作：防火、防盜、防塵、防光、防高溫、防潮、防有害生物和防污染等。下班前要切斷電源，關好門窗，確保檔案管理房間的安全。
檔案管理的職責范文4
[關鍵詞]檔案管理；機遇；挑戰
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.106
[中圖分類號]G275.9；D630 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-02
隨著科技的發展，現代化的程度也在逐步加深。事業單位的人事檔案管理，也逐漸擺脫了人工檢索的方式，許多現代化硬件的采用給事業單位帶來了新的機遇，但同時也帶給事業單位的人事檔案管理帶來了許多挑戰。
1 事業單位人事檔案管理現狀
現如今，計算機設備在我國各事業單位人事管理的部門已經普及，人事檔案的管理模式都是人工輔助計算機的管理模式。在信息化人事檔案的基礎上，其大多數都開始了檔案信息開放，使檔案的使用者不再限制于檔案的管理人員，所有的員工都可以在其需要的時候進行檔案查詢，例如員工的職稱評定、職位的調整以及相關福利的分配等都需要進行檔案查詢。檔案信息的開放，可以使單位員工更加便捷地獲取到想要的信息。但是，信息檔案的利用始終不夠充分，人數上還是相對較少。由于部分管理人員的年齡過大，對計算機的使用存在一些問題，導致許多信息化設備并沒用實現其在人事檔案管理上的作用，使大多數設備形同虛設，只是單純地為滿足上級要求而建立。且有的人事單位將設備也建立在人工輔助的基礎上，不能完全實現信息化的人事檔案管理。檔案軟件不能做到及時的更新與完善，因此，內部很多檔案都存在信息殘缺的問題。
2 事業單位人事檔案面臨的機遇
2.1 信息技術的發展為人事檔案的管理帶來了技術支持
信息技術的使用不僅改變了檔案資料的形式，同時也促進了檔案管理模式的創新。信息化網絡管理與人事檔案管理的融合，使數據系統可以對人事檔案進行自動化處理，從而在很大程度上減輕了人事檔案管理人員的工作負擔，也使檔案的收錄、保存、調取更加方便、快捷。
2.2 人事檔案的紙質載體得到了有效的保護
人事檔案的紙質載體，作為最原始的檔案信息資料，具有很強的客觀性，但由于單位或者個人的需求，需要經常進行翻閱。而經常進行翻閱，會對紙質的資料造成損壞。在信息化技術出現后，人們可以通過網絡進行資料的查詢和下載，不僅減少了工作人員對紙質檔案的翻閱、查詢工作，還使紙質檔案得到了有效的保護，在查詢的過程中不僅提高了查詢效率和工作效率，還在極大程度上減輕了檔案管理者的工作負擔。
2.3 檔案管理的發展使人事檔案管理人員的職業技能提升
隨著科技在檔案管理中的應用，許多人事單位更加注重了檔案管理工作者的職業技能。在新設備的影響下，大量的年輕的檔案管理人才被應聘上崗，為事業單位人事檔案管理注入了新鮮“血液”。從事檔案管理的人員也積極主動地提升了自身的職業技能，以求發展。大量先進的檔案管理辦法也隨之出現，人事檔案的管理質量得到了迅速提升。
2.4 事業單位的改革給人事檔案管理帶來了機遇
事業單位用人制度的改革，把傳統用人的終身制度改為聘用合同制，改變了檔案隨著人走的被動局面。人事檔案教導人才服務機構進行專業的、統一的管理，這在極大程度上降低了人事檔案管理工作的強度，使檔案的管理機制更加清晰。在創建檔案的過程中，不再注重歷史性的梳理，而更加注重了工作者的工作狀態。在這種工作下，使檔案的細節更加清晰，增添了檔案的服務性質，同時也提升了檔案的服務價值。
2.5 人事檔案的應用價值得到了提高
人事檔案的信息化管理，可以使人事檔案的信息資源達到共享。在過去的檔案管理方式上，人們多注重信息的存儲與整理，很難達到信息化的資源共享，同時也限制了事業單位人事資源的整體把控，很難使事業單位對人力資源進行合理地優化配置和使用。但是隨著信息化時代的到來，打破了傳統的管理理念，把人事檔案管理與信息化技術進行了有機的結合，從而達到了資源上的共享，使人事檔案管理更具系統化。由此，豐富和拓展了人事檔案的服務領域，實現了對人力資源檔案的合理運用，實現了人事檔案所存在的價值。
3 人事檔案管理面臨的挑戰及應對策略
3.1 信息技術的發展給事業單位人事檔案管理帶來的挑戰
信息技術在檔案管理中的應用，對事業單位人事檔案的管理技g也提出了更高的要求。其不僅要加強管理者管理軟件的開發與利用、自身的計算機水平，同時還要求管理者對網絡安全技術進行掌控。當今科技的發展迅速，對工作者的技術要求也不斷更新，在學習技術的同時，也要求管理者要制定出相應的管理規范以及檔案使用的制度，防止檔案信息的破壞和盜取。
為加強檔案的管理，相關人員應注重對事業單位人事檔案管理人員的培訓。首先，在事業單位人事檔案管理人員的選擇上，應充分注重應聘者的職業技能，在員工上崗之前應進行專業的相關技能培訓，培訓合格后才可上崗；在職的崗上員工，要定期進行系統的維護和升級，以確保系統的安全性，并定期進行崗上員工的技術培訓，不斷加強管理人員的基本技能，從而跟上時代的發展。其次，在提升網絡技能的同時，還要加強相關制度以及法律法規的完善。應建立完善的資料查詢制度，對單位人員進行基本的培訓，并規定單位內員工通過自己的員工號和密碼進行網絡人事檔案的查詢與下載，同時完善相關的法律制度，使事業單位人事檔案管理有完善的法律保護，極大程度地確保檔案的安全以及員工的工作效率。
3.2 傳統人事檔案管理理念受到了挑戰
人事檔案的管理工作是對個人檔案的收集、管理，同時還有對個人工作的分析等實際情況的錄入。這使人事檔案管理的工作職能成為針對工作人員救治信息的錄入，成為事業單位對工作者職業考核的標準，這種管理理念使事業單位人事管理工作的定位產生了重大偏離，并成為人事檔案管理工作進行的重大阻礙。
事業單位檔案管理部門要對自身的工作職能做出正確的定位，轉變自身的檔案管理理念，明確人事檔案管理的正確目的和方向，對以往的工作進行簡單的總結與反思，并加快工作細節與工作態度的轉變。
3.3 事業單位人事檔案管理的服務職能受到挑戰
事業單位人事管理把終身制改為合同制，雖然對人事檔案管理工作的發展有著一定的推動作用，但也給人事檔案管理的服務職能帶來了巨大挑戰。怎樣做好人事檔案對事業單位以及工作者的服務，已成為檔案管理者共同關注的問題。
首先，相關領導要確定管理者的崗位及崗位職責，使各個環節做到專人專用，讓任何一個環節的員工，都能為自己所在環節進行問題的解決以及快速完成其所在崗位的工作任務，做到崗位的專人專用，實現崗位人員的專業化。這不僅可以有效地提高人事檔案管理人員的專業化水平，同時，也可以使工作效率得到有效的提高。其次，規定崗位的所在職責及服務職責，做到職責個人化，在管理的過程中，各個崗位的員工不僅要明確自身的崗位職責，做好自身的本職工作，更要明確自身的服務功能。明確崗位的職責使人事檔案能夠及時進行錄入，對存在的問題能及時得到改正。通過崗位職責的定制，可以有效地避免遇到問題時員工互相推卸責任的現象，使問題得到快速有效的解決。檔案管理人員要對單位同事進行簡單的檔案指導，使其能夠積極主動地配合檔案管理的基本工作，并可以應用個人的檔案系統。這樣不僅可以提高對人事檔案的應用度，同時也給人事檔案管理帶來了便利。
4 結 語
現代化技術的應用，給我國事業單位人事檔案的管理帶來了機遇，顯著提高了檔案管理的工作效率，但在帶來機遇的同時，檔案管理人員也應提高自身的技術水平和自身的綜合能力，做好其給人事檔案管理帶來挑戰的應對工作，使事業單位人事檔案管理工作更加規范、科學，使人事檔案工作能有進一步的發展。
主要參考文獻
[1]馮向陽.事業單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰[J].檔案管理，2014（3）.
[2]陳奎武.事業單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰[J].辦公室業務，2014（23）.
[3]任曉潔.當前事業單位人事檔案管理面臨的機遇、挑戰及對策[J].蘭臺內外，2016（4）.
檔案管理的職責范文5
關鍵詞：建設項目；檔案管理；管理模式；合同化
近年來，隨著建設領域的市場化和投資主體的多元化發展，項目管理變得急功近利，建設領域的“三重三輕”現象日益凸現，即重項目投資、進度和質量管理輕項目檔案管理；重檔案驗收前突擊整理輕項目建設中對檔案的過程管理；重項目檔案的齊全完整輕對項目檔案進行規范化整理。上述現象導致項目檔案管理中通常采取的“源頭控制”、“全過程管理”等措施因缺乏約束力而收效甚微。因此，亟須創新建設項目檔案管理模式，提升檔案部門“話語權”，加大對項目檔案管控力度，補上建設項目檔案管理的“短板”。筆者經過多年的建設項目檔案管理實踐和探索，認為建設項目檔案合同化管理模式有利于實現項目檔案的科學、有效管理，下面，從三個方面進行分析探討。
1 建設項目檔案合同化管理模式的可行性分析
建設項目檔案合同化管理模式即在合同條款中明確項目檔案的質量要求、管理職責、違約責任，通過履行合同條款實現項目檔案規范化管理的工作機制。筆者認為，合同化管理模式具有可行性和可操作性，原因如下：
1.1 從法定依據分析?！秶抑卮蠼ㄔO項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）第4.2款明確規定“在簽訂項目設計、施工、監理合同、協議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任”。[1]另外，由于合同是聯系業主和參建單位的橋梁和紐帶，項目實施的過程也是合同履行的過程，項目檔案管理作為項目管理工作的重要組成部分，理應通過合同的訂立和履行來實現。因此，通過強化合同管理來實現項目檔案的規范化管理具有法定依據。[2]
1.2 從業務需求分析。項目檔案作為項目建設的歷史見證，業主和參建單位都期望進行規范化管理，便于日后查考利用。但由于一些參建人員的專業技能不能滿足項目檔案科學管理的需要，需要建設單位檔案部門的業務指導和培訓。而建設單位檔案部門由于工作千頭萬緒，不可能在項目檔案管理中事必躬親，需要參建單位擔負起項目檔案的收集、整理和歸檔責任，雙方互補性強，容易對合同中的檔案管理條款達成共識。
1.3 從預期效果分析。建設項目的合同涵蓋設計、施工、監理、采購、環保、地質勘測等種類，涉及所有參建單位，覆蓋所有建設環節，項目建設過程中產生的每一份檔案資料均可以通過合同條款的履行實現無縫管理。不會導致無主檔案或責任缺失的情況發生，有利于項目檔案的齊全、完整和有效管理。同時，因合同具有法律約束力，可以有效規避傳統管理模式缺乏管控手段的弊端，預期效果明顯。
2 建設項目檔案合同化管理模式的基本框架
2.1 規范招標文件，為建設項目檔案合同化管理打好基礎。在傳統管理模式下，因多數招標文件很少涉及檔案管理的具體內容，導致在合同中增加檔案管理條款時，遭到合同乙方的抵制。為此，經與相關部門充分溝通和協調，在項目招標書中增加了檔案管理的具體要求，投標方需對檔案管理條款進行點對點應答，作為中標單位簽訂合同的依據，避免了在合同簽訂和履行中出現推諉“扯皮”現象，為項目檔案合同化管理提供了依據，奠定了基礎。
2.2 固化參建單位職責，為建設項目檔案合同化管理提供法律保障。合同作為固化簽約方權利義務關系的載體，合同約定的內容直接影響項目檔案管理的效果，因此，合同內容既要全面，又要突出重點，既要措施有力，又要具有可操作性，既要權責明晰，又要賞罰分明，大體包括以下三個方面：
2.2.1 質量要求。為確保項目檔案的完整、準確、系統和安全，合同條款應對項目檔案的形成、積累、整理、驗收、歸檔工作提出具體的質量要求：①項目檔案載體及字跡材料要求；②項目檔案的歸檔范圍；③項目檔案的整理規范；④項目檔案的驗收內容及評分細則；⑤項目檔案的歸檔要求。
2.2.2 管理職責。合同條款在確定參建單位的管理職責時，應總分結合，職責明晰，形成橫向到底、縱向到邊的項目檔案管理網絡，便于參建單位各司其職，各負其責，共同做好項目檔案管理工作。由于監理單位負責對項目進行投資、進度和質量控制，在監理合同中明確并落實監理單位在項目檔案工作中的監管職責，是實現對文件材料實時監控和全過程管理的關鍵所在。[3]具體來講，建設單位負責前期依據性文件及竣工驗收后形成的各類文件的收集和整理，勘察設計單位負責勘察設計文件的收集整理，施工單位負責竣工技術文件的收集和整理，供貨單位負責設備隨機資料、安裝調試、軟件研發、功能測試等文件的收集和整理，監理單位除負責監理文件的收集整理外，負責匯總各單位移交的歸檔文件，并編制移交清冊。
2.2.3 違約責任。為提高參建單位對項目檔案的重視程度，合同應設立檔案質量保證金條款。根據投資規模，保證金的比例一般占合同額的0.5%～3%，如果驗收時檔案綜合評定分數在90分以上（含90分），竣工驗收后一個月內全額退還檔案質保金；如果檔案評定分數在60分～90分之間（含60分），則扣除檔案質量保證金的30%并要求限期整改；若檔案評定分數在60分以下，則沒收全部檔案質保金，將其中一部分作為聘請專業檔案服務機構進行整理的經費。
2.3 強化項目法人管理義務，為建設項目檔案合同化管理提供組織保障。建設單位作為項目建設的法人代表，是項目檔案管理工作的組織核心，對整個項目檔案工作負有組織、協調和指導的總體責任。除做好本身的檔案收集、整理工作外，還要對勘察、設計、施工、監理、環保、供貨等單位進行監督、指導、培訓、檢查等，合同條款應明確項目法人的權利義務：
①審閱監理周報，建設單位檔案部門應通過監理周報對檔案管理工作進行動態監控，發現問題及時糾正。②編制項目檔案管理手冊，將有關項目檔案管理制度和業務規范編制成冊，通過多種形式對相關人員進行檔案業務培訓，提高項目專兼職檔案人員業務技能。③邀請行業主管機關檔案部門或檔案行政管理機關對項目檔案的管理情況進行檢查指導，加強過程管控，消除隱患，防患于未然。④組織項目檔案竣工驗收。根據合同條款中檔案驗收評分細則，對項目檔案的組織管理情況、齊全完整性、數據的準確性、編目整理情況、安全保管情況逐項打分，確定檔案驗收等級。
2.4 嚴格落實質量保證金支付會簽制度，為建設項目檔案合同化管理提供管控手段。為增強檔案質量保證金的管控效果，筆者所在單位采取了質保金支付會簽制度，即向參建單位支付檔案質量保證金，應履行項目主管部門、財務部門、檔案部門三方會簽制度，只有三方全部簽字同意，方可進行款項支付。[4]檔案質量保證金是項目檔案管理實踐中摸索的行之有效的方法，對提高參建單位對檔案工作的重視程度，提高參建人員的檔案意識，提升檔案部門在項目建設中的話語權，提升項目檔案管理水平具有重要意義。
3 項目檔案合同化管理應注意的幾個問題
為讓合同化管理模式切實取得成效，真正體現出傳統管理模式不具有的法律約束力、經濟管控力等優勢，在實施過程中應處理好以下幾個問題：
3.1 加強溝通協調。建設項目檔案合同化管理模式的順利實施，需要同很多部門進行充分的溝通和協調，在取得理解和支持的基礎上，積極促進建設流程的再造，例如：在項目招標書的編制中增加檔案部門會審職責，在合同簽訂中增加檔案部門會簽環節，在竣工驗收中強化檔案部門的組織管理職責，在檔案質保金支付中賦予檔案部門“一票否決權”，提高檔案部門在項目管理中的話語權，以增強管控手段的有效性。
3.2 完善配套制度。單純采用合同控制建設工程檔案質量，容易產生抵觸情緒，必須建立和完善一系列檔案管理制度、項目檔案業務規范，[5]在項目檔案的形成、收集、積累、整理、驗收、移交歸檔等工作中做到有據可依，減少管理的隨意性，增加管理的合法性，做到規范、有序，為合同化管理順利實施保駕護航。
3.3 量化考核指標。在項目檔案合同化管理中應改變“做多做少一個樣，做好做壞一個樣”的“大鍋飯”考評機制，完善正向激勵措施，量化考核指標。例如：將項目檔案驗收結果作為建設單位檔案部門年度績效考核的加（減）分項目，90分以上增加1分，60分以下扣除1分，有利于相關人員盡職盡責做好項目檔案管理工作。
3.4 推行項目檔案管理后評價。建設單位檔案部門應積極推行項目檔案管理后評價制度，在竣工驗收后審視各個工作環節和做法的利弊得失，汲取經驗教訓，進一步改進工作方法，優化工作流程，完善作業模式，確保建設項目檔案管理機制的運行活力。同時，將項目檔案管理后評價同合同爭議解決結合起來，在實踐中摸索管控分歧和解決爭議的有效途徑和方法，并逐步優化、完善合同條款，促使項目檔案合同化管理模式日臻完善。
結論：實踐證明，建設項目檔案合同化管理模式有利于提升檔案部門在項目檔案管理中的話語權，通過合同管理強化項目檔案管理，目標明確、措施具體、管控有力，為項目檔案的科學、有效管理提供一種新的思路和模式。
參考文獻：
[1]DA/T28-2002，國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范[S].
[2]劉海波.合同管理強化建設項目檔案管理的做法[J].中國檔案，2010（9）：50～51.
[3]裴嵐.淺議企業重大工程建設項目檔案管理[J].云南檔案，2008（3）：25～26.
[4]李金峰.項目文檔管理納入合同管理的思考與實踐[J].檔案時空，2012（8）：25～26.
檔案管理的職責范文6
1.轉變管理人員的觀念
在高校中，傳統的干部人事管理是封閉式的，在管理過程中，給人留有一種神秘感，這種傳統的管理理念，存在很所弊端，例如：一些有才華的年輕人，在傳統的人事管理觀念中，不能輕易的改變自身職業，并且因為這些人父輩的原因，無法選擇自己的職業，其子孫后代都要受到傳統職業觀念的影響而無法自由選擇工作。而新制度的人事檔案管理，是利用建立人才市場對人才的才能加以重視，轉變了傳統的管理觀念，新制度下人才的檔案，不再是決定其一生或子孫后代職業的工具，而是工作單位用來參考的資料，所以，新制度下的人事檔案管理，在改革之后，有著重要的意義。
2.能夠滿足現代化發展的需求
在高校干部人事檔案管理改革過程中，相關人員會利用各種先進技術去處理人事檔案管理工作，摒棄傳統的手工記錄方法，而這種改革，能夠滿足現代社會對人才資料的迫切渴望，傳統的人事檔案管理方法并不能有效地對人才信息進行處理，所以，現代化人事檔案管理工作能夠更好地滿足現代化發展的需求。
二、高校干部人事檔案管理工作中存在的問題
1.缺乏完善的管理制度
目前，一些高校在干部人事檔案管理工作中，存在很多不足之處，其中，管理制度不完善是主要問題，具體表現在以下幾點：第一，缺乏監督機制。目前，一些高校在干部人事檔案管理方面，雖然對其進行的嚴格的保密，但是在一定程度上，還會存在資料泄漏問題，在遞交資料、檢查內容等階段，都沒有建立監督機制，使得檔案在輸送過程中，不能更好的做遞交出來，材料在一些重要階段中堆積，一些工作人員不對自身工作負責，甚至出現檔案丟失等嚴重后果。第二，缺乏現今的管理手段。近年來，一些高校在干部人事檔案管理方面，存在管理手段落后的問題，甚至還在應用傳統的手工管理方法，一些高校為了節省管理成本，不引進先進的網絡信息化技術，人事檔案在記錄過程，無法保證信息的準確性，對高校人事檔案管理工作造成不良影響[1]。
2.人事檔案管理工作人員素質問題
目前，一些高校在干部人事檔案管理過程中，管理工作人員的素質還存在不足之處，具體問題表現為以下幾點：第一，落后的身份觀念。部分人事檔案管理人員在工作過程中，帶著有色眼光進行工作，對家境優越的人才檔案仔細處理，對一般家庭的人才檔案處理不認真，很容易造部分人事檔案不健全的后果，對高校人事檔案管理工作以及社會風氣造成不良影響[2]。第二，缺乏檔案管理的意識。部分高校在干部人事檔案管理工作中，不重視管理人員的專業素質，在引進管理工作人員的過程中，對其沒有嚴格的要求，同時，一些人對人事檔案管理的認識不全面，不能按照規定的時間將自己的檔案交付到相關部門。這樣，就會使人事檔案管理工作不能有效執行，經常會有工作人員違反相關規定，甚至為接下來的工作造成不良影響[3]。第三，缺乏崗位競爭意識。在高校人事檔案管理工作中，很多工作人員都認為自身的工作很穩定，在工作過程中，不愿意與其他工作人員競爭，尤其是一些工作時間較長的工作人員，在工作崗位上，不能盡職盡責，無法積極執行自身工作，也不能有效提升自身工作效率，使高校人事檔案管理工作無法得到更好的改革，在發展過程中舉步不前，對國家的發展產生不良影響[4]。
三、新制度下人事檔案管理與發展
1.服務環境的優化
相關人員要想對高校的人事檔案管理的管理效能，就要對服務環境進行優化。首先，要對人事檔案管理工作的職責進行科學的完善，使檔案管理者能夠提升政治與業務的水平，與此同時，相關人員還要對管理人員的專業素質進行嚴格要求，使其可以熱愛自身的崗位。其次，在聘請管理人員之前，對管理人員的專業素質與管理水平施加嚴格要求，保證其專業素質符合相關標準。最后，要求工作人員將自身所管理的檔案進行嚴格的劃分，收集相關資料，對資料加以研究，對人事檔案進行鑒別，然后將檔案歸入存檔中。最后要保護人事檔案，在每一個工作環節中，都要仔細認真，保證可以將服務環境優化，更好的為人們提供人事檔案管理的服務效能[5]。
2.檔案的收集與整理
在高校人事檔案管理工作中，收集與整理工作是極為重要的，相關人員要對自己的工作加以重視，保證能夠更好地執行工作。首先，要將當年新檔案進行全面的收集與整理，例如：干部的任免、職稱的晉升、年終的考核、入黨材料、獎勵等，同時，要保證收集與整理資料的真實性，在收集過程中，要對相關人員進行跟蹤考察，在真實性得到保證之后，還要健全相關手續，更好的提升檔案管理的質量。另外，工作人員要與用人單位取得聯系，在形成檔案之前，高校的工作人員要對其進行全面的指導。同時，高校還要將人事檔案的信息進行及時的交換，為此可以建立完善的制度，利用現代網絡建立檔案材料的收集系統，將人事檔案的材料利用網絡途徑發送給用人單位，階段性的與其聯系，保證人事檔案管理工作的可持續發展[6]。
3.管理部門功能的增加
在高校人事檔案管理過程中，管理人員不僅要對人事檔案管理工作負責，還要對檔案輸送的下一站進行嚴格的管理。所以，高校的人事管理部門必須將自身所更新的資料輸送給檔案管理部門，待檔案產生以后，必須及時對其進行分類處理，與此同時，還要重視業務溝通工作，及時地對人事檔案加以整理，并且標注目錄，為統一管理工作做準備。
4.明確管理職責
在高校人事檔案管理工作中，職責的明確是較為重要的，只有對管理職責加以明確，相關人員才能在自身的工作崗位上盡職盡責，更好的完成檔案管理工作，相關負責人還可以制定獎懲制度，獎勵工作執行情況較好的員工，懲罰工作執行情況較差的，為高校人事檔案管理工作的良好發展奠定基礎。
四、結語
