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檔案管理特點范文1
事業單位是國民經濟建設的主要力量，在推進社會經濟建設發展上發揮著重大作用，其中，人事檔案管理工作是事業單位管理工作重要內容，對于事業單位人事工作有著直接影響。首先，人事檔案管理管理工作要負責管理人才資源信息；其次，人事檔案管理工作為企人才的選拔與晉升等提供主要依據。然而，當前人事檔案管理工作中面臨著許多方面問題，具體如下：
一、人事檔案管理工作的主要特征
(一)現實性特點
人事檔案管理是事業單位中一項重要工作，主要作用是為事業單位人事管理提供重要的管理依據。比如，提供人事管理所需要的人員考核、鑒定等方面資料信息。通過查看這些資料內容，便于事業單位全面了解與考察個人情況。事業單位只有在全面了解個人情況后，才能夠進一步客觀的、合理的對個人經歷進行分析，既實現對個人內在潛能的發掘，又可以實現對人力資源的優化配置。
(二)機密性特點
事業單位人事檔案工作的主要特點是保密性強，為此，事業單位開展人事檔案管理工作之中，務必要嚴格的執行保密制度，要切實保證人事檔案管理工作機密性，避免出現機密泄露的問題，最大程度的減少事業單位的損失。
(三)真實性特點
真實性是對人事檔案資料的基本要求，只有保障了人事檔案資料的真實性，才能夠準確的反映出人才的經歷。為此，作為檔案管理工作人員，要認真細致的做好自身的工作，對資料的整理與鑒別務必要秉承認真負責的態度，切實保證材料具有足夠的真實性與權威性，嚴厲禁止隨意篡改人事檔案資料的行為。
(四)動態化特點
人事檔案資料主要是對當事人經歷的記錄，為此，在當事人的經歷發生變化時，要相應的對人事檔案資料做出調整與更新。為此，對于人事檔案管理工作的開展，要堅持動態化的原則，實時更新人事檔案資料，確保能夠充分發揮人事檔案資料作用。
二、事業單位開展人事檔案管理工作需要注意的問題
(一)完善相關制度，明確崗位職責
為了保障人事檔案管理工作的質量，事業單位應重視完善相關制度，明確各個崗位的工作職責。因此，事業單位應立足于自身發展情況，根據調查的結果，改進工作方式并建立規范化制度。除此之外，事業單位要做好整理、審查、歸檔以及收集人事檔案資料工作，落實清理與鑒定人事檔案工作，充分發揮自身服務職能。
(二)構建完善的管理組織體系
在事業單位的整體檔案管理工作中，人事檔案管理工作屬于重要組成部分。為此，針對于人事檔案管理工作，事業單位要合理分配管理責任與權限，采用統一化管理模式，既可以有效提升人事檔案管理質量與效率，而且可以節約人事檔案管理成本，促進信息容量的提升，保障檔案信息管理工作全面性。通過構建一體化的管理組織體系，可以提升人事檔案管理工作地位，使其獲得多方面的支持與配合。
(三)改進人事檔案工作方式
傳統的人事檔案管理工作忽視信息化技術手段的應用，既無法提升檔案查閱與利用的效率，又加大了檔案管理的壓力，無法滿足如今檔案管理工作需要。因此，針對于這一問題，事業單位應加快改進檔案管理方式，采用新型的檔案管理方式，推進檔案管理工作效率提升，促進自身的服務職能的提升。
(四)加大開發檔案資料的力度
人事檔案管理工作要充分考慮事業單位發展需要，做好收集各種人事檔案資源的工作，不斷的充實檔案的內容。然而，就傳統檔案資料內容來看，其主要存在的問題是忽視整合人事管理工作所需的德、能、勤以及績等方面材料，無法有效反映與體現人才實際情況。此外，為了提升檔案信息時效性，人事檔案管理工作中要融入動態化管理思想，為事業單位進行人才考察、選拔與培養等工作提供重要參考依據。
(五)建設一支高素質的人事檔案管理隊伍
管理人員作為人事檔案管理工作主要執行者與實施者，其個人素質高低直接影響著工作質量。為此，高素質的檔案管理人員隊伍是保障人事檔案管理工作落實的基礎。因此，作為一名合格的檔案管理人員，不僅要具備扎實的專業知識，而且要擁有豐富的工作經驗。檔案管理人員在平時工作生活中要不斷加強學習，全面的了解先進的管理思想與技術，并且積極采取科學的管理方式。此外，事業單位應組織檔案管理人員參與組織建設與思想作風活動，強化全體人員對人事檔案重要性的認識，充分發揮工作人員的作用，保障事業單位各項工作的推進落實。
(六)加強信息化的建設
傳統的檔案管理主要是補充人事檔案管理，避免由于信息癱瘓而造成檔案數據的損壞，然而，在信息化時代背景下，人事檔案管理要加強信息化建設，積極構建信息化管理平臺，從而保障人事檔案管理的安全性與便捷性。因此，有必要對傳統紙質檔案進行電子化建設，建立起完善的檔案信息平臺，提高信息平臺的管理功能，在符合檔案數據信息共享同時，確保各個部門具有不同的操作權限。同時，要加強對人事檔案信息化平臺維護，促進信息化管理水平的提升。
三、結語
總而言之，隨著時代的進步與發展，事業單位的人事檔案管理工作的多元化發展趨勢愈加明顯。為此，事業單位應加強對人事檔案管理工作的改革，采用開放化與社會化的發展思想，充分的發揮出人事檔案自身的服務功能，從而推進事業單位健康、快速、可持續的發展。
參考文獻：
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檔案管理特點范文2
【關鍵詞】城鄉居民；社會養老保險；檔案管理
引言
在城鄉養老保險過程中，檔案資料能夠提供為其提供科學的指導和有利的依據，因此養老保險檔案管理非常重要。這些檔案資料的形式多樣、內容豐富，能夠更好的展現參保人的實際情況，屬于我國檔案資源的有機組成部分。在當前發展經濟建設與社會發展形勢下，城鄉居民社會養老保險檔案工作的重要性更加凸顯，并且已經成為我國城鄉居民社會養老保險經辦部門的首要工作任務。
一、城鄉居民社會養老保險檔案管理工作的意義
1.事關城鄉居民社會養老保險制度改革進程。隨著社會的進步，城鄉居民養老保險正在實現全國并軌，在推行的過程中，養老保險制度根據實際情況增加了很多切實符合人民利益的新內容。鑒于中國社會的實際情況，所需要承擔起的社會系統的工作量是極其龐大的，想要完整無誤的記錄每個人的詳細信息，那么對整個保險部門的工作都是一項極大的挑戰，也促進了城鄉居民養老保險制度的進一步改革。2.事關城鄉居民的切身利益。參保人自辦理參保手續開始再到退休之后享用養老保險所提供的福利，在此過程中需要辦理很多手續。首先在辦理入保手續時，需要錄入詳細的個人信息，將其作為原始資料保存在個人信息檔案中，建立個人賬戶，之后所交的保險費都會將其劃到你的個人賬戶。新農保制度和老農保制度在進行鏈接時，或者是居民和職工的養老保險過渡之時，需要辦理保險關系和基金的轉移手續，其原始的個人檔案信息記錄是以后享受社會保險福利的重要依據。城鄉居民個人的養老保險信息好壞程度極大的影響參保人所能享受的待遇。
二、城鄉居民社會養老保險檔案管理工作的特點
1.涉及面廣。我國作為世界上的人口大國，據第六次全國人口普查數據顯示我國有近50%的人口分布在農村，還有龐大的城鎮居民，我國的城鄉居民保險所囊括的群體異常龐大，相對于其他保險其工程量是極其巨大的。再從信息上看，所具有參保條件的參保人的信息錄入，開戶，繳納保險費，基金管理，保險和基金轉移等等。整個業務檔案所涉及的信息繁冗復雜，數量龐大，包含方方面面的問題。2.變動性大。農村、城市的居民大都屬于城鄉居民社會養老保險的服務對象，這些對象基本都沒有固定工作，因此流動性很大，戶籍也會隨著遷移而調動。尤其是在城市規模不斷擴大的今天，城市人口數量不斷增多，農村人口向城市涌入的趨勢更加顯著，農村勞動力也大量向城市移動，這些居民常年居住在城市，遠離家鄉，并且工作單位也經常發生變化。這就為檔案管理工作帶來了很大難度，居民養老保險檔案構建到繳納中的很多問題都在變化。3.政策性強。我國城鄉居民社會養老保險要遵從?；尽⒖蓮椥?、覆蓋廣等基本原則，社會養老保險檔案管理也必須要與其相適應，要采取公平、公正的原則，給予不同參保群體的尊重，雖然這些群體具有一定流動性、差異性，但是檔案管理必須要做到一視同仁。保存好參與保險居民的信息、參保時限、待遇水平等內容，這些都與參保人利益之間有密切聯系，同時也關系到黨的惠民政策是否能夠真正落實。
三、涉及城鄉居民社會養老保險檔案管理工作的建議
1.建立和完善現有的城鄉居民養老保險檔案管理機制。根據社會保險操作流程的相關規定，要根據當地的經濟發展實際狀況和養老保險的特點，建立健全城鄉居民養老保險信息檔案管理，做到有理可循，有章可遵。完善管理機制，及時入檔，及時歸檔，切實做到信息資料的真實完整，完善制度中檔案管理工作人員的權利與義務，績效考核以及獎懲制度，做到城鄉居民養老保險檔案管理的程序化和規范化，使得養老保險信息檔案能夠成為切實的為人民群眾謀福利的最好依據。2.提升檔案管理工作人員的綜合素質水平。想要檔案管理工作實現效率化，檔案管理工作人員的作用是不可忽視的。因此，相關部門應該加強對管理人員的培訓，督促其進步，提升工作人員的整體素質。相關部門可以舉辦專家講座，專業化培訓等，從而提升檔案管理工作人能夠熟練掌握工作內容，工作流程，加強對檔案管理工作的重視，促進我國城鄉居民養老保險檔案管理的系統性和規范性。除此之外，檔案管理人員自己要加強學習，促進自己提升，樹立積極管理工作的觀念，從而增強檔案管理人員工作的自主性和責任感。3.提升檔案管理工作的信息化程度。隨著我國社會的快速發展，老齡化現象越加嚴重，導致城鄉居民養老保險的相關工作量不斷增加，這也成為了城鄉居民養老保險檔案管理從紙質化向信息化管理過渡的關鍵原因。在這種工作模式下，就需要信息檔案管理人員提升個人專業技能，加強對計算機系統的操作技能的學習，掌握相關軟件的使用方式，增強對電子信息文件的分類，歸檔，整理系統化管理力度，促使城鄉居民養老保險檔案管理工作更加具有效率和質量。結束語做好城鄉居民社會養老保險檔案管理工作，能夠為我國城鄉居民養老保險工作順利開展，提供更加有力的支持，并更好的保障居民利益，促進和諧社會構建。隨著養老保險工作的不斷發展，養老保險檔案管理工作也呈現出了一些新的特點，本文對其相關管理對策進行了分析，希望能夠為相關檔案管理者提供一些建議和參考。
參考文獻：
[1]高獅.社會養老保險檔案的規范化管理[J].企業改革與管理,2016(16).
檔案管理特點范文3
關鍵詞：醫院檔案管理；特點；開發利用
醫院檔案，是醫院實施行政管理的重要歷史記錄，是反映醫院行政管理，醫療護理管理，黨務管理等活動的重要憑證，涵蓋著醫院中長期發展規劃、年度工作計劃和總結、統計資料，會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、基建項目、通告、通知等內容，醫院檔案對醫院來說，具有不可替代的參考價值，其管理更是一項十分重要的工作。
1 醫院檔案管理的特點
醫院檔案涉及領域寬、種類多、綜合性強，基本反映了醫院各項工作及活動情況，其具有不同于其他專業檔案的特點：
1.1 醫院檔案管理具有綜合性
醫院檔案幾乎都是通過醫院辦公室內設機構即醫院綜合檔案室進行管理，從檔案的類型來看，它統管了諸如人事、基建、科研、財務、醫務、總務、設備以及黨務等各種載體材料；從文件的來源看，除了有來自上級印發或本院制定的各種規定性、政策性和指導性， 業務性文件外，還涉及到與本單位業務相關的其他部門或單位的往來文件或編史修志的材料。
1.2 醫院檔案具有內容上的專業性
醫院是以醫療工作為主體，在醫療工作中產生和形成的文書檔案，是這種“主體”的真實反映。因此，它所記述的內容無疑帶有很強的專業性，如，醫院發展計劃、業務診療和技能操作常規和制度，醫療科學研究以及院務管理等等，這些在檔案管理方面具有明顯的專業性。
1.3 醫院檔案管理具有相對的保密性
檔案管理的最終目的是提供利用，而醫院檔案具有業務性強，相對保密性等特點，開放程度不高，主要利用者局限于本院的工作人員，未能提供更深層次服務。
1.4 醫院檔案管理具有階段性
醫院行政管理科室多，產生的文件資料具有明顯的分散性，為確保醫院在某一短時間內某項工作（如醫院管理年活動、醫療質量萬里行活動、優質護理活動等）所產生的文件材料的連續性、系統性和完整性，目前，大部分醫院檔案管理工作基本上以半年或一年為整理周期。
2 醫院檔案管理的開發利用
檔案管理工作是醫院管理工作的一部分，是提高醫院工作質量和工作效率的必要條件。隨著醫院服務模式的轉變，醫院檔案管理的開發利用已為醫院管理中起到了非常重要的作用，因此，醫院檔案管理信息化建設尤其重要，科學規范的檔案管理，是衡量醫院業績與管理水平的重要尺度。
2.1 實現信息化管理建設是做好開發利用的手段
檔案信息化是發展醫療衛生事業的必然要求。檔案信息化可以促進醫院信息化建設和規范化管理，提高醫院信息化管理水平。隨著醫療業務的不斷深入和發展，檔案信息資源的開發和利用也顯得更為重要。HIS、PACS、LIS、OA等系統已滲透在醫院各個領域，電子病歷的使用，辦公自動化的實現，使醫院檔案管理信息化已迫在眉睫。醫院各種門類的檔案資料不僅能為廣大醫務人員的醫、教、研、學提供豐富、翔實的信息資源，而且也能為醫院領導的決策和管理提供準確、完整、可靠的原始數據，而檔案信息化在充分發揮檔案的這些功能方面有著獨特優勢。實現檔案信息化，改善檔案管理工作，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能改變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為醫院的醫療、教學、科研等業務工作服務。實現檔案信息化也是順應醫療業務工作需要和時展的必然要求。
2.2 規范管理制度是做好開發利用的前提
檔案信息化建設的前提和必要條件是檔案工作的標準化、規范化。目前雖然已有一些標準規范出臺，但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發展，制約著信息交流的范圍和程度直接影響著檔案信息化建設的步伐。促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。各醫院要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。
2.3 完善檔案信息資源是做好開發利用的條件
隨著現代科學技術的發展，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛使用，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質檔案高出許多倍。紙質載體的文件一般只能記錄文字、圖形、聲音、動畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。長期以來，醫院在檔案管理方面往往偏重于病案檔案的管理，而對文書檔案未予以足夠的重視，沒有專門的、統一的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，對納入檔案管理的文書范圍沒有明確的要求和統一的管理標準，各醫院大多數根據自己的理解和實踐進行管理，致使各醫院檔案的整理、收集等工作存在一定程度的不同、形式多樣，室藏結構是否科學、合理，直接影響到檔案儲藏的質量。因此，要有針對性地拓寬有價值的檔案歸檔范圍，優化室藏檔案種類、數量，去粗取精，去偽存真，確保收集和儲藏的檔案完整、有價值、可利用性。同時，檔案集中統一管理，配置信息系統管理設備，把檔案資源建設成為綜合的信息庫，是醫院檔案發展的客觀要求。建立規范制度，做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標，提高檔案管理水平，發揮檔案應有的作用，為檔案的提供利用創造有利的條件。
2.4 提高檔案管理人員素質是做好開發利用的保證
檔案管理是一項技術性相對較強的業務，由于人員編制和機構設置的局限，多數醫院檔案管理人員由醫院辦公室人員兼職，且平時檔案業務進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上檔案管理的需要，缺乏創新和活力，導致許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上時代的發展趨勢。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。一是通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等提高業務和知識水平。二是深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。
檔案管理工作是一門專門的學問，尤其對于醫院來說更是關鍵，必須要有大局之眼，細致之心，對每一道程序，每一個環節，都要嚴格把關，必須建立健全科學的管理制度，在管理模式，人才隊伍等方面不斷創新舉措，推陳出新，努力實現歸口化，標準化，規范化的目標管理，變死材料為活材料， 使有限的檔案材料發揮無限的作用。只有這樣，才能使醫院檔案管鍾工作保持特色和活力，促進醫院檔案管理工作的健康發展，為醫院發展建設提供堅實的憑證和依據。
參考文獻
[1]寧延美.淺談醫院檔案管理的特點與開發利用田[J].世界今日醫學雜志，2004，5（1）：68.
檔案管理特點范文4
關鍵詞：高校，檔案管理，對策
高校基建檔案是科技檔案的一個重要組成部分，自1993年國家教育委員會關于《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》至今，高校檔案管理基本按照這兩個“藍本”執行，而社會上檔案觀念的轉變、監理制度的實施、對基建工程審計的加強，使基建檔案的特點與十幾年前相比有了很大變化，也導致目前基建檔案的庫存狀況存在一些不太合理的地方，所以基建檔案的歸檔范圍和保管期限亟須改進。
基建檔案是指在基建管理和工程項目活動中直接形成的，其價值主要體現在學校基礎設施的擴建、新建；后勤服務中心對基礎設施的維護和修理、危房鑒定、房產部門辦理房產證，以及工程質量事故處理和經濟糾紛的調解等方面，由此可見基建檔案的重要性。
要更進一步科學化地管理好基建檔案，必須充分認識高校基建檔案的特點。
一、高校基建檔案的特點
目前高校投資主體多元化，多元化也必然帶來管理的多重性，從而增添了檔案管理工作的復雜性和社會性，對高校基建檔案自身的質量、項目的齊全性、數據的準確性、查找的方便性都提出了更高地要求，而抓住基建檔案的特點，是高校基建檔案管理的關鍵所在。主要有以下七點：
①專業性，集中表現在基建檔案的形成領域和內容性質都具有鮮明的專業特點。
②成套性，基建工程是以一個獨立的工程項目為對象進行的，規律性地形成了一系列相關科技文件。碩士論文，檔案管理。在基建項目建設過程中，包含了從提出項目建議書、可行性分析報告、編制初步設計、編制設計文件、進行地質勘查、設計招標、簽訂合同等全過程文件，要把整個工程的來龍去脈清楚顯現。
③現實性，是指它具有較強的現實使用性。其它文件材料歸檔后，基本上完成了現行功能，多半是用來歷史查考，而基建檔案則不同，它不僅沒有退出現行使用過程，而是在較長時期內發揮現行效用。
④廣泛性，檔案材料的來源十分廣泛，從工程項目建議書到竣工驗收，檔案材料來源涉及到政府部門審批、設計部門論證設計、施工單位實施建設、監理單位監督管理、質監部門質量評定以及材料、設備供貨單位的合格證書、檢驗報告等等都使基建檔案材料具備了廣泛性特點。
⑤復雜性，基建檔案涉及地質、氣象、環保、建筑、結構、給排水、暖通、供變電、消防等多種專業內容，這些專業有機地融合才能完成一個建筑單位工程，也帶來了專業內容的復雜性。
⑥龐大性，基本建設項目，由于投資規模往往較大，參與單位多，涉及專業廣，以及項目歸檔文件套數多等因素，使得最終形成的基建檔案數量遠比其他技術活動行程的檔案多。碩士論文，檔案管理。
二、高校檔案管理中普遍存在的問題
在實際管理中還存在諸多問題，比如施工圖紙的變更部分沒有重新繪制到竣工圖紙上；項目文件涉及單位多，收集不齊全；學校立卷制度不細致等等；從大方面講主要存在于三個方面：
①檔案意識不強，歸檔材料質量不高。高?；ú块T以及主管領導對基建檔案工作重要性認識不夠，由于思想認識不足宣傳力度不夠，致使一些基建管理人員嚴重存在著“重建設、輕檔案”的思想。在實際工作中，能經常發現有些工程項目檔案內容丟失，圖物不符，不少材料分散在承辦人和技術人員手中，其中設計變更、施工記錄等的遺失最為常見。嚴重者還有管理人不交接、不存檔，“人在資料在，人換資料失”的現象。一般情況，高校僅能做到目錄級管理，即只能在檔案信息管理系統上檢索到目錄，沒有相應的材料和電子資料。具體材料又常常是復印件或者用鉛筆、圓珠筆書寫等不符合歸檔要求的材料。碩士論文，檔案管理。對于一些隱蔽工程、地下管網工程等也普遍存在沒有及時記錄和編制準確的資料、數據等竣工檔案。
②管理制度不嚴格，缺少制度保障。碩士論文，檔案管理。雖然國家自1994年1月1日全面要求實施高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》，但由于基建工程涉及多個部門，在檔案管理工作中缺乏統一的約束機制和調控手段，導致檔案工作難落實，管理人員敷衍了事，消極應付；歸檔滯后、拖拉甚至遙遙無期。除此之外，在人員、設備經費保障上也不能滿足，對專（兼）職人員不能進行定期培訓，在這些需要經費支持的工作中，學校往往投入的專項費用很少甚至沒有，這些都是缺乏有效管理和約束機制造成的。
③ 缺乏檔案專業人員。目前大多數高校都在進行“新校區”建設，基建部門和檔案管理部門的人員較少，能分配給專職的檔案管理人員更是嚴重不足，既熟悉基建業務又熟悉檔案管理知識的人員更是少之又少。而作為一名基建檔案管理工作者，應能在了解基建工作流程的基礎上，掌握文字信息處理技能和熟悉數據庫技術，因為“新校區”建設工程浩大，沒有相應地信息化管理手段易導致資料的遺失，這一點普遍存在于建設單位和施工單位。
三、高?；n案管理的對策辦法
①制度要健全，約束機制要完善。根據《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》細則實施是不夠的，要根據每個工程實際情況因地制宜，建立好符合學?；蛘呋ú块T特點的制度，它并不是按部就班?；n案是一項專業很強的工作，集科學性、嚴謹性、特定性于一體，力求完整、齊全、系統、準確。首先，要建立檔案管理組織結構和明確崗位職責，不僅在校級有管理機構，而且基建部門也應設立專人負責，兩者既有分工，又有合作。這樣才能提高檔案收集的準確性，減少收檔人員工作強度。
②執行要堅決，歸檔管理要同步。碩士論文，檔案管理。在檔案管理工作中做到“有法可依，有法必依，違法必究”，這是做好基建檔案管理的關鍵。因此，要制定嚴格的檢查和交接制度。按章管理，能使基建檔案工作納入系統化、規范化的軌道?；n案資料主要是在建設過程中產生的，提高檔案的卷宗質量，應堅持基建檔案“三納入”、“三同步”管理。在實際操作中，可以加入比如：每月技術例會檢查，重點工作歸咎；檔案管理部門參加成果鑒定，工程竣工驗收，專家會談等活動。做到邊施工邊整理，軟硬件同步進行，保證竣工時，竣工檔案完整齊全，從而使歸檔工作得以順利進行。
③領導觀念更新，硬件投入加大。搞好基建檔案管理工作，需要領導重視，領導實實在在的支持是搞好檔案管理的工作關鍵，只有領導對檔案管理工作的支持，才能將基建檔案納入工作計劃，進行統一管理，分配各科室工作，形成網絡，責任到人。碩士論文，檔案管理。同時，逐步利用先進的科學技術設備，提高學?；n案管理部門和立卷歸檔單位的工作效率，把繁重的組卷、調卷、抄寫卷內目錄等手工操作中解脫出來，逐步變手工操作為方便快捷高效的辦公自動化管理，添加必要的計算機、復印機、掃描儀等等。
④多方協作，建立信息化管理制度流程。由于基建檔案牽扯單位較多，常涉及政府部門、施工單位、監理部門、質檢部門等，因此需多方密切合作。為提高工作效率，必須進行信息化管理，建立信息化管理制度。
隨著高等教育事業的發展，高?；ㄍ顿Y日益增大，建設工程也逐年增多，建設工程檔案管理也越來越復雜。因此在日后的工作中，要不斷發現問題，不斷創新，為學?；窘ㄔO做好重要的歷史記錄，適應形勢，滿足學校的整體需求。
參考文獻：
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[3]劉梅.關于高校新校區基建檔案管理的幾點思考[J].中國科技信息,2007,(12)
檔案管理特點范文5
【關鍵詞】 電算化會計檔案； 特點； 注意問題
電算化會計檔案指存儲在計算機中的會計數據（以磁性介質或光盤存儲的會計數據）和計算機打印出來的書面形式的會計數據。會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數據，以及會計軟件系統開發運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。電算化會計檔案治理的主要任務是：監督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計檔案的安全與保密，保證各種會計檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。
一、電算化會計檔案的特點
與傳統的會計檔案相比，電算化會計檔案一般具有如下幾個特點：
一是電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，主要是指電算化會計系統中的所有系統軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。
二是電算化會計檔案較傳統會計檔案有更多的存儲形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質賬簿、報表、憑證的形式存在；另一方面主要以磁性介質或光盤的形式存在，包括存儲在計算機硬盤上系統正在使用的檔案資料和存儲在軟盤、光盤等存儲介質上作為備份使用的檔案資料。后者受存儲介質質量、存放環境和存儲有效期等因素的影響很大，如果保存不當容易遭到破壞。
三是電算化會計檔案較傳統會計檔案易于修改，且不留痕跡。
四是電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。
五是電算化會計檔案必須借助于一定的環境才能再現在使用者的面前，且使用時方便、快捷、直觀，容易產生一些分析結果，可以對管理和決策提供較好的支持。
二、電算化會計檔案包含的內容
（一）機制會計檔案
包括從會計電算化系統打印輸出的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等紙介質檔案，也包括應當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。
（二）機讀會計檔案
包括以計算機硬盤、軟盤等磁性介質或光盤等其他介質存儲的只能以電子數據狀態保存的會計數據和會計憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式與計算公式）等數據和會計數據庫。
（三）計算機系統檔案
包括計算機硬件系統型號、存儲空間和外部設備類型及其增減變化；計算機操作系統及網絡操作系統型號；會計電算化軟件系統名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務卡以及用戶手冊等全套文檔資料。
三、對電算化會計檔案生成的管理控制
（一）機制會計檔案生成的管理控制
1.機制會計憑證類生成的管理控制。會計電算化操作員向會計電算化系統輸入記賬憑證前，首先應認真審核原始憑證的合法性、正確性；編制記賬憑證時做到科目使用正確，數字準確無誤。審核記賬員（由復核人員兼任）應在計算機屏幕上直接對系統內的記賬憑證一張一張進行審核，不能等到期末使用“成批審核”功能集中審核；同時，復核機制記賬憑證并簽章。二者同步完成后，系統內審核后的記賬憑證方可用來登記賬簿。而機制記賬憑證除由制單人員、復核人員簽章外，還應由記賬人員及會計機構負責人或會計主管（兼任會計電算化主管）簽章，收付款記賬憑證還應由出納人員及領款人簽章，方可作為有效的會計檔案保管。
機制記賬憑證的編號應由計算機自動順序產生，必須連續。編號間斷時，應在斷號后第一張憑證上說明斷號原因，并由有關人員簽章?，F金、銀行存款、轉賬憑證的分冊科目匯總表每本憑證打印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管。
2.機制會計賬簿類生成的管理控制。現金日記賬每天在計算機內登賬并打印輸出后，由出納人員核對現金庫存，核對無誤后由出納人員、記賬人員、復核人員、會計機構負責人或會計主管在賬簿上簽章，按月連續編頁碼并裝訂成冊，以防賬頁的散失或被抽換。年終再將各月現金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印，妥善保管。同樣，銀行存款日記賬也應每天登賬并打印輸出，絕不能等到期末集中登賬和打印，其審核簽章、裝訂、保管與現金日記賬相同。此外，出納人員每月月末編制銀行存款余額調節表，由出納人員及會計機構負責人或會計主管簽章后，與銀行對賬單一起保管。
總賬、其他明細賬定期打印輸出，連續編號，經審核后裝訂成冊，同樣應由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會計機構負責人或會計主管在賬冊封面上簽章并加蓋封印。一般可根據企業實際情況和工作需要按月或按季、按年打印，但最遲至次年1月末應全部完成此項工作。當然，也要根據稅務、審計等管理部門要求，及時打印輸出有關賬簿。
3.機制財務會計報告類生成的管理控制。企業的會計報表和部分財務分析結果由會計電算化系統產生，但要求向有關各方提供的財務會計報告應符合《企業財務會計報告條例》的規定。企業在有必要向有關各方同時提供書面形式以及電子數據的財務會計報告時，兩者數據應當完全一致。此外，由會計電算化系統打印輸出的會計資料發生缺損時，應補充打印，并同樣需要有關會計人員簽章。
（二）機讀會計檔案生成的管理控制
機讀會計檔案只能以電子數據狀態保存，通過會計數據備份的方式生成。根據有關規定，會計檔案的載體以紙介質為主，以磁、光電等其他介質為輔，但發展方向是以方便、可靠而經濟的磁性或光電等介質取代紙介質?！稌嬰娝慊ぷ饕幏丁芬呀浽试S在征得同級財政部門同意后，企業采用磁性介質等存儲會計數據，不再定期打印輸出會計賬簿（總賬、現金日記賬和銀行存款日記賬除外）。而《會計檔案管理辦法》第12條也規定，“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案”。
目前，大多數會計電算化軟件主要支持計算機硬盤及軟盤備份。備份次數應視企業會計業務量大小而定，但每月不應少于兩次。每次除在本機硬盤備份外，同時還應制作兩份軟盤，并使用兩套軟盤循環。比如，月中做一次（兩份）備份，月末在記賬后結賬前做第二次備份時要啟用一套空白軟盤以防備份失敗。
對使用中的會計電算化軟件進行修改、版本升級或計算機硬件設備更換時，為保證會計數據的連續和安全，也應事前制作軟盤備份，因為會計電算化系統不僅存有當期的會計數據，而且存有以前年度的歷史會計數據，硬盤數據備份也保存在計算機內。系統管理員應在現場全程監督，事后還應核查確認會計數據的連續和完整。升級前的舊版本的會計電算化軟件系統不應刪除，而應存儲在計算機內。
盡管軟盤在會計數據備份中廣為使用，但是并非最佳選擇?！稌嬰娝慊ぷ饕幏丁分薪ㄗh，“大中型企業應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據，盡量少采用軟盤存儲會計檔案”?，F在很多企業使用存儲量大、價格逐步下調的光盤備份會計數據，而一些大型企業則有必要利用現代信息技術，建立基于網絡的數據備份與傳輸系統，實現異地實時備份，以確保會計數據不會丟失。會計數據備份有一個致命的缺陷：按規定，會計資料經有關人員簽章后才可存檔，但在備份軟盤或光盤標簽上手工簽章根本不能保證會計電子數據不被人為刪改，也就不能保證會計檔案的真實、完善以及使用該備份進行數據恢復后會計信息的正確性。因此，采取加密碼的“數字簽名”才是有效的解決方法。
四、電算化會計檔案管理應注意的問題
鑒于電算化會計檔案具有上述區別于傳統會計檔案的特點，在電算化會計檔案的管理工作中，除了傳統會計檔案管理應注意的問題外，還應特別注意以下幾個問題：
（一）要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理
這些軟件文檔是進行會計信息系統維護必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設計思路和編制的源程序代碼，同時一個軟件系統由于主客觀的原因不可避免地會產生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統的維護將非常困難，甚至不可能。
（二）電算化會計檔案受質量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞
在管理時應注意如下問題：一是在選用保存會計檔案的存儲介質時，應特別注意選用質量較好、可靠性較高的介質，存儲介質的質量關系到會計檔案能否被使用，而紙張的質量只會影響到使用效果；二是對存放在存儲介質上的會計檔案應寫好“保護”字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所；三是對存放往年會計檔案的介質應定期復制，如每半年復制一次且最好復制雙份存放在不同的地點，各種備份軟盤均要標明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關標識，以便查找；四是對使用時間較長的存儲介質應定期進行替換；五是對硬盤上的會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上。系統管理員以及會計電算化操作員應及時制作數據備份；六是需要對備份磁盤進行操作而又可能危及該磁盤的完整性時，應制作復制件，使用復制件進行操作。
總之，財務電算化管理信息系統是企業基礎性的管理系統，財務管理是企業管理的重點，是企業管理信息化的核心，是企業特別是各級領導關注的焦點。電算化是以會計檔案管理、經營控制、經營決策為目的，與計算機技術良好的融合，掌握企業控制和管理活動所需信息數據應用流程，充分利用計算機快速提供信息能力和會計信息加工效率，為企業經營控制和管理決策提供滿意的服務。
檔案管理特點范文6
一、水利檔案的特點
水利檔案是水利部門在水利建設，管理等日?；顒又行纬傻木哂胁榭純r值的，應當歸檔保存的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，除與其它專業檔案一樣具有科學性、完整性、服務性等特點外，還有其固有的特點。
(一)內容綜合性強
利工作涉及面廣，內容繁雜。在水利工程建設中往往會牽涉到農業、工業、交通、電力、通訊、市政、生態環境等各個方面，再加上水利專業本身又與電力、機械、建筑、水文、氣象等專業聯系緊密，由此而形成的水利檔案也就具有多元性和很強的綜合性。它不僅僅是某一學科的信息反映，而且是以水利產業為中心的多學科、多專業的信息綜合。
(二)形成時機性強
水利工作是人類改造自然的活動，因此必然要受到自然規律的制約和影響，一年四季都有其特定的工作內容，如夏季防汛，遇旱抗旱，冬春季節開展全面歲修工程建設，農田水利建設等。在這些工作過程中形成的大量檔案，特別是汛期一日多變的水文、氣象數據，以及因防治洪澇災害而搶做緊急工程的信息等，都明顯具有形成時間短、季節性強的特點。
(三)形成周期差異大
根據不同的工程效益、水文地質條件、河床演變情況、險情隱患以及其它因素所確定的水利建設工程，周期長短懸殊較大。一般的江河護坡工程以及面廣量大的農田水利工程，通常僅需要幾個月即可完成，而大型的河道工程、水庫、閘壩建設，則需要幾年或更長的時間才能完成。施工周期長短不同，就必然使得相應工程建設中有關檔案的形成周期產生很大差異。
(四)文書與科技檔案相互滲透
水利工作實施的是科研、規劃、設計、施工、管理一體化的運行機制，因此而形成的業務性文書與科技檔案聯系緊密，甚至相互滲透、相互交叉。水利科技檔案工作是水利事業大局一項重要的基礎性工作，占有舉足輕重的地位，它的主要對象是水利工程。因此，作為反映水利工程建設管理、開發成果的水利檔案，它有其自身的特性。許多文書不僅是檔案的前期活動記錄，而且明顯具有文書檔案與科技檔案一體化的趨向。
二、水利事業單位檔案的管理
(一)切實加強領導，搞好基礎設施建設
一件新生事物的產生，領導重視起到關鍵作用。首先，要提高基層水利單位主管領導的建檔意識。其次，基層單位主管領導在日常工作活動過程中，要監督檔案員肩負起資料收集的責任。再次，在基層水利單位檔案升級活動中，要成立檔案工作領導小組，及時解決升級過程中所碰到的各種困難和問題。
(二)提高檔案管理人員的整體素質
水利檔案工作內容涉及到對檔案資料進行收集、鑒別、整理、保管和利用等多個環節，一些未從事過檔案工作的水利人員，必須接受相關的專業培訓，掌握檔案和檔案工作的基礎理論知識，掌握最基本的實際操作技能。
水利檔案管理人員不但應具備良好的思想政治素質和較高的檔案學知識，還應對水利專業的相關知識有較多的了解，這樣才能具備相應的管理能力。
(三)建立水利事業單位檔案管理網絡
建立水利事業單位檔案管理網絡就是把分散的檔案進行整體管理，做好水利檔案工作的組織保證。建立網絡的原則：一是覆蓋范圍要大，即相關業務部門均應有專人負責本部門文件的收集、歸檔工作，尤其是臨時機構及外部施工點，更不能疏漏；二是人員要精干，職責要明確；三是專、兼職相結合，由行政辦公室負責綜合協調管理。
(四)實行文書、科技檔案一體化管理
從水利檔案相互滲透、相互交叉的特點及檔案工作的發展趨勢來看，作為一個基層單位，文書檔案及科技檔案的嚴格劃分似五十分必要，除純屬黨政活動、干部人事文件單獨立卷外，完全可以施行綜合性一體化管理。
(五)認真開展檔案業務工作
要充分發揮檔案的利用價值，不只是簡單地整理好文件、圖表、聲像等資料，還需要做好檔案檢索工具的編制、檔案文獻的匯編以及檔案參考資料的編寫。此外，我們還要把檔案信息進行優化，使檔案內容能從繁雜的資料中匯編成檔案文獻和檔案參考資料，便于進行查閱利用。
(六)加強檔案管理現代化建設
隨著水利事業的發展，基層單位檔案數量也不斷增多，信息量不斷增大，如果一直采用手工書寫進行檔案管理，則很難提高檔案的利用效率和管理質量，因此現代化技術應用于檔案管理已經勢在必行。如縮微技術在檔案管理中的應用，可解決長期困擾檔案管理的圖紙問題。還如將有關檔案信息儲存在計算機中，不僅便于檢索、延長保存期和增加保密性，并可通過對比來選擇最佳水利施工方案，以達到節約人力和物力的目的。為此，要加大對檔案工作的投入，盡快配備必要的先進設備，加快檔案管理現代化步伐。
