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檔案數字化的重要性范文1
關鍵詞：數字檔案；檔案信息化；信息化建設
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）18-0307-02
0 引言
隨著科學技術的不斷進步，信息化技術已經廣泛應用于各行各業。在檔案管理工作中，運用高科技平臺，采用數字檔案將是非?？茖W的選擇。就目前我國的情況來看，計算機技術的普及和自動化辦公的不斷滲透，數字檔案已逐漸走入人們的視線，新時代條件下，檔案信息化建設已成為必然趨勢，如何將數字檔案在檔案信息化建設中的優勢發揮出來，如何正確運用現代高科技的數字檔案管理模式解決傳統檔案管理中的問題，體現其在檔案信息化建設中的重要性，將是一個值得探討的話題。
1 淺析數字檔案的管理模式
從古至今，檔案一直都是存在的。檔案是“過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。傳統檔案是紙張組成、存放和保管需要時間頗為不便，存放時間有限，找起來不方便。檔案數字化，從技術層面理解指的是資源數字化、存儲海量化和傳遞網絡化。數字檔案是一個數字化的信息系統，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，以網絡化的方式互相連接，從而提供及時利用，實現資源共享。現在通過掃描轉為JPG\PDF等格式將紙張電子化，變成圖像甚至矢量圖，加以存儲，并可通過索引被快速找到，可以到局域網、廣域網、單位內部網、國際互聯網，最終實現“數字化檔案”管理網絡的新興檔案管理技術。它是一個建立在現代信息技術的普遍應用基礎上，利用數字化手段，以高速有序的綜合檔案信息資源為處理中心，以高速寬帶通信網絡為技術設施的超大規模、分布式數字信息系統管理。
如圖1所示：現代數字檔案管理主要是通過計算機網絡技術將紙介質檔同原始數據聯系起來，構成整體成為一個檔案信息局域網絡管理系統，再將檔案信息局域網絡管理系統，通過網絡設備和軟件，與全市、全省、全國、全行業的網絡相連或與國際互聯網相連，構成一個廣域的檔案信息網絡管理系統，充分共享檔案信息資源和計算機軟硬件資源。
2 分析數字檔案的具體管理細則
由于數字檔案不同于以往傳統檔案，所以在管理方面也有著自己獨立的方法和步驟。當然也正是因為這樣，在檔案信息化建設過程中其重要性也相應比較明顯。通常傳統的檔案，在管理過程中比較機械，主要是管理一些文獻資料、真跡及其它原始的檔案資料不受損毀，而數字檔案，面對的最住要的問題將是信息安全，所以其在管理上有相應的調整?？傮w而言，現行的數字檔案管理模式主要分為以下三個層次：
其一，時代與科技的發展使檔案管理對象由傳統的紙質檔案為主，轉變為以數字檔案為主，紙質檔案為輔。檔案載體的歷史演變也經歷了甲骨、金石、簡牘和紙張，直至現今數字檔案采用的磁帶、磁盤、光盤的變化，可以預見隨著社會的發展，這種新型檔案載體數字檔案的出現很快能獲得政府的法律承認。因此數字檔案管理必將成為檔案管理的主要對象。
其二、數字檔案的管理內容包括：數字檔案的歸檔、歷史檔案的數字化、數字檔案的存儲、數字檔案的業務管理、數字檔案的交換和利用。面對新型的數字檔案，應根據檔案管理的要求，加強對本單位電子文件的積累、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各部門所產生的有保 存價值 的電子文件的齊全、完整、有效。
其三、長期以來，檔案管理一直處于手工操作狀態，檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研、統計等都是人工完成的，而庫房的管理也都是有形的，如：案卷、檔案柜等。隨著數字檔案的建立將最大程度地降低手工操作，而向自動化管理轉型。由于數字檔案的存儲介質具有大容量的特點，擺脫了檔案對存儲空間的依賴性?？傊嬎銠C具有自動分類與組合功能，電子文件的產生與運用，使整個檔案工作轉化為以計算機為核心的自動化辦公，簡化了傳統工作程序，解放了勞動力，改善了辦公環境，提高了辦公的質量和效率。另外，網絡世界的形成，數字檔案能夠通過網絡迅速傳播，檔案信息將成為全民共享的資源。
也就是說，數字檔案在管理的過程中一定是完全按照科學的步驟進行操作的，我們只要按部就班的執行下來，那么這套管理體制的優勢就可以得到最大程度的發揮，而對人們提供的便利也將有最為完美的體現。
3 剖析數字檔案在檔案信息化建設中的重要性
從根本上講，檔案信息化建設，主要是指通過計算機，網絡等高科技手段將傳統的檔案設計成人們可共享，方便查閱編輯的網絡化檔案。它的核心內容是在保證與傳統檔案目的相同的情況下，突出當然使用和保管的安全性及實用性，最大限度的減少人們在查閱檔案過程中的困難，方便人們快速準確的使用儲存所需要的信息。
信息時代，現代科學技術已經廣泛應用于各個領域，作為檔案信息化建設，數字檔案的選用將是其重要的一環。它是實現檔案信息化管理的必然步驟。數字檔案應用于檔案信息化建設中，對于檔案的標準化和規范化來講是非常有利的。對于一個企業來講，隨著員工流動性的不斷增大，其檔案堆積越來越多，如果運用現代企業檔案信息管理技術可以在很短的時間內調查員工的各種狀況，大大增強辦事效率，再如對醫院來講，病人的資料和病史是一筆非常重要的財富，通常會存檔保存，但日益增多的病例將造成醫院檔案管理部門工作量的不斷增加，傳統的紙質檔案管理手續非常復雜，只有通過計算機網絡下的數字檔案系統才能解決工作人員的實質問題。
當然，數字檔案在檔案信息化建設中的作用還不僅如此。檔案技術的人類的歷史發展，一方面是對過去事件的記錄，另一方面也是對未來事件的啟發。所以我們在進行檔案信息化建設的過程中，如何保證檔案信息的有效性和準確性將十分重要。數字檔案的出現使得這項工作變得非常方便，因為它是高科技產物，通過數字檔案的管理可以實現所有檔案及時管理和更新的效果，所以相對于以前的實體檔案，數字檔案在有效性和準確性上有其必然優勢。
此外，數字檔案在檔案信息化建設中還有一個優勢，那就是安全性比較高。這點尤為重要。雖然之前的紙質檔案已經流傳了幾百年，但是其安全性往往沒有數字檔案高，因為數字檔案可以采用安全密匙等高科技手段對重要文檔進行加密，所以同相應的紙質文檔相比，數字檔案的優勢顯現的非常明顯。
總的來講，數字檔案以其方便性，安全性和快捷性等多方優點廣泛應用于各種場合的檔案信息化建設中，其重要性不言而喻。
4 總結
綜合全文，數字檔案在信息化建設中的重要作用主要體現在其方便快捷和安全上，作為一名合格的工作人員，我要做的是最大限度的掌握好數字檔案的建設過程，做到在工作中及時發現問題解決問題，并從中汲取經驗指導以后的工作，當然，在此之前，我們一定要先完全理解其在檔案信息化建設中的重要作用，只有掌握好這些，才能將自己的工作做到最好，也能將數字檔案的優勢發揮到最大。
參考文獻：
[1]秦磊華，肖波.數字檔案館可用性分析——從信息系統的角度[J].檔案學研究，2011，（2）.
檔案數字化的重要性范文2
【關鍵詞】計劃生育檔案管理創新;內容;重要性;存在問題;有效方法
創新是社會進步和國家發展的源泉，對于我國國民經濟的提高和社會各行各業的繁榮，有著重要的積極推動作用，社會各領域都應該積極創新，進而取得更優異的發展成績。計劃生檔案管理工作也不例外，相關的計生檔案管理部門必須在計生檔案管理實踐工作中開展創新，依據時展和社會進步需求對計生檔案管理進行數字化建設，從而更好地滿足我國的計劃生育工作發展需要。
1計劃生育檔案管理創新的重要性及創新內容
計劃生育檔案管理能夠為我國開展計劃生育工作提供大量具有實用價值的文件資料，對做好我國的人口控制工作，穩定我國的低生育率有著十分重要的作用。所以，計劃生育檔案管理人員必須充分認識到計劃生育檔案管理工作創新的重要性，同時進一步加強計生檔案的管理力度，力求實現計生檔案信息資源的有效共享。計劃生育檔案管理工作是我國實施計劃生育基本國策的重要信息基礎，通過不斷的對計劃生育檔案信息管理人員進行創新工作宣傳和數字化培訓，可以提升工作人員的工作效率，提升計生檔案管理的數字化建設程度，提高計生檔案的利用率。同時也可以使我國的計生檔案管理人員對自己的工作有更全面深入的認識，更積極主動地開展檔案管理服務。通常計劃生育檔案管理創新包括兩方面的內容：①對計生檔案實施規范化、系統化管理；②進一步提升計生檔案管理人員的綜合素質和檔案管理數字設備的性能。相關計生檔案管理部門在實際工作過程中，必須建立一個規范化、科學化的計生檔案數字化管理系統，進而提升計生檔案管理人員的工作效率和工作質量，增強計生檔案管理工作的權威性。同時計生檔案管理工作人員還應該熟練掌握各種檔案管理新技術和現代化信息設備，能定期維護檔案管理信息化系統，只有這樣才能加強檔案管理的規范性，合理有效地利用各種計生檔案信息資源。并且這種規范化的管理，還可以逐步加強計生檔案信息的真實性，提升我國計劃生育檔案信息的管理水平。開展計生檔案管理創新工作離不開優秀的檔案管理人才和先進的計算機軟硬件設備。因此計生檔案管理部門應該定期的對計生檔案管理人員進行檔案知識培訓和現代信息技術培訓，以增強計生檔案管理人員的檔案業務素質和信息技術專業技能，提高他們的檔案信息管理能力。然后，各級政府還必須撥出一定的專項資金供計生檔案管理部門購買先進的計算機設備、正規的檔案管理技術軟件以及各種信息安全防護軟件，進一步提升計生檔案管理數字化設備的各種軟硬件水平，創建起一個科學先進的計生檔案數字化管理系統，最終促進我國計生檔案管理工作的高效、安全、順利、有序進行，為我國計劃生育工作的持續開展保駕護航[1]。
2計劃生育檔案管理數字化建設過程中存在的問題
計劃生育檔案數字化建設是當前我國計生檔案管理工作中的一項重要任務，它的開展既是順應當今信息時代社會發展趨勢的結果，也是現代計算機技術和互聯網技術在計劃生育工作中大規模應用的必然結果。但是計生部門工作人員仍然應該清醒認識到，我國現階段在計劃生育檔案管理數字化建設過程中還存在一些問題，亟待相關人員深入研究并有效解決，這些問題大致可分為四個方面：
2.1沒有設定統一的計劃生育檔案管理機構
現階段，我國許多的計劃生育檔案管理工作人員其崗位屬于臨時調動，沒有統一的計生檔案管理機構對其考核管理。大部分計生檔案管理人員都沒有經過嚴格的計生檔案管理業務培訓，就直接上崗了。他們不能充分理解計劃生育檔案管理工作的重要性，檔案管理意識差，對各項計生檔案管理操作規定和業務知識也不太清楚，難以勝任日常的諸如計生檔案收集、整合、歸類、存檔等基本的檔案管理工作[2]。
2.2缺乏統一的檔案管理工作標準和完善的檔案管理制度
當前我國并沒有制定統一的計劃生育檔案管理標準，多數計生檔案管理機構都是自行發展，缺少規范化的檔案管理要求和準則。因為我國的計生檔案管理人員很多都是臨時抽調來的，檔案管理專業才能不高，所以他們在計劃生育檔案管理工作中工作表現不佳，常常在工作過程中丟三落四，存在大量的管理漏洞。同時計生檔案管理機構的管理制度也不完善，權責劃分不清楚。檔案管理人員對檔案數量、檔案內容等保密意識不強，一旦出現管理失誤和檔案泄密事件，很難查找具體的檔案管理責任人[3]。
2.3檔案管理數字化建設資金不足
由于我國是一個發展中國家，經濟條件還相對落后，所以我國各級政府在計生檔案管理工作上的資金投入是非常有限的。資金問題是現階段我國進行計劃生育檔案管理數字化建設的最大制約因素，資金不足嚴重限制我國計劃生育檔案信息化管理事業的進一步發展。因為檔案管理經費少，很多計生檔案管理部門就難以購置先進的數字化軟硬件設施，從而難以建設比較規范和科學的高性能計劃生育檔案管理數字化網絡系統。
2.4數據庫建設較為落后
各級計生檔案管理部門的數據庫建設嚴重落后，這也是現階段導致我國計劃生育檔案數字化建設發展緩慢的重要原因之一。雖然我國許多的計生部門依據時展創建起了不同規模的計劃生育信息檔案數據庫，然而因為這些數據庫沒有與先進的檔案管理軟件相結合，“信息孤島”現象嚴重，所以，它們的利用率不高，在進行一般的計生檔案管理時，很多時候仍需人工操作查找，增加了檔案管理人員的工作負擔，降低了計劃生育檔案管理的水平。
3加強計劃生育檔案管理數字化建設的有效方法
3.1提高計劃生育檔案管理人員的綜合素質
因為我國的計劃生育檔案管理人員很多都不是專業的檔案管理人才，所以計生檔案管理機構必須加強對這些人員的定期培訓，從而提高他們的綜合素質，幫助他們更好地勝任計劃生育檔案管理工作。一般在對這類檔案管理人員進行培訓時，其培訓內容可從三方面著手。①對他們進行職業道德培訓，使他們養成良好的職業道德習慣和信息安全保密意識，并讓他們充分認識到計生檔案管理工作的重要性，增強他們的工作責任心。②對他們進行檔案業務知識培訓，提高他們的業務處理能力。③加強他們的計算機技術和網絡技術培訓，從而提高他們的檔案管理設備操作水平[4]。
3.2加大資金投入，購買先進的檔案管理軟硬件數字設備
在進行計劃生育檔案信息化建設的過程中，各類軟硬件設備是建設基礎和建設工具。因此各級政府都必須加大對計劃生育檔案管理數字化建設的經費投入，幫助他們購置先進的檔案管理數字軟硬設備，為更好地開展檔案管理數字化建設工作提供強大的物質保障。
3.3做好計生檔案信息的虛擬化工作
計生檔案信息虛擬化，有利于檔案管理人員對計算機服務器資源進行集中化管理。①通過創建虛擬的計生檔案信息資源，可以增強服務器的管理性能，進而降低檔案信息數字化管理運行成本。②檔案管理工作人員還可以與其它的計劃生育檔案信息資系統相聯合，實現本部門計劃生育檔案信息的共享，提升計生檔案信息的利用率。③在計劃生育檔案管理數字化建設的過程中，不斷創建規范化的檔案信息管理系統，創新檔案信息管理方式等，也非常有利于檔案數據虛擬化的實現。簡而言之，現代計算機設備和互聯網技術的應用，極大地推動計劃生育檔案管理事業的發展[5]。
3.4加強情報監控加強計劃生育檔案的情報監控
對于完善各類計劃生育檔案信息，進行科學的檔案信息管理意義巨大。在計劃生育檔案數字化管理過程中，不斷應用新的信息模式，建立新型數據庫，能夠逐步增強計生檔案信息管理的標準性、適用性和安全性。在進行計劃生育檔案管理時，特別是在信息情報管理過程中，不斷進行網絡咨詢和實時瀏覽，能夠有效控制和迅速更新計劃生育檔案信息。在具體的計劃生育檔案數字化管理工作中，檔案管理工作人員必須具有較強的職業道德意識，充分借助現代互聯網技術、計算機信息技術等方法，對計生檔案分類、歸整，并最終實現計劃生育檔案信息的共享，提升計劃育檔案的利用率，確保計劃生育檔案管理的實用性、嚴謹性和真實性。也就是說計算機技術的應用和互聯網的普及極大地方便了計劃生育檔案管理的信息搜集、信息整合以及信息存儲，提高了檔案管理人員的資料管理效率，促進了我國計生檔案管理事業的進一步發展[6]。
4結語
綜上所述，對計劃生育檔案管理進行創新發展和數字化建設不但有利于進一步促進我國計生檔案管理工作的革新，還能促進計生工作的規范有序開展。所以以各級政府必須大力支持和全力配合計生部門檔案管理機構進行檔案管理創新和數字化建設。雖然當前我國計劃生育檔案管理數字化建設過程中還存在一些不足之處，但只要計生檔案管理工作人員積極學習檔案管理業務知識和現代信息技術，并配合其它一些針對性的措施，這些問題都是可以有效解決的，并且能有效實現計劃生育檔案信息資源共享。
參考文獻
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檔案數字化的重要性范文3
關鍵詞：檔案館數字化信息化高校
一、檔案信息化與數字檔案館含義
檔案信息化，就是在相關部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。
數字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。數字檔案館具有館藏資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。
二、高校檔案信息化與數字檔案館建設的重要性分析
隨著信息時代的到來，現代科學技術在高校管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統、應用程序以及檔案館館藏檔案數字化等，使得傳統的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發展的必然趨勢。
高校檔案信息化與數字檔案館是檔案管理更加規范和標準的要求。高校檔案館館藏數量不斷增加，現行存儲空間有限，需要通過數字檔案館來緩解。以網絡技術為主的檔案數字化已經或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學化、規范化、專業化以及檔案信息資源開發一體化，是電子檔案管理重要性的體現。
高校檔案信息化與數字檔案館建設是檔案開發利用，實現服務方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應用現代化管理技術，與高校信息化工作進行有機結合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數據聚集，實現數據共享，充分發揮檔案信息的經濟價值和社會價值。檔案的數字化建設，將是傳統檔案工作的重大變革。
三、高校檔案館數字化建設中存在的問題
1、觀念問題
高校檔案管理意識薄弱，對高校建設數字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多高校雖然具有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業務指導不夠，監察、督辦不力。通過數字檔案館的建設，一方面可以提高文件形成者、領導者的檔案質量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規范融入管理系統之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質量。
2、技術層面的問題
⑴高校數字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統的面向文字信息的結構化關系數據庫不能滿足這一現實要求，需要建立面向對象的非結構化的多媒體數據庫。
⑵通信網絡是傳遞數字化檔案信息的基礎，遠程登錄使數字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯網的傳輸速度較慢，網絡安全問題尚未解決，這些都阻礙了數字檔案館的發展。
⑶標準的制定在數字檔案館的建設過程中至關重要，但是目前相應的電子文件標準、多媒體信息標準和數字檔案的著錄標準、全文數據庫的標準等還沒有形成規范。
⑷高校數字檔案館建設的目的是為了實現檔案信息資源的共享，將數字檔案信息在局域網或廣域網上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。
四、相關策略建議
1、加快檔案標準化制定和貫標
推進檔案信息化建設，標準要先行。高校要加強檔案信息化標準的制定和貫標工作。通過調查研究，借鑒國內已有的檔案數字化治理技術標準及規范，通過這些檔案標準化和制度的貫徹，規范高校檔案信息化工作。
2、重視檔案管理軟件的開發和應用
高校要重視檔案管理軟件的開發和應用。在軟件開發方式上，應依照國家標準并結合高校實際，統一規劃，創新機制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進行研發工作，最終形成一批有自主知識產權的、符合檔案工作發展趨勢的管理軟件。
3、安全性方面的建議
數字化的檔案館在安全性方面也要得到加強，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網安全、網站（頁）建設與檔案信息安全管理體制等方面的規章制度，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生，確保檔案數據庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數字檔案館數據安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。
4、重視檔案信息化人才隊伍的建設
檔案數字化的重要性范文4
數字化檔案管理的優點主要有：信息管理數字化。具有通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強、支持計算機聯網查詢和實時瀏覽等特點。資源管理虛擬化，檔案信息資源共享。信息資源管理智能化，檢索速度快、效率高、范圍廣，同時還可對檔案進行機密處理。用戶使用方便化，用戶可以在任何時間、任何地點通過計算機方便地利用檔案信息。
一、企業數字檔案管理中存在的問題
1、領導重視不夠。目前大部分中小型企業的領導沒有認識到檔案信息化建設的重要性，習慣于傳統工作，對檔案信息化的重要性認識不足;在目前應用水平不高的情況下，使用計算機是高投入、低產出，有的對實現檔案信息化能提高工作效率還持懷疑態度。資金投入不到位，使企業檔案數字化建設進程緩慢。
2、數字化文件的制作規程和數字化文件歸檔制度不相匹配。電子文件的制作規程和電子文件歸檔制度不相匹配，從而導致檔案歸檔制度缺乏一定的約束力。在實際的應用過程中，兩者的制作從事主體不相同，在沒有明確的規則之下，兩者的工作無法有效統一結合。
3、正式電子文件歸檔程序不夠完善。在相關程序設計的過程中，檔案管理方面的專業人員沒有參與其中，單純從軟件設計工作人員角度出發來進行程序的設計，立足在一些基本表面的問題，考慮的范圍是相對局限，不夠周全。而由此設計出來的自動化辦公軟件，在一些現實問題上的解決措施有待改進。
4、軟件落后、不適用和安全性差。一些企業推行“無紙化”辦公，設立OA平臺，把檔案的基本信息錄入電腦，通過搜索關鍵字查找所需文件。但由于企業的OA系統較適用于文書檔案或者更新滯后，對于科技檔案的查找并不便利，所以得不到充分利用，效果并不理想。當前電腦病毒橫行，使得檔案信息的安全和保密受到威脅。
5、檔案管理人員素質問題。數字化的檔案管理減少了工作人員的工作量，但對于其素質技能的要求有所增加。在現實工作中，一些資質較高的檔案管理人員在軟件應用技能上有所欠缺，而一些年輕檔案管理人員，還無法把理論更好地結合于實際，對于工作的認識不夠完善深入。
6、檔案部門自律機制缺乏。檔案部門的安全意識和保密意識不強，對網頁的信息缺少嚴格的審查和管理。缺乏相互的監督機制，造成檔案信息外流。
7、數字化文件歸檔管理問題突出。當前檔案信息系統和網絡建設各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
二、企業數字化檔案管理問題解決措施
1、加強領導對檔案信息化建設的重視。企業領導應深刻認識檔案信息化建設的重要性，其目的在于提高企業領導的決策和管理水平，應認識到建設一支檔案信息化人才隊伍是企業檔案自動化的客觀要求，同時，加大力度推廣檔案信息化建設，要求全體員工積極配合。樹立開放意識和創新意識，使得檔案管理有利于檔案信息的利用，服務于經濟建設。
2、完善電子文件的信息化管理，數字化檔案監控嚴格化。首先，重視數字化檔案的形成監控問題，在數字化檔案形成的階段，要確保電子文件的真實性和完整性，同時需要確保數字化檔案的方方面面都形成有效的監控，以科學、完整、嚴密的制度來規范監控過程，保證監控的效果。
3、建立完善的數字化檔案安全管理制度。因要盡可能多地開發檔案信息，以便提供利用，達到檔案信息利用功能的最大化。實現檔案信息資源共享的核心是建立完善的安全管理制度和針對數字化檔案的一整套嚴格的安全措施，從每一個環節解決信息失真的隱患。
4、健全與檔案信息化相關的標準規范，統一數據和軟件，為檔案信息化建設奠定有利基礎。為了保證用戶能高效、快捷、簡易地獲取檔案數據庫中的信息，要使檔案數據庫中信息存儲與呈現必須實現標準化與規范化，做到標準規范，避免檔案信息資源的重復、利用率低等問題，為實現檔案信息資源共享奠定基礎。同時，檔案信息化建設必須要在統一規劃的基礎上，采取統一的數據格式、軟件程序、技術標準、工作規程，才能建立起上下成線、縱橫成網、信息資源高度共享的檔案信息化網絡。要盡快制定出既符合檔案信息化規律，又適用于實際的技術規范和標準，推廣相應軟件。實現檔案信息資源的互聯互通，從而穩定推進我國檔案信息化建設的進程。
5、培養和引進高素質的檔案管理人員。檔案信息化建設是一門專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，能對相關軟件及自動化辦公系統熟練應用，全面了解和自覺執行檔案信息管理方面的法律、法規、制度和標準。因此，提高相關工作人員的素質仍然是重要要求，一方面需要有針對性地對工作人員進行相關的專業化的培訓，另一方面需要提高相關工作人員的工作責任心，同時結合兩者，才能讓整個工作更加有效，有價值。
6、提高電子文件安全性和可識別性。檔案信息對于企業的發展來說有著重要的價值和意義，很多甚至都是絕密文件，一旦泄露，后果不堪設想。因此，提高電子文件的安全性和可識別性有著現實的意義，我們需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要從源頭開始抓起，形成嚴格的管理制度以及采取有效的技術措施，在每個環節都把每一項責任落實到個人，確保權責明確，采取嚴格有效的保密措施，增加安全性。
結束語
檔案數字化的重要性范文5
關鍵詞：檔案；數字化；管理
一、檔案數字化管理概述
檔案信息一般用紙質文檔存儲在檔案室里，查找檢索起來非常費時費力，存儲空間大，維護不方便。檔案數字化就是把紙質文檔通過掃描、錄入信息到計算機數據庫中，以計算機儲存檔案信息，它的好處是檢索快捷方便，容易實時同步備份，存儲空間小，維護方便。
二、企業檔案數字化管理中存在的問題
（一）檔案數字化硬件嚴重不足。就硬件而言，檔案數字化主要需要三類設備：一類是信息采集設備，一類是信息存儲設備，一類是信息利用設備。存儲設備在設備選購方面主要以數字化對象的種類和數量、數字化速度、數字化質量為依據。信息利用設備一般包括計算機、因特網、打印機、復印機等。但由于當前基層財力緊張，各地檔案館、室這些設備嚴重不足。有的只有少數價值不高的簡易設備，很難滿足檔案數字化的需要。[1]
（二）檔案數字化軟件開發滯后。現今檔案部門所使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發、購置的軟件不能亂用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統。
（三）檔案工作缺少規范化標準。檔案材料的標準化、制度化和規范化是檔案信息化建設的前提和必要條件。信息化背景下計算機處理數據的“機械性”對檔案數字子化建設的標準和規范提出了更高要求。
（四）缺乏新型檔案管理人才。目前我國現有的檔案管理人員無論在意識上或者是技術上都和國際的標準相差很遠。實現檔案資源信息化，首先要有檔案管理人員素質的現代化。
三、企業檔案數字化建設的重要性
檔案數字化建設已經成為檔案事業發展的一項具有全局性和戰略性重大工作，它既是檔案工作的重要組成部分，又是社會信息化的重要基礎性工作，積極開展檔案信息化建設，是檔案事業適應社會發展需要的必由之路。同時檔案數字化建設是數字化、網絡化發展的要求。檔案部門所管理的檔案目前大都停留在只對本單位形成的紙質文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，對上述活動中形成的大量電子文件、電子檔案束手無策，無能為力。檔案部門如何在數字化網絡化的大潮中求生存求發展，保存在各級各類檔案館庫房中作為知識原始載體的檔案實體如何最大限度地發揮作用，這些問題就使開發檔案信息，進行檔案信息化建設成為必然。[2]
四、解決檔案數字化問題的基本對策
（一）加大檔案數字化硬件投資力度。檔案數字化首先是硬件現代化。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高企業檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網。使各項工作網絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。
（二）加強檔案數字化信息資源建設。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于檢索利用。
（三）加強檔案數據庫建設。檔案數據庫是數字檔案信息的組織形式，是一種特定方式組織起來、存儲在計算機內、使用某種數據庫管理系統組織管理的檔案目錄數據集合，是檔案信息管理系統的核心。企業檔案管理部門要建立數字檔案館就必須加數據庫的建設。
（四）配備新型檔案管理人員。檔案數字化最根本的還是檔案管理人員素質的現代化，再先進的設備最終還是要靠人來操作。企業檔案管理的能動因素是承擔檔案管理、開發和服務職能的檔案管理工作人員，是否擁有充足的、高素質的檔案管理人才資源已成為檔案事業能否持續健康，積極發展的關鍵所在。首先應當適當增加承擔檔案管理的專職人員，明確其崗位指責和工作要求，使他們能安心在檔案管理崗位上建功立業；其次是要加強對檔案管理人員的專業知識和技能培訓，提高他們的專業素質。
結束語：檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。面對這種挑戰我們檔案工作者應積極應對，我們要不斷知識，逐步掌握數字化技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。
檔案數字化的重要性范文6
【關鍵詞】數字化校園環境 學籍檔案 管理方法 技術
隨著信息技術的發展，當前校園環境已經逐漸向著數字化的方向轉變，在這種形式下，校園管理理念不斷發生變化，學籍管理方法與技術不斷創新。管理者利用數字化技術對學生學籍檔案進行統一管理，逐步建設起數字化管理系統，有效提升了學籍檔案管理水平。
一、當前學籍檔案管理中存在的問題分析
首先，當前還有相當一部分學校對于學籍檔案的數字化管理不夠重視，檔案數字化管理還沒有完全普及，盡管應教育部門要求在信息庫中錄入了學籍基本信息，但是這些信息并不全面，不能滿足社會的查詢需要，對與能夠反應學生綜合能力的信息，例如參加過的重要活動、獲得過的獎項以及專利等還是要通過紙質資料來查找。
其次，對于學生的學籍檔案存在多頭管理現象，導致信息孤島的形成。由于學籍檔案中的材料由多個學生管理部門提供，例如，教務處負責提供學生個人基本信息、入學以及畢業信息等，而學生處則提供學生的獎懲記錄以及就業信息等，各個部門在管理的過程中存在不統一的問題，不能建立緊密聯系，形成信息孤島，導致學籍材料不能及時歸檔。
最后，電子文件歸檔方式與先進的數字化管理模式不適應。很多學校在對電子信息進行歸檔時，都是采用磁盤拷貝的方式，安全性得不到保證，有可能會出現信息丟失的現象。同時，由于這些信息來自不同的部門，因此存儲信息的格式也不統一，無法與先進的軟件平臺相適應，這無疑會增大管理難度。
二、數字化校園環境下學籍檔案管理方法與技術
（一）明確學籍歸檔范圍、加強數字化管理
首先，各個學校要對學籍歸檔范圍進行明確，突破傳統思想觀念的束縛，將數字化材料列在歸檔范圍內，管理者要認識到檔案數字化管理的重要性。數字化材料中不僅要包括學生的個人信息（如求學經歷、專業信息以及研究方向等），還要將能夠體現出學生特長的信息包括在內，例如興趣愛好、參與過的重要活動、獲取過的獎勵以及專利等，使用材料的部門可以根據這些信息判斷出學生的能力，既是對學生負責，也方便了使用者。
（二）學籍信息的采集管理
學校應該加強對數字化學籍檔案管理系統的建設，做好學籍信息采集的規劃。首先，學校各個部門應該明確自身所管理信息的內容，管理部門根據規章制度制定管理規劃，對這些信息進行統一管理；其次，各個部門所管理的內容雖然不一樣，但是管理人員一定要認識到這些信息并不是孤立的，部門之間應該加強聯系，使用統一的形式來存儲這些信息，檔案館在對這些信息進行匯總以后，將這些信息嵌入到數字化管理系統中，保證這些信息的真實性和完整性；最后，對于學籍檔案信息的更新要及時，保證系統中所存儲的資料是最新的。
（三）歸檔技術分析
對于學籍檔案信息的歸檔有一個要求就是要做到“實時”，這就需要數字化技術提供基本支持。要想做到實時歸檔，就要創建一個檔案化的標準接口，這個接口有兩個功能，第一要能夠對信息進行發送、完成數據遷移過程；第二是對數據在完成歸檔以后，要能夠自動對其進行檔案化處理，保證這些信息的“標準性”。具體做法如下：首先，向各個管理部門采集學生的所有信息，并將這些信息分成兩類，其中一類是共享信息，包括學生的一卡通信息（姓名、性別、學號以及以及學院等）、畢業論文信息等，將這些信息放在數據管理中心共享，因為這些信息除了檔案管以外，其他很多部門也會需要。還有一類就是非共享數據，包括學生學籍的變化情況、求學期間的成績以及答辯材料等，相關部門要將這些數據及時歸到數據庫中。接口程序會對這些信息進行檔案化處理，將這些自動分類、編號，同時蓋上歸檔章等，這樣就在歸檔的同時完成了預立卷工作。
（四）紙質檔案與數字檔案的統一管理
目前很多學校在檔案進行管理時存在紙質檔案與電子檔案不同步的現象，這是學籍檔案管理中必須要解決的一個問題。要求學校在建設數字化學籍檔案管理系統的同時，也加強對紙質檔案的管理，二者之間的一體化管理能夠有效避免一些重復勞動，提升管理效率。首先，學校要將學生作為基本管理單位，建立起一個個獨立的學籍檔案案卷，其內容與電子學籍卡保持一致；其次，二者之間要做到一一對應，計算機會電子文檔進行自動組卷，而紙質文檔則需要借助輔助工具進行歸檔，兩種檔案不僅要做到檔案號的對應，對于更新的內容也要做到完全對應，避免出現紙質檔案更新滯后的現象；最后，紙質檔案中的信息可能不完全包含在電子檔案中，對于缺失的部門要將其數字化處理，保證電子檔案信息的完整性。
三、總結
在數字化校園環境下，學籍檔案信息的數字化管理已經成為一種必然選擇，各個學校應該積極建立數字化學籍檔案管理系統，豐富學生檔案內容，并對所有信息進行統一管理，并做到實時更新，除此之外還要加強對紙質檔案的管理，二者之間做到同步統一，不斷提升學籍檔案管理水平。
參考文獻：
[1]成小芬，陳國鈞.高校學生檔案的數字化建設[J].南通紡織職業技術學院學報，2013.
