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檔案管理方案范文1
關鍵詞：檔案管理 存在問題 管理應用 問題措施
伴隨著我國經濟和社會的不斷發展，我國的很多行業為了適應市場的變化，正在發生著巨大的改變，這種改變對于企業來說也是十分的重要的。為了適應市場的不斷變化， 企業正在逐漸進行體制的改革和企業結構的調整，這些改變使得企業的生產和經營正在向一個新的發展方面邁進。在企業的發展過程中， 企業的檔案是十分重要的， 企業的檔案可以促進企業的不斷發展。
一、關于企業檔案管理環節的分析
企業的檔案管理工作是企業管理工作中一項重要的組成部分， 檔案在企業的發展過程中的作用是十分的重要的，這主要是因為， 企業的檔案會直接影響到企業的發展，也就是企業在市場競爭中的優勢問題。企業的檔案是企業生產和經營過程中的最原始的記錄文件，這些記錄文件可以直接影響企業的經濟決策。企業的檔案可以直接的反映企業的發展歷程和企業在發展的過程中所有的信息。現在的企業為了更好的發展就一定要加快建設和完善企業的檔案管理的工作，進而保證企業可以快速的在市場中發展。
檔案管理的工作得不到高層的重視，在一些企業中， 企業的高層領導對與檔案的管理工作并為給予充分的重視，這就導致了企業檔案的管理工作的落后。在企業中，高層的領導只是重視企業的市場競爭率，認為企業只有在市場中占據的重要的位置才會使得企業有更好的發展。 檔案的管理在最初的時候就形成了管理的投入少，檔案管理的設施不齊全，保管的條件和環境得不到好的保證，這樣就導致了檔案管理工作的落后，這樣會直接影響到企業的發展。
檔案管理的工作缺乏專業部門和專業人員，在一些企業中，負責企業的檔案管理的人員，并非是受過專業的訓練而進行工作的。這些人員對檔案的管理工作是十分的陌生的，并且認為檔案的管理工作只是進行簡單的資料的收集，并沒有意識到企業的檔案對于企業的發展的重要性。還有些企業，根本就沒有建立相應的檔案管理部門，把檔案的管理部門只是簡單的同其他的部門合并在一起，這樣可能會出現檔案的管理混亂的局面，這主要是因為， 的檔案只有進行了必要管理才會更加促進企業的經濟發展，使得企業的經濟效益得到提高，要是將檔案的管理部門和其他部門進行合并，不但不會促進企業的發展，在企業急用檔案的時候，還會給企業帶來不必要的麻煩。
目前來說，我國企業檔案管理體系是不健全的，受到落后的企業檔案管理理論的影響，企業通常不能進行良好的管理，從而影響了現實生活與檔案管理相關的工作。這需要引起我們的重視，進行相關理論環節的探究，要跟從國家的相關政策法規的引導，確保其新型的檔案管理理論的應用，以滿足當下的企業經營的需要，企業在該項方案應用過程中，要進行人力、物力、財力等的投入，并且確保相關工作環節的協調。
二、企業檔案管理體系的健全
1.在企業的檔案管理制度應用過程中，首先企業的管理人員要確立正確的檔案管理意識，實現檔案管理體系的健全，實現其內部各個應用環節的協調。在企業檔案管理過程中，相關人員要按照國家的一定法規制度，確保企業檔案的有效管理。這需要引起相關企業高層的重視，展開一系列的檔案管理工作，確保各個管理人員結構的協調。企業的檔案管理工作的開展，首先需要領導起到帶頭的作用，給下面的檔案管理人員做好表率，從而方便現實工作的開展，滿足當下的檔案管理工作的需要，確保企業的內部各個管理環節的協調。
在日常檔案管理過程中，通過對檔案管理人員自身性質的分析，確保企業的檔案管理工作環節的正常開展。這對于企業的檔案工作隊伍的建設提出了更高的應用要求，要求其具備基本的道德、法律等知識。企業在日常工作過程中，也要定期或者不定期的進行教育培訓工作的開展，從而實現檔案工作人員自身工作積極性及其創造性的調動，實現其自身工作能力的提升。在檔案管理人員工作過程中，通過對其工作綜合素質的提升，可以滿足現階段的企業管理的需要。在日常的員工崗位培訓過程中，要滿足各個員工的培訓需要，確保檔案管理人員的綜合素質的提升。必要時，可以展開復合型人才的應用，給企業注入新鮮的血液，從而進行檔案管理部門的自身知識結構的協調，避免其年齡結構的過度老化，影響企業發展的活力開展。
2.在日常工作過程中，通過對檔案工作的信息化管理體系的健全，以符合我國現代化的檔案管理的需要。通過對新型的管理設備及其技術的應用，可以確保企業當前檔案管理環節的穩定運行，確保其檔案管理的信息化模式的開展。這些環節的開展，同樣需要各個管理高層進行協調，因為企業高層領導的支持對于企業檔案管理工作的開展是非常必要的，通過對企業的檔案管理工作意義的深入剖析，讓公司上下都明白企業的檔案管理信息化模式發展的必要性，以滿足當下的企業工作的需要。伴隨著我國經濟和社會的不斷發展，我國的很多行業為了適應市場的變化，正在發生著巨大的改變，這種改變對于企業來說也是十分的重要的。為了適應市場的不斷變化， 企業正在逐漸進行體制的改革和企業結構的調整，這些改變使得企業的生產和經營正在向一個新的發展方面邁進。作為我國基礎能源的電能在經濟的發展中的作用越來越重要，因此企業的發展也得到了國家的重視。
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一、現代的檔案管理工作的轉變
（一）檔案載體的轉變
在電子檔案管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產或開發一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。
（二）企業檔案的分類變化
舊有的關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破，取而代之以電子檔案管理系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。各企業檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是電子檔案管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細、更科學、更規范。
（三）檔案接收和保管上也有所改變
在電子環境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。
無時無刻不在產生的電子文件、電子圖紙使檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。參照國家有關文件制定出本單位的《電子文件管理辦法》，提請信息集成系統的編制人員在其系統的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等電子檔案管理內容。檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。
此時企業檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經過檔案人員鑒定歸檔的企業檔案信息將存入“虛擬庫房”。
二、電子檔案工作面臨的問題
（一）電子檔案原件的真實性問題
電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內容進行了刪改，也難以發現和確定。
（二）電子檔案內容的保密性問題
用網絡的任何終端設備都能索取到存儲在網絡某一個設備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發給若干個網絡終端。這對于在一段時間需保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。
（三）電子檔案保笛的長久性問題
隨著辦公自動化的不斷深人，好多單位將會實現無紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲在網絡中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網絡突然癱瘓或被毀，如出現“黑客”問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。
（四）檔案管理軟件的統一性問題
計算機軟件研制大大落后于硬件的發展，遠不適應各方面存儲的需要。檔案系統各地區之間、單位之間不使用統一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯網。
三、建議采取的對策
（一）盡快培養精通計算機技術的檔案專業人才
培養一批既懂檔案業務又精通計算機專業知識的人才已是檔案部門的當務之急。當前要在加強全員計算機知識培訓的同時，通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養高、精、尖的電子檔案管理應用人才，使他們不僅精通計算機技術而且熟悉檔案業務，熱愛檔案事業；不僅會操作而且會設計程序，能夠開發軟件。
（二）建立健全維護電子文件真實和安全的法規
在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環節，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術，也需要有相應的電子檔案管理措施來保證其得以實施。因此，建立健全相關法規和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案管理和利用標準規定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。
（三）制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范
隨著電子文件的大量產生，迫切需要建立一套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎性工作。
（四）研制開發數據格式標準統一、可以互相兼容的檔案管理軟件
建議由國家檔案局牽頭，研制開發適應電子檔案管理現代化的軟件，并在全國檔集系統統一推廣。我們盼望國家檔案局能把該問題列為工作重點，以此帶動全國檔案系統現代化管理水平的提高。
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1.1建立數字化的房產檔案管理系統
計算機技術的發展極為迅速，20年前的今天，計算機剛剛傳入中國，沒有看好那個又笨又重的東西。二十年后的現在也沒有人愿意相信，計算機已經變成了我們生活中不可或缺的一部分。因為它的便利性很多行業都應用它辦公。而繁重的房產檔案管理工作交給計算機去做也變得十分容易?，F代房產方案管理應加強數字化的建設與完善，加強數據庫的建立。通過對房產檔案數據庫的更新、管理與維護實現房產檔案管理的實時性，為提高方案檔案工作效率、促進資源共享奠定基礎。針對房產產權變動的問題，房產檔案管理部門還應加強房產信息動態管理工作。
1.2加快新時期下的房屋檔案管理轉型工作
隨著社會的快速發展，我國已經全面進入了一個新的時期。人們對于各個方面的需求都有所改變，這就要求房產檔案管理工作也能夠適應時代的變化，及時的更新管理制度，跟上時代的潮流進而保證企業的快速發展。在現代知識經濟快速發展的今天，房產檔案管理工作也應針對市場需求從傳統的管理型向科技型轉變，以此適應新形勢下房產檔案管理工作的需要。在現代房產檔案管理中，房產檔案管理部門還應由傳統的被動型向主動型服務轉變。由主動型服務理念指導房產檔案管理工作，以此使房產檔案發揮更大的作用。
二、目前我國房產利用現狀剖析
房產檔案管理是做什么用的，答案是對已經存在的檔案進行整理，存儲。那么我們為什么要花費那么大的力氣把那些檔案儲存起來了呢？當然是為了利用啊，沒錯存儲就是為了再次的利用，從理論上來說，檔案的利用價值十分巨大，但是在現實的生活中，那些擁有巨大利用價值的檔案卻變成了一堆又一堆廢紙。我國房產檔案利用目前的狀況是：房產檔案利用為大眾服務的觀念滯后、房產檔案信息內容單調且缺乏特色、館藏利用服務的方式存在缺陷。房產檔案仍以傳統的檔案利用服務方式為主，檔案管理基本上是實行傳統檔案與電子檔案共有的雙軌制。無可置疑，電子檔案的建立和網絡技術的發展，無論在量上還是在質上都為房產檔案利用創新突破提供了條件。
三、房產檔案利用改善措施
3.1樹立為大眾服務的思想
房產檔案管理的終極目標就是實現檔案的重新利用，從而更好的為人名服務。因此要向實現房產檔案的利用，就要提高工作人員為大眾服務的思想，從基本上下手，讓工作人員知道工作的意義，進而實現檔案利用的目標。所謂大眾不僅包括內部機構和政府機關的利用者，同時也包括廣大的需要了解檔案信息的人群。要建立檔案用戶信息資料，對一些重要的單位和個人定期上門，建立廣泛的房產檔案信息利用服務網絡，隨時掌握房產檔案利用者的動態。為提高服務的效率，檔案館可針對利用者查閱檔案“求快”的心理，在“快”字上做文章，盡量在第一時間內滿足他們的查詢需求。
3.2改革房產檔案利用的方式
新時期下的房屋檔案利用方式正在發生著巨大的改變，有很多企業卻并不能跟上時代的步伐，導致企業的檔案利用工作落后于其他企業，給企業帶來了一些沒有必要的損失。因此，當下企業一定要注重房產檔案管理的轉型工作的建設。房產檔案利用的發揮程度直接取決于檔案利用服務方式，傳統的檔案利用服務方式主要有檔案閱覽、外借、檔案展覽與陳列服務，制發檔案復本、制發檔案證明、檔案咨詢服務等。隨著市場經濟的進一步發展，傳統的服務方式仍然不可少，但也迫切需要在服務方式上創新，只有積極地把檔案推向市場，充分發揮其現實功效，才能取得良好的社會效益和經濟效益。例如，主動到市場上尋找“服務”商機，針對不同的人群進行專題性開發等。
四、結語
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(一)站級業務檔案的劃分及范圍
在確定站級業務檔案的范圍時，應本著總體性、綜合性、分析性及學術性的原則對檔案進行劃分。即要將那些反映主要業務工作的總體水平的材料以及在基礎監督監測上形成的綜合性、分析性并具有一定學術價值且保管期限長的材料確定為站級檔案，以確保站存業務檔案能夠全面反映和概括本機構業務活動及工作水平?？傮w來看，站級業務檔案的范圍有以下幾個方面：
1業務工作法規、標準及技術方法的研究檔案。包括有關證書、研究報告、編制說明及驗證報告等。
2年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學生常見病等疾病防治方案及總結、疫情流行病學分析、疫情流行趨勢預測等。
3年度或跨年度的衛生監督、監測的總結分析。
4重大事故、疫情暴發、中毒調查處理的有關材料包括調查報告及現場調查記錄及有關的行政行政處罰材料等或年度綜合性分析總結。
5專題調查。包括調查設計、調查報告或總結，統計匯總等材料。
6各項業務工作的統計月報、年報。
7省市級以上刊物上發表的業務論文。
(二)科級業務檔案的劃分及范圍我國各級防疫站在日常業務活動中更大量地、更直接地是形成服務對象檔案，即在對其所轄區內或對被劃定為本站管理的單位所提供的經常性的疾病控制、衛生監督監測服務中所形成的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務的企業的存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補充，因此存科保管更為便利。此外，衛生防疫工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治規律得自于長期的大量的日常性監督監測材料的積累。這些常規性監督監測材料不僅對當年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發現和分析出疫情流行規律。因此，這些一般性、經常性業務活動形成的材料不能因為有了綜合性或總結性報告，就可以隨意處置，而應做為科級業務檔案存科保管?？萍墭I務檔案的范圍有以下幾個方面：
1衛生監督材料
(1)預防性衛生監督材料：包括所轄區內或直管單位許可證審批、復驗材料；新、改、擴建項目審查材料。
(2)常規性衛生監督監測材料：包括對所轄地區或監測點或直管單位公共衛生監測材料，包括監測記錄、記事，監測小結，控制結果，監測報告以及經常性衛生監督檢查、抽查材料。
2一般性違法案例、疫情、污染事故、食物中毒的調查處理材料，包括個案調查表，現場調查記錄(筆錄)，人員尋訪記錄，檢驗結果及處理報告等。
3行政處罰材料，包括監督筆錄、檢驗報告、合議記錄、聽證記錄、處罰決定書、結案單及送達回執等。
4各類所轄產品鑒定及出具證明材料；廣告登記管理材料。
5從業人員健康體檢、衛生知識培訓材料，包括體檢表、檢驗單、統計表；培訓計劃、教材及小結等。
6咨詢工作材料，包括咨詢登記、記錄及小結等。
7各種毒理檢驗、化驗材料。
三、實行兩級管理的意義
1兩級管理有利于解決檔案儲藏空間與業務檔案數量間的矛盾
我國各級防疫機構中，檔案室檔案庫房大多狹小，根本無法容納全部的業務檔案，因此，只能將那些保存價值更大、保存期更長的檔案集中到站檔案室中，而一般性的，基礎性的材料只能分散在科室保存。但這種分散管理也是納入全站檔案工作統一布署和指導下進行的。
2站級管理有利于防疫業務工作整體水平的提高
首先，站級業務檔案管理可使站檔案能夠反映業務工作全貌和工作水平，對于站領導及時把握全局，做出正確決策提供了有力依據。其次，由于站級業務歸檔范圍明確將具有總結分析性、學術性的材料交站歸檔，從而要求各科業務人員不能再僅停留在做一般性工作小結，而是要在大量的監督監測材料上做進一步的加工，形成分析性報告，從而促進了業務工作的提高。第三，站檔案室人員針對業務檔案開展信息加工，通過各種編研材料為全站科研防病工作服務，有利于防疫機構科研工作的開展。第四，站級檔案管理便于開展站際防疫信息的交流，為全市甚至全國的防疫工作提供利用。
3科級管理是有利于滿足防疫業務工作日常的需要
防疫業務有延續性，在對監測點、直管單位的監督監測中，要經常使用其前一年或前幾年形成的監督監測檔案；特別是隨著生產經營單位的變化，有些檔案還要不斷進行補充或注銷。如直管單位許可證檔案、建設項目檔案等就屬這種情況。因此科級管理就可以及時滿足衛生防疫的日常需要。
四、兩級管理的實施
1建立健全檔案工作網絡
兩級管理是通過檔案工作網絡層層的管理而實現有序的實施。因此，建立健全檔案工作網絡是這產行衛生防疫檔案兩級管理的組織保障。
建立檔案工作網絡即在站一級設立由主管站長牽頭、各科主任參加的全站檔案工作管理委員會，負責全站包括業務檔案在內的檔案工作的領導、規劃，提出業務檔案工作的總體要求，并協調解決在實行兩級管理中的各種困難。站綜合檔案室則依據站檔案管理委員對業務檔案的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，除管理站級業務檔案外，還要對科級業務檔案管理進行督促指導。各科設兼職檔案員，在站檔案室的指導下進行站級業務檔案的歸檔及科級業務檔案的管理。這樣的檔案工作網絡使業務檔案由無序變為有序的管理。
2建立切合實際的業務檔案管理制度
對種類繁多、形式各異的業務檔案，要實行科學規范的管理，就必須建立切合實際的業務檔案管理制度。首先，在制定業務檔案歸檔范圍和歸檔制度時，站檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業務活動，再結合衛生部“全國衛生防疫工作規范”關于業務活動形成材料范圍的規定，經與各科密切協商，具體確定符合業務實際的各科站級和科級業務檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業務檔案也要同站級業務檔案一樣，提出統一的立卷要求，以確?？萍墮n案立卷的規范，但可使用不同的卷皮，以示區分；第三，嚴格科級秋檔案的保管及利用制度，任何個人不得將檔案據為已有。
3加強對兼職檔案員的培訓和指導
各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業務，檔案知識相對貧乏。因此，要做好業務檔案的立卷歸檔，就必須加強對他們的培訓和指導。檔案室可定期舉辦檔案業務培訓班，并將檔案業務學習列入兼職檔案員繼續教育的學習內容，進行學分評定，以提高他們學習檔案業務的積極性。同時，檔案室人員也要主動指導科室立卷和編目。
4推行責任制，加強考核
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2000年12月6日中華人民共和國檔案行業標準《歸檔文件整理規則》正式頒布實施，結束了文書檔案過去以六個特征為主的傳統組卷方法，開始了簡便易操作的歸檔文件整理。我縣自2002年開始，大部分機關單位文書檔案整理適用歸檔文件整理方法。歸檔文件整理就是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，并使之有序化的過程。在這里，需要理解“件”的含義。何為“件”？“件”是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與簽批單、底稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。“為一件”就是將文件材料的實體裝訂在一起，編目時也被視為一條條目。
一般情況下，歸檔文件整理大致有文件材料收集、分年度、分級別、分類別、分保管期限、文件裝訂、排列、加蓋填寫歸檔章、編目、裝盒、入庫等程序。
收集工作就是按照黨和國家的有關規定要求，通過一定的方式和手續，把分散在機關各科室部門、個人手中或散失在其它地方的文件材料，集中到單位檔案室實行集中統一管理。收集工作是檔案工作的基礎，是檔案工作中極為重要的一環，文件材料收集要做到齊全完整。
對于文書檔案，要依照國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》對單位文書檔案材料進行收集，要以“我”為主，即本機關單位形成的文件材料是收集歸檔重點。我們不僅要重視紅頭文件，還應重視其他非紅頭形式文件收集，如會議記錄、會議紀要、工作總結報告、黨團員（干部）名冊、介紹信、人員調配、工資表、各種統計報表、合同協議等等。總之，凡是反映本機關工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。
分年度就是區分文件材料的所屬年度，把不同年度的文件分開。不同年度的文件一般不得放在一起歸檔。一般根據文件成文最后的落款日期進行劃分。有幾種特殊情況：跨年度召開的會議文件材料歸入會議結束年；跨年度形成的案件文件材料歸入案件辦結的年度；跨年度的復文一般應與來文或去文一起歸入復文的年度；跨年度的計劃規劃歸入開始年，跨年度的總結歸入最后一年。
分級別就是在保持文件之間有機聯系的基礎上，將上級機關、本機關、同級機關與不相隸屬機關和下級機關的文件材料分開整理。但對聯系密切的文件，如請示與批復等，不能為了分級別而將其分割開。實際操作中我們可將文件大致分為國家、省、市、縣等級別。
分類別就是根據本機關制定的文書檔案分類方案，將每份文件進行分類。可分為組織機構分類法和問題分類法。組織機構分類法，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進行分類。問題分類法，就是按照文件材料所記述和反映的問題進行分類。我縣大部分機關單位采用“問題分類法”，都制定了《本機關文書檔案分類方案》，依據該方案對文件進行劃分類別，在劃分類別時一般同時要求提煉出歸檔文件的主題詞，將文件所在類別和主題詞用鉛筆在文件左上角標出。
機關文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。劃分保管期限時要按照本機關文書檔案保管期限規定進行。在這里，我們將國家檔案局8號令第七、八條關于文書檔案永久、定期的內容摘錄如下，供參照劃分期限。
永久保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關制定的法規政策性文件材料；
（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；
（三）本機關職能活動中形成的重要業務文件材料；
（四）本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；
（五）本機關機構演變、人事任免等文件材料；
（六）本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；
（七）上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料；
（八）同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。
定期保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；
（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；
（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本機關一般性事務管理文件材料；
（五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；
（六）上級機關制發的屬于本機關主管業務的一般性文件材料；
（七）上級機關和同級機關制
發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料；（八）同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；
（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。
文件裝訂就是采用符合檔案保護要求的裝訂材料，將歸檔文件以“件”為單位裝訂在一起。一般采用棉線使用縫紉機或“三孔一線”方法左側裝訂，且將文件左、下側對齊。裝訂前應對破損的、字跡易褪變的文件進行修裱、復制，對超大紙張的文件進行折迭，去除文件上易銹蝕的金屬物等；裝訂時，要按一定順序給文件排序，一般順序為：正文在前，簽批單、底稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來文和復文作為一件時，復文在前，來文在后。
文件排列，就是依據事由原則確定全宗內歸檔文件先后順序的過程。機關文書檔案的文件排序首先需在同一個保管期限內將同一事由的文件排列在一起，同一事由的文件可按文件重要程度排列，也可按文件形成的時間先后順序排列。其次將不同事由的文件按照文書檔案分類方案中的不同問題、分類集中排列起來。對于某一次會議材料、統計報表、信息簡報等成套性的文件應集中排列在一起，保管期限按照其中文件的最高期限來劃定。
歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁上端居中空白位置。項目有全宗號、年度、件號、類別、保管期限、盒號等。式樣如下：
蓋歸檔章和填寫內容時需用耐久性材料，如紅色印泥、碳素墨水等。
全宗號是檔案館給立檔單位所編制的代號。沒有向縣檔案館進行過移交的單位沒有全宗號，暫時可不填寫，待檔案館給定全宗號后再填寫。
類別是按單位制定的文書檔案分類方案中的大類，可簡寫為“一、二、三”等。
年度是歸檔文件的形成年度，用4位阿拉伯數字填寫，如“2005”，不能簡化為“05”。
期限是按照已確定的歸檔文件保管期限，分別填寫“永、30年、10年”。
件號是文件的排列順序號，同一保管期限、同一年度內從“1”開始編號，即永久、30年、10年分別編號，每年形成三個流水號。
盒號是文件所存放的檔案盒位置號。同一保管期限從“1”開始編號，可一年一年續編；也可以同一保管期限、同一年度內從“1”開始，即永久、30年、10年分別編號，每年形成三個流水號。
裝盒將歸檔文件按照件號的先后順序裝入檔案盒?；疽笫菍⑼荒甓取⑼槐９芷谙薜臍w檔文件，根據檔案數量多少裝不同規格型號的檔案盒。不同年度、不同保管期限的歸檔文件不應混裝入同一盒內。同一類別的檔案可根據數量多少可裝一盒或多盒，保證檔案材料與盒的厚度適宜即可。
盒脊及封面和備考表需填寫完整仔細。盒脊及封面要與歸檔章填寫項目一致，并注意規范整潔，美觀大方。封面主要填寫的項目是全宗名稱即立檔單位的全稱；盒脊背填寫項目主要包括全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號等，其中，起止件號填寫盒內第一份歸檔文件的件號和最后一份歸檔文件的件號，中間用“—”連接。結合實際操作，建議盒脊背與封面內容均沿盒線居中的位置用印章加蓋。備考表主要是對盒內歸檔文件作必要的注釋說明，主要包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期，其中，盒內文件情況說明重點填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
編目即編制歸檔文件目錄，需按照排定好的順序以“件”為單位逐一編目。在目錄中一件即為一條條目。結合縣檔案館使用的八九數碼檔案管理軟件信息系統，為便于移交檔案目錄轉入軟件數據庫，歸檔文件目錄使用Excel格式，內容設置樣式如下：
全宗名稱為立檔單位全稱。
年度為歸檔文件形成年度，用4位阿拉伯數字。
保管期限為永久、30年、10年。
盒號、件號與歸檔章上的填寫保持一致。
文號為文件的發文字號。
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檔案管理方案范文6
關鍵詞：動物防疫；檔案管理；措施；方案；防疫員；培訓；檢查
中圖分類號：S851.33文獻標識碼：A
建立動物防疫檔案管理是加強動物防疫管理的一項措施，對動物防疫、畜牧生產決策等具有重要的意義。建立動物防疫檔案管理，便于農村畜牧站防疫員能夠及時準確掌握動物和家畜家禽的防疫情況，針對病情進行相關的衛生防疫，確保疫情不傳播和擴散，同時也能夠明確家畜家禽下次免疫的時間；能夠有助于相關部門對家畜家禽疫情進行及時檢查、及時核實，及時發現問題，這樣一來就能夠為預防家畜家禽疫情提供參考；能夠查清動物疫病根源，為家畜家禽等動物疫病傳播防控提供相關依據；能夠使畜牧防疫部門及時準確地掌握家畜家禽養殖情況，為今后進一步在貧困地區發展家畜家禽生產提供參考依據；能夠進一步核定家畜家禽防疫數量和質量，這對于在一線的廣大農村防疫員工作敬業情況也能進行及時了解和考核。
建立健全家畜家禽等動物防疫檔案是促進農村畜牧業健康發展和農民增收致富的一條有效途徑，為此農村動物防疫員就要按照上級指示精神把動物防疫工作抓緊抓好，及時報告動物疫情，做好認真的如實記錄。對于動物疫情的記錄不但要包括養殖企業（場、戶）的基本情況，還要有家畜家禽的種類，家畜家禽的存欄數，家畜家禽的疫苗種類以及免疫時間等詳細且準確的基本情況。
1制訂家畜家禽等動物防疫的實施方案
為進一步探索建立縣級動物防疫檔案管理制度，我們針對我縣動物防疫部門的具體情況進行了調查研究，在大量地征集縣、鄉、村各級動物防疫管理人員意見和建議之后，組織專家進行調研評估，結合本地實際制訂出了切實可行的家畜家禽等動物防疫的實施方案。在縣畜牧管理局的統一領導下，我們要求下邊各畜牧站對本轄區內的家畜家禽等動物防疫情況建立專門的防疫管理檔案，并把這項工作作為年底防疫工作考核的重要內容。明確責任，落實到人，層層落實，層層負責。
2落實家畜家禽等動物防疫的專項經費
對于縣級防疫部門來說，家畜家禽等動物防疫管理的項目較多，所涉及到的防疫內容也相對繁雜，這就需要動物防疫員有一定文化水平和必備的相關動物防疫知識。家畜家禽等動物防疫檔案的建立，從通榆縣的實際情況來看，主要還是由村級衛生疫員具體實施，因此要做好這項家畜家禽等動物防疫的工作，就必須落實他們的勞動時間，落實給家畜家禽等動物進行免疫注射的具體時間和相關內容，在此基礎上建立完整的家畜家禽等動物防疫管理檔案。同時應把家畜家禽等動物防疫的經費列入地方財政年終統一預算來進行管理，縣畜牧防疫部門每年也要安排一定的預算資金用于家畜家禽等動物防疫的經費開支，必要時可以向上爭取項目經費。如果家畜家禽等動物防疫經費能夠納入縣級財政支付，那么基層防疫人員的勞動報酬問題就會得到相應解決，這就能充分調動村級家畜家禽等動物防疫員的工作積極性，從而把防疫工作干好。
3村級家畜家禽等動物防疫員的聘用
村級家畜家禽等動物防疫員的主要任務就是結合本地經濟發展和農民養殖畜牧業的現狀，做好本轄區內的家畜家禽等動物防疫工作，因此，要求村級家畜家禽等動物防疫員必須具備一定的文化知識水平，同時還要進一步地理解和掌握家畜家禽等動物防疫相關知識、免疫程序、法律法規，能按按照規定認真開展家畜家禽等動物防疫工作。以保證家畜家禽等動物防疫工作能夠及時正常開展以及家畜家禽等動物防疫檔案制度的順利實施，對此，可以考慮以原有的村級家畜家禽等動物防疫員為主要對象，按本村家畜家禽等動物防疫員必須具備的條件進行嚴格的考核，3年或5年對于重要崗位要重新進行聘用，同時解聘那些與家畜家禽等動物防疫員工作要求不適應的家畜家禽等動物防疫員，必要時可以考慮面全向社會直接招聘有意從事農村畜牧防疫事業，而且年輕有一定專業知識或相關專長的鄉土人才加入村級家畜家禽等動物防疫員隊伍，以保證工作的正常運轉。
4對家畜家禽等動物防疫員進行必要的業務培訓
為了統一農村防疫員的思想，明確家畜家禽等動物防疫的具體要求，使家畜家禽等動物防疫的方案能夠順利地實施，就必須對家畜家禽等動物防疫的相關人員進行業務知識和技能培訓。為此，縣畜牧管理部門應當定期舉辦家畜家禽等動物防疫的相關人員及鄉鎮站負責人參加的培訓班。同時還要舉辦全縣村級動物防疫員參加的培訓班，要求參加人員達到90%以上。就動物免疫程序及如何建立動物免疫檔案等一系列問題做為培訓的主要內容。通過培訓使相關人員掌握免疫程序，不斷建立和完整家畜家禽等動物防疫的檔案，以便于為工作的順利開展提供方便。
5家畜家禽等動物防疫的督促檢查指導工作
建立縣級家畜家禽等動物防疫檔案是一項全新的工作，對于村級家畜家禽等動物防疫員來說是有一定難度的。只有通過不斷地加強督促檢查，對于疫情做到早發現早治療，同時逐步完善家畜家禽等動物防疫的檔案，把家畜家禽等動物防疫工作正常開展下去，為當地農民發展畜牧業提供優質服務。
實踐證明，在縣級動物衛生防疫部門，如果平時能夠有效地對動物防疫情況進行檔案管理，在重大突發動物疫情時能夠提供第一手材料，幫助分析疫情，從而能夠有效地采取措施，控制或者減少動物疫情的發生與漫延，推進動物防疫與家畜家禽等防疫工作具有特別重要的意義。
參考文獻
［1］蒙水養，陶杰．建立動物防疫檔案管理制度的經驗［J］．廣西畜牧獸醫，2010（04）．
