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摘要：
建筑設計單位的榮譽檔案帶有鮮明的行業特點，但在管理上尚存在一些問題，需要從思想認識、制度建設和管理措施等多方面加以改進，以期更好地發揮其作用和價值。
關鍵詞：
榮譽檔案；建筑設計；管理措施
建筑設計單位的榮譽檔案是指單位和職工在工程設計、科技研發以及各項管理工作中因取得突出成績而獲得的具有保存價值的獲獎文件、榮譽證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等的總稱。它真實記錄了單位事業發展的歷史軌跡，具有較高保存價值，是檔案的一種特殊載體。
一、建筑設計單位榮譽檔案的特點
（一）榮譽檔案帶有鮮明的行業特色，由各級住房城鄉建設部門、勘察設計協會、土木建筑學會等評選出的優秀工程、優秀方案、綠色建筑、裝配式建筑、BIM應用等，是建筑設計單位榮譽檔案的主要構成部分，約占到全部榮譽檔案的八成以上。
（二）榮譽檔案是使用頻率最高、價值利用最多的檔案類型，與文書檔案、人事檔案、圖紙檔案等經常“沉睡”在檔案柜中不同，榮譽檔案基本是“活動”的檔案，無論是對外宣傳、對內教育、職稱評定，還是生產經營投標、編寫單位歷程，均發揮著重要的作用。尤其是在參與工程項目投標時，優秀工程、優秀方案類的獲獎證書、獎牌等榮譽檔案作為單位實力和業績的憑證，經常會跟隨設計人員“奔赴”各個開標現場，成為競標的重要得分內容。
（三）榮譽檔案利用價值有一定的時效性，這里的“時效性”主要是指工程技術類獲獎證書在單位投標時的利用價值。建設單位在招標時，一般會要求設計單位提供近三年或近五年獲得的榮譽。因此，這類榮譽檔案越新，其利用價值便越高，超過五年的獲獎證書，在生產經營上的價值便不再突出，就可以與其他榮譽檔案或普通文書檔案一樣“束之高閣”了。
二、榮譽檔案管理工作中存在的問題
（一）對榮譽檔案重視不夠導致管理混亂。對建筑設計單位而言，圖紙檔案、人事檔案、合同檔案、文書檔案等幾大塊的管理相對比較規范，分別由相應部門收集整理，并有專人負責。而榮譽檔案很少被作為一種特殊的檔案類型予以專門管理，更不會安排專人負責。獲獎文件、獲獎證書大多作為文書檔案保管，由辦公室收集整理；而獎牌、獎章、獎杯、錦旗等實物類檔案則比較分散，往往由獲獎部門或個人隨意存放。
（二）榮譽檔案歸檔意識不強，導致收全率欠缺。生產一線各部門對于層次或級別比較高的獎，有時不愿將取得的榮譽成果拿給集體分享，不主動按時上交應歸檔的文件材料，而是留在自己部門使用，在檔案移交上意識比較淡薄。對于職工個人獲得的各種榮譽，許多人認為與單位無關，從來沒想過要移交單位，或將獲獎證書復印件交給單位登記保管。職工歸檔意識不強，檔案管理部門又無法掌握全院范圍內的獲獎情況，導致在榮譽檔案的收集上不可避免地存在遺漏。
（三）榮譽檔案種類繁多、材質不一，導致整理保管困難。榮譽檔案從載體上來看，既有文書類，也有實物類；從材質上看，有紙張、金屬、木料、玻璃、布料等；從形狀和樣式上看，更是尺寸不一、大小不等。由于載體材料和形式的多樣性，決定了榮譽檔案在種類上的多元化，從而也相應加大了榮譽檔案收集、整理和存放的難度。目前專門設置榮譽檔案室或檔案專柜的單位并不多，文書類榮譽檔案一般存放在文書柜內，或與其他檔案混存；實物類榮譽檔案則是見縫插針，隨意擺放，時間比較久遠的獎牌、獎杯等往往會字跡模糊、銹蝕嚴重；借用頻繁的獲獎證書，折疊、磨損嚴重，不利于檔案的長久保存和利用。
三、加強榮譽檔案管理的主要措施
（一）加強宣傳，引起重視。要強化榮譽檔案的歸檔意識，通過多種途徑向職工普及檔案法實施辦法等有關知識，使各個部門和廣大職工能夠主動將獲得的榮譽及時提交到檔案管理部門。要強化榮譽檔案收集意識，檔案管理人員要轉變被動等待歸檔的觀念，全面了解各類榮譽的評選情況，掌握評選時間，跟蹤評選進度，在榮譽檔案發放的第一時間，主動走出去收集應歸檔的文件材料、證書、獎牌等，既要保證材料的齊全，又要維護檔案的有機聯系和歷史的真跡，解決榮譽檔案歸檔不全的問題。
（二）完善制度，落實責任。要明確管理部門，安排專人負責，做好榮譽檔案收集、保管、借用等各方面的管理制度建設，確保各類榮譽檔案及時完整歸檔和安全、有效利用。要強化檔案管理人員的服務意識，積極主動開展工作，切實擔起責任，樹立檔案資源共享的服務理念，使榮譽檔案真正發揮其特有的價值。
（三）明確流程，加強管理。實施標準化管理，從資料收集、整理到最后歸檔，從文件、實物內容的分類、編號、案卷目錄編制直至入庫，嚴格按照國家標準執行，做到條理清晰、目的明確，避免遺漏，保證齊全完整，提高榮譽檔案管理的過程質量。具體應做好以下幾個方面的工作：
1.明確收集范圍?？蓮念C獎單位和獲獎對象兩個不同角度確定榮譽檔案的收集范圍，主要有以下幾個方面：一是政府或行業主管部門頒給單位的綜合類榮譽；二是單位獲得的工程技術、科研類榮譽；三是上級黨委、工會、團委、婦委會等黨群組織頒發的榮譽；四是單位參加上級或行業組織的各類文體活動、競賽活動獲得的獎杯、獎牌等；五是客戶、兄弟單位、社會團體贈送的錦旗、牌匾等；六是職工個人在設計、科研、管理等工作中獲得的獎項，職工個人獲得的榮譽，其原件仍由個人保管，檔案管理部門可采取征集復印件或拍攝照片的方式進行保存。
2.做好分類登記。為便于管理和使用，可根據材質分三類進行登記：一是文件類，主要登記標題、文號、發文單位、發文日期等；二是證書類，可根據證書上的內容登記受獎單位（人員）、項目名稱、獎項類別、等級、頒獎單位、落款時間等；三是實物類，包括牌匾、獎杯、獎章、錦旗等，登記內容與證書類相似，單獨登記是為了便于日后的整理歸檔。
3.單獨整理歸檔。因建筑設計單位的榮譽檔案有其獨特的行業特點和利用價值，使用比較頻繁，將此類檔案單獨整理歸檔十分必要。如獲獎文件，若按普通文書對待，將之與其他文件資料按年度整理歸檔，就會使這類榮譽檔案分散存放在不同的卷宗和檔案柜里，造成使用不便。因此，將榮譽檔案作為特殊門類進行管理，更便于保管和利用。尤其是實物類榮譽檔案，其由一件件物品組成，載體和形態各異，其存放的柜架需區別于文書檔案，應陳列于直觀易見、便于放取處，既利于對外展覽，又利于查找利用。有條件的建筑設計單位最好能開辟一個榮譽檔案陳列室，以確保這類檔案的長久保存和使用。
4.做好檢索利用。為了充分發揮榮譽檔案的價值和作用，要適應檔案信息化發展的需要，目錄編制與計算機管理同步進行，在系統化整理基礎上，編制好以全宗為單位的榮譽檔案分類目錄，按年度和分類項目進行編目造冊。同時要做好借用登記工作，既充分發揮其價值，又確保榮譽檔案的按時完整返還。綜上所述，榮譽檔案管理一定要規范化，加強檔案的收集、整理和統一管理，確保檔案資源得到有效的保護和利用。同時，建筑設計單位要積極創造條件，建立一定規模的榮譽檔案陳列室，以更好地發揮其價值和作用。
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作者:秦傳庫 單位:山東省建筑設計研究院
