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檔案管理具體流程范文1
1.1應用優勢
1.1.1檢索速度快。與傳統的紙質檔案管理相比，將信息技術應用到檔案管理中，會顯著提高檔案管理的整體水平，在具體操作中，只需要將與檔案有關的關鍵字、關鍵詞放在檢索欄中，就能在很短時間內檢索到信息，這會為相關人員工作節約大量時間。
1.1.2存儲量大。在信息技術的支撐下，檔案管理工作內容已經得到了優化，不需要大量的紙張來記錄信息，自然也不需要消耗大量的空間儲存，保證了單位內部空間利用效率。而隨著現代管理工作不斷發展，檔案管理已經由傳統的文字檔案發展為圖片、文字、視頻、語音多種形式于一體的檔案，而這些檔案內容也是紙質檔案無法解決的，信息技術型檔案的出現有效的解決了這個問題。
1.2在檔案管理應用信息技術中存在的問題
1.2.1系統操作不熟練。對檔案管理工作而言，實現信息技術與檔案管理的融合雖然顯著提高了檔案管理水平，但在這種情況下，管理人員無法及時掌握有關檔案管理的技術，不利于保證工作效率。同時，近幾年信息技術的發展速度較快，信息化檔案技術也迎來了幾次更新，雖然進一步提高了檔案管理系統質量，但工作人員必須要面對系統操作不熟練的問題。
1.2.2資金安全問題。在應用信息技術過程中，必須要面對互聯網所帶來的安全問題，包括漏洞、病毒入侵等，一旦上述問題發生，就可能導致系統數據庫崩潰，一旦一些不可恢復的文件受到破壞，將會造成巨大的損失。
2、改進檔案管理信息化的建議與方法
2.1注重檔案管理人員的服務意識與技術培養
優化檔案管理的最終目的是為了能夠把檔案資料更方便、有效的提供給相關部門與相關人員參考。所以檔案管理工作人員應當牢記檔案信息化管理的最終目的，加強自身服務意識，堅持服務相關部門與人員使用檔案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽視檔案利用價值管理理念，在保證檔案資料的安全有效的前提下最大程度上發揮出檔案資料價值，使得檔案資料能夠更好的服務社會大眾。檔案管理工作人員需要在更正傳統管理觀念的同時加強自身專業素養，建設信息化檔案需要相關工作人員具有足夠的專業才能得以實現，信息化檔案管理相關工作需要具有較高的專業素養的綜合型人才，提高相關工作人員的專業素養加強對管理人員的技術培養，對檔案信息化管理具有重大意義。
2.2提高檔案信息管理水平
在先進科學技術的推動下，通過使用計算機相關軟件能夠加快信息化檔案建設進程。通過相關計算機管理軟件能夠對信息化檔案的管理工作起到積極作用。使得檔案管理的核心內容朝檔案信息化方向發展，另外應加大檔案信息化所用設備的投入，搭建高效的檔案信息化平臺系統，從而為檔案信息化管理活動的開展打下良好基礎。建設電子檔案是信息化檔案建設的主要措施，電子檔案雖不能夠帶來實際效益，但是能夠在服務社會的同時發揮其潛在的經濟效益。當越來越多的電子檔案形成時，如何合理地管理這些電子檔案成為了主要問題。通過合理地選擇相關計算機管理軟件，是電子檔案得以有效利用的關鍵所在，但是也需要強化相關工作人員的專業素養，前后兩者均對提高管理質量起到重要作用。
2.3加強檔案信息管理
在進行檔案信息化建設過程當中，應當提前制定好相關工作流程，在整個建設過程中都應保持認真嚴謹的態度。信息化檔案建設應當結合當前社會需求進行規劃，在構架檔案管理網絡平臺時，應充分發揮網絡平臺所具有的擴展性、靈活性等特點，以結合社會需求，拓展開發相關功能，更新軟件系統，保證檔案信息化硬件設施和軟件的有效配合，以此保證檔案信息化的正常開展。信息化檔案管理相關人員應從以往的實物檔案管理向檔案信息化管理模式轉變。管理具有多樣性、多渠道、實時性的檔案信息化資料，另外應注重對專業人才的培養，同時逐步改革相關培訓與考評，提高檔案工作人員的專業素養與工作能力。另外充分結合計算機網絡技術，通過相關管理軟件提高檔案管理效率。電腦的廣泛使用以及網絡管理技術發展給檔案管理帶來了巨大的便利。采用相關計算機網絡技術所構建的網絡平臺，不僅能夠使得檔案資料更具真實性，還能夠有效提高檔案使用率，節約絕大多數人力資源。
3、檔案管理中信息技術應用的重要性
3.1應用信息技術是創新檔案管理工作的必要條件
人們日益豐富和多樣化的信息需求給新時期檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理工作必須加大創新力度才能適應新的社會發展形勢，滿足人們的信息需求。在檔案管理工作中應用現代化的電子信息技術，能夠打破傳統的檔案管理工作中時空的限制，人們可以利用現代化的信息和網絡技術進行檔案信息資源的查閱和使用。同時檔案管理人員也可以利用先進的電子信息技術和檔案管理理念完善檔案管理的工作模式，提高檔案管理工作的效率，從而為人們提供更優質的檔案信息資源服務，開創新的檔案管理服務模式。
3.2有助于實現檔案的精細化管理
在檔案管理工作中應用電子信息技術，有助于實現檔案的精細化管理。這主要是因為在檔案管理工作中應用電子信息技術必須要有科學的規范和標準作為工作指導，才能實現檔案管理工作人員的優化配置，才能實現利用電子信息技術對大量的檔案信息資料數據進行存儲、維護、更新、共享等，使檔案管理工作的每一個環節、每一個流程都有章可循、有據可依，真正實現檔案的精細化管理，提高檔案管理工作的整體水平。
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（一）規范化、標準化的檔案歸檔
檔案的歸檔主要會分為紙質檔案歸檔和電子檔案的歸檔兩部分。充分利用計算機網絡平臺實現檔案歸檔工作，以實現信息化和現代網絡化為目標，著眼于建立高標準、高性能的系統。利用計算機網絡平臺，歸檔工作需要對每一個環節都進行明確的規范，使各個層面達到一定的水平，這樣才能提歸檔工作的綜合能力，發揮出整體優勢。
（二）醫院部門之間的共同協作
在辦公自動化的背景下，檔案自身是相對獨立的。與傳統歸檔工作由個人或者部門承擔歸檔管理不同的是，醫院的自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個檔案管理部門的工作，需要檔案部門和信息技術部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統建立起來的前端時期，就應該將管理工作延伸到設計階段，系統的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案管理需要系統性的特點。
二、改善辦公自動化環境下的醫院檔案管理工作的具體措施
（一）轉變傳統的方式，促進高效檔案管理
在辦公自動化的背景下，文件自身是相對獨立的。與傳統歸檔工作由個人或者部門承擔歸檔管理不同的是，自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個部門的工作，需要檔案部門和信息技術部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統建立起來的前端時期，就應該將管理工作延伸到設計階段，系統的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案檔案管理需要系統性的特點。
（二）制定標準化、規范化的檔案管理制度
辦公自動化下的檔案管理具有及時、方便、快捷等的優點，同時伴隨著這些優點下的問題就是檔案管理工作必須要標準，統一和規范化。第一，如果文件管理和檔案管理是分離的，那么兩者之間就會存在越權問題，尤其是文件歸檔的前期容易發生這樣的情況。因此，單位必須制定一套標準，規范檔案的管理工作。第二，在業務流程和技術操作過程中，文件處理、歸檔和一些著錄中都應制定統一的格式和標準，同時確保不同的接口類型中的檔案能順利、安全歸檔。
（三）建立專業檔案管理隊伍
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【關鍵詞】企業行政 機關 文檔一體化軟件
1 關于企業行政機關電子文檔一體化管理的含義
雖然說文件與檔案是同一事物的兩個不同發展階段，但究其實質，二者同源一體?？梢哉f沒有文書工作就沒有檔案管理工作，文件是檔案的基礎，檔案來源于文書，文書工作的質量決定著檔案工作的質量，檔案是文書的變體、精華以及歸宿。因此，文件管理和檔案管理的物質對象是一致的，也是統一的。
結合對企業行政機關文件、檔案一體化管理的認識，綜合多方對文檔一體化的理解，電子文檔一體化管理的含義概況言之，可以科學地定義為：為實現企業行政機關現行文件乃至館藏檔案管理的高效和優化，從系統論的角度出發，借助計算機及網絡技術，在文件生命周期理論的指導下，對企業行政機關文書工作和檔案工作進行統籌規劃、科學管理，實現文檔管理的系統化、規范化。
具體而言，這一含義包括四個方面的內容：系統思維是文檔案一體化管理的科學指導思想，以計算機技術和網絡技術為代表的信息技術可以從技術方面保障文件、檔案一體化管理。
2 企業行政機關文檔一體化管理的意義
在企業行政機關實現文檔一體化管理有利于最大限度地開發文件和檔案信息資源。通過文檔一體化管理，人們不但可以通過辦公自動化系統，了解到現行的文件信息，而且可以借助超文本的鏈接方式查詢到相關的檔案信息。如此一來，大大提高了企業行政機關信息的共享程度，也便于最大限度地開發和利用文件與檔案信息資源。
文書工作與檔案工作進行規范街接，這是企業行政機關辦公室的主要工作之一，也是提高檔案質量的基礎工作。
隨著企業行政機關向電子政務的邁進，電子公文在企業行政機關的管理中正發揮著日益重要的作用。相比于紙質文檔，無論在形成過程、物理形式、還是存儲特性等方面，電子文檔的都與其有著本質的區別。所以，在當今網絡時代，應及時、適時地建立起新型的文檔管理規范。
企業行政機關文檔一體化管理適應了文件和檔案工作的改革要求和發展規律，有利于提高機關文件和檔案管理的工作效率和管理水平?？梢哉f，文檔一體化體現了企業行政機關管理信息網絡化程度及其行政管理水平。
3 企業行政機關文檔一體化管理中存在的問題
雖然企業行政機關文檔一體化管理具有重要的意義，但在其實際施行中，現狀卻不盡如人意，影響文檔一體化管理的實施即其存在的主要問題有：
3.1 缺少統一的標準和制度
由于長期以來文件工作和檔案工作沿用的一直都是文件和檔案工作分開管理體制， 文書、 檔案工作各自為陣，文件和檔案部門在文檔一體化管理問題上總是不一致。這種不一致及矛盾不但影響了文檔一體化管理進程的實現，而且造成檔案服務于社會工作職能滯后。
3.2 文檔一體化管理軟件具有局限性
目前已有的文檔一體化管理軟件中，有很大一部分還停留在模擬手工文件管理的水平上。這就導致了如今文檔一體化管理軟件出現了如下一些共性問題，如低水平重復，功能雷同；檔號不統一，導致可讀性差；通用智性差，且安全性低，科技含量少，檢索質量也不高。
3.3 文檔一體化管理隊伍整體素質偏低
在文檔一體化管理中，文檔管理人員不但要精通文件及檔案的管理業務，而且要能熟練操作計算機等現代辦公設備。可是大多由職工家屬或隨調人員等組成的文檔管理人員不僅缺乏文檔管理的專業背景而且知識結構老化。不僅如此，文檔管理人員還更換頻繁。加之文檔人員的學習培訓、進修提高的機會又偏少，所以在企業行政機關的文檔一體化管理中，兩者都懂的專業人員寥寥無幾。
3.4 企業文檔一體化管理案例試析
隨著中國海油信息化進程的持續推進，信息化手段在日常辦公、行政管理、公文處理等領域的運用已經日漸深入。為了更好的提升海洋在文件處理方面的效率與規范性，進一步推動企業政務辦公現代化、信息資源化、傳輸網絡化和決策科學化，海洋石油總公司于2009年啟動文檔一體化系統建設項目，并于2011年1月正式發文向二級單位推廣系統。
2013年中海石油化學股份有限公司海南基地開展了文檔一體化管理系統的建設工作，實現了體系化公文管理。該項目完成了服務器配置、系統搭建、系統配置等工作，實現與化學公司總部系統實現對接，實現了與蘭臺系統、OA系統進行集成，完成收發文件的實時歸檔及并在海南基地OA上集成系統入口。2013年8月30日系統正式上線運行。文檔一體化系統的建設，有力的支持海南基地的辦公現代化、信息資源化、傳輸網絡化，實現海南基地文件處理的全面信息化。公司文件的收、發、歸檔等完全實現線上流轉，真正實現了無紙化辦公，并且可以即時發送文件到各所屬單位，減少了中間傳輸環節的時間和成本?？s短了發文審核、會簽、簽發、排版、分發和收文登記、擬辦、閱批時間，由原來的公文處理全流程辦理時間2個工作日時縮短為現在半個工作日即可完成。海南基地全年大約收發文300余件，公司級會議紀要100余件，全年節約600個人天的工作量，可節省36萬元的人工成本。
文檔一體化管理系統實現了上級與下級單位、平行單位間的公文傳輸，大大提高了公文傳輸的效率。文檔一體化管理系統使用流程圖形化跟蹤技術，實現審批流程操作過程的可追溯性。根據用戶需求快速地對軟件系統進行調整，降低了軟件開發、部署實施和維護過程中的成本和風險。區別于以往公文系統與檔案系統的割裂性，文檔一體化管理系統實現了文檔自動歸檔到檔案管理子系統的功能，提供用戶對檔案進行著錄、編研、銷毀、借閱和查詢等操作。
目前，文檔一體化管理系統已在總公司及十四家二級單位獲得良好運行并也同時得到了用戶的充分認可，特別是在中海石油化學股份有限公司海南基地獲得了良好應用。
綜上所述，企業行政機關文檔一體化管理具有重要意義，但其現狀卻仍有隱憂。做好文檔一體化管理，仍任重道遠，需要我們為之付出努力。
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關鍵詞：電網建設；業主項目部；基建信息化；工程建設項目；信息系統 文獻標識碼：A
中圖分類號：F284 文章編號：1009-2374（2015）36-0179-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2015.36.088
隨著我國市場經濟的快速發展，居民用電和工業用電呈不斷上升的趨勢，進而對電力的需求越來越高，這對于電網建設來說面臨一個嚴峻建設形勢。又由于電網基建工程工期較長、項目復雜、管理難度大等因素的存在，電網建設進度相對滯后，很難跟上經濟發展用電需求，所以在電網建設中應最大化地發揮業主項目部的作用。業主項目部是建設管理單位內部具體負責基建項目管理業務的執行機構，代表業主對項目建設全過程（包括設計、施工、監理等工作）進行管控，其在業務上要接受主管單位的指導、監督和考核，以保證工程項目質量、施工進度按目標完成。業主項目部的主要職責是實施項目安全、質量、技術及造價管理，除此之外還包括項目管理策劃、進度管理、招標配合、合同管理、建設協調、資信管理等業務。
隨著計算機信息產業的迅猛發展，信息化管理已經在各行各業廣泛應用，并成為一種發展趨勢，推進項目基建信息化管理具有十分重要的意義，它讓業主項目部信息溝通更加廣泛和快捷，同時也提高了工作效率和管理水平。業主項目部的信息標準化建設，理順了部門之間的關系，優化了管理流程，利用成熟的先進管理理念對項目管理進行業務流程的梳理和改革，減少了管理重疊，讓資源得到合理的優化，通過信息化來管理，有效地促進項目組織管理的優化，并且可以提升整個團隊的向心力、凝聚力，促使項目部的作用得到最大化發揮。
1 業主項目部建設
1.1 機構建設
依據國家電網建設標準化管理有關規定，建設單位根據管理任務和人員情況組建工程業主項目部，業主項目部設置有項目經理、建設協調專責、安全管理專責、質量管理專責、造價管理專責以及技術管理專責等崗位。業主項目部實行項目經理負責制，在項目經理的領導下各管理專責對自身崗位工作按進度開展。
1.2 設施建設
為便于業主項目部管理工作的開展，在施工現場根據項目建設規模設置業主項目辦公室和檔案室，配備齊全的辦公設備與物品，如電腦、打印機、掃描儀、資料柜、開通網絡等，會議室可與施工項目部共用。
1.3 制度建設
根據輸變電工程管理要求，業主項目部需要制定一系列的管理制度，以保證責權清晰、分工有序、有章可循。除了規定業主項目部管理職責及各崗位職責外，業主項目部還制定了如下管理制度：基建項目標準化管理內容與方法、內務管理制度、安全質量監督檢查制度、工程變更簽證管理制度、工程物資管理制度、工程質量驗收管理制度、安全質量獎懲制度等。
1.4 臺賬建設
在項目管理方面，業主項目部負責組織編制配網項目策劃，組織配網項目信息與檔案資料的收集、整理、移交與歸檔工作。為保證資料的存檔與方便查找，業主項目部建立了各種管理臺賬，包括工程施工中的各類管理資料、報審表、工作例會記錄及紀要、圖紙分發記錄、安全質量檢查記錄、工作檔案移交記錄等。對于各種紙質的規程制度及管理臺賬，應存檔于文件盒內，編制好卷內目錄，方便查閱；對于電子版檔案，也應做好備份工作，以防因電腦故障造成資料遺失，為方便查找應建立索引目錄。
1.5 考評激勵
考評激勵是激發員工工作積極性與主動性、提高企業管理效率的重要措施。在業主項目部建設中，基建標準化建設也被納入到其考核內容之中，其考核評價的主要依據是電網建設安全、質量、進度、造價、技術等指標。對于項目經理等管理人員，一方面要給予政策上的支持和待遇上的激勵，同時根據項目建設情況、獲獎情況等對項目經理進行考核評價，考核成績與績效工資掛鉤。如可開展業主項目經理評比活動，評選出年度優秀項目經理，給予一定的獎勵，以提升項目經理工作的積極性。
2 基建信息系統建設
2.1 基建管控系統應用
隨著信息化的快速普及，ERP（Enterprise Resource Planning）項目在基建管理得以應用與發展，憑借成熟的套裝軟件對企業價值鏈進行管理，與此同時電力企業還需實現對項目的管控。成熟套裝軟件目前并不能完全實現基建管理所要求的功能，針對這一現狀，要進行管控模塊建設，作為對已成熟軟件系統進行補充和改進，保證讓基建管理信息系統能夠基本上滿足現代基建項目的要求，以此促使基建管理水平得到提升?；ü芸叵到y是通過信息化手段固化標準化管理流程，為貫徹執行“三橫五縱”的基建標準化體系奠定了基礎。按照國網公司下發的文件，基建管控系統實施主要有主流程管理、項目管理、質量管理、技術管理、造價管理、安全管理和綜合管理七個內容，其中主流程管控又可細分為項目可實施性調研、項目設計計劃與招標采購管理、工程建設施工管理、工程驗收及質量監督、工程后期管理及總結等?；ü芸啬K在其中的重要一環有著極為重要的管理作用，使公司各項業務能夠得到有序進行，共同完成建設目標。同時，基建標準化體系建設也為基建管控模塊的運行提供了良好的基礎條件。
2.2 管控系統實施成效
在應用管控系統過程中，各參建單位要相互配合、溝通協商，積極參加主管單位組織的專題培訓，努力完成各自范圍內的數據收集工作。當管控系統上線運行后，在外網環境下實施節點流程操作，為便于各部門對施工進度的把控，實現過程管理資料的及時上傳。在業主項目部主導下，節點進度與施工現場進度保持同步，以保證在基建管控系統中項目的高效運行。
基建管控系統的實施，使工程管理流程清晰化，只要進入到系統任務查詢，即能夠明晰工程項目進度，當到達某一工作節點時，可及時提示相應管理專責進入工作狀態，落實自身的管理責任，以規范工程管理流程及管理質量。節點流程的約束也使得過程管理的計劃性更強，上載的過程資料直觀地記錄了管理的各方面，有效提高了工程安全質量管理水平。
3 工程檔案離線客戶端管理
工程檔案管理是工程質量管控的重要工作環節，該工作應貫穿與項目建設的全過程。根據電網建設標準化要求，工程檔案管理要做到超前管理和“三同步”。所謂的“三同步”是指文件材料與工程進度同步、階段性文件材料與階段性驗收同步、竣工檔案資料驗收與工程總體驗收同步。要做到“三同步”要應用基建管理信息系統信息化手段、規范項目建設過程管理，推動監理、施工項目部要落實信息化應用工作要求，確保系統數據錄入及時。項目部可通過離線檔案管理，下載客戶端軟件安裝，讓其與辦公室檔案系統形成連接，能夠進行線上或離線信息傳遞，這樣就可以實現完成資料收集，組織檔案移交。
3.1 建立檔案網絡，強化組織領導
對于項目檔案管理工作，主管單位應建立檔案工作網絡，設立專崗專人負責，以做到職權清晰。主管單位要起帶頭示范作用，制定相應檔案管理獎罰措施，并對施工單位、監理單位進行定期的考核，以達到相關建設單位對檔案工作重視的目的。施工單位和監理單位要成立檔案管理組織機構，實行經理負責制，對檔案資料的加強管理，保證檔案進度合理有序的安排。
3.2 采用檔案預立卷，確保檔案真實完整
工程項目檔案管理一般是由施工單位在現場收集資料，并加以分析和整理組卷之后，移交給建設單位。最后對施工經驗進行總結，改進管理模式，實施動態管理，采用點對點的先進管理方式，由施工等單位現場項目部直接移交建設方，這樣一來不僅能夠提高工作效率，同時也能保證檔案資料的完整性和準確性。
一個工程在開工前，要做好準備工作，制定統一的檔案規劃，對各參見方的職責職責范圍和收集范圍進行明確。參建方在檔案中預留空白，根據施工現場收集的資料再進行填寫，最后再錄入到檔案管理離線客戶端。
3.3 加大現場檢查，加強質量管控
在項目質量安全檢查過程中，要堅持從源頭上進行嚴格把關，對施工單位、監理單位收集上來的檔案資料進行逐一檢查，以便在未形成檔案之前對有問題的資料進行及時整改，直至符合要求為止。督促施工單位、監理單位加強現場檔案管理，尤其是隱藏工程相片、各類驗評表等資料的收集管理，確保檔案資料的準確、真實、完整。
3.4 利用先進技術，推進檔案管理信息化
與紙質檔案相比，電子檔案更易于保存管理與調閱。利用先進的電子計算機技術在線上進行檔案管理，利用計算機軟件對所有檔案進行整理組卷，卷內有目錄、案卷封面和備考表，便于后面的查看和調閱。
4 結語
隨著電力需求的日益增長，規范配網工程管理、推進基建項目的標準化、信息化管理具有十分重要的意義。在加強業主項目部自身建設的同時，我們也要不斷探尋新的、高效的管理模式，搭建全方位的信息管理平臺，為電網建設的高效、平穩地進行提供保障。
參考文獻
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檔案管理具體流程范文5
[關鍵詞]高校檔案管理；信息安全風險；安全管理
新時期，網絡信息技術逐步成熟，各大高校檔案管理工作也逐步朝著現代化與信息化方向發展，高校檔案管理已經由傳統的手工化逐步過渡到數字化。在各種現代化信息技術的支撐下，高校檔案資源得到了最大限度地開發與利用，但同時，檔案管理工作中存在的信息安全風險與問題也越來越突出，若高校檔案信息安全無法得到保證，則可能引發巨大的損失。因此，必須加強高校檔案管理信息安全風險防范工作，確保檔案信息的安全性與可靠性。
1.高校檔案管理信息安全風險分析
1.1制度風險
當前，在我國高校檔案管理工作信息化建設過程中，還沒有一套完整的法律法規，用以確保數字化的高校檔案信息資源的安全性，只能利用計算機相關法律法規，對檔案信息資源的安全性進行維護。這就為許多不法分子帶來了可乘之機，為了達到目的，對高校檔案信息進行惡意竊取、攻擊和破壞，嚴重危害了高校檔案信息資源的安全性、完整性與可靠性。
1.2外來風險
高校檔案管理信息化、數字化與網絡化之后，黑客攻擊已經成為計算機網絡管理的重大難題之一。1）計算機病毒。病毒被視為網絡最大危害之一，網絡所有終端與通道都可能遭到病毒的嚴重攻擊，如今，計算機病毒種類越來越多，雖然，配套殺毒軟件也相應問世，但由于殺毒軟件相對滯后，因而網絡病毒依然肆虐，難以徹底清除，這樣極易導致高校檔案信息丟失；2）非法訪問。無論對于內部非法訪問，還是外部非法訪問，均有可能使網絡遭受非法篡改與攻擊，對檔案資源的安全造成威脅。
1.3物理安全風險
物理安全是指系統相關設備受到物理保護，因而免于丟失，不受破壞。具體而言，指的是防止計算機設施以及媒體等免受諸如地震、火災、水災等災害及人為操作失誤所造成的破壞。物理安全風險是指計算機設備及設施由于人為操作不當，導致設備損毀，受到地震、火災、水災、輻射、盜取、線路截獲等的破壞。
1.4管理風險
對于檔案管理人員而言，若保密意識不夠，責任感不強，也會對檔案管理的安全性帶來直接影響。長期以來，不少高校并未對檔案管理工作給予足夠的重視，對于檔案資料的保密性認識也十分薄弱，隨著檔案管理信息化建設步伐的逐步加快，管理人員還未跟上步伐，不少管理人員無意識中將檔案信息內部網絡結構或用戶賬號、口令等泄漏出去，再加上對于檔案機房管理不嚴格，導致不法分子有機可乘。
1.5信息安全評估風險
由于高校檔案管理信息安全評估起步較晚，因而仍存在不少風險和問題，具體而言，主要體現在如下方面：
（1）管理層對于檔案信息安全評估的重要性缺乏足夠的認識，安全評估技術人員嚴重缺乏，與此同時，高校檔案管理人員普遍缺乏安全風險意識，安全評估水平普遍不高；
（2）安全風險評估流程及技術標準亟待完善。高校檔案管理安全風險評估工作不僅是一個管理過程，還是一個技術過程，需要以具體環境及情況為依據，對工作流程及相關技術標準進行科學地制訂，尤其是實際評估中的定性、定量方法及相互之間的關系與作用，都需要通過實踐摸索進行進一步完善；
（3）安全風險評估工具發展相對滯后。隨著檔案信息化管理漏洞地逐步增多，檔案信息安全所面臨的威脅也越來越多，因此，必須加強安全風險評估工具的研發力度。但當前多數高校檔案管理人員，由于自身缺乏足夠的安全風險評估意識及技能，因而導致安全風險評估工具難以得到快速發展與有效利用。
2.高校檔案管理信息安全風險的防范措施分析
2.1構建完善的檔案信息安全規章制度
為了有效確保高校檔案信息的安全性，高校檔案部門應以國家檔案局所的信息化建設綱要為指導，以自身具體情況為依據，結合我國計算機相關法律法規的要求，制定同高校檔案管理工作相適應的規章制度，用以確保高校檔案管理工作運行過程的安全性與可靠性。同時，我國應針對高校檔案管理信息安全，盡快出臺相關法律法規，以確保高校檔案管理工作有法可依。
2.2搞好基礎性工作，保障檔案信息的物理安全
針對高校檔案管理工作的現狀，應扎實搞好基礎性工作，將檔案信息可能受到的泄密風險降至最低。一方面，對于系統安全性而言，在設備采購過程中應盡可能選則不同廠家型號不同的設備，以實現優勢互補；另一方面，為避免某網段的安全風險蔓延整個網絡，應進行子網設置，采用分級及分段物理隔離方式，形成相應的日志，并定期對網絡設備進行掃描；此外，還應注重對網絡信息范圍進行控制，結合高校檔案信息安全的相關要求，對捐獻或寄存形式進館的檔案資料及集體、個人檔案是否允許上網等保密問題進行充分考慮，應將上網的檔案進行安全級別的劃分，并予以加密，只有達到一定安全級別的用戶，方可利用此檔案；同時，還應注重加快制定檔案信息安全響應機制、檔案數據庫安全響應機制、災備數據恢復機制等。
2.3加強檔案管理隊伍的建設
為了切實搞好高校檔案信息安全管理工作，關鍵仍在于人。必須加強檔案管理隊伍的建設。一方面，應加強管理人員思想素質及業務水平建設，要求各個管理人員都必須樹立強烈的責任感及良好的工作作風；應針對檔案管理人員的具體工作，制定相應的工作職責制度，將各項工作落實到個人，要求大家各司其職，不能逾越自身管理范圍，更不能借助職能之便輕易泄漏檔案機密；另一方面，高校應定期組織管理人員進行業務培訓，為他們提供足夠的學習機會，如進修、輪崗等學習，以逐步提高管理人員的信息化技能，保障檔案信息資源的安全性；此外，高校還應從政策及待遇方面出發，制定完善的激勵制度，充分調動檔案管理人員的工作積極性，為高校檔案安全管理提供全面的服務。
2.4搞好檔案安全風險評估工作
首先，應加強高校檔案信息調研，盡快熟悉高校檔案管理組織的結構及具體情況，針對組織戰略，業務類型、目標、流程，所依賴系統的基礎性建設及檔案安全需求等問題，進行全面調研與診斷；其次，應注重搞好檔案信息資產識別工作，參照相關標準的要求，結合高校檔案管理組織的實際業務流程，對檔案管理系統IT資產予以識別，如軟硬件、信息收集、分類、篩選、統計等，列出清單，對資產的重要性及業務信息流進行全面分析，根據價值對檔案資產進行分級標識；再次，搞好檔案信息安全風險分析工作，結合所列出的重要資產清單，對其所面臨的安全風險進行全面分析，并對風險的嚴重程度進行分類標識與處理；此外，應加強檔案信息安全的脆弱性識別，針對重要資產所面臨的風險來源進行分析，找出系統安全的薄弱環節；最后，加強高校檔案信息安全風險評估工作，并制定相應風險控制及防范計劃。
3.結束語
信息網絡技術的逐步發展和應用，為高校檔案管理工作帶來了發展契機，因此，必須加快轉變傳統管理模式，加強檔案管理信息安全風險防范工作，進一步推動高校檔案管理工作的信息化建設，以保障高校檔案管理工作的持續發展與完善。
參考文獻：
[1]吳紹忠.數字化檔案館信息安全風險評估[J].中國檔案，2011（06）：157-158.
檔案管理具體流程范文6
【關鍵詞】 高速公路；建設檔案；信息化管理；管理模式
在高速公路建設工程中，其建設檔案管理工作始終貫穿整個工程，從立項、審批、設計、施工以及竣工，建設資料都發揮了極其重要的作用，因此必須提高對其管理工作的重視。隨著科技的不斷發展，如今信息化管理技術覆蓋至高速公路建設工程的檔案管理工作中，并為其提供了巨大的便捷。
一、高速公路建設檔案信息化管理的特點與模式
（一）高速公路工程建設檔案的管理特點。高速公路工程的檔案涵蓋了海量的信息與內容，相對復雜，包括人事、財務、各種文書、關于工程的資料、聲像以及應用的科技等等，筆者以多年的管理經驗將其特征概括如下：1.檔案具有完整性與系統性。整個高速公路工程檔案管理工作包含對大量檔案資料的管理，而檔案資料分類的不同又有著不同的專業要求，同時還緊密與當下高速公路具體工程的業務內容及建設過程有著即時性的聯系，因此屬于一項具有完整性且系統性的管理工作。2.檔案管理的流轉具有復雜性。由于高速公路檔案包括了很多類型，劃分較為復雜，同時還需要相關部門對其進行鑒定收集與歸檔，所以體現了較強的專業性。3.數量方面的海量性。在工程的建設檔案中有相當一部分的資料是對當下在建工程建設的反映與記錄，包含了與具體工程前期立項直至最終的歸檔等信息，跨越的時間較長，涉及參與的單位較多，處理的工作量非常大。4.檔案載體具有多樣性。高速公路工程檔案管理除了紙質檔案以外，還有聲像檔案、電子檔案、實體檔案等。
（二）高速公路工程建設檔案基本目標模式。高速公路工程建設檔案的特征基礎，決定了其基本的管理模式也具備一定的復雜性。1.一致性進行工程檔案管理。由于工程檔案管理工作的系統性，以及涉及單位人員專業等復雜性，因此其對應的管理模式也必須與其特征有一定的一致性，否則將會出現很多前后不一的管理情況。2.統一協調地進行工程檔案管理。具體的資料收集以及檔案的形成過程與檔案資料本身的專業性相關，單獨的檔案管理人員通常難以獨立完成，因此必須加強相關部門與人員之間的協作聯系，統一協調推動管理工作。3.確保檔案管理的前瞻性。由于高速公路建設檔案伴隨了在建工程逐步推進的發展而發展，另外工程建設通常具有較強計劃性，針對每一個環的要求與工作都十分明確，所以對應的檔案管理工作必須要進行同步的收集與整理，具備一定的前瞻性管理。4.專業性進行工程檔案管理。這就結合高速公路工程檔案多樣性的特征豐富管理模式，確保資料信息的收集、立卷歸檔等方面都要具備專業性，并兼顧全程性管理，保證檔案收集工作遵循科學的流程，并確保按時、有序。
二、加強高速公路建設檔案信息化管理的對策分析
（一）完善高速公路建設檔案信息化管理體系。將信息化的檔案管理工作真正滲透到高速公路建設的各個環節中各項工作中去，確保高速公路工程項目的負責部門內部的檔案員具有高度的信息化水平，并以高效管理檔案為目標逐漸形成統一健全的制度，強化檔案管理的規范化與標準化。針對其中使用的各種施工圖、竣工圖以及各類文件材料，都要準時移交到相應部門，統一建立健全一套自上而下的信息化管理體系，形成相互協作聯系的管理部門、形成部門以及使用部門，確保各部門信息化管理具備監督與制約的作用，提高檔案資源管理的質量。
（二）轉變高速公路建設檔案信息化管理手段。在信息化技術不斷發展的時代背景下，高速公路建設檔案管理工作也要順應時展的步伐，轉變信息化管理手段，充分借助先進軟件管理便捷性的優勢，不斷引進甚至開發先進管理技術，強化檔案信息化管理。同時還要從意識上加強其對檔案整理和立卷的輔助價值，由此來提高檔案管理人員的工作效率。在具體的應用與滲透中，要正確應用信息化對檔案信息進行自動的分類、組卷、排序、編制以及打印，以計算機技術對工程圖紙進行掃描等，全方位實現工作的自動化。此外，檔案的管理工作還必須加強檔案信息數據的編研能力，有效開發信息資源，并具備更高的創造性，比如將國外高速公路建設資源進行信息化開放性的引入，能夠充分全面了解國內外的應用現狀，從而促進高速公路事業的發展。
（三）加強高速公路建設檔案信息資源的高效利用。眾所周知，開發檔案信息資源的目的是充分發揮資源的價值，同時利用檔案的整合來對整體的工程發揮監督與檢驗評價的作用。因此，檔案管理還與工程項目的經濟效益和社會效益有著直接的關聯。檔案管理人員必須將加強檔案資源高效利用的工作作為重點工作進行處理，才能不斷滲透信息化管理的精髓。比如在高速公路的建設中出現了人為或自然因素的問題，那么就需要及時調用施工過程的重要圖紙或技術參數提供參考，這時強調資料提供的全面性與及時性，往往能在較短時間內恢復高速公路的運行，并將可能發生的損失降到最低，同時也預防了在人力、財力以及物力上的浪費，提高經濟效益，也為高速公路本身的社會性凸顯社會效益。
三、結語
綜上所述，高速公路建設檔案信息化管理符合時展的要求，因此，檔案的管理人員必須在日常檔案管理工作中不斷總結經驗，開發新的管理思路，強化檔案信息化管理，提高管理效率，以協助我國高速公路事業更好更快地發展。
【參考文獻】
[1]于珊.高速公路項目檔案信息化管理模式探討[J].東方企業文化，2015，11（21）：193-194.
