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公司檔案管理方案范文1
1保障性住房的界定與類別
保障性住房與其它形式的住房不同，是政府部門為了保障中低收入家庭的基本生活而采取分類保障的措施，為這部分人群提供住房，以此政府部門有詳細規定，供應對象、建設標準、銷售價格、租金等都有特殊的要求和限制，體現出社會保障性。我國重視保障性住房建設工作，所涵蓋的內容比較廣泛，城市低收入住房困難的廉租房，經濟適用房，農民安置房，棚戶區改造房都屬于保障性住房的范疇，除此之外一些林區、墾區、煤礦棚戶區改造問題也提到議事日程上來，游牧民定居工程正在開展之中，農村危房改造試點工程已初步取是成效。
2住房保障檔案的特點
所有的檔案材料都要遵循真實性、客觀性的原則，除了這些基本要求外，住房保障檔案還具有自身的特殊性，下面予以詳細介紹:
2．1復雜性
從住房保障檔案的內容看，需要對保障性住房的房源真實的記錄下來，另外住房保障對象的情況也需要掌握，這些資料必須是真實有效的，由街道辦事處、住房保障機構、公安民政等部門提供，必要時可以向住房公積金管理部門以及社會保障部門調取相關資料，稅務部門和工商管理部門也要提供支持，檔案內所有資料都必須是真實的，要把住房保障管理的情況真實記錄在案。
2．2專業性
為了加強保障性住房的管理，國家檔案局在2011年11月規定，對住房保障檔案進行調整，被列入民生類、國家基本專業檔案目錄之中，由專業主管部門行使管理權，檔案行政管理部門則承擔起監管控制的責任。保障性住房檔案管理必須要加強，遵循嚴謹規范的原則，內容要具有廣泛性，涉及國家方針政策、法律法規、城市規劃等方面的內容，具有較強的專業知識和技能。
2．3實用性
住房保障檔案是一項重要的管理內容，參考價值和憑證作用顯著，如果住房出現產權變更或用途變更時，需要進行檔案查詢來進行后續操作。在遇到房拆遷和產權糾紛時，查詢檔案可以更好的解決問題。尤其是隨著檔案管理的升級，電子檔案已應用于房產管理之中，記錄和調閱更加方便快捷，檔案管理的功效更加突出。
2．4動態性
由于住房保障形式呈現出多樣化的局面，加之制度改革對管理具有促進作用，保障房的手續也發生變化，申請條件和保障標準處于調整之中，而保障房的檔案內容也不斷發生變化。保障房與商品房不同，并非終身制，即使獲取了保障房，如果人口和收入發生變化，也可能會不符合保障條件;而待保障家庭也會因為家庭收入的變化符合或失去保障資格。
3實施住房保障檔案信息化管理的方法
3．1住房保障檔案信息化建設的目標
住房檔案實行信息化管理是發展的需要，首先要做的是檔案資料數字化，在此環節涉及到申請對象所提供的財產證明、房產證、婚姻證等相關資料，各種審批表格和資料也需要進行數字化處理，運用掃描的方法使這些資料能夠快速的被收錄到檔案信息管理之中。需要強調的是住房保障業務管理與檔案信息管理通過有效的方法進行對接，使保障性住房申請操作更加規范化，各項業務的審核等工作由于運用了數字信息等高科技手段，使可視化管理模式變為現實。另外不同部門的管理者在查詢和使用管理系統時，要在權限允許的范圍內進行操作。
3．2住房保障檔案信息化建設的建設方案
3．2．1住房保障檔案的業務管理流程
住房保障檔案管理隨著時代的發展而進步，信息化管理模式已初步構建完成，但是業務流程還需要優化并隨時進行調整，業務管理和檔案管理不再處于獨立狀態，而是實施有效的結合，在進行業務管理活動時，需要把檔案管理納入其中，并使其成為業務管理的基礎環節，在整個業務管理活動中，檔案管理是重要內容，是后繼業務開展的基礎。
3．2．2住房保障檔案信息化管理的數據處理流程
在住房保障檔案信息化管理過程中，需要遵循標準化業務流程，并對相關數據和內容進行處理等操作，在此過程中，街道住房保障部門起到重要作用，大部分資料收集工作由該部門負責，并把所搜集的紙質資料進行處理，使其轉化為電子影像資料，所有相關資料都要轉入數據庫中進行統一管理，以便在住房保障業務管理系統中發揮出管理和調用功能。
3．2．3住房保障檔案信息化管理的綜合管理系統分析
檔案管理信息系統所涵蓋的內容具有廣泛性，而住房保障檔案信息化管理是重要部分，是住房保障檔案管理升級的標志，為了更好的對住房保障檔案進行有效管理，需要運用先進的科學技術，要把網絡技術和數據庫術應用于其中，尤其是GIS技術被納入到管理體系中之后，住房檔案信息化管理趨于完善。數據管理是個復雜的過程，在進行時需要以受保障對角為中心，對各項數據進行分析并實施有效管理，由房屋的地理位置等標識的關聯性入手，使檔案管理、文件管理、業務管理相互結合起來，管理效果更加顯著。需要重視的是數據管理所涉及的內容比較廣泛，需要與公安、銀行、民政等部門進行數據信息的交流共享，采取這種方式雖然使信息來源被擴大，同時也使數據關系呈現出復雜化的特征。在這種情況下構建綜合住房保障檔案信息管理系統更具有必要性和重要性，不但可以使管理效率大幅提升，更主要的是實現信息共享，促進住房保障工作更加完善。
4結語
住房保障工作涉及到民生，社會效應較大。必須實施有效的住房保障檔案管理，處于新的發展時期，相關部門要認識到完善管理的重要性，并在住房保障檔案管理中融入現代高科技元素，構建完善的管理體系，使信息的透明度增強，促進住房保障工作向著規范化、合理化的方向發展。
作者:劉友海 單位:河北省秦皇島市保障性住房管理中心監察科
參考文獻:
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摘要：檔案管理信息化是檔案管理工作的大趨勢。文章分析了檔案管理信息化為傳統檔案管理工作帶來的巨大機遇，從地方院校特點出發，指出了當前地方院校在檔案管理工作中存在的主要問題，提出了發展重點和對策。檔案管理信息化是檔案管理工作的大趨勢。文章分析了檔案管理信息化為傳統檔案管理工作帶來的巨大機遇，從地方院校特點出發，指出了當前地方院校在檔案管理工作中存在的主要問題，提出了發展重點和對策。
關鍵詞 ：檔案管理信息化 地方院校 共享
隨著經濟社會的快速發展，計算機技術、互聯網技術日新月異，數字化、信息化手段突飛猛進。特別是近年來大數據、云計算的運用和飛速發展，互聯網+成為我國經濟社會進入新常態的新的發展引擎?；ヂ摼W技術、計算機技術的發展給傳統檔案管理工作帶來了巨大的機遇。
一、信息化為傳統檔案管理帶來的機遇
長久以來，提到檔案管理，往往使人聯想到檔案室、檔案櫥、檔案袋、文件夾，與數字技術、計算機技術不搭界。信息技術、計算機技術與網絡技術的迅猛發展，促進了檔案管理信息化，給傳統檔案管理帶來了嶄新的發展機遇。
所謂檔案管理信息化，通俗地講，就是在檔案管理的入檔、保存、查詢、利用等各個環節，運用現代的計算機、信息、網絡技術，實現方便、快捷、安全地處理、管理、開發利用的過程。與傳統的檔案管理方式相比，檔案管理信息化具有占用空間小、對保存環境要求低、不易損毀、存儲方便、查詢快捷、易于復制、利于傳播、方便共享的優點，通過計算機、服務器就能存儲海量的文字、音頻、視頻等各種介質檔案，給傳統檔案管理帶來革命性的變革。
1.改進儲存保管方式，提高了檔案管理的安全性和保管期限。數字化、信息化的檔案管理是對傳統檔案儲存、保管方式的根本性變革，也是有效補充。它能避免傳統檔案保管受外界環境影響大的弊端，如受潮、蟲蛀、災害風險等，也能杜絕因檔案反復查詢、借閱等容易造成的遺失、損壞等隱患。原始檔案與數字檔案相結合，甚至根據保管時效、重要性等選擇只保存數字檔案，將大幅度節省檔案保管場館與經費，為檔案工作開創新局面。
2.方便查詢、復制，充分發揮檔案的信息功能。檔案是重要的信息資源，檔案的重要性不僅體現在通過提供佐證和相關資料，促進管理的規范化和決策的科學化，而且能為相關領域的調研分析、文獻研究提供研究對象和證據資料。尤其應該指出的是，隨著對檔案的開發利用，隨著檔案信息共享的提升，“死檔案”變成“活數據”，其重要性將獲得極大提高。檔案管理的信息化將極大地方便檔案的檢索查詢、復制引用，從而使檔案的信息功能得到充分發揮。
3.在線檢索、聯網共享將使檔案功能產生質的提升。孤立的檔案資料，經過信息化的處理手段，通過互聯網平臺，連接成線成網，實現聯網共享，將在大數據、云計算等背景與平臺下，產生一加一大于二的效果，使檔案工作和檔案功能產生質的飛躍，其重要性將隨著信息技術、計算機技術、互聯網技術的快速發展而逐步顯現。
二、地方院校檔案管理工作存在的主要問題
地方院校是我國高等教育的主體和主力軍，是服務區域經濟社會發展，為地方培養高素質人才的骨干力量。無論是學校數量，還是在校生規模，地方院校都占全國高等教育的絕大多數。但與全國重點高校相比，地方院校在辦學條件、經濟實力、政府支持力度等方面都不可同日而語，檔案管理工作基礎薄弱、投入不足、信息化程度低，難以適應信息化需求。
1.重視程度不夠。受辦學條件、資金實力等方面的限制，地方院校的檔案管理工作往往起點低，底子薄，得不到足夠的重視，不同程度地存在檔案館藏面積不足，設備陳舊，專業人員缺乏的問題，甚至部分學校的檔案管理僅限于人事檔案的保管和公文的保存，分布在各個職能部門，檔案管理的信息化無從談起。
2.投入不足。檔案管理的信息化需要一定的投入，需要經濟實力作為支撐。部分地方院校因為擴招和新校區建設，負債累累，有限的財力被優先用于保障教學、科研，作為小配角的檔案管理自然投入不足，限制了場館建設、信息化設備投入、人才引進和培養。
3.信息化程度亟待提高。首先是受管理體制及缺乏標準化的限制，檔案分散于各個職能部門，沒有實現校內聯網、共享；其次是檔案管理以傳統方式為主、原始檔案為主，多數未經過數字化處理，不適應檔案信息化管理要求；再次是即使經過數字化、信息化處理，往往不能實現在線查詢檢索，未與社會聯網，沒有實現共享，沒有充分發揮檔案的信息效能。另外，地方院校檔案管理工作中，不同程度地存在著管理體制不協調、標準規范相對滯后、管理人員素質不平衡的問題，不適應高校檔案管理信息化建設的需要。
三、加強地方院校檔案管理的重點和對策
加強地方院校檔案管理信息化，必須立足院校實際，根據本校的經濟實力和工作基礎，先易后難，突出重點，強化特色，逐步推進檔案管理信息化。
1.完善基礎設施建設，加強紙質檔案管理。首先從思想上重視檔案工作，提高對檔案信息價值的認識，逐步完善檔案場館等基礎設施建設，為檔案管理工作提供必要條件；其次要完善管理體制，加強檔案標準化建設，按統一標準，及時做好相關檔案的入檔、采集、保管，把分散在各部門、各院系的檔案集中管理；另外，考慮到我國的具體國情以及地方院校的實際情況，在很長時間內紙質檔案仍是檔案管理工作的主體，其特有的法律效力及原始憑證性質非電子檔案能夠替代，不能因為檔案管理的信息化趨勢而忽視紙質檔案的管理。
2.加大信息化投入，強化檔案的數字化和電子檔案的收集、歸檔。多渠道籌措資金，加大對檔案信息化工作的投入，配備必要的計算機、打印機、復印機、掃描儀、數碼相機等設備，逐步開展紙質檔案的數字化加工和信息化處理，實現紙質文件、照片圖紙、音像資料的數字化存儲。同時，重視對電子檔案、電子文件的采集、歸檔工作，發揮電子方案方便檢索、存儲、復制、傳播的優勢，作為紙質檔案的有效補充。
3.逐步創造條件，實現檔案信息的共享。通過構建檔案管理信息系統，完善數據庫建設，利用局域網和互聯網平臺，實現校內查詢、檢索、共享。在保證信息安全的前提下，通過數據加密、訪問權限、安全通信等手段，實現檔案信息的網絡共享和在線利用，充分發揮檔案的信息功能。
4.突出院校特色，提高檔案信息對學校發展的貢獻度。無論是綜合性院校還是專業院校，雖然發展水平不同，辦學歷史有長短之分，但都對地方經濟社會發展做出了突出貢獻，也在辦學中形成了自己的特色，培育了自己的重點學科和培養方向。發揮本校優勢，突出自身特色，在條件有限的情況下重點做好有特色、本校特有檔案的管理工作，如重點學科、特色專業、歷史名人、校史沿革等檔案管理，能發揮檔案的獨特價值，為學校的發展提升服務。
參考文獻
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公司檔案管理方案范文3
基于知識服務的檔案管理模式的主要實踐
1.基本活動方面
(1)從傳統檔案收集向檔案知識積累拓展。建立數字檔案館系統與主要業務系統(包括工程項目系統、創新管理系統、客服知識庫等)的接口與集成，全部實現數據自動歸檔導入；通過業務流程分析，確定每項主要業務活動中會產生哪些文件，哪些文件有價值，應該歸檔，從而制定更為詳細、具體的文件材料歸檔范圍；制定外部信息收集范圍與程序；建立隱性知識顯性化(文檔化)的制度與方法，即確定哪些員工的哪些方面的隱性知識應該以何種方式進行顯性化，形成文檔；采用內容管理技術，全面推進企業內各種信息、知識的整合與集成，建立公司統一的知識庫。
(2)從傳統檔案整理向檔案知識組織發展。建立以職能活動為分類標準的主分類體系、以信息類型為分類標準的輔分類體系，逐漸取代原來的分類方案，主分類體系。輔分類體系按照信息類型依次分為：制度與流程、模版與表格、行政公文、最佳實踐與案例、計劃與總結、合同與協議、策劃與方案、會議材料、出版物、資質與證書、調研與咨詢報告、媒體報道、行業資訊、培訓課件與資料、技術圖紙、其他，共計16項類目。
(3)從傳統檔案鑒定向檔案知識評價創新。采用宏觀鑒定論，根據機構的級別、職能活動的重要性對文件進行批處理式的鑒定，將高層機構在重要職能活動中形成的文件定為長久保存，將低級別機構在不重要的職能活動中形成的文件定為無需保存或短期保存。與檔案形成者、利用者合作，共同鑒定檔案價值。通過對利用情況的統計與對用戶反饋信息的掌握，研究將一些檔案的保管期限降低的可行性。
(4)從傳統檔案服務向檔案知識服務過渡。將檔案信息集成到省公司的統一搜索之中，為其他業務系統提供插件式服務，將檔案知識服務融入企業工作流程，例如將檔案知識服務融入到公文起草環節；以珠海分公司為試點，打通檔案管理系統與知識管理系統之間的接口，將檔案信息轉化為知識資源，供知識管理系統調用；繼續做好年鑒編纂，圍繞公司核心業務、中心工作與戰略決策，選擇并實施編研項目。
2.支撐活動方面
(1)營造促進檔案管理的企業文化。組織對各部門負責人、主要業務員工的檔案知識管理培訓，提高全員的檔案知識意識；檔案部門經常以彩信或短信的形式將檔案工作情況發給各位員工了解，推動檔案工作的發展；在公司網站、數字檔案館系統上，一組檔案開發利用案例，提高公司員工對檔案價值的重視；倡導“信息傳遞價值”、“知識創造價值”的企業文化氛圍，打造成功的學習型組織。
(2)建立完善的檔案管理組織與制度體系。廣東移動建立了一套以省公司檔案管理室為中心的，包括各市公司檔案室，各部門、各項目專兼職檔案管理人員在內的檔案知識管理組織體系，并組織修訂了知識管理工作制度、崗位職責、考核指標體系，使形成、積累文件，文件歸檔、知識貢獻成為全員職責，這些為RMBKS的實施提供了充分的組織保障。
(3)實施檔案人員的知識轉型。公司組織對全省專職、兼職檔案人員有關RMBKS的專題培訓，積極參加移動通信系統內部的垂直交流與省內其他企事業單位的橫向交流。同時，公司成立了內部檔案工作協作組，針對檔案知識管理熱點難點、檔案信息化等專題組織研討。
(4)構建先進的數字檔案館系統。增加數字檔案館的內容管理功能，實現對各業務系統產生的各種各類數據、文檔等的自動獲取、充分集成；建設知識門戶功能，形成統一的對外服務界面。借助數字檔案館系統，廣東移動實現了檔案借閱、賦權的短信審批，打造出了7×24(每周7天，每天24小時)的檔案館，實現檔案管理由“紙質化無紙化無址化”的轉變。數字檔案館系統的總體架構如圖2所示。
3.基于知識服務的檔案管理的總體成效
(1)檔案知識資源體系基本建成。自2009年起，公司文件歸檔率接近100％；企業內部以文檔為載體的顯性知識歸檔、收集率達到100％；企業外部與公司經營戰略、主要業務相關的信息收集達到80％以上；內部知識型員工的隱性知識顯性化(文檔化)達到50％以上；完成了數字檔案館系統與所有主要業務系統的接口或集成，基本實現了各種信息、知識的集成；數字檔案館系統新增了內容管理功能，基本建成了公司的知識文檔庫。
(2)檔案開發利用體系初步形成。2005-2010年，省公司檔案利用平均為8465卷件次／年，利用人次平均為39478人次／年；檔案利用覆蓋率達到90％，用戶滿意度達到80％以上；平均每年完成3冊以上檔案編研成果；平均每年為公司核心業務、中心工作和戰略決策提供2次專題性檔案知識服務。
(3)省市公司全部通過“國家二級”評審。2008年11月5日，省公司順利通過企業檔案管理“國家二級”評審。2010年9月，全省各市公司100％通過企業檔案管理“國家二級”評審。2011年1月，廣東移動成為廣東省首批檔案管理示范單位。
基于知識服務的檔案管理模式的創新之處
1.理念與模式的創新
(1)從知識資產的角度重新認識檔案。在傳統觀念中，檔案是“歷史記錄”，人們更多地將其視為“故紙維”、“舊資料”。而RMBKS使人們充分地認識到，檔案作為一種顯性知識的載體、隱性知識顯性化的工具，是企業重要的信息資源和知識資產。良好的檔案管理可以有效地支持公司業務運轉、有力地推動企業戰略落實。
(2)體現以用戶為中心的理念。RMBKS實行“用戶需要什么，我們就收集什么”的檔案知識積累原則，從用戶的習慣出發進行檔案知識組織，尊重用戶的判斷開展檔案知識評價，實行“用戶想怎樣用，就讓用戶怎樣用”的檔案知識服務原則，充分體現了以用戶為中心、以需求為導向的理念。
(3)實現從檔案實體管理向檔案信息管理、檔案知識管理的過渡。RMBKS從傳統的對檔案實體的關注，轉移到了對檔案所蘊含的信息、知識的關注；用先進
的信息技術、知識技術取代了傳統的手工管理技術；從為用戶提供淺層的、零散的檔案實體查閱、復制等服務，提升到了提供深層的、系統的信息、知識服務，從而實現了從檔案實體管理向檔案信息管理、檔案知識管理的過渡。
(4)實現文檔一體化、圖書情報檔案一體化。RMBKS強調運用文件生命周期理論、文件連續體理論和信息全生命周期理論，對文件運動和文件管理實行全過程管理和前端控制，而且強調檔案管理與業務流程集成，將文件生成、歸檔與利用等活動，嵌入業務流程中，從而真正實現了文件、檔案一體化管理。RMBKS強調將企業外部的信息(圖書情報)也納入檔案知識資源范疇，一并管理，完全實現了圖書、情報和檔案一體化管理。
2.業務與制度的創新
(1)對歸檔與收集范圍的拓展。RMBKS不囿于傳統檔案的概念，將一些非正式的文件材料、企業外部的信息、文檔化的隱『生知識納入檔案知識資源范疇，納入文件歸檔與檔案收集范圍，大大拓展了傳統的歸檔與收集范圍。
(2)對檔案分類方案的豐富。RMBKS提出了以職能活動為分類標準的主分類體系、以信息類型為分類標準的輔分類體系的概念與方案，是對傳統檔案單一分類方案的豐富。
(3)對檔案鑒定制度的創新。RMBKS尊重用戶對檔案的知識價值的認識與判斷，強調檔案形成者、利用者參與檔案價值鑒定的過程，是對傳統檔案鑒定制度的創新。
(4)對檔案服務體系的變革。RMBKS的檔案知識服務相對于傳統檔案服務在服務理念、服務主體、服務方式、服務手段、服務策略、服務過程、服務時效等方面具有革命性的創新。
3.技術與方法的創新
(1)檔案管理系統功能的強化與完善。相對于傳統檔案管理軟件而言，RMBKS大大增強了業務系統數據的導人與歸檔、外部信息的篩選與抓取、異構數據的集成管理、全圖文檢索、關鍵詞搜索、RSS訂閱、知識推送等方面的功能，使得RMBKS具有內容管理、知識管理的功能和特征。
(2)各種新技術在檔案管理中的應用。RMBKS應用了內容管理、智能、統一搜索平臺等先進技術，也使得檔案知識門戶、電子文件管理元數據等技術得到相應的完善。
基于知識服務的檔案管理模式的推廣意義
1.可以提升企業核心競爭力
RMBKS將檔案視為信息資源和知識資產進行管理，強調充分實現檔案的知識價值；RMBKS應用先進的技術，創新和拓展檔案管理的各項業務環節，使之能更好地提供檔案信息、知識服務，滿足員工的需求，支撐核心業務的運轉，從而可以大大提升企業的核心競爭力。
2.可以提高檔案工作的地位與作用
RMBKS強調檔案管理與業務流程相結合，為業務活動提供檔案信息、知識服務，使檔案管理由后臺性、輔的工作變為前臺性、支撐性的工作，可以大大提高檔案工作的地位與作用。
公司檔案管理方案范文4
1.系統開發。根據提升檔案信息化建設的業務需求，經過調研、立項、招標、調查等建設步驟，最終確定系統開發公司，系統開發堅持開放性、完整性、易用性、可擴展性、安全性、先進性、規范性、可靠性、高效性等原則，確定公司需求的檔案管理系統方案，依據系統方案開發檔案管理系統。
2.應用架構。建設規劃包含公司總部和所屬單位，系統設計考慮了公司總部和所屬單位的檔案系統應用問題，采用統一規劃、分級管理、按單位分布應用、數據集中存儲、實體屬地管理、數據逐級移交的總體管理模式，應用架構如下圖所示：
3.系統功能。根據業務需要總共設置為收集管理、檔案管理、檔案利用、信息開發、系統維護等五大功能模塊，實現文檔管理業務的全過程、全方位的計算機管理，包括各種方式渠道的信息收集和實體收集、各種模式的信息整理和檔案整理、實體檔案保管和電子檔案存儲、檔案信息綜合開發和利用及實體檔案利用、實體檔案鑒定銷毀和電子檔案的銷毀等管理功能。
4.數字化建設。檔案數字化建設包括電子文件接收、傳統載體檔案數字化裝換、資源整理加工、建立資源庫等內容，公司檔案室采取三種方式進行數字化處理：第一是借助接口管理將收發文管理系統和項目管理系統中的電子文件進行接收管理，經整理形成可用電子文件；第二是采取自主加工與委托方式，利用數字化加工設備對所需要數字化檔案進行加工，形成電子文件；第三是將積累保存的電子文件與檔案管理管理系統進行鏈接，有效地滿足檔案數字化需求。
5.保障體系。安全保障體系上采取配備保護系統安全的軟硬件設施和建立安全保障制度的方法，通過定期備份、權限管理、水印加密、網絡控制等措施實現在安全體系下的檔案利用、信息傳遞和資源共享，安全體系。
6.平臺接口。平臺接口就是采用開放的數據格式標準、統一的數據轉換流程、集成的交換處理界面、便于擴展功能的模塊化系統架構，無縫集成于OA平臺、項目管理系統以及各項業務系統中，通過WEBSERVICE，實現人員CA身份認證、數據檢索、數據傳輸和資源共享。
7.檢索利用。檔案管理系統全文檢索系統內嵌快速OCR技術，可以無須人工干預，自動識別掃描文件，形成索引庫，同時嵌入檔案信息服務網站之中，受到檔案權限的管理和控制，與檔案管理系統融為一體，利用者根據需求，調取利用文件，如需原件，可進行網上預約借閱，檢索利用。
二、成效與創新
截至目前，檔案信息化建設穩中求進，綜合檔案管理系統運行正常，所屬各單位及各部門反應良好，檔案管理網頁年均瀏覽量28012次/人，現場調閱年均5166次/人，年均借閱18617于件（卷），有效地服務于公司生產經營、安全運營和品牌建設，各個階段性成果受到上級單位及本單位領導的認可，特別是公司特級資質申報過程中受到國家住房建設部領導認可與好評。檔案信息化建設中探索適合于新形勢下檔案工作特點和需求的現代化檔案管理模式，結合項目檔案建設的自身特點和發展需要，開展檔案管理和利用模式的創新、理念創新和技術創新，建設成果體現了檔案信息存儲簡便、利用上不受時間和空間限制的優勢，同時，檔案工作者也在信息化建設過程中創新了管理。
1.新的技術成果廣泛利用。系統管理開發過程中，充分利用在線OCR技術、XML技術、圖像處理技術、檢索技術、數據交換技術、流數據文件瀏覽技術、高壓縮比技術和系統接口技術等前沿的新技術、新方法、新模式，體現了檔案信息化建設水平上的提升。
2.傳統借閱方式的改變?；跀底謽撕炞R別技術的電子文件跟蹤系統的開發和應用，使得檔案管理系統能夠實現智能化的條形碼打印，檔案人員在檔案整理中，將檔案號和條形碼通過打印設備打印出條碼紙，檔案利用者借閱檔案時，檔案人員使用條碼掃描器對檔案上條碼讀取，系統將自動讀取條碼信息，進行系統借閱，檔案利用者可以通過檔案網頁查詢到借閱信息，檔案借閱過程采取系統管理方式，改變了傳統的紙質簽字手續方式，體現先進的管理水平。
3.靈活適用的系統開發。檔案管理信息系統靈活便捷體現在完善的定制工具功能上，系統采用結構化思想開發，各項功能采用積木式組合與集成，流程發生變化時可組合出新的需要管理平臺?？啥x各種類型檔案的數據結構、屏幕顯示布局、打印格式、數據完整性限制要求、數據正確性限制要求、輔助組卷規則、快速輸入輔助信息等。通過定制工具，可以定制適合各自業務需求的檔案管理信息系統。
公司檔案管理方案范文5
移動行業檔案管理的集成思想與“四化”建設
所謂集成是指為實現特定的目標，集成主體創造性地對集成要素進行優化，并按照一定的集成模式構造成為一個有機整體系統，從而更大程度地提升集成體的整體性能，適應環境的變化，更加有效地實現特定的功能目標的過程。集成不是要素之間的簡單疊加，而是按照一定方式進行的構造和整合，其目的在于實現集成整體功能的倍增和涌現。所以，集成的實質在于管理的創新與資源的整合。
從本質上說，集成管理是一種思想，它需要與具體的實踐活動結合起來，才能充分地體現其價值。對于移動行業而言，將集成管理思想注入檔案管理領域，尤其是提供電子文件管理解決方案，是非常適用的，但如何針對該行業檔案管理的特點，在實踐中發揮該種思想的價值，為企業的戰略目標服務，則是一種管理模式能否成功的關鍵。
江蘇省移動公司設計檔案管理系統時就充分體現了集成思想，該管理系統的核心思想可以用“四化”來概括和描述，即檔案資源數字化、管理流程一體化、信息管理標準化和信息服務網絡化。
（1）檔案資源數字化。從目前的實踐狀況看，移動公司的檔案資源主要有兩種形式，一種是天生的電子文件，一種是派生的電子文件，即傳統檔案的數字化。對于天生的電子文件要及時、完整的捕獲和收集；而對于派生的電子文件，則需要通過一定的技術手段將傳統檔案進行模數轉化。
（2）管理流程一體化。通過建立文檔一體化，實現各類電子文件及時歸檔，使檔案收集在時限上提前成為可能。通過與其他系統的無縫鏈接，以及對各立檔單位形成的電子文件實行遠程監控，跟蹤管理，實時接收，用現代化手段對檔案業務各流程進行管理，保證檔案信息的齊全、完整、準確，從而實現真正意義上的文檔一體化。
（3）信息管理標準化。標準化是信息資源集成和共享的前提條件之一。檔案管理系統的建設必須要充分考慮這一因素，在系統搭建、流程設計和技術應用等方面都要兼顧國內外的一些相關的規定，尤其是面對移動企業內部“林立”的業務系統生成的檔案信息，更需要采用統一、規范的管理方法和技術手段。
（4）信息服務網絡化。移動公司的檔案管理將是以價值為導向的檔案知識管理模式，它將對檔案資源進行整合和深度挖掘，通過統一的網絡平臺，及時有效地提供檔案信息為企業服務，從而實現以企業戰略為目標的價值管理模式，達到檔案知識管理模式的進一步創新。
經筆者調研發現，正是以上述核心思想為基礎，江蘇移動設計和實施的檔案管理系統，在實踐中取得了很好的效果，進一步提高了江蘇移動的檔案信息化水平，有效幫助江蘇移動實現了檔案管理工作的新一輪發展。
解決方案的模式分析
移動行業形成的檔案具有復雜、高密度、分散和規范等特點，結合這些特點，貫徹集成理念，移動行業檔案管理要從檔案信息資源集成、檔案管理活動集成、業務活動集成、利用服務集成和縱向控制集成五個方面入手。
上述管理思想落實在實踐中，需要有一定的技術方法加以實現。量子偉業在廣西移動和江蘇移動的檔案管理系統建設項目中提出了一些科學、合理的解決方案。
1. 統一信息系統平臺的建設
該平臺的建設是為了解決移動行業文檔的復雜性和分散性的問題，使文檔信息資源得到“一體化”的管理。同時，該系統平臺也為其他功能的實現提供了一個載體。其他子系統的建設都可以集成與該平臺之上，進行統一管理。
針對移動企業的特點，在該平臺的建設上采用了J2EE多層體系結構和Web Service 技術。
J2EE平臺是目前為企業級應用提供分布式的、高可靠性的先進解決方案。J2EE 也是一個已經被實踐證明，成熟的、成功的企業級應用解決方案，擁有大量的成功案例，J2EE 架構一般在大中型應用中使用比較多，在移動行業電子檔案管理系統這樣大型重點建設項目中，選擇了J2EE 也就意味著選擇了一個開放、自由、大型的技術應用平臺。J2EE具有跨平臺能力、成熟性、穩定性、安全性和第三方支持的優點。采用J2EE 技術架構，將大大提高系統的可移植性、安全性、標準化、可伸縮性、負載平衡和可重用性。
Web Service 是下一代的WWW技術，它允許在Web 站點上放置可編程的元素，能進行基于Web 的分布式計算和處理，把Internet/Intranet 變成一個虛擬計算環境的技術。在由Web Service 組成的虛擬環境中使用者可以為任何的客戶端軟件，例如瀏覽器，一般的Windows 或是Java 應用程序或是電子行動設備等，來調用Web Service 提供的服務。這一點非常有利于兩家移動公司的電子檔案管理系統有效利用檔案信息。
2. 縱向集中式管理――省集中式管理
縱向集中式管理可以很好地解決移動行業文檔分散型的特點，從省公司到市公司、縣公司，對其進行統一的集中式管理。既提高文檔利用的有效性，也提高了知識共享和創新的水平。在江蘇和廣西移動通信有限責任公司進行該系統建設時，其選擇了省集中式管理的技術。
該技術主要是根據省集中管理、市縣分級維護的運行管理模式，建立省集中服務器、省集中的存儲備份、省集中的系統軟件(Web服務、數據庫、文件服務器)，省集中的業務管理模式，同時在應用上分級應用，支撐市和縣的三級應用；集中式可解決初期投入和后期運營支出，還可減少接口協調工作，快速完成系統部署。
省集中模式主要包括電子檔案存儲集中在省公司專門存儲設備上、數據庫服務器集中、Web服務器省集中、應用服務器省集中、文件服務器省集中。這項管理方式的建設非常適用于移動行業的集團式管理。
3. 多文件格式瀏覽
移動行業的文檔形成來源多，比較繁雜，有的來自人工填寫的表格，有的來自網絡，有的來自于手機。比如在辦公自動化系統中產生Word、Excel 等文書檔案，而科技檔案需要管理各類的圖紙等設計文件。不同的來源形成的文檔的格式類型各異。在對這類格式繁多的文件檔案利用過程中，利用者不可能對于每種文件類型都去安裝對應的應用程序，因此，需要一種統一而且有效的文件瀏覽方式。同時，基于檔案文件安全性的考慮，不能在利用過程中被下載到客戶端上。因此，要求移動行業的文檔管理系統能夠實現多文件格式瀏覽的功能。
在廣西移動公司的文檔管理系統建設中，采用了多文件格式瀏覽技術，該技術支持400 多種文件格式瀏覽，客戶端無須安裝任何瀏覽工具軟件，可以直接對不同格式文件進行讀寫。
文件瀏覽服務器讓使用者只要簡單地使用Web 瀏覽器，就可以瀏覽文件和存取文件的目的。因此，沒有軟件安裝或訓練的必要。此外，當系統改進并有新版本發行時，只有文件瀏覽服務器需要更新，在客戶端的機器上就可以使用新增的功能。在瀏覽的過程中，安全性問題不必擔心，因為文件在服務器端被轉換，然后一個可現實的文件才被發送到客戶端。因此，采用文件瀏覽服務器的操作方式消除了任何關于文件安全性的考慮。
4. 多系統集成
在檔案管理系統中強調信息的集成，即檔案的信息能貫穿電子文件生命周期的各階段，并方便各階段不同類型工作的使用。江蘇移動檔案綜合信息系統的數據主要來源是OA系統，OA系統中的數據是文書檔案等相關的信息的來源。因此，量子偉業為其采用了接口程序技術，解決了文檔管理活動集成的最關鍵問題――環節接口。
公司檔案管理方案范文6
懷化市局于2011年9月23日-24日對我局排污費征收、環境監察工作進行了稽查，發現在排污費征收、環境監察等方面存在一些問題。按照有關要求，我局進行了整改，現將整改情況匯報如下：
一、少征排污費追繳情況
在懷化市局對我市的錳業公司、港翔公司2009年、2010年排污費征收情況進行稽查是發現兩公司少征排污費17.6865萬元。我局在懷化市局下達稽查決定書后積極同兩公司進行溝通，積極宣傳有關環保收費方面的法律法規，依法分別于11月28日、12月2日前將兩公司欠繳排污費17.6865萬元追繳到位。
二、規范排污申報、排污費核定、征收情況
在此次稽查后，我局加強了排污申報、排污費核定、征收工作的程序、資料整理、報表填報工作。在2012年的排污申報工作中，制定了具體的申報方案，在方案中明確了組織領導、工作程序及要求等，為全面做好2012年的排污費核定、征收規范化做好準備。
三、環境監察檔案管理情況
由于我局辦公場地限制，沒有專門的環境監察檔案室，因此檔案管理較為混亂。在通過此次懷化市局對我局環境監察檔案管理情況進行檢查并指出問題后，我局積極進行整改。一是明確專人負責檔案的管理，二是加強企業檔案收集整理，對國控重點源、危廢排放企業等資料收集完備，三是臨時設置專門的環境監察檔案柜，所以環境監察檔案進柜統一保存。
