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檔案管理措施范文1
醫院文書檔案肩負著醫院重要活動、重大事件原始資料收集、記載以及各級公文轉遞、分類、歸檔等工作，是醫院管理的有效憑證。同時，對醫院的文書檔案進行科學化的管理，能有效提高醫院的管理水平，有利于醫院可持續發展。然而，目前大部分醫院對文書檔案管理重視程度仍不夠高，且在管理工作方面仍存在一些嚴重的問題需要有待解決。
一、醫院文書檔案管理工作所存在的問題
1、領導重視程度不夠高，檔案管理者意識淡薄
醫院大部分領導認為，醫院只要做好教學、科研等方面工作，就能獲得社會效益、經濟效益的雙豐收。同時他們還認為，醫院文書檔案管理質量好壞不會對醫院的發展造成嚴重的影響，且在文書檔案收集、整理方面，增加其人力、物力的投入將會得不償失。因此，在文書檔案管理方面，醫院投入經費較少，設備陳舊，嚴重阻礙了文書檔案管理的發展。由于領導重視程度不夠，導致部分檔案管理者對醫院文書檔案管理缺乏法律知識、管理意識，在他們看來，醫院的文書檔案管理工作就是將醫院來文進行收集、整理而已，無任何技術含量。
2、檔案管理人員素質低
目前，多數醫院將文書檔案交由醫院辦公室人員進行管理。然而，醫院辦公室人員由于工作比較忙，加之沒有足夠的精力和時間來管理文書檔案，致使大量的資料因不能及時收集、整理而積壓過剩。而對于從事檔案管理方面的人員而言，由于自身并非專業性管理人才，且學歷水平低，相關專業知識、技能欠缺，因而不具備檔案管理工作的基本素養，進而影響文書檔案管理工作的效率和質量。同時，醫院在文書檔案管理人員培訓方面的機會較少，致使檔案管理者思想較為傳統，依舊停留在以往的管理模式上，且法律意識不高，不能滿足新時展的需要。
3、無健全的文書檔案管理制度
目前，我國醫院文書檔案管理一般設置醫院辦公室里面。然而，由于以往檔案設置管理存在一些嚴重的問題，導致患者病例資料、醫院文書資料散落于各個科室里面，這種管理方式對檔案的綜合利用開發造成了嚴重的影響，出現管理松散、檔案使用率低等現象，這種現象致使醫院各部門之間相互推諉，不利于醫院對文書檔案的管理。
二、改進措施
1、增強醫院檔案管理者意識
醫院的文書檔案管理對醫院的管理具有非常重要的作用，故醫院領導應特別重視文書檔案管理工作，尤其是要意識到醫院文書檔案管理工作對于醫院管理的重要性，進而有利于提高文書檔案管理人員對檔案管理的意識。同時，醫院管理人員要充分重視文書檔案管理者，如此方能增強醫院的文書檔案管理工作，并有助于完善醫院文書檔案管理制度。另外，要貫徹落實醫院文書檔案管理制度，以促進醫院文書檔案管理的規范性、標準性，進而有利于提高文書檔案管理水平。另外，醫院文書檔案管理工作主要是為醫院相關人員、患者提供相關資料。隨著現代計算機技術廣泛應用于醫院管理工作中，因而需要醫院檔案管理者不斷提高自身的綜合素質水平，同時還要學會運用計算機技術對文書檔案進行管理，便于相關管理人員資料查詢的同時，還能顯著提高文書檔案管理人員的工作質量和工作效率。因此，醫院檔案管理者要提高自身的服務意識，堅持做好文書檔案收集、整理、歸檔工作，便于為醫院的使用者和相關管理者提高較為便利的服務。
2、提高醫院檔案管理者的綜合素質
想要提高醫院文書檔案管理人員的工作質量和工作效率，并充分提高醫院的社會效益、經濟效益，就必須提高檔案管理者的綜合素質、專業知識技能。醫院文書檔案管理工作不僅影響著醫院的管理水平，而且還影響著醫院的發展。因而醫院需健全相關規章制度，并充分做好文書檔案管理方面的工作，這有利于促進醫院的發展，具有非常重要的作用。同時，檔案管理者的綜合素質也能對醫院檔案管理水平造成嚴重影響，因而醫院要設置對檔案管理者考核、培訓方面的項目，進而有助于提高其綜合素質和專業技能，使醫院檔案管理者適應新時代的管理方法，能運用電子技術對醫院文書檔案進行管理，以提高其檔案管理工作的質量和效率，有助于促進醫院不斷發展。
3、健全文書檔案管理制度
檔案管理制度內容較為廣泛，如建立檔案保管、利用以及檔案歸檔范圍等制度，這些制度都應該納入醫院考核方法和崗位責任制當中。由于醫院文書檔案管理工作具有獨特性，因而需要建立符合醫院實際的管理模式。目前，多數檔案管理機構并不是設立獨立的科室，因而在文書檔案管理方面沒有自，大多數處于被動狀態。
三、結語
檔案管理措施范文2
1醫療業務檔案管理探索
1.1加強醫療業務檔案管理根據醫院業務改革歸檔范圍：一般醫院的醫務部、護理部均抓質量、管理，由于兩個部門各自獨立，難以把醫療業務綜合反映。論文百事通隨著醫院管理專業化的要求，綜合業務部門走向專業化之路已成必然趨勢。為此成立專門質量管理部門-質量控制部，把質量控制的職能從醫務部和護理部中分離出來，同時全面監控全院的醫療質量，負責檢查、督促、改進、醫療糾紛事件的管理等，使質量管理工作逐步走向系統化、規范化、標準化。醫務部負責醫療制度的制訂與落實、進修管理、醫務人員調配、各科室業務協調、資源調配等日常醫務管理工作，管理病案室、院感科，醫務部就會形成較全面的相關資料。護理部負責全院護理人員的培訓、護理制度的制訂與落實、流程改造、人力資源調配、護理市場拓展、新技術、新項目開發等?？平滩控撠熑嚎萍忌陥?、報獎，帶教工作、繼續教育管理等工作，主要職能部門形成的資料較全面地反映一家醫院整體醫療業務的管理水平。根據日常工作和職能，職能部門之間需要經常溝通了解，及時變更歸檔范圍。
1.2建立一支高素質的專、兼職檔案管理員
目前兼職檔案員隊伍常不穩定，行政人員實行輪崗制，人員一年半載就會更換。應向各級領導宣傳檔案工作法規，提高員工的法規、責任意識。在人手方面予以支持。綜合檔案室要及時了解人員調動情況，并對新同志進行檔案管理培訓，每年邀請檔案局老師對全院兼職檔案員進行專業培訓，鼓勵檔案員參加繼續教育學習和外出理論研討交流。職能部門是醫院管理的主要部門、日常事務煩瑣，人員少、工作忙，希望把原始材料全部提交綜合檔案室，就不用再管了。檔案員需要不厭其煩地上門指導，有計劃重點幫助整理，從分類、裝訂、整理各個環節進行指導。1.3業務檔案的收集、整理、歸檔
醫療業務檔案的收集和整理，需要制定《醫療業務檔案歸檔制度》，參照文書檔案整理規則，按照年度－問題分類。(1)醫務管理主要有：醫療制度的落實、進修管理、會診協議和記錄、病例討論制度及記錄、學術委員會記錄、技術水平年度考核資料、醫療隊衛生支農工作匯總、下鄉證明、臨床醫療質量與工作效率年度報表、健康教育宣教資料、傳染病報告記錄、醫院內感染管理措施、監測記錄、執業醫師注冊管理，以及藥劑、檢驗、病理、麻醉、放射的管理。質量控制管理主要有：醫療事故爭議登記報告處理、醫療安全報告措施效果評價，安全教育內容會議記錄、服務質量監控組織、病歷書寫質量標準及監控考核方法、年及季度監控匯總。護理管理制度落實檢查記錄、護理查房記錄、護理教學培訓記錄、護士技術操作考核評價記錄、護理書寫質量考核。(2)專業技術人員業務檔案的收集整理：為全面反映員工的專業技能和業務素質，對每一位專業技術人員建立業務檔案。一人一卷，按照姓名拼音排序建立人名索引。事先向各部門說明要提供的材料范圍，讓他們平時有意識地積累資料。向多部門收集，需要較好的溝通協調能力。各部門提供的材料較瑣碎且數量大，每年由各部門派人一起整理。專業技術人員的業務檔案包括四方面主要內容：①基礎材料：個人基本情況，包括個人簡歷、工作經歷；有關學歷、學位證明、證書；從事專項技術工作的年限證明材料；參加各種專業培訓學習的證明、證書、鑒定、成績單；參加支農和衛生下鄉等醫療工作情況。②從事衛生技術工作的成果材料：著作專題研究報告；學術論文；專業技術新成果鑒定書；其他具有備案價值的各種技術工作成績的證明。③專業技術任職、技術資格評聘材料：專業技術職務任職資格申請表、申報表、考評表、審批表、證書復印件、聘任合同、任命書。④其他材料：三基考核材料、先進工作者證書、獎狀；對外合作攻關成果材料；參加專業學會的證明；工作失誤差錯材料。(3)完善的病歷檔案：病歷檔案對醫院有著特殊意義，它是醫療工作的全面記錄，客觀地反映了疾病診斷、治療及其轉歸的全過程。病歷檔案是醫療活動信息的主要載體，教學的極佳教案，科研的良好素材，而且也是評價醫院醫療質量、技術水平、管理水平的依據，同時又是在發生醫療糾紛時醫院舉證的重要依據。特別是近年來，病歷檔案在刑事訴訟、金融保險等服務方面發揮了主要作用。病歷檔案保管完好，能及時地收集、整理、歸檔、利用，并且與醫院管理系統數據接口，使用方便，為臨床研究發揮了很大的作用。
1.4重視利用，加強編研為臨床服務
根據醫院醫療業務管理的需要，檔案管理人員在各部門調研溝通的基礎上，編輯出：《醫院管理制度匯編》、《各部門崗位職責和人員職責》、《基礎數據匯編》、《病歷書寫指南》、《常用藥物手冊》、《醫學論文匯編》、《疾病病種索引》等十余種匯編材料，為醫務人員在平時工作參考提供方便。其中《病歷書寫指南》、《常用藥物手冊》對每位醫生來說都非常重要。
檔案管理措施范文3
關鍵詞：工程檔案；特性；管理
Abstract: With the rapid development of economic construction and social enterprises. The construction of highway and country road is entering a new period of rapid development. Strengthening road and bridge project archives management has very important significance for serving and ensuring the development of the cause of traffic. The archives work is a detailed, complex written "Engineering". It involves a wide range of contents, strong policies, high accuracy, and concrete dates.
Keywords: engineering archives; characteristics; management
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
引言：路橋工程檔案是指公路、鐵路、橋梁在規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等形式和載體的文件材料。它是傳承人類文明的載體，是建設項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源和豐富的知識寶庫，是現代化建設的一種潛在生產力。通過對它的管理、編研、開發和利用，必將轉化為直接生產力，推動現代化建設發展，為社會創造更多的財富。
1、工程檔案的特性
1.1 階段性。一項工程一般都要經過設計準備（即前期）階段、初步設計階段、施工圖設計階段和配合現場施工安裝階段，每個設計階段工作任務、工作程序和工作環節，應具備有工作條件，以及必須形成的設計文件的內容及其深度、章節的組成，格式及審批權限等，也都在設計程序中有明確具體的規定。前一階段設計工作沒有完成，或設計文件沒有經過有關部門審核批準，不得開展下一階段的設計工作（但可做準備）。前一階段設計文件經過批準成為后一階段設計依據，后一階段設計文件又是前一階段的設計文件的深化和發展。前后不同階段的設計文件之間，既有密不可分的有機聯系，又有明顯的嚴格的階段區分，因此，每個設計階段各個專業的設計文件分別組成各自相互聯系有機整體，并決定文件材料形成的階段性。
1.2 專業性。一項工程的設計文件材料其形成過程是多學科、多專業聯合集體創作的過程。各專業之間必須密切協調，以相互提供的設計文件作為依據而開展工作，其形成的設計文件之間也必然有著非常緊密的聯系。因此，工程檔案在分類、編號、編制檢索工作時，都要考慮設計文件材料專業性，以及專業間的聯系。不同專業的技術文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標號、結構層次時，要考慮圖紙文件所屬專業與工程項目、與工程之間的隸屬關系。此外檔案人員學習本單位各專業的基礎知識，了解各專業的業務范圍，能識別和看懂各專業的圖紙文件，不斷提高管理業務水平。比如我們排水處主要有給排水、道路橋梁、工業與民用建筑三大專業工程，我們檔案人員就要熟悉各個專業的特點，掌握必要的專業知識，才能更好地管理本單位工程檔案。
1.3 多變性。在施工安裝過程中經常出現設計變更，需要對設計文件進行必要修改和補充。比如設計本身可能存在某些缺陷、疏漏或差錯；地質等自然條件可能出現了新的情況；物資供應的變化可能改變設備材料使用；施工方法的改變需要變更設計等等，這些不可遇見的意外情況都要求設計變更以適應施工。有時有的圖紙需要多次修改、補充，有的部分圖紙甚至成套作廢，要重新設計。設計圖紙文件的這種頻繁的變更修改是不可避免的、必要的和允許的，但又應是很嚴格的，這是工程檔案有別于其它科技檔案的重要特點。
1.4 通用性。設計是一項繼承性和創造性的工程，一般都是在繼承和借鑒前人設計成果的基礎上進行創造，而不可能是全新的設計，一是設計工作性質所決定的客觀要求，也是設計再生產的前提條件。二是工程對象即工程建設產品雖然具有千差萬別的單件性，但其中一些建筑配件、設備裝置及其零部件或建筑單元等，往往是量大、面廣、共性多、通用性強，使用有關這些內容圖紙文件具有廣為復用的條件，這也就決定了工程檔案通用性的特點。
1.5 時效性。工程檔案用于工程項目第一次實現使用價值以后，還會二次、三次、若干次的利用并發揮作用，工程檔案在近期內的查閱復用率就比一般檔案高，時間越往后其查閱復用率就越低。這說明工程檔案的使用價值不是無限期地保持不變，而是具有一定的時效性，這是它在利用方面的一個特點。此外，還要根據保管、利用和庫房、設備的狀況，不斷“吐故納新”，經常定期進行檔案資料的清理鑒定，如部分失去使用價值的檔案剔除銷毀，將使用價值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當減少保管份數，對本單位已經失去利用價值的底圖移交給生產使用單位。
2、檔案管理工作中出現的問題
2.1 對檔案管理工作機制缺乏研究。近年來我國對不適應深化改革、擴大開放新形勢的部分檔案管理的規章和規范性文件進行了系統的清理、修訂，使項目檔案內容、形式、規定、制度以及各種檔案載體都發生相應變化，但與之相對應的各種檔案管理制度、法規未及時做相應調整和修改，路橋工程檔案還沒有納入新的管理機制，如何與國際慣例接軌，如何盡快建立完善項目檔案法規制度，目前缺乏研究和應對措施。從檔案管理水平來看普遍較差，缺少標準化、制度化和規范化管理；不少施工單位檔案管理體制不健全，檔案規章制度形同虛設，在制度執行上存在“軟”的現象。
檔案管理措施范文4
隨著如今科學技術的進步，對于企業的檔案管理已經逐漸開始采用信息化的方式，通過這種方式不僅能做到對數據和信息進行及時的處理和規整，同時相對于傳統的檔案管理方式還能提高其保存的時間性。就石油企業檔案管理的具體內容來看，通過對于企業當中各項經濟活動和進展情況進行分析，能更加直觀的反映出一個季度或者是一年當中企業經濟活動和交往的進程以及趨勢，這些能為企業后期的發展提供一定的借鑒和參考作用。而且檔案管理本身就要求比較嚴格，對于其編寫方式和內容都有著明確的要求。況且檔案本身就是企業發展和定位的參考依據，因而加強對于檔案工作的管理不僅能為管理層和決策人員提供真實細致的參考資料，同時還能更好的保證企業戰略決策的準確性。因而加強檔案管理工作能更好地指導企業規劃，也能更好地對未來發展進行預測。
二、加強石油企業檔案管理工作的措施
1.引進和培養專業的檔案管理人才。檔案管理工作不僅要求工作人員對于石油企業的運轉和基本信息有一定的了解，同時還需要工作人員具備一定的檔案管理能力。況且檔案管理本身就是一項比較細心同時又是專業性很強的工作，因而在引進檔案管理人才的時候不僅需要考慮到他們的檔案管理知識素養，同時還需要考核他們是否具備一定的工作責任感。而且就目前的情況來看，許多學校都設置有專門的檔案管理專業，因而企業和高校之間就可以形成一種合作的關系。企業可以聘用那些具有專業理論知識的人才為企業服務，也可以將高校當中一些較為先進的管理理念運用到企業檔案管理當中。當然由于檔案工作本身的工作量就比較大，科學技術的更新也比較快，因而企業還需要對其檔案管理人員進行定期的培訓，這樣才能更好地保證其檔案管理的準確性，也才能更好地使檔案為企業今后的發展和決策服務。2．推動企業檔案管理信息化。石油企業運轉速度比較快，因而其檔案管理的工作強度也比較大，加強其信息化管理方式也就成為了目前推動檔案管理的重要方向之一。信息化是社會發展的趨勢，因而檔案信息化也是促進檔案工作現代化的重要基礎和內容。通過科學技術的使用，不僅能實現對于圖像、文字、視頻和音頻的存儲，而且還能通過計算機和高科技技術對多元化的信息進行合成與加工。在智能化和大數據應用的時代當中，信息化不僅能推動檔案和文件的一體化管理和發展，而且還能更好地促進檔案信息的高速檢索。由于計算機和網絡平臺的建立，不僅能實現檔案信息跨空間的傳遞和交流，而且還能實現對于檔案信息的海量存儲。通過這種信息化的方式能有效解決傳統檔案人為損害和自然老化的問題，因而信息化管理的方式也就成為了石油企業促進檔案管理方式的重要發展方向。
三、結語
通過筆者對石油企業檔案管理相關知識的分析，了解了加強企業檔案管理的重要性。之后筆者又從引進和培養專業的檔案管理人才和推動企業檔案管理信息化這兩個方面分析了加強石油企業檔案管理工作的措施。通過對傳統檔案管理和現代信息化檔案管理方式的結合，不僅能有效保證檔案信息的實效性和真實性，同時還能更好地使檔案管理工作為石油企業的長期發展和戰略規劃服務。
作者:王小玲 單位:遼河油田金海采油廠檔案室
參考文獻
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檔案管理措施范文5
[關鍵詞] 提高；檔案管理；現代化水平；措施
【中圖分類號】 G270.7 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1007-4244（2014）01-206-1
隨著計算機信息技術的不斷發展，檔案數字化保存也越來越重要，如何保證電子檔案真實、完整、安全、有效被起草、修改、生成等過程，并實現公文的轉移。然而傳統檔案的管理已經不能適應現代檔案管理現代化的需求，檔案管理的方式也在從傳統的書面實體管理模式向著計算機信息數字化管理模式發展。我們將列舉阻礙提高檔案管理現代化水平常見的阻撓因素，并提出相對應的措施。
一、檔案管理現代化的含義
以系統論為基礎，利用現代管理科學為指導檔案管理方式是檔案管理現代化水平的標志，日常管理中采用先進的管理技術與機器設備，發揮檔案工作人員的主動性、創造性，不斷的對傳統檔案管理方式進行變革，提高檔案管理的現代化水平。檔案現代化含義是一個動態的、變化發展的概念，與檔案的動態化的管理需求相適應、相統一。
二、檔案管理現代化進程中存在的問題
（一）檔案標準化程度低
檔案管理現代化，是檔案管理工作實現標準化是重要條件之一，檔案標準化管理工作是從上世紀80年代起步的，但由于檔案管理自身的復雜性，檔案管理體系在我國亦比較混亂。由于各種歷史的原因，檔案管理工作一直沒有一個統一的標準。各個檔案管理工作部門的硬件和軟件技術相差較大。至今我國也沒有出臺統一的檔案管理標準，檔案的未來發展存在著很大盲目性。按照這種現狀發展下去，勢必影響檔案現代化的建設步驟。
（二）缺乏高級檔案管理專業人才
檔案管理現代化工作對人才提出了更高的要求，檔案管理人員目前可以分為輔助人員、專業人員高級專業人員三個級別。而目前我國檔案管理工作人員中大部分人學歷偏低，管理能力差，對現代化計算機信息技術了解少，檔案管理人員素質普遍不高，造成新技術、新方法難以在現代化檔案管理工作中使用和推廣難度大，工作中遇到的新情況和突發新問題無法解決。
（三）檔案管理投入不足
檔案管理經費不足是阻礙檔案管理現代化進程的最大障礙，領導的認知能力在現代化檔案檔案管理進程中有著決定性的作用。由于部分領導檔案保護意識較低，推進檔案現代化資金投入不足，造成硬件落后，尤其是廣大的基層單位，檔案室建設簡陋、基礎條件差、安全措施無保障。檔案管理現代化數已成為奢望，檔案管理經費的投入不足已經成為制約提高檔案現代化水平發展的瓶頸。
三、提高檔案管理現代化水平的措施
（一）加強標準化建設提高檔案管理現代化水平
提高檔案管理現代化水平，是建立在先進的科學技術之上、嚴密的分工合作和廣泛互通作用的基礎上的。只有實現這樣才能夠確保提高檔案管理現代化水平，才能確保檔案管理各項工作的順利實施。往往許多單位無視檔案管理標準化，甚至有些單位拒絕采用標準化檔案管理技術，嚴重阻礙了提高檔案管理現代化水平的進程，所以加強標準化建設對提高檔案管理水平有著十分重要的意義。
（二）實現管理現代化提高檔案管理現代化水平
檔案管理工作人員，若無視檔案管理現代化的意識理念，很大程度上會影響提高檔案管理現代化水平的發展節奏。在提高檔案現代化水平的進程中，檔案管理人員要樹立科學發展觀、實踐觀，利用科技手段，和創新的管理方法，實現積極主動式工作和服務。積極引進國內外現代檔案管理的理論和方法，使檔案管理工作從經驗管理向科學技術管理和現代前進。
（三）加快專業型人才培養提高檔案管理現代化水平
在提高檔案管理現代化水平的進程中，檔案管理工作人員不僅要有吃苦耐勞、甘于奉獻為檔案事業服務的品質，還應具備檔案管理工作對專業型人才的需求，做好現有檔案管理工作所需的智力、知識結構及現代化科學管理能力。要及時參加檔案管理的專業性教育培訓學習，爭取做一個檔案管理的專業型人才，為提高檔案管理現代化水平儲備知識能量。
（四）強化管理意識，加大投入力度提高檔案管理現代化水平
各級領導的重視是加強檔案管理現代工作的重要一環，不同單位和領導之間要發揮各自優勢，彌補檔案管理現代化水平上的差異，從而提高檔案管理現代化水平工作。檔案管理工作經費做到年初有預算安排，年中有嚴格的經費管理制度，確保?？顚Ｓ?，切實做到為提高檔案管理現代化水平服務。
綜上所述，提高檔案管理現代化水平不是一朝一夕之事，需要各種因素的全力配合，努力改善檔案管理的標準化、管理科學化、人才專業化、投入精細化等方面，真正實現提高檔案管理現代水平。
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檔案管理措施范文6
關鍵詞 檔案管理 不足 優化措施
中圖分類號：g271 文獻標識碼：a
一、研究背景
改革開放以來，尤其是《檔案法》頒布以來，我國的檔案管理水平有了迅速的提高。檔案管理水平的提升有效促進了檔案信息資源的整合與優化，對企事業單位的決策與管理提供了重要的信息支撐。但是，隨著人員流動的增加與機構改革的實施，檔案管理中的缺陷不斷凸顯，這嚴重制約了檔案管理的科學發展，給管理人員的工作帶來一定的壓力。這迫切要求檔案管理機構與管理人員依據管理中存在的不足，積極采取有效優化措施，實現檔案管理的優化。本研究將對檔案管理中的不足進行分析，并提出相應的優化措施，從而為一線工作人員提供理論的指導與幫助。
二、檔案管理的不足
（一）檔案管理制度不健全。
檔案管理工作有效開展有賴于完善的制度。但是，我國一些檔案管理部門卻存在制度不完善的缺陷。一些部門缺少有效的監督機制。一些檔案單位的工作并沒有接受定期的檢查。監督工作的缺失導致一些檔案長期處于凌亂狀態。這導致檔案損壞、丟失的情況時有發生。這必然給檔案管理的完善帶來不利的影響。檔案管理制度不健全還體現在鑒定工作沒有得到很好的開展。工作人員應該對檔案進行鑒定，并將一些失去保存價值的檔案進行剔除和銷毀，以便更好發揮檔案的作用。但是，一些檔案管理機關卻沒有做好鑒定工作。一些失去保存價值的檔案長時間處于閑置狀態。這容易導致庫容飽滿，降低檔案管理的效率。
（二）檔案管理技術落后。
當前，檔案管理的一個突出問題是管理技術落后。一些檔案管理部門在工作過程中仍然采用手工操作，沒有充分發揮計算機的作用。這嚴重影響了檔案管理的效率。管理人員無法利用計算機系統對檔案進行搜索，從而保證檔案管理高效進行。導致這一情況發生有兩個方面的原因。一方面，檔案管理機構忽視了檔案管理的信息化建設。一些檔案管理機構沒有意識到信息技術在檔案管理中的作用，沒有根據工作的需要引進相關設備，另一方面，一些工作人員無法勝任信息化管理的要求。一些管理人員的計算機水平比較低，沒能很好在檔案管理應用信息技術。這也給管理的信息化建設帶來不利的影響。
（三）管理設施無法滿足檔案管理需要。
檔案管理的主要目的在于為企事業單位和個人提供信息與資料的保存無法。這種工作性質使得檔案管理工作具有較大的社會效益，而在經濟創收方面的能力則偏弱。另外，一些企事業單位也在檔案管理上投入較少的資金。這容易導致檔案管理設施落后，難以符合管理的需要。不良的保存環境容易影響檔案的使用壽命，給企事業單位造成一定的損失。
（四）檔案工作人員素質偏低。
工作人員素質偏低也是導致檔案管理不足的一個重要體現。一些工作人員缺少檔案管理的知識與技能。其知識水平與技能無法勝任檔案管理的工作需要。這必然導致檔案管理的低效。另外，一些檔案工作人員缺少服務意識。一些工作人員并沒有意識到檔案管理工作的作用，從而提供優質的管理服務。
三、檔案管理的優化措施
（一）構建良好管理制度，規范檔案管理工作。
檔案管理的優化需要建立在完善的制度之上。一方面，檔案管理機構需要建立完善的監督機制，加強監督檢查工作。監督人員要定期對檔案管理工作進行定期的檢查。對于出現的管理問題，監督人員要給予指出，并要求工作人員進行完善。另外，監督工作還需要同工作人員績效工作相結合，從而提高監督的效用。人力資源管理部門可以將監督人員提供的檔案流失率作為績效考核工作的參考和依據。這能夠更好發揮監督工作的作用，從而避免檔案流失與管理不善的情況發生。另一方面，檔案管理機構要做好檔案鑒定工作。工作人員
定期對檔案進行鑒定，對于一些已經沒有保存價值的檔案進行處理。這有利于集中檔案管理機構的人力與物力，對有效的檔案進行管理與保存，從而實現管理質量的提升。
（二）積極應用信息技術，提高管理的信息化水平。
當前，信息技術不僅對生活方式產生深刻的影響，而且對檔案管理工作發揮重要的影響。為此，檔案管理人員應該積極利用信息技術，加強檔案管理的信息化建設。工作人員可以利用檔案管理軟件和建立檔案信息數據庫，實現檔案管理工作效率的提升。為了保證檔案管理的信息化建設的順利開展，檔案管理機構應該投入資金引進先進的信息化設備。這些設備能夠為檔案信息化工作提供重要的物質基礎與前提。另外，檔案管理的信息化工作需要一支高素質的工作隊伍。這就要求檔案管理單位對工作人員進行培訓，提升他們的信息技術水平。檔案管理單位可以邀請相關領域的教師對工作人員進行培訓，使他們掌握工作所需的技術與知識。這能夠為檔案管理的信息化建設提供重要的人才保障。
（三）完善管理設施，創造良好的檔案管理環境。
如今，一些檔案管理機構由于經濟方面的因素，并沒有為檔案存放提供良好的設施。這給檔案的安全與使用壽命都帶來一定的消極影響。為此，檔案管理機關應該做好管理實施的管理與建設工作，從而為檔案的保存和利用創造良好的環境。檔案管理機關可以積極向上級機構爭取經費支持，以便為已有設施的管理和新設施的購買創造有利的物質前提。另外，檔案管理人員還需要做好管理實施的保養工作。有效的保養工作可以延長設施的使用壽命，為檔案管理創造良好的物質條件。
（四）建立健全培訓機制，提升工作人員的素質。
檔案管理質量同工作人員的素質息息相關，而員工素質的提升則需要健全的培訓機制。培訓機制的建立需要檔案管理部門進行努力。第一，檔案管理部門需要為培訓機制投入一定的物質資源，培訓活動需要以充分的物質基礎作為前提。因此，檔案管理部門可以將培訓經費進行單列，這樣可以保證培訓工作具有充足的經費。第二，培訓內容需要符合檔案管理工作的要求。員工培訓需要同檔案管理工作相契合。培訓需要涉及資料歸檔、檔案整理、檔案登記、檔案檢索和檔案保管等方面的技能。員工通過這些培訓活動，能夠對檔案管理的相關技能進行較好的學習和掌握。另外，培訓還需要涉及服務意識。檔案管理工作是服務性工作。這就要求檔案管理人員應該具有良好的服務意識。為此，培訓活動應該圍繞服務意識開展，以便更好提升員工的服務積極性。第三，培訓活動需要規范化和制度化。檔案管理部門應該致力于培訓活動的制度化建設，嚴格規定培訓的內容與時間，并要求員工認真遵守培養的相關要求。這能夠提升培訓活動的效用，更有效地提升員工的素質。
（作者單位：廣東省潮州市職業技能鑒定指導中心）
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