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【摘要】血站業務檔案對于采供血工作意義重大，如何發揮其原始憑證的作用，保證采供血工作具有可追溯性，是血站業務檔案管理工作的重要內容。本文就業務檔案管理程序的內容進行探討，以期其在采供血工作中發揮最大的作用。
【關鍵詞】血站；業務檔案；管理程序
隨著采供血事業不斷發展，血站業務檔案量逐年增加，作為采供血工作的原始憑證，業務檔案意義重大。為保證歸檔材料的完整、準確與安全，充分發揮檔案在質量管理、質量控制和科研工作中的作用，保證其具有可追溯性，《血站質量管理規范》第11條款明確規定：“應建立、實施記錄管理程序和檔案管理程序，記錄并保存采供血過程所產生的結果和數據，使其具有可追溯性，以證實質量體系有效運行并滿足特定的質量標準。”要求各血站制定《檔案管理程序》，用于歸檔文件的管理。本文就《檔案管理程序》的建立，在內容上進行探討。
一、明確職責
職責的劃分有利于明確各部門在檔案管理方面的相應工作，避免出現因職責不清或交叉而影響記錄管理工作。1.質量負責人負責文件和記錄借閱、復制、銷毀的批準。2.質量管理科負責文件和記錄借閱、復制、銷毀的審核。3.檔案管理員負責歸檔材料的接收、裝訂、打號、歸檔、保存、檢索、借閱和銷毀。4.相關科室負責歸檔材料的收集、整理、移交工作，保障檔案材料移交前的完整性、準確性和安全性。
二、確定收集范圍
收集是歸檔工作的起點，是積累檔案的主要渠道。通過收集這一手段將分散在個人手中的與采供血工作相關的質量體系內容記錄進行集中，從而使其具有的保存價值得到發揮。血站業務檔案的收集包括質量體系文件正本、質量管理體系所覆蓋的各科室受控記錄（從獻血者篩選、登記到血液采集、檢測、制備、存儲、發放和運輸的整個過程，保證其可追溯性。血液檢測記錄至少包括標本登記、處理、保存、銷毀記錄，試劑管理及使用記錄，檢測過程和結果的原始記錄與分析記錄，質量控制記錄，設備運行、維護和校驗記錄，實驗室安全記錄，醫療廢物處理記錄等）及電子文件的備份光盤、個人技術檔案。
三、明確移交要求
1.采血、檢驗、發血原始記錄每月歸檔一次，其他記錄視科室具體情況酌移交日期但不得延至次年。保存一年的記錄在科室放滿一年后交由檔案室統一銷毀。2.歸檔記錄移交時填寫移交清單。3.非紙質文件記錄，對于管理系統的備份光盤應刻錄2份，一份留存檔案室，另一份由檔案室異地存檔保存；年度文件集中評審前后或質量體系文件批量修訂后，刻錄質量體系文件電子版移交檔案室留存。
四、明確歸檔整理要求
整理是業務檔案工作的核心部分，是確保檔案工作規范有序的重要工作，從而實現檔案實體排列有序化、條理化。文件歸檔前要齊全、完整，無漏填、漏簽處，字跡清晰，已破損的文件應予以修整，字跡模糊或易褪變的文件應予以復制。歸檔文件的整理單位以“件”為單位進行整理，同一年度、同一保管期限的可以整理成一件，同一年度的按產生時間順序依次排列。
五、明確裝訂要求
1.保存10年以上的記錄采用三孔一線的裝訂方式，裝訂時卸除金屬物，保存5年的質量記錄不限裝訂方式可以不卸除金屬物。2.為了標記記錄頁數，以“件”為單位，在文件右側空白處用打號機打上文件的頁號，空白頁不打號。
六、明確裝盒要求
1.不同科室形成的檔案文件不得放入一盒。2.不同形成年度的檔案不得放入一盒。3.不同保管期限的檔案文件不得放入一盒。4.按文件形成先后順序或文件排列順序依次裝盒，一盒裝滿后，順次裝入下一盒。
七、明確備考表填寫要求
1.“卷內文件說明”填寫內容包括文件收集齊全、完整程度，文件修改、補充、移出、銷毀等情況。2.整理人、檢查人簽字，以明確責任。3.日期填寫整理完畢的日期。4.檔案文件裝盒后用鉛筆在盒上面標明文件名稱、日期、保管期限。
八、明確檔案保管要求
檔案的保管工作包括日常維護、實施保護性措施、修復等，是維護檔案的完整與安全，最大限度延長檔案壽命的基本環節。檔案室應保持整潔、空氣流通、專室專用，并做好防盜、防火、防潮、防鼠、防蟲等工作。檔案柜應實行按類排架，有統一的標簽，并注明門類、年度、案卷起止號等，以便檢索。檔案員應定期檢查檔案保管情況，如發現有褪色、破損等現象，及時進行修補和復制。
九、明確檔案利用要求
文件、記錄歸檔后，對其的利用直接體現檔案工作的目的。利用主要通過借閱或復制的形式，將檔案提供給所需部門，從而發揮檔案的價值。這就需要有專門的制度來規范借閱和復制，例如要求各種記錄應便于檢索，應遵守記錄的保密原則，不得擅自借閱或復制。需要借閱或復制時，須經專人審核批準。借閱或復制的內容由檔案室登記備案，且不得將其拿出檔案室等。
十、明確檔案銷毀要求
根據各個記錄保存年限的要求，業務檔案達到保存年限也應盡可能長地超過保管期限后再銷毀。銷毀前，由存放部門負責登記，并需專門人員對其是否延期保存進行評審。無延期保存價值的記錄檔案，須按職責要求經專人分別審核、批準后在檔案室監督下銷毀。
【參考文獻】
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[3]劉孟春,竇茉莉.焦作市中心血站檔案管理概述[J].中外健康文摘,2011,12(48):387.
作者:張碩 單位:錦州市中心血站