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檔案管理工作的計劃范文1
關鍵詞: 計生檔案；檔案管理；細化；法制意識；約束
abstract: today which manages in the implementation scientific style microcomputer, carries on reasonably the refinement operation to the birth control file, is the nowadays records management work urgent matter. article union current present situation, from responsibility bright, the system refinement, manages aspects and so on strengthening to obtain, to hope that can make the beneficial discussion with everybody.
key word: birth control file; records management; refinement; legal system consciousness; restraint
計生檔案，縱掛橫聯，牽扯到千家萬戶。在實施科學化微機管理的今天，加強計生檔案的細化管理工作，對于有效地進行宏觀調控與微觀操作，處理好工作中的突發問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導向作用與依據作用。
計生檔案的管理工作，也經歷了由手工檔簿到微機管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報表到先進的具有科學化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀末期《中國人口報》上以《走科學化微機管理的道路》為題闡述過自己的拙見。而今，實施微機管理檔案的工作已有十個年頭，人們從茫然中走出迷惘，進行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應變為認識到位、得心應手。各級部門領導，各個層面的工作人員也從思想的根本上認知了計生檔案工作在計劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項重要的工作內容。明確專人，落實責任，加強管理，實現了計生檔案工作管理系統網絡化，有效地保證明人了工作的正常運轉。
然而，我們也不難看到，目前的計生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責明化，制度細化，管理強化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來的管理工作中所持的一些做法歸納幾點不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。
一、明確檔案管理工作的目的與任務。確保檔案的及時性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責與任務，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點抓住了“四不”“三聯”“二要”“一保證”等逐一加以落實。“四不”即確保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯”即聯絡其他鄉鎮，聯絡其他行業，聯絡村級基層組織，以防漏統漏報；“二要”即要工作經常化，持之以恒，要規范計生網絡的基本體系；“一保證”即保證計生檔案萬無一失。
二、完善工作制度，加強規范約束。檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規范約束。
多年來的實踐告訴我們，要保證鎮處計生檔案的準確無誤，就要首先抓好包片計生干部與村級計生統計員等工作人員的業務素質，建立起月考季評年累積的獎懲制度，堅持常抓不懈，緊而不松，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔存檔都要做到統一要求，統一標準，操作規范，準確及時。同時，還要建立聯絡服務制度，暢通反饋渠道，鎮村級的計生檔案管理人員要定期與計生服務對象溝通，以取得準確的第一手計生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時間制度，確保每個單位當日的資料不漏收，月報之前統計好，做到上報及時，統計準確，只有這樣，計生檔案才能完整安全。
三、樹立法制意識，強化檔案管理。檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責任大于天的思想，在實際操作中，往往會出現一些個別抽檔、改檔乃至毀檔的現象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發生，以保持計生檔案工作的純潔性，以達到檔案入檔、存檔的準確性，完整性與安全性。
總而言之，計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點，每一步才會達到理想的效果。
參考文獻:
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一、必須進一步提高對人口與計劃生育檔案工作重要性的認識
檔案是人類文明發展到一定歷史階段的產物。計生檔案，就是計生部門在進行各項職能活動時形成的全部檔案的總和，是人口計劃生育工作過程中形成的具有保存和查考利用價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的真實歷史記錄，是制定人口與計劃生育政策的重要資料，是搞好人口和計劃生育工作的重要基礎。
（一）提高各級人口計生部門主要領導對人口檔案管理的認識
只有在認識上提高了，才能進一步落實行動。能不能把人口檔案管理擺上日程，領導是關鍵，因為人口檔案管理涉及到人、財、物的支持，也需要各業務部門的積極配合，只有通過各級領導部門的協調合作，才能真正把工作落到實處。提高各級領導和業務部門對人口檔案管理的認識、途徑和方法是多種多樣的。可以通過加大宣傳力度，通過簡報、雜志、培訓等各種各樣的形式向有關同志進行宣傳，提高大家對檔案管理重要性的認識，注意保管好手中的資料，按次序擺放歸納。也可以采取加強考核評估，每一次對人口檔案的考核評估，就是一次很好的宣傳和指導，也是一種有效的激勵措施。
（二）建立檔案網絡化管理體系，實施計生檔案的分級管理
系統網絡化管理體系能夠有效地保證工作的正常運轉。要做到上下一心，共同努力。作為主導部門的人口和計劃生育檔案管理領導小組，這是工作的主心骨，人口計生局各科室具體承擔著計劃生育工作的各項任務，匯集著各方面的資料。鄉鎮和行政村基層各業務部門、科室建立專兼職結合的工作小組，責任到人，形成一根縱向線。同時，這些縱向線要相互影響，相互作用，相互監督，相互制約。這個體系要縱橫交錯，配合聯動，形成網絡。這個網絡既是計劃生育工作的基本制度，也是計劃生育檔案收集、管理的系統體系。
（三）推進計生檔案先進化管理的進程
在計生檔案管理當中最為重要的就是合理使用檔案，只有檔案使用得當才能夠充分地發揮出其作用，而使用計算機進行檔案管理只是為了可以提高計生檔案的利用速率，在使用計算機進行管理的時候，檔案應該按照其重要程度、價值多少以及利用率高低進行排序，將核心內容可以開放的檔案和使用率偏高的檔案進行特別整理。
（四）優化計生檔案管理人員隊伍
重視對人才素質的培養，我們處在信息化發展的時代，在這階段的計生檔案特點是不但需要妥善管理檔案，而且要有熟練的計算機使用技術，并且具備一定的信息處理能力、知識體系結構完整等。因此，檔案管理人員的綜合素質的提高有助于計生檔案管理，吸納工作人員的管理能力、創新意識和頂尖技術，綜合其自身能力進行檔案管理。對計生檔案管理人員進行在職培訓，不斷優化人才結構。
二、計生檔案管理的重要性及其表現
（一）計生檔案見證了人口與計劃生育事業發展的歷程
一開始，計劃生育工作單純的為降低人口出生率，轉變發展到現在，計生工作已經與經濟社會發展緊密結合，通過采取綜合措施統籌解決人口問題，優生優育的觀念逐步形成。從社會制約行政干預逐步轉變為建立計劃生育利益導向和社會制約相結合，與宣傳教育、綜合服務、科學管理相統一的機制。結合現實制訂出臺各種優先優惠政策，嚴格落實各項優先優惠政策，讓優質的計劃生育技術服務深入人心，實現計生檔案在新時期計劃生育工作思路和工作方式方法的兩個轉變，進一步成為人口和計劃生育事業發展歷程的重要憑證。
（二）計生檔案對計劃生育利益導向政策發揮著重要作用
近年來，隨著社會的轉型，計劃生育工作思路的提升，工作方式方法的轉變，計劃生育利益導向機制不斷深入，從國家到省市各級人民政府以及相關職能部門都相應出臺了一系列的優先優惠政策。例如 “農村部分計劃生育家庭獎勵扶助金”“計劃生育家庭特別扶助金”和地方上出臺的為獨生子女中招加分等等這些優先優惠政策，而在計生檔案管理過程中，相關文件的文書檔案和計劃生育工作中形成的各類檔案，以及二孩生育證管理檔案為享受優惠政策人員提供了重要佐證材料，對計劃生育利益導向政策發揮著重要作用。
（三）人口計生檔案可為人口計劃生育工作服務
定期搞好人口計劃生育政務公開工作，通過公開的活動促進公平公正，樹立良好的形象，維護人民群眾合法權益，促進他們自覺實行計劃生育，推進計劃生育民主管理和民主監督。提高人口計劃生育工作的透明度，賦予群眾對人口計劃生育工作參與權、知情權、監督權，防止和杜絕不公平、不公正的現象發生。
（四）電子檔案提高了計生工作管理水平
隨著科學技術的進步，廣大育齡群眾對計劃生育技術服務的要求也越來越高，科學技術在我國計劃生育工作中正在發揮著日益突出的作用。各省市為便于地方工作開展而自主創新建立的《MIS人口信息系統》、《出生人口信息綜合服務平臺》、《二孩生育證管理服務平臺》等各種數據系統，逐步實現了人口和計劃生育工作的科學現代化管理。電子檢索工具和信息系統各類計生電子檔案極大地加快了計生日常工作效率和查檔效率，進一步成體現了計劃生育工作科學管理水平。
（五）計生檔案為國家選用人才考核晉升提供了可靠的依據
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會計電算化環境下會計檔案管理工作的重要性試論
一、會計檔案的作用
1.會計檔案直接影響經濟工作
從宏觀來說，國家利用各企事業單位、各機關的會計檔案反映的數據逐級匯總，可以考核國民經濟各部門有關計劃和預算的執行情況，從而制訂更適應國家經濟建設的計劃和決策;從微觀來說，各企事業、機關單位利用會計檔案提供的原始數據，科學地預測未來，制訂最優化的管理方案，以最低的成本獲取最大的經濟效益。
2.會計檔案保護國家利益不受侵犯
改革開放給經濟建設帶來了生機和活力。但由于原有法律法規還不完善，一些單位和個人利用政策上的漏洞，巧立名目，隨意提高開支，鋪張浪費，使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經法紀的情況真實地記錄下來，及時發現問題，阻止腐敗的產生、蔓延，打擊經濟領域的不法行為，解決經濟糾紛，從而確保國家的經濟利益。
二、電算化下會計檔案管理的內容
電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎工作，單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度，并由專人負責管理，對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點，采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞，而使會計檔案丟失，通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合會計軟件的全套文檔資料，以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
三、電算化下會計檔案管理存在的一些問題
1.會計檔案載體
電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。
2.會計載體本身性質帶來的問題
電算化會計檔案需在一定的系統內才可視，因此目前許多企業因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用，《會計檔案管理辦法》第十二條規定：采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案，并對保存期限作了規定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限，沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度，未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。
3.會計檔案管理制度不完善
由于電算化會計檔案更易在不知不覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。
4.缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才
眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的軟件設施建設。
提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業務的電算化培訓，然后就去操作系統，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。
四、如何改善電算化下的會計檔案管理
1.完善會計軟件
最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強化系統的安全防護功能，如有聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。
2.完善電算化下會計檔案管理各項制度
(1)建立電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管;會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。
(2)建立電算化會計檔案的保管制度。根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。
(3)建立嚴格的借用手續制度。查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續，外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。
(4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。
3.提高會計部門人員素質，完善人員配置結構
會計系統是由人來操作的，一個系統是否安全，不但取決于系統本身，更應該注意操作使用人員的素質，未經有效的業務訓練和不具備良好職業道德的員工本身，對系統的安全是一種威脅要提高會計人員計算機業務素質，必須大力加強人才培訓的力度。各單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員，應按不同內容、不同要求進行培訓。對系統維護人員，應盡量用計算機專業人員，畢竟，計算機系統維護是一項專業性很強的工作，對這些計算機專業人員只要簡單的會計培訓，就可以收到良好的效果。
參考文獻:
[2]周衛珍.談會計電算化后會計檔案的變革.山東檔案,2002(4).
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一、檔案管理基礎工作的重要性
所謂檔案管理基礎工作主要包含檔案信息的查詢、登記、裝訂、注銷和分類。其中檔案分類主要是指依據檔案管理規范，將檔案信息的內容、用途和來源進行分類整理，一般情況下來說，裝訂檔案主要采用三點一線法[2]。檔案信息進行登記時，要將常規性的冊、單、表等使用在檔案整理、利用、進出和保存等方面的記錄工作中，從而形成完整的原始檔案，并且保證檔案的安全性、完整性。在檔案管理基礎工作中，檔案健全管理是非常重要的工作項目，保證檔案的完整能夠提高檔案信息的使用效率，并且能夠節約大量的人力，使檔案信息的檢索更加快速。檔案內容主要是指企業和單位活動的過程中所產生的重要記錄，其具有時效性、重要性和獨特性等特點。有效開發檔案管理工作項目能夠為使用者提供更好的服務，并且也能夠完善檔案基礎工作，同時現代化檔案管理水平也得到提升。將現代化計算機技術和網絡信息技術應用到檔案管理中，能夠有效強化檔案基礎工作管理，從而使檔案基礎管理更加完善、全面。也能夠減少因為檔案檢索中的問題，從而提升檔案檢索的能力。
二、檔案管理基礎工作中的問題
目前，我國的綜合性檔案館數量眾多，其中的館藏內容也較為繁雜，由于檔案信息保存的跨度時間較長，所以大部分檔案信息均屬于封閉式管理狀態，主要目的在于保證檔案信息的完整性、安全性，同時不同時期的檔案管理方式和整理質量均不統一[3]，所以在檔案管理基礎工作中仍然存在不足和問題，具體體現在以下幾方面：
（一）檔案信息保存的時間較長，所以部分檔案檔號不規范，經常會出現無目錄的狀況，或者存在同一目錄號多個檔案信息的現象。
（二）檔案的全標題書寫不規范，部分標題無法反映內部檔案的具體內容，甚至部分檔案存在無標題的狀況。
（三）在檔案信息中存在檔案標題沒有涵蓋的數據信息內容，從而產生信息檢索困難的問題。
（四）檔案信息存在頁碼標記混亂的問題。
（五）部分檔案卷宗存在保存問題，時間上存在混亂，信息的種類和保存等級上也存在嚴重問題。
（六）檔案卷宗在歸檔后進行保存，但是由于沒有規范性，所以造成檔案保存沒有規律性，從而為日后的管理帶來麻煩。
檔案館的建館時間越長，檔案數據量越來越大，則問題就越多，也越嚴重，所以針對這一現象，加緊完善檔案館的管理系統，并且將計算機應用技術、網絡信息技術等全部納入到檔案管理中，從而實現現代化的檔案管理，有效提高檔案管理效率，同時能夠快速解決檔案管理信息中所遇到的問題。
三、檔案基礎管理工作在現代管理中發揮的作用
現代化檔案管理中，要促進其完整性，為人們的信息查詢工作和搜索工作提供便利，需要將創新理念應用其中，促進檔案管理工作在執行期間更為系統、更合理。并且，實現檔案的基礎管理工作，也能推動檔案管理工作的有效進步，從而為其發展提供有力決策。
（一）提高了檔案管理的標準
社會經濟的發展，促使人們提高了檔案管理的要求。隨著科技不斷更新，現代化檔案管理逐步轉向標準化、規范化的發展道路。由于檔案管理發展的較為迅速，所以在管理過程中工作人員的能力無法滿足現代化檔案管理需求，則無法讓檔案管理工作得到發展[4]，所以應該有意識的培養檔案管理工作人員的管理意識，使工作人員能夠了解檔案管理基礎工作重要性，并且也要注重培養自身的基本能力，從而使檔案保管工作得到科學、全面的監管，并且能夠有效保障檔案信息的安全性。同時應該制定專業化的管理責任制度，使工作人員能夠銘記自身的工作責任，同時能夠保障檔案管理工作的順利進行，利用獎罰制度，能夠激發員工的工作積極性，有效完善檔案管理工作。
（二）檔案管理基礎工作能夠取出雜劣信息
在進行檔案管理的時候，經常會因為檔案信息未編碼、檔案信息資料雜亂等等問題而造成檔案數據信息檢索困難，所以需要進行徹底的檔案信息資料重新整理，從而將混入到卷宗內的雜亂內容全部整理出來，有效杜絕出選卷宗過厚、未編頁碼等現象。如果在重新整理的過程中出現目錄、項目號、案卷號、頁碼、類別號、標題、件號等信息不完整狀況，則需要立即進行備注，并且進行重新整理和填寫，通過這種處理方式不但能夠提高檔案信息的使用效率，還能夠改善檔案數據信息的拓展性，讓檔案信息容量保持在適度的水平和狀態，從而有效實現規范化、科學化的檔案管理。
（三）檔案管理基礎工作能夠促進檔案管理規范化發展
現代化檔案管理工作要順利進行，必須要強化管理工作人員的工作技能和職業素養，而管理工作人員如果要想強化自身的管理能力，則需要對案卷要求、歸類要求和歸檔要求等工作內容進行全面完善，從而有效實現檔案管理工作的標準化發展。在檔案管理工作中如果出現檔案信息不正確、檔案內容不齊全等問題，即使應用計算機技術、網絡信息技術也無法提高檔案管理工作的水平[5]。所以檔案管理部門應該制定嚴格的規章制度，并且結合自身的實際情況來規劃規章制度的執行標準，并且管理工作人員的日常行為規范，并且嚴格監管檔案管理工作的各項環節，從而保障檔案管理基礎工作的順利完成，另外在檔案信息歸檔以后，還需要嚴格管理檔案信息的保存工作，保證檔案信息能夠及時的歸檔入庫，使數據信息能夠得到完整的保存，對以后的檔案信息檢索和應用都有積極作用。
（四）檔案管理基礎工作能夠使信息檢索工作順利應用
在進行檔案信息管理的過程中，檔案信息的歸檔和錄入是最基礎的檔案管理工作，只有掌握基礎的檔案管理工作，并且能夠將檔案基礎工作執行到極致，才能夠進一步提升檔案信息的現代化管理水平，保證檔案信息的準確性。做好檔案基礎管理工作，能夠為使用者提供完善的檢索功能，并且便于使用者查找有效的檔案信息[6]。社會科技的不斷進步，網絡信息化技術不斷的應用到檔案管理中，從而使檔案管理工作更具有公開性，只有不斷完善檔案管理基礎工作，才能夠使檔案管理工作與現代化技術接軌，并且迅速提高管理的效率和水平。在人們進行數據信息檢索的過程中，只有保障數據信息、案卷號等信息準確無誤后，才能夠提供完善的數據信息檢索服務。另外，應該創建專業化的檔案信息收集小組，對檔案信息進行收集、整理等工作，編制規范化的目錄，然后裝訂成冊進行保存，從而節約了檔案管理工作人員數據收集、整理的時間。
（五）提升檔案利用率
做好檔案管理工作，能夠自然而然的提升檔案利用率。檔案管理部門每年都會收集大量的檔案信息，管理工作人員依據檔案信息的重要性進行分類，將重要的檔案信息優先管理，然后在整理其他檔案，通過有效的整理不但提高了檔案的管理速度，還提升了檔案信息的使用效率。利用全新電子技術完善檔案信息檢索方法，讓使用者輸入關鍵詞即可尋找到相關檔案信息，大幅度提高了檔案的利用率，從而有效推動了檔案管理工作的發展。
檔案管理工作的計劃范文5
[關鍵詞]檔案管理；基礎工作；現代化探析
一、檔案管理現代化建設的必要性
檔案管理現代化是檔案工作順應時展的需要。傳統檔案管理工作，主要是利用人工對檔案實體進行精細的收集、整理、保管、利用等，在科學技術突飛猛進、社會發展日新月異的今天，電子政務、電子商務日益普及，政務公開全面推行，對檔案管理工作提出更新更高的要求，傳統檔案管理方法弊端已凸顯。加快檔案管理現代化步伐，適應時代需要，成為現代檔案工作的一項重要內容，也是檔案部門順應時展的必然趨勢。
檔案管理現代化是社會主義和諧社會的要求。和諧社會建設要求檔案部門既要為政府各項工作提供基礎服務支撐，又要成為黨和政府連結廣大人民群眾的橋梁紐帶。要求檔案管理工作與時俱進，服務社會，在社會主義新農村建設、社會保障體系建設、和諧社區建設等各個方面，發揮服務效能。
檔案管理現代化是檔案事業自身發展的必然選擇。檔案事業在改革開放和現代化建設中具有十分重要的地位和作用。在檔案工作的外部條件和內部需求都在發生深刻變化的情況下，檔案管理現代化無疑是奠定檔案事業基礎性地位、實現自身發展的必然趨勢，可以促進傳統檔案管理理念的轉變，有利于新一代管理體制的建立和完善，促進檔案事業持續、協調、有序發展。
近幾年，檔案管理工作開始逐步進入規范化管理的軌道，從整體情況看，檔案工作本身還存在以下幾方面的問題：
（一）案卷標題不規范
有的案卷有標題，但不能反映主題內容；有的案卷缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象較為普遍；有的案卷檔號不規范，沒有目錄號，一卷多冊；部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用；許多案卷未標頁碼，如果在使用中掉頁很難發現。
（二）檔案利用主體受到限制
長期以來，檔案利用主要是為各級領導決策、為機關各部門工作參考服務，而為科研服務則相對較弱。由于受到某些陳舊的思想觀念和檔案制度的制約，一些檔案利用主體的正當利用要求無法得到充分滿足，或者需要辦理大量復雜繁瑣的手續才能得以實現，從而大大影響了檔案的利用效率。
（三）館藏檔案門類不全，檔案利用效率受到限制
據調查，目前不少檔案館館藏門類不全，內容單一，主要以黨政、科研、財會類檔案居多，其他檔案門類不全，數量有限。例如，照片檔案、聲像檔案、實物檔案等嚴重匱乏，特色檔案寥寥無幾，這就使檔案利用面變得非常狹窄，不能滿足各個層次檔案利用主體的需求，直接影響了檔案的利用效率。
（四）檔案開發利用受到限制
以往的檔案查閱主要是靠手工翻閱檔案目錄，檔案管理人員經常會遇到查詢人員對檔案的形成時間、題目弄不清楚的情況，查閱起來特別困難，既耽誤時間，又浪費人力。目前多數檔案利用方式基本上仍停留在傳統的手工層面上，游離于先進的信息技術之外，雖然檔案館已普遍配備了計算機，但使用范圍仍局限于文檔目錄的錄入，檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后，嚴重影響了檔案的利用效率。
二、檔案管理基礎工作的標準化、規范化
要想提高檔案管理的水平，就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行。
（一）全面普查案卷，去粗取精
實現檔案管理標準化、規范化的第一步是普查案卷，去粗取精。因為，一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件。所以，首先要剔除這些無用的文件，才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。
（二）重新組合案卷，實現案卷規范化
將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管，而且也可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
（三）結合實際，規范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，也是直接影響輸入計算機數據與信息準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。檔案規范著錄應該以《檔案著錄規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合著錄工作的著錄細則。
（四）統一分類號，保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類，再制定出一些具體細則。在分類的過程中加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。應盡量做到統一認識、統一標準，前后標引一致，從而達到標準化和規范化管理。
（五）規范題名，保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率，但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準。而題名準確可以保證檢索的查準率。因此，在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。我們糾正計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種(必要時加上人名、地點和時間)等要素都填寫完整。如果題名要素不完整則要補齊，如果題名冗長則刪除多余的賀詞。還要統—文種，題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”，凡不要求批復的文件則寫“報告”等，這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。
三、推進檔案工作現代化管理
面對當今社會電子檔案文件數量急劇增加，網上利用檔案文件信息的要求越來越高。為適應國家信息化建設檔案事業發展的需求，應以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標。加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續、快速、健康發展，為改革開放和現代化建設服務。
（一）加快檔案信息化基礎設施建設
推進運用計算機管理檔案，提高檔案館(室)計算機和網絡技術的應用程度，進一步提高檔案信息化水平。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用。而實行計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率，提高社會利用的效率。
要實現檔案管理現代化，首先要用現代信息處理技術對檔案館中存儲的檔案，紙制檔案，照片底片檔案，錄音、錄像（視頻）檔案等各種載體的檔案和現行文件行數字化處理和存儲，即進行數字化檔案館館藏建設。其次要分級次著錄，既省時，省力，即在著錄過程中可以將案卷分為二個層次進行。將那些反映問題單一或變化值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及相同內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入，既節約了時間、人力與財力，又提高了效率。
（二）加強檔案目錄數據庫建設
數字檔案館最核心的問題是信息資源庫的建設。資源庫應成為檔案資料存儲中心和檔案資料處理中心。充分運用計算機技術，加快檔案數據庫建設，提高檔案檢索利用服務質量。各部門向檔案館移交檔案時，要盡量做到同時移交機讀目錄。
（三）積極推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設
有條件的檔案館應通過接收電子檔案，對各種類型檔案進行數字化管理等方法，積極建設相關的全文數據庫和多媒體數據庫，盡快實現檔案全文信息查詢、不斷提高服務效率和質量。
綜上所述，檔案管理工作是永無止境的，檔案的現代化管理建設也是一個循序漸進和不斷探索的過程。只有不斷探索新路，做好檔案管理基礎工作，找準檔案工作的切入點，適應新時期檔案工作的需要，才能推進檔案工作現代化管理。
參考文獻：
檔案管理工作的計劃范文6
關鍵詞：精細化；檔案管理；機遇；挑戰
檔案管理工作存在于我們生活中的方方面面，小到我們的個人檔案的管理，大到全國人口的戶籍管理，以往手工管理手段面對如今海量的信息只能望洋興嘆，所以引進先進的管理理念與技術迫在眉睫。精細化管理是一種先進的理念與技術，它運用嚴謹的管理規范和信息化管理手段解決了海量的數據和以往管理中散漫、難以量化的實際問題。對于這些有保存價值的檔案材料，如何能夠在有效保護的同時，更好地利用其價值成為各級各類檔案管理人員在管理工作中面臨的新挑戰。在這樣的重要轉型階段，作為高校的檔案管理工作者，應從以下幾個方面進行改進。
一、完善檔案制度
“沒有規矩，不成方圓?！焙玫墓芾眢w系需要一系列完善的制度來支持。在精細化管理運行的實際過程中，與以往的管理方式與方法難免有一些差異，包括在部門職責、各崗位職責、精細的管理分類制度、考核制度、獎懲制度等方面的區別。高校檔案館作為檔案管理的主要部門，要在實際運行中統籌處理好這些矛盾，把精細管理層層落實，摒棄落后的管理方式，吸納新的管理觀念，在自身部門制度完善的同時，對各教學院部和職能部門檔案人員的崗位職責也要明確、細化。專職的高校檔案館的工作人員對各種檔案工作流程都較熟悉和規范，但對于二級學院以及各部門的兼職檔案人員來說，各項事務還需要用明確的要求和制度來規范，如歸檔材料的范圍、種類、存放方式、檔案材料等按要求撰寫、按規范收取、按時間歸檔等都要有專門的制度和規范來約束，細化的工作流程能明確工作中每一個細小的環節。
二、抓住機遇，優化技術
數字化檔案館是運用數字化管理手段對檔案進行信息化處理，是當前檔案管理工作的主流，但與其他行業信息化處理能力和水平相比，檔案信息化水平還有待進一步提高。各大高校正在抓住這一機遇大力推動數字化檔案館的建設，利用這一機遇更新管理手段和技術、爭取充足的資金來推動檔案管理向信息化、開放化邁進。
數字化檔案館的建設是一項復雜的信息化工程，與傳統的檔案管理與利用相比，它給檔案管理工作帶來了新的生機和活力。傳統的檔案管理在檔案歸檔后，保存質量不穩定，查詢利用率低，不便于開放利用。而數字檔案館作為一個開放的平臺，各種檔案進行數字化處理后能夠永久保存和查閱利用，其檔案利用率是以往傳統手段遠遠不能比擬的，其功能強大的信息化處理平臺、高效的訪問速度和高效的利用率都充分體現了檔案管理業務與現代管理方法的整合。在今后的發展過程中，更需要這種傳統與現在相結合的互動方式。
三、更新管理人才
數字化檔案管理的建立需要大量的信息技術人才。根據當前高校檔案從業人員的整體情況來看，信息技術人才較為缺乏，大部分檔案從業人員都沒有信息技術背景。所以，培養一支能夠達到信息化建設需要的高水平人才是保證數字化檔案館建立和運行的必要條件。在建設數字化檔案管理工作團隊時，筆者認為應以建設信息技術團隊為主，再配以具有多年檔案管理經驗的人員，以業務需求為指引，在對現有人才進行新知識的培訓基礎上，引進高素質的跨學科人才，推動數字化檔案館的建設。
四、檔案管理人員應具有良好的職業道德
1.遵循保密原則?！安辉撜f的秘密，絕對不說；不該知道的秘密，絕對不問?！边@是檔案管理人員在工作的過程中必須遵守的檔案保密制度。對于保密類檔案嚴格按照權限規定管理查看，杜絕保密檔案泄密的事件發生。另外，尊重他人個人隱私也是檔案人員應具備的基本職業道德。檔案管理人員在工作過程中會接觸到個人檔案文件，其中包含的個人隱私、以往經歷等內容切不可違規公之于眾。
2.注重服務意識的培養。檔案管理看起來是對各類物體和資料的管理，但在收集檔案和檔案查詢利用的過程中都是要與各類人群有交流的。作為一個窗口服務型的部門，從業人員除了在完成自身業務工作的同時，好的服務態度能影響整個部門的形象。在收集檔案材料時，檔案管理工作者與檔案來源單位是合作關系，而不是上下級關系；與來訪人員交流時，對其權限查詢范圍內的要求應盡力滿足；與學校其他部門的協同工作時，檔案管理工作者要認真履行本部門的責任與義務。
高校檔案精細化管理是一個系統工程，其管理水平的高低是學校有效統籌、各部門積極配合、檔案從業人員認真工作的共同結果。目前，各高校數字檔案館的建設已初步成形，但距離精細化管理的要求還有一定的距離，還需要大量的檔案工作者對其內容和功能進一步完善。
參考文獻：
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