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檔案管理系統建設方案范文1
摘 要 近年來，隨著網絡技術的普及運用，社會逐漸面向信息化、數據化發展，如何保障信息系統運行的安全性、高效性以及準確性是當前各行業急需解決的問題。在大數據的發展步伐中，信息系統的規范化運行維護以及體系建設日趨重要，檔案管理系統運行維護的主要目的是保證網絡系統的高速運行，逐步提高企業檔案管理的信息化程度，以此更好的促進數據歸檔的有效性?；诖?，本文簡要提出企業檔案管理系統運行維護以及體系建設的要點，并以石油企業為例，提出當前我國石油企業檔案管理系統工作中存在的主要問題以及解決措施，得以為相關工作人員提供理論參考依據。
關鍵詞 企業檔案管理系統 運行維護 體系建設
隨著信息化技術的快速發展，檔案管理系統在各個領域中的運用更加廣泛，發展空間也隨著擴大。現階段，為了適應社會發展的步伐，企業對其檔案管理系統的運行質量提出了更高的要求，同時，企業檔案管理工作中信息化技術的優勢越來越突出。信息化電子檔案作為新時期企業發展中必不可少一項工作方式以及工具，其運行水平直接關系到企業檔案管理工作的正常運行，尤其是在石油企業中，強化其檔案管理系統的運行維護以及體系建設具有重要的意義。因此，相關工作人員應當積極分析檔案管理運行系統中存在的主要問題并提出有效的措施加以解決。
一、企業檔案管理系統運行維護和體系建設要點
在企業檔案管理系統的運行管理工作中，通過有效的手段維護以及管理一個已經建設完畢信息系統，保障其長期性的順利運行并長時間發揮其運用效益，比新系統的建設更具價值。
（一）企業檔案管理系統任務
在企業檔案管理實踐工作中發現，信息管理系統的運行以及維護并非簡單的維持系統的順利運行，同時，也包含多方面的工作任務，具體如：在保證系統正常運行的基礎上，對系統運行功能的應用加以推廣；不斷充實、修改、更新系統中的信息資源，盡可能避免以及排除檔案系統的運行風險以及系統錯誤；逐漸完善以及強化系統功能；實現檔案信息系統的實時監控；創新相關新系統的建設；充分發揮檔案的利用率等。
（二）企業檔案管理系統建設原則
在企業檔案管理系統的建設過程中，應當遵循三個基本原則：（1）預警性原則。一般來說，企業檔案管理運維系統包括多種預案，爭在系統出現故障性問題或者系統的緊急狀態，能夠及時預警并找出相關應急措施，這對于系統運行維護效率的提高以及運維成本的降低具有重要意義。（2）科學性原則。企業檔案運行維護管理系統的不能處于事務性處理這一局面，同時，各級運行維護系統應當避免問題的重復性處理，逐步實現系統工作的科學化。（3）指導性原則。在實際的系統運維中得出，系統問題的發現以及解Q與系統的完善與開發、系統優化機制以及相關業務流程具有緊密的聯系，因此，企業檔案管理系統運行維護工作具備指導性原則。
（三）企業檔案管理系統建設功能
運行維護技術對于檔案管理系統平臺功能有著至關重要的影響。一方面，系統平臺應當實現問題的分析、處理以及問題反饋的高速運行，保障信息系統的正常工作，以此逐步實現系統數據的準確性目標。另一方面，系統平臺應當具備指導以及操作功能，企業分公司在使用管理系統的過程中，由于存在系統更新、工作人員缺乏經驗、業務變動等問題，常常由于系統缺乏有效的功能指導，應當系統功能的發揮。在系統工作環節，通過有效的指導以最大限度的降低數據故障以及系統故障，能夠降低系統運行維護的壓力，并逐步提高系統運行維護的準確性。
另外，針對企業方案管理系統而言，還應當具備系統優化功能，即在系統運行維護過程中及時發現系統存在的問題，并不斷積累解決問題的經驗，進而通過系統的優化設計以及系統功能的不斷完善，進一步提高系統的運行功能。同時，檔案管理系統也應當具備信息倉庫功能，通過信息倉庫收集系統故障及其解決措施，這對于系統信息的再利用具有重要的意義；信息倉庫也包含信息流轉、系統功能運行指導等方面的信息，能夠為系統的推廣運用奠定良好的基礎。
（四）制度保障體系的必要性
在企業檔案管理系統的運行維護以及體系建設過程中，管理人員應當建設相關制度保障體系，比如系統運行維護管理制度、考核制度以及應急制度等，以此不斷提高系統運維系統的有效性以及實用性。從某種程度上來說，運維制度的完善是系統安全穩定運行的前提，系統管理人員的有效維護，能夠降低系統運行中的風險，有效改善系統工作的質量以及系統服務水平。通過科學的考核以及激勵體制，合理評價信息系統管理人員的行為，不僅能夠激發其工作熱情，同時也能夠有效提升工作效率，促進系統運行維護的健康發展。
二、石油企業檔案管理系統運行維護和體系建設現狀
石油企業是我國經濟產業發展中的重要組成部分，企業管理人員應當提高對于其檔案管理系統維護管理工作的重視，建設統一化的信息資源管理平臺?，F階段，石油企業的檔案管理系統全面記錄著企業的發展歷史，是企業發展方向的一大依據，通過檔案資料的有效分析，不僅能夠明確其自身發展目標、揚長避短，促進企業的長遠發展。同時，通過檔案資料的管理方便與企業領導及時了解其各個單位的發展情況，并以檔案作為實際出發點制定一系列管理方案，保障企業經營的有效性。當就目前而言，我國許多石油企業的檔案管理工作依然存在諸多不足，還需不斷完善和改進。
（一）真實性問題
一方面，現代社會處于信息化發展的新時代，檔案是石油企業中重要的信息資源，管理人員應當確保其真實性。以往的檔案管理模式難以保障檔案信息以及相關重要數據的安全，使用檔案文件時很有可能出現信息篡改或者數據遺失的情況，無法保障信息的安全，極大降低了企業檔案信息的真實性。另一方面，在石油企業中，石油企業的檔案管理系統中多為圖表資料，檔案資料的負責人不明確，無法保障資料的權威性，或者存在檔案資料的刪改情況也難以發現，因此，企業檔案管理的真實性問題是應當逐漸引起重視。
（二）保密性問題
隨著信息化技術的進步，以往的電子式文件檔案或者手寫檔案已經難以適應社會的發展，文件檔案容易出現遺失等問題，極大影響其安全性以及保密性。而使用計算機作為網絡終端，能夠極大提高信息傳遞速度，提高檔案管理的工作效率，但是不利于檔案資料的保密。
（三）長久性問題
隨著辦公系統的數據化發展，許多單位逐步面向無人辦公狀態發展，信息化文件檔案的運用范圍也不斷拓寬?，F階段，企I信息、數據均可以儲存在電子檔案中，工作人員只需手動操作就可以在較短時間內得到企業所需要的信息，企業檔案管理的信息化方式簡化了辦公程序，但是一旦計算機出現故障，就會導致檔案信息在較短時間內全部遺失，造成難以估量的后果，影響企業檔案管理的長久性發展。
（四）廣泛性問題
檔案管理按照原來傳統管理制度，利用率并不高，查閱資料難，不能準確、快速的找到相關文檔，檔案不能被廣泛應用。企業檔案管理系統運行維護后，可以快速定位檔案位置，準確找到原始檔案，并能讓存放的檔案內容得到更好的運用，充分發揮歷史檔案資源的作用。
三、企業檔案管理系統運行維護和體系建設措施
（一）庫房的智能化管理
隨著信息化技術的不斷推進，其在企業各個領域的運用更加深入，有關工作人員應當以計算機技術作為基礎，建設全新的、能夠與之適應的檔案庫房管理系統，并充分發揮計算機的優勢，通過其時效性特點逐漸實現庫房的實時監控，有效控制庫房的空調設備以及溫度，在提高工作效率的同時，逐步實現庫房管理的現代化以及智能化。
（二）建設檔案管理相應的網絡
現代化社會的信息數據量不斷擴大，檔案管理部門的工作質量已經逐漸成為企業市場競爭中不可忽視的一個成分，因此，在這一時代中，企業應當不斷完善其檔案管理模式，充分發揮企業檔案管理系統的價值。建設檔案管理系統是改善傳統管理方式中問題的主要手段，信息化系統的建設不僅能夠促進計算機技術在檔案管理中的推廣化運用，同時也能滿足數據量劇增情況下人們的工作需求。企業應當根據自身的實際發展需求，不斷創新更加方便的管理方式，通過計算機的硬件共享，有效建設檔案管理部分與企業其他部門的聯系，實現檔案資源的共享。
（三）提高工作人員綜合素質
在石油企業中，檔案管理工作人員的素質直接影響其工作水平，因此，管理人員應當提高重視，定期組織企業檔案管理系統運行維護管理與體系建設的工作人員開展培訓工作，在提高其職業技能的同時，強化對于工作人員職業素養的培養。同時，石油企業應當加大人員培訓投資，邀請相關專家舉辦講座培訓活動，需要指出的是，在實際的培訓過程中，管理人員不僅要重視理論知識的學習，也應結合實際案例進行實際演練，以此培養工作人員發現問題，解決問題的能力，為企業檔案管理工作質量的提高創造條件。
（四）積極引進信息技術的應用
近年來，我國經濟發展速度較快，信息技術逐漸被運用在各個領域。尤其是在企業檔案管理國策過程中，信息技術的運用從根本上轉變了以往的工作方式，在企業的經營過程中發揮著積極作用。然而，就現階段來說，我國信息技術水平與發達國家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企業的檔案管理系統運行與體系建設并不完善，因此，相關管理人員應當樹立正確的意識，充分意識到技術發展的中心作用，引進國內外先進管理技術，通過有效措施提高信息化系統在檔案管理中的可靠性。
四、結語
石油企業的發展不僅關系到人民的正常生活，同時也影響我國國民經濟的健康發展。企業檔案管理系統運行水平影響著企業的正常運營，在信息技術的支持下，企業檔案管理系統的運行維護以及體系建設水平將進一步提高，有關人員應當引起重視，積極分析其中存在的問題，并通過有效措施加以解決，以促進企業的健康發展。
參考文獻：
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檔案管理系統建設方案范文2
移動行業檔案管理的集成思想與“四化”建設
所謂集成是指為實現特定的目標，集成主體創造性地對集成要素進行優化，并按照一定的集成模式構造成為一個有機整體系統，從而更大程度地提升集成體的整體性能，適應環境的變化，更加有效地實現特定的功能目標的過程。集成不是要素之間的簡單疊加，而是按照一定方式進行的構造和整合，其目的在于實現集成整體功能的倍增和涌現。所以，集成的實質在于管理的創新與資源的整合。
從本質上說，集成管理是一種思想，它需要與具體的實踐活動結合起來，才能充分地體現其價值。對于移動行業而言，將集成管理思想注入檔案管理領域，尤其是提供電子文件管理解決方案，是非常適用的，但如何針對該行業檔案管理的特點，在實踐中發揮該種思想的價值，為企業的戰略目標服務，則是一種管理模式能否成功的關鍵。
江蘇省移動公司設計檔案管理系統時就充分體現了集成思想，該管理系統的核心思想可以用“四化”來概括和描述，即檔案資源數字化、管理流程一體化、信息管理標準化和信息服務網絡化。
（1）檔案資源數字化。從目前的實踐狀況看，移動公司的檔案資源主要有兩種形式，一種是天生的電子文件，一種是派生的電子文件，即傳統檔案的數字化。對于天生的電子文件要及時、完整的捕獲和收集；而對于派生的電子文件，則需要通過一定的技術手段將傳統檔案進行模數轉化。
（2）管理流程一體化。通過建立文檔一體化，實現各類電子文件及時歸檔，使檔案收集在時限上提前成為可能。通過與其他系統的無縫鏈接，以及對各立檔單位形成的電子文件實行遠程監控，跟蹤管理，實時接收，用現代化手段對檔案業務各流程進行管理，保證檔案信息的齊全、完整、準確，從而實現真正意義上的文檔一體化。
（3）信息管理標準化。標準化是信息資源集成和共享的前提條件之一。檔案管理系統的建設必須要充分考慮這一因素，在系統搭建、流程設計和技術應用等方面都要兼顧國內外的一些相關的規定，尤其是面對移動企業內部“林立”的業務系統生成的檔案信息，更需要采用統一、規范的管理方法和技術手段。
（4）信息服務網絡化。移動公司的檔案管理將是以價值為導向的檔案知識管理模式，它將對檔案資源進行整合和深度挖掘，通過統一的網絡平臺，及時有效地提供檔案信息為企業服務，從而實現以企業戰略為目標的價值管理模式，達到檔案知識管理模式的進一步創新。
經筆者調研發現，正是以上述核心思想為基礎，江蘇移動設計和實施的檔案管理系統，在實踐中取得了很好的效果，進一步提高了江蘇移動的檔案信息化水平，有效幫助江蘇移動實現了檔案管理工作的新一輪發展。
解決方案的模式分析
移動行業形成的檔案具有復雜、高密度、分散和規范等特點，結合這些特點，貫徹集成理念，移動行業檔案管理要從檔案信息資源集成、檔案管理活動集成、業務活動集成、利用服務集成和縱向控制集成五個方面入手。
上述管理思想落實在實踐中，需要有一定的技術方法加以實現。量子偉業在廣西移動和江蘇移動的檔案管理系統建設項目中提出了一些科學、合理的解決方案。
1. 統一信息系統平臺的建設
該平臺的建設是為了解決移動行業文檔的復雜性和分散性的問題，使文檔信息資源得到“一體化”的管理。同時，該系統平臺也為其他功能的實現提供了一個載體。其他子系統的建設都可以集成與該平臺之上，進行統一管理。
針對移動企業的特點，在該平臺的建設上采用了J2EE多層體系結構和Web Service 技術。
J2EE平臺是目前為企業級應用提供分布式的、高可靠性的先進解決方案。J2EE 也是一個已經被實踐證明，成熟的、成功的企業級應用解決方案，擁有大量的成功案例，J2EE 架構一般在大中型應用中使用比較多，在移動行業電子檔案管理系統這樣大型重點建設項目中，選擇了J2EE 也就意味著選擇了一個開放、自由、大型的技術應用平臺。J2EE具有跨平臺能力、成熟性、穩定性、安全性和第三方支持的優點。采用J2EE 技術架構，將大大提高系統的可移植性、安全性、標準化、可伸縮性、負載平衡和可重用性。
Web Service 是下一代的WWW技術，它允許在Web 站點上放置可編程的元素，能進行基于Web 的分布式計算和處理，把Internet/Intranet 變成一個虛擬計算環境的技術。在由Web Service 組成的虛擬環境中使用者可以為任何的客戶端軟件，例如瀏覽器，一般的Windows 或是Java 應用程序或是電子行動設備等，來調用Web Service 提供的服務。這一點非常有利于兩家移動公司的電子檔案管理系統有效利用檔案信息。
2. 縱向集中式管理――省集中式管理
縱向集中式管理可以很好地解決移動行業文檔分散型的特點，從省公司到市公司、縣公司，對其進行統一的集中式管理。既提高文檔利用的有效性，也提高了知識共享和創新的水平。在江蘇和廣西移動通信有限責任公司進行該系統建設時，其選擇了省集中式管理的技術。
該技術主要是根據省集中管理、市縣分級維護的運行管理模式，建立省集中服務器、省集中的存儲備份、省集中的系統軟件(Web服務、數據庫、文件服務器)，省集中的業務管理模式，同時在應用上分級應用，支撐市和縣的三級應用；集中式可解決初期投入和后期運營支出，還可減少接口協調工作，快速完成系統部署。
省集中模式主要包括電子檔案存儲集中在省公司專門存儲設備上、數據庫服務器集中、Web服務器省集中、應用服務器省集中、文件服務器省集中。這項管理方式的建設非常適用于移動行業的集團式管理。
3. 多文件格式瀏覽
移動行業的文檔形成來源多，比較繁雜，有的來自人工填寫的表格，有的來自網絡，有的來自于手機。比如在辦公自動化系統中產生Word、Excel 等文書檔案，而科技檔案需要管理各類的圖紙等設計文件。不同的來源形成的文檔的格式類型各異。在對這類格式繁多的文件檔案利用過程中，利用者不可能對于每種文件類型都去安裝對應的應用程序，因此，需要一種統一而且有效的文件瀏覽方式。同時，基于檔案文件安全性的考慮，不能在利用過程中被下載到客戶端上。因此，要求移動行業的文檔管理系統能夠實現多文件格式瀏覽的功能。
在廣西移動公司的文檔管理系統建設中，采用了多文件格式瀏覽技術，該技術支持400 多種文件格式瀏覽，客戶端無須安裝任何瀏覽工具軟件，可以直接對不同格式文件進行讀寫。
文件瀏覽服務器讓使用者只要簡單地使用Web 瀏覽器，就可以瀏覽文件和存取文件的目的。因此，沒有軟件安裝或訓練的必要。此外，當系統改進并有新版本發行時，只有文件瀏覽服務器需要更新，在客戶端的機器上就可以使用新增的功能。在瀏覽的過程中，安全性問題不必擔心，因為文件在服務器端被轉換，然后一個可現實的文件才被發送到客戶端。因此，采用文件瀏覽服務器的操作方式消除了任何關于文件安全性的考慮。
4. 多系統集成
在檔案管理系統中強調信息的集成，即檔案的信息能貫穿電子文件生命周期的各階段，并方便各階段不同類型工作的使用。江蘇移動檔案綜合信息系統的數據主要來源是OA系統，OA系統中的數據是文書檔案等相關的信息的來源。因此，量子偉業為其采用了接口程序技術，解決了文檔管理活動集成的最關鍵問題――環節接口。
檔案管理系統建設方案范文3
[關鍵詞]建設工程 城建檔案 信息化
中圖分類號：F299.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0177-01
隨著十的新精神、總理提出的“簡化行政審批，為企業松綁”的新要求、云計算等信息技術環境的日新月異以，以及國內部分城市，在政府行政審批流程上已進行全面改革和優化，如廣州市政府自2013年5月1日起實施建設工程并聯審批的新做法，致使廣州市的城建檔案管理者發現既有的建設工程檔案管理系統已不能滿足廣州新型城市化發展的高要求，城建檔案信息化已迫不及待。筆者結合日常工作中的一點體會，從城建檔案信息化管理系統規劃設計、信息資源共享建設、信息化效益三個方面與讀者們進行分享，探索城建檔案信息化的發展。
一、城建檔案信息化管理系統規劃設計
城建檔案信息化必須要有相應的管理系統方能運作，所以管理系統的建設是開展城建檔案信息化工作的當務之急，而系統建設過程中最首要及最重要的環節就是系統規劃，通過系統規劃研究，探索城建檔案信息化行業咨詢服務模式，為建設工程檔案管理系統建設提供具有前瞻性、合理性和可操作性的支撐和指導，為提高城市建設工程檔案管理與服務的規范性和工作效率，提高建設工程信息化建設與應用水平，實現在建工程檔案的適時動態管理，實現建設工程電子文件歸檔，大幅度降低城建檔案館、建設單位、施工單位等管理成本奠定理論研究基礎。通過系統規劃研究，為今后搭建建設工程檔案綜合信息管理和服務平臺提供頂層設計，以便今后通過升級版的系統平臺深層次開發建設工程檔案的內在價值，最大限度地滿足城市規劃、建設、管理和社會對建設工程檔案信息的需求，為“信息城市”、“智慧城市”建設提供基礎系統平臺和檔案信息資源。
系統規劃首先要對工程檔案法規，規則，規范文件與研究文獻整理。通過網絡公開信息，內部文獻數據庫等方法，收集梳理建設工程檔案管理領域的法規政策、標準規范、工作流程以及參考文獻與工程檔案研究文獻資料。
接著要通過對國內外信息技術與系統構建的調研，對建設工程檔案管理先進的城市進行學習，借鑒其他省市及國外在這一領域的研究成果和實際經驗，同時對新型城市化發展戰略，云計算平臺的建設情況及發展趨勢，政府優化行政審批的實際做法及城市建設檔案館的建設情況，研究分析新形勢、新環境對建設工程檔案信息化管理和提供利用工作的影響和要求；結合目前城市建設檔案館現有建設工程檔案管理系統的建設和使用情況進行調研與分析。
最后，對建設工程檔案管理系統存在的問題分析。結合新的社會形勢及技術發展方向，本著“規劃先行，分步實施”的原則，依據國內外建設工程檔案信息化的標準規范，借鑒國內外先進經驗，對建設工程檔案管理系統以及配套服務管理體系從建設定位、系統與技術架構，開發平臺與編程軟件，制度與職能、服務體系，系統規范、業務操作、系統安全、系統可擴展性與柔性，實施方案建議等方面進行全面規劃設計。
二、信息資源共享建設
（一） 更新觀念， 轉移工作重心。將建設工程檔案作為信息服務行業，認真做好信息共享建設。用信息業的范疇來規范檔案館的信息共享工作，把檔案館工作的重心從過去檔案實體管理轉移到檔案信息管理上來， 檔案館的一切業務工作都要圍繞信息服務這個中心來開展， 把城建工程信息資源視為全民、全社會的財產， 要把靜態的檔案信息用先進的網絡設施傳輸出去，實現其社會價值和經濟價值， 真正實現檔案信息資源社會共享。
（二）加快城建檔案工作的標準化進程。城建檔案管理標準化是城建檔案工作的前途和方向，只有統一標準， 才能實現檔案管理工作的現代化， 這是檔案信息資源共享的重要條件，盡快修訂與實施建設工程檔案歸檔整理規程，進一步規范建設工程文件的歸檔標準，要求紙質、聲像、電子檔案同時歸檔移交，加大了子文件接收力度。聲像檔案堅持自拍的同時開展多渠道收集，將具有時代精神和歷史價值的檔案補充到館藏檔案信息資源之中。規劃館藏資源構架，保障信息資源來源，科學有序的做好館藏檔案數字化工作城建檔案信息化建設。
（三）加快已有館藏檔案信息資源的數字化進程，實現館藏檔案信息的智能化綜合管理，科學有序地整合和存儲原始視音頻、圖紙、文件等多媒體資料，實現多載體、多格式的檔案信息全面兼容和整合，同時加大電子檔案信息資源的積累。建立面向元數據的異構數據交換平臺，通過數據封裝實現對異構平臺的數據共享，解決不同格式、不同結構電子檔案的接收問題，在各城建管理部門使用的不同數據庫之間，實現數據共享訪問，解決多種數據庫系統的信息交換問題。通過共享平臺建設，實現城市規劃、管理、建設部門、城建檔案館彼此信息共享，使檔案館從信息的存儲基地轉變為信息的處理、加工和提供利用中心。改變在檔案館只能利用館藏歷史數據的局面，實現歷史數據與現實數據的互動交換，使檔案信息資源整合的范圍更加廣闊。實現城市規劃、管理、建設檔案信息前端動態管理。從電子文件的生成開始逐步跟蹤電子檔案形成的整個周期，通過各類業務管理系統與電子檔案管理系統有效銜接。
（四）開展檔案人員專業培訓工作， 實現人才知識化。人是信息化社會的主要組成部分， 也是檔案管理活動的主體， 是檔案管理活動中最主動、最有潛力的因素。提高檔案人員的素質關鍵在于教育。應舉辦多層次、多方面的專業教育及培訓， 以適應檔案現代化管理的需要， 只有配備一支具有現代科學文化和先進技術的專業化檔案人員工作隊伍， 才有可能實現檔案信息資源共享的目的。
（五）采取檔案信息加密手段， 維護網絡安全與數據保密。對于一個寵大的、聯系著社會各層次的、信息資源共享的大系統來說， 安全維護、檔案信息加密都是必要的前提， 只有妥善解決這一問題， 才能保證檔案信息網絡的通暢， 杜絕檔案失、泄密的發生， 使城建檔案館真正成為全社會信息服務中心。
三、社會效益和經濟效益分析。
檔案管理系統建設方案范文4
關鍵詞：容災；異地備份；遠程復制
中圖分類號：TP392 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9599 (2011) 22-0000-01
Disaster Tolerance System Building in File Management System
Sun Feng
(Minjiang University,Fuzhou 350108,China)
Abstract:This paper introduces the basic principles of disaster recovery systems and technology,and its file management system in the main application,and proposed the construction of the file system disaster recovery system response.
Keywords:Disaster recovery;Off-site backup;Remote replication
一、容災系統的定義
世界上不可避免會發生各種各樣的災難。在這里，災難的定義主要是指自然的和人為的災難，包括系統硬件、網絡故障、機房斷電甚至火災地震。隨著人類對計算機的依賴越來越強，計算機中的數據在人類的各種活動中起著越來越重要的作用。甚至可以說，丟失了計算機中的業務數據，就失去了生存的基礎。容災系統，指的是利用各種計算機技術，實現災難條件下系統的業務安全。從技術上看，衡量容災系統有兩個主要指標：RPO（Recovery Point Object）和RTO（Recovery Time Object），其中RPO代表了當災難發生時允許丟失的數據量，而RTO則代表了系統恢復的時間。RPO與RTO越小，系統的可用性就越高。
二、容災系統的應用
（一）容災系統的級別。大體上講，容災可以分為三個級別：數據級別、應用級別以及業務級別從對用戶整個業務連續性的保障程度來看，它們的高可用級別也逐漸提高。數據級別容災的關注點在于數據，即災難發生后可以確保用戶原有的數據不會丟失或者遭到破壞。其中，較低級別的數據容災方案僅需利用磁帶庫和管理軟件就能實現數據異地備份，達到容災的功效；而較高級的數據容災方案則是依靠數據復制工具，例如卷復制軟件，或者存儲系統的硬件控制器，實現數據的遠程復制。數據級別容災是保障數據可用的最后底線，當數據丟失時能夠保證應用系統可以重新得到所有數據。應用級容災是在數據級容災的基礎上，再把執行應用處理能力復制一份，也就是說，在備份站點同樣構建一套應用系統。它能提供不間斷的應用服務，讓服務請求能夠透明地繼續運行，而感受不到災難的發生。用戶構建了數據級容災和應用級容災都是在IT范疇之內，然而對于正常業務而言，僅IT系統的保障還是不夠的。用戶需要構建最高級別的業務級別容災。業務級容災的大部分內容是非IT系統，比如電話、辦公地點等。因為當一場大的災難發生時用戶原有的辦公場所都會受到破壞，用戶除了需要原有的數據、原有的應用系統，更需要工作人員在一個備份的工作場所能夠正常的開展業務。
（二）容災系統的技術。在建立容災系統時會涉及到多種技術，一類是生產站點與冗余站點的互聯技術，一類是進行遠端數據復制的遠程鏡像與快照技術，還有一類是新興的可實現容災的存儲虛擬化技術。由于容災涉及到生產站點與冗余站點，因此將它們連接的互聯技術在容災中十分重要。目前，生產站點與冗余站點之間的連接主要有兩種方式，一為光纖通道，二是IP互聯技術，包括FCIP、iFCP、iSCSI等。數據鏡像即把磁盤（或磁盤子系統）中的數據完全復制到另一磁盤（或磁盤子系統）中，數據在兩處的存儲方式完全相同。數據鏡像首先應用于本地操作，由于容災對距離的要求，便發展成為遠程鏡像技術，即生產站點與冗余站點的數據存儲方式一致?？煺帐悄硶r間點磁盤系統中數據的掃描（類似一種數據指針集合），它不包含所有數據信息，但是用戶通過快照與時間信息可以完全得到該時刻的完整數據。存儲虛擬化為容災提供了一種靈活的解決方案，原因在于虛擬化方案在“虛擬”的各類設備之間可以實現容災功能。
三、現有檔案管理系統中的容災建設
檔案信息是人類知識的結晶，具有不可估量的價值。隨著檔案信息化水平的提高，國內檔案機構已經大量采用計算機進行檔案信息的管理，也取得了災容系統的建設經驗。檔案信息管理的容災系統目前主要采用下列方式：
（一）數據級別。災難發生后可以確保用戶原有的數據不丟失或者遭到破壞。如采用離線（Off-line）。備份系統，把數據備份到磁帶上去，目前的新技術有LAN-free、Server-free等，這種方式恢復時間比較長，但投資較少。主要是中小型檔案機構使用，特點是檔案系統用戶較少，恢復時間要求不是太高。
（二）應用級別。采用在線（On-line）備份，也稱數據復制，即同步數據備份數據，恢復時間非常短。主要采用遠程備份，把檔案系統的數據和應用存到異地，如遇突發事件，就可以依靠異地系統馬上恢復數據并啟動應用。目前主要應用于建立了網上在線檢索系統的專業檔案機構。
（三）業務級別。不僅考慮數據的恢復，同時要求除了需要原有的數據、原有的應用系統，更需要工作人員在一個備份的工作場所能夠正常的開展業務。主要針對特定的不允許發生故障的檔案系統，如國防、軍工等特殊部門。但是，由于資金、人員和技術方面的各種原因，很多檔案機構對災容系統建設的重要性認識不足，或者沒有建立這樣的系統，或者雖然建立了，但是對其重要性缺乏認識，災容系統變成了擺設，這都將導致不可估計的嚴重后果，必須引起注意。
四、檔案管理系統中災容系統建立的對策
（一）主觀上重視。一些用戶往往對冗余站點存在不夠重視的情況，因為災難發生的概率實在太小了。然而，關鍵業務需要容災方案來保障其高可用性，容災方案及維護成本與受保護資產相比微不足道，數據丟失造成的損失是容災方案成本的數十倍。
（二）要考慮本單位的運行實際。容災系統首先涉及到眾多技術以及眾多廠商的各類解決方案。性能、靈活性以及價格都是必須考慮的因素，更重要的是，檔案用戶需要根據自己的實際需求量身打造。當用戶考慮構建容災站點時就必須把所有的情況都考慮進來，“選擇適合自己的”是構建容災方案的一條基本準則。
（三）做好日常維護。要一如既往地做好繁瑣的日常維護工作，有些看似無關緊要的小事情在關鍵時刻會影響整個災難恢復過程。容災系統仍然是一種在線解決方案，人為因素仍會影響數據安全，用戶需要做好基本的備份工作。即使構建了先進的容災系統，也不能高枕無憂。業務連續性是個無止境的話題，需要經常對現行容災方案的可行性進行評估和實地演練。
參考文獻：
[1]翁盛鑫,黃影.安全數據備份系統的建設[J].醫療衛生裝備,2009,11
檔案管理系統建設方案范文5
關鍵詞：檔案信息化；數字檔案管理系統
1. 項目建設背景
隨著檔案門類的日益增多，檔案信息化進程的加快，企業檔案數字化越來越成為提升現代化管理水平必要手段。大唐南京發電廠檔案室自2008年新廠搬遷重建以來，不僅接收保存了大量工程項目的科技檔案、實物檔案、聲像檔案、照片檔案，還包括自1934年以來的文書檔案和1960年起始的會計檔案，截止目前室藏檔案已達到17萬余萬件。如果運用傳統的手工管理模式，不僅檔案信息利用率低，且查準率、查全率也不高，極大浪費了企業的寶貴資源，難以適應現代化企業的發展要求。因此通過信息化手段開發好、利用好這些檔案資源，使其更有效地服務于企業的發展具有極其重要的現實意義。
2. 項目建設的總體目標
大唐南京電廠檔案信息化建設按照統一規劃、分步實施的原則，建設總體需求是實現大唐南京電廠的檔案管理的電子化，實現各種門類檔案的收集、整理、歸檔、利用等全業務流程的管理，將老數據轉換到新檔案管理型中，實現與OA系統的集成，搭建符合軟件系統運行的軟硬件環境，以及制定相應的檔案管理規范體系，具體概括起來包括如下幾點：
（一）檔案系統建設
建設大唐南京發電廠的檔案管理系統，實現檔案的收集、整理、歸檔、利用等全檔案業務的管理。
（二）接口開發
實現檔案系統與OA中待歸檔文件的自動歸檔，實現檔案系統與認證系統的單點登錄。
（三）軟硬件環境建設
主要是搭建檔案系統運行的軟硬件環境，針對不同階段的部署方案來搭建相應的硬件環境，軟件環境有數據庫、中間件等，硬件環境有數據庫服務器、應用服務器、文件服務器，并備有磁盤陣列和備份磁帶庫等。
（四）檔案規范體系建設
在大唐南京發電廠內制定并建立與檔案系統相適應的數據采集、檔案信息管理和應用等一系列配套的規章制度及操作規范。
布署示意圖如下：
3. 產品選型
企業以自身的需求為選型的基礎，對軟件公司與軟件產品的功能及信息技術，軟件售后服務的物質及涵蓋地區等進行了解與比對，另外再考慮企業e化的預算及可承受的費用，以選出最符合本身需求的企業信息化整體解決方案。
為了保證項目軟件的使用率和可操作性，我廠進行軟件選型時，依照下列的方式和順序來考慮：
選公司：選擇商譽卓著，經營績效良好，經驗豐富的公司。軟件業進入門檻很低，但是軟件公司要能長期經營的障礙卻很高。軟件及服務都是無形商品，應該選一家經營績效良好，經驗豐富的公司。
選產品：選擇的產品能滿足企業長期發展成長的需求，又滿足未來多樣化的需求，質量要穩定，維護要容易。
看服務：選擇的公司擁有完善的售后服務機制，可提供滿足其各種及各地需求的服務。
看案例：選擇的公司，擁有廣大的滿意客戶群，最好有其同行案例客戶。
比速度：企業希望在最短的時間內使用系統。速度是現代企業適應競爭環境必須掌握的重要因素，速度越快，成本越低，風險也越小。
比價錢：在各方面的條件都一致時，應該選擇成本較低廉的解決方案。
結合本企業實際情況，我們最終確定選用紫光軟件系統有限公司的紫光電子檔案管理系統軟件[簡稱：UNIS-AMS]V8.0。
四、項目建設思路及內容
（一）檔案信息化建設的理論依據
依據大唐南京發電廠檔案管理系統的具體要求，檔案管理信息系統的應用群體分為檔案管理工作人員和檔案利用人員，兩部分用戶的需求差別較大。前者以日常管理類操作為主，專業性要求較強；后者主要是檢索和利用類操作。由于各部門和所屬單位辦公地點分散，各自通過網絡互聯互通，故整個系統以網絡為基礎，總體的技術路線是以C/S模式和B/S模式相結合，實現不同的功能。
客戶端/服務器（C/S）方式，主要滿足檔案管理人員、兼職檔案人員的需求，實現檔案的收集、整理、編目、歸檔、輔助實體管理、檔案統計、鑒定銷毀等；瀏覽器/服務器（B/S）方式，主要是滿足廣大利用人員，實現檔案的檢索、利用、檔案借閱、審批等。
本方案以關系型數據庫為檔案信息存儲平臺、數據加工流程控制和管理平臺；以專業的全文多媒體數據庫內容管理為數據平臺；以XML作為檔案交換的標準；采用成熟的主流技術和產品來建設檔案管理信息系統，這些技術包括：檔案管理平臺技術，瀏覽器技術，視圖技術，數據庫加密技術，XML技術，數據加密技術等。
本項目的開發采用基于UML的需求分析方法，采用Rational Rose需求分析工具；開發工具C/S端采用Delphi開發、B/S端采用Eclipse開發；系統的負載測試采用采取企業標準級負載測試工具LoadRunner；系統功能的測試采用黑盒法和白盒法相結合的方法進行測試。
（二）設計原則及特點
按照統一規劃、資源共享、確保安全的原則，立足資源服務和業務管理的宗旨，即按各類檔案的管理規則，運用計算機技術方便、高效、可靠地采集和管理檔案信息資源；簡便、高效、穩定查閱利用檔案資源；提供快速、準確、強大的檔案行政監督、業務指導工作管理工具。
1、先進性原則
采用目前主流的技術和架構（（C+B）/S架構），所提供的技術具有一定的先進性，采用先進的、符合工業標準的系統平臺、體系結構和開發技術，系統可以快速的進行應用擴展。
2、靈活性原則
業務和功能模塊能夠自由增加、刪減和移動，能夠根據用戶的要求，用戶自己可以添加、減少項目、字段。查詢信息方便、靈活。
3、開放兼容性原則
系統設備、軟件必須具有良好的開放性，所有硬、軟件都應遵循業界相關標準，支持開放的標準接口，支持跨平臺。使整個系統成為一個統一的整體，而不致產生運行上的“孤島”。
4、安全性原則
系統須具有良好的安全管理功能，數據存儲、檢索、提取、和管理等各個層面和角度都須具有相應的安全機制。
在系統設計中，采用良好的安全機制；在數據傳輸中，選用當前成熟的數據加密技術確保數據安全；在網絡上，選用多層結構技術。同時，利用大型數據庫的安全性能確保存儲數據的安全。
系統建有完善的用戶管理和授權機制，對用戶在系統中的各種操作進行全面的管理和控制?？捎行Х乐狗欠ㄓ脩羧肭趾妥畲笙薅鹊叵拗菩畔⑿姑?；系統具有監控功能和日志功能，對在線用戶進行有效的監控，記錄下用戶的任何操作，確保不可抵賴性。
5、易用性原則
提供友好的用戶操作界面，具備直觀易用的人機界面、系統維護界面， 系統在使用界面上遵循檔案及資源管理人員的工作習慣， 界面友好易于操作，方便用戶的使用。系統采用客戶端/服務器（C/S）方式，滿足檔案管理人員、兼職檔案人員的需求。對檔案信息的檢索和利用、各部門檔案人員信息采集，系統采用瀏覽器/服務器（B/S）架構解決方案，后臺數據庫系統結構清晰，數據字典公開，系統布署方便快捷。
操作簡單，查詢方便，可以通過樹形結構分層查詢，也可以按任意給定的條件（簡單查詢、綜合查詢和模糊查詢）進行查詢。
6、智能性原則
具有良好的統計分析功能，提高工作效率。同時系統應該有強大的圖表功能，可以制作各種類型的報表、客戶信息登記表等，制表方便、快捷，還能根據需要生成統計圖表（如餅圖、矩形圖），報表可輸出到Excel電子表格、Word文檔以及其他特定要求的文本文件。
7、標準性原則
系統采用的規范和標準應符合相關國家、行業的規范和檔案標準要求；電子文件元數據符合最近將頒布的《電子文檔元數據規范》要求。
8、可靠性原則
系統運行具有極高的可靠性和良好的容錯性能。可靠的信息傳輸手段、存儲方式、運行環境和安全保證是系統成功的關鍵。在整體設計中，根據實際情況采用完善的備份方式和災難恢復計劃，確保系統的可靠性。提供7天*24小時不間斷服務。
9、擴展性原則
隨著數據量的增加和運行節點的擴展，系統對硬件軟件的要求會不斷提高，系統所有硬件、軟件的選型和應用系統的設計必須考慮可擴展性的要求。
在軟件系統的設計中，所有產品（包括軟硬件）的選型及配置都應充分考慮到整個系統的可擴展性。系統將滿足隨著業務的不斷發展而隨時增加用戶及軟硬件產品的需求。
為滿足數字化檔案建設不斷深入的要求，在設計時，充分考慮了系統擴充問題，系統具有良好的可擴充性。在程序結構設計和數據接口設計時，預留了各種接口（比如程序開發接口，數據移植接口），能在需要時與各種應用系統進行一體化聯接，采用XML技術描述數據接口技術并提供數據接口程序。遵循XML 數據規范，具有自描述、結構化、交換性、擴展性特點。進行數據交互和關聯操作。當需要進行系統性升級時，能保證數據的平穩遷移，能方便地調整。易于擴充升級，既滿足當前的業務需求，又為今后的擴充留有空間，用戶可自行進行功能擴展。
10、成熟性原則
文檔的獲取、采集、存儲、管理、檢索、統計和等各個環節集成在一個統一的體系結構之中，形成一個閉環的管理。
11、可維護性原則
在系統的設計中，充分考慮了因機構設置及業務流程的不斷變動而帶來的靈活性要求。所有產品（包括軟硬件）的選型及配置都充分考慮到整體系統的靈活性，滿足隨著業務的發展而不斷增加數據量、用戶、軟硬件產品的需求。能通過自擴展的方式適應新類型的文件、檔案和資料；系統中所有的數據結構、操作界面、打印格式及統計要求等都是可靈活定義的，以滿足業務變化的需要；業務處理功能在一定程度內的增加或變更等需求不會影響系統的體系結構，并能在最短的時間內實現新的需求。
考慮到工程實施完成后系統的操作與維護，因此，該系統具備較強的可管理性和易操作性，便于系統管理人員能夠盡快熟練地掌握該系統的操作和管理技術，以保證系統能安全可靠地運行。應用軟件的開發選用了流行的可視化開發工具。在保證用戶基本操作的前提下，給管理員有更多的自主管理功能。
（三）信息資源庫建設
1、目錄庫建設
大唐南京電廠檔案管理系統建立在基于WEB服務基礎上，實現現有管理的電子化、網絡化的需要，并具有開放性，能夠與企業各管理系統集成，接收、管理各系統形成的歸檔電子文件，提供安全授權下檢索利用。
系統主要分為四大功能模塊：信息采集、日常管理、信息服務、系統設置與維護。
檔案業務管理系統具體功能設計如下：
（1）檔案收集
檔案的收集整理是檔案工作的重點，也是工作量最大的工作，因此通過管理辦法明確歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間、歸檔責任和流程，通過應用系統提供收集手段、自動整理功能、歸檔流程的控制和管理是系統建設的關鍵部份。
上圖為歸檔數據的收集、整理、歸檔的總體流程圖。如圖所示，整個流程包括數據收集、數據整理、移交接收和數據歸檔四個步驟，首先由全宗單位內各部門的兼職檔案員通過幾種方式進行待歸檔數據的收集，之后由兼職檔案員對收集到的數據進行整理使其符合歸檔規范，然后由兼職檔案員對整理好的數據進行移交，由全宗單位內的檔案管理員對移交的數據進行接收，最后由檔案管理員對所有接收到的數據進行檢查、編目并歸檔。歸檔后的檔案元數據進入元數據庫，電子原文件進入系統電子原文數據庫，系統將對照元數據庫與電子原文數據庫中的數據自動創建索引庫用于全文檢索功能。下面將詳細介紹這四個步驟的內容：
①信息收集
數據收集分為以下幾種：OA接口收集；在線收集；離線收集；數據轉換等手段。
OA接口收集方案
系統實現與辦公自動化系統（OA）等系統無縫連接，接口部份主要
設計方案如下：
圖 OA 接口收集原理圖
OA系統接口是保證文件自動歸檔的關鍵。通過接口，系統可以以自動或手動兩種方式轉入到檔案系統當中去，文件及其屬性信息歸檔到檔案管理系統的收集整編庫中，同時將收文單、發文單、正文內容、附件內容的電子文件轉入文件服務器的電子文件存放位置，并建立目錄和電子文件的對應關系。
在線收集
在線收集是提供各業務部門人員對重要文件進行收集的模塊，不僅可以提供簡單、快捷的檔案錄入功能，方便檔案形成單位的歸檔人員進行歸檔錄入，而且可以對歸檔范圍外的重要文件進行收集錄入，可以將個人的隱性知識顯性化。
檔案管理人員可以根據實體文件直接在檔案系統中進行著錄。檔案系統提供友好的著錄界面輔助用戶進行信息的填寫。
著錄部分提供的功能包括：
1.必填項標識功能。在界面中會對必填字段與可空字段進行明顯的標識區分，方便用戶進行識別。
2.著錄字段可設定默認值。所有字段均可設置默認初始值，或可通過事件定義，自動跟據規則從其他著錄字段提取。也可根據一定業務規則，從相關信息中自動提取初始值，如可自動提取題名、文號、發文時間和保管期限等等。
3.著錄內容提交時自動驗證功能。驗證的范圍包括：是否可空、極值范圍、輸入值類型（自然數、整型、日期等）、特殊類型（身份證、郵箱、手機號碼等）。對不符合規范的輸入，給出友好提示。
4.多種形式的輸入控件。檔案系統提供的多種輸入控件有：文本框、日期輸入框、多行文本輸入框、下拉選擇輸入控件、樹形信息輸入控件、多選或單選控件以及可編輯的下拉控件等多種，方便用戶的使用。
5.界面事件自定義功能?？深A先定義在著錄時要進行響應的事件，即某些著錄項的內容可在其他著錄項著錄完成時，根據規則進行自動填寫。如自動對A、B兩字段值進行求和填寫進C字段，或對A、B兩字段進行截取或拼接后填入C字段。
6.著錄信息自動繼承。在連續錄入數據時，可自動繼承前一條所錄數據的各個字段信息，并可根據需要進行選擇性繼承。在著錄時還可根據一條已有數據，進行著錄，系統會自動將所選數據的信息作為新記錄的默認值。
7.支持TAB鍵及光標鍵的焦點跳轉。在著錄時，可方便的通過TAB鍵或光標鍵實現輸入焦點在不同控件上的切換，無需點擊鼠標，極大的方便了錄入工作。
8.著錄同時即可進行電子原文的掛接。著錄時即可掛接電子原文，避免了在條目形成后再掛接的不便。
離線收集
9.離線收集是提供建設項目和流動性企業提供配套的離線客戶端，作為離線狀態下的檔案收集工具。
10與檔案管理系統的數據交換為：
11.離線錄入端配置文件：由檔案管理系統生成離線錄入端配置文件，為XML格式文件，各建設項目和流動性企業使用離線客戶端導入配置文件后才能初始化系統，進行使用。
12.離線錄入端數據：離線錄入端產生的歸檔文件數據由各單位匯總到檔案館檔案管理員離線錄入端機器上，檔案館檔案管理員離線錄入端機器與檔案管理系統網絡聯通，因此可由檔案管理員上傳離線錄入端數據。
數據轉換
數據轉換可實現歷史數據的批量導入功能，批量導入分為兩部份：元數據和電子文件，其中由于歷史數據所使用的業務系統不統一，數據格式和數據結構都不相同，因此我們這里主要支持：DBF、XML和EXCEL三種格式的數據導入，需要各原檔案系統開發商將需導入的數據轉換成上述標準格式，最終實現批量轉換。
系統可為歷史檔案單獨設置一些類別和數字化流程。針對歷史數據和目前檔案系統中數據結構存在不同的問題，系統會提供字段對應關系定義界面，是的用戶可先定義好字段對應關系，然后再進行轉換。
至于電子文件，則可通過內容管理平臺中提供的電子文件轉換功能形成規范化電子文件格式存入系統，電子文件與元數據可自動通過元數據中的關聯關系實現自動對應。
②數據整理
數據整理部分面向全宗單位的部門兼職檔案員或檔案管理員提供對于進入系統的待歸檔數據的整理功能，通過整理使之成為符合檔案規范的數據。此部分系統主要提供以下功能：
自動分組（分類）
由系統程序根據預先定義的業務規則對不同類型的數據自動進行分組（分類）。
自動排序
由系統程序根據預先定義的業務規則對不同類型的數據自動進行排序。
立卷（裝盒）
由系統程序根據預先定義的業務規則對不同類型的數據進行組卷（裝盒）操作，并自動生成相關案卷級/盒級字段信息。此功能分為以下兩種方式：
自動組卷（裝盒）
由系統程序根據預先定義的業務規則對某檔案類型的全部數據進行自動組卷（裝盒）操作。
手工組卷
由系統程序根據預先定義的業務規則對某檔案類型用戶所選擇的數據進行手工組卷操作。
手工調整
對于已組好卷的數據提供由用戶手工調整的功能，包含以下功能點：
增加
提供對歸檔案卷/文件條目信息的增加功能，并提供電子文件的掛接。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，用于錄入需要歸檔的案卷/文件條目信息，同時掛接電子原文。
刪除
提供對歸檔案卷/文件條目信息的刪除功能。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，刪除文件條目信息的同時也刪除該條目下掛接的電子原文。
修改
提供對歸檔案卷/文件條目信息的修改功能。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，用于修改并保存案卷/文件條目信息的修改結果。
檢索
提供對于案卷/文件條目中各字段的組合檢索、模糊檢索功能，最大程度確保數據的查全率和查準率。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。
數據排序
主要是對于進入收集整編子系統的案卷/文件條目信息按相應排序規則默認排序，排序后便于檔案整理人員對于數據的瀏覽和整理工作，此處的排序規則已在系統“檔案業務管理設置”子系統中預先定義完畢，除預先定義的規則外還可以進行任意兩條數據的位置對調和連續多條數據的順序調整。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。
數據移出
將當前檔案類型的文件級數據移入到其它的檔案類型的整編庫，如某個工程的申請文件在文書檔案中，需要移入到科技檔案中。不同檔案類型的數據可以相互轉化，且轉化完成后可以保留不同檔案類型間共有字段中的信息。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。
案卷打散
將已組好的案卷或盒內的文件打散，重新進行組卷/盒。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。
卷內文件抽出
將已經組好的案卷內的文件抽出，使其成為不屬于任何案卷的零散文件。
加入案卷
將用戶選定的零散文件加入某個已組好的案卷中，使其成為此案卷的卷內文件。
③數據歸檔
此部分主要是由檔案管理員對已接收的數據進行檢查歸檔的操作，包含以下功能：
數據檢驗：由檔案管理員詳細檢查所接收的移交數據。
數據編目：由檔案管理員操作系統自動生成數據的相關目錄信息，以備歸檔。
數據歸檔：由檔案管理員操作將數據歸檔進入檔案庫。
2、全文數據庫建設
全文數據庫建設一方面是對室藏紙質檔案的數字化，即利用高速掃描儀等設備對存量檔案數字化。電子文件的格式：TIFF、JPG、BMP、PDF等圖像格式，掃描時采用黑白圖像和彩色圖像兩種方式，頁面為多色文字、清晰度高、帶有圖片的紙質檔案，宜采用彩色圖像掃描。因電力企業室藏檔案圖紙多，掃描儀還須具備消藍功能，在掃描過程中不能只追求清晰度，將分辯設置過高，導致圖像太大影響傳輸和存貯。在檔案清晰度滿足要求情況下，單色頁面的掃描分辨率一般為100-200dpi，彩色頁面的一般為100dpi。另一方面利用OA系統接口將歸檔文件及其屬性目錄信息轉換到檔案管理系統中，同時將收文單、發文單、正文內容、附件內容的電子文件轉入檔案服務器的電子文件存放位置，并建立目錄和電子文件的對應關系，實現文檔一體化數據共享。
2010年項目實施時，大唐南京發電廠檔案室人員對室藏檔案全部進行了數字化掃描、加工，共建成17萬余條檔案條目數據庫、約154萬頁原文數據庫，并實現條目與原文100%掛接。
（四）檔案信息安全保障體系建設
1、制度建設
為了規范文件材料的歸檔工作，完善、系統保存本企業檔案，進一步提高檔案信息管理水平，保障電子檔案的安全、完整和有效利用工作得到落實，我們陸續制訂和印發了《電子文件歸檔管理制度》等規章制度，涵蓋了電子文件歸檔、電子檔案的移交、利用、鑒定、檔案數據的管理維護、保管、備份、安全保密等制度。
自工程建設以來，加強檔案管理“三納入”、“四參加”工作。例如：（1）重要檔案工作事項，納入廠辦公會領導議事日程，列入廠年度、月度計劃一同安排；（2）檔案信息化工作明確納入單位規章制度及工作流程；（3）檔案信息化工作納入辦公室與各部門年度工作考核制度及崗位職責；（4）基建期間所有設備開箱、項目驗收、資料交接等，都要求檔案人員參加，并作文字、圖片記錄等。
2、系統操作安全保障
本部分安全設計方案主要是從應用系統安全設計、安全認證、數據加密方面，應用軟件安全主要是從軟件的角度考慮，主要從數據傳輸安全、系統操作安全、數據訪問安全三個方面來考慮。
數據傳輸安全
①采用VIEW服務方式，每個客戶端無需安裝瀏覽軟件，為系統維護帶來極大方便，無需客戶端。
②電子文件以流數據的方式進行傳輸，在客戶機內存中顯示，而不會形成本地的臨時文件，排除了安全問題。
③流數據的傳輸方式解決了傳輸過程中存在的安全隱患。
系統操作安全
登錄（和其它應用系統集成的安全訪問控制）
①登錄的安全控制任務
平臺對外部系統提供相關的接口和服務，需要保證沒有權限的人不能獲取對應的服務，或者不信任的系統不能訪問對應的接口。
平臺登錄的安全控制建立在用戶信息平臺上的統一用戶認證系統之上。在用戶登錄后將持有相關的統一令牌，用戶只需持有統一用戶認證系統頒發的用戶令牌，就可訪問相關的接口和服務。用戶進行統一認證時，進行如下的令牌獲取操作：
從外部系統訪問平臺提供的接口和服務之前，先要獲取相關的系統
訪問令牌；持有令牌的客戶端，訪問相關的平臺提供的接口和服務；平臺驗證令牌是否有效，如果有效，將在檔案信息管理系統中構造相關的用戶信息，并且訪問相關的接口和服務。
②操作權限
操作權限主要分為子系統、模塊、模塊按鈕功能三級。主要根據角色來控制，系統默認的角色有系統管理員、高級檔案管理員、檔案管理員、兼職檔案員、普通用戶（利用者）五個角色。
定義角色的時候可以定義到子系統、模塊、模塊按鈕功能三級權限，其中對應的收集整編、檔案管理、借閱管理等的添加、編輯、刪除、組卷、批量修改、批量刪除等模塊按鈕功能需要涉及到檔案類型，必須根據檔案類型來分別設置權限。
判斷的時候首先要根據用戶的ID取得對應的角色ID，根據角色ID信息來判斷是否在該角色中存在權限信息，如果已經存在則為有權，如涉及到檔案類型需要判斷對應的檔案類型權限。
③操作日志
系統通過記錄用戶操作日志來加強系統的安全性，以便管理員可以對惡意破壞數據過程進行審計。在本系統中，提供有登錄日志、操作日志和數據訪問日志三類日志。
用來記錄用戶成功登錄（退出）檔案系統的事件。用戶登錄指用戶由檔案系統外成功登錄進檔案系統。其形式可以有多種，例如：由門戶系統登錄到檔案系統；在其它系統中，訪問集成的檔案查詢模塊；直接登錄檔案系統等。
主要日志信息包括：用戶帳號（ID）、所屬全宗、登錄日期（時間）、登錄時客戶機IP地址、退出時間，登錄方式（門戶、集成模塊、直接登錄）等。
用來記錄用戶在檔案系統中所進行的一些重要操作事件。例如：全宗管理、部門管理、服務器配置管理、檔案類型管理等。主要日志信息包括：操作者（用戶ID）、操作日期（時間）、所屬全宗、用戶操作等。
用來記錄用戶對檔案數據本身的訪問。例如，對檔案數據條目的刪除。對電子文件的瀏覽、下載等。主要日志信息包括：用戶ID、操作日期（時間）、檔案類型、檔案數據的ID、檔案數據的標題（電子文件的標題）、操作方式（刪除、瀏覽、下載、銷毀）等。
數據訪問安全
數據訪問需要控制用戶訪問的條目和電子文件信息，并可以靈活設置權限。目前大唐南京發電廠檔案管理系統的數據訪問權限根據權限類型分為條目權限和電子文件權限，根據設置方式分為臨時權限、規則權限、默認權限。
規則權限針對網上利用者和普通用戶設置，針對條目權限和原文權限進行判斷，可以設定對應的查詢規則來批量設置權限?？梢葬槍n案庫進行設置?？梢詢戎靡恍┕潭ㄒ巹t，如全部數據、歸檔前數據、歸檔后數據、職務對應密級等?？梢赃x擇組或組下面的人進行設置權限，如果設置了組的權限，下面的人自動繼承組的權限，判斷順序為人優先于組。規則權限判斷流程為：
默認權限主要針對網上利用者和兼職檔案員，可以根據檔案類型來設置，主要權限類型為條目瀏覽、電子文件瀏覽、電子文件下載等。
條目權限根據默認權限和規則權限組合得到對應的用戶的權限。
電子文件的一般使用流程
電子文件一般的使用流程如下圖所示：
上述流程主要包括了電子文件的提交、存儲和利用三個環節，利用時可以對電子文件進行瀏覽、下載、打印、導出光盤等。以上應用模式中存在以下幾個問題：
①電子文件格式不統一，給各種電子文件的安全控制及利用造成很多困難；
②電子文件容易被篡改，篡改不易被發現；
③電子文件一旦提供用戶瀏覽，則電子文件已無法控制，用戶可進行拷貝、另存等，存在重要文檔被轉給其它人員的隱患。
電子文件訪問安全控制的主要任務：
①能有效控制電子文件的閱讀、下載、另存、打印、打印份數、修改、拷貝/粘貼、使用有效期限等。
②保證重要文檔不轉給其它人員。只有經過授權的用戶才能閱讀采用本系統加密的文檔，未經授權的用戶，即使拿到其他人的授權文件，仍無法閱讀加密的文檔。
（五）檔案管理系統硬件設施的建設
1、機架式服務器一臺
存儲設備一臺
2、建立檔案原文數據庫所需要的A0、A3平板掃描儀，高速掃描儀、數碼相機等設備。
五、“數字檔案管理系統”的特點及主要功能
大唐南京發電廠的檔案部門擔負著各類檔案的最高管理職能，在檔案管理系統中，管理職能具體定位如下：
完成大唐南京發電廠各檔案所屬各部門日常檔案管理工作，指導和管理各部門的檔案歸檔工作，完成檔案資料的收集、整編、錄入和管理工作；同時，將與之對應的檔案數據和文件系統中歸檔的檔案數據歸檔到檔案管理系統中。另外，大唐南京發電廠各類檔案需要對各部門的年報進行接收和匯總工作，生成符合國家檔案局要求的年報。
1.全文檢索系統信息服務功能
系統提供了統一的智能搜索產品，實現對附件的全文檢索，并能對常用檢索途徑進行優化，滿足用戶對查全率、查準率的要求；提供自然語言搜索和相似性搜索等智能搜索功能；支持對自動搜索到的全部信息進行智能分類，并可對設定的主題，將全部相關信息進行聚類；系統的自動分類和聚類功能可以以圖形化展示，方便用戶定位到關心的信息以及了解信息分類之間的關系。
針對上述各類搜索方式，都會受到系統權限的控制，保障檔案數據的檢索安全。
目前支持電子文件的格式：Tiff，JPG，BMP等圖像格式；OFFICE、TXT、HTML、PDF等字處理格式。
技術特點：索引權限和系統權限完全融合；索引庫、目錄庫、電子文件庫三位一體；系統數據和索引庫數據同步。
全文檢索示意圖
2.主動式檢索服務應用
檔案推送是檔案信息資源提供利用的一種主動服務方式，突破了傳統的檔案被動利用模式，通過管理員對檔案信息資源打包并直接推送給利用人的方式，在保障了檔案資源的利用安全前提下，更及時有效的發揮了檔案信息資源的價值；
檔案打包推送一般分為主動推送和請求推送兩種應用方式：主動推送是指檔案管理員將組織好的檔案數據包設定有效期后直接推送給用戶進行利用，檔案數據包可以是編研成果、事件專題等內容；請求推送是指利用者通過網絡向檔案管理員發出檔案利用請求信息，檔案管理員根據請求內容組織所需要的檔案信息，設定有效期限后直接推送給利用者。
檔案推送具有時效性，過期后將失效不能再訪問既方便了利用又保證了安全。
（三）OCR技術的應用
與圖像處理技術一樣，紫光的OCR（漢字識別）技術也已嵌入到系統當中，在系統的所需要的操作中，可以隨時調動OCR功能，實現圖像漢字的識別。OCR技術主要應用與以下幾方面：
紫光的OCR漢字識別技術在文書檔案的數字化和再利用方面可以發揮重要的作用。
首先，在掃描電子文檔的識別中，通過其獨有的版面分析功能，不僅可以快速實現文檔的掃描識別，同時還可以自動提取當中的檔案關鍵信息，自動識別后填入檔案的目錄信息當中，大大減輕了錄入工作量，而且為文書檔案的批量錄入提供了可能。
其次，快速OCR技術將掃描文件自動識別，與原圖象形成PDF文件，為全文檢索提供了針對圖像文件自動建立索引的功能。
再次，在用戶檢索查詢當中可以選定所需文件內容，自動對其進行識別，形成可以編輯的文檔，以便于再利用。
對于中英文混排、表格等特殊格式可以比較好的識別還原。
檔案人員在利用檔案的時候常常需要瀏覽檔案原文，對于比較感興趣的內容可以利用在線OCR功能將圖片格式的原文，識別成可編輯的文本信息，以便于下一步的利用。
利用的時候用戶在檔案原文上選擇需要的區域，系統自動將區域內的信息傳到檔案服務器進行識別，然后傳到用戶的窗口顯示出來。
原文瀏覽的時候選擇要識別的區域
識別后的文本文件
在線OCR支持網絡上所有有權限的用戶應用，同時允許多個用戶并行使用。
（四）可擴展支持多種安全技術
系統設計方案中充分考慮了大唐南京發電廠對信息安全性方面的考慮，除了系統本身的用戶權限控制系統和日志管理外，還可以支持與用戶身份認證系統的集成、實現電子印章、數字水印、數字簽名、數據加密、流技術瀏覽等信息安全技術。
（五）檔案數字化加工模塊中圖像處理技術
檔案數字化加工子系統由利用流媒體采集工作站、高速掃描儀、數碼專用設備作為信息入口，將紙張、影像、音像的信息轉換成數字影像文檔，并將數字化信息的圖文數據庫存儲到海量存儲載體中，采用OCR技術，實現掃描結果的文本轉化。對文檔、圖片及其他檔案類型數據進行加工處理及標引。
圖像處理技術的應用
系統中內嵌了紫光圖像處理技術，可以用于電子檔案原文的掃描和圖像處理。
在收集整編、檔案管理子系統中，都可以在數據錄入和維護時自動打開圖像處理模塊，完成紙介質文件的掃描錄入或對掃描文件的圖像處理功能，利用系統中的圖像掛接功能來實現圖像文件與檔案目錄的自動對應。
圖像處理模塊最大的特點就是除了可以滿足招標文件需求中所要求的圖像處理功能外，還可以實現批量的圖像掃描和自動處理的功能，是一個功能強大的圖像掃描和處理模塊。
圖像處理功能介紹
該模塊具有以下功能：圖像的掃描、圖像的旋轉、圖像縮放、圖像幅面調整、圖像分辨率調整、圖像壓縮格式轉換、消藍、去污、糾斜、合并等。
圖像處理窗口
掃描的參數設定，在掃描的同時用戶可以設定自動執行糾斜、去黑邊、清除噪聲等功能，掃描后也可以手動進行上述操作。下圖是圖像處理的幾個功能操作界面。
掃描后的文件
去黑邊處理后的文件
糾偏、去污點處理后的文件
掃描后的文件
圖像拼接前
圖像拼接后的效果（合并的時候可以選擇上下合并或左右合并）
六、推廣和應用
檔案管理系統建設方案范文6
【關鍵詞】鄉鎮檔案管理;紙質檔案;電子化
一、我國鄉鎮檔案管理中的問題
鄉鎮檔案管理對于加強我國鄉鎮社會文化與經濟建設都有著重要的意義，但我國目前鄉鎮檔案管理的狀況不容樂觀。目前我國鄉鎮檔案管理工作中存在的問題主要包括：鄉鎮領導對檔案管理工作重視不足，認識不到檔案管理對于鄉鎮經濟發展與社會建設的重要意義，缺乏對檔案管理工作的有效安排;鄉鎮檔案管理制度不完善，缺乏有效的管理機制，不能形成完整的檔案管理體系，缺乏制度保障，導致鄉鎮檔案的收集與歸檔不完整，檔案管理實際操作缺乏規范性，影響檔案管理工作的質量;檔案管理設備落后，技術更新緩慢，鄉鎮受制于發展速度與水平等因素，很多地區在檔案管理設備上不能及時有效地更新，甚至在檔案保護設備與方案上也很不完善，這不僅影響著檔案管理的質量，還埋下了檔案因缺乏有效保護出現丟失、腐蝕、以及污損等情況，影像檔案的使用;檔案管理人員頻繁變動，交接工作復雜繁瑣，易出現漏洞，新任管理人員不易掌握檔案管理技術要點，加之缺乏有效的監督管理機制，致使鄉鎮檔案管理工作效果不理想。
二、鄉鎮檔案管理方式
紙質檔案管理，我國大多數鄉鎮在檔案管理工作中人主要應用紙質檔案，對紙質檔案的管理在管理過程中的很多環節相對較復雜，工作量也較大，這些都是由與紙質檔案的載體紙張的特點決定的。紙質檔案在使用中存在著一定的優點，有與紙質檔案不易修改，及時修改后也會留下痕跡，如果重新抄錄也很難時間內完成，這也增加了紙質檔案的真實性與可靠性。但與此同時，紙質檔案易燃且易污損，這也一定程度上增加了紙質檔案的保存難度;紙張受到版面的限制，其承載檔案信息的量十分有限，而鄉鎮檔案隨著經年累月的積累，往往檔案的信息量十分巨大，也使得紙質檔案的體積十分龐大，對檔案存儲空間也有很大的要求。
電子檔案管理，隨著現代信息技術的發展，電子計算機與信息化辦公技術在政府工作中廣泛得到應用，部分鄉鎮政府也通過有效的改革措施，加強了辦公現代化信息化的建設，在檔案管理方面，也逐漸開始采用電子化的管理方式。電子檔案主要是建立有效的檔案管理系統，通過計算機進行檔案信息的錄入，通過電子存儲設備進行檔案信息的存儲，利用網絡進行檔案的傳輸與分享，檔案的管理主要是通過檔案管理系統與計算機的操作來完成，相對紙質檔案管理繁瑣的過程，具有更強便捷性。電子化的檔案管理也將是我國鄉鎮檔案管理未來發展的主要趨勢。
三、鄉鎮檔案管理電子化的優勢
鄉鎮檔案管理電子化能夠安全有效的實現檔案的長期保存。紙張的易損性導致紙質檔案在保存的過程中容易出現腐蝕、污損等情況，造成檔案信息無法辨認，給檔案管理工作造成困難，而電子檔案在應用中，只需將檔案信息通過計算機錄入管理系統，并通過電子信息存儲設備進行有效保存，在保存中不會出現腐蝕或損壞的問題。
鄉鎮檔案管理電子化能夠更方便實現檔案信息的收集、整理、查閱、修改、傳遞、分享等管理操作。利用計算機操作能夠更快的進行檔案信息錄入，在檔案信息收集中有很大優勢，同時計算機的信息處理能力也能夠更好的實現大量繁雜的檔案信息的有效整理，在檔案的查閱中也免去了在檔案庫中翻找的麻煩，只需簡單的操作，就能將檔案調出進行查閱，檔案的修改也可以通過計算機輕松完成。
四、檔案管理紙質到電子化對鄉鎮檔案管理的必要性
（一）鄉鎮檔案管理電子化是檔案管理信息化建設的要求
鄉鎮檔案既是鄉、縣制訂計劃，總結經驗，指導工作的依據，也是落實黨的政策，解決民事糾紛的憑證，又是鄉鎮開展農業科研，發展農業經濟所必須的參考資料，對于豐富縣檔案館館藏也是一個重要的來源。鑒于鄉鎮檔案的重要性，在2000年的《全國檔案事業發展“十五”計劃》中國家檔案局明確把信息化檔案建設作為“十五”期間的一項戰略任務確定下來，隨后2002年了《全國檔案信息化建設實施綱要》，將檔案管理應用系統建設與推廣作為一項重要內容，要求全國各級檔案部門認真組織學習落實。鄉鎮檔案管理的電子化是鄉鎮檔案部門貫徹執行國家加強信息化檔案建設的戰略方針的必然要求。
（二）檔案管理電子化是解決鄉鎮檔案管理中出現的問題的有效途徑
鄉鎮檔案對鄉鎮的發展有著重要的意義，它真實準確地記錄著鄉鎮的發展歷程，為鄉鎮在新時代變革中的各項決策、事務留下憑證和依據。然而我國鄉鎮檔案管理實際工作中，存在著很多問題，檔案管理電子化對于接解決我國鄉鎮檔案管理中的一些問題有很好的效果。電子化檔案管理能夠通過簡便的錄入操作，進行檔案信息的收集與整理，大大減輕了檔案管理人員的工作壓力，也能夠更好的保證檔案信息收集工作的完成;電子化檔案管理可以通過管理權限的設定促進檔案管理制度的完善，確保檔案管理的規范性與可靠性;電子化檔案管理方式操作簡單，管理效率也更高，在檔案管理人員的更換過程中，可以更快的完成檔案管理工作的交接，同時，新任檔案管理人員也能夠更容易的掌握檔案管理的操作要領;除此之外，鄉鎮檔案管理電子化還能夠有效的解決鄉鎮檔案部門檔案積存過多，檔案庫數量及存儲空間不足的問題。在此基礎上加強鄉鎮政府對檔案管理的重視，將能夠有力的推動我國檔案事業的全面發展。
參考文獻
