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檔案業務管理制度范文1
企業檔案資料是長期在生產經營、科技活動、黨政工作等活動中，不斷積累的原始記錄，也是企業的寶貴財富，應該通過科學檔案管理制度和檔案工作者的辛勤勞動認真保管好。因此，健立有效的檔案制度，防止由于人為因素等多方面的原因，致使企業檔案管理制度在某些方面失去了應有的效力，造成了檔案工作滑坡，甚至出現不應有的損失，是促進檔案事業穩定健康發展的需要，也是企業檔案部門面對的現實問題。
一、企業檔案管理制度建設存在的問題與原因
首先，檔案管理制度難以奏效的直接原因是企業領導與檔案部門工作人員思想認識不到位。雖然檔案部門對加強制度建設，保障檔案工作順利開展有了一定程度的認識，但還沒有真正從思想深處得以轉變，并貫徹到每一個崗位、每一個工作環節中去。在領導方面在管理中自律意識較差，往往把規章制度只作為制約其下級而非對自身的制約。有時只看到眼前的短期利益，未把檔案工作作為加強單位基礎管理工作的一件大事長期落實下去。在檔案人員方面，缺乏工作的積極性和責任感，加之制度制定時不夠完善，執行難以配套、銜接，導致制度不能較好執行或執行困難。從檔案部門出現的問題和發生的事件看，絕大多數并非偶然，與制度中的漏洞不無關系。同時檔案管理監督作用疲軟也是造成管理制度執行難的一個重要原因，即使是發現問題，由于怕曝光，怕影響單位榮譽，怕影響關系，最終是不了了之。其次，企業單位內部管理機制不健全、不合理是檔案制度難以實施的內在因素，導致文件材料收集歸檔不及時。有的單位雖然建立了檔案管理制度，但由于與檔案工作相配套的制度沒有建立，致使檔案工作的各項制度難以落到實處，直接影響檔案工作的質量和效益。有的單位檔案管理制度自成體系，但是在企業各部門中不能執行，形成只有檔案部門執行檔案制度的局面，直接影響制度效力的發揮。還有的監督考核體系不健全。相當數量的基層部門沒有監督考核制度，一些單位雖已納入經濟責任制，但由于所占比例太小，有的與個人利益不掛鉤，使檔案管理制度形同虛設。第三，企業有章不循，違章操作，管理不嚴，是當前檔案管理制度難以奏效的主要因素。各級檔案部門已制定了不少管理制度，但往往把檔案管理機制簡單理解為多少項業務管理制度的相加和匯總，并沒有真正認識到管理制度是一種機制，因此出現了制度制定是一回事，執行監督檢查和考核又是另一回事的現象。如檔案鑒定不及時現象就普遍存在，但對不及時進行鑒定造成檔案保管費用的增加怎樣處理就無具體限定，致使責、權、利脫節，使檔案管理的最終目標無法得到較好實現。同時檔案管理制度雖多，但未體現內部管理上相互制約的原則，總認為違反了制度沒有造成惡劣后果，更沒有構成犯罪，沒有必要嚴厲懲戒，甚至片面地認為對違反管理制作的人和事進行懲戒，打擊了工作積極性，面子上過不去，只要下不為例就行，或者給一點經濟處罰了事。這種行為的結果只能使潛在的隱患越來越大。
二、加強企業檔案管理制度建設的思考和建議
一是進一步建立健全規章制度。企業要根據國家檔案局下發的有關規范、條例，必須制定一個周密可行的制度，對企業單位檔案的目標和原則、管理制度的主要內容作出了比較全面的規定，同時對企業單位建立健全檔案管理制度提出基本要求。《企業檔案管理規定》指出，企業檔案部門是具有雙重職能的機構，也是對企業檔案工作進行指導、監督和檢查的機構，企業檔案部門要按照這一原則和要求，督促企業單位全面落實。另一方面，全面評價企業單位檔案管理的總體有效性，對企業檔案管理、制度完善和落實環節上存在的（下轉第65頁）（上接第62頁）問題和漏洞，有針對性地提出解決辦法和措施，要進一步加強對單位檔案部門監督指導工作。二是改變重制度建設、輕落實執行的狀況。從檔案管理制度與單位各項制度相互銜接方面再度進行體系重構，對檔案各項規章制度進行全面清理補充，保證檔案制度之間、檔案管理與單位制度之間的有機連接。在落實檔案管理制度的同時，加強檔案監督體系，強化監督執行力度，真正發揮監督管理的作用。加強自身建設，搞好職工的思想教育，增強執行管理制度的自覺性。對企業單位全體職工進行檔案工作重要性教育，增強檔案意識。在加強教育的同時，檔案人員要與有關人員多交流，掌握工作動態，使之牢固樹立“重檔建檔”意識，自覺糾正工作中的偏差，克服有法不依、有章不循的不良陋習。另外，要努力提高檔案干部隊伍的素質。把好用人關，把德才兼備的人放到檔案崗位上，保持檔案人員的穩定；加強新業務、新規范、新技能的學習，促進業務知識、業務修養、業務技能的提高，確保業務操作的順利進行；提高檔案工作人員的責任心，牢固樹立正確的人生觀和世界觀，充分發揮人的主觀能動性，為基層檔案管理制度的貫徹和工作的順利開展奠定基礎。
檔案業務管理制度范文2
關鍵詞：檔案管理；大集團企業；管理體系
中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2014）2-0072-02
F集團有限公司成立于1980年，是與特區同齡的總部經濟企業，是某市目前僅有的兩家總部經濟企業之一。從成立之初的3 000元起家，最初的5人房地產經理部開始，到2010年底，F集團以房地產開發為主，以住宅地產、商用地產、物業管理服務、國際化教育配套、公益性生態環境建設、汽車貿易銷售、創意文化傳播等多元化全面發展的全價值鏈，形成房地產開發、金融投資業務、文教旅游業務、城市綜合服務業四大業務板塊，發展成為一家多元化控股企業集團，擁有資產總額550億元，凈資產250億，員工總數超過5 000人。
隨著資產規模不斷發展壯大，市場上多元化的戰略機遇層出不窮，F集團下屬企業數量日益增多，到2013年止，擁有超過80家控股或全資子公司。但是由于發展迅猛、組織架構過快膨脹，內部來不及配備像樣的檔案管理工作隊伍，仍停留在相對隨意性和粗放化管理，導致了盡管集團總體上步入高速發展成熟期，而在檔案管理方面則相去甚遠。在現代企業管理下集團公司檔案管理工作指的是集團公司檔案的宏觀管理和檔案業務的內部微觀管理。本文著重于構建集團公司的宏觀管理體系。
1 F集團檔案管理體系構建的總體目標和管理架構
1.1 F集團檔案管理體系的總體目標
根據不同企業所在行業特點及發展程度不同，通過對F集團檔案管理現存問題的綜合分析，借鑒先進企業檔案管理經驗，結合F集團未來發展規劃，我們提出了檔案管理的總體目標：建立F檔案信息中心，高效安全利用信息資源，力爭一級甲等管理標準。
1.2 F集團檔案管理體系的架構及主要內容
根據已經制定的檔案管理體系的總體目標，結合F集團檔案管理現狀和特點，在綜合評估適應未來管理需要的各項管理制度的基礎上，提出了檔案管理體系的架構及其相關內容。
1.2.1 體系組織架構
集團下屬各分公司設專門檔案管理員，每個管理員負責不同的管理工作。
1.2.2 管理職責定位
集團檔案管理員：以編章定規、監督檢查、指導服務為主，分類整理以集團名義發文呈文的所有資料及被委托檔案。
下屬公司檔案管理員：分類整理檔案，統籌指導分支資料員，參照集團規范編制細則，接受集團檔案室監督指導。
分支兼職資料員：收集、簡單整理資料，登記臺帳，定期移交檔案室審核入庫。
1.2.3 管理模式與主要業務流程
①管理模式：統一領導、分級管理、統一方式、定期報備?！敖y一領導”是指集團檔案室負責履行集團檔案工作的宏觀管控職能?！胺旨壒芾怼笔侵敢怨緸閱挝粚嵭袡n案集中統一管理；由于公司的所有制、規模、管理形態及經營范圍的不同， 可以建立自己的檔案管理機構， 也可以委托集團公司檔案室集中統一管理?！敖y一方式”是指“集中統一管理”的形式統一化；即由集團統一制定檔案管理制度和相關標準，各子公司根據本單位實際情況，制定檔案管理辦法或細則；參照集團的檔案分類方案示范文本，編制檔案分類方案；與集團統一管理方式，如統一呈批文件臺帳，或購買同一檔案管理系統進行數字化管理等。“定期報備”是指定期將本公司檔案管理信息上報集團備案。
②檔案宏觀管理流程如圖1所示。流程描述了文件資料從收集、整理直至審核、入庫的歸檔過程。
③F集團檔案管理相關配套管理政策。為保證體系順利運行，還需要一系列配套的制度支持和完善該體系，包括檔案工作責任追究制度、文書檔案管理制度、基建管理制度、專業檔案管理制度、聲像檔案管理制度、檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案查閱、借用制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統計制度、檔案利用制度、電子檔案管理制度、檔案管理系統操作制度、檔案庫房管理制度等，還要編寫業務規范，如文件檔案整理規范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規范、檔案管理應急預案等。
2 F集團檔案管理實施方法和步驟
①摸底調查，目的掌握企業檔案的具體情況。包括檔案載體的基本構成和通常流向、常規業務檔案、行政管理類檔案及涉及商業機密的技術檔案等門類，以及相關管理人員的流動頻率等基本情況。
②考察學習，借鑒經驗。由集團領導帶隊，檔案相關人員參加，到檔案管理水平先進的企業學習。
③召開集團檔案知識普及培訓，著重增強全公司特別是高管的檔案意識?？蓛扔枺部裳埻馄咐蠋?。
④成立集團檔案工作領導小組，隸屬于集團檔案室管理，小組配備滿足需要的專兼職檔案人員，并及時根據人員變動情況進行調整。明確專兼職檔案管理人員的職責，細化管理程序，為各公司檔案人員提供一個經驗交流的平臺和機會，每年開展經驗總結、學習交流、外出學習等活動，增進檔案同行的互相了解、溝通，共同提高管理技能和水平。
⑤編制“檔案管理體系人員名單”臺賬，并根據人員變化情況隨時調整，不間斷地保持與各單位有關人員的業務聯系，隨時解決他們遇到的各種難題，使檔案在所有的企業中能夠有人管，確保日后與集團總體發展同步、不滯后，及時準確記錄集團發展的每一個足跡。
⑥定期召開檔案工作例會，搭建溝通信息、互相協調的平臺，及時發現、提出問題，展開討論，商定對策。
⑦完善的檔案管理制度和業務規范，編寫集團檔案管理工作指南。結合檔案工作實際，根據《廣東省企業檔案工作規范測評標準》要求，參考檔案局的《房屋建筑工程竣工檔案驗收整理指南》、《市政工程竣工檔案驗收整理指南》、《機關文書檔案歸檔范圍和保管期限表》等業務指南，建立一系列相應的檔案管理制度，從制度上明確規定文書、基建、設備、聲像等檔案的歸檔范圍和要求。同時把集團公司文件的形成、積累、歸檔納入工作程序中，納入工作計劃管理中，納入有關人員的崗位責任制中。完善動態管理，落實獎懲工作，確保集團公司檔案材料的完整，更好地為集團各項業務開展服務。
⑧根據新規范標準，選取時間節點，回溯調整歷史文檔，嚴格要求新生文檔。
⑨進行檔案軟件需求調查、分析評價確定功能、篩選所需檔案軟件；選取試點實施檔案軟件信息化，逐步推廣。在系統中，文檔通過協同辦公自動化模塊實現電子文件的及時歸檔、保管、利用；工程、設備檔案通過在線系統、離線客戶端進行多個項目、設備的收集、編目等工作，滿足工程檔案利用現代化工具進行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。集團檔案管理人員對歸檔文件進行明晰化、系統化的梳理，在做好集團文件分類的基礎上，實現以某個知識為主題，分析與其他知識在橫向上縱向上的關系，將歸屬于不同分類的檔案在邏輯上組織和聯系起來，充分實現檔案資源的共享。
⑩主動邀請檔案局領導視察，為集團檔案室申請評級做準備。
3 實施保障措施
①加強教育與宣傳力度，做好全面動員工作。推進集團公司檔案管理是涉及集團全局的系統工作，是貫穿從管理層、到各職能部門和業務部門、直至相關一、二級子公司的全員性的工作，需要全員參與，所以在集團內部加強全面檔案管理的宣傳力度，對檔案管理的重要性、必要性進行大力宣傳，強化全體員工的檔案知識教育和培訓工作。
②集思廣益，廣納良言，保障信息暢通，不斷完善檔案管理的過程。檔案管理是一個持續，不斷反饋，不斷完善的過程，是一個動態的循環機制，只有開始，沒有結束，在實際工作中會隨集團業務的變化而接觸到不同的行業，因此需要良好的溝通渠道，上下通達，及時調整或編制新的檔案管理規定和要求。
③加強檔案管理專業人才隊伍建設，不斷提高檔案管理的專業化水平。由于集團業務繁雜，涉及行業廣泛，所以不僅要求檔案人員是檔案管理的專業人才，還應是了解企業多方面知識的通才。只有掌握了相關行業知識，檔案人員才可嚴把質量關。
④嚴格責任、強化執行，加大考核力度，建立考核問責機制。為確保檔案管理各項制度落到實處，將檔案管理績效與崗位職責、責任追究制度相結合，將工作考評與檔案管理掛鉤，建立一套科學有效的評價和激勵機制，以保證在員工內承受度下順利實現。
⑤強化檔案管理與其他業務管理體系的有機協同。檔案管理體系并不是孤立的管理體系，很難將它單獨模塊化，它是一項涉及各項管理活動的系統工程。因此，這項工作雖然由集團檔案室負責統籌推進，但是要將其滲透到各個管理層級、各業務管理崗位的具體業務管理者工作中去，融入到集團的整個管理系統中去。作為集團檔案管理者，必須擴寬管理視野，及時更新知識結構，扎根集團各行業檔案工作中，努力探索完善檔案管理體系結構，實現集團檔案信息價值的最大化。
參考文獻：
[1] 王偉新.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社，2004.
檔案業務管理制度范文3
本8月14、15日，院辦組織了對下屬單位的檔案管理培訓。兩天的學習雖然時間短暫，但學習強度很大，巨大的收獲是不容置疑的。通過學習，我系統地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識，以及如何對各類檔案進行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應該具備的職業素養，看到日后管理檔案工作的發展方向。雖然，目前工作中還有很多問題，但這些正是我以后努力的方向，它促使我不斷地思索，不斷地進步。下面我談談自己的認識、收獲和體會。本文原創網站為中國范例網-
一、規范化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，也是成為一流企業的一項重要保障。
當今世界已進入知識經濟和信息時代，信息已成為比資產（本）更為
重要的戰略資源。檔案管理工作作為信息業的組成部分，檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。
我公司是首家在香港上市的國內咨詢公司，從默默無聞的只有二、三十人的小公司發展到近一百六、七十人的上市公司，在形成和發展具有顧問特色的企業文化、經營管理、業務拓展等各方面積累了豐富的資源。為了使公司向國際化、標準化、質量化的軌道前進，公司內部結構在不斷地改革變遷，公司制度和管理水平也在改革中不斷完善提高，這就對檔案管理工作的發展提出了新的要求。在企業發展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業務特點、體現公司規范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不置后于企業發展速度，全面地記錄和反映公司建立、建設和發展的歷史過程，是辦公室行政管理的重要組成部分和必須做好的一項基礎性工作，成為一項緊迫的任務。它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險，提高公司的市場競爭力、推動公司持續發展起重要作用，也成為衡量公司經營管理水平的重要標志。
二、進一步增強做好檔案管理工作的自覺性，盡快突破辦公室當前檔案初級保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。
目前，我公司辦公室的檔案管理是將平時研究院下發的收文、公司內部發文和簽報分別收集，于當年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分成上述三大類目立卷裝訂保存，內容是簡單地將行政、黨群、人事、經營管理、綜合業務管理制度多方面的集中起來，基本處在檔案管理的初級保管的階段。隨著公司的壯大和發展，業務量的增加和形成的文件的部門不斷增多，現有的文件分類、檔案管理方式已逐漸跟不上公司發展的要求。
培訓學習期間，我深深地感受到了所面臨檔案管理思路的沖擊，沖擊來自于資源的搜集、檔案的分類方法，來自于所探究的如何針對公司特點構建檔案體系、拓展檔案信息資源的沖擊。我深知參加檔案培訓的目的，就是要把理論知識服務于實踐。如何把學習到的知識應用到實際工作中去，是當前應該面對和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。所以，重新構建適宜公司業務發展實際的綜合檔案管理系統性框架、拓展檔案信息資源是當務之急，也是有利于綜合檔案管理工作的開展和日常管理的關鍵點。
首先，要熟悉、掌握公司的業務情況和專業知識，針對公司的業務性質以及內部組織結構重新調整檔案的類目；其次，還要系統地整理歷史檔案，積極開發檔案信息資源。目前，我公司檔案管理工作存在的問題：各業務部門檔案工作開展并未形成制度，這一問題主要表現在以下幾個方面：一是，業務部門沒有把檔案工作納入部門職責范圍，導致部分檔案信息的流失。二是，在日?；顒又行纬傻拇罅繖n案均分散保存，檔案散失情況嚴重。公司檔案信息的流失問題主要表現在：業務部門研究人員對企業的調查論證、申報立項、洽談協議、審批登記等檔案大多掌管在相應的當事人手中，不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經常歸復印件。這些問題直接隨著人員的流動導致檔案信息資源的部分流失。
上述檔案信息資源流失部分，正是亟需拓展、開發的檔案資源。
再比如，我公司上市過程中的文件和材料的也要進行目錄收集、公司經營管理活動檔案的要單獨整理；建立并完備科研、聲像載體、實物、設備、外事、會議及公關活動檔案等文書、科技、專門檔案的工作，此項內容也是整體檔案管理工作順利進行的前提。只有將檔案有條理地進行分門別類，才能保證檔案準確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統計等管理工作提供基礎，體現檔案的價值所在。
三、檔案管理模式上集中統一，實體分部門保管利用是賽迪顧問檔案管理工作的發展方向
檔案工作許多傳統的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但結合顧問公司具體實際情況來看，有一些傳統做法似乎不能適應當前公司發展的需要，必須進行重視和創新。其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統計和利用六個環節和一些具體的操作手段的革新。
我公司的產品，是知識產品，顧問公司又是上市公司，遵照國家有關部門對上市公司的管理規定， 財務部門和綜合業務部門是極為特殊的部門，其有關的文件、報表、合同管理在是絕對機密的，所以這部分檔案以分散保存的形式保管。另外，顧問組織機構眾多，涉及公司業務拓展、專項研究、會議公關活動等方方面面，這些部門承擔的大量繁重的業務支撐工作。針對這種特性，公司檔案管理也要符合這一企業特點的模式，要在加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理的同時，確定公司檔案文件材料的歸檔范圍，并在立卷制度上更新。在結合研究院檔案管理工作精神的前提下，從組卷的形式到裝訂的手段，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過程、環節，在模式上集中統一，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。在模式上集中統一，即要求公司各部門所保管的檔案要相對集中到一人，這樣不致因各部門檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。同時各部門都要復制一套目錄歸辦公室檔案部門備份保存，也就是我們常說的目錄交流，這樣會更清楚地整體記錄公司發展和業務管理的軌跡，檔案管理工作做到有條不紊，整齊規范，有規可循，有目可查。這種企業檔案的價值是無形資產的，同時也能為日后檔案綜合利用提供便利條件。其他部門，如人力資源部、品牌推廣部、各個事業部（定制產品）等研究部門等，這些部門的檔案實體，都要針對各自部門的不同性質和特點，制定不同的管理方法，進行并規范、科學化保管。但怎樣做到既不影響日后調檔利用，又便于推行各部門在繁忙業務之余立卷,而不視其為額外負擔，值得進一步探討。因為無論是檔案的業務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，其最終的目的都是幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環節。
四、努力提高檔案管理人員的專業知識和業務能力
檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。
目前賽迪顧問為提高工作效率，沒有設立專門的檔案人員，采取的是兼職的辦法。為加強檔案方面的系統理論和實踐知識，建立有效的檔案管理制度，使兼職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才，公司派出兩名辦公室人員加強檔案管理的專業學習和培訓。
提高檔案管理人員的業務能力和工作技能，我認為主要體現在三個方面：一是要認真學習檔案管理知識，提高認識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎。二是對檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的業務，要不斷提高檔案管理方面的業務水平和工作技能；三是要勤總結，勤改進，不斷創新。
五、要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強檔案管理的規范化建設，健全各項檔案制度，制定相關管理制度。
檔案信息是一種無形資產，也是企業的寶貴財富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規章制度的規范和約束，才能保證檔案工作合理化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進行的保證。
我認為賽迪顧問的檔案工作制度管理應該包含三個方面內容：一是將檔案管理制度正式納入企業管理制度，明確管理檔案的部門或人員。二是建立健全公司檔案工作各項制度，依據制度對有關部門進行檔案目錄匯集和使用調控。旨在提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。三是辦公室檔案管理人員對檔案管理的主要環節要照章管理，并納入企業管理運行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進行。從而切實把公司檔案管理納入制度化軌道。
比如，確定分管領導和專(兼)職檔案人員，負責對檔案管理的組織協調工作和檔案的收集和整理工作。各部門指定專門人員可以為兼職檔案員，負責本部門的檔案收集、接收、整理、分類、鑒定、保管、統計、移交等工作，業務上受公司辦公室的監督、指導。
辦公室檔案管理人員平時也要認真做好收集、整理、管理工作。做到及時、主動收集存檔的資料；按時歸檔、定期整理并經常檢查，反復過濾；整理有序，科學管理，分柜存放，方便查找。
要將檔案管理工作納入公司業務管理程序，納入公司各業務部門、職能部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。即部門檔案的管理工作做到“三納入”、“四同步”：納入工作計劃和規劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。
檔案業務管理制度范文4
1概念與作用
衛生監督檔案或稱衛生管理資料檔案，是論述和反映單位在管理活動過程中，通過衛生管理人員及領導層開展衛生管理活動所形成的文字和文件材料，是衛生監督單位開展衛生管理工作的真實記錄，經過衛生管理人員的收集、整理，并按照歸檔制度進行歸檔，反映了單位在衛生管理工作的活動歷程，不僅具有現實的使用價值，還具有長期衛生監督管理工作查考和歷史憑證等作用。
2衛生管理制度
監督單位的衛生管理工作主要體現在衛生監督管理制度的制訂和落實，還包括組織管理機構與衛生監督管理人員的設置、職工健康檢查和衛生監督知識培訓等方面資料。根據其管理的全部內容及項目，確定資料歸入衛生監督檔案。而建立完善的衛生管理制度是單位落實上級布置任務的基本前提，不同類型和規模的監督單位，應制訂相應的衛生監督管理制度;除此之外還包括黨務管理制度、行政管理制度、人事管理制度、效能建設制度、稽查工作制度、安全管理制度、后勤管理制度、信息管理制度、科研管理制度等。對外則應包括:衛生檢查、獎罰等制度與預防食物中毒衛生管理制度、生產車間衛生制度、產品檢驗制度與產品留樣制度、設備清洗消毒制度、檢驗室工作制度、衛生管理人員監管制度、衛生檔案的整理歸檔及其他相關的衛生管理制度。
3管理辦法的規定
本局在制定管理制度的同時也制訂了衛生監督管理辦法，主要參考了國家檔案法的規定，各個科室都有了檔案管理的分工。整理衛生檔案一般按如下要求進行整理后歸檔:
(1)按照不同的內容分類，如制度類、文件類、證件類、衛生監督、監測類、索證類等進行歸檔。
(2)按照時間順序分類，將每年的資料按時間先后順序分類歸檔。
(3)各類衛生檔案應保存3年備查，并根據其重要程度和上級要求，有的資料保存的時間還要更長些。有的要求保存達10～30年。
(4)衛生監督檔案整理工作，需要衛生管理人員按照一定的原則和方法，對衛生管理的資料進行系統的整理，并通過編目將其內容與成份揭示出來。
(5)要建立健全文件材料歸檔制度，把文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入各項工作標準、工作程序及各科室和人員的崗位職責，作為考核的重要內容。還要注意衛生監督信息的審核［1］。
(6)在各項工作活動中形成的文件材料，要按規定在第二年初將應歸檔的文件材料進行系統整理，由科室負責人審定后歸檔。專項工作如衛生監督檢查、公共衛生突發事件、衛生質量抽檢、專題調查、會議、培訓、宣傳等重要活動待結束或告一段落時，及時做出總結，及時歸檔。
檔案業務管理制度范文5
1血站檔案規范化管理的必要性
首先血站檔案管理是無償獻血事業發展的必要保障。近年來，血液的臨床使用量持續增加，與此同時血液采集及供給過程中涉及到的原始數據需求也日益強烈，若歸檔不及時、資料缺失嚴重，那么將直接影響到臨床應用效果，而血站檔案的規范化管理能夠對獻血者的基本資料、獻血時間、獻血量等進行詳細的統計，為臨床用血提供參考，同時助推無償獻血事業的可持續發展。其次，血站檔案規范化管理能夠確保輸血糾紛各方合法權益的實現。近年來，由獻血、輸血引起的醫療糾紛逐年增多，部分患者輸血中會出現不良反應或感染某種血液傳播疾病等，一旦發生醫療糾紛，血站檔案記錄將能夠作為原始檔案對各方責任進行判斷。另外，血站檔案管理能夠為臨床用血尤其是稀有型患者用血提供保障。當出現稀有血型患者輸血時，可以從血站檔案中查詢相關血型記錄，迅速確定合格的獻血者，為患者的治療爭取時間。除此之外，我國《獻血法》明確規定無償獻血者及其直系親屬能夠享受雙倍免費用血[2]，憑獻血證便能夠享受用血報銷，一旦獻血證丟失，將無法補辦。而通過血站檔案查閱則能夠查詢到獻血者的相關信息，為獻血者提供便捷的服務。
2血站檔案管理中存在的問題
2.1檔案管理意識薄弱
大部分血站檔案管理部門在檔案收集管理過程中，對檔案工作缺乏正確的認識，在檔案管理制度、管理手段以及管理模式等方面均存在著較大的問題，對檔案管理工作缺乏足夠的重視，這直接造成了檔案信息資源開發效率低、利用率低等現象。
2.2檔案管理制度不健全
目前，我國的血站檔案管理普遍呈現出管理分散、信息資源整體性不強等特點，這很大程度上是由于管理制度不健全造成的。部分血站盡管建立了統一的檔案管理制度，然而更多是沿用醫療機構檔案管理模式，實用性不強。另外，部分采供血人員在具體的工作中責任意識不強，容易出現填寫錯誤、資料填寫不完善等現象，為檔案使用者帶來了極大的不便。
2.3檔案信息化管理水平低
當前，大部分血站檔案管理工作未納入到行政預算中，血站對檔案室設備及網絡化建設等的投入不足，大部分還停留在傳統的單機整理模式，不僅信息量少，而且制約了檔案的綜合利用與開發。一方面檔案管理信息化設備價格較高，血站內部所投入的預備預留資金少，制約了采購工作的開展；另一方面血站采購人員對信息設備了解不足，所采購的設備整體質量不高，阻礙了檔案信息化建設。
2.4檔案管理人員素質有待提升
網絡信息化時代，血站檔案管理工作對管理人員有著較高的要求，然而當前大部分血站檔案管理人員綜合素質不高，理論知識與管理水平有待提升[2]，部分檔案管理人員甚至身兼數職，無法全身心投入到檔案管理工作中，檔案管理相對混亂。
3血站檔案管理規范化建設策略
3.1增強血站檔案管理意識
血站檔案管理關系著無償獻血事業的持續、健康發展，關系著獻血者、用血者雙方權益的順利實現，血站內部工作人員要充分認識到血站檔案規范化管理的重要性，深入到血站檔案管理實際工作中，體會血站生存與發展的重要性[3]。通過講座、集體培訓等向血站檔案管理人員傳達檔案管理工作的意義與價值，提升其責任意識與道德意識，更好地投入到血站檔案管理工作中。
3.2建立規范的檔案管理制度
血站檔案的規范化管理離不開領導的支持，相關領導要提升思想認識，結合血站檔案管理工作實際，建立完善的血站檔案管理制度，體現合格、安全、方便、保密等原則，與此同時要定期對檔案管理制度實施效果進行反饋，對存在的不足之處擬定整改計劃，并認真及時予以改進提升，進一步加強檔案長效管理，嚴格執行各類檔案法規制度和管理要求，充分開發利用各類檔案信息，推動檔案管理與業務發展的同步提升[4]。
3.3加強檔案管理信息化建設
基于當前網絡信息技術的不斷發展，血站檔案管理要與時俱進，從業務檔案信息入手，加強血站檔案的信息化建設，①要使用新的檔案管理軟件取代原有的單機版管理模式；②要加強三大數據庫建設，即目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫建設[5]；③做好檔案開發利用，積極創建各類編譯材料檔案，充分利用信息資源，提升檔案管理的整體水平，為采供血工作提供高效、便捷、優質的服務。
3.4提升檔案管理人員素質
人才是確保血站檔案管理工作規范化發展的重要動力，因此必須加強對血站檔案管理人員的培訓，提升檔案管理人員的綜合素質。首先，在招聘檔案管理工作人員時，要結合血站檔案部門的工作實際，選取具有較高專業能力及業務能力的人員擔任檔案管理工作，與此同時，要加強對檔案管理人員的業務培訓，組織檔案管理人員學習相關的法律法規與業務標準，并定期進行考核。另外可以組織參觀優秀檔案管理單位，使檔案管理工作人員能夠認識到自身的不足，并加以彌補，確保檔案管理的每一項工作都落實到位
4結語
新時期，社會對血站檔案管理工作提出了更高的要求，血站檔案的規范化管理直接關系到民生，關系著無償獻血事業的發展，更關系著臨床用血的體驗，因此，必須認識到當前血站檔案管理工作中存在的問題，提高思想認識，完善檔案管理制度，加強檔案信息化建設，發揮血站的社會作用與價值。
作者:鄭萬森 袁遠 韓秀彩 單位:濰坊市中心血站
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檔案業務管理制度范文6
關鍵詞：電子化建設 血站檔案 管理路徑
一、血站電子化檔案信息建設中標準化檔案管理的應用
血站檔案是統計獻血情況、制定獻血計劃的可靠依據。通過對檔案資料的統計分析，及時了解采血量及獻血者分布等客觀情況，及時準確的為采供血工作決策者制定下一步的采供血工作計劃，加強采供血工作的科學管理提供重要依據，為臨床輸血、篩查、醫學統計等血液研究奠定堅實的基礎。血站檔案管理有利于無償獻血制度的推廣，自1998年《中華人民共和國獻血法》實施以來，各地為鼓勵和調動社會公眾積極參與無償獻血，均制定了有關獻血者免費用血的政策。青海省制定的免費用血政策為：自獻血當日起，獻血者本人五年內可享受獻血量的三倍量免費用血，五年至終生為等量用血；獻血者直系親屬憑借有效關系等證明五年內可享受等量免費用血。獻血檔案是對獻血者獻血日期、獻血量及參加獻血單位的直接資料，是實施上述政策基本依據，是保證無償獻血工作順利開展的堅實基礎。規范化檔案管理是衡量采供血管理工作水平的重要標準之一。血站電子化檔案信息建設可以有效為管理者提供預測、決策、分析等重要的原始依據，為臨床輸血、篩查、醫學統計等提供有價值的資料，尤其對公共衛生等領域有非常重要的意義。檔案的收集是否齊全完整，管理是否有章可循，歸檔是否科學有序已成為衡量采供血規范化管理的重要標準之一。血站檔案管理是解決輸血糾紛，確定醫療事故責任的法律依據。1998年《中華人民共和國獻血法》頒布實施，標志著我國無償獻血事業走上法制化軌道，隨著法律訴訟中舉證倒置的實施，以及輸血醫療糾紛案件的增多，采供血業務檔案必將成為分辨各方責任的重要依據。采供血的記錄，是在采供血操作過程中產生的真實原始記載，既可反映獻血者個人情況及其所獻血液的全部信息，又可提供每袋血液的經檢測證實為安全及保存、制備過程符合相關質量要求的證明，從采集到臨床使用過程的記錄，所以在涉及采供血活動的醫療糾紛中，采供血業務工作記錄就是證實自己嚴格依法執業，為采供血業務工作提供無過錯的證據。另外，當緊急用血時，通過查詢血站業務檔案可迅速找到血源信息，保證在最短時間內向臨床用血單位提供優質服務，從而贏得寶貴的搶救時間。還可通過查閱獻血者的原始資料，對其進行獻血后的跟蹤服務和后續回訪護理，保證獻血者一旦出現偶發的延遲獻血反應時血站工作人員能迅速獲取獻血者的詳細資料，并給予及時、正確以及全面的護理服務，從而保證獻血者的安全。同時，當血液庫存量偏低或偏型時，可根據獻血者留下的信息實施有效的招募工作。
二、血站電子化檔案信息建設現狀調查
本文作者根據青海省血液中心檔案管理的特點，自制了涵蓋檔案基礎建設、檔案管理人員素質、專題培訓、檔案相關管理制度及目前對檔案的開發利用等方面內容的調查表，通過在對基層血站進行督導檢查時的實地走訪調查及和血站負責人的溝通了解，收集了青海省血液中心和青海省八個基層血站（海東血站、海西血站、海北血站、海南血站、黃南血站、格爾木血站、果洛血站及玉樹血站）檔案管理的現狀。
（一）基礎建設
目前，青海省血液中心及下屬八個基層血站均設有專設的檔案室，一般都在一個科室設立；省血液中心為綜合檔案室，檔案包括業務檔案、行政檔案、財務檔案及基建檔案等，下屬血站以業務檔案室為主，業務、行政、財務等檔案均未建立或相關科室負責保管；省血液中心為檔案室配備了計算機、檔案裝訂儀器等設備。
（二）檔案管理人員及專題培訓
省血液中心及八個血站的檔案管理員均由血站工作人員兼職，截止目前，還沒有引進檔案專業人員負責檔案的管理工作；44%的檔案管理人員參加過檔案管理的相應培訓，基層血站人員主要參加本州縣檔案局專題培訓，由于條件限制，一般只參加過一次，甚至部分血站檔案管理人員未能參加專業培訓，省血液中心通過“外送培養”的方式，目前有高級、中級及初級檔案館員各一名，并且，省血液中心每年會組織全體職工進行1―2次檔案管理的專題培訓。
（三）制度建設
經調查，青海省包括血液中心在內的九個血站78%建立了檔案管理相應制度，如檔案交接制度、檔案查閱制度、檔案借閱制度、檔案復制制度及檔案保密制度等，其中省血液中心將檔案管理作為專題寫入中心質量體系文件，中心所有檔案事宜均需遵照質量體系文件進行管理。包括省血液中心在內的九個血站，33%的檔案管理人員熟知檔案管理制度，在交接制度執行的過程中，嚴格遵照“為中心質量負責”的原則，進行嚴格審核，對于達不到檔案管理要求的檔案退回相關科室，進行進一步整改，高標準、嚴要求對待中心檔案管理工作，67%的血站檔案管理人員統一在檔案室對檔案進行集中保管，并未進行嚴格的審核。
（四）檔案的電子化進程及開發利用
目前，包括省血液中心在內的九個血站，78%的血站只保存紙質檔案，22%的在保存紙質檔案的基礎上，進行了電子版檔案的保存，但由于電子信息技術未能達到先進水平，電子檔案的保存僅為部分科室，并不能做到所有檔案均進行電子版備份。
三、血站電子化檔案信息建設滯后性原因分析
由于全國血站建立時間較醫院晚，加之青海省血站成立時間較全國更晚，因此，青海省血站還處于摸索發展階段，各項業務正在逐步開展，檔案的管理起步相對更晚，因此發展突出了起點低、發展緩慢的特點。由于編制的限制，各血站普遍存在人員緊張的現象，因此各血站都缺乏檔案專業技術人才，目前檔案管理人員均由血站工作人員兼職，工作人員重視專業操作，忽視記錄的及時完整，對記錄具有的法律效力缺乏認識，對自己在采供血業務工作中應該承擔的責任和未履行職責所面臨的處罰認識不清，缺乏規范記錄和自我保護意識，同時，由血站組織的檔案專題培訓較少，檔案管理人員并沒有更多的機會加強檔案專業知識的提升和能力的建設，因此也阻礙了檔案規范化管理的進程。歸檔管理制度及體系不健全。多數血站的記錄檔案由業務或者行政人員兼管，由于缺乏檔案管理的專業知識，所以在歸檔時很難準確的整理立卷，影響記錄的完整性、準確性。血站業務工作的特殊性決定了血站工作記錄的獨特性，由于國家行政尚無統一的規范標準，使血站對記錄的范圍、書寫、質控、收集整理、歸檔等工作很難做到電子化建設的規范化和標準化。青海省由于其地域因素及經濟發展因素影響，普遍發展落后于全國其他地區。計算機電子化發展水平很大程度上受整體發展水平影響，并不先進，這一定程度上造成血站電子化檔案信息建設的滯后性。
四、加強血站電子化檔案信息建設的對策與建議
一是加強檔案的統一集中管理。檔案的集中統一管理是維護檔案的完整、準確、系統和安全的有力保障，是充分發揮檔案整體效益的根本保證，是擴大檔案利用幅面，實現檔案信息有效利用和資源共享的有效途徑。
二是強化檔案管理人員的綜合素質。在工作實踐中加強對兼職檔案員的培訓，定期進行業務指導和監督，組織學習檔案管理工作的基本知識和要求，掌握業務檔案的收集、整理、歸檔的集體操作程序和步驟，使檔案人員的業務素質得到提高。加強檔案宣傳工作的力度。檔案管理工作者應通過典型事例宣傳等形式，大力宣傳原始檔案在法律上的證據意義和檔案管理工作的必要性，提高血站工作人員對檔案價值的充分認識，自覺參與檔案管理工作，從而促進血站整體檔案管理意識的形成和提高。
三是加強質量意識教育，規范書寫要求。加強質量意識教育，把獻血資料書寫的規范化要求作為血站的大事來抓，讓職工明確獻血資料不僅是獻血信息查詢，血液質量追溯和數據統計的依據，而且可能面臨的輸血糾紛中擔負著舉證倒置的責任，從而提到自我保護意識的高度來認識。
四是建立健全檔案管理制度。檔案管理制度是開展檔案工作的行為準則和依據。檔案部門應建立健全符合本部門實際并與之相適應的管理制度，對檔案的歸檔流程、時限和各部門的職責，應予以明確，從而確保從檔案立卷歸檔到保管統計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲處罰等每個環節都做到有章可循、有案可查，實現檔案管理的規范化。
五是建立檔案工作管理網絡。建立有效的血站檔案管理網絡，成立檔案管理領導小組，制定一系列管理制度和措施；強調業務檔案管理在采供血工作中的重要性，對各部門、各科室提出明確的要求，形成人人重視，齊抓共管，保證了業務檔案的完整歸檔，安全管理，有效地提供利用。兩套資料同步收集，加快軟件電子進程。實現檔案管理的現代化，充分發揮計算機在管理中的作用，并開發與引進先進的計算機管理軟件。同時對獻血資料實行“兩套制度”管理，即軟件資料備份與紙質資料立卷歸檔同步進行，嚴格按衛生部《血站基本標準》及科技檔案的管理要求執行，既方便查閱，又便于長期保存備查。
六是增強服務意識，做好檔案的開發利用工作，提高檔案工作效益。檔案管理工作的最終目的在于檔案信息資源的開發利用。只有將檔案信息提供給各方面利用時，才能使各部門在實踐中充分認識到檔案對其工作所起到的作用，從而更進一步地了解檔案真正的價值所在，增強利用者的檔案意識，這就要求：首先要增強服務意識，由封閉式管理向開放式管理轉變，由被動管理向主動管理轉變。其次要制定服務措施，提高服務功能，為檔案信息資源利用者提供最方便最快捷的信息服務。
五、結語
血站電子化檔案管理的先進程度反映出血站綜合管理水平的高低，同時也影響著檔案的開發利用、科研研究的水平，因此，血站檔案的規范化管理對血站的長足發展有著深遠的影響，加快青海省血站檔案規范化管理迫在眉睫。采供血檔案的規范化管理，對于采供血工作機構在涉血醫療糾紛中有著重要的證據意義，在提高采供血工作質量和社會效益、促進采供血工作的可持續發展中起著不可估量的作用。加強采供血檔案的規范化管理不僅是時展的需要，更是檔案管理人員的職責所在。
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