前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的醫院行政檔案管理分析探討，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
摘要：行政檔案管理工作見證了行政管理的發展脈絡，并在檔案中真實記錄了行政管理的歷史、事件和工作經驗，同時也為單位行政管理提供了可靠的參照，因此，行政事業檔案管理工作必須引起我們高度的重視，這對促進單位行政管理工作發展、提高單位行政質量意義重大。本文以醫院行政檔案管理實踐為例，簡要論述了行政檔案管理的概念及重要性，醫院行政檔案管理工作現狀以及存在的問題，最后提出了優化建議。
關鍵詞：醫院；行政檔案管理；問題；措施
一、概述
1.醫院行政檔案管理概念
醫院行政檔案指的是醫院在行政管理活動中由公文轉化而來的文字材料，具體包括請示、決定、通知等諸多方面內容。醫院組織與管理活動是形成醫院行政檔案的前提和基礎，整理并保存下來醫院的行政檔案，對醫院做好行政管理工作可以起到有力的助推作用，與此同時，行政檔案也是醫院行政工作可以順利展開不可缺少的一項查考憑據。醫院行政檔案形成的三個條件：第一，檔案必須是已經辦理或處理結束的文件，簡單來說就是完成了收文與發文程序的公文，而且要經過行政管理人員嚴格的界定；第二，鑒于醫院行政檔案對于醫院行政管理的巨大的參考與利用價值，因此在認真篩選界定清楚這些文件后，一定要確定其利用與保存價值后方可歸檔；第三，醫院行政檔案管理是有規律和制度約束的，并不是雜亂和孤立存在的，其管理有著自己完整的內部體系。
2.醫院行政檔案管理的重要性
第一，醫院行政檔案在醫院建立那一刻就開始形成，而且記錄下了醫院發現的每一個節點和重要時間，有著非常重要的人史料價值，有利于醫院形成和傳承自己的文化。與此同時，在醫院領導在作出行政決策的過程中，行政檔案是其重要的參照和依據，這對醫院行城管理效益的提高意義重大。另外，醫院行政檔案對于行政管理可以起到重要的指導作用，大多數情況下，醫院行政檔案是行政管理順利進行的重要理論和事實依據，對醫院可持續發展能夠產生深遠的影響。第二，醫院各項日常行政管理工作的順利開展必須以醫院行政檔案為基礎。我們以人事檔案為例來進行分析，人事檔案是醫院人才隊伍建設中不可或缺的一部分，是醫院的人才信息庫，為醫院對人才考評和使用提供了科學的依據。離開了人事檔案，就會讓醫院人力資源管理處于被動。目前的醫患糾紛之所以會頻發，是醫療行業的特殊性造成的結果，因此，醫院只有掌握了醫患雙方準確信息，才可以為進入法律環節提供有力證據，進而使得醫患矛盾得到順利的解決。在醫院發展的瓶頸期，我們可以從檔案中借鑒一些行之有效的方法，這些方法作為醫院集體智慧的結晶可以給醫院的行政管理起到很好的參照作用，因此醫院行政檔案擁有巨大的參考與史料價值。第三，醫院行政檔案對于醫院文化的形成和傳播可以起到至關重要的作用。我們以病案為例進行分析可知，其檔案記錄了患者從接診到治療的全過程，既是教學科研的重要參照，也是見證醫院發展和成就的重要資料，既能夠為相同和類似的病例治療提供參考，也有助于提高醫生工作效率。
二、醫院行政檔案管理工作存在的問題
1.檔案管理意識欠缺
目前，我國大多數醫院的建設側重于醫療體制和技術方面，而檔案管理則有被邊緣化的趨勢，對檔案工作的重要性并未給予足夠重視。具體表現在以下幾個方面。首先，少數檔案管理工作的人員對這檔案管理缺乏應有的認識，他們認為醫院的檔案管理工作只不過是一些表面的形式主義。其次，檔案管理者的檔案管理意識嚴重缺乏，沒有認識到檔案管理工作的重要性，認為檔案管理就是歸檔、整理以及保管工作，沒有對檔案的科學利用引起重視，因此在工作中缺乏責任感，更談不上對這項工作的創新。
2.檔案管理體制有待健全
目前，混亂是我國大多數醫院在檔案管理存在的問題，主要是科學的檔案管理體制機制沒有建立起來。正因為如此，醫院各個科室部門的檔案管理工作不夠嚴謹，進而對醫院檔案的有效管理造成了不利的影響。從另一個方面來說，在醫院行政檔案管理體制不健全的背景下，檔案管理人員在工作中也很難做到各司其職，這進一步加大了檔案管理工作的難度。與此同時，多數醫院也沒有對檔案管理進行監督和考核的專職人員，使得單位的檔案管理流于形式，而松散的管理體制降低了檔案管理人員的責任感，使得醫院行政檔案管理效率處于較低的水平。
3.檔案管理集中度較低
對醫院行政檔案管理而言，這是一份非常嚴謹的工作，但是目前的醫院的檔案管理工作往往都不集中，總體表現出一種比較分散的狀態，具體表現為：首先檔案的范圍不規范，管理內容不齊備，文書與科技方面的檔案沒有嚴格分類，歸檔醫療文書與醫療設備檔案往往由各個科室各自分開進行。這種分散式的檔案管理模式必將嚴重影響檔案管理的安全性，不僅產生了檔案重復歸檔的現象，也使得相同類型的檔案不能實現集中管理，導致檔案在行政管理中的作用不能充分發揮出來。
4.檔案管理缺乏創新
在當今時代，我國科學技術飛速發展，但是在醫院行政檔案管理工作中并未充分體現，對檔案管理手段進行創新迫在眉睫，管理效率的也亟待提高。在地區發展差異的背景下，不同地區醫院在檔案管理技術創新上的投入也存在很大的差別，以至于醫院行政檔案管理不平衡的現象也十分嚴重。其管理技術和手段滯后主要從以下幾個方面表現出來：一是檔案管理空間和范圍有待進一步拓展；二是相關設備需要盡快更新；三是傳統的檔案管理手段依舊存在，先進的信息化管理技術并未在檔案管理中得到充分應用。
5.檔案管理人員專業素質較低
醫院的檔案管理項目需要成百上千種資料，由于檔案管理人員自身綜合素養有限，對于最前瞻的檔案管理技能不能做到有效掌握，在當今復雜多變的環境中，醫院行政檔案管理人員的綜合素養面臨嚴峻的挑戰。同時，醫院行政檔案管理人員培訓工作長期得不到應有的重視，他們的薪酬待遇也不能與醫務人員相比，這都造成了醫院的檔案管理人員不愿意在提高自己業務技能方面投入較多的精力，使得他們的總體專業素養處于較低的水平。
三、醫院行政檔案管理需要遵循的原則
1.規范靈活相統一的原則
醫院的各項工作都需要遵照國家標準進行，其中檔案管理工作也不例外，必須秉持規范化和標準化相統一的原則。另外醫院的檔案種類和內容是比較復雜的，所以檔案管理的時候也應體現出一定的靈活性，切忌千篇一律，要結合醫院工作的特點，并針對自身情況進行檔案管理工作，使得檔案管理在行政管理中的作用和效能充分地發揮出來。
2.職責權益兼顧的原則
醫院行政檔案管理工作的權限必須得到一定的限制，這樣檔案管理工作的有序性和規范性才會有可靠的保障，必須讓每一個工作人員都各司其職，明確自己的職責和義務，如果在檔案管理中出現偏差，有關人員必須承擔責任。與此同時，檔案管理工作人員的合法權益必須得到有效的保護，可以將其工作業績與薪酬待遇掛鉤，激發工他們的工作積極性和主動性，堅持在檔案管理中秉持職責權益兼顧的原則。
3.靜態動態相結合的原則
醫院的行政檔案管理必須建立穩定、完善的制度體系，這是檔案工作規范有序進行的可靠保障，但是穩定的制度并不是固定不變的制度，醫院的檔案管理必須結合時代變化的趨勢，充分考慮醫院工作的動態變化，使得自己的管理處于動態發展之中，在檔案管理過程中適度地對管理措施進行調整，將穩定的制度體系和動態的單位工作狀態相結合，使得醫院的檔案管理工作處于不斷完善和創新之中。
四、醫院行政檔案管理的完善措施
1.秉持人性化的管理理念
要發揮醫院行政檔案在行政管理中的作用，就必須在檔案管理體系的運行過程中，堅實貫徹落實人性化的管理理念，把檔案管理人員的積極性和主動性充分地調動起來。醫院行政檔案管理體系要兼顧醫院整體利益與職工個人利益，將人性化管理理念貫徹到管理行政檔案管理機制中去。在管理檔案的過程中，要與相關人員做好溝通，把檔案管理對于行政管理的重要性宣傳到位，在此過程中深入了解和掌握工作人員遇到的困難，并及時給予幫助，促使檔案管理人員不斷提升自我，進而把醫院行政檔案管理效率提升上去，進而為醫院的行政管理工作提供有力的支持。同時，要建立全新的檔案管理體制機制法，充分發揮績效管理、物質和精神激勵的作用，要制定嚴格的行政檔案管理制度，使得檔案的行政歸檔、保密和借閱制度充滿人性化理念，要充分挖掘檔案對于行政管理的參考價值，讓檔案成為醫院行政管理創新的教科書。
2.加快信息化建設力度
加快醫院行政檔案信息化建設力度，積極主動地運用信息技術進行檔案管理，使得醫院的行政檔案實現自動化，將醫院檔案使用圖片、文字、視頻方式歸類存檔，實現數據保存的安全性和高效性，同時可以借助平臺方便地檢索和查閱需要的檔案內容。另外，信息技術使得檔案數據可以更好地在不同部門實現共享，醫院行政管理人員可以對檔案文件進行層層處理或快速共享。因此，加大信息化建設力度，一是要實現醫院信息化建設必然要求，這就要求我們開發專門的檔案管理軟件，結合醫院行政管理內容，實現檔案管理與醫院行政管理的有效對接。二是要重視檔案信息安全管理，建立醫院行政檔案信息化管理安全保障機制，在儲存和使用檔案資料的過程中，加強信息安全管理力度，對保密文件單獨存放，對醫院的檔案管理信息化系統裝載殺毒軟件，設置防火墻，運用身份認證、網絡密鑰等方式使得檔案信息化管理安全有著可靠的保障。
3.改進管理方式體現檔案價值
在目前市場經濟體制越來越完善背景下，醫院需要處理的行政方面的文件材料日益增多，這無形中使得檔案管理難度不斷加大。并且在運作環節時常出現新的管理問題，這一切都需要工作人員隨機應變，用更加開闊的思路、創新的方式進行檔案管理。因此，傳統的單一化的檔案模式已經無法跟上時代發展的步伐，醫院的檔案管理人員要立足于自身內部的行政檔案資料，充分借鑒最前瞻的管理技術和理念，高效實施檔案管理，把醫院行政檔案的價值充分地利用起來。例如，檔案管理人員必須保證及時性和準確性，為醫院內部各部門、各科室和其他單位提供全面及時的檔案服務；檔案管理工作方式可以與現代技術結合，為了保證原有檔案資料的準確性、完整性，可以把檔案信息在線存儲，并且使檔案傳遞速率全面提高，一些不具備保密性的檔案資料可以高效地實現共享，有效運用醫院的行政管理檔案，把他們的使用率全面提升上去。
4.完善行檔案管理機制
要充分利用行政檔案管理的優勢，使檔案管理更加方便和有效，但同時也需要加大行政事業單位檔案管理的監督力度。為了提高醫院行政檔案管理部門的工作效率，需要建立相關的制度和機制，確保檔案管理實現制度化。醫院應充分征求相關教授、專家和學者的意見，不斷學習最前瞻的檔案管理理念，并通過自身的檔案管理制度加以落實。要在部門間展開溝通、交流和討論，充分汲取檔案管理過程中的經驗和教訓，由檔案管理部門牽頭，吸收各個科室加入，面向全體醫務人員，得到醫院各個部門和科室的支持的同時，全面實現醫院行政檔案管理的制度化，形成有自身特色的檔案管理機制。
5.提高檔案管理人員業務素質
目前的醫院行政檔案管理工作的專業性、系統性已經達到了較高的水平，檔案管理人員不僅要具備專業的檔案管理知識，也必須掌握先進的信息化辦公技能。首先，檔案管理人員應當及時跟上時代發展的步伐，不斷更新自己的業務知識，充分汲取先進的檔案管理工作經驗，積極主動地學習和掌握最前瞻的檔案管理新技術手段，并對醫院行政檔案管理方式方法進行創新。其次，醫院對檔案專業技術人員加大培訓力度，通過針對性的培訓，通過互相幫扶、技能評比等活動，把你追我趕的學習氛圍營造出來，進而使檔案管理人員的專業素質有著可靠的保障。最后，提高檔案管理工作人員薪酬待遇，專業的檔案專業技術崗位要實行聘任制，要明確專業檔案管理人員職業發展方向，實現檔案管理人員與醫務人員同工同酬，把檔案管理人員的工作激情充分調動起來，使得醫院行政檔案在行政管理中的作用充分發揮出來。
五、結語
綜上所述，行政檔案管理作為醫院有效運轉的重要保障，在新的時代背景下，醫院行政檔案管理對于行政管理可以起到至關重要的作用，創新和完善醫院的行政檔案管理工作已經是當前必須解決的問題。這就要求醫院從管理理念、技術手段、和人員素質等方面入手，把醫院行政檔案工作管理水平全面提升上來，使得檔案管理對行政管理的作用充分發揮出來。
作者：劉娟 單位：山東大學齊魯醫院院長辦公室
