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檔案管理分類方法范文1
［關鍵詞］合同檔案；風電企業；管理分類
合同檔案詳細記錄了風電企業的各項經濟活動，在企業制定年度預算、評估和審計等工作中發揮了重要的參考價值。調查發現，許多企業對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風電企業必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現合同檔案的科學分類和優化管理，為各項工作的開展提供指導，維護企業的合法權益。
1企業合同檔案的基本特征
對風電企業來說，企業運營中產生的檔案種類主要有技術合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現為以下幾方面。
1.1法律性
法律性是企業合同檔案的基本特征，也是區別于企業其他檔案的標志之一。合同檔案的內容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴格依照相關的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業經濟活動和維護企業法律權益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發揮應有的作用。
1.2憑證性
近年來，風電行業蓬勃發展，風電企業在推動自身經濟發展的同時，也加劇了行業內競爭的激烈程度。部分企業為了謀求私利，往往會采用不正當的競爭手段，從而帶來許多經濟糾紛。合同作為企業生產經營活動的真實記錄，對企業應盡的義務和擁有的權利進行了明確說明，在解決經濟糾紛、維護自身合法權益方面發揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3規范性
規范性是企業合同發揮法律效力的必要條件，合同檔案的規范性主要體現在兩方面。一方面是合同檔案內容的規范性。一份完整的合同檔案，應當包括具有法律效力的內容、當事人的親筆簽名、合同的數量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規范性。合同檔案在管理過程中，如果出現損壞或缺失，都會影響其法律效力的發揮。因此，必須要嚴格按照相關的規定進行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4繁雜性
企業每年都會產生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業合同檔案還需要根據不同的類別進行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標等；合同簽訂后的招標書、評標報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應用價值的發揮，相關工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2企業合同檔案管理分類的優化措施
2.1強化企業合同檔案管理機制
建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應當包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關工作人員要根據風電企業經營業務的發展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內容，以確保合同檔案的管理能夠與企業發展向適應。從企業發展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業減少市場競爭風險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風電企業實現健康和持續發展。
2.2加強合同檔案之間的聯系
企業合同檔案數量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業合同檔案的管理效率，在進行合同檔案的整理過程中，相關工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內在聯系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當然，企業管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負責合同檔案管理的相關事宜。
2.3實施合同檔案的統一編號
為了便于進行合同檔案的管理，風電企業在開展分類管理時，可以將不同的合同進行統一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進行，例如可以根據合同檔案內容的不同進行分類，如物資類、工程類等；還可以根據合同檔案的生成時間進行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進行標注，避免混淆。
2.4定期進行檔案材料的整理
合同檔案的管理是一項動態的工作，隨著企業各項業務的不斷開展，也源源不斷的產生了許多新的合同檔案。因此，風電企業在進行合同檔案的管理分類時，也要注重對新生產合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導致檔案發霉、變潮。在合同檔案移交時，也要提前清點好合同檔案的數量、種類，對于失效的合同檔案要按照法律流程進行銷毀。對合同文件變化情況都要進行及時的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關工作人員關注合同的變化情況，將完結的合同檔案統一移交給檔案管理部門，這會使合同檔案分類管理更為全面和系統化。
3優化企業合同檔案管理分類的方法
3.1集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業合同檔案的分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業的生產、科研內容以及建設項目的文件資料，具有技術性和保密性較強的特點。文書檔案的分類整理包括企業行政事務的管理以及經營方面的管理內容，這些檔案內容不利于查找和統計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，進行合同檔案的分類管理，還要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強合同檔案分類管理的有效性。
3.2集分式分類表
我國企業的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規則和名稱的合同形式；而無名合同又稱為非典型合同，是沒有規則和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規范且科學的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統一的編號和整理。實踐證明，集分式分類表能夠在很大程度上，提高企業合同檔案管理分類的效率，與傳統的分類方式相比，無論是在管理工作強度還是人力資源需求上都更具優勢，這也是集分式分類方法在企業合同檔案管理中得到普遍應用的主要原因。
3.3分類表的使用方法
集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優點，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應用集分式分類管理時，仍然需要使用標準化的操作方法，以確保其應用優勢得到完美的體現。首先，要明確合同檔案的分類標準及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號、合同數量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進行參考。其次，科學區分合同檔案的年號、分類號和流水號，這三個要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發揮著重要的作用。
4結語
在日趨激烈的行業競爭環境中，合同檔案成為關系到企業經營業務開展和市場核心競爭力提升的重要因素，規范化、科學化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應有價值的發揮。作為風電企業的管理者，應當重視合同檔案在企業經營發展中所發揮的重要作用，并以實際行動營造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類的順利開展；對于合同檔案的管理人員來說，其也要強化崗位責任意識，不斷提升個人專業能力，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。
主要參考文獻
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檔案管理分類方法范文2
一、正視林業科技檔案管理存在的現實問題
當前，林業科技檔案管理存在五個方面突出問題。一是設施落后。從檔案保存方面看，紙質多于磁質、磁質多于光質、光質多于聲像，檔案管理現代化水平低，很多單位只是簡簡單單地把檔案信息要素錄入計算機，在查詢、借閱、管理、利用上缺乏技術支撐，嚴重影響科技檔案管理水平。二是科技人員存檔意識淡薄。部分科技人員對檔案材料的收集、整理、歸檔意識淡薄,上交檔案的積極性不高，不能夠主動配合檔案管理人員工作，致使檔案管理難以順利開展。三是管理者專業技能低。隨著人事制度改革、機構調整、競爭上崗等因素的影響，很多工作人員沒有經過專業檔案管理知識培訓，對科技檔案管理工作程序不了解，導致管理人員對檔案工作重要性認識不足，影響了林業科技檔案管理質量。四是規范化程度不高。有的林業部門對林業科技檔案管理認識不足，對科技檔案資源運用不夠，存在重視不夠、措施不到位、規范化建設投入少等問題，致使檔案管理水平層次低。五是管理體系不完善。盡管很多林業單位設立了專職或兼職管理人員，但管理體系不夠健全和完善，缺少專業的林業科技檔案管理制度，存在著林業檔案統一管理難、歸檔立卷難、資料查閱難“三難”問題。
二、切實遵循林業科技檔案管理基本規范
林業科技檔案管理有其自身的特點和規律，其基本規范體現在四個方面。一是歸檔范圍。按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段組織收集資料歸檔。二是歸檔形式。林業科技檔案的歸檔形式主要有文字文件、圖紙文件、圖形文件、圖像文件、多媒體文件、數據庫文件、光盤、磁盤、磁帶、聲像資料、審定證書、品種審定文書、轉基因安全評價證書、獲獎證書、專利、規程等16種。三是分類方法。對林業科技檔案的分類分六步走，即：工程項目分類法、產品設備型號分類法、課題分類法、專業分類法、時間分類法、地域分類法。這六種分類方法雖然各有不同，但遵循的原則是一致的，就是便于查詢利用。四是日常管理。按照《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案管理條例》，建立健全檔案人員崗位責任制、檔案復制制度、檔案查借閱制度、檔案庫房管理制度、檔案立卷歸檔制度、檔案史料編研制度、文書材料歸檔制度、檔案移交制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案利用制度、檔案統計制度，以嚴格的制度管人管事。
三、強化林業科技檔案管理的對策措施
檔案管理分類方法范文3
關鍵詞：地理信息系統；城建檔案；應用；
Abstract: urban construction archives based on Geographic Information System Based on the combination of GIS, archivesclassification management mode, is a leap of traditional managementmode, but also the future development trend of urban construction archives management, so that the urban construction archives into a new field.
Keywords: geographic information system; urban construction archives; application;
中圖分類號：TU74文獻標識碼：A文章編號：2095-2104(2013)
地理信息系統從50年代開始提出概念到現在，不斷得到發展和完善，并廣泛得到應用。日益發展起來的城市信息系統作為地理信息系統的一個重要部分，已被視為現代城市建設管理的一項重要指標。80年代，城市地理信息系統開始在我國“登陸”，其影響和作用不斷擴大?，F在，我國有十幾個城市已建立具有一定規模的城市地理信息系統。各個城市建立起來的城市地理信息系統在規模上可能有一定差異，但是，基本上都是以城市基礎信息數據庫為核心，以服務于建設各行各業為目的而進行開發建立的。
(圖一) 一個完善的城市地理信息系統
一個完善的城市地理信息系統包含的功能內容大致可以用(圖一)進行說明。
城建檔案館作為城市建設檔案資料的中心，從(圖一)可以看出，它是城市地理信息系統的一個重要的數據源。城市地理信息系統可以在城建檔案管理中充分得到運用發展，并可以把城建檔案管理帶入全新領域。雖然目前國內充分利用城市地理信息系統來管理城建檔案基本上還是一塊空白，但地理信息系統在城建檔案管理中的廣泛應用已是一種勢不可擋的潮流，是大勢所趨。而且，與現在大多采用的檔案管理系統相比，具有極大優越性，在許多方面是一般檔案管理系統不可能做到的。
城建檔案館現在對城建檔案的管理是按檔案三級分類進行的，微機自動化檔案查詢檢索管理系統也是基于檔案分類分級管理方法而開發設計的。城建檔案的分類分級管理方法，確實使城建檔案進入了科學有序的管理階段，應該說是一個較好的管理方法。然而，城建檔案不同于文書檔案，也不同于圖書資料，它具有自己的特點，筆者在長期的檔案管理過程中，發現檔案的分類分級管理及微機自動化檢索查詢在管理、操作上有一定難度。地理信息系統應用于城建檔案管理不僅對傳統管理方法是一個有益補充，而且可以把城建檔案事業建設引向一個全新領域。
城建檔案按門類劃分為十八個大類，一百多個屬類。但是，如果對城建檔案按性質劃分，大體可以分為三方面：
①城市基礎信息的檔案資料(如規劃、地形勘測、道路管線等)；
②城市建設業務管理檔案資料；
③工程性質檔案資料(含聲像)。
對于城市基礎信息方面的檔案資料的管理，由于城市地理信息系統具有強大的圖形功能，不僅能建立圖形數據庫，而且能建立圖形要素的拓撲關系，具有較強的多層次空間疊置分析統計功能，既可以保持對城市歷史基礎信息資料的查詢、統計、分析功能，又可以保持城市基礎信息資料的現時性，實現城市信息資料的動態管理，及時、準確、方便、可靠地提供利用，是一般檔案管理軟件系統無法實現的。
對于城市建設業務管理方面的檔案資料，由于其直接形成于城市建設的各個部門，有一定的時間順序，條目清楚，只需建立一個相應的數據庫(最好在地理信息系統的支持下)，就可以方便地對有關資料進行管理查詢。
城建檔案材料中量最多、最復雜的就是工程檔案?，F在城建檔案館對工程檔案按門類進行劃分，利用微機，基本上能夠完成檔案的科學有序、自動化迅速檢索的管理過程。就這一點而言，由于地理信息系統強調側重的是圖形屬性，似乎與工程檔案的管理沾不上邊?？墒?，現在檔案目錄分類分級的管理方法及微機自動化檢索管理方法在操作上有時不好把握，而利用地理信息系統恰恰可以彌補這一方面的不足。
城建檔案傳統管理方法在管理操作過程中不好把握之處，體現在以下幾方面：
一、城建檔案按大類、屬類、小類進行劃分，有時在大類與大類之間，屬類與屬類之間，小類與小類之間不好把握與操作，處于模棱兩可，不知所措的境地。
二、城建檔案按門類進行管理，庫房里大類與大類之間，屬類與屬類之間，小類與小類之間都需要預留空間，既浪費庫房、空調，同時還不可避免地要經常發生倒柜現象，增大工作量。
三、更為嚴重的是，微機自動化檢索問題。微機自動化管理檢索就是要達到方便、快速、準確、可靠的效果，必須注意避免微機檢索出現陰差陽錯、張冠李戴.及“死”檔現象。然而，基于使用分類分級管理方法而開發的管理數據庫軟件，往往不可避免地出現這種現象。
常規工程檔案的檢索方法大體分為以下幾種：分類號檢索法、時間檢索法、地點檢索法、名稱檢索法(工程名稱、單位名稱)等。分類號檢索法，要求分類正確而不含糊；時間檢索法，要求能提供確切的時間，然而隨著時間的推移，經辦人員的調離，不可能知道得很確切；地點檢索法，由于地點范圍廣而含糊，也不好操作把握。上述提到的檢索方法，都只是縮小到一定的檢索范圍，還不能快速、準確、唯一地查詢到所需要的檔案，都必須再利用名稱檢索法。
工程從報建到竣工以及管理過程中，工程名稱有其重要的意義，然而，由于工程名稱的更改、籠統、不規范等原因，就給檔案管理、微機自動化檢索造成困難和麻煩。其表現在：·
①工程名稱更改問題
工程從報建到竣工及其管理過程中，歷經時間長，由于一些客觀需要，名稱說法會有所變化，若建設管理單位沒有及時作出有關說明，勢必給檔案管理造成混亂。尤其是小區建設中，一期商品房的幢號到二期建設，常有隨便更改現象。
②工程名稱的含糊、籠統、重復問題
例如：xx單位住宅樓、辦公樓、綜合樓，xx學校的教學樓、綜合樓，甚至出現xx房地產開發公司商品房、安置房等工程名稱，這些工程名稱隨著時間的推移，就會出現重復、混亂現象。
③單位名稱問題
單位名稱也是五花八門，全稱與簡稱、機構的調整增減、歸口隸屬關系的變化、名稱的更改等，都給檔案管理檢索帶來困難。單位名稱編碼，雖可靠準確，但不直接。
④名稱寫法輸入的規范性問題
一個單位全稱榆入與簡稱輸入，一個工程全稱輸入與簡稱輸入，按人的判斷邏輯，是完全可以認可的，但是微機卻不可能作出同樣的判斷。因此，檔案就有可能變成“死”檔案。
檔案管理分類方法范文4
關鍵詞：知識經濟；知識管理；檔案管理
中圖分類號：F270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）04-00-01
一、知識經濟的主要特征
一是知識已成為企業生產力和生產關系的最大要素；二是知識的來源已經全球化、信息化、多樣化。過去知識的來源并不豐富和直接，而隨著因特網的普及，世界的知識已經融匯在網絡中，隨時隨地可以取得和應用。過去知識主要以書報、文稿為主，而現在有文字、圖像、語音、圖形多種表現形式，又以紙質、電子、光碟等多種媒體表現；三是知識處理與傳播已經網絡化。過去靠面對面培訓，靠電視、廣播。而現在網絡平臺已經深入到企業和家庭，知識已經緊緊地圍繞在我們身邊；四是知識的產權化。雖然大量知識已共享，但作為企業競爭的核心知識正在產權化，以保護創新知識的企業。企業也正以自己的創新知識獲取企業的最大利潤；五是知識管理成為主要的手段，也成為企業的核心管理。知識經濟時代的管理重點已經轉移到知識管理上，因為企業的利潤增長來源主要是企業掌握了別人不具備的知識，而掌握和擁有知識的過程就是知識管理過程。
二、企業檔案管理中存在的問題
（一）傳統企業檔案管理中存在的問題
傳統企業檔案管理的重點在收集、保存資料，記載“歷史”。傳統檔案管理多以實物存檔為管理對象，管理手段主要就是用媒體（主要是紙質或實質）記錄下來，并分類存放在檔案室中。這個階段由于技術手段的限制，管理的重點就在“收集”、“管理”、“編目編冊”、“保存”、“借閱”等工作上。同時，非常強調資料的完整性、安全性，所以過去只有少數的人員能借閱。事實上，傳統的檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人在需要的時候以歷史資料為依據，檔案才產生作用。由于歷史的局限，傳統企業檔案管理主要存在以下問題：一是工作量大，耗費時間長。二是保存占據空間較大。三是查找困難。四是傳統檔案的安全性沒有可靠的保障。
（二）信息時代企業檔案管理中存在的問題
一是收集整理檔案用人多，耗費時間長。與傳統檔案管理一樣，檔案得不到及時地、實時地應用。等整理編號完畢，已經成為“歷史”。有更嚴重的問題是，部分信息管理人員、檔案管理人員不具備整理的能力，致使檔案規范化難以實現。
二是網絡化沒有給企業檔案管理帶采革命性的變化。信息時代的網絡化把全球聯成了地球村，檔案管理不再是孤立地由檔案管理者處理的事情。因為，在信息競爭、知識競爭的激烈狀態下，人們已經沒有時間等待檔案員那漫長的整理過程。只有對檔案進行及時、快捷地處理，才能適應現實社會對檔案的需求。目前就我國各級檔案館來看，檔案管理的革命性變化還沒有真正到來。
三是檔案的分類方法多沿襲舊制。按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進一些信息管理的規則，脫離了實際工作規律或習慣，因為絕大多數檔案利用者并不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類方法，查找起來就顯得非常麻煩。事實上，這也是眾多檔案管理實施信息化以后出現的問題，檔案信息系統依然是檔案管理者自己的系統。
三、企業檔案管理與知識管理的關系
企業知識管理就是通過一定手段，把知識的產生、沉淀、規范、傳遞、應用等過程管理起來，使企業員工快速掌握知識，具備更強的工作能力，極大地提高企業工作質量和效率水平，進而取得利潤。
1.知識資源管理正逐步成為企業管理的核心之一。企業知識大體上分為顯性和隱性兩大類。顯性知識就是已經記載下來、能看、能聽或能讀的知識；隱性知識是存在于大腦中、行為中、數據中，未被記載下來的知識。所謂知識資源狹義上的定義就是顯性知識。知識資源管理，也就是顯性知識的管理。當然，顯性知識也是從隱性知識轉變而來的。知識資源管理是知識管理的重要組成部分之一，它當然是企業管理的核心之一。并且可以說，知識資源對于企業、組織來講，現實感到是最需要管理的，因為它們已經是、或大部份已經是企業的經營成果，它們代表了企業現實的知識資產，所以說，知識資源的管理其實質是對企業核心知識資產的管理。
2.檔案知識管理必然上升到知識資源管理。檔案知識是典型的顯性知識，并且是經過一定規范化處理（格式化編目、編號）得知識資源。當我們認識到檔案知識是知識資源，那么它的管理就要從知識資源管理的角度去認識、去推動。
（1）企業檔案知識管理上升到知識資源管理是完全可能的。因為檔案知識是知識資源，且是規范化處理后的知識資源。按照知識資源的管理過程，它還將應用到工作中，并創新知識、創新工作，這才符合檔案知識管理的規律，才能生存下去，否則檔案知識管理就會走到盡頭。
（2）企業檔案管理上升到知識資源管理也是現實必需的。因為通過上升，檔案知識不再被看成信息，不再按信息管理的規律去管理，由此就能避開信息時代檔案管理的問題。一是通過大家參與，形成共識的知識資源規范處理，避免了過去收集整理只是檔案管理者的事；二是通過支持實際工作，知識資源結合實際分類，解決了過去按檔案方法分類的問題，也解決了檔案知識不能及時或實時應用的問題；三是檔案知識管理真正按知識管理的方法、手段來進行，避免了知識類檔案還按照信息類檔案進行處理的錯誤方式。綜上所述，檔案知識管理上升到知識資源管理既是可能的，也是必要的。
檔案管理分類方法范文5
【關鍵詞】信息時代 藝術檔案管理
文化藝術檔案是民族文化、先進文化的重要載體，是文化藝術創作與生產的基礎保障，文化藝術檔案也是檔案工作和文化工作的重要組成部分。檔案中的藝術檔案是檔案家族中的重要成員。藝術檔案的建立完善，能夠全面系統詳細地反映出一段時期內的我國藝術生產、發展、教育的藝術成果，能夠全面記錄藝術家、藝術教育工作者對于藝術教育留下的足跡，是我國藝術發展的研究創作、教育交流等方面不可缺少的重要信息來源。本文將對藝術檔案的管理工作進行簡要分析。
一、藝術檔案管理的重要性
對于檔案的管理首先要從認識上給予重視。首先，管理核心人物就是單位的領導，所以領導對于藝術檔案管理的認識程度如何直接決定了這個單位在藝術檔案管理中質量的高低，領導的重視是檔案管理工作順利開展的保障。其次就是管理檔案的工作人員，也要從根本上提高對檔案管理工作的認識，加強對于檔案管理工作知識的學習。只有做好了這兩方面的工作，才能在根本上保障藝術檔案工作的順利開展。
二、建立完善的管理制度
檔案的管理工作是有法可依的。要嚴格遵循《檔案法》《藝術檔案管理辦法》的有關規定。結合本單位的實際制定《藝術檔案歸檔制度》《檔案的借閱制度》。根據法律法規完善規章制度，使藝術檔案管理工作有法可依，有章可循，真正能夠讓法律在檔案的管理中發揮應有的作用。對于藝術檔案的收集、歸檔工作，各個部門要通力配合，要制定相關人員的工作規范和職責以及相應的獎懲措施，上綱上墻，真正做到一崗一人，保證藝術檔案工作的順利開展。在完善制度的同時，也要制定相關的監督管理規范，利用制度約束工作人員做好檔案的收集工作，保證單位的藝術檔案管理工作規范有效。
三、建立檔案歸檔范圍和方法
（一）形式分類法。不同的檔案資料進行不同的分類，目前有的資料有文字、圖片、視頻和數字檔案幾種形式。通過不同的形式進行相關的歸檔分類。
（二）年度分類法。根據檔案的歸屬年度進行一年的分類的方法。
（三）內容分類法。藝術的形式不同歸檔的類別不同。藝術檔案有個人藝術簡歷、劇目類
以及綜合類等。
（四）專題分類法。不同形式、不同年度、不同內容，但同一主題的藝術檔案的歸類。這些都有利于專題的尋找。對于藝術歸檔還有一種形式就是書畫的歸檔，書畫的歸檔都需要做專業的裝裱，放置在干燥的地方進行存放。
四、藝術檔案的信息化建設
藝術檔案的管理工作要與時俱進，加強檔案的信息化管理建設。首先要做好藝術檔案的數據庫建立，傳統的藝術檔案的目錄檢索冊，在信息化藝術檔案的管理工作中同樣需要檢索數據庫，建立數字化的藝術檔案管理檔案庫是信息化的重要部分。其次要做好日常信息化管理工作的錄用工作，信息檔案的建立不是一日完成的，需要在日程的管理工作中加強數據的歸檔工作，以確保不同部門的不同檔案及時歸檔進行信息化的綜合處理。信息化檔案建設工作的重中之重就是信息的數據整理管理工作。對于信息化的檔案建設，要加強對于藝術檔案數據形式的數字化處理工作。
五、挖掘檔案寶庫，走藝術檔案特色之路
藝術檔案是一個寶庫，檔案的優化和挖掘工作就顯得尤為重要。藝術檔案是一個綜合的整理過程，但每個單位都有自己獨特的藝術特色。在藝術檔案的管理工作中，作為藝術檔案的工作人員，要充分了解本單位的藝術特色，把能夠體現藝術特色的檔案挖掘整理出來，提高本單位在藝術領域的知名度，促進與各地藝術交流活動的開展和傳播工作，滿足公眾對檔案的需求利用。
六、提高藝術檔案工作人員的素質
藝術檔案管理工作的順利開展離不開檔案工作人員。檔案人員素質的高低直接影響著檔案管理工作的成效。對于藝術檔案工作人員，首先要在思想上強化意識，培養工作人員的事業心和責任心。檔案的管理工作繁瑣復雜，藝術檔案更多的是涉及各個藝術方面的專業性知識，所以就要求檔案工作人員加強對自身藝術感的培養和檔案知識的學習，以及信息化數字管理能力的提高。藝術檔案管理工作人員只有全面加強自身的素質修養，才能更好地做好藝術檔案的管理工作。
七、加強文化藝術檔案的收集
文化藝術檔案的內容非常豐富，文學創作，藝術表演，美術、攝影，社會文化，藝術研究，藝術教育，文化交流，個人藝術等活動中形成的具有保存價值的各種藝術材料（包括文字、聲像、照片、實物等載體形式），均屬歸檔范圍。一是做好對錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤等非紙質載體的藝術檔案材料的收集工作。將每一單項（盒或盤）作為一個保管單位，單獨編排檔號，并采取按年度結合內容的方法分類整理和編號。其中與文字材料有直接聯系的應編寫互見號或互見卡。為便于利用、保管和安全，我們對文學劇本、導演闡述、劇本審查意見、與劇本內容有關的依據和歷史考證材料、取材或者改編前的原作、服裝（道具）設計圖、演員定妝照（場景）、工作日志和主創人員藝術創作總結以及獲部省級獎的證件、復印件，都進行了備份。二是做好個人藝術檔案的收集工作。個人藝術檔案反映了每個藝術工作者的工作成績，業務水平和創造能力，它是對藝術工作者進行藝術考核，評定藝術職稱，晉級等工作的必要依據。檔案工作人員在平時剪報和收集各種資料過程中，對于劇團最近的演出、活動、會議等都要做到心中有數，平時還要做一個有心人，留意報刊、雜志的報道，將相關資料收集起來，并及時歸檔。用科學的方法對文化藝術檔案進行整理、分類、編目立卷、歸檔以及提供利用。藝術檔案的編目，可以結合本單位的實際，借鑒文書檔案、圖書資料的編目辦法。
總之，藝術檔案的管理工作是文化藝術中的重要內容，是記錄藝術發展的重要環節，也是藝術教育和研究工作的重要數據庫，是造福后代的重要財富。在新的時代，在信息化發展的今天，我們要充分認識藝術檔案管理的重要性，要從思想上、方法上、內容上，全面做好藝術檔案的管理工作，保障實現藝術檔案管理工作的順利發展。
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檔案管理分類方法范文6
河北省灤平縣人力資源和社會保障局 河北灤平 068250
[摘要]隨著大學生就業壓力的增大，流動大學生的數量越來越多，很多大學生畢業后無法找到正規穩定的工作，就成為了流動人員，其檔案也成為了流動性人事檔案，流動人員檔案管理具有一定的難度和挑戰，實際管理中也出現了很多問題。本文分析了流動大學生人事檔案管理中的問題，以及對應的解決對策。
[
關鍵詞 ]流動大學生；人事檔案管理；問題；對策
市場經濟的發展推動了企業的優化改制與重組，也為大學生就業帶來了壓力和難題，更多的流動性大學生出現在人才市場上，這樣就出現了巨規模的流動大學生檔案。流動大學生檔案管理工作任務繁重，需要科學的方法，要想提高流動大學生人事檔案管理水平，就要首先明確其中存在的問題，對應采取科學的解決對策。
一、流動大學生人事檔案管理中的問題
1、重視接收、輕視開發利用
從目前來看，社會性人才檔案管理中心在流動性大學生檔案管理方面取得了一定成績，然而，其中的一些問題也不可忽視，那就是大多數人才中心存在著嚴重的功利化思想，只重視流動性檔案的接收，收取檔案接受金，卻實行封閉式管理，忽視流動性檔案的開發利用，使得很多流動性檔案失去了存放的意義，大學生的就業問題依然得不到關注和重視。在這種情況下，就出現了很多社會不良現象，例如：一些私企用人單位在不查閱人事檔案資料的情況下就隨便招聘用人，使得一些假學歷、假文憑泛濫，嚴重擾亂用人單位的人事管理；由于流動性檔案得不到開發和重視，導致棄檔現象不斷出現，甚至出現了大學生私藏檔案、私拆檔案的問題，嚴重損害了檔案管理的嚴肅性。
2、出現了嚴重的人檔分離問題
由于缺乏健全完善的制度與科學有效的管理，使得流動大學生的檔案管理無法有效銜接，個別地方在執行人才選聘制度時，在沒有檔案的情況下，同樣接收一些流動大學生，這種不合理的做法就昭示著未來的檔案管理會問題重重，一些被接收的流動大學生經過若干年的打拼出現了離職、跳槽等現象，加入新單位后不是有人無檔，就是原單位有檔無人，形成了嚴重的人和檔案相分離的問題，容易造成假文憑、假學歷等的泛濫。
3、流動檔案管理不規范
當前社會上的流動大學生數量較多、范圍較廣，所以，其檔案數量、類型也是五花八門，不同流動大學生有不同的檔案內容，成千上萬的流動性檔案集中到社會性檔案管理機構，由于缺乏健全的檔案管理制度的約束，檔案管理中心沒有做好流動性檔案的分類、歸類與整體，使得這些檔案依然處于混亂狀態，檔案沒有得到真正的管理，后期出現查找不利、轉遞不及時等問題，甚至出現了檔案丟失、遺漏等現象，嚴重違反了人事檔案管理紀律。
二、流動大學生人事檔案管理的有效對策
1、建立健全流動人員檔案管理規章制度
針對目前流動人員檔案管理混亂不堪的現狀，國家應該先從規章制度上下功夫，建立健全流動人員檔案管理方面的制度法規，實現流動檔案的制度化、規范化管理。當前我國依然未形成健全完善的檔案管理法律法規系統，也正是因為缺乏完善的法律法規約束，才使得一些檔案管理人員放松自我，出現了不負責任、勉強應付的局面，所以，我國必須重點針對流動人員檔案的管理制定嚴格的法規制度，確保流動人員檔案管理有法可依、有法必依。
2、加強流動檔案的規范化管理
流動檔案的管理必須依照統一的規范和規定，流動檔案必須收集齊全、內容要確保真實準確，實行分類歸檔、分層管理，信息化檢索等制度。為了達到這些標準，要從以下方面做起：（1）要規定只有縣級以上的國家行政性人事機構才具備流動檔案管理的資格，其他任何社會性閑散機構都無權依靠打理流動檔案獲取利益。（2）任何合法性的流動人員檔案管理機構都必須本著“集中統一、歸口管理”的原則進行流動檔案管理，要嚴禁分散管理的現象出現。（3）對于數量巨大、結構復雜的流動性檔案要進行逐層分類、分檔規范化管理。
3、積極采用現代化技術和方法
檔案管理必須迎合現代化的發展形勢，積極采用現代化的技術、設備、手段和方法，流動檔案管理機構要引進現代化的計算機設備，創建流動人員人事檔案信息數據庫，實現流動人事檔案的信息化管理，并選擇現代化的信息檢索系統，加大信息管理軟件的開發力度，加快實現流動檔案的現代化管理，其中對于一些非保密性的流動性檔案可以采取網絡服務式管理模式，為流動人事檔案的開發和利用創造機會。
4、重視人事檔案的開發和利用
流動大學生檔案的管理工作并非只局限于接收、存放、分類與歸檔，更重要的是要注重其開發和利用。所謂人事檔案管理服務，其服務對象既包括檔案的主體，也就是這些流動性大學生，又包括那些社會用人單位以及人才招聘選拔機構等等，流動檔案管理部門必須明確自身的職責和義務，在保管好流動大學生檔案的基礎上，也要重視這些流動檔案的開發和利用工作，例如：可以采用網絡鏈接的形式同用人單位、社會人才招聘機構等建立聯系，同時，也要同存檔的流動大學生建立聯系，為流動大學生實時提供求職、就業方面的相關信息，使流動性大學生掌握用人單位的用人招聘等信息，這樣才能促使他們更好地抓住機遇，迎接挑戰。
5、全面提高檔案工作人員的素質與水平
必須提高流動檔案管理人員的素質與水平，首先他們應具備合格的思想素質、道德素質以及職業精神，能夠帶著一份責任心、責任感投入到流動大學生人事檔案管理工作中來，同時，也要加強對她們的檔案管理法律法規方面的教育，使他們掌握流動大學生人事檔案管理的相關方法、規定與程序等等，從檔案歸檔、整理的原則，到鑒別與歸類、檢索方法等等，都要逐步落實、逐步提高，這樣才能真正意義上地確保流動大學生人事檔案管理的科學性、規范性。
總結
流動大學生人事檔案管理是一項重要又充滿挑戰的工作，檔案管理機構必須明確流動性人員檔案管理的重要性，提高自身的工作責任意識，嚴格檔案管理制度，提高人事檔案管理水平。
參考文獻
[1]周毅.《個人信息保護法及其對人事檔案管理的啟示》，載《檔案管理》,2005年第5期。
