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檔案管理基礎與實務范文1
關鍵詞：檔案管理;項目化教學法;工程項目檔案
中圖分類號：G712 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）42-0166-02
一、項目化教學法的必要性
1.項目化教學法含義。“項目化教學法”是實施一個完整貫穿的項目（包含若干個子項目）的教學活動。課程的主要載體是教學項目，其核心是教師通過設計的課程項目，把課堂教學中的理論知識轉變為項目化的教學活動，傳統的教學方式轉變為以教師為主導、學生為主體的教學活動。學生在教師的指導下，去尋找得到項目結果的途徑，在完成項目的過程中，學習理論知識，鍛煉知識的方法與途徑，提高綜合應用能力，項目的最終成果能夠讓學生找到自我價值，充分發掘學生的創造潛能，提高學生解決實際問題的綜合能力。
2.項目化教學法的必要性?，F代職業教育的核心是滿足經濟社會對技術技能人才需求，而如何讓學生掌握技術，提升技能，同時又適應高等職業教育特色，是當今職業教育亟待解決的一個問題。在《檔案管理實務》這門文字性理論性較強的課程中更需要找到一個突破口，而項目化教學方法恰好解決這一難題，也就是把檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、檢索、編研、利用等這些枯燥的理論知識轉變為一個項目化的教學活動，學生在教師的指導下，完成項目，學習理論知識，鍛煉知識的方法與途徑，提高綜合應用能力，因此在本課程中實施項目化課程改革是很有必要的。
二、課程內容與崗位任務相結合
1.崗位分析。《檔案管理實務》課程的授課對象是高職高專道橋類專業的學生，根據畢業生在道路交通建設、養護、運營管理等企業中的部分初次就業崗位與主要工作做了大量調研，總結見表1：
通過分析表1，安全技術管理專業學生部分初次就業崗位為：安全員、資料員等，在這兩個崗位的中，主要工作任務都包括道路施工方面的檔案及資料的管理。
2.根據崗位工作任務確定課程項目與教學目標。通過分析學生的崗位工作任務，結合《檔案管理實務》課程內容，確定的貫穿項目為108國道（河北鎮―賈峪口段）復線工程項目檔案資料（以下簡稱108國道復線工程項目檔案資料）貫穿項目包含七個子項目，分別為：108國道復線工程項目檔案資料的收集歸檔、整理立卷、價值鑒定、保管、編研、利用、數據統計七個項目，這七個子項目分別對應著檔案管理的收集歸檔、整理立卷、價值鑒定、保管、編研、利用、數據統計能力點。
這里的“108國道復線工程”是一個虛擬的工程，學生借助網絡資源、計算機Word、Excel辦公軟件，運用檔案的收集、立卷、檔案、保管、檢索、編研、統計等工作方法、原理知識，完成這個虛擬的工程檔案資料，從而掌握道橋施工類檔案資料的管理能力。
3.子項目具體任務與崗位能力相結合。學生在完成子項目過程中，學習、鍛煉檔案的應用能力，提升學習成就感，子項目具體任務與所對應的崗位能力目標如下：
三、課程實施過程
1.第一堂課?！稒n案管理實務》項目化課程改革后，需要學生自己去完成108國道復線工程項目檔案資料這個貫穿項目，學生必定會對這個項目產生好奇與疑問，甚至部分同學存在覺得不可能完成的畏懼的心理，這反而起不到提高學生積極性的目的，因此在上第一堂課時，教師可以通過多媒體進行任務情境的導入，如：畢業后，你被分配到某道路施工公司做一名實習生，此時公司正在翻修108國道（河北鎮―賈峪口段）舊路，并新修復線工程。此時，施工項目的工程概況、設計依據、設計概要等前期的資料已經做好，作為公司的一名資料員，請你完成其他檔案資料。同時教師展示108國道河北鎮―賈峪口段）的地理線路、實際道路圖片，考慮到項目的難度，項目采取三至四人團隊完成，每個團隊負責項目檔案資料的一部分，如：第一小組負責“施工部署”部分，第二小組負責“主要工程項目的施工方案、施工方法及技術措施”部分，第三小組負責“質量保證措施”部分，第四小組負責“安全生產保證體系及措施”部分等。第一堂中教師還需要告知學生項目貫穿本課程的始終，強調每次課的重要性和連貫性，并告知學生課程的考核方式等。以便學生了解項目化課程改革后的課程形式與內容，便于安排課余時間的學習。
2.課程實施以學生為主導，提高學習興趣。《檔案管理實務》項目化課程改革與舊的過去注重書本知識的現狀相比，打破原有的講授為主“填鴨式”的教學模式，讓學生作為課堂的主角，教師作為學生完成項目的引領與輔導，學生通過自身的教學實踐活動，學習專業知識，提高團隊意識，提高溝通交流的能力;其次，在課程整體時間安排上選擇學生學習最后學期，在學生有一定的專業知識積累的基礎上，完成本課程的項目效果會更好，教師在布置子項目任務時，需要注重檔案管理的專業知識，弱化108國道復線工程項目檔案資料道橋方面的專業知識。
最后，建立過程中的子項目的評價體系，而不是以最終成果判定成績，以促進學生學習過程中的積極性。最終達到提升他們的成就感的同時，掌握專業實用技術，提升專業技能。
參考文獻：
[1]何屹.檔案管理實務[M].北京大學出版社，2010.
[2]戴式宏.職教院校整體課改[M].北京：清華大學出版社，2012.
檔案管理基礎與實務范文2
關鍵字：會計檔案；管理；問題；思考
中圖分類號： E232.5文獻標識碼： A
檔案是企業生產經營不可或缺的工具，真實、完整、準確地記錄著企業開展工作活動以來的原始情況。會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業資料，是檢查企業經濟活動的重要依據。會計檔案是由人類社會實踐活動中留存下來的歷史真跡，是一筆寶貴的歷史文化財富，對國家、企業、社會、個人都具有重要的利用價值。比如，當清查拖欠費用、固定資本、稅費、生產成本及訴訟等細節問題時，就可以發揮會計檔案作為經營管理的憑證支持和參考作用。
1、會計檔案管理中存在的問題
1檔案室簡陋、條件差、管理方式落后，領導不夠重視。會計檔案室設施不齊全、落后陳舊，檔案裝備不統一，辦公場所空間狹小，會計檔案都沒足夠的地方保存。檔案管理信息化進程緩慢，大多數企業未裝配檔案管理專業軟件和先進的檔案技術設備，原因是這些軟件使用起來雖然方便，但價格相對高，對使用人員的計算機知識要求也很高，所以現在的多數會計檔案不能快捷地搜索，而要通過人工去翻閱目錄查找，會計檔案的整理也采用手工方式，從而不能滿足檔案工作的需要。領導對會計檔案管理工作的認識存在誤區，認為會計檔案工作是保管資料、實物的事務性工作，不是企業的主要工作，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付上面的檢查和提供借閱、查檔就行了，忽視了在平時工作中對會計檔案的搜集整理和歸類工作，導致忽然想查找有利用意義的會計憑證、賬簿及報表等資料都找不著，這表明了對會計檔案管理工作缺乏細心了解，忽視會計檔案對個人、集體和企業利益的重要性，這種輕視會計檔案管理工作的思想已無法適應現在的檔案管理制度需求。
1.2移交會計檔案不及時、不完整、不嚴密。實務中存在有些財務人員未能在會計年度終了及時歸檔，而是按自己的時間整理歸檔會計檔案，從而導致一些會計資料的遺失或損毀。財務部對會計檔案移交工作不夠重視，領導把關不嚴。在會計檔案移交時，只移交電子形成的資料，而對于當年手中收集的所需歸檔資料隨處亂放，不作為移交的內容之一，容易導致在年度歸檔時缺少應歸檔的附件原始憑證，還有些企業在歸檔時，將合同、報告等單獨從憑證后抽出來裝訂，結果造成這些重要的合同與會計憑證無關聯性，查找起來也顯得特別困難，使會計檔案存在不完整，證據鏈缺失。會計檔案移交手續不嚴密，一些移交檔案的資料員或者檔案管理人員工作馬虎，隨便檢查，隨便清理，該簽字的不簽字，檔案人員對移交過來的會計檔案保管清冊沒認真核查，導致紙質檔案與電子檔案無法一致對應，從而忽視檔案移交工作的基本要求和程序。還有，財務資料員檔案意識淡薄，對會計檔案工作重視程度不夠，只注重本職工作，而在工作中形成的關鍵和重要資料卻不注意收集、整理和保管，導致檔案不完整，缺乏系統性和原始性。
1.3檔案管理人員和移交會計檔案的資料員對檔案管理意識不強以及業務素質不高。例如，財務資料員未正確區分會計檔案的保管期限，造成會計檔案管理混亂；有些財務人員對會計檔案的范疇理解不夠完整全面，在實務中沒把握好哪些屬于會計檔案，哪些屬于非會計檔。由于檔案人員時常更換，缺乏相對穩定性，而且檔案人員的業務技能不夠熟練，對檔案管理工作沒有精益求精和鉆研的精神。還有很多人認為檔案工作枯燥無味，是與外人隔絕、浪費青春的工作，從而很多人都不愿意從事此項工作。移交會計檔案的資料員覺得歸檔工作可以敷衍了事，檔案管理人員也這樣覺得的話，后續就會導致會計檔案的不真實和不完整；也有另外一種情形：會計檔案借出后，檔案管理人員不及時要求借閱人歸還，時間久了，造成會計檔案丟失或主要的附件丟失；在崗的專責人員一身多職，不會很重視檔案管理，沒有時間去理會計檔案，有時只是應付一下而已。
2、對會計檔案管理過程中存在的問題進行思考
2.1統一認識，加強領導，提高檔案管理重要性的意識，規范管理。各企業必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放，完整歸檔，嚴防毀損、散失和泄密。各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領導工作的日程中，使會計檔案管理走上法制化的軌道。領導還應加強對會計檔案設備的更新，完善檔案庫，推進會計檔案保管和利用的信息化體系建設。
2.2建立健全會計檔案管理的規章制度。必須將檔案管理工作納入日常化工作，促進會計檔案的規范化、有序化、合理化，明確要求、責任，制定檔案工作管理目標，并建立健全一套檔案管理制度，規范會計檔案的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序，使會計檔案管理工作有章可循，有據可依。
2.3提高會計工作人員和會計檔案管理工作人員的業務素質和職業道德素質。提高會計檔案的案卷質量，會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化、完整性、真實性整理的熟知、熟練程度決定了會計檔案案卷質量的高低。會計檔案管理工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備業務知識和職業道德素養。因此，各企業應加強對會計工作人員和會計檔案管理工作人員的培訓，樹立職業責任心和科學管理意識，強化會計檔案管理知識和操作技能作為會計工作人員和會計檔案管理工作人員崗前培訓的重要內容，從而提升會計檔案管理質量水平，對企業的穩健發展起到重要作用。
2.4不定期抽查檔案的保管情況。公司財務負責人或審計負責人應不定期對會計檔案進行抽查，包括會計檔案是否裝訂好，擺放整齊，按類別放好；檔案柜上貼的檔案清單是否與實質存放的會計檔案一致、完整，看有沒丟失憑證或賬簿，擺放是否有規律，是否按時間順序擺放，發現問題要當場指正并避免類似情況發生。
3、結語
總之，會計檔案的收集、征集、整理、保管、保護、鑒定與利用、制度建設都是不容忽視的。提高會計檔案重要性的認識程度，做好會計檔案的保管工作，使得企業規范化、科學化生產經營，記錄著企業真實完整的經濟活動。
參考文獻：［1］陳會改.基層國土所檔案管理存在問題與思考［J］.檔案與建設，2013（8）
［2］杜江華.檔案管理存在的問題和解決途徑［J］.時代報告：學術版，2013（1）
檔案管理基礎與實務范文3
[關鍵詞]檔案；現代化；管理；基礎工作
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.000
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）16-0-02
檔案管理現代化是推動檔案管理工作創新發展的客觀要求。隨著檔案事業的不斷發展，檔案的種類數量也在增加，給保管和利用帶來諸多方面的問題。同時利用者也對檔案工作提出了更高的要求，使信息技術現代化的管理模式能夠為其提供個性化服務。檔案現代化無疑是推動檔案管理工作快速發展的動力。信息技術和互聯網技術的快速發展，為檔案管理工作帶來了新的契機。建立計算機檔案管理系統是要做好檔案工作基礎，將收集、整理、著錄等一系列前期的檔案資源進行計算機數字化處理轉換，達到現代信息化檔案管理的技術要求。就目前而言仍有許多檔案管理部門（檔案館室），出現基礎工作做的不扎實、管理不規范現象，需要通過科學化、標準化管理，來適應檔案現代化管理的需要。
1 檔案管理基礎工作存在的問題
檔案基礎工作主要體現在檔案的收集、鑒定、整理、編目、編研、銷毀、保管、利用、統計與管理等方面，如果某一項做得不規范就會給檔案的管理工作帶來麻煩和不便，檔案基礎工作做的好壞與否直接影響檔案現代化的進程，筆者探究發現，目前檔案館室檔案現代化建設參差不齊、問題較多，只注重保管、應付，效率低下，影響了檔案事業的發展。
1.1 檔案的整理過程中分類不清鑒定不明
界定把握不準確，出現類別疊加現象。對檔案的鑒定管理工作把握不清，如保管期限的鑒定、檔案銷毀的鑒定、歸檔文種的確定等。檔案的分類甄別不清，是檔案管理工作實務中經常出現的問題，給檔案的檢索、利用帶來困難。
1.2 卷內索引目錄不完整，組卷、立檔不規范
缺少規范化的卷內案卷目錄要求，卷內文件目錄文字填寫表述不齊全，有的只有卷內目錄，沒有“卷內備考表”或者空缺檔案號章，不標頁碼或標注位置不規范。組卷、立檔文種、機構（問題）、責任者、時間等含混不清，檔案卷脊與卷內標引發生沖突，含糊不清、相互混淆，給檢索利用帶來不便。
1.3 檔案管理人員專業業務素質低
檔案管理人員素質的高低直接影響著檔案管理的質量，檔案基礎工作做的不好是檔案管理人員素質不夠高，表現在幾個方面：一是檔案工作人員缺乏較高的業務能力；二是缺乏掌握適應現代化信息技術發展技能要求；三是創新意識不強，管理意識停留在傳統模式上。
2 加強檔案基礎的有效措施
提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序。要求檔案管理收集、整理、鑒定、著錄保管等各個環節都要按照組織協調、統一規范的程序和科學的方法進行工作。按照《歸檔文件整理規則》為依據，有組織、有步驟地實施。檔案基礎工作，適應檔案現代化管理的要求，強化創新管理機制。
2.1 制訂完善的檔案管理標準化、規范化工作方案
檔案基礎要以《歸檔文件整理規則》為依據，標準化、規范化是實現檔案管理基礎工作夯實的重點。首先，檔案收集要完整齊全，從檔案的歷史沿革縱向角度看，要保持檔案連續性。從時間節點的角度看，要保持檔案的完整性。做到歸檔不遺漏、檔案不會缺失。這是檔案整理工作的前提準備工作。以天津電子信息職業技術學院學籍檔案為例，學籍的立檔要從其建校以來至今，歷屆畢業生在校期間學歷過程都要進行歸檔中，并保持學籍檔案種類收集齊全，歷屆所有學生不能出現空檔現象。這樣才能方便利用，精確查找，提高管理效率。其次，要特別注重電子文件的收集歸檔，要按照《電子文件歸檔與管理規范》要求來做，注意規范文件的存儲格式，不同文件要區別對待，做到不同格式的轉換，以確保電子文件的完整和數據的安全，這也是實現檔案管理現代化的基礎前提。
2.2 組卷建檔要規范
檔案的規范化是一項系統工作，包括卷內文件目錄的填寫、歸檔案卷號的確定、件號、頁碼、卷內備考表、機構問題及責任者等內容，其不能出現頁碼不清、標題不清、目錄不清的現象。要以《歸檔文件整理規則》為依據，實行規范化組卷、整理，同時立檔也要標準、規范，為利用信息化技術手段管理做好基礎性工作。
2.3 建立統一協調的組織工作機制
建立檔案統一協調的組織機制是對檔案有組織、有步驟地進行科學管理的有效機制，遵循國家有關檔案管理規定辦法，制定本館的規章制度、辦法，循序漸進科學組織、協調管理，不能因人而異。
2.4 提高檔案管理人員的業務技能素質
檔案管理人員的職業素質直接影響檔案管理的質量，加強檔案工作人員的素質尤為重要。在當今社會快速發展的今天，需要培養具備復合型專業技能的檔案管理人才，具備創新理念，能適應檔案事業發展的需要。管理人員要做到基礎業務扎實、技術能力強，能夠熟悉掌握現代信息技術，適應互聯網及“互聯網+”的發展需求，推進檔案事業的發展。
3 利用現代信息技術是實現檔案管理現代化的重要手段
檔案現代化管理中的基礎工作是實現檔案現代化的前提，利用現代化信息技術是推動檔案管理現代化的重要手段。隨著現代信息技術的快速發展，必將提高檔案現代管理的水平，由計算機管理向網絡技術、互聯網技術的延伸，并向著物聯網、云計算、大數據的拓展發展。這些現代技術工具為檔案的現代化管理打開了想象空間，如“智慧檔案館”的構建，“互聯網+”檔案的架構體系，都是檔案現代化創新的工具。
3.1 檔案現代化管理是檔案基礎工作的延伸
檔案現代化管理是檔案管理規劃化的工作過程，是創新發展的要求，是檔案基礎工作的延伸。隨著信息技術及互聯網技術的快速發展，檔案管理現代化程度將會越來越高，為此利用計算機互聯網、物聯網、云計算、大數據等現代信息技術是檔案現代化管理的重要保障。
3.2 發揮現代信息技術在檔案現代化管理中的重要作用
檔案的現代化管理夯實了檔案管理的基礎，如今人們的生活節奏越來越快，社會的參與度越來越高，對檔案的利用會越來越廣，希望用快捷、個性化的方式獲取對檔案的利用，現代化的管理手段正好適應了這一需求。為此加快檔案信息化、現代化管理，推進檔案基礎工作具有重要意義。
4 結 語
實現檔案現代化管理必須做好基礎性工作，檔案管理者要注重檔案基礎建設，運用計算機現代信息化技術手段，提高檔案檢索、查找的效率。在當代信息技術互聯網、物聯網、云計算、大數據快速發展之時，檔案管理要不斷創新，推動檔案事業的不斷發展。
主要參考文獻
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檔案管理基礎與實務范文4
檔案信息化是近年來研究的熱點問題，中職學校檔案信息化應以促進、完善學校信息化和提升檔案管理現代化水平為總目標，并堅持技術與管理并重、與學校信息化協調同步的原則，在學校各信息系統的開發與實現過程中，也應充分考慮檔案管理的要求。究其內容則主要有電子文件的歸檔、傳統載體檔案數字化、電子檔案的管理、檔案網絡化服務、檔案管理系統軟件等，知識貴在活用，而活用的過程不外乎“內隱知識外顯化與外顯知識的內隱化”之交互作用的歷程。因此知識若能加以靈活運用，則可精益求精、增進效能，由此可見知識管理之重要性。③
2中職學校檔案信息化建設與管理的重要性
在當代世界中有可供使用的大量信息，知識的類型亦相當繁多，尤其身處在信息時代，更是充斥著各式各類的知識，而哪些才是教育工作人員所需要的？能夠為教學過程帶來何種效益？如何使眾多知識有系統的呈現？如何搜集、精煉、儲存、分享、創造知識，管理這眾多知識，便是知識“管理”的目的。如何善用知識，將會是未來競爭的主要關鍵因素。人類的知識不斷被開發出來，而信息也將面臨“數據過剩，卻信息不足”的失調問題，教學資源的多樣化，使得教育工作者無法忽視知識管理的重要性。相信未來在科技上的進步，并不只在于信息的生產，更也不會是信息的傳播，最困難的問題將是在于如何減少和篩選信息。未來儲存信息的能力是相當可觀的，但是要如何從我們記憶中取出有用信息的能力確實相當貧乏。真正的知識管理，便是要做到取出每個人腦袋里所需要的信息，凡能藉由知識管理系統而不斷學習的組織單位，才能發揮知識的最大功能，帶來競爭優勢。④
3文檔一體化管理模式下中職學校檔案信息化建設的策略
3.1強化中職學校檔案信息化建設的意識
教育被視為一專業工作，于是乎需以專業知識為基礎，而教育專業知識是由教育研究、研習中學習而得，亦能由教師的實務經驗及省思所產生。教師所累積的教學實務經驗，往往是教師教學智慧的結晶，十分珍貴。但遺憾的是，學校方面往往忽略了教師長年所累積下來的專業知識，并伴隨著教師調動或是退休而消逝無蹤，無法有效的經驗傳承及保存；同樣地，教師本身亦往往不清楚自己所擁有的專業知識，而造成無法儲存、應用甚至分享，更不用說是創造新的知識。教師所擁有的教師專業知識乃是學校組織中的重要資產，然而，學校和教師對于知識管理的內涵，卻仍一知半解。
3.2加強對檔案人員信息技術應用能力的培訓
學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用現代化技術的技能，以適應檔案信息化的發展。⑤我們有必要將這些珍貴的知識或經驗須予以搜集、儲存并傳承分享，以至于其它教師得以透過這些珍貴知識而提升教學質量、活絡教學過程，“教師個人知識管理”便因此被孕育而生。對教師而言，知識管理是一種專業學習的過程，也是獲取專業知識的手段，再者將知識管理應用于教育的領域，早已成為近年來教育研究的主要議題。學校本身可視為是一個教師社群的結合，而教師知識更是學校的重要資產，更應珍惜并積極管理。若教師知識管理得宜，教師將不再只局限于自我的知識，可借助他人所分享的知識，達到教師專業成長的理想。教師個人專業理論有許多屬于內隱的、特殊的以及不斷建構、變動的特性，大體上是透過團體合作、自我省思、深度對話等活動而得。知識的生成變化是個體其內在個體經驗、意義結構在社會或特定文化脈絡之中，交互影響歷程中，不斷經由詮釋、反當、轉化的結果。因此，教師的知識管理策略，必需著重在整體的教師專業實踐歷程。⑥
3.3加大檔案現代化管理的投入
制約檔案現代化管理的因素有很多，如資金、人才等，但起主要決定因素的是領導者的現代化意識水平，應投入大量的精力關心和支持這一工作，沒有資金，應想方設法創造條件投入資金；沒有設備，應千方百計配置先進設備；沒有管理人才，應積極培養、選拔高素質的專業人才；把檔案現代化管理納入中職學校檔案管理工作計劃，列入中職學校檔案部門重要達標的內容進行考核。
4結論
檔案管理基礎與實務范文5
關鍵詞：信息技術企業管理人事檔案
中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2013）34-7936-03
人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。是企業選拔、任用、考核的主要依據。隨著我國人事管理制度改革不斷深化，對企業人事檔案管理工作也提出了更高要求，深化和提升人事檔案信息化管理，是目前企業人事檔案管理工作中急需考慮的問題，如何使用信息化手段管理人事檔案是當前企業人事檔案管理的重要任務。
1 企業人事檔案管理信息化的基本內容
企業人事檔案管理信息化的核心內容是計算機技術的應用，信息化的主要表現就是利用計算機來對人事檔案信息資源進行管理，因此企業人事檔案管理信息化的基本內容可以概括為以下幾個方面：
1）實現人事檔案信息的數字化
人事檔案信息的數字化是整個人事檔案管理信息化的基礎，其它一切環節都建立在此基礎之上。人事檔案數字化管理是人事檔案的管理由傳統介質檔案和紙質檔案管理為主向數字化人事檔案管理為主轉變。企業首先要做好室藏檔案的數字化進程，把以前形成的傳統檔案通過掃描、拍照等途徑轉化為數字文件，以便通過計算機直接利用。
2）實現檔案查借閱的網絡化
人事檔案服務由以往面對面服務為主轉變為以網絡服務為主。人事檔案信息化管理中，借閱者通過網絡提交借閱申請，經相關人員批準后，檔案管理人員通過網絡審核并借出。整個借閱過程，借閱者無須到檔案室聯系，方便借閱工作和開展，必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。
3）實現信息檢索的自動化
計算機檢索速度快，效率高，可實現多角度檢索的特點，是傳統檔案管理檢索工具所不具備的。尤其當檔案的數量較大時，傳統檢索工具的檢索效率遠遠低于計算機檢索。同時，計算機檢索還可以通過網絡實現。
2 人事檔案管理信息化設計
人事檔案信息化管理的實現，必須考慮到人事管理的實際問題。根據問題按照企業的具體情況，分析研究，找到切實可行的解決辦法。
2.1 功能設計
人事檔案管理系統從工作要求上要求具有人事檔案室基礎設施管理、人員信息管理、組織機構管理、人事檔案目錄管理、人事檔案的轉遞管理、人事檔案的查（借）閱管理、零散材料收集管理、檔案整理記錄、缺失材料登記管理、相關統計查詢管理等功能。
2.1.1人事檔案室基礎設施管理
包括基礎設施名稱、數量等。以便于對照標準核對及上級檢查工作
2.1.2人員信息管理
這里指人員的基本信息。主要包括姓名、個人身份（干部、工人）、性別、出生日期、身份證號、檔案編號、人員狀態（在職、退休、死亡）等。
2.1.3組織機構管理
組織機構管理根據企業具體情況設定。對于較大型企業尤其是具有二級甚至多級管理的企業，需要對組織機構進行分級別管理。對于一般的企業僅需具有部門管理即可，為了直觀和方便一般和公司人力資源管理系統一致。
2.1.4人事檔案目錄管理
目錄管理是人事檔案管理的主要內容。主要包括檔案材料類號、序號，形成材料時間、份數、頁數、備注等。這些信息的維護可以自動生成檔案目錄直接打印出來。
2.1.5人事檔案的轉遞管理
轉遞管理應包括轉遞類別（轉入、轉出）、轉遞日期、對方單位名稱、轉遞原因、轉遞編號、轉遞方式（專人、機要）、經辦人、檔案轉遞單的自動生成打印、回執日期、回執人等。
2.1.6人事檔案的查（借）閱管理
查（借）閱管理是做查（借）閱記錄。包括查（借）閱方式、日期、查（借）閱天數、查（借）閱人、查（借）閱原因、經辦人、批準人、歸還日期。系統還應具有查（借）閱到期自動提醒功能。
2.1.7零散材料收集管理
零散材料收集工作是做好檔案整理前的重要工作。主要內容可以與檔案目錄管理內容合并記錄。零散材料轉遞應具有專門記錄。
2.1.8檔案整理記錄及缺失材料登記管理
人事檔案應定期整理。在整理過程中檔案目錄可能會有所變化。整理記錄應當包括整理時間、整理人。同時應按照員工的實際情況確定缺失的材料名稱，以便于管理人員向相關部門收集。
2.1.9相關統計查詢管理
查詢功能包括人員查找、內容查找、模糊查找等各類查詢功能，統計功能包括檔案統計、人員數量和各類材料統計、轉遞、查（借）閱統計等功能。
2.1.10數據的導入導出管理
包括建立系統初期數據的遷移功能，日常維護的數據備份和數據恢復。
2.2 系統設計要求
2.2.1界面要友好、工作效率要高。
企業人事檔案管理系統必須有良好的界面，便于使用人員操作，各類功能能夠比較直觀的反映和標示，能夠是操作使用人員很快的掌握，減少企業培訓費用。在信息維護過程中，盡量使用代碼維護，增加智能化操作，減少信息錄入條數，解決部分人事檔案管理人員信息錄入較慢的問題，提高數據維護速度。盡量在界面上以菜單和按鈕形式完成人事檔案管理事物，使得煩瑣的事務只需點一下鼠標即可完成，降低錯誤率，同時提高工作效率。增加匯表工具提高數據的匯總的速度。
2.2.2兼容性要強、資源能共享
當前大部分企業建立了企業人事管理系統（HR-ERP），人事檔案管理系統要和前期開發的企業人事管理系統（HR-ERP）功能兼容。企業的組織機構和人員信息等關鍵詞段的兼容，使得“人檔匹配”、“機構同步”成為可能，匯表工具導出的數據以Ecxel、Access等格式保存，與辦公系統軟件兼容。同時，人事檔案在系統內部轉遞時，通過秘鑰文件，只有系統能夠自動解密，可以將人員信息直接加到轉入單位，避免了信息的重復錄入，達到資源的共享。同時也可以為雙方交接留下了電子依據。
2.2.3克服工作矛盾，增強工作連續性
人事檔案管理系統的建立，使企業人事檔案開始走向電子化管理，工作效率大大提高。但是，系統在實施過程中并不是一帆風順的，也存在著許多困難和矛盾，如國有企業遺留的許多問題并不是人事檔案管理系統在短時間內能夠解決的，有些電子操作流程和實際操作流程還有不一致情況，但只要能夠本著人事檔案管理要求和發展趨勢，結合現代計算機技術，沿著人事檔案管理的電子化（Electronic）、高效化（Efficiency）和全面化的方向發展，人事檔案管理一定會在企業人力資源管理中發揮重要作用。
3 企業檔案管理信息化必須解決的幾個問題
3.1 企業領導的高度重視和大力推動
領導的重視和支持是人事檔案管理的信息化建設的根本，領導的意識水平直接決定了是否會進行信息化以及信息化的深度和廣度。企業的領導者應該投入大量的精力關心和支持這一事業，在資金、設備、人才等方面予以適當的投入，并把檔案信息化管理納入本企業工作計劃和考核范圍。主管檔案工作的領導，要經常過問此項工作，了解檔案工作人事檔案管理現狀，提出人事檔案管理要求，指導人事檔案管理部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。
3.2 檔案管理人員的培訓教育
人事檔案人員素質的提升，是檔案管理信息化是不斷完善、優化的基礎。作為應用性很強的人事檔案管理工作，我們必須加強檔案人員的繼續教育，使他們掌握新知識、新技能。計算機技術的應用是人事檔案信息化管理的主要內容和核心。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，人事檔案管理者必須學會利用計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求每一個檔案管理者都必須及早適應電子信息技術革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則難以勝任計算機時代的檔案管理工作
3.3 確保傳統的管理方式向新的管理方式的順利轉變
任何管理方是的轉變不是一蹴而就的，必然會存在一個長期的過渡階段。在此過程中必須確保日常的檔案管理活動仍然能夠正常運轉，不能出現因為過渡影響檔案的保存和利用的問題，在一段時間內，可以采取信息化管理和手工管理雙軌制，即兩種管理方式在一定時間內同時存在，直到新的方式能正常運行。
3.4 安全問題
檔案管理的安全不僅包括了檔案管理系統軟、硬件自身的安全，還包括人事檔案信息傳播過程中信息的安全。前一種問題主要需要通過技術手段來解決，后一種安全問題不僅要靠技術手段，還要依靠完備的規章制度。通過技術手段的提高和規章制度的建設，并把兩者結合在一起，防止不被許可的人接觸到相關檔案信息，避免機密信息的泄漏。
參考文獻：
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[2] 劉家真.電子文件管理導論[M].武漢：武漢大學出版社，1999.
檔案管理基礎與實務范文6
關鍵詞：檔案資料,現狀問題,解決分析,管理
中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：
如今的公路建設項目，傳統的工程檔案管理模式已經落后，項目信息的分類和歸檔有著各種缺陷。然而，隨著信息技術的發展，信息技術帶來了的檔案文件管理的創新機會，信息化管理是現代管理的一個重要概念。公路工程檔案管理在其概念措施的不斷完善，不斷優化，促進公路工程項目檔案信息管理應用的發展。
一、當前公路工程項目檔案管理工作現狀及問題
1.1當前公路工程項目檔案管理工作現狀
公路項目檔案是指與工程有直接或間接關系、價值的文字，圖形，音頻和視頻以及其他形式載體的歷史記錄。包含從項目建議書，可行性研究，規劃和設計，選址，材料準備，施工，竣工完成的各階段項目文件中，記錄了該項目的全過程的各個階段。由于項目具有投資大、周期長、施工單位單位多、涉及到政府審批、科研設計、施工單位建設、監理、質檢等部門評定，決定項目檔案材料的涉及廣、信息量大、分類多，導致公路工程檔案資料收集難。
目前，經濟的高速發展和科技進步，然而公路工程檔案管理卻與此并不適應。1、歸檔檔案資料不齊全。做好檔案工作的基礎是搜集齊全資料，但由于公路工程項目建設的特點，導致檔案得不到有效妥善保管。2、檔案資料可靠性。檔案資料應當是工程施工全過程的真實記錄，但個別施工單位對工程項目檔案資料管理工作缺乏責任心，忽視對對日常資料的搜集與積累，一旦工程竣工驗收資料匯總時，胡亂編湊，致使資料可靠性不強。3、材料不規范。s公路工程涉及檔案內容繁多，內容主體多樣繁雜，參與編制工作人員素文化質參差不經相同，因此檔案的編制質量出現高低不同的區別。這樣的不符合規范的檔案，勢必會導致以后的工作用帶來隱患。
隨著公路工程建設的發展，我國的公路工程檔案資料的管理體系日漸趨于完善?？墒牵S著公路工程建設的不斷發展，公路工程數據管理任務越來越多，不同層次的業務單位的建設管理能力變化很大，所以，人工進行公路工程資料的管理難度逐步加大，人工編制文檔錯誤和不足的情況時有出現，且編制時間長，效率低，成本高。這樣的人工管理模式下出現了諸多負面因素，不利于公路工程項目建設中使用和搜索資料信息。
1.2公路工程項目檔案管理工作問題
1.2.1施工管理與工程檔案管理脫節
工程施工單位在施工過程中不重視日常工作材料的及時收集和整理，導致竣工后收集的檔案的數據往往會不均勻的，不完整記錄，這些都不能準確地反映施工真實情況，影響了工程技術檔案文件的準確和完整。例如說說施工照片，施工日志作為工程歸檔管理信息，但現實往往沒有注意這方面的數據收集，對于工程的施工照片直到竣工驗收時才去收集已經為時過晚；施工日志應是做為施工員的工作記錄，對施工日志填寫的相關數據的信息是很重要的，但實際工作中施工人員很少堅持寫。事實上，這些數據如果在施工過程中收集，整理將是一件容易的事情，然而，由于不夠重視往往會被被忽略，要完成的檢查時候去收集這些數據增加了難度，諸如此類，本來，其內在品質，外觀品質的項目已經達到了很高的工程標準，然而，由于信息不完全使得一個優秀的工程到最后評估只有合格。
1.2.2施工管理用表格式不統一工程用表是公路工程項目管理的一種工作表現形式，它是根據國家有關規定對工程質量控制而在工程施工過程中形成的原始記錄。由于我國交通行業還沒有制定出統一的工程管理用表，各省只能根據《公路工程質量檢驗評定標準》（JTJF80/1-2004）及交通部頒發的《公路工程竣工驗收辦法》等國家規范、辦法來編制用表。由于各地的認識存在不同，表格在施工組織設計使用缺乏科學合理設置。格式各不相同，一些公路建設施工單使用的表格在其規范中甚至沒有解釋，使施工單位只能根據自己的理解來編制表格或填寫，造成填寫內容數據重疊，沒有科學地反映客觀現實。此外，我國家工程規范的修改時又可以不會跟上我國家施工技術的的發展，使得目前的施工用表更難以適應工程技術的發展要求。
1.2.3檔案管理水平差歸檔的數據檔案管理水平不夠專業，很多不符合規定要求，如項目中的數據有很多的復印件，一些復印件修改后再次復印，字跡潦草，經不起長期永久保存。這樣的數據是難以成為真實可靠的文件依據，以以至于帶來不必要的麻煩和損失。
二、公路工程項目檔案信息化管理的途經分析
2.1充分認識到檔案信息化建設的重要性
信息化檔案管理容量大、速度快、精度高、占用空間小，且計算計具有統計、打印、共享、修改、查詢等功能，利用好這些功能可以方便歸檔和開發檔案資源。檔案建設是工程項目建設不可或缺的重要組成部分，工程項目檔案建設要像其他工作一樣逐步實現信息化，這是社會發展的必然趨勢，也是順應時代潮流的結果。目前，從全國范圍公路工程項目信息化管理來看，部分重點城市重點項目的檔案信息化建設相對較迅速，起步也比較快，也取得相應的技術成果。但是絕大部分的地區項目工程檔案信息話建設仍處在初級階段，這些地區的相關部門要加快建設步伐，大力推進項目檔案的信息化建設。
2.2創新信息化技術手段
信息化管理已經成為21世紀主流的管理手段，信息化的高速發展也為公路工程項目檔案建設工作帶來了新的契機，提供了良好的基礎。計算機功能非常強大，所具有的收集、歸檔、管理與整合，在檔案資源的開發利用、檢索中發揮了巨大的優勢，極大提高了我們文件管理效率和質量，使檔案管理人員從繁重的體力勞動中解脫出來。因此我們必須充分利用信息創新下檔案管理工具的優勢：建立文件信息數據庫。創建的文件信息數據庫。數據庫有一個非常強大的信息存儲和檢索功能，文件管理可以充分利用這一點，更加細分的文件，建立一個完整的檔案資料庫。以這種方式，不僅我們的文件的集合的最大容量，也可以快速記錄存檔。同一項目內部人員只需要一臺連接互聯網的電腦，可以快速而輕松地實現檔案信息的檢索，查詢和使用。通過計算機網絡，擴大服務范圍，建立區域聯網系統。有利于項目各部門之間的資源共享，提高了信息的利用率。
2.3.提高信息化設備和管理人員的專業化能力
信息時代，從表面上看，管理人員從繁重的體力勞動中解脫出來，但另一方面，極大地增加了他們的工作量，他們接觸到的信息更加紛繁復雜。因此，要加強公路工程項目單位信息化基礎設備的建設和提高檔案管理人員的專業化能力。
首先，建設單位應當注意的檔案信息化建設工作，從長遠的角度來看，要加強工作的資金投入，提高企業檔案管理的基礎設施。在基礎設施建設中，應該花很大的精力，因為基礎設施是確保檔案管理基礎工作的順利進行?；A設施不到位，項目信息化檔案管理將是不可能的?；A設施包括檔案庫房，文件存儲設備，檔案庫房管理的相關制度建設以及其他相關方面的建設。以此確保公路工程項目檔案信息化管理的順利開展。
其次，開發檔案信息化管理工作，第一件事就是要配備高素質檔案管理人事人員。信息化時代施工單位要配備高素質檔案管理團隊。他們不僅要知道常識性的文件，更要擅長熟練使用計算機進行整理工作。這些管理人員應該與時俱進，加強自身不斷學習，使檔案管理工作的更高效，更高品質。施工單位要通過各種渠道選拔、培訓、引進人才，在這方面尤其是既懂得檔案管理又懂得使用計算機的復合型人才。檔案管理人才不僅要學習管理知識，更要注重管理理念的創新和方法的改革，不斷提高檔案管理水平。
三、結束語
公路項目檔案作為一種信息資源，用以確保工程安全使用和工程正常運行和促進城市建設和經濟發展具有重要意義。通過高速公路項目檔案實行信息化管理，將有助于公路建設項目工程科學技術的進步，使其繼續邁上一個新的臺階。
參考文獻
[1]劉尊明．建筑工程資料管理［M］．北京理工大學出版社.2013
[2]上海浦東新區檔案局．建設項目（工程）竣工檔案編報實務新編［M］．同濟大學出版社.2013
