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檔案管理的方法范文1
[關鍵詞] 企業檔案管理； 信息化管理； 方法分析
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 16. 032
[中圖分類號] F272.7；G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）16- 0054- 02
企業檔案管理在企業管制工作中具有十分重要的地位。近幾年，隨著我國經濟的不斷發展，人才變動日漸活泛，企業傳統檔案管理模式的弊端逐漸暴露。企業檔案工作怎樣推陳出新，逐漸變成我們一定要認真對待的一個主要問題。不僅在企業檔案管理體制上進行變革外，信息化管制同時是一個必要的發展。
1 加速檔案管理制度的變革
陳舊的企業檔案管理制度已無法滿足現代企業發展的需求，因此對檔案管理制度進行變革已刻不容緩。確立改革的路線，使當代企業的檔案管理工作可以持續發展。只有經過改革，才可以給平穩、連續、和諧的運行理清阻礙、逃脫困境，才可以幫助人的潛力發揮提出最廣闊的平臺。中國正在施行的一場關于社會各方面的變革，變革的成功將給我國社會的可持續運行提供可信賴的保證。檔案管理工作身為社會大團體中的一個子部分，是所有社會團體的首要組成環節。因此，檔案管理工作的可持續運行一定要改革，換句話說改革就是檔案管理工作可持續運行的促進力。
2 實施制度化、標準化的檔案管理
首先，全面調查案卷，取其精華去其糟粕。這是實現檔案管理度化、標準化的首要工作。另外平常的檔案管理部門由于歷年來沒有進行徹底的調查，還有移交部門規定管制期限不準確，都存在一些重復或者沒有參考價值的案卷，因此，第一步要除去一些無用的案卷才能杜絕今后實施數字管制時發生重合和效率低下的狀況。其次，重新整理文件，實現文件制度化。將一些文件過多、內容雜亂的文件進行再次整理。整理案卷的原則是最大努力地把一些存在關聯信息的案卷整理在一起。在整理文卷的過程中要把一些沒有頁碼、沒有案卷目錄、無文卷題目或題目不清晰的文卷重新整理、補全并保證所有文案更加規范。整理文案不僅使館藏文案優化，還可以更加科學地保管文件，并且還能提高實行數字管制檔案后的有效利用的效率。
3 構建全面的檔案信息安全管制體制
檔案信息化的完善構建以及最后的確實都應該依靠檔案管理職員來運行，因此說檔案管理職員是檔案的信息化安全保證的第一個保障。所以，構建全面的安全管制機制，改善職工運行手段，增強檔案職員的警戒性，能夠從基本上減少個人錯失所帶來的信息遺失，降低電腦黑客對企業檔案信息體系的危害。與此同時，對于信息化管制，在檔案信息的應用需要采取職工確認身份、備份數據、殺毒軟件等安全保護手段，運用這種方法增加檔案管理的安全。
4 加強檔案管理法治化建設
改革開放到現在，黨及政府有關機構特別重視檔案的管制工作，先后了許多政策用來改善檔案管理工作。法制化是管制檔案管理工作的根本，要做好檔案管理工作就必須要依法管制，達成檔案管理的制度化。檔案管理設備的現代化，檔案類型的多樣化決定了檔案管理方法要繼續改革，只有堅定與時俱進，才能適應新形勢，創立檔案管理工作的新局面。萬象更新的形勢對檔案管理人員在業務水平、知識水平及管制操縱能力等方面都說明了新的要求。檔案事業的拓展必須堅持按依法管制的道路，唯有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮原有的作用。為了增強對檔案的管制和搜集、整理工作，更方便地保護和使用檔案，《中華人民共和國檔案法》就此產生。
檔案管理作為一個體系嚴密的管制科學，是我國經歷千載的智慧成果。尤其是最近幾十年，伴隨信息化的來臨，加速了網絡化、數字化體系發展，檔案信息化的管制已經逐漸變成檔案管理運行的新目標，變成當代企業管制發展的主要標志。
5 構建一支素質高的信息化檔案的專業隊伍
目前信息化的社會檔案管理者一定具有相應的計算機技術以及這方面相應嘗試。也就需要企業檔案管理職員應當依照檔案信息化運行的現實要求，逐漸地改變自己的理念，掌握新的電子計算機知識，了解信息管制新的技術，建立保證企業服務的工作態度，所以構建一支素質高、水平高的信息化檔案管理隊伍，才能保障企業檔案的信息化建立的需求。
6 結 論
綜上所述，信息化檔案管理作為一個完整，同時又周密的主要管制事務，不但要求企業領導賦予高度的重視，更應該得到全部檔案管理職員密切合作、積極參加。尤其是目前，信息化運行早變成為世界變革的一個目標，更好地解決檔案管理事務中所面對的問題，才可以變成為企業的經濟運行提供有效服務的根本保證，才能更好地為企業服務，為社會服務。
主要參考文獻
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檔案管理的方法范文2
醫院的人事檔案的發展是有年代感的，它是在醫院從建成到現在所有人事的信息慢慢積累起來的。人事檔案對于醫院的醫務工作者的信息進行真實的記錄和存檔，包括醫生、護士以及其他工作人員等。人事檔案是醫院人事工作的基礎，對于醫院的整體管理有著不可忽視的作用。但是隨著醫院的發展規模越來越大，人事檔案的信息量也越來越大，在管理方面存在的問題也就越來越多。筆者結合自身的經驗，主要從以下幾個方面對完善和提高醫院人事檔案管理工作的方法和途徑進行闡述。
1 關于醫院實施檔案管理工作的現狀
1.1 檔案管理的制度過于單一
隨著科技和經濟水平的進步，醫院的人事檔案管理工作也應該隨之做出相應的調整，但是現在醫院當中的管理方法大多都還是很多年前的老方法，管理制度單一，不能夠更好的為醫院服務，因此，在醫院人事檔案的管理制度上需要改進，建立信息化的管理模式。
1.2 檔案管理的方式落后
在醫院當中，人事檔案具有較高的機密性，因此具有很高的重要性，這種機密性檔案的管理應該由具有專業管理知識的人員來進行管理，但是現在醫院當中相關的專業人員非常欠缺，專業的管理設備也很缺乏，在這方面同樣需要改進。
1.3 檔案的立卷過于陳舊
現在醫院的人事檔案大多都放在檔案室里，多年沒有人翻動，需要什么信息的時候查閱非常困難。而且檔案信息的內容大多也不是很真實，或者存在信息根本不對稱的現象，所以需要改進的地方同樣有很多。
2 完善醫院人事檔案管理的途徑和方法
2.1 從事檔案管理的工作人員要提高相應的工作意識
提高檔案管理的工作意識，要從和檔案管理有關的三個方面展開闡述。首先，就是醫院領導的作用，他們要首先對醫院人事檔案的管理工作給予高度的重視，采取一些規范化的管理措施，對于人事檔案管理現狀以及出現的問題要及時給予整理的措施，用他們重視的態度引起實際工作人員對這份工作的重視；其次，就是從事檔案管理的工作人員，他們要不斷的提升自身的管理素質，要經常參加一些相應的培訓，意識到人事檔案管理工作對于醫院全體工作人員以及醫院的榮譽形象等方面的重要性，不斷的改善醫院的人事檔案管理工作；最后，就是在檔案管理方面的法律意識，要拓寬資料的收集渠道，建立檔案的保存、傳遞等程序科學化方式，確保檔案信息的規范、完整和真實。
2.2 對于檔案的監管制度要進行完善
人事檔案主要記載職工的履歷、鑒定（考評）、自傳、入黨入團、任免、獎勵、處分、工資等方面的自然狀況，記錄職工的個人成長過程，思想發展歷史，能全面系統的展現職工家庭情況、主要社會關系、專業學習情況、個人發展情況等各方面內容，能概括反映職工的個人全貌[1]。因此，檔案的管理要實現法制化、規范化、制度化。
2.3 檔案管理工作崗位要設置專業人員
醫院當中從事人事檔案管理工作的人大多是一些年齡比較大，或者一些其他職務的兼職做人事檔案管理的工作，這對于管理水平的提高是非常不利的。所以，這個崗位要引進專業的管理人員，在招聘的時候要挑選各方面素質都比較綜合的工作人員，同時，在以后的工作當中還要不斷的完善他們的素質，經常做一些專業化的培訓等等，讓他們把醫院的人事檔案管理工作做到時代的前沿[2]。
2.4 對于醫院的人事檔案管理工作要實現信息化管理
在這個信息多元化的社會，我們在從事醫院人事檔案管理工作的時候也一定要注意實現檔案管理的信息化。那么什么是醫院人事檔案管理工作的信息化呢？就是把現有的人事檔案的信息都實現數字化，把這些資料通過信息系統，實現檔案資源各數據的合理配置，以及科學有效的開發利用，實現檔案信息的社會共享。實現計算機網絡化管理，是管理人事檔案信息的必由之路[3]。計算機在我們生活中的普及程度是非常高的，因此，現在有很多醫院都已經實現了醫院人事檔案信息的數字化，可以通過一些相應的軟件進行查詢。實現信息化之后，如果我們需要查詢某個醫務工作者的信息，只需要通過目錄或者輸入簡單的檢索條件就可以很快的找到我們所需要的信息，既減輕了檔案管理工作人員的工作量，又提高工作效率。
檔案管理的方法范文3
【關鍵詞】房地產；檔案管理；問題；方法對策
房地產檔案管理是城市房屋管理部分在實際房地產調查測繪、權屬登記、權屬轉移以及變更房地產權等管理工作形成的具有高保存價值的圖表、文字、聲像等不同形式的歷史登記，它是房地產權屬登記的具體記錄。房地產檔案具有憑證性、真實性、共享性、動態性等特征；在產權檔案形成過程中，產權管理具有數量大、涉及面廣等特點，通過圖表、文字結合，包括建筑、法律、測繪等專業知識。產權檔案作為重要的資料，為解決房產糾紛、深化住房制度改革、加快舊城改造步伐發揮了具體作用；為解決房屋產權不清、戶籍不明等問題提供了法律依據。房地產檔案管理，是在滿足廣大檔案用戶資源信息需求的同時，確保檔案及時開發、利用。因此，在實際房地產檔案管理過程中，必須正確認識、處理檔案利用以及保護關系，提高和規范房地產檔案產權管理，充分發揮產權檔案作用。
一、房地產檔案管理存在問題
房地產檔案管理隨著產權變化、房屋拆遷損壞、城市建設發展不斷變化著，具有極長的歷史跨越時期。不同歷史時期，檔案管理要求、檔案管理人員知識結構、專業素養不一樣，對于房地產檔案管理認識也不一樣。根據相關調查顯示：我國房地產檔案管理主要存在以下一些問題：
（一）產權檔案缺乏抗風險能力
房地產檔案管理作為寶貴的歷史資料，在實際檔案管理中，由于經濟水平以及觀念制約，導致房地產產權檔案抗風險能力不足。檔案管理過程中采取的防潮、防火、防蟲、防盜等處理措施，在泥石流、山洪、戰爭、地震等不可抗力因素影響時，產權檔案抵抗風險的能力直接受到影響。例如：2008年汶川大地震中，很多地方被毀為平地，不僅造成了巨大的人員傷亡、財產損失，很多產權所屬物頃刻毀滅，給財產保險理賠工作造成了很大影響。
（二）產權檔案質量差異
在實際房地產檔案管理中，由于產權檔案歷史跨越周期長，不同時期，產權檔案存在很大差異；隨著科學技術不斷創新和發展，我國各方面都取得了相應的發展。不同時期，居民對產權檔案認識不一樣，檔案管理經過不同的管理人員，產權檔案具有不同的時代特征。由于產權檔案管理人員文化、專業水平存在很大差異，部分管理人員缺乏專業知識，不能及時發現管理問題，導致很多不規范產權資料流入權屬檔案。在計算機技術以及影像技術普及之前，產權檔案主要由紙質檔案組成，檔案產權過于簡單，普遍只有產權平面布置圖，導致很多產權情況缺乏描述。
（三）產權檔案體裁單一
在檔案管理中，產權檔案除了必須具備紙質資料以外，還必須包括相關記錄；例如：拆遷審批、影像資料照片、重要底片、調查處理過程中形成的相關房屋產權資料，計算機產權管理過程形成的光盤、磁盤等材料等。由于這些特殊體裁比紙質檔案更容易受到破壞，因此在實際保管過程中，產權管理部門必須針對特殊體裁采取特殊保管方式；在保管過程中由于管理部門對特殊體裁檔案收集不齊全，相關重要檔案不能及時進行特殊管理，導致很多產權檔案內容不完整，整體欠缺等現象。
（四）產權檔案收集面窄小
房地產作為國家經濟發展的支柱產業，近年來，各種企業單位不斷參與到經濟活動中；例如：房屋拆遷、舊城改造、企業改制、房產買賣、資產重組、繼承抵押、交換等，只要涉及產權活動，就會有相關文件資料；除了檔案等級，還有其他項設立、檔案撤銷、產權注銷、檔案登記、房地產代管檔案、房屋拆遷檔案、房地產交易檔案等。在實際檔案管理過程中，由于檔案管理人員很少參與業務活動，產權檔案收集只局限于登記部門，導致很多房地產現狀和產權檔案不一致。因此，在實際收集過程中，產權檔案必須滲透相關工作和產權登記各個環節。
（五）當權檔案資料糾正困難
在實際房地產檔案管理過程中，由于檔案資料歸屬于整個權屬管理的工作流程，當業務進行歸檔環節時，各種手續進行完畢；導致檔案管理人員材料驗收時，缺乏資料，相關資料不準確、不規范，退還登記人員重新補齊、更正困難。另外，由于各種檔案文件資料數據信息具有很強的關聯性，當一處出錯時，其他方也會跟著出錯，經辦人員規定復雜，程序繁瑣，具有很大的工作量，導致具體操作十分困難。
二、房地產檔案管理對策
（一）增強產權檔案抗風險能力
隨著計算機網絡技術不斷普及，在實際房地產檔案管理過程中，必須不斷提高認識，增強產權抗風險能力。例如：借鑒股市、金融風險，采取可行性控制措施，進行創新和完善；在股市中，客戶交易通過異地備份資料等方法不斷增強抵抗風險能力。通過政府支持，在耗費大量人力、物力的同時，完善新入庫資料電子化工作。
（二）提高檔案管理人員業務能力，規范檔案管理體系
檔案管理人員作為檔案管理工作的主體，是相關制度的直接貫徹者。隨著科學技術、社會發展不斷進步，檔案管理人員必須不斷適應新標準、新要求。在實際工作中，必須不斷提高業務培訓力度，增強產權檔案管理人員業務水平，增加房地產檔案管理人員責任心、素質、知識層面以及業務水平。通過嚴格產權登記業務流程，保障產權資料，增加產權檔案相關資料歸檔進程。
（三）增強產權檔案服務功能
隨著計算以及音像技術普及，給房地產產權收集提供了有效手段，科學技術作為產權檔案的質量保障。在實際管理工作中，產權檔案人員必須充分利用檔案信息；通過計算機技術不斷整理、分析、查閱、保護音像信息；通過及時掌握工作流程、工作動向，在確保現有工作穩定的同時，開辟新渠道，將集中收集和經常收集有機的結合起來，從根本上保障房地產檔案管理直觀、形象、齊全。
（四）規范檔案產權更正，健全檔案管理網絡機構
在檔案產權更正過程中，對于原件重新辦理手續，檔案人員必須根據檔案服務，提醒調閱人及時注意備考提示，查閱檔案更正信息；通過增加附加更正表，仔細說明更正原因、日期及時更正。同時，通過制定相關規章制度，健全檔案管理網絡機構；通過國家具體的檔案法準則，逐步完善單位法規制度體系，推動檔案信息資源有效開發利用，及時維護國家相關檔案以及規章制度完整性。另外，通過建立檔案管理機構，采用相同標準電子化產權檔案，在充分發揮產權檔案服務功能的同時，方便檔案人員管理進程。
三、結束語：
房地產檔案管理作為歷史活動的重要產物，是居民經濟活動的主要憑證。在實際管理工作中，我們必須根據實際問題，在大力開展檔案管理的同時，制定相關規章制度，加強基礎業務，提高檔案管理現代化水平；通過增強檔案法制宣傳學習，推進法制檔案工作，提高檔案管理人員素質；從根本上完善檔案管理工作效益。
參考文獻：
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檔案管理的方法范文4
【論文摘 要】目前，計算機技術的不斷普及使一些傳統的文件載體不斷消失，而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業推廣運用。辦公自動化最明顯的標志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業來說更加方便和快捷，避免了傳統的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊，計算機自身也存在著一些缺陷，導致企業在使用信息檔案這一手段時也存在一些弊端，針對這個問題，企業在運用此技術時一點要做好風險的防范措施，力求使風險降到最低。基于此，本文主要對電子信息檔案管理的風險控制方法進行了探討。
目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業的辦公帶來了巨大的變革，使企業辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業在高科技方面的創新發展意義重大。但是根據具體情況來看，電子信息檔案并不全是優化，它也有自己的不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業的數據被盜，所以，企業在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式，也是最經濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：
1．積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2．制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控，而無關的人員沒有權利操作系統等。
3．及時消除風險。為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4．及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
轉貼于
二、緩解風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解？目前，許多企業開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發生前為減少損失程度執行的方案；后者是在損失發生后為減少損失執行的方法。需要強調的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發生危險，那么不管是什么情況，企業都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。
三、分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進，創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外，還可以與網絡供應商互相協調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、評估風險的措施
當風險來臨后，企業最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內，還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是：發生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點，如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業防范風險的最大弊端在于，許多經營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環節的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發現，并把其扼殺在萌芽狀態，對于已經發生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。
簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規避風險和降低損失有重要的意義。
參 考 文 獻
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檔案管理的方法范文5
關鍵詞：火力發電廠 工程檔案管理途徑和方法
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
引言
由于檔案建設缺乏規劃性，沒有對檔案的重要性引起足夠的重視，大部分的檔案流于形式化，火力發電廠檔案管理工作存在著很大的問題，所做的檔案工作也只是為了應對上面的檢查而開展的。在這種意識之下，所做到檔案當然是不完善的了，檔案甚至是用了很多編造的資料，缺乏起碼的真實性。在這種影響之下，檔案工作長期受到了很大的制約。所以要建立完善火力發電工程建設中的檔案管理，就要針對解決以下問題。
1.工程檔案的完整、準確、系統性
1.1文件的形成。
檔案管理職責中，做到早期介入，中間檢查。制定工程檔案現場檢查制度和工程檔案資料管理辦法。本著“誰施工誰負責編制”的原則，建設單位、設計單位、施工單位、監理單位根據各自承包的工作內容、范圍和職責，盡早分別進行歸檔范圍規定的文件材料和圖紙的收集、分類、整理組卷。
1.2文件的收集。
一個完整的基建工程項目要經過立項、設計、施工、竣工等階段，要經過主管機關、建設單位、施工單位、設計單位、監理單位等許多部門。
建設單位主要負責根據上級文件精神，制定本項目文件材料歸檔制度；收集、整理在項目管理中設備材料的招、投標文件、訂貨合同及變更、協調、索賠等文件材料；收集、積累在生產技術準備和試運行中形成的文件。
項目監理單位負責監督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統情況；審核、簽署竣工文件，并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監理文件。
施工單位負責收集、積累、整理各承包工程范圍內的檔案文件，并在規定的時間內向建設單位移交。
1.3項目文件整理與歸檔。
根據文件的形成階段規律和查找規律分別組卷，管理性文件按問題、時間組卷，圖紙按單位工程或者專業組卷；綜合性文件主要是指在項目準備階段形成的涉及范圍廣泛的文件，立卷應按問題前后時間的順序進行；施工文件的組卷要符合各自的形成規律，一般來說，原材料、構件的出廠證明是按批量形成，試驗報告按結構形成，質量檢查、評定記錄是先形成分項、分部工程評定記錄，最后形成單位工程評定記錄。照片檔案的整理中，單張照片說明的填寫順序格式，如題名、文字說明、人物、時間、地點、攝影者等。
1.4竣工文件編制要求。
竣工文件編制。項目施工及調試完成后，施工單位、監理單位應根據工程實際情況按國家和行業標準以及合同規定的要求編制項目竣工文件。結合建設項目實際情況，對施工文件、施工圖及設備技術文件的準確性和更改情況進行核實，并按要求修改或補充標注到相應的文件上。
竣工圖的編制。項目竣工圖完整、準確、清晰、規范、修改到位，真實反映項目竣工驗收時的實際情況。竣工圖內容應與施工圖設計、設計變更、洽商、材料變更、施工及質檢記錄相符合。所有竣工圖由編制單位逐張加蓋簽署竣工圖章，竣工圖章中的內容填寫齊全、清楚?？⒐D編制完成后，監理單位應督促和協助竣工圖編制單位檢查其竣工圖編制情況，發現不準確或短缺時及時修改和補齊。
2.探討火力發電企業檔案管理工作的途徑和方法
2.1加快電子檔案管理人員培養和人才儲備步伐
社會發展和科學技術的不斷進步，使檔案管理工作的任務、工作環境、服務對象、管理模式都發生了很大的變化。我們可以注意到，檔案管理工作由以前的保管、記錄活動的證據，演變為目前這種證據的確實產生，進而確保上述活動本身有可信證據作為證明。檔案管理人員也因此由以前的文獻記錄者、保存者、變為檔案遺產的積極塑造者，從不僅僅繼承公正的、不帶偏見的保管者、整理者、演變為在檔案形成過程中，明確歷史責任感的積極干預者。這一系列的巨大變化，迫使我們盡快地調整自己的工作思路和方式，來迎接電子時代帶來的挑戰。如何迎接這一歷史性的變革，關鍵是要提高當前檔案管理工作者如何掌握和應用新的科技知識，更好的服務于社會。各級政府、企業領導者以及檔案館的領導也越來越意識到，電子文件檔案管理人才在信息化管理工作中的重要性，紛紛投入資金，引進先進的電子文件檔案管理程序和人才，同時也清醒地認識到目前的檔案人員知識結構方面存在的問題。為此，加強檔案館現有人員的繼續培訓是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作。如何提高現有人員的業務能力，這就要靠我們的管理者，根據人員的知識結構水平，全面制定并明確每個人的培訓計劃和目標，定期進行全面業務知識的考評。建立和完善館與館之間的技術交流平臺，從中發現、培養、儲備電子文件檔案管理的人才。
2.2進一步推進檔案標準化、規范化管理
目前，檔案信息自動化系統的要求是檔案標準化、規范化，滯后的管理理念和應用軟件的魚目混雜，直接影響了電子文檔檔案管理系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是管理環境沒有充分得以提高和發揮。筆者認為，對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次跨越，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化建設，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
2.3抓好數據庫建設是關鍵
目前，火力發電廠檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機、工作站。服務器性能的提高，網絡技術的成熟與否，直接影響到數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合實際。因此，要避免發生買了設備不能充分利用，建了網絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術的發展，再進行每一項具體的決策。
2.4建立完善發電廠電子文件全過程管理制度
火力發電廠電子文件全過程管理中有關維護其信息安全方面的措施，首先要加強對電子文件制作和管理人員的管理。電子文件是由人制作的，其存儲、檢索、傳輸等處理都是按人的意愿進行的，因此，對參加電子文件制作和管理的人進行審查是至關重要的。要禁止那些工作不認真負責、沒有良好的工作作風的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴格把關，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實性的最關鍵措施。人是活的因素，易受外界影響。加強對電子文件制作和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過程中保證其原始性、真實性的重要措施。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況，確保電子文件形成、處理、保管過程的真實記錄可以證實電子文件的原始性和真實性。
3.結束語
火力發電廠檔案工程建設的重要性是顯而易見的，需要相關的企業引起重視，把檔案工作當成一項必要的工作來抓。檔案的工作者則應該本著負責的態度，扎扎實實做好每一步的工作。以求真務實的工作作風，與檔案管理的其它方面一起與時俱進，有效地控制這項工作，從而更好地利用這項資源。
參考文獻
［1］丁杰.如何做好檔案管理工作.管理縱橫，2006，06.
檔案管理的方法范文6
一、檔案管理本質
（一）核心。檔案管理的核心是對工程建設過程中的相關事宜進行記錄。水利工程建設主要包括以下幾部分：一是工程前期。在該階段主要包括水文水利分析報告、可行性研究報告、當地社會經濟及效益調查報告、工程設計圖、環評報告、設計委托書以及審批記錄等相關資料。二是工程審批。這就包括了相關部門的審批文件、計劃請示文件、經批準的移民方案以及建設用地批件等。三是工程施工。主要包括開工報告、施工圖、施工合同書、建筑材料化驗單、設計變更文件及圖紙、機電設備合格證、試驗報告、質量檢查、施工記錄、評定和事故處理記錄、施工單位法人、施工單位資質、監理報告、施工單位技術人員、各施工階段結論報告以及監理文件等。四是竣工驗收。該階段主要是指各單元工程、單項工程、單位工程驗收和竣工驗收所產生的驗收報告和會議原始資料等。
（二）檔案應用。1、施工依據。水利工程檔案在建設期間，施工的關鍵在于批復與立項；而施工的依據則主要是圖紙、設計、規范和標準；而合同和文件則主要起明確施工責任和分配施工任務的作用。2、竣工驗收的必要條件。根據水利部門所頒發的《關于印發水利工程建設項目檔案管理規定的通知》（水辦【2005】480號）中第二十四條規定要求：未經過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不能夠通過或進行工程驗收。由此可知，水利工程檔案驗收是工程竣工驗收中非常重要的環節。與此同時，水利工程檔案還可作為工程質量監督部門以及行政主管部門的驗收依據。3、運行與維護依據。水利工程檔案在維修養護以及調度運行中同樣占據著重要地位。其可對水利工程的防洪能力以及設計標準等方面提供最直接、可靠的信息，便于對工程的抗旱輸水和防洪調度等方面的能力進行評估和實施；同時，檔案還能提供技術參數、設備工程安裝以及操作手冊等相關信息，是工程設備使用的必備資料。4、改建、擴建依據。由于各種原因需對水利工程進行擴建或改建時，首先應對原工程的設計、地基情況以及設計標準等各方面進行初步的評估，通過查閱檔案資料，不僅能使改建或擴建設計與原工程更加貼合，還可大大提高工程的耐用性和安全性。5、事故處理依據。水利工程本身就是較為特殊的工程，一旦發生事故，其波及范圍非常廣，且損失數額也非常巨大，這就需要對責任方進行追究，為其他項自工程的實施拉起警戒線。在對工程事故進行調查的過程中，理清責任非常關鍵，而檔案中白紙黑字留下的信息在此時就成為了最重要的證據。
二、“三個工程”
檔案管理，以時間為縱向主線對工程建設過程進行記錄；橫向上則對應實物水利工程。筆者認為檔案工作應分為三大工程，分別是財務工程、文字工程（包括了合同、文件、圖紙以及審批等資料）以及影像工程。
（一）財務工程。財務工程主要是指在水利工程建設的過程中，所涉及的財務檔案資料，而財務也是制約工程的主要因素，通過對財務數據進行查閱可清楚地掌握工程的進度及花費量。這里所說的財務工程主要是對預算、概算、各類保證金、決算、月支付清單以及備用金等相關信息的統指。
（二）文字工程。檔案管理的主體就是文字工程，無論是水利工程的初步擬定、施工階段以及竣工驗收等各個環節都會產生大量的文字內容。通過文字工程，可使水利工程各環節更加準確、全面、翔實地展現。
（三）影像工程。影像工程主要是通過多媒體技術，例如，攝影機和照相機等設備，對工程建設過程中產生的重要事件通過圖像的形式進行記錄。截至目前為止，影像技術主要用于領導檢查、工程重大會議、完工后工程實景等。通過影像技術對工程進行記錄，使工程記錄信息更加真實、直觀。目前，不少隱蔽工程紛紛通過多媒體技術來記錄和拍攝工程概況，使隱蔽工程驗收突破了時間地域的限制，在影像的基礎上輔以文字說明，大大增強了工程的客觀性、真實性和形象性。隱蔽工程主要是指鋼筋、地基、設備安裝以及電氣管線等需要掩蓋和覆蓋的工程。一旦隱蔽工程無法得到有效落實，可直接導致工程返工，延長工程時間。為此，要提高工程質量，保證工程能夠順利完工，就必須確保隱蔽工程檢查合格后才可繼續施工。
三、事件的時間對應
水利工程檔案管理主要從工程建設與檔案的同步性、工程建設流程的對應性來體現。無論是何種水利工程，在立項時。首先需要對相關文件資料進行收集整理。其次，設計、勘測、監理以及施工等相關協議，均會產生大量的文字信息，此外，這些環節對檔案的份數、質量以及移交工作均有明確要求，這就對檔案管理提出了進一步指示；在對施工質量進行檢查以及了解施工進度時，需同時對工程檔案管理情況進行收集整理，沒有檔案的參與無法準確掌握施工的全過程。在建設水利工程的過程中，若需要對設計進行變更，則必須以施工圖紙為基礎；監理單位批復、施工單位申請以及業主單位同意，一定要保證時間的先后順序。
四、電子版與紙版
伴隨著電子技術的發展，計算機成為了當前檔案管理工作的重要依靠，可大大提高水利工程檔案管理工作效率。但紙質版仍然在檔案管理中占據著重要地位。一是，紙版檔案材料是以實物形式存在，更加具有說服力和不可替代性。二是電子檔案可將相關信息記錄到數據庫中，在統計和查詢上具有更強的優勢，且隨著計算機技術的發展，電子檔案在工程建設中的作用更加突出，尤其是異地查閱，其優勢是不言而喻的。近兩年來，國家制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，標志著電子檔案在CAD光盤技術的推動下逐步朝著光盤庫載體的模式快速推進，未來這就成為項目檔案管理的主要方向。三是紙版檔案與電子版檔案內容一致，無論是內容、時間還是結構，均必須保持一致。
五、多方協調
