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單位檔案管理基本情況范文1
社會保險檔案管理關系到社會保險制度能否順利地貫徹執行，關系到社會保險的作用能否發揮出來，更關系到被保險人的合法權益能否得到保障，同時，它也是社會保險財務管理的基礎，它能夠為社會保險基金籌集提供必要的原始數據。
（一）檔案意識薄弱
一是社會保險檔案管理沒有擺上領導的議事日程，不關心或很少關心檔案管理工作存在的問題。二是部分業務人員存在認識不高，工作態度不嚴肅的問題。認為當前的工作都忙不過來，哪有時問去整理檔案。缺乏創新意識。缺乏新思路、新舉措，難以適應社會保險制度的快節奏。
（二）檔案管理混亂
實際工作中，除部分單位實現檔案集中統一管理外，多數單位常根據單位自身業務情況或從方便工作需要出發，采取由文書、會計或業務科室承辦人員分散保管的方式，造成“我承辦我保管，我走了就不管”，或“人人都負責，人人又都不負責”的現象發生，致使社會保險檔案不同程度的流失。
（三）缺少規章制度
哪些檔案材料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些材料不需歸檔，如何進行鑒定銷毀；哪些材料需要分級分類管理，如何分級分類管理；哪些檔案需長期保管，哪些檔案需短期保管，如何劃分檔案保管期限；檔案如何提供利用等。客觀上沒有形成良好的運行機制，主觀上也未建立標準化、規范化的管理制度。
二、加強社會保險檔案管理的對策建議
社會保險檔案是社會保險事業發展的一筆非常寶貴的財富，是必不可少的基礎性和配套性的新工作。只要本著先易后難，逐步理順的原則，重點解決好資料收集不全、分類混亂、管理不規范和不注意開發利用等問題，建立健全必要的管理制度，就會逐步形成獨具特點的社會保險檔案管理體系和管理辦法。
（一）加強社會保險檔案管理宣傳工作
社會保險檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保個人享受社會保險待遇的重要依據，是實現為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件，也是反映社會保險事業發展的寶貴資料和重要歷史憑證。依法加強和規范社會保險檔案管理，不斷提高管理水平，既是加快推進社會保險經辦工作標準化和規范化的重要內容，也是全面提升經辦能力和管理水平,真正維護職工權益，促進公平保障，和諧保障的有效途徑。為切實深入做好社會保險檔案管理工作，要調動方方面面的積極因素，使之同心同向，形成合力。因此，我們要加大對社會保險檔案工作意義作用的宣傳力度,充分利用各種有效宣傳手段和宣傳方式,廣泛宣傳做好社會保險檔案管理工作的重要性和必要性,提高系統工作人員社會保險檔案管理意識，增強加強檔案管理的自覺性和主動性。
（二）規范社會保險檔案管理業務流程
多年以來，不斷有專家學者呼吁把社會保險檔案“集中統一管理”，但由于法律法規缺失，有關社會保險的檔案一直處于分散管理、多頭管理的無標準狀態。有的歸檔案行政主管部門管理，有的由組織人事部門管理，有的在勞動和社會保障部門管理，有的一直在用人單位，有的甚至放到個的口袋里，成了名副其實的“口袋檔案”。管理沒有統一標準，一地一策，畫地為牢，很難規范，有的基層單位連專職的檔案人員和基本的檔案設施都不全，丟失、涂改、損壞檔案的惡劣案件時有發生。社會保險檔案的規范管理應從以下幾個方面入手。
1、社會保險檔案收集整理規范。社會保險檔案材料收集分類，必須按照《社會保險檔案管理實施辦法》進行歸檔整理；保持每份歸檔材料之間聯系緊密、銜接有序，按主表在前、附件在后，審核結果在前、審核依據在后，重要憑證在前、次要憑證在后的原則排序。社會保險檔案材料要求字跡、印章和日期必須齊全清晰，字跡模糊或易褪變的歸檔材料應予以復制后方可收集歸檔。不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水等書寫字跡。嚴禁使用熱敏（傳真）紙、復寫紙，確保社會保險業務材料內容的完整性和真實性。
2、社會保險檔案移交規范。社會保險檔案管理人員必須按時將本部門經辦業務過程中形成的具有保存和利用價值的、已辦結的專業性業務材料（含電子文檔），按照《社會保險檔案管理實施辦法》和《社會保險檔案材料收集整理規范》，進行分類收集整理并定期進行移交。每次辦理業務檔案移交，檔案室工作人員與處室兼職檔案管理人員都必須現場填寫《社會保險檔案移交表》，經雙方簽字確認，明確工作責任。3、社會保險檔案立卷歸檔規范。社會保險檔案的收集按照《社會保險檔案管理規定》的歸檔范圍和要求，一式一份收集整理歸檔，確保社會保險檔案齊全、準確、規范。凡歸檔的社會保險材料必須利于長期保存，保證圖樣清晰、字跡工整耐久、簽署完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復寫、傳真制作社會保險業務材料。
（三）實現社會保險檔案管理的標準化
社會保險檔案建設與管理的標準化，為社會保險管理發揮了重要作用。
1、加強基本硬件建設。首先要制定完善的檔案管理制度，并由上至下成立檔案工作領導小組，設立專職檔案員，并進行了業務培訓，為檔案管理提供組織和人員上的保證。其次要加強檔案管理基本建設。一是開辟專門檔案室加強管理；二是購置標準檔案柜；三是設置防火、防潮、恒溫、防盜器具；四是購置檔案專用帳表卡冊包裝盒等工具，及照相機、錄音機等必備物品。
2、建立社會保險檔案管理系統，逐步實現微機管理。隨著社會保險覆蓋范圍擴大、險種越來越多、管理越來越復雜，社會保險檔案的管理也變得比較困難，迫切要求建立一個有效的檔案管理系統。其內容包括：
(1)在職職工、退休人員個人的基本社會保險檔案庫：詳細記載職工每次調動、停保及死亡、退休等原因引起的檔案變化情況，完整準確記載職工在職期間各年工資收入情況和繳費情況。
(2)用人單位參保的基本情況庫：記載用人單位的所屬行業、經濟類型編碼等基本情況；記載參保與撤保、在職人員、非在職人員工資和社會保險基金應繳總數及變化情況；記載正常的繳費、欠繳、補繳、實際支付待遇情況的歷史資料。
(3)記帳憑證庫和科目二級帳庫：記錄會計憑證科目數據及全部會計科目的二級細帳。
(4)財務、統計數據庫：有關社會保險財務、統計報表等數據信息。
（四）注重社會保險檔案的開發利用
單位檔案管理基本情況范文2
街道是我國最基本的行政單元，街道檔案管理工作是街道辦事處工作的基礎，能反映街道的基本情況，是基層建設的重要部分[1]。街道檔案中擁有街道最基本的檔案數據，是街道工作順利進行、統查街道工作的基本數據來源。因此，對于街道檔案管理需要重視起來，充分認識到檔案管理工作是街道建設的一項基礎性工作，街道各項工作都離不開檔案工作。做好街道檔案工作，對于提高街道檔案管理水平，切實將社會保障落戶到位、解決鄰里糾紛、做好街道調節工作、建設和諧社區文化具有十分重要的意義。除此之外，街道檔案是構成了國家檔案，它真實的記錄街道的發展和建設的過程。
一、街道檔案管理工作存在的問題
1.基礎設施條件建設較差
目前街道辦事處很少有單獨的檔案管理工作室[2]，一般與雜物間共用，設施簡陋，基本環境條件差，沒有專人負責安全防護工作，難以達到檔案保管的要求。
2.檔案管理人員專業素質差，流動性強
街道辦事處工作瑣碎，工作人員數量較少，工作人員流動性強[3]，并沒有專職檔案管理人員，導致檔案部門的業務培訓難以起到一定的作用，形成一種年年培訓但很少起到檔案管理水平的促進作用，管理人員總體素質不高，管理質量達不到要求。
3.檔案規范化管理程度不夠
街道辦事處的檔案管理工作渙散，管理制度不成體系。檔案的收集、整理、保管等方面的管理制度落后，檔案管理混亂，職責不明確，任務交接不落實，很多檔案借出后不知去向，沒有專門的檔案管理小組進行管理，有的街道辦事處雖然成立了檔案管理領導小組，但由于執行力度不夠，不能夠開展有效的檔案管理工作。
二、案例分析
針對目前街道檔案管理存在的問題，部分城市的街道已經開始提出針對性的?n案管理措施，目的在于加強街道的檔案規范化管理，使檔案在工作和服務中起到其最基本的作用。
1.鼓樓街道的多措并舉提升檔案管理工作
（1）加強領導，完善管理機制。鼓樓街道針對基層檔案工作基本情況，專門制定了相適應的工作管理制度，細化檔案管理工作基本機制，使檔案工作做到按規章制度嚴格執行，實現檔案管理工作精細化。
（2）提高檔案管理意識，責任制管理。鼓樓街道多次為管理人員提供檔案管理的專業培訓，提高工作人員對于檔案管理工作意識的認識水平。同時，將檔案管理工作中的責任，細化分解，責任到人，明確獎懲，全面提升檔案工作的自覺性、主動性和創造性。
（3）細化檔案工作，精細管理。為加強檔案管理工作，鼓樓街道堅持以“收集為基礎、安全保管為重要、合理化利用檔案為目的”的原則，進行檔案的細致化管理。在相應辦公制配備專門檔案柜，檔案就地保存，提高檔案利用率和辦事效率。同時，積極創新保管載體，支持聲、像等檔案的收集保管工作，實現從單一紙質載體，向數字化多媒體載體轉變。
（4）用“活”檔案，服務群眾。鼓樓街道堅持檔案“貴在利用”，努力用好、用活檔案資源。將“以檔執法”，與實地走訪相結合，建立檔案動態補充完善機制，從被動補充到主動完善，從而更好地服務轄區內群眾生活。
2.人民街道檔案管理的提升措施
（1）提高認識，切實加強檔案管理工作的領導
領導重視是做好工作的前提，為加強辦事處檔案管理工作的領導，人民街道成立檔案管理工作領導小組，做到了領導負責制，經辦人員將工作做實在，并將檔案工作列入年度計劃和長期規劃中，與街道中心工作同部署、同落實。
（2）加強制度建設，規范檔案管理
辦事處先后制定了檔案工作崗位責任制度、檔案的收集、整理、歸檔、保管等各項制度。同時，辦事處按照檔案管理要求，制定了單位檔案分類方案并對歷年歸檔的文件材料編制了檢索目錄，對各種門類、不同載體的檔案及有關資料實行標準化、規范化、電子化管理。分門別類對各種檔案進行排列、編序，做到不同類別的檔案不同櫥、不同年代的檔案不同卷，實現了檔案管理數字化，既保護了紙質檔案，又提高了工作效率。
（3）強化檔案安全工作，做好事前防范
定期進行安全檢查，對檢查中發現的問題和隱患，采取了有力措施，及時整改，防止發生各種危害檔案的安全事故。及時清查霉變蛀蟲等現象的檔案袋，并做好記錄，進行及時修補。
三、提高街道檔案管理工作要點
針對街道辦事處檔案管理存在的問題以及部分先進街道提出的檔案管理整改措施，提出以下幾項檔案管理工作的要點：
1.提升領導重視，增強檔案管理意識
首先要加強領導對檔案管理工作的支持和重視，調查發現在領導重視的地區，該單位的檔案管理工作質量較高。街道辦事處的工作冗雜，作為檔案管理人員應及時向領導匯報檔案管理存在的問題和有待提升的地方。另外，管理者應從各個方面增強檔案管理人員對檔案重要性認識的意識，在工作中能夠認識到自己工作角色的重要性，認識到檔案的重要性和潛在價值，認真對待檔案管理工作。
2.加強提升檔案管理人員的專業素養，吸引復合型人才
適時對檔案管理人員進行集中學習、現場觀摩等多種方式加強培訓和業務指導工作，邀請專家進行專業的輔導和講授，定期舉辦業務知識的培訓。單位應多創造機會邀請專業資深檔案員對領導和管理人員進行單獨輔導，現場操作講授。管理人員的專業素質提高了才能使檔案管理工作有效進行，才能發揮檔案的最大效能。
單位檔案管理基本情況范文3
企業人事檔案管理的重要性
一、企業人事檔案管理的作用
企業人事檔案管理能夠直接反映出企業人力資源的現狀，企業的人力資源管理者可以通過對人事檔案的匯總和分析，直接的了解到企業員工的數量、年齡、學歷、工齡、專長等基本情況；企業的人事檔案管理還能夠為企業的人力資源配備提供重要依據，通過對企業人事檔案的分析，能夠大體的了解和判斷出企業的發展水平。企業管理者還可以通過將人事檔案的動態變化與企業的發展狀況結合一起進行分析，從而很直觀的判斷出哪些方面的人力資源對企業的發展起到了積極性的作用，哪些方面的人力資源還需要加強和改進；企業的人事檔案管理還可為企業的人力資源開發提供依據，企業在發展過程中，必然需要充足的人力資源來作為保障，單獨依靠大規模的引進人才不但耗時，還會消耗大量的財力。企業可以通過現有的人力資源進行深入的開發，以滿足企業的發展需要，而充分利用企業的人事檔案來選人、用人則是最為合理且有利的方法。
二、企業人事檔案管理對企業的重要性
企業的人事檔案管理是企業對人才的基本情況進行了解和掌握的基本依據。對于企業而言，把好人才的進出關、做到人才的選用工作、全面了解員工特長，通常采取的辦法就是通過查閱人事檔案，對人事檔案材料中所記錄的個人素質、思想品行、業務水平等基本情況進行了解，然后進行用人分析和確定。而在企業的內部考核上，企業可以通過對員工的定級、調資、任免、晉升、獎懲等情況的檔案材料匯總，來作為考核的重要依據。人事檔案管理可以為企業制定用人計劃和發展戰略提供支持。所以說，企業認真做好人事檔案材料的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠為現代企業的人力資源管理和利用提供良好的條件，也能夠為企業的人事數據和信息管理提供依據，進而為企業的人力資源規范化管理提供基礎保障。
三、企業人事檔案管理對個人的重要性
對于個人來說，不管是調動工作、評定職稱、調整工資，還是入黨或者離職等，所有手續和證明都會以檔案的形式進行保存，并成為其審核的重要依據。企業的人事檔案就是每位員工的歷史實踐證明，并通過職業生涯進行不斷的補充。近年來，國家的各項改革政策使得人事檔案的重要性更加突出，加強人事檔案管理也成為當今企業管理的重要工作任務。比如國家退休待遇調整以后，一些具有高級職稱的科技人員或者退休較早的人員，就需要進行職稱和工齡材料的確認。這就需要人事檔案來作為依據。所以說，加強人事檔案管理在現代的企業人事管理中仍然非常重要，人事檔案是伴隨每位企業員工一生的重要材料，且能夠在其人生中發揮重要的作用。
加強企業人事檔案管理的措施
現階段在經濟改革浪潮的不斷沖擊下，企業往往將創造經濟效益放在了企業工作的重點上，而對人事檔案的管理卻重視不足。目前我國大部分企業的人事檔案管理仍然存在管理方式落后、檔案材料內容不齊全、不真實、人事檔案的透明度不高、人事檔案管理隊伍建設不到位等問題。企業要想實現人力資源的良性發展，提高人力資源管理效率，就必須正視這些問題，采取有效措施來加強對人事檔案的管理工作。
一、充分利用現代化的管理手段
為了提高企業人事檔案管理的工作效率，應該充分利用現代化的管理技術和管理方法，進而實現人事檔案管理系統化、程序化和規范化。利用現代的管理設備，實現信息化管理，使人事檔案管理數據能夠通過計算機進行記錄、存儲、查詢、分析。采用先進的存儲設備的管理軟件，以保證人事檔案數據的準確性、完整性和規范性。積極借鑒先進的管理方法，使人事檔案管理更加科學、合理，保證人事檔案管理與企業發展相適應。使現代科技能夠在人事檔案管理中得到高效應用。
二、健全管理體制，保證人事檔案的真實性
企業應該做好人事檔案管理的收集、整理和鑒別工作，進而完善其管理體制。企業要認識到人事檔案管理的重要性，提高人事檔案工作的地位和作用，定期聽取人事檔案工作的匯報。制定嚴格的材料鑒別和調查制度，確保每份資料的真實性；對檔案進行分類管理，保證材料齊全、目錄的清晰和層次的分明；另外，人事管理部門還應該做好人事檔案的利用和轉遞工作，嚴格執行工作任務，使企業的人事檔案管理實現制度化、標準化。
三、加強人事檔案管理隊伍建設
管理隊伍是企業發展的核心力量，檔案管理隊伍的建設也同樣具有重要的作用。高素質的檔案管理隊伍，不但是人事檔案管理自身的需要，也是企業人事制度改革的重要任務。企業的人事管理隊伍應該具有過硬的業務技能和合理的知識結構體系。從大的方面來講，企業人事檔案管理人員應該不斷學習和了解國家人事制度改革的文件，及時掌握黨的方針政策；從小的方面來講，人事檔案管理人員應該熟悉相關的人事管理工作業務，熟練掌握工作流程和現代化的管理技術，進而保證人事檔案隊伍的整體素質。
單位檔案管理基本情況范文4
一、基本情況
實行綜合文書檔案與城市建設檔案統一管理、資源整合的大檔案管理體制。自2002年起，原檔案局、 檔案館、 城建檔案信息管理中心完成機構整合，簡單表述為“三塊牌子、一套班子、統一管理”，2009年浦東、南匯兩區合并后，繼續延續這一體制（原南匯區檔案局（館）、與檔案局（館、中心）合并，南匯建設檔案室整建制劃入）。
目前，我局（館、中心）（以下稱為我單位）明確為區委、區政府直屬機構、參照公務員法管理的正處級事業單位，歸口區委辦公室管理。業務上受上海市檔案局、上海市城建檔案管理辦公室的監督和指導。城建檔案工作和新區規土局、建交委等部門保持密切的業務合作關系。目前，新區檔案工作區委分管領導是區委常委、區委辦主任韓志強，區政府分管領導是區委常委、副區長嚴旭。我單位領導班子一正二副一總工，內設9個部室（黨政辦公室、業務督導辦、政策法規辦、教育培訓辦、檔案管理部、檔案利用部、信息技術部、檔案征集編研部、檔案縮微影像部）。
我單位現有三處辦公點，館庫總面積19600多平方米。其中迎春路新館是全局行政辦公中心及主要業務工作基地，另外，還在川沙新鎮（ 檔案館原址）和惠南鎮（原南匯區檔案館、南匯建設檔案室原址）分設檔案保管利用服務基地，方便市民群眾就近利用檔案。
我單位館藏檔案構成主要為 各級黨委政府及各部門的政務活動檔案、 開發建設的城市建設檔案以及涉及百姓生活的民生檔案三大類。內容比較豐富、載體形式多樣、結構基本合理。截至2012年底統計數據，館藏檔案全宗數362個，案卷總數260.8萬卷、以件為保管單位檔案13.7萬件，城建底圖檔案2000余張，縮微膠片平片2000余張、卷片286余萬幅， 同時還收藏有數量繁多的照片、錄音、錄像、影片、實物檔案等多種門類和載體的檔案，館藏檔案數字化總量5412GB。
近年來，新區區委、區政府對檔案事業發展十分重視，檔案工作列入新區歷次五年規劃綱要、并制定了檔案工作專項規劃，列入區級機關年度目標管理績效考核。我單位先后被評為全國檔案系統先進集體、國家一級檔案館，上海市城建檔案工作先進集體等榮譽稱號，獲得國家檔案局頒發的“檔案管理與服務創新最佳案例獎”，2012年10月被評為上海市區縣檔案事業發展綜合評估先進單位。
二、近年來 城建檔案工作開展的基本情況
近年來，在市城建檔案管理辦公室、市規劃管理局等上級部門指導下，在新區規土局、建交委等相關部門的大力支持下，我們不斷加強城建檔案工作，優化城建檔案管理，適應浦東開發建設和檔案管理的新形勢新要求，加快城建檔案管理創新步伐，努力實現“以一流檔案服務一流浦東開發建設”的目標。
1、不斷完善城建檔案工作機制。一是在監督指導上，我們將城建檔案管理列入市、區重大工程項目驗收管理流程，堅持“重點項目，重點服務”，實行定人跟蹤責任制，確保“三同步”（項目立項與制度制定同步、項目施工與現場督導同步、項目竣工與檔案驗收同步），引入專家組抽查制度。推行規土綜合驗收，高效服務建設單位；建立重大工程檔案巡檢制度，突出問題導向監督整改，推進了項目檔案特別是涉民工程檔案工作的穩定、持續開展；二是在檔案管理上，推行建設工程項目檔案在線全程監管模式，依托檔案區域分級管理系統實現項目檔案信息的全程跟蹤整理，推動檔案行政管理部門、參建單位與各管理部門的共建共管，提高了項目檔案的監管力度和服務能力。三是行業管理上，建立了重大工程項目檔案工作聯席會議、檔案學會城建檔案會員小組等多種工作平臺，促進業務交流協作，及時部署推進各階段重點工作。我們根據新區城建檔案工作量大面廣的情況（目前轄區內共12個街道、24個鎮，面積達1210多平方公里）。在單位內部實行竣工檔案指導驗收區域項目負責制，每個區域都設有AB角，做到“三統一”（工作要求統一、工作規范統一、工作標準統一），項目檔案指導建立區域城建檔案管理網絡，各項目建設單位都落實了檔案分級管理責任體系，明確了分管領導、落實了責任部門、配備了專兼職檔案人員（資料員）。確?？⒐n案準確、完整、規范，確保區域城建檔案整體協調發展。四是在作風以及廉政建設上，我們加強了制度規范建設。一是辦事承諾制，對辦事標準、時限、責任等，向服務對象及社會作出的公開承諾的制度，同時設立監督機構和投拆電話，接受社會的監督。二是首問負責制，服務對象前來咨詢或辦理相關事項，首位接待或受理的工作人員要認真接待、負責解答，做到一次告知。三是項目負責制，一次告知，首問負責、責任到人。四是責任追究制，強化責任意識、規范工作行為，堅決依法辦事、廉潔辦事。
單位檔案管理基本情況范文5
一、文物單位強化消防檔案管理的重要性
（一）消防檔案能增強文物單位的安全防范能力
消防檔案是公安消防單位的一項基礎性工作，作為重要的資料和文獻，記載著消防安全管理及單位的基本情況。對消防檔案的運用，可使公安消防監督機構和單位領導對本單位消防安全管理情況熟悉和掌握，并通過經驗的總結，和相關研究分析，及時發現新問題和新情況，并針對現狀，提出有針對性的防范措施。以不斷提高消防管理工作力度，為領導決策提供參考，同時使文物單位的安全防范能力得到增強。
（二）消防檔案能強化文物單位的消防安全意識
由于包含了和消防安全管理相關的內容，因此消防檔案具體體現了文物單位對消防安全責任制的落實情況，能使消防管理力度得到提高。文物單位通過狠抓落實、周密部署，可使全員工作的主動性和責任防范意識得到提高。進而將隱患管理、檢查和消防巡查工作進行落實，真正實現一種制度化和規范化的消防管理，將靜止的消防檔案向動態的消防管理手段轉化。
（三）消防檔案能考核文物單位消防安全管理力度
為了真正落實消防管理工作，消防檔案是每年必查的軟件材料，也是對消防安全工作進行評價的重要方式。盡管在消防管理中，一些單位已經做了大量的工作，但因為沒有及時歸檔，而對單位的業績造成了影響。特別是在發生火災時，認定法律責任的基本要素，就是原始的記錄和文件，這是界定責任人和事故責任的最好的佐證。
二、強化文物單位消防檔案管理的措施
（一）實現紙質檔案與電子檔案的銜接
隨著文物單位辦公自動化的不斷升級，作為公文流轉主體的電子文件，會逐漸將紙質文件取代。而隨之而來的問題是如何將龐大數目、繁多種類的課題進行歸檔，并進一步的開發和利用，做好紙質檔案與電子檔案的銜接。部門領導和檔案管理人員必須高度重視這個問題，并采取相應的解決措施。
（二）協調信息管理工作與消防檔案管理工作之間的關系
隨著日益普及的電腦網絡，文物單位已經實現了一種全新的現代化辦公方式。而電子文件的適時歸檔，會和信息部門的工作息息相關。所以未來的一種發展趨勢，是實現信息和檔案部門的合二為一，通過將二者有效銜接，達到一種良好的規模效益。未來文物單位將實現信息管理與檔案管理現代化的合體，通過日常維護單位內部局域網，并設計功能模塊，使電子文檔直接歸檔于檔案管理系統。其管理和操作工作，將直接由專業的檔案信息管理人員進行，以最終實現檔案管理的信息化。
（三）對電子文件歸檔管理權限和密級進行設置
可利用計算機網絡，完成電子文件的在線歸檔，這樣檔案部門可節省一定的人力和物力，對電子檔案進行記錄和保存?；鶎訂挝豢赏ㄟ^計算機網絡，來實現和上級部門之間的數據傳輸與控制。并且通過加密的方式，檔案管理部門為一般使用者及各級檔案管理員設置權限，來歸檔電子文件，便于文物單位對檔案目錄的管理。
（四）實現消防檔案信息在線服務
新的歷史時期，人們對信息的時效性更加重視，這樣會逐步淘汰傳統的檔案利用方式。文物單位的消防檔案管理部門應利用電子文件數據管理中心，提供非保密性或者限制的電子文檔的查詢。通過強大的檔案信息檢索功能的建立，提供電子信箱服務和數據查詢服務，實現檔案室和利用者之間快速通訊。文物單位應建立自己的檔案主頁，對信息安全做出保障。并逐步實現檔案內容的全文上網，為后續的消防管理工作提供快捷、高效和全方位的服務。
單位檔案管理基本情況范文6
關鍵詞：醫療保險；檔案管理
中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）009-00-01
醫療保險的檔案材料是一種信息資源，是記錄醫療保險發展的一手材料，是對醫保經辦部門日常工作記錄下來的真實內容。醫保檔案材料作為我國基本醫療保險的一項無形資產，在社會保障管理、人力資源管理等多領域發揮十分重要的作用。因此如何做好醫保的檔案管理成為各地醫保經辦機構的一項重要工作環節。本文主要從我國醫保檔案的共性特點和完善我國醫保檔案管理提出以下幾點思考。
一、我國醫療保險檔案的特點
在我國，由于歷史的原因，醫療保險工作起步較晚，且醫保各環節的管理制度和法規均有待完善，再加上我國醫保參保范圍廣和醫療服務領域的特殊性，決定了我國醫保檔案管理具有以下幾方面特點：
第一，醫保檔案管理的內容豐富、復雜。主要包括“醫、保、患、藥”四大塊內容?！搬t”，指醫保定點醫療機構，具體包括醫保經辦機構與醫保定點醫療機構簽訂的服務協議、住院費用結算清單、報銷憑證、門診慢性病、特殊病種的認定資料、轉外治療的審批備案表，等等。“患”，即參保患者，包括以下一方面內容：參保者基本信息、醫保基金賬戶轉移和關系轉接、參保個人賬戶每月劃入金額明細單據等?！氨！奔瘁t保經辦部門、醫保管理機構。業務范圍：參保患者的檔案管理、參保單位基本情況、單位醫保基金征繳詳細情況以及醫?；鸬闹Ц稒n案，等等。“藥”指定點零售藥房，包含與醫保經辦機構簽訂的醫保服務協議、醫保定點藥店資格認證資料、結算費用清單和憑據，等等。由此可見，我國醫保事業檔案管理涉及面廣，內容豐富，且專業性強。
第二，我國醫保檔案管理涉及面廣、工作內容豐富、類別多。目前，職工醫保的包括內容主要是城鎮機關、企業和事業單位、民辦非企業、單位里的社會團體，等等。職工醫保輻射范圍廣、人員類別多，包括在職和退休人員、個體、建國前參加工作人員、離休干部、二級以上傷殘軍人、企業下崗工人等特殊人群均包含在內，涵蓋范圍較廣。
第三，醫保檔案管理具有較強的實用性。醫保經辦機構保存的參保者醫保檔案是其享受醫保報銷待遇的唯一依據和憑證，醫保參?；颊呦硎茚t保報銷主要經過以下幾個環節：首先要辦理醫保參保手續，按時交納醫保費用，然后到定點醫療機構就診（包括門診和住院），發生治療和藥品等方面的費用，最后醫保結算，享受醫保報銷待遇。操作過程中還包括調整繳費比例、繳費基數以及診療項目的報銷范圍和報銷標準等。以上所述工作環節均需要依據參?；颊咴敿?、完整的個人信息資料，同時依據本地區所執行的醫保政策才能完成。所以醫保檔案管理必須要做好詳盡、準確，關系到廣大參?；颊叩那猩砝妗Ｈ绻t保檔案資料管理不當，資料殘缺或者不準確，將會引起諸多矛盾、糾紛，降低參保人員的滿意度。
二、完善我國醫保檔案管理的建議
第一，用科學的管理方法和管理工具，豐富醫保檔案管理的內涵，強化監管力度，構建全民醫保檔案管理體系，并充分發揮其價值功能。各地醫保經辦機構要將工作職責落實到檔案管理的具體部門和管理業務人員，要按照“收集―整理―歸檔”程序，保證醫保文檔資料的完整性，避免出現丟失、缺頁等情形，要確保醫保業務檔案的完整率。
第二，要建立真實、可靠、可查詢的工作體系。醫保事業具有很強的政策性和專業性，當前，醫保經辦機構的各級負責人和業務人員均需加強管理意識，要從根源上解決問題，真正從思想上認識到檔案管理工作重要性，為確保醫保工作的有效推進奠定基礎，對我國醫保事業的發展具有十分重要的意義。醫保檔案管理人員要熟悉和了解各項方針政策、法律法規，結合當前我國醫保管理的現狀和存在問題，把醫保檔案管理納入檔案事業建設中，為全方位發展我國醫保檔案工作奠定政策上的基礎。
第三，要做好多維度的服務工作。1.領導決策方面。醫保管理質量的好壞和管理水平的高低直接關乎著參?；颊叩那猩砝?，廣大老百姓有著很高的關注度。相關管理部門通過對醫院、藥店、參?；颊叩刃畔⒋鎯热葸M行綜合分析和深加工，為領導最終的決策提供有價值的參考依據。2.參保患者和參保單位方面。從參?；颊吆蛥⒈挝坏膶嶋H情況出發，盡全力為他們提供快捷、高效、滿意、周到的服務，充分體現“以人為本”的服務理念。3.醫保制度方面。通過動態分析本地區醫保基金的收支變化、參保個人負擔比例以及醫保報銷待遇水平等方面，分析查找規律性，進一步促進建立醫?；痤A警預報制度、醫保信息制度，確保本地區醫保管理制度的穩定、健康、平穩發展。
