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檔案管理及制度范文1
1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務 報表、財務計劃 、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料 。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。
2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。
3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。
4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。
6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。
8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。
9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。
10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。
11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
檔案管理及制度范文2
1概念與作用
衛生監督檔案或稱衛生管理資料檔案，是論述和反映單位在管理活動過程中，通過衛生管理人員及領導層開展衛生管理活動所形成的文字和文件材料，是衛生監督單位開展衛生管理工作的真實記錄，經過衛生管理人員的收集、整理，并按照歸檔制度進行歸檔，反映了單位在衛生管理工作的活動歷程，不僅具有現實的使用價值，還具有長期衛生監督管理工作查考和歷史憑證等作用。
2衛生管理制度
監督單位的衛生管理工作主要體現在衛生監督管理制度的制訂和落實，還包括組織管理機構與衛生監督管理人員的設置、職工健康檢查和衛生監督知識培訓等方面資料。根據其管理的全部內容及項目，確定資料歸入衛生監督檔案。而建立完善的衛生管理制度是單位落實上級布置任務的基本前提，不同類型和規模的監督單位，應制訂相應的衛生監督管理制度;除此之外還包括黨務管理制度、行政管理制度、人事管理制度、效能建設制度、稽查工作制度、安全管理制度、后勤管理制度、信息管理制度、科研管理制度等。對外則應包括:衛生檢查、獎罰等制度與預防食物中毒衛生管理制度、生產車間衛生制度、產品檢驗制度與產品留樣制度、設備清洗消毒制度、檢驗室工作制度、衛生管理人員監管制度、衛生檔案的整理歸檔及其他相關的衛生管理制度。
3管理辦法的規定
本局在制定管理制度的同時也制訂了衛生監督管理辦法，主要參考了國家檔案法的規定，各個科室都有了檔案管理的分工。整理衛生檔案一般按如下要求進行整理后歸檔:
(1)按照不同的內容分類，如制度類、文件類、證件類、衛生監督、監測類、索證類等進行歸檔。
(2)按照時間順序分類，將每年的資料按時間先后順序分類歸檔。
(3)各類衛生檔案應保存3年備查，并根據其重要程度和上級要求，有的資料保存的時間還要更長些。有的要求保存達10～30年。
(4)衛生監督檔案整理工作，需要衛生管理人員按照一定的原則和方法，對衛生管理的資料進行系統的整理，并通過編目將其內容與成份揭示出來。
(5)要建立健全文件材料歸檔制度，把文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入各項工作標準、工作程序及各科室和人員的崗位職責，作為考核的重要內容。還要注意衛生監督信息的審核［1］。
(6)在各項工作活動中形成的文件材料，要按規定在第二年初將應歸檔的文件材料進行系統整理，由科室負責人審定后歸檔。專項工作如衛生監督檢查、公共衛生突發事件、衛生質量抽檢、專題調查、會議、培訓、宣傳等重要活動待結束或告一段落時，及時做出總結，及時歸檔。
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第二條普查工作檔案是指經國務院批準、由國家統計部門承辦的各項普查工作過程中形成的、具有保存價值的文件材料，包括各種文字、圖表、聲像及實物憑證等形式的歷史記錄。
第三條各級普查機構和有關個人都有保護普查工作檔案的義務。凡規定歸檔的文件材料，必須按照規定集中統一管理，任何人不得據為己有。
第四條普查工作檔案的管理，由國家檔案行政管理部門監督、指導，國家統計局負責組織領導，實行分級管理；普查機構負責收集歸檔。省以下各級統計機關和普查機構在普查工作檔案業務上受上級統計機關和同級檔案行政管理部門的監督和指導。
第五條普查文件材料歸檔范圍
（一）文件類
1.各類黨政機關有關普查工作的命令、決定及批復；各級黨政領導同志的重要講話、題詞；
2.各級普查機構的請示、報告、通知、工作計劃、簡報、會議文件、會議記錄、匯報提綱、總結；
3.普查辦法、普查方案、普查細則及重要的修改稿；
4.普查公報；
5.各級普查機構設置、人事任免、工作人員名冊、先進集體和先進人員名單；
6.接待外賓的日程安排、談話記錄及出國考察報告；
7.普查文件匯編。
（二）資料、表冊類
1.普查登記表樣表、手工匯總表、機器匯總表、普查匯總資料（含計算機軟盤、光盤等為載體的電子文件材料），填表說明及計算機應用程序軟件等；
2.行政區劃代碼本，地址編碼本；
3.普查員、普查指導員、編碼員、錄入人員的培訓教材；
4.內部編印和公開出版的普查資料、普查分析報告及匯編；
5.普查宣傳材料、宣傳畫和報紙雜志發表的有關社論、評論和報道等。
（三）音像、實物類
1.普查工作中及普查會議的照片、錄音帶、錄象帶，電影片、電視片、幻燈片及整理匯編的像冊、畫冊；
2.有紀念意義的憑證性實物，包括普查標志、調查證件、證書、獎章、紀念品、首日封、紀念郵票、資料袋、軟包裝袋，普查機構印章等；
（四）普查工作的其它重要相關材料
第六條普查文件材料歸檔要求
（一）各級普查機構制發的文件材料（含正本、定稿）須將原件歸檔。
（二）翻譯為少數民族文字的普查文件材料應將原文及正文一同歸檔。
（三）普查文件材料應一式兩套歸檔，其中含原件的一套移交同級國家檔案館，另一套存同級統計部門。
（四）凡應歸檔的文件材料須保證齊全完整，做到不漏、不缺、不損。
（五）歸檔的文件材料應參照《普查工作檔案保管期限表》（見附件）和有關檔案的歸檔整理要求，劃分保管期限，統一整理歸檔并編制目錄（附軟盤），做到規范整潔；照片、聲像材料、電子文件材料應按檔案行政管理部門制發的規定和標準整理歸檔；實物憑證應造冊并填寫說明。
第七條原始普查登記表的歸檔范圍、要求和保管期限，在普查開始時，由國家普查領導機構與國家統計局、國家檔案局協商作出具體規定，由各級普查機構組織實施。
第八條地（市）、縣普查機構在普查工作結束后后四個月內，將歸檔整理完畢的普查工作檔案向同級統計機構檔案部門或同級國家檔案館移交；中央和?。▍^、市）普查辦公室應在普查工作結束后一年內，將普查工作檔案向同級統計局檔案部門移交，移交時由同級統計局檔案部門按照本規定第五條、第六條的要求檢查驗收，并辦理移交手續。
各級統計機關檔案部門應按有關規定，將到進館年限的普查工作檔案，向同級國家檔案館移交。
第九條各級人民政府的普查領導機構自普查開始，應建立普查工作檔案管理制度，明確檔案管理領導責任，指定專人負責普查工作檔案的收集、整理、歸檔工作，并進行必要的培訓。
第十條各級人民政府的普查領導機構應建立與普查工作檔案需要相適應的專項經費，用于普查工作檔案的整理以及購置必要設施等所需開支。
第十一條普查工作檔案管理有關機構和個人必須按照《中華人民共和國統計法》的規定，加強對普查工作檔案的保密管理。屬于國家秘密的普查資料，必須保密；屬于私人、家庭的單項調查資料，非經本人同意不得泄露；屬于調查對象的商業秘密嚴禁對外提供。
第十二條凡違反本規定搞成普查工作檔案丟失、損壞，或不按規定歸檔、造成檔案損失者，或泄露普查工作檔案秘密者，按照有關法規查處。
第十三條經國務院批準，由國務院其他部門組織或承辦的普查以及國家統計局組織進行的跨年度的各項重大統計調查（如全國1%人口抽樣調查、全國投入產出調查及其他一次性調查等），其形成檔案的管理參照本規定執行。
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關鍵詞：制度化 基層檔案 管理 環境 對策
一、有利于對基層檔案實施制度化管理的環境條件
（一）法制環境不斷完善
近幾年，我國逐漸為檔案管理建立起一套比較完善的法規體系。其中最早制定的是《檔案法》，隨后又制定了5部檔案相關的行政法規以及50部國務院部門的檔案規章，并且各個地方也逐漸了地方性的檔案法規。作為法規體系中重要的組成部分，這些法律法規對以制度化推進檔案管理提出了新的要求。例如，《檔案法》提出機關團體或者企事業單位內的檔案機構應建立健全的管理制度來開展檔案管理工作?！稒n案法實施辦法》提出縣級以上的地方政府應當為管轄范圍內的檔案事業制定相應的發展計劃以及為檔案工作制定規章制度。機關團體以及企事業單位內的檔案機構應嚴格執行國家的相關法律法規與方針政策，對本單位內檔案工作的規章制度加以完善。檔案相關的法律法規逐漸完善給基層檔案的制度化管理工作創造了有利的環境。
（二）工作標準有規可依
近年來，國家的檔案局逐漸制定并出臺了40多個工作規范，包括《檔案工作基本術語》《檔案著錄規則》《檔案編制規則》等等。與檔案工作相關的國家標準也有10多個，包括《文書檔案案卷格式》《檔案分類標引規則》以及《文書檔案案卷格式》等等。另外地方也制定了很多檔案的工作規范與工作標準，為開展檔案工作提供了科學的依據。例如，《電子文件歸檔與管理規范》《文書類電子文件數據方案》以及《公務電子郵件歸檔與管理規則》等規范和標準對如何接收和管理電子文件進行了明確。
（三）制度管理達成共識
隨著我國法治進程的不斷推進，實施制度化管理逐漸成為全體社會公民的愿望。以制度化推進基層檔案管理工作有利于發揮出基層檔案的整體優勢，避免由于檔案人員在能力與個性上的差異而對檔案管理的工作質量產生影響。制定完善的規章制度可以讓檔案人員明確自身的職責，認認真真的完成自己的本職工作，推動基層檔案事業更好發展。
二、以制度化推進基層檔案管理工作的對策
（一）建立健全的制度體系
要以制度化來推動基層檔案管理工作更好發展，就需要建立一套科學合理的規章制度，并將其傳達到各個基層單位，讓基層單位嚴格按照規章制度中的要求來對單位內的管理制度進行完善。這些制度應包括以下幾方面：
1.關于檔案資源的制度：（1）文件材料歸檔的制度。該制度主要用于明確文件的歸檔范圍以及保管期限，讓檔案的形成者與收集者可以有所參照，這是核心制度。（2）下屬機構繳送和備案檔案目錄的制度。該制度主要用于監督與指導所屬機構內檔案資源的建設工作。（3）重大活動的檔案管理相關制度及照片聲像的檔案管理相關制度等，主要用于管理專項的檔案資源。
2.關于檔案利用的制度：（1）檔案統計相關制度。將檔案的保管、進出以及利用等多方面情況統計起來以供檔案單位全面了解和掌握，為開展科學管理提供保障。（2）借閱制度。結合檔案的機密等級來確定其具體的利用范圍與審批手續。（3）檔案開發與利用的規章制度。該制度主要用于保障檔案得以合理利用。
3.關于檔案安全的制度：（1）檔案的安全防范與應急處置相關制度。人防、技防以及物防是安全防范相關制度的主要方面，應急處置相關制度的使用必須以簡捷為主。（2）檔案的保密管理相關制度。對于的信息系統，應做好保密管理工作，防止在傳輸的過程中導致檔案泄露。（3）檔案的異地備份相關制度。對于重要的電子檔案可以采取異地或異質備份的保管方式，確保重要檔案的安全。（4）鑒定銷毀相關制度。根據規定來建立鑒定與銷毀小組，對超過保管期的部分檔案進行定期鑒定，并將銷毀的檔案登記下來。
（二）強化配套工作，嚴格執行制度
1.加強制度的動態管理。各基層單位應當具有前瞻性和創新意識，在建立相關制度時保留一定的空間用于日后的修訂和完善，并加以創新。在將制度落于實處的過程中，應時刻關注檔案工作的環境變化與發展動態，以便及時修改和調整制度的內容。
2.建立完善的考核制度。通過考核可以全面了解規章制度的優缺點以及落實情況。建立相關制度有利于保障考核工作的規范化，考核指標的客觀化。各基層單位應嚴格開展考核工作，不能流于形式，并建立相關檔案來為考核工作提供依據。
3.嚴格實施問責制度?！稒n案違法違紀行為處分規定》中提出，對于工作中不負責任和沒有嚴格遵守工作制度來使得檔案被損毀或丟失的；對于應未建立檔案的安全管理相關制度來使得檔案出F安全事故的一些行為應當嚴厲追究責任，提高制度的約束力。
（三）做好宣傳、引導與保障工作
對基層檔案實施制度化管理需要得到領導的重視，發揮領導的帶頭作用。檔案部門應定期將工作情況上報給領導，讓領導全面深入的了解檔案工作，消除某些領導對檔案工作的偏見，充分認識到開展檔案收集、整理以及保管等多項工作的積極意義，了解到開發和利用檔案對促進整體工作發展的重要作用，從而對基層檔案管理提高重視。
加強人才隊伍的建設對推動基層檔案的制度化管理具有一定的積極意義?；鶎訂挝粦獙n案的管理人員加強培訓，讓他們掌握豐富的檔案管理相關知識和技能，學會對現代化的管理技術與手段進行靈活運用，從而提高他們的管理水平?；鶎訂挝贿€應制定嚴格的招聘制度，挑選出高素質的人員來為管理隊伍注入新的活力。
三、結語
綜上所述，對基層檔案實施制度化管理是需要長期堅持的、復雜的工程。一方面，需要建立起完善的法規體系；另一方面，需要相關部門的大力配合，嚴格執行法律法規，認真開展管理工作，充分發揮出制度的積極作用，以促進基層檔案管理工作進一步發展。
參考文獻：
[1]規范化管理評估推動貴州省城建檔案工作邁上新臺階[J].城建檔案，2012，（04）.
檔案管理及制度范文5
第二條本準則所稱審計檔案，是指審計機關在項目審計或者專項審計調查活動中直接形成的，具有保存價值的以紙質，磁質、光盤和其他介質形式存在的歷史記錄。
審計檔案是國家檔案的重要組成部分．
第三條本準則所稱審計檔案工作，是指審計機關建立審計檔案并進行收集、整理、保管、利用，編研、統計、鑒定和移交的活動。
第四條審計檔案工作實行統一領導、分級管理的原則。審計署主管全國的審計檔案工作，同時接受國家檔案行政管理部門的監督和指導；地方各級審計機關的審計檔案工作，接受上一級審計機關和同級檔案行政管理部門的監督和指導。
第五條審計機關應當設立檔案管理機構或者配備專職(兼職)檔案工作人員負責本單位的審計檔案工作。
第六條審計機關檔案管理機構和檔案工作人員的職責是：
(一)貫徹執行國家檔案工作法律、法規，擬定審計檔案工作規章制度；
(二)對本機關各部門審計文件材料的立卷和歸檔工作進行監督和指導；
(三)按照國家有關規定，做好審計檔案的收集、整理、保管、利用、編研和統計工作；
(四)定期對本機關庫存審計檔案進行鑒定，如期移交應由同級檔案館保管的審計檔案；
(五)監督和指導下級審計機關的審計檔案工作；
(六)開展審計檔案工作的檢查、總結、培訓、研究等活動。
第七條審計檔案的建立實行審計組負責制。
第八條應歸入項目審計檔案的文件材料是：
(一)立項性文件材料，如審計通知書、審計實施方案；
(二)證明性文件材料，如審計證據(含承諾書)、審計工作底稿；
(三)結論性文件材料，如審計報告、審定審計報告的會議紀要，審計報告征求意見書、復核意見書、審計意見書、審計決定書、審計建議書、移送處理書、審計處罰決定書、審計聽證告知書、審計文書送達回證；
(四)其他備查文件材料。
第九條審計文件材料按審計項目立卷，一個審計項目可立一個卷或者若干卷，不得將幾個審計項目合并立為一個卷。跨年度的審計項目，在項目審計終結的年度立卷。
第十條審計案卷內文件材料按結論性文件材料、證明性文件材料、立項性文件材料、其他備查文件材料四個單元進行排列。結論性文件材料，采用逆審計程序并結合文件材料的重要程度進行排列。
證明性文件材料，按與審計方案所列審計事項或者會計報表科目對應的順序排列。
立項性文件材料，按文件材料形成的時間順序，并結合文件材料的重要程度進行排列。
其他備查文件材料，按文件材料形成的時間順序，并結合文件材料的重要程度進行排列。
第十一條審計案卷內每份或者每組文件之間的排列規則是：
(一)正件在前，附件在后；
(二)定稿在前，修改稿在后；
(三)批復在前，請示在后；
(四)批示在前，報告在后；
(五)重要文件在前，次要文件在后；
(六)匯總性文件在前，基礎性文件在后。
第十二條審計組確定的立卷責任人應當及時收集審計項目的文件材料；審計終結后，立卷責任人對審計項目形成的全部文件材料按立卷方法和規則進行歸類整理，經審計組組長(或業務部門負責人)復查，并經檔案管理機構或者檔案工作人員檢查后，依照有關規定進行編目和裝訂。
第十三條審計復議案件的文件材料由復議機構按案件單獨立卷歸檔。
為了便于查找和利用，檔案管理機構應當將審計復議案件歸檔情況在被復議的審計項目案卷備考表中加以說明。
第十四條審計項目案卷的歸檔，應當以審計項目案卷為單位進行交接，歸檔時間不得遲于該審計項目結束后的次年4月底。
第十五條審計機關應當根據審計項目案卷的保存價值確定保管期限。
第十六條審計檔案在劃定保管期限的基礎上，應當采用“年度—組織機構—保管期限—審計類別”的方法排列和編目。審計案卷排列方法應當統一，前后保持一致，不可任意變動．
第十七條審計檔案的密級及其保密期限，按卷內文件的最高密級及其保密期限確定，由檔案工作人員按有關規定作出標識。
第十八條審計機關應當按照國家有關規定設置專用、堅固的審計檔案庫房，配備必要的設備，建立健全審計檔案保管制度，定期對審計檔案保管情況進行檢查，確保審計檔案的安全。
第十九條審計機關應當建立科學的管理制度，采取先進技術，編制適用的檢索工具和參考材料，加強審計檔案信息化管理，積極開展審計檔案的利用工作。
第二十條借閱審計檔案，僅限定在審計機關內部，審計機關以外的單位不得查閱，但有特殊情況需要查閱審計檔案或者要求出具審計檔案證明的，須經該審計機關主管領導批準。
第二十一條審計機關應當按照有關規定向檔案館移交審計檔案。
第二十二條審計機關應當及時對本機關和本地區的審計檔案收進，移出、保管、利用等情況進行統計與分析，并按規定向上一級審計機關和同級檔案行政管理部門報送審計檔案工作基本情況統計表。
第二十三條對損毀、丟失、涂改、偽造、出賣、轉賣、擅自提供審計檔案者或者因造成審計檔案損失的檔案工作人員，由主管部門對直接負責人和其他有關責任人依法給予行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。
檔案管理及制度范文6
一是完善了會計檔案的定義和范圍；
二是明確了會計電子檔案管理要求；
三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求；
四是進一步完善了會計檔案的鑒定銷毀程序；
五是明確了會計檔案出境的管理要求；
六是對會計檔案向單位檔案管理機構移交的時間做了更加靈活的規定；
七是對定期保管會計檔案保管期限作了調整，延長了憑證、賬簿和輔會計資料的保管期限。
下面對電子會計檔案的定義和范圍、電子會計檔案管理要求、會計檔案可僅以電子形式歸檔保存的管理要求、會計檔案的鑒定要求和銷毀程序5個方面的修訂進行說明。
提出電子會計檔案概念
新《辦法》第三條明確“通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的會計檔案”是電子會計檔案。本概念既參照了《電子檔案管理基本術語》（DA/T58-2014）中的電子檔案的概念，又不同于下定義，而是以范圍界定的方式確定了什么是電子會計檔案。在這個表述中，特別強調了電子會計檔案的原生性，即是通過計算機等設備形成的，以區別于將紙質會計檔案掃描形成的數字化副本。
提出會計電子n案管理要求
與原《辦法》相比，新《辦法》此次修訂最主要的內容就是電子會計檔案管理的要求，主要修訂要點如下：
一是明確了“單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案”，這與原《辦法》中“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案”的要求是截然不同，不用報備即可利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。
二是對電子會計檔案移交與接收提出了要求。要求電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定；特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。
電子會計檔案接收分為單位內部會計部門向檔案部門移交的接收和單位之間的移交接收。對于前者，要求“單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收”；對后者，要求“檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全”。
三是要求電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。
修訂會計檔案可僅以電子形式歸檔保存的管理要求
為確保電子會計檔案的真實、完整、可用、安全，對于電子會計資料僅以電子形式歸檔保存的方式，新《辦法》提出了如下要求：
一是形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；
二是使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；
三是使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系；
四是采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；
五是建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；
六是形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案；
七是電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名。
以上要求中：第一、七項規定是確保電子會計檔案的真實，第二、三、六項是確保電子會計檔案的準確、完整、可用，第四、五項規定是確保電子會計檔案的安全。單位內部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至六項規定；單位外部接收的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至七項規定。
修訂會計檔案定期鑒定程序
定期鑒定是檔案工作的一個重要環節，它是優化檔案資源，去除無利用檔案，確定檔案存銷的又一次鑒選。會計檔案也不例外。一般來說，各單位應對保管期滿的會計檔案進行鑒定，并根據鑒定結果采取相應的處置。原《辦法》規定了會計檔案銷毀的具體程序，要求“單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”，但未明確銷毀前的鑒定工作和有關責任，這在一定程度上將銷毀的最主要責任歸于單位負責人，致使大多數單位不敢銷毀會計檔案，那怕已到保管期限。大量已失去保存價值的會計檔案占據了儲存空間，造成了資源浪費。
根據新《辦法》要求，單位不僅“應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書“，而且“會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行”。參加人員至少應包括會計機構、審計機構、紀檢監察人員，必要時還應法律部門參加?！敖涜b定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀?！?/p>
由于各單位每年都會產生會計檔案，每年都有會計檔案保管期限到期，是否需要每年進行鑒定呢？ 這完全取決于企業的實際情況。如果每年到期檔案量不大且庫房空間充足，可幾年鑒定一次，如果每年到期會計檔案量比較大，且庫房空間有限，可每年開展一次鑒定工作。
會計檔案定期鑒定時為什么要會計機構、審計機構、紀檢監察人員參與呢？因為檔案部門不一定能全部掌握本單位哪些會計涉及未結清的債權債務和未了事項，這些只有會計機構、審計機構、紀檢監察機構人員共同參與才能全部掌握。設有法律部門的單位，還應請法律部門人員也參與會計檔案的定期鑒定工作。這都是避免將涉及未結清的債權債務和未了事項的會計檔案被銷毀的有效措施，是保護單位的合法權益和經濟利益的需求。
具體鑒定時，可先由檔案部門會同會計部門通過逐卷、逐份檔案閱讀的方法，提出初步的鑒定結論。鑒定時應考慮本辦法第十九條的要求。鑒定結論可以是銷毀或繼續保存期限。初步鑒定結論提出后，形成初步鑒定意見，然后召開鑒定小組或委員會會議，對初步鑒定意見進行討論審定，形成正式鑒定意見書。經鑒定可以銷毀的會計檔案，編制銷毀清冊。
修訂會計檔案銷毀程序
由于會計檔案包含較多的敏感信息，因此，會計檔案銷毀工作重點防止會計檔案信息外泄，因此新《辦法》首先要求對可以銷毀會計檔案，“單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容”。
為了防止錯誤銷毀會計檔案，新《辦法》還設置了銷毀前再次確認程序，要求“單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”。
監銷是保證銷毀工作按照規定程序和要求進行的一項制度安排。原《辦法》規定，“銷毀會計檔案時，應當由單位檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷”。
會計檔案銷毀屬于單位的內部管理事務，國家機關銷毀會計檔案再由財政部門、審計部門派員監銷，既增加了行政管理成本，也難以真正發揮監督作用。為此，新《辦法》刪除了財政部門、審計部門派員監銷的規定，同時進一步明確了單位內部組織監銷的有關要求，即“單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章?！?/p>
新《辦法》還規定，“電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷?！?/p>
