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檔案管理認知范文1
（一）檔案管理工作方法單一
檔案管理工作在工作方法上堅持使用傳統的管理方法，在檔案的分類和歸屬問題上，檔案管理人員的業務能力有所欠缺。在檔案管理工作中有一個普遍的錯誤觀點，認為檔案管理工作工作枯燥，缺乏創造性和吸引力。這是由以在檔案管理的方法上，檔案管理人員缺乏創新的意識，對于現代化的操作手段沒有及時的進行吸收和學習，這就造成了工作上的積極性減弱，檔案管理工作的方式相對就無法實現豐富。檔案管理工作應該在意識和行動上實現統一，以積極有效的工作方法的創新帶動檔案管理人員的業務創新實踐，充分的體現檔案管理工作的現代價值，為干部檔案管理工作帶來新的面貌。
（二）檔案管理工作人員缺乏
專業素質檔案管理工作人員對于檔案管理工作的認知不明確，在工作的態度上給大眾一種悠閑的感覺。檔案管理工作人員的工作壓力不明顯，沒有認識到社會對于檔案信息資源的急需程度。在檔案管理和檔案的查找過程中，檔案管理人員沒有熟練的業務能力，甚至于造成檔案的丟失。檔案管理工作責任重大，關系到人力資源的管理工作，檔案管理人員應該不斷的提升業務能力，注重提升專業素養，將檔案管理工作作為人力資源保障的重要基礎，實現對檔案管理工作的專業化發展，以業務能力和熟練的操作技能實現對檔案管理工作的促進。
（三）檔案管理工作基礎薄弱
檔案管理工作的基礎比較薄弱，其中有很多有效的資源無法得到充分的開發，對于檔案管理工作應該建立一定的管理機制，以提升檔案管理人員的業務素質。通過一定的制度規范和機制的創設，提升檔案管理工作的社會責任感，明確檔案管理工作的工作內容，積極的開發檔案基礎工作的有效資源。提升檔案管理工作的基礎性，為檔案管理工作人員的業務能力的發展創設良好的環境，積極的促進檔案管理工作現實發展。
二、干部人事檔案管理人員激勵機制構建
（一）加強檔案管理人員職業技能培訓
增強職業吸引力檔案管理工作應該注重對檔案管理人員的職業技能進行有效的培訓，通過對先進的檔案管理技術培訓，提升對檔案資源的整合能力。在意識上明確檔案管理人員工作認知，了解檔案管理工作的重要性，提升行業的吸引力。重視啟發式的激勵機制，通過績效考核和獎勵機制，對檔案管理工作人員的主動性和積極性有所調動。鼓勵檔案管理人員積極的進行創新，提升業務能力，實現檔案管理的現代性發展。
（二）調整薪酬分配制度
提升福利待遇檔案管理人員的工作熱情不高，最為主要的原因就是單位的激勵機制不健全，通過有效的獎勵機制的創設，讓檔案管理工作人員的業務能力和工資待遇相掛鉤，在福利待遇上、假期安排上都給予表現突出的員工進行積極的獎勵。通過薪酬制度的調整實現對檔案管理工作的積極性的提升，在保障檔案管理人員基本的薪資待遇的基礎上，加大獎勵制度，讓檔案管理人員提升工作的熱情，以認真主動的態度去投入到工作中去。通過獎勵和晉升制度，促進檔案管理人員積極的進取，主動的學習，加強信息交流培訓力度，自覺的提升自身的業務能力和職業素養。
（三）注重文化交流
實現人文關懷檔案管理工作接觸的工作內容比較單一，因此應該注重對檔案管理人員的人文關懷，促進員工之間的工作交流。通過增加人文關懷等方面內容，提升檔案管理人員的職業歸屬感。構建“以人為本”的干部人事檔案管理人員激勵機制，實現獎懲分明的管理制度，保障每一位員工的基本權益。在日常的工作中，積極的深入到檔案管理工作的基層工作中，了解檔案管理工作人員的業務需求和情感訴求，幫助員工解決工作上的困難。
三、結論
檔案管理認知范文2
[關鍵詞]當代 圖書檔案管理人員 素質
[中圖分類號]G251.6 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）11-0093-01
進入21世紀，人類社會已經邁入信息時代，知識總量呈幾何級增長，作為知識傳播主要載體的圖書也浩如煙海。各學校尤其是高校圖書館的藏書往往數以百萬計，面對如此駭人的數量，讀者想要僅憑個人來查找所需的圖書無疑是很困難的。這樣的情況下，往往需要圖書檔案管理人員的輔助。這就要求圖書檔案管理人員具有相應的專業素質，對圖書檔案管理領域知識掌握非常扎實，明確自身職責，對如何立卷、整理上架圖書等專業知識了然于心，才能更好地完成自己的工作，更好地服務于讀者。那么，在信息時代，圖書檔案管理人員應該具備哪些素質呢？根據筆者從事圖書檔案管理工作多年經驗，接下來就論述一下自己的觀點。
一、思想素質
（一）敬業精神
無論是哪一級的圖書檔案管理員，都要有愛崗敬業的精神和對工作的責任感。首先，這需要認識到圖書管理工作的重要性，對工作有著清醒全面的認識，并抱有一定的熱忱。圖書館作為知識的寶庫，為人類社會的發展與進步做出了不可磨滅的貢獻。時至今日，圖書館是人類學習知識最重要的場所之一，因此，圖書管理員的工作看似微小，實則重大，因為這份工作擔負著向讀者傳播知識、為讀者在書山引路的任務。認識到工作的重要性，有利于工作人員提高對圖書管理工作的重視程度，進而激發起工作的熱忱。在實際的工作中，往往會遇到一些瑣碎的問題。來館學習讀書的人，文化水平和年齡大小都是參差不齊的，會有文化程度較高的人來此充電，也必然會有知識儲量很低的讀者，這對圖書館里人員的耐心和服務熱情是一種考驗。擁有愛崗敬業的精神，以飽滿的熱情和溫和的態度來為讀者答疑解惑，指點迷津，才是一個新世紀圖書管理人員應有的精神狀態。
（二）奉獻精神
圖書管理的工作注定了其休息時間與其他工作的不同。在節假日的時候，圖書管理員往往正是忙得不可開交的時候。因此，在節假日的時候難免與家人聚少離多，這就需要從事圖書管理的人員具有一定的奉獻精神。只有具有了奉獻精神，才能克服工作帶來的種種困難，為讀者奉上優質的服務。
（三）進取精神
信息時代，知識的數量呈現幾何級的增長，更新速度極快。圖書管理人員只有擁有進取精神，不斷學習吸收新的科學文化知識，才會在時展的浪潮中始終“屹立不倒”。
二、業務素質
身為圖書管理人員，如果沒有一定的業務素質，怎么可能做好工作，為讀者服務呢？業務素質不僅僅是指書籍的閱讀量，它主要包括以下幾個方面：
（一）專業素質
即對圖書管理學科的知識和技能有熟練的掌握。具體包括豐富的圖書專業知識，對圖書館的工作規律和構造熟知，對自己工作崗位的要求有清晰的認知，對圖書、期刊、報紙的采訪、訂購、驗收、登記、分類、編目、入藏、借閱、查詢、讀者管理、統計等的計算機圖書管理集成系統的操作及科學排架、規范上架、保管、裝訂、維護等人工勞動都能熟練掌握。
（二）文化素質
圖書館藏書數量巨大，各時代、各學科的材料都很詳盡。作為圖書管理人員，如果沒有深厚的文化底蘊，在工作的時候一定會心有余而力不足。此外，對文獻和書籍進行整理、歸納，也是圖書館的日常工作之一，圖書管理人員因此必須具有一定的文化知識水平，才能勝任這項工作。
（三）信息技術
隨著人類社會進入信息時代，圖書館也告別了過去人工管理的模式，各種圖書管理系統相繼走入了學校和社會上的圖書館。這就要求圖書管理人員具有一定的信息技術能力，以便對現代化、數字化的圖書管理系統進行操控，必要的時候甚至還要有維護的能力。
（四）加強新老圖書檔案管理人員的經驗交流
檔案管理認知范文3
人事檔案作為一項重要的人事制度，是有效評價事業單位員工的重要途徑。然而傳統的人事檔案制度已經跟不上社會發展的腳步，與我國社會經濟體制之間也存在著的較大的差距。只有將人事檔案管理工作進行不斷的創新完善才能改變這一現狀。因此，適當當代社會需求的認識制度該改革已經在各個事業單位中進行。人事制度改革工作也是人事檔案管理在未來發展的必然趨勢。
1 人事制度改革與人事檔案管理作用機制的關系
人事制度改革是促進我國事業單位人力資源應用實現人才資源綜合應用的重要措施，人事制度改革不僅在人員管理制度，企業服務機制上實施人力資源的綜合能分配。人事檔案管理是實施人事制度改革的重要管理依據，事業單位作為國家建設人力資源建設的一部分，實施合理的人事檔案管理推進人事制度改革的進一步完善和發展。例如：某地區事業單位對人事檔案管理的人才資料整合、分配層次進行全面分配，提高人事?n案管理的科學性發展，引導事業單位人事制度改革向著合理機制發展。
2 人事檔案管理制度隨著社會的發展所形成了全新特征
2.1 國內企業員工可以“有檔無存”
隨著社會不斷的發展，一些事業單位的人事制度也跟隨著社會發展的 腳步而發生一定的改變。這對人事檔案管理來說也不例外，破除了傳統的終身責任制度，員工可以選擇自己所喜歡的模型進行發展。
2.2 個人可以根據自身意愿選擇“無檔擇業”
社會對于人才的需求逐漸增加，傳統的用人機制也發生了巨大的改變。一些事業單位在招聘人才時，最為注意的就是員工在自身素養，同時還有與其他員工之間建立的企業合作關系，只有這樣才能提高員工在社會中的流動性。
3 人事檔案制度自身存在著的不足
3.1 人事檔案本身信息量較少，無法將個人的有效信息體現出來
隨著社會不斷的發展，傳統的信息收集模式已經不能跟上社會發展的腳步[2]。在以往的人事檔案記錄中，主要由一些政治歷史、組織經驗、社會關系、工作經驗等部分組成，導致人事檔案本身的信息量較少，無法將更有價值的個人信息展現出來。人事制度改革打破了傳統事業單位“鐵飯碗”的人事檔案管理局面，事業單位中人員應用和人才選拔隨著事業單位發展趨勢變革而變革。部分事業單位中傳統的人事檔案管理中信息資源不明確，實施人事制度變革后，事業單位內部人員調動性較大，導致事業單位內部出現人員分配“空白”現象發生，造成事業單位人事調動出行檔案丟失或者信息資源不全的現象發生，對事業單位人事制度變革的開展造成巨大的麻煩，制約了社會主義制度建設的完善程度。例如：某事業單位內對人員檔案信息填寫不全，實施認識制度改革后，導致事業單位中部分員工的退休年齡和養老保險繳納受到影響。
3.2 制度不健全，與相關法律制度沖突
根據人事檔案的制定制度得知，人們都不能直接閱讀、查閱自己或者直系親屬的人事檔案。但是，就我國當前行的形式來看，沒有完整的人事檔案管理制度，導致人事檔案管理沒有較高的封閉性，在處理人事檔案信息過程中也沒有使用科學合理有效的方法進行處理[3]。這些問題都會直接的體現出社會中民主制度不能跟上社會發展的腳步，也不能滿足人們的需求。
3.3 服務意識較差，缺乏進取精神
由于人事檔案管理工作具有一定的保密性，但是在實際工作期間，由于一些檔案管理的本身套件較差，防盜、防潮等措施都存在著一定的不足，很難將人事檔案進行妥善管理。再加上事業單位中的各級檔案管理工作技術存在著較大的差異，從而導致人事檔案管理工作不能進行統一，使信息無法正常進行共享。
3.4 檔案秩序混亂
當前，很多用人單位已經充分認識到人才對單位和企業發展的重要性，因為，紛紛采取相關的優惠政策來吸引專業人才。在原用人單位限制人事檔案不能辦理工作調動的情況下，用人單位使用三不要做法，不要遷移戶口、不要人事檔案、不要調出手續，這種做法雖然暫時解決了人才的后顧之憂，但造成了檔案秩序出現混亂。
3.5 人事檔案管理人員分配程度不合理
此外，實施人事制度改革后，企事業單位需要進行精兵簡政，實現人事制度的人才應用精簡化發展，事業單位內部人事資源開展大幅度調動充足，部分事業單位內部對人事檔案管理的的重視程度較低，導致事業單位中人員調動速率快，但人事檔案調動速率較低，甚至出現人事檔案無法對接的現象，不僅使事業單位內部人事資源管理作用機制的作用性降低，同時也影響了事業單位人力資源的分配與應用。
4 人事檔案管理的改革措施
4.1 消除人事檔案對制約限制的作用
現階段，一些事業單位中的人事制度在實施過程中主要以合同的方式進行，這種方式已經跟不上社會發展的腳步，只有將傳統的用人制度進行不斷的創新、完善才能改變這一現象，讓員工自主就業，形成一種全新的用人機制。
4.2 正確認知人事檔案管理
要正確認知人事檔案管理，建立正確的管理理念，促進管理工作的全面開展。第一，管理人員要充分重視人事檔案管理工作，提高管理地位，從整體安排管理工作，合理配置管理人員，建立和完善檔案管理的監督體系；第二，管理人員要大力宣傳人事檔案的管理理念，使企業以及機關等每位員工都是檔案管理的參與者，將檔案管理當做基礎工作來做，引導相關管理人員執行自己職責，在實際工作中提高工作水平，促進管理工作的提高。只有全員重視檔案管理工作，才可以使檔案管理更好的為全體人員服務。
4.3 破除過去“身份”的分類
傳統的人事檔案對每個人的身份有著非常明確的劃分，不同的身份可以享受不同的待遇。因此有必要改變這種分類，讓人們在工作期間得到其他人的尊重，創造出一個公平、合理的工作環境，只有這樣才能促進社會發展，提高社會中的人才數量。
4.4 做好對管理人員的培訓工作
人事制度的深化改革對管理人員的專業素質提出高要求。在新時期下，領導一定要選擇責任感強、工作態度認真嚴謹的人員從事檔案管理工作，建立一支具有高水平管理能力和?R鄧刂實墓芾磽哦櫻?并且對其進行培訓教育，提高管理人員的工作能力和工作水平。同時，還要聘請專業檔案管理人員進行專業培訓，樹立正確科學的管理理念，利用現代信息技術進行檔案管理，更新檔案管理方式。
4.5 完善檔案信息
隨著社會不斷的發展，一些事業單位對于檔案信息的公開要求也在逐漸的提升。對此，我國相關部門需要將傳統的人事檔案進行修改，提高檔案信息的真實性、可靠性。
4.6 成立專門的人事檔案管理結構
當前，因為人員流動頻繁，人事檔案不能由所在企業或者單位完全控制，要成立專門的、中立的、社會性的管理機構。檔案管理機構要遵守國家檔案管理、勞動以及人事的相關政策、制度以及法律，接受檔案管理部門、勞動部門以及國家人事部門的檢查和監督，制定科學的管理條款。
檔案管理認知范文4
關鍵詞：職業現狀；檔案管理人員；繼續教育
中圖分類號：G724 文獻標識碼：A
一、我國檔案管理人員的職業現狀與產生原因
（一）檔案館職能定位不清導致檔案工作得不到認可
與二十多年前比，中國的檔案管理工作有了很大的改變，觀念和制度都在進步之中。但仍一些問題沒有得到根本解決，其中一個重要方面是檔案館的職能定位不清。這種情況不僅對檔案管理工作的發展起了延緩的作用，而且對檔案管理人員的工作狀態也有很大影響。檔案工作由于歷史和現實的原因，至今仍帶有比較強烈的保密性、神秘性和封閉性，阻隔了與大眾個人和現實生活的聯系，無法為大眾了解和理解，這就自然無法獲得社會準確的認知和公正的評價。
國外的不少檔案館會千方百計提供便利，以吸引研究人員到那里利用檔案。“檔案利用得越充分，說明社會效益越好，來年申請資金就越多。”然而在中國，長期以來檔案部門被視為“清水衙門”，從事檔案工作的報酬通常要比機關實權部門、公司少很多，經濟待遇相對較低。檔案工作一般是只限定在組織的內部，以收集和保存組織的歷史軌跡為主要工作目的，為組織的中心工作提供服務的，其工作特性決定了檔案工作不太可能為組織帶來快速的、直接的利益，在當今物質利益為第一和主要衡量標準的社會里，檔案工作自然會受到輕視和冷落，這樣的組織認可，往往使檔案人員對自身的工作喪失熱情，對檔案人員的心理造成傷害。
（二）檔案工作的性質缺乏創新和挑戰使檔案管理人員失去工作熱情
檔案工作有一套既定的工作規范，為便于保管和利用，檔案工作要將本單位每年在職能活動中產生的大量的文件資料進行分類整理鑒定、裝訂入卷，并要按照數字化要求進行掃描、拍照、著錄、編目等，這些文件資料門類眾多，形式各異、內容繁雜，工作量大而繁瑣，而從事檔案工作的人員少，掌握專業技能的人不多，工作疲于應付。
Freudenberger于1974年提出，由于工作本身對個人能力、精力過度要求，從而會導致個體的情緒衰竭。隨后Maslach等人把對工作上長期的情緒及人際應激源做出反應而產生的心理綜合癥稱為職業倦怠。職業倦怠是員工工作壓力長期得不到緩解而產生的一種不良反應，一般集中在工作重復性強、工作壓力大的人群。檔案管理人員由于其工作內容與社會交往相對較少，工作性質以默默奉獻著稱，其工作人員所受關注較少，檔案管理人員在日復一日重復機械的作業中，漸漸會產生一種疲憊、困乏，在工作中難以提起興致，打不起精神，只是依仗著一種慣性來工作。
（三）檔案管理人員整體素質偏低導致產生集體倦怠
社會整體素質的提高使得檔案館的管理人員的整體層次也在不斷提高。按照馬斯洛的心理需要層次理論，檔案管理人員同樣對自身的價值認同有著強烈的需求，這一需要的滿足受到阻礙會極大地影響他們的積極性。研究結果證明，職業倦怠在付出性質的助人性職業中發生率更高、發生度更深。檔案工作從產生之日起就決定了其高度的助人性，即是一種服務性很強的工作，這使得檔案管理人員在其工作崗位上很難有轟轟烈烈的作為，檔案工作人員對職業的期望與檔案工作的現實情況存在相當的距離。
同時，在檔案館的人員配置上，也容易產生集體的職業倦怠。檔案館的工作人員多數是年齡在35歲到54歲之間的“中年期員工”，由于家庭、事業的壓力本身就容易出現沮喪與困惑。見到經歷和能力與自己相似的人只是因為工作崗位的不同而獲得高職位與高薪酬，往往會心里失衡，抱怨自然增多，逐漸失去工作熱情又缺少正常的宣泄途徑。
二、檔案管理人員的繼續教育途徑
（一）組織干預策略
1.創建職業資格證書制度
美國檔案職業資格證書制度是伴隨著美國檔案工作和檔案教育的發展而逐步形成的。為了保證檔案人員的整體素質和檔案工作的水平，SAA下屬的“教育與專業發展委員會”（CEPD）于1985年6月提出了一份“檔案學家”證書獲得資格標準草案。這一標準草案標志著美國檔案職業資格證書制度的初步形成。1989年正式成立了“檔案工作者資格認證學會”（Academy of Certified Archivists，ACA），標志著美國檔案職業資格認證制度的正式確立。ACA提供的職業資格證書已經成為全美乃至整個北美地區的職業認證標準，在全世界產生了很大的影響。
職業資格證書制度是勞動就業制度的一項重要內容，也是一種特殊形式的國家考試制度，我國許多職業已經廣泛開展職業資格證書制度，并取得了較好的效果。在檔案行業中目前尚無全國性的檔案職業資格證書制度，或者說沒有嚴格意義上的檔案職業資格認證制度。僅有檔案管理部門對檔案從業人員的素質和技能培訓方面的要求，2002年國家檔案局的《關于加強檔案業務人員培訓工作的意見》指出：“各級檔案部門應建立健全持證上崗制度，對不具備大專以上的檔案專業學歷的檔案業務人員進行資格培訓?！钡@并不是法律意義上的要求，各地執行的情況不同，效果自然也不同。普通人員要想從事檔案工作幾乎沒有特定的資格限制，使得大量的檔案工作崗位為一些非專業的、不具備檔案工作資格的人員所占據。從有利于檔案事業長遠發展的視角看，推行檔案職業資格認證，創建職業資格證書制度十分緊迫。
2.加強檔案學科建設與教育培訓
檔案學不是一門孤立的學科，與之相關的學科很多，因此需要充電的也很多。“檔案教育既是學術的也是專業的，因此，它既包括理論知識也包括實踐經驗?！泵绹鴻n案工作者協會教育與專業發展委員會于1994年6月頒布了《檔案學碩士學位課程設置準則》，要求學生必須掌握全面的檔案知識，深入了解與之相關的社會、管理、行政、法律以及文化背景。
檔案學的繼續教育主要任務是更新、補充檔案專業知識和業務技能。這類教育一般是由檔案職業部門和普通高校及科研機構共同承擔，其任務是為檔案職業群體提供終身教育的機會和學習渠道。繼續教育的內容和課程設置要根據不同層次檔案人員的知識基礎和實際需要確定，注重針對性、科學性、實用性和先進性?，F在的單位培訓往往厚此薄彼，主要是針對年輕人和高潛質員工。這種想法并不完全正確。終身學習這一概念的提出與獲得社會的普遍認同已經很多年了，終身學習并不排斥年齡的界限。職業倦怠很多情況下是一種“能力恐慌”，營造一種學習的氛圍，讓每個人都有加油、充電的機會，會讓許多人的職業能力有所提高。發達國家的繼續教育，不僅覆蓋面大，而且已經形成一個由政府、機關、企事業單位、高等院校、社會團體齊抓公辦的網絡體系。
3.組織激勵作用
人的行為背后，都存在著一種動力，心理學稱之為動機。動機具有激起、調節、維持行為的功能，它的產生和人的需要、興趣有密切的聯系。當動機消失時，被它所推動的行為就會終止。因此，當人對所從事的工作沒有興趣或缺乏動機，卻又不得不為之時，就會產生厭倦情緒，身心陷入疲憊狀態，工作績效將會明顯降低。建立激勵機制是調動群體和個體積極性的有效方法，通過管理、待遇、獎懲等手段，激發人們的動機，使個人目標與組織目標協調起來，提高人們完成任務的自覺性。堅持以人為本，尊重知識、尊重人才、多為檔案工作人員創造機會，為每個個體充分發揮才能提供平臺，用工作成果煥發人們的成就感和自信心。所謂成果可以是好的建議，也可以是工作成績，或者可以是學術論文、科研成果。組織有義務滿足檔案工作人員提出的合理要求，這是調動積極性的根本途徑。組織還有義務提高組織意識，把大家凝聚在一起，把群體的內聚力變成提高工作效率的動力。
（二）個體認知行為的調整
1.合理規劃檔案職業者的職業生涯
檔案職業作為一種特殊的職業，擁有自己獨特的職業構成和活動方式，存在著個人和組織的發展目標，同樣也必須進行職業生涯發展規劃。在規劃檔案職業生涯時，應充分結合檔案職業自身特點，在制定檔案組織職業生涯規劃的方法與程序的同時，還要注重檔案機構的人力資源群體研究。檔案工作人員的職業觀念是指個人在職業中所體現出來的態度。檔案管理人員的職業是高雅的，工作是繁重的，生活是清苦的。既然從事了這一職業就要理解這一職業的默默奉獻，理解其特點與作用，在職業的自我要求中甘于寂寞、甘于奉獻，以高度的事業心和責任感投入到檔案事業中來，并相信在這種造福人類的工作當中一樣會做出成就。
2.主動提高自身素質
由于提供檔案正規教育的大學不多及檔案專業學生畢業后很多轉型，導致檔案工作人員許多并非專業出身。因此，要求從事檔案工作的人員要加強自身的專業知識與技術學習，為了保證檔案人員的整體素質和檔案工作的水平，美國SAA下屬的“教育與專業發展委員會”（CEPD）于20世紀80年代提出了一份“檔案學家”證書獲得資格標準草案，用檔案職業資格證書制度來促使從業者進行檔案專業知識的補充學習。職業資格證書制度是現代社會許多職業發展的必然途徑，這要求檔案從業人員必須有此緊迫感，在實踐工作中加強自己的專業知識理論學習。
現代社會信息環境的日新月異和信息技術不斷變革，在影響著檔案學外部相關學科知識的同時，也使得檔案學本身的理論和方法面臨著更新。這就要求檔案工作者要主動作為：不斷更新知識結構和素養，樹立終身學習的新觀念。積極主動參加繼續教育，參加各種學術研討會、社區實踐等，在理論與實踐中充實自己的職業知識，提高職業素養，不斷進行知識結構自我更新、自我調整，應對社會的越來越高的職業要求。
3.積極調整自身心理狀態
從事檔案工作的個體需要得到關注。在默默無聞的工作中其價值同樣需要得到認可、工作得到尊重，這種價值認同可以極大地調動其工作積極性。這種現象需要外界的幫助調整，使其能夠從工作的疲于應付中解脫出來，重新變得干勁十足，釋放出潛在的能量。更為重要的是個體在認識到本職工作的性質后，需要主動調整個人的心理狀態，將工作與興趣結合起來。
很多人在選擇自己從事的工作時，過于看重自己的興趣和感受，其實工作往往是一種“快樂”和“痛苦”相結合的過程。開始檔案管理工作之前，既要了解自己的內心深處的追求、理念、個性、興趣等特點，也要綜合考慮自己的業務特長和其他方面的能力，對自己進行綜合定位。一旦已經定位在檔案部門工作，就應該扎扎實實地開始工作，甘于清貧與寂寞，堅守自己的人生價值準則。
檔案管理認知范文5
【關鍵詞】聘任制 高校人事檔案管理 存在問題 應對措施
【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）21-0042-02
現在許多高等學校的人事制度改革逐步走向成熟化，教職工都將面臨聘任上崗的制度。在聘任制下的人事檔案管理工作的重要性也越來越突出，它是學校組織工作的重要組成部分，具有真實性、原始性和其他任何材料都不可替代的依據和憑證作用；它歷史、全面地記載著教職工的綜合信息，不僅為單位用人、選人及人力資源科研、教學和管理等工作服務，同時也為個人切身利益服務。高校人事檔案工作如何在新的環境下提高自身發展，更好地為組織人事工作服務、為教職工做好“后勤保障”，是每個高校檔案管理工作者應思考的問題。
一 高校人事檔案管理普遍存在的問題
1.對人事檔案的重要性認識不足
第一，對聘用人員人事檔案的重要性認識不足。當前，很多高校領導和從事檔案管理工作者大都覺得聘用制人員的人事檔案無關緊要，只要能夠把姓名、出生年月、身份證號等基本信息保存下來就可以了，因為他們的不確定因素太大，沒有必要去為一個聘用人員管理檔案。
第二，職工本身對人事檔案也存在不重視和觀念意識淡薄。由于高校對人事檔案采取封閉式管理，給人一種很神秘的感覺。教職工對檔案作用的認知很少，這就造成了個人檔案歸檔意識差。如有些教職工對自己檔案不了解，也不關心；有的教師成人教育畢業很多年，但學員成績表和畢業證復印件都沒有及時地交到檔案室備案；還有的將檔案放在家里，更有甚者早已不知將檔案丟在何處，似乎“檔案沒什么用了”。這不僅違反了管理規定，也不能及時更新個人信息，給人事檔案利用工作埋下隱患。
2.檔案管理者對歸檔材料收集質量不高
隨著事業單位人事制度改革的不斷深入，高校聘用制人員的流動量不斷加大，這就增加了管理人員的工作量。而很多領導都覺得人事檔案是學院行政工作中最無關緊要的常規工作，只要有一個人在那里保管就行了，不需要把人力、物力、財力花費在上面，致使很多檔案管理工作的人員都是“半路出家”，他們都是在上一代管理人員那里學習后出師，由于沒有通過系統的、專業的學習，工作中往往出現材料收集、留存等專業問題處理不準確，導致了人事檔案材料收集質量不高。
第一，檔案收集內容不全面。（1）人事檔案內容陳舊。在人事檔案里一般偏重工資變動、職稱晉升、學歷情況、年度考核等靜態性資料描述，這些套話并不能真正反映出一個人的學習與工作經歷；而與之相匹配各時期的工作指標完成情況、充分突出其個性發展的材料卻不多，這與現行的聘用制對人才的引進、考核、評價，以及干部培養、師資隊伍建設是不相符的。（2）檔案收集內容比較單一。高校的人事檔案都是根據《干部檔案工作條例》要求只收取履歷表、自傳、鑒定、考核等九大類材料，缺乏具有個人亮點的指導性材料。而人事檔案中重復的和定性的材料很多，如年度考核表等這些每年都有的材料年年都相似；科研學術成果、綜合能力、專業素養等動態檔案材料都未列入到收集范圍之內，致使在干部考察中，考核人員不能從人事檔案中找到客觀的、個性化的、具有個人特色的相關資料。（3）存檔歸檔不及時。許多高校沒有按聘用制度改革的需要，對已存檔案做進一步的完善。一些最新的應該收集的人事檔案材料沒有做到及時歸檔，導致在需要時臨時增加，降低了人事檔案管理的嚴肅性。
第二，收集歸案信息不真實。由于人事檔案管理嚴格，在調檔和轉檔時手續繁雜，而現在很多高校聘用人員頻繁跳槽，他們為了更加自由地流動，待選擇到適合自己的新崗位，往往放棄原有的檔案。據調查，某高?，F存有2500余卷干部人事檔案，其中有200多卷是屬于“棄檔”或“死檔”。而“放人不放檔案”的做法并沒有留住跳槽者，他們往往被一個新單位錄用后，就在新單位重建檔案，在此過程中，由于缺乏原始材料的支撐和必要的監督，使得這些“新檔案”出現“水分”較多的現象。這些“新鮮出爐”的檔案，將會給人事檔案管理和使用造成嚴重后果，這為人事部門計算工齡、核準退休時間、晉升工資及組織部門選拔干部帶來了諸多問題，也使人事檔案信息失去了意義。
3.檔案管理方法老套陳舊
現在很多高校還是運用以前的檔案管理方法，傳統地收集、留存紙質版本資料。這些紙質東西，在收集過程中存在工作量大，信息容易被改動；在留存保管中存在不易保存，查閱困難等弊病。特別是對跳槽頻繁人員的檔案，他們如果總是更換工作，會因為每個單位的檔案盒的規格不統一、打孔位置不一樣的問題重新裝訂，造成對紙質檔案的破壞。而新的技術在檔案管理上運用很少，當前雖然各高校人事檔案管理部門已經配備了計算機、掃描儀等電子設備，但使用范圍仍局限于信息檢索等方面，并沒有利用設備的特點建立個人的電子檔案，這嚴重影響了案卷質量和降低了工作效率。
4.人事檔案封閉管理不利于開發利用
人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映了員工個人全貌。如果人事檔案不能充分利用，就失去了它存在的意義。根據《干部檔案工作條例》的要求，在查閱和借用檔案時條件非常嚴格，所以檔案絕大部分時間都是被放在檔案柜里，只有在需要某個信息時才被查閱。據統計，高校中教師每年運用次數較多的就是年度考核，在每年的八月份左右，專業技術人員評職稱時需要復印自己近三年的年度考核表，而其他方面利用非常有限。這樣，不僅使教職工對自己檔案缺少知情權，也不利于聘用制下的雙方的自由選擇。
二 聘任制下高職院校人事檔案管理的應對策略
高職院校人事檔案管理工作的最終目的在于通過對人事信息的良好管理，更好地服務于人才資源，為高職院校選賢任能，進而提升高職院校的教學、科研整體水平。人事檔案的合理利用，能夠有效地防止和避免不講德才條件，只憑主觀臆斷和個人喜好聘用和提拔干部的情況。
1.確立聘用制下高職院校人事檔案管理工作的重要地位
一是結合實際，建立健全人事檔案各項規章制度，用制度規范檔案管理行為。二是加強人事檔案管理工作的組織領導，通過成立由學校分管領導牽頭的工作小組，提高人事檔案管理在學院工作的重要性，將人事檔案管理工作常態化，將相關工作要求落到實處。三是建立獎懲制度，將人事檔案與個人的年終目標考核掛鉤，提高工作積極性，切實做好人事檔案管理工作。四是加大學習宣傳的力度，采取邀請專業技術人員專題授課、學校間檔案管理人員相互業務交流等多種方式，加強對管理的業務學習。在加強學習的同時，充分利用高職院校媒體如校園網絡、校內刊物等形式擴大宣傳。通過學習和宣傳進一步加強全體教職工對檔案管理工作的認識和重視。
2.維護人事檔案的嚴肅性，確保內容的真實性
人事檔案是全面地、歷史地記錄一個人學習和工作，為人事關系轉移提供“憑證”的功能，事關個人切身利益和間接反映教職工的工作態度，防止個人材料的不全和造假，維護人事檔案的嚴肅性和權威性就顯得極為重要。檔案管理的“收集”工作是整個流程中重要的一個步驟，所以首先就必須嚴格遵守管理工作流程，通過正規渠道收集材料；其次要發揮好人事檔案管理的監督作用，對新接收的材料要認真核查比對，發現有缺少的材料請當事人及時補交到位；最后還要重視人事檔案材料日常審核工作，對人事檔案三齡二歷要嚴格把關，遇到有問題的檔案要及時復核、糾正并備案。
3.實現信息化管理，積極開發利用人事檔案
學校是教書育人、傳播知識的重要載體，所以在先進知識和科技的領域，都應有“先行先試”的精神。對人事檔案的信息化、數字化管理應從高校示范做起。首先要解放思想，轉變觀念，打破傳統檔案管理理念，在不違反、不突破《檔案法》規定的情況下，對一些管理模式和方法進行調整。如增加收集如圖片、音頻資料等具有個人特色的檔案；在保證人事信息安全、限定查詢關系權限的基礎上，授權查閱檔案。通過人事檔案的授權查閱管理，解決人才流動中人事檔案難以利用的問題。在解決了檔案授權查閱的基礎上，充分利用高校專業的特點，開發操作性強、安全指數高的網絡管理平臺，建立人事檔案的數字、網絡體系，促進高校人事檔案管理信息化、數字化、現代化。這樣不僅可以提高管理人員工作效率，便于信息查找和統計，減少轉遞檔案過程中對紙質材料的損壞，還加強了對聘用人員的檔案材料進行信息管理，促進了人才的流動。高職院校人員檔案信息現代化管理的建立將為廣大教職工以及社會提供方便、快捷、優質的服務。
4.提高人員素質，加強檔案管理人才隊伍建設
要實現人事檔案正規化、科學化、簡單化的管理，首先須解決的就是人的問題，所以專業技能人才的引進，現有檔案管理人員的培訓就必不可少。針對每年高校的人才引進計劃，酌情考慮新型檔案管理專業技能人才的引進，以充實人事檔案管理隊伍。在引進人才的同時，對管理現有檔案的老員工要加大培訓力度，通過聘請專業授課、安排網絡教學、組織專業學術交流等方式對他們進行再教育，以提升人事檔案管理隊伍的水平。針對人事檔案管理工作程序機械、工作相對枯燥的問題，在工作中要關注管理人員的思想動態，及時發現并幫助他們解決工作與生活中的實際問題，增強其歸屬感，充分調動其工作積極性，發揮其潛力，努力維護人才隊伍的團結與穩定。
參考文獻
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檔案管理認知范文6
【關鍵詞】高校人事檔案；管理者；素質；建設
高校人事檔案作為學校發展的歷史記錄，它為師資隊伍建設、職稱評聘、薪酬分配、辦理離退休手續、干部考察任免等諸多工作提供了精確的數據。檔案管理人員在人事檔案工作中是主體力量，素質如何將會直接影響檔案事業的發展，要求干部人事檔案管理者是專業型兼管理型的人才。因此提高人員的綜合素質，更好地適應新形勢的發展是人事檔案工作者亟待解決的問題。
一、高校人事檔案管理的當前狀況
近年來高校人事檔案工作有了較大的提升，但目前還存在著一些不能適應人事檔案工作的問題，主要有這些表現:
（一）領導重視不夠，檔案管理意識淡薄。目前大多數高校受人力、財力、物力因素的制約較大，發展水平不均衡，校領導和廣大師生對人事檔案的重要性普遍缺乏足夠認識，整體對檔案管理利用意識淡薄，對人事檔案歸檔內容、管理范圍缺乏認識，重要性宣傳力度不夠，未能全面了解人事檔案的功能，未能深層次開發人事檔案，在對應歸檔的材料未能及時送交檔案部門，目前主要是停留在簡單的基礎利用階段。
（二）管理人員的綜合素質水平整體偏低。在大多數高校，當前人事檔案管理情況是人員配備比較隨意，普遍缺乏專職檔案專業技術人員，管理人員很多是轉崗過來或者是兼職工作，人員調動頻繁，流動性大，隊伍穩定性差，工作的連貫性與專業性較難保證，導致不熟悉工作，經常出現各種失誤，檔案管理工作的專業性、專業性無法保證，影響檔案管理工作的正常運行。管理人員主動服務意識欠缺，安于現狀，缺乏創新精神，年齡結構偏大，學歷層次不高，知識結構不合理，專業人員偏少，職業情感缺失，欠缺主動服務意識。
（三）信息化管理水平低，檔案服務利用水平受限。目前很多高校日常業務環節的檔案工作多數以手工操作方式較多，這些常規的業務環節耗費了大量的人力物力，工作效率低下，管理人員現代化的檔案信息管理方式較難適應，計算機應用水平不高，不具備檔案信息化技術知識和水平，無法適應檔案信息化管理的大趨勢。高校檔案工作隊伍知識結構和管理水平不合理，缺乏懂專業技術和信息技術的全才，與信息時代人事檔案管理的需要不相適應。檔案管理工作急需懂檔案專業技術，又能掌握現代化信息管理技術的復合型人才。
二、高校人事檔案管理者素質的提升對策
隨著檔案學研究內容的日益深化和擴展，管理者必須樹立終身學習的觀念，緊跟時代步伐，提高檔案管理人員隊伍的整體素質，培養復合型的人才。
（一）加大對領導和教職工檔案意識的宣傳，獲得領導的政策支持。檔案工作人員首先要提高自身認識，要積極主動匯報、請示工作，加大宣傳人事檔案工作的重要性，擴大檔案的利用服務范圍，加強校領導和廣大教職工的檔案意識宣傳，爭取領導加大對檔案工作的支持力度。校領導檔案意識增強了，給予檔案工作政策傾斜和支持，協調解決工作中的人才引進、經費支持、設備配置等方面的困難，完善激勵機制，建立尊重人才、培養人才的良好氛圍，加大宣傳力度，提高全員檔案意識，形成人人關心檔案、人人支持檔案工作的良好氛圍，鼓勵職工及時上繳形成的檔案材料。規范制定高校人事檔案管理工作制度，提高檔案工作的地位，更需要學校領導層面從上到下齊抓共管和制度保障，才能保證人事檔案管理水平不斷提高和服務工作順利開展。
（二）優化人員素質結構建設，提高人員綜合素質。1.檔案工作者必須具備較高的服務意識和政治素質。人事檔案工作保密性很強，檔案管理者要忠于職守，遵守紀律，必須加強黨的路線、方針、政策的學習，在日常工作中始終保持正確的政治方向，要樹立主動服務精神，抓住學校的主要任務和中心工作，強化管理人員的責任意識、保密意識，把握檔案需求的動向，深化檔案信息資源的開發利用。加強職業道德建設，堅持原則，具有嚴謹細致的工作作風和較強的事業心，提供優質高效的服務。2.提高檔案人員的專業技能素質。人事檔案管理專業性和操作性都很強，這就要求檔案管理人員不但要具備良好的政治、道德素養，更要扎實掌握檔案管理的業務技能和專業知識，具備豐富的管理經驗和實踐能力，能熟練應用數字化信息的管理技術，注重其他學科知識的學習與積累，積極提高自己的業務素質。提高檔案隊伍的整體水平，優化檔案隊伍結構，采用科學管理手段，探索現代型的技術操作模式，保證高校檔案管理人才隊伍穩定與素質提升，積極學習先進的管理技術等，認真研究新型管理模式，以適應人事檔案工作的現代化發展為要求，為學校的人力資源開發提供利用，保障高校的改革和順利發展。為了更好地適應高校人事檔案管理的新趨勢，改善管理人員知識結構，引進檔案專業人才，提高檔案管理專職人員的比例，提高檔案管理人員的綜合素質。要加強業務新知識與現代化技能的學習與教育培訓，安排專業技能高、業務能力強的年輕人才到檔案管理隊伍中，從而優化年齡結構；引進一些高端人才，他們既能掌握檔案管理專業知識，又能熟悉現代化信息化管理技術，從而更好地優化檔案管理人員的專業結構。3.檔案管理者必須不斷提高綜合素質。新時期的檔案管理工作環境是開放的，檔案材料的形成要靠多個部門之間的協調和配合，對于管理人員的溝通協調能力、語言表達能力、環境適應能力、社會交往能力、管理能力等綜合能力都有著較高的要求，檔案管理者不但要掌握一定的專業知識，而且還應具備一定的綜合能力，這樣才能夠更好地促進檔案管理工作的順利進行。
（三）完善培訓開發體系，提升管理者的信息素質。高校要有計劃地實施有助于檔案管理人員學習與工作相關能力的活動，將培訓開發工作納入單位計劃，開展針對性的培訓工作，采取多樣的培訓方法及現代化的培訓手段以保證培訓的效果。檔案部門針對人員知識老化嚴重的現象，應積極開展多種形式的教育培訓，如在職教育、崗位培訓、網絡繼續教育、進修學習、參觀訪問、交流研討等多種方式拓寬自己的知識面，加大對檔案人員培訓的經費投入，必須多渠道、多形式地培養，重視崗位定期進行考核，學習檔案管理的經驗和信息化的管理方式，多方位培養復合型人才。通過一系列的業務教育培訓，可以使工作人員的知識結構、檔案管理技能得到明顯提升，及時、全面地總結培訓的效果，讓員工通過培訓進行自我學習和提高。檔案人員應該通過培訓，掌握檔案工作技能、管理專業知識、現代管理技術、計算機網絡技術等知識，熟練操作數據庫和多媒體應用技術，學習多學科綜合知識，提高駕馭信息資源、應用信息技術的整體素質，促進高校干部人事檔案管理的現代化進程。提高檔案管理人員信息化管理能力和服務能力，運用現代信息技術來綜合分析和深層次加工信息資源，實現檔案的科學化、規范化、標準化管理，提高檔案管理工作的效率和質量，掌握現代檔案管理方法，為全校師生提供服務，成為掌握既懂檔案管理業務知識，又擅長信息技術的復合型人才。檔案信息化建設可以方便工作人員更加高效、方便查閱者快速準確找到需要的信息，提高管理人員的工作能力和水平，服務學校教學工作，推動高校人事檔案工作的高效發展。總之，檔案管理人員的素質與高校檔案事業能否順利發展關系十分密切。因此必須加強高校檔案隊伍建設，檔案管理工作者必須具備良好的政治素質、職業道德素質、綜合的業務素質、現代化的信息素養，轉變傳統檔案管理者角色向現代檔案信息管理者身份轉變，為學校的人力資源開發和利用提供服務，適應高等院校的改革發展趨勢。
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