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行政檔案管理范文1
企業行政管理部門是政令，管理辦公室事務、人力資源、財產管理的部門，其在工作中會產生大量有價值的文件，這部分文件就是文書檔案的前身。其中最常見和重要的是行政公文，行政公文是行政部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。它能為企業負責人在計劃或決策時提供參考作用，能為單位或個人在訴訟、解決紛爭時提供憑證的作用，所以，它是有價值的，必須得到很好的保存。企業的行政管理部門必須將辦理完畢的、按照有關規定將確定為檔案的那部分文件向檔案部門移交，檔案部門接收后必須按檔案管理的規定進行管理。
二、檔案管理人員必須具備全面的崗位知識
檔案管理人員要做好文書檔案的收集、分類整理、利用保管等工作必須要對文件的種類、運轉和檔案整理知識有所了解，才能掌握文件的完整性、準確性、有效性，才能真正做好檔案管理工作。通常所講的文件是指公文。公文的文種有黨、政之分，黨的公文文種有14種（決議、指示、公報、條例、規定、決定、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要等），行政公文文種有13種（命令（令）、公告、通告、議案、決定、通知、通報、意見、報告、請示、批復、函、會議紀要等）。公文的寫作都有規范、嚴謹的格式。版頭是發文機關標識，居中套以紅色的大號字體，下方是發文字號，再下方為紅色橫隔線；發文字號，由機關代字+年份+序號組成；標題，由機關名稱、內容、文種三部分組成，小標宋體2號字，引用公文應當先引標題，后引發文字號，一份公文只能用一種文種，不能同時用兩種文種，“請示報告”、“關于…的通報的通知”是兩種文種，都是錯誤的用法；正文，始于主送機關名稱下一行，采用三號仿宋體字，文件的結構層次為：“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”，每頁22行，每行28字，行距為固定值26磅；附件，在正文之后，下空一行，左空2個字符；發文日期使用漢字，零寫成〇；公文生效的標志，印章是公文制發單位對公文生效負責的憑證，鄭重蓋在日期上。收文的處理，簽收、審核、批辦、承辦、催辦、歸檔；發文的處理，草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發、歸檔等程序。檔案管理人員掌握上述基本知識后，要檢查接收的文件準確性，必要時可以指導行政工作。
三、行政管理人員必須確保文件的質量
行政檔案管理范文2
行政單位各類檔案是指在行政單位各項活動中，對行政活動，科研項目、行政管理以及人事管理等等信息和資料，通過文字、圖片、聲音、影像等其他方式進行記錄，保存下來的載體。而行政單位各類檔案管理就是對這些載體進行有效的管理。行政單位各類檔案形成主要包括以下幾個方面：首先，我國的文化已經有了幾千年的歷史，在發展過程中蘊藏著大量的政治思想、文化以及技術等內容，也為行政單位各類檔案的建立打下了基礎。其次，在現代行政單位的治療過程中，通過接診、診斷、治療以及康復善后工作的全過程，也孕育著行政單位各類檔案的形成。
行政單位的檔案管理記載著行政單位發展的歷史過程，既是工作研究的基礎，也是各項事業活動正常有序展開的基本前提，更是行政單位進行宣傳和教育的生動的并且具有說服力的資料。行政單位的檔案既為行政單位服務，也為社會服務，更為人民服務。行政單位各類檔案管理是行政單位管理工作的重要部分，做好行政單位各類檔案管理工作，有利于提高行政單位的工作效率和工作質量，是維護行政單位歷史面貌和推動行政單位發展的必要條件和重要工作。在行政單位管理過程中，檔案管理工作是非常重要的一個環節，也是行政單位發展的基礎性工作之一。行政單位各類檔案關系到行政單位各項工作的決策性，它記錄著行政單位各種工作事跡或者科研項目的優秀成果，為行政單位的經營活動和發展，提供了基礎性資料，是行政單位管理和計劃制定的基礎依據。行政單位各類檔案完善與否體現了這家行政單位管理制度的規范性、科學性和基礎性，同時還關系到行政單位面向社會的形象，因此行政單位管理中必須重視對檔案的管理，它對行政單位的整體發展發揮著不可替代的作用。行政單位各類檔案涉及范圍較廣，管理十分復雜，如何有效提高檔案管理水平，對廣大行政單位各類檔案管理人員是一種挑戰，因此在現階段行政單位體制改革的大旗下，我們要敢于轉換思路，不斷創新，為推動行政單位各類檔案管理工作的發展，創造良好的發展機遇。
一、行政單位各類檔案管理發展現狀及存在的問題
隨著社會發展速度的加快，我國人民生活質量有了顯著的提高，對行政單位的服務質量的要求也變的越來越嚴格了，目前行政單位管理水平整體發展速度呈現跨越式發展，自行政單位體制改革以后，不管從硬件還是軟件方面與原先相比都發生了翻天覆地的變化，取得了許多優秀的成果，尤其作為行政單位基礎工作的檔案管理方面，管理理念和管理方法都有了很大的改善，各大行政單位建立了行政單位各類檔案體系，實行了信息化管理，有效地推動了行政單位的發展，但是我們也看到，目前行政單位各類檔案管理中仍存在著一些難題，有待我們去解決，主要體現如下：
（一）重視程度不足，管理理念落后
目前，很多行政單位對檔案管理工作的重視力度不足，行政單位的主要精力仍然只是單純的放到了經營、行政、科研等方面，對作為行政單位基礎管理的檔案工作只是一帶而過，簡單的認為檔案管理就是對行政資料進行立卷、歸檔以及保存。行政單位對檔案管理的投入甚少，使得行政單位各類檔案管理軟、硬件設施陳舊，工作環境較差，這種落后的管理觀念，嚴重影響這行政單位各類檔案管理工作的發展速度。
（二）缺乏有效的檔案管理制度
有的行政單位雖然對檔案管理加強了重視，但是在行政單位各類檔案管理制度建設方面，做的仍然不夠到位，存在制度內容的制定缺乏科學性、實際性和可行性。例如，首先，對檔案信息建立的實效性、準確性等方面缺乏統一的標準作為規范，導致行政單位各類檔案管理工作比較盲目。其次，對檔案管理工作的職責范圍、崗位設定方面，存在不夠明確的問題，使得責任不能到人，出現互相推諉現象，給工作的推進帶來了一定的阻礙。第三，在檔案管理工作流程方面，缺乏科學的評測，使得各檔案崗位銜接工作存在很多漏洞，造成各種糾紛的發生。
（三）行政單位各類檔案管理人員管理能力較差
現階段，行政單位各類檔案管理人員的管理理念、業務能力以及文化水平等方面各不相同，但從整體形式看檔案管理素質較差。一方面，是由于行政單位對檔案管理人才的培養機制不重視，把職工教育和選拔的重點放到了行政、科研、經營等方面。另一方面，檔案管理人員自身觀點理念的錯誤，自認為檔案管理崗位屬于行政單位二、三線工作，于是自暴自棄，缺乏對工作業務學習的進取心，只是墨守成規的開展工作。
二、推動行政單位各類檔案管理的有效措施和方法
通過對上述行政單位各類檔案管理中存在問題進行的分析，讓我們感到發展行政單位各類檔案管理工作，仍然任重而道遠，那么如何有效推動行政單位各類檔案管理工作呢，我認為應當從以下幾個方面入手：
（一）加大檔案管理重視力度，轉變落后的管理觀念
思想上得到了足夠的重視，是推進行政單位各類檔案管理工作向前快速發展的基礎，首先，要轉變傳統落后的只重經營，而輕管理的觀念，行政單位管理人員要充分認識到檔案管理基礎工作的重要性，對檔案工作對行政單位發展的作用有一個正確的認識，將行政單位各類檔案管理正式歸入行政單位各項的重點工作之中，并給予落實。其次，加強對檔案管理工作的投資，在硬件方面引進國內外先進的檔案管理設備，改造行政單位各類檔案管理環境，實現行政單位各類檔案管理的信息化。在軟件方面，加強現代行政單位各類檔案管理理念的學習，并迅速掌握，與行政單位實際情況相結合，應用到現實工作中，快速推動行政單位各類檔案工作的發展。
（二）建立健全的檔案管理制度，強化科學、規范性的管理
行政單位各類檔案管理工作的有效開展，需要制度進行約束、規范與管理，建立健全行政單位各類檔案管理制度是推進行政單位各類檔案管理發展的必須。行政單位各類檔案管理制度的建立應當首先根據國家有關部門頒布的《檔案法》和《行政單位衛生檔案管理辦法》等相關規定作為指導，結合行政單位自身檔案工作的特點，進行制定。內容一般涉及到行政單位信息檔案立檔、入檔、保養管理制度、行政單位各類檔案崗位及工作流程管理制度、行政人員考核檔案管理制度、工作風氣檔案制度、行政人才檔案管理制度等等方面。同時為了加強落實管理制度的執行，需要有嚴格的考核管理制度作為基礎。通過建立一系列切實可行的管理制度，實現行政單位各類檔案規范化、制度化、科學化的管理。
（三）加強行政單位檔案人員技能素質的培養
首先，行政單位管理人員應當將檔案管理教育正式納入年度行政單位職工培訓大綱，將對檔案管理職工培訓工作當做重點教學工作去抓。其次，引進目前先進的行政單位各類檔案管理理念和方法，使檔案管理人員能夠迅速掌握，不斷更新他們的知識，使其保持管理理念和技術能力的新鮮性。第三，建立人才選拔機制，對檔案管理人員進行定期考核，做到優勝劣汰，促進檔案管理人員自我學習的意識。
參考文獻
行政檔案管理范文3
行政法是調整國家行政管理中各種社會關系的法律規范的總和，行政法的“重心是控制和規范行政權，保護行政相對人的合法權益”。[1]《檔案法》（包括《檔案法實施辦法》）是行政法，但是，檔案界對《檔案法》約束控制檔案行政管理權力的認識不足，這不僅不利于依法治檔，也不利于檔案行政管理依法行政，應該引起檔案界同仁的重視。
1 對《檔案法》的認識與實施
《檔案法》的頒布實施之初，對《檔案法》的認識還是比較到位的。在《檔案工作》雜志1987年第10期的社論中指出：“我國《檔案法》具有顯明的社會性，它不只是為檔案部門行使權力的一種立法，而且是立足于國家和著眼于讓會，……正確地調節國家與集體和個人之間正當利益的行為規范。各級檔案部門和檔案工作者，必須明確，在法律面前不僅應當和其他普通公民一樣享有完全平等的權利，而且，從自身工作職責而言，應當具有更加嚴格的遵法義務和高度的遵法意識。這就要求，我們必須認真學習《檔案法》，全面理解其精神實質，而且，要以身作則，……自覺地樹立嚴格依法辦事的法制觀念。要虛心接受人民群眾的監督，……使自己成為執行《檔案法》的模范。”[2]1987年9月7日印發的《國家檔案局關于認真貫徹執行<中華人民共和國檔案法>的通知》中也強調：“各級檔案部門在開展檔案工作中，要依法辦事，制定各種規章制度必須以《檔案法》為準繩；處理一切檔案事務必須遵循《檔案法》的原則，絕不能超越《檔案法》允許的范圍。”[3]從中看出，當時，已認識到《檔案法》既賦予了檔案行政管理部門一定的權力，又將其控制約束在一定的范圍內，并強調檔案行政管理部門要依法辦事，不能超越《檔案法》允許的范圍，做執行《檔案法》的模范。然而，隨后的認識卻發生了變化，形成幾乎“一邊倒”的現象，就是基本上把《檔案法》作為管理檔案事業的權力工具來看待，最典型的是把《檔案法》當“武器”的觀點。據對知網檢索，在“檔案及博物館”學科中以“《檔案法》”并且包含“武器”為檢索詞，以“全文”為檢索項進行檢索，共檢索到相關文獻815篇，時間從1987年一直持續到2012年。這里，隨手摘錄幾段：
把《檔案法》當“武器”的認識，最早是1987年王慶成提出的，他認為：“《檔案法》作為法律是檔案工作者手中的一種武器。”[4]
1988年，石懷川認為：“《中華人民共和國檔案法》的頒布施行，……為我們檔案工作者依法行使職權，發展檔案事業給予了思想武器和法律武器。”[5]
2002年，張姣榮認為：“《檔案法》是搞好檔案工作的有效武器。”[6]
到2012年，依然有人認為：“《檔案法》是我國檔案事業的準繩，……又是各級檔案部門和廣大檔案工作者做好檔案工作的有力武器。”[7]
從上述來看，把《檔案法》當做“武器”的認識在檔案界很普遍，這種認識值得商榷。所謂“武器”，是用來對付敵人，把《檔案法》當做“武器”，實際上，有把檔案行政管理相對人當“敵人”來對付之嫌。“‘武器’從來是對別人不對自己，而《檔案法》對各級檔案行政管理部門和各級各類檔案館也都有規定和約束，它們都是《檔案法》管理的對象，把《檔案法》當做武器，實際上，是將檔案行政管理者自己置于《檔案法》的約束之外了。”[8]明顯地有違于行政法“控制和規范行政權”的重心。
把《檔案法》當做“武器”來使用的典型做法，就是把《檔案法》當手電筒只照別人，不照自己。應該說在《檔案法》實施之初，1988年由國家檔案局、國務院法制局組成聯合檢查組進行的執法檢查與國家檔案局對《檔案法》的認識是相一致的。那次檔案執法檢查的對象包括“各級機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作，各級檔案行政管理部門的工作，各級各類檔案館的工作”。[9]“那次檔案執法是‘手電筒’，也是‘鏡子’，照別人，也照自己。”然而，“那次全國性的檢查后，各地在檔案執法實踐中，出現了檢查范圍的‘縮水’。漸漸縮小為只對所轄區域內各級機關、團體、企業事業單位和其他組織的檢查。檔案行政管理部門和國家綜合檔案館從被檢查的范圍內退出，不再是檔案執法的對象。檔案執法成了‘手電筒’，只照別人，不照自己”。[10]以至于“某些檔案人員至今仍有一種誤解，‘依法治檔’就是我用法來治人”，[11]從而導致檔案行政管理部門一直游離于《檔案法》的約束控制之外。
檔案界對《檔案法》約束控制檔案行政管理權力的認識不足，也可從文獻中反映出來。據對知網檢索，在“檔案及博物館”學科中分別以“對檔案局執法檢查”、“對檔案行政管理部門執法檢查”或以“《檔案法》”并且包含“行政權制約”、“控制行政權力”、“控制行政權”、“行政權力約束”、“行政權約束”為檢索詞，以“全文”為檢索項進行檢索，檢索到期刊相關文獻均為0篇。從中看出對這個問題，無論是實踐還是理論研究都基本處于空白。
2 《檔案法》對檔案行政管理權力的約束
《檔案法》對檔案行政管理權力的約束主要有兩個方面，一是《檔案法》本身的約束，二是要遵從行政法基本原則的約束。就《檔案法》對檔案行政管理權力的具體約束，可分為兩個方面：
2.1 管理范圍的約束。管理的范圍又分為“事”和“物”兩個方面
2.1.1 管理“事”的范圍?！稒n案法》第六條規定：“縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導。”《實施辦法》第八條第三款規定：“監督、指導本行政區域內的檔案工作，依法查處檔案違法行為。”第四款規定：“組織、指導本行政區域內檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓。”也就是說，《檔案法》將檔案行政管理“事”的范圍限制在檔案工作、檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓這些方面。
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2.1. 2 管理“物”的范圍。管理的“物”就是“檔案”，需要說明一下，檔案行政管理不直接管理“檔案”，而是，通過管理擁有檔案的檔案行政管理相對人的檔案事務來管理的。《檔案法》調整的檔案范圍，即《檔案法》第二條的規定：“本法所稱的檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治……活動直接形成的對國家和社會有保存價值的……歷史記錄。”就是說，檔案行政管理部門管理“物”的范圍是那些產生和保管“對國家和社會有保存價值的”檔案的國家機構、社會組織以及個人的檔案事務。
2.2 具體管理權的約束。《檔案法》對檔案行政管理權力約束控制的具體條款并不多，也不太明顯，但這并不等于沒有約束控制。按照行政法對行政管理機關“法無規定不可為”的基本原則，《檔案法》對檔案行政管理部門賦予了一定的權力就等于約束限制了權力，檔案行政管理部門只能行使《檔案法》規定的權力，超出規定的權力范圍，就有違法之嫌。下面，就主要的具體管理權作以闡述。
2.2.1 對監督和指導權的約束?！稒n案法》第六條規定了監督和指導的權力，對此，《中華人民共和國檔案法實施辦法釋解》中的解釋為：監督是指“通過對法律、法規、規章實施情況的檢查，督促有關方面依法做好檔案工作”。指導是指“通過業務上的輔導、咨詢、政策的闡釋，使有關方面做好檔案工作”。[12]這實質上是對監督和指導的權力進行了約束限制。尤其對“指導”權力的約束是非常明顯的，這里的“指導”與常說的“業務指導”大相徑庭，是指行政指導。
2.2.2 對查處檔案違法行為的約束?！稒n案法實施辦法》第八條第三款規定，“依法查處檔案違法行為”，這就要求檔案行政管理部門在查處檔案違法行為時，要程序合法、規范，要以法律為準繩依法查處。這里的法不僅指《檔案法》，還包括其他相關法律，主要是相關行政法律。
2.2.3對非國有檔案的檔案行政管理相對人檔案事務的管理約束。對非國有檔案的檔案行政管理相對人檔案事務的管理不能像國有檔案的檔案事務那樣細，管到“集中管理”、“定期向檔案館移交檔案”等。只能按照《檔案法》第十六條規定來管理，即“對于保管條件惡劣或者其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政管理部門有權采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施；必要時，可以收購或者征購”。實際是在限制檔案行政管理部門管理非國有檔案所有者的檔案事務的程度。
2.2.4 對行政強制權的約束。《檔案法》第十六條對集體和個人所有的對國家和社會具有保存價值的檔案，采取代為保管、收購或者征購的規定，是《檔案法》中唯一的行政強制項目，并對其行使限制了條件。雖然條件比較籠統需要細化，但表明不能隨便行使這一權力。
3 超越《檔案法》對檔案行政管理權力約束的現象
3.1 擴大管理范圍現象。以《湖南省民營企業檔案管理暫行辦法》為例，該《辦法》第二條規定：“本辦法所稱民營企業檔案，是指民營企業在生產、經營、管理等各項活動中直接形成的具有保存價值的……歷史記錄。”按照《檔案法》的規定，檔案行政管理部門對非國有檔案只管其中那些“對國家和社會有保存價值的”檔案事務，具體管理程度范圍應該限制在第十六條的范圍內。該《辦法》明顯的是越權擴大了管理范圍。其他一些地方檔案行政管理部門制定的《民營企業檔案管理辦法》、《家庭檔案管理辦法》、《社區檔案管理辦法》、《村級檔案管理辦法》基本大致相同，而且有些連立法依據的條款都沒有。
3.2 擴大管理權限現象
3.2.1 擴大對非國有檔案的檔案行政管理相對人檔案事務管理權限現象。還以《湖南省民營企業檔案管理暫行辦法》為例，該《辦法》對民營企業的檔案的管理如建立檔案機構、明確檔案管理部門與人員、實行集中統一管理、檔案工作部門的職責、分類、歸檔時間等都作了規定。明顯超出了《檔案法》第十六條的范圍，是越權擴大了管理權力。再以《哈爾濱市家庭檔案管理辦法（試行）》為例，該《辦法》第五條規定：“家庭應確定一名家庭成員負責家庭檔案的收集、整理、保管和利用，學習掌握必要的檔案法律知識和檔案管理技能，定期整理家庭檔案，并向家庭成員通報家庭檔案整理情況。”這明顯地超出了《檔案法》的管理權限范圍，顯然，有侵犯公民權利、干涉公民對家庭事務處置權之嫌。
3.2.2 “指導”權力的擴大。對于“指導”，檔案行政管理部門至今很少是按照“通過業務上的輔導、咨詢、政策的闡釋，使有關方面做好檔案工作”的要求去進行的，多數情況下，還是按照計劃經濟時代的“業務指導”方式去行使“指導”權的，“業務指導”的權力明顯地超過“行政指導”的權限，而且，在現在還有擴張的趨勢，最明顯的表現，就是將業務指導與檔案執法相結合。有的是“執法與業務‘合力’增強”，使“業務指導更有權威了”；[13]有的是“檔案業務指導工作必須借助檔案行政執法來促進，兩者應緊密結合”。[14]這些做法，實際是在超越《檔案法》的約束擴大“指導”權力。
3.2.3 超越《檔案法》權限的現象。在現實中，超越《檔案法》權限的現象時常發生，甚至引起了行政訴訟，最典型的是湖南省芷江縣村民狀告縣檔案局案。案由是：芷江縣檔案局“芷檔法字[1999]o1號”《關于宣布芷江檔案館保存的126號全宗125號案卷第138頁和140頁檔案后添寫部分不具有法律效力的通告》（簡稱“1號通告”），致使村民以失去15畝山地所有權為由，向縣人民法院提起檔案行政訴訟。經法院審理，縣檔案局敗訴。法院作出判決的理由是縣檔案局的“1號通告”“運用法律錯誤”。“檔案行政管理部門應當依法行政，而縣檔案局作出添寫的檔案內容無效的宣布，法律依據不足。”[15]其原因就是該縣檔案局超越了法定職責權限。
4 控制約束行政管理權力的趨勢
依法行政的首要標志就是要加強對行政權的控制，隨著依法行政的深入，對行政管理權力控制約束也越來越嚴。一是從立法上，行政立法正由部門立法向專家學者立法轉變；二是限制行政許可。依據《行政許可法》和行政審批制度改革的有關規定，國家檔案局按照要求分三批取消33項國家檔案局行政審批項目，到2004年只保留行政許可項目3項和非行政許可審批項目3項。許可項目在逐漸減少。從這種趨勢看，無論《檔案法》如何修改，擴大檔案行政管理部門行政權力的可能性是不大的，而控制約束的可能性會增大。
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行政檔案管理范文4
一、充分認識工商行政管理檔案工作面臨的主要問題和加快檔案信息化建設的緊迫性
(一)工商行政管理檔案工作面臨的主要問題
第一。企業登記注冊紙質檔案經過無數次查詢、翻看和復印，難以永久地保存原件。一份完整的企業登記注冊檔案，不論是變更登記檔案、注銷登記檔案，還是被吊銷登記檔案，都不會像普通的文書檔案一樣可以在一定時期后進行上報、鑒定，然后銷毀，而是要求永久保存，這一要求必然和傳統的檔案管理方法相矛盾。隨著市場經濟的不斷發展，公、檢、法及其他政府機關、金融機構、企業主體以及社會公眾對工商行政管理部門管理的企業登記注冊檔案需求日益增加。市場主體興辦企業，簽訂合同，解決產權、股權糾紛等，都要求查詢工商行政管理監管的專業數據，以保護自身合法權益。這些紙質檔案每天都會被查詢、調出、查閱、反復翻看、復印，而現在的管理方法要想永久保存一份紙質檔案幾乎不可能。在經濟飛速發展的今天，對于不斷增加的企業登記注冊檔案和每天大量的查詢人數來說，人工管理檔案是一種浪費人力和不安全的解決方法。對于現在平均每天幾十甚至上百人次的查詢來說，一份要永久保存的紙質檔案，經常被機器復印和人手觸摸，很容易使原件模糊和遺失。
第二，檔案檢索調檔，手續煩瑣且費時費力。隨著信息化產業的迅猛發展，傳統意義上的檔案管理手段已很難適應飛速發展的時代需要，報紙、廣播不再是信息傳播的唯一途徑，取而代之的電視、互聯網在人們的生活中越來越重要，要想在這些媒介上傳播，檔案就必須走信息化的道路。對于工商行政管理部門來說。要在網上公布開業、變更、注銷、吊銷的企業信息。就必須首先將自己的信息數字化。
(二)工商檔案數字化建設的緊迫性
一是工商行政管理檔案形勢發展的需求。當前，工商行政管理檔案工作者的重要使命就是開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，積極主動地為經濟建設服務，為社會各界服務。要通過計算機網絡為用戶提供服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現代化。隨著檔案管理的對外開放，信息資源部門之間的共享，利用數字信息化管理拓寬創新服務手段和服務領域迫在眉睫。其一。工商行政管理部門負責國有、民營、外資企業的登記注冊工作，保存著積累多年的數量巨大的企業開業、變更、注銷、年檢檔案資料，是提供利用檔案信息的主要部門。目前，檔案的保管、利用與形勢的發展要求不相適應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，信息化并不是真正意義上的信息化。所以，建設信息化檔案迫在眉睫。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案管理信息化。近年來，紙質檔案載體迅速被磁盤、磁帶、光盤所取代，電子檔案的出現給檔案管理提出了一個亟待解決的課題，那就是檔案管理的信息化。
二是社會群體和各級職能部門的強烈需求。當今，人們的時間意識越來越強，各職能部門工作決策需要迅速、準確；社會廣大公眾對檔案信息的需要量不斷增加，一些部門在日常工作中需要隨時查閱企業基本信息檔案；還有一些外商投資者，只有在了解地區的整體情況下，才敢投資，這就迫使信息保管和提供利用的工商行政管理部門，必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案部門藏存的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
二、工商行政管理檔案信息化建設的內容
(一)推進工商行政管理檔案信息化，必須提高檔案標準化、規范化水平
目前，工商行政管理檔案信息化的現狀是檔案標準化、規范化滯后，嚴重影響了系統整體水平的提高。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案信息化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
(二)工商行政管理檔案信息化建設要著眼于提高系統的整體水平
工商行政管理檔案信息化建設應著眼于整個系統，組成系統的縱向和橫向各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
(三)工商行政管理檔案信息化建設要有重點地提高數據庫建設水平
目前，工商行政管理檔案信息化系統從總體上看，仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。
三、工商行政管理檔案信息化建設的做法與設想
(一)繼續完善工商行政管理檔案數據庫
第一步，信息采集。從1991年開始，分局把室藏個體工商戶的登記注冊檔案的文件以及目錄輸入數據庫。2008年對所有錄入信息進行核對，檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性、有效性和權威性。截至2009年，已輸入相關信息2.7萬多條，分局已經將錄入工作納入到日常工作流程中。第二步，采用掃描儀設備將所有登記注冊類的檔案實現原文件信息數字化。工商行政管理檔案涉及內資、外資企業登記注冊檔案，這些檔案利用十分頻繁，只有實行數字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，工商行政管理檔案數據庫的建立大大提高了工作效率，利用者可以隨到隨查。
(二)建立工商行政管理檔案網站與政務網、公眾網聯網，實現資源共享
在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，逐步實現政務公開。營造有利于當地經濟建設和社會發展的良好環境。目前，國內許多單位利用互聯網開展的網上服務，成為為社會和單位提供檔案服務的一種重要形式。隨著工商檔案內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯網企事業單位網站，并在網站上提供有限制性或非保密文檔查詢、利用服務，實現電子檔案信息資源共享。建立工商檔案查詢網頁，開展網上利用服務，其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高，為用戶提供更好的服務。
(三)開展在線服務
行政檔案管理范文5
人口和計劃生育行政執法是履行法律法規賦予的職責,是代表國家行使行政管理權,是依法治育的重要手段。人口和計劃生育執法檔案是執法工作的主要業務內容,是人口和計劃生育檔案的重要組成部分,它為將來人口和計劃生育行政執法的學習和發展提供依據,對保障人口和計劃生育基礎地位、維護育齡群眾合法權益、保護人民健康和社會穩定都有重要作用。
一、人口和計劃生育行政執法檔案的特點
1.專業性強。人口和計劃生育行政執法檔案是人口和計劃生育行政執法活動的產物,是一定專業執法活動的真實記錄。不同的專業法都有不同的專業執法活動的范圍、相對人,都有它的法律法規和特點。這就決定了它在檔案的內容、形成過程及適用的法律法規上各不相同,并明顯反映出一定的專業特點。例如社會撫養費征收、行政處罰、執法人員管理等,它們活動的范圍空間、對象目標等都有明顯不同,表現出較強的專業性。
2.成套性。一方面,一個獨立的專業執法活動,如在社會撫養費征收執法中,從立案到作出征收社會撫養費決定形成一套完整的檔案,主要包括立案、調查取證、案件合議、送達告知書、聽證、作出征收社會撫養費決定書、行政復議等全過程,直到結案所形成的全部檔案是一個整體,不可分割,也不可能與其他專業案件的檔案混淆。另一方面,執法檔案是必須成套提供利用的,拆開會影響其使用價值。
3.現實性。主要表現在人口和計劃生育行政執法檔案與現實的經濟、社會關系密切,不僅反映依法行政的查考作用,而且在提供利用中還有現實的作用,一經利用就能收到經濟效益和社會效益,故有現實性。
4.存儲性。執法檔案一般是某一專業執法活動的結果,記載了專業執法活動全過程的真實情況,如案件發生地、相對人,違法事實違反了哪一條法律法規,調查取證是怎樣進行的,依據什么來作出處理決定等等,在檔案中都存有大量的相對人違法事實和適用的法律法規依據,必要時在執法上可以借鑒和利用。
二、人口和計劃生育行政執法檔案的作用
1.人口和計劃生育執法檔案是執法活動的依據和憑證。在人口和計劃生育執法活動中,一切活動都程度不同地具有連續性,前一案例為后一案例提供依據。人口和計劃生育執法檔案的依據性同人口和計劃生育執法自身的復雜程度以及記述的各起案例的復雜程度成正比,所記載的內容越復雜,依據性越強。主要表現為:一是管理工作依據。在管理工作中,無論是執法工作評價,還是社會效益分析等,都離不開檔案;二是執法人員的勞動憑證。在執法人員的考核、選拔中,除人事檔案外,還需要有執法檔案做依據;三是在追究行政執法錯案責任時起憑證作用。
2.人口和計劃生育執法檔案是進行交流的工具。在人類社會發展史上,各種各樣的交流占有重要位置。同樣,人口和計劃生育執法工作也需要交流。目前,人口和計劃生育行政執法剛剛起步,執法體系正在深化改革,執法力度不斷加大,逐步走向規范化。執法檔案正是交流、協作、借鑒的有力工具。
3.人口和計劃生育執法檔案是積累經驗、提高執法水平的手段。一是執法活動的真實記錄,它記載著執法人員對案件的發現、調查取證方法和辦案水平,記述了查辦案件的全過程和最終結果;二是作為辦案思路、辦案方法、辦案結果的載體,具有積累辦案經驗和提高執法水平的作用,使得人口和計劃生育行政執法檔案成為辦案經驗和提高執法水平的工具和手段,對于一個執法單位來講,如果有質量較高、數量較多的執法檔案庫藏就標志著它有比較雄厚的辦案技術儲備。
三、人口和計劃生育行政執法檔案業務的主要工作內容
1.收集。就是把分散形成的、有保存和利用價值的執法檔案接收過來,集中保存在執法檔案室,以利于有關人員使用。
2.整理。就是把分散收集來的執法檔案,按規定程序,將其分類、系統排列和科學編目,便于安全保管,更重要的是滿足對執法檔案利用的方便需求。
3.鑒定。就是鑒別執法檔案的價值,需對檔案不斷進行去粗取精的鑒別工作,挑選那些需要定期或永久保存的檔案,以及銷毀那些無須保存的部分。
4.保管。就是采取一定的措施,保護好執法檔案的完整與安全,保守機密,防止并克服各種自然的、社會的不利因素對執法檔案的損壞,不斷延長執法檔案的保管壽命。
5.編目與檢查。人口和計劃生育執法檔案數量龐大,成分復雜,要根據歸檔時的情形而形成程序,按照一定的方法整理和保管。人口和計劃生育執法檔案分類應從實際出發,當前可分為社會撫養費征收、行政處罰、執法人員管理檔案等,在征收社會撫養費中又分為一胎違法生育、二胎違法生育、多胎違法生育處理等。同時,需要通過各種途徑和形式提示檔案的內容和成分,提供查找檔案的手段,方便有關人員的查找和利用。
6.利用。就是創造各種條件滿足對執法檔案利用的各方面要求,積極做好應有的準備,包括編制各種查考工具,匯編各種參考資料,以及時、有效的方式,介紹和提供執法檔案為各項執法工作需要服務,這也是保存執法檔案的目的。
四、做好人口和計劃生育行政執法檔案管理的幾點建議
(一)在編制專題性統計分析材料時,應注意以下幾個問題:
1.要積極爭取業務部門的配合。檔案管理人員根據所選題目,以站藏檔案為依據,在完成對各年度相關數據統計后,可交予業務科室,由專業人員做出分析性報告。這樣的編研材料既內行,又有一定的深度。
2.統計分析時間跨度要大。統計分析材料的時間跨度越大,越能揭示出規律性、本質性的信息,越能有助于業務人員認識和總結疾病流行規律及公共衛生發展趨勢。如果所跨年度過短,就沒有多少實用的價值,不能為湊編研材料的數量而忽視編研材料的實用性。
3.統計數據真實準確完整。編研不是杜撰,它必須以檔案材料為依據,是在分析檔案原件內容的基礎上,根據選題對數據進行取舍。因此,如實地采用檔案數據,是決定編研質量及可靠程度的前提。有時,某個編研題目所需數據不能從檔案上直接得來,就需要檔案人員認真研究檔案材料,找到相關的數據進行計算而得出,不能圖省事而主觀杜撰。另外,數據必須要準確完整,不能隨意遺漏,要保證所采用的數據能系統全面地揭示編研材料的主題。要根據數據間的有機聯系進行分類,同類項目才能進行有關的計算。計算要正確,并要經過復核。
4.形式新穎好看。編制專題性統計分析,往往以表格、數字、文字為主,形式比較單一刻板。我們可采用計算機豐富的圖表處理軟件和打印技術,使編研材料做到圖文并茂,色彩鮮艷,生動直觀,新穎好看。
(二)檔案人員應具備專業知識
檔案人員要努力開發檔案信息資源,做到編研材料有特色,為人口計生業務服務,這是人口和計劃生育行政執法檔案工作不斷發展和進取的需要。同時,這項工作也對檔案人員的自身素質提出了較高的要求。做人口和計劃生育行政執法檔案人員,做好編研工作,應具備的專業知識應有兩層含義,一是檔案編研專業知識,一是人口和計劃生育行政執法專業知識。目前的人口和計劃生育行政執法檔案人員多為“半路出家”,因此加強對檔案編研工作的認識和編研知識與技能的學習是十分必要的。這是做好編研工作的基礎。另一方面,檔案人員只有學習和掌握了人口和計劃生育行政執法專業知識,才能閱讀和分析業務技術報告和總結,才能選擇反映專業特點和內容的編研材料題目及適合的類型,這是確保編研材料具有專業特色的前提。此外,在編研材料的編制過程中,即使請有關的業務人員配合進行,也需要檔案人員在具備一定的專業知識的基礎上,與業務人員進行充分的交流,才能共同完成對檔案信息的深層次加工。當然,這并不是要求檔案人員要成為人口和計劃生育行政執法專家,但應該做到“耳熟能詳”。還有,檔案人員還應走出門,向兄弟單位學習編研工作的經驗,這也是提高編研水平的捷徑?？傊?為進一步開展有專業特色的編研工作,深入開發衛生防疫檔案信息資源,檔案人員應注意培養和提高自身的業務素質。
(三)加強領導,建立組織
搞好人口和計劃生育行政執法檔案的管理,領導是關鍵。要建立檔案管理工作領導小組、檔案鑒別小組等組織,應把檔案列入執法工作的議事日程,使檔案工作有領導、有組織、有管理地開展,使之逐步規范化、標準化,走上依法建檔的軌道。
(四)制訂制度,明確職責
制訂檔案管理各項規章制度,是搞好檔案管理工作的關鍵,是規范管理者行為的主要手段。要按照《檔案法》的規定,制訂《檔案管理制度》、《檔案管理人員崗位責任制》、《檔案保管保密制度》等,進一步明確檔案管理人員的職責。
(五)加強培訓,掌握技能
首先,要選用政治素質較好、熟悉檔案管理工作、懂人口和計劃生育法律法規、熱心于人口和計劃生育行政執法工作和責任心較強的執法人員擔任人口和計劃生育行政執法檔案的管理員。其次,加強學習培訓,既要管理人員掌握人口和計劃生育法律法規和檔案知識,又要學會建立檔案的實際操作技能,還要掌握計算機的應用技術,不斷提高管理者的業務水平。
(六)規范管理,開發利用
行政檔案管理范文6
關鍵詞：城市建設；檔案整理
城建檔案在提供公共服務、維護城市安全、社會管理、保障城市正常生產生活秩序以及應對城市突發事件等工作中起了重大作用，城建檔案就是城市建設的真實記錄，是城市發展不可或缺的重要資源，為建設行政主管部門依法實施行政管理、行政許可、市場監督和執法監督提供了重要依據。因此，保證城建檔案的整理工作順利有效進行必須進行合理優化，完善城建檔案管理系統。
當前城建檔案整理工作中存在的問題
城建檔案管理體制落后
隨著城市發展越來越迅速，城建檔案的管理難度也隨之提升，要想保證城建檔案的管理工作順利穩定進行必須完善城建檔案的管理體制。而當前城建檔案的管理仍然是按部就班的進行著，不能推陳出新即不能創造出更高的價值。城建檔案整理速度緩慢，查找困難，遇到緊急情況不能及時解決，管理人員落實不到位即體現出了當前城建檔案管理體制的滯后情況，我們應從實際出發改善落實城建檔案管理體制的改革。
城建檔案隊伍整體素質不高
工欲善其事，必先利其器。城建檔案隊伍是整個城建檔案管理系統的核心人員，城建檔案隊伍的職業素質好壞將直接影響到檔案整理的效果。然而，城市建設的速度不斷提升，城建檔案整理系統起步不久，跟不上城市建設的進度，再加上城建檔案隊伍的職業素養得不到專業提升，在城建檔案的整理過程中必然做不出好的成果，更有人利用職權之便做出腐敗瀆職行為，產生了不少“小金庫”，因此提升城建檔案隊伍的整體素質迫在眉睫。
城建檔案整理不夠規范
城建檔案的開發利用在當今城市發展中取得了顯著的經濟效益和社會效益，但城建檔案的整理還存在著不少問題，檔案資源結構失衡，信息化建設步伐緩慢等等已經限制了城建檔案整理體系的發展。城建檔案的整理是需要很多環節的，包括城建檔案的收集、接收工作等等，在這一系列的環節中如果不能保證城市建設項目的完整性、安全性，那么城建檔案的整理就是多余的，起不了作用整理了也沒用，所以城建檔整理一定要規范。
完善城建檔案整理工作的具體措施及應用
切實加強對城建檔案工作的領導，完善城建檔案管理體制
各級建設行政部門應該重視城建檔案的整理工作，將城建檔案事業的發展納入到城市建設事業的發展規劃中，列入日常工作職責范圍，定期聽取檔案整理的工作情況匯報，實時了解城建檔案的發展動向，及時研究和解決城建檔案整理工作中存在的重大問題。設立監督小組，對各個城市建設項目設立監督小組，督促該項目的城建檔案整理工作，及時向領導匯報情況，保證城建檔案整理過程能及時有效完成。深化城建檔案機構改革，強化城建檔案的機構管理職能，推進信息化建設的進程，為城建檔案整理的順利進行提供必要的保障。
加大教育培訓工作力度，注重人才培養
我們應針對目前國內的城建檔案整理團隊進行一些必要的教育培訓工作，提升城建檔案事業的發展進度。首先，開展多層次的教育培訓，定期召集城建檔案整理人員進行業務知識教育，如有條件的可以舉辦培訓班，定期舉辦檔案業務、現代化管理的相關知識講座，建立起一支集專業知識和現代化管理為一體的先進城建檔案整理團隊，拉動其他人共同進步。其次，加強新生代檔案事業的人才培養，年青人的接收能力比較強，積極發展高級職稱人員的數量，保證檔案事業緊跟時代不落后。最后，多次開展業務交流和專題學術研討及專業崗位業務觀摩等活動，介紹先進管理方法和手段，提高領導和業務人員的管理水平。
加強業務建設，規范城建檔案，提高現代化管理水平
整理城建檔案，質量是關鍵。加強業務制度建設，做好城建檔案的收集、接收工作，進一步規范工程檔案驗收、建設工程檔案保證金退款、檔案利用等一系列重要事宜，使這些工作有理可據，防止出現腐敗瀆職行為。采用高新科技智能化現代管理軟件，對城建檔案進行系統的歸類，將城建檔案做的井井有條才能保證城建檔案的質量。就拿南通市來說吧，2006年即邁入了檔案數字化、信息化的新階段，經過3個多月的的加班加點，將以前的工程檔案進行了著錄，共著錄建設工程規劃檔案6583個項目，建設用地規劃檔案4442個項目，整理完后對檔案信息的集中統一管理提供了方便。對于紙質版的檔案整理應當更加重視，置放紙質版城建檔案的室內應保持空氣流通，并做好防火防潮的相應措施，以免產生不必要的損失。
總結
總而言之，城建檔案是城市規劃、建設及管理的真實記錄和重要依據，是城市可持續發展的重要條件，城市建設離不開城建檔案的管理，完善城建檔案的整理工作對城市發展有著重要意義。我們只有完善城建檔案管理體制、注重人才培養、提高現代化管理水平才能不斷優化城建檔案的整理工作，更好的為城市建設服務。
參考文獻：
[1]王傳雷;李大心;祁明松;;地質雷達技術在城市基建特殊工程地質問題勘察中的應用[A];1995年中國地球物理學會第十一屆學術年會論文集[C];1995年.
