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電子文件與電子檔案管理范文1
關鍵詞： 電子檔案； 傳統檔案； 管理
中圖分類號： G276 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631（2012）10-0041-01
電子文件檔案與傳統檔案相同之處，它們都具有檔案的基本屬性――原始性。對電子的內容進行修改非常容易，而且改后不留痕跡，但勢必埋下安全隱患，同時，還可對電子文件進行壓縮處理，改變電子文件的清晰度和對比度等等，造成“原件”識別困難。相比之下，相對紙質文件內容進行增刪，改而不留痕跡是不可能的。紙質文件一旦形成原件中所含的內容和形式特征就不會發生變化，人們可以從這些信息上確認文件的原始性。電子文件形成后因載體轉換和格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生任何變化，人們便難以確認它的原始性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集，積累開始就要進行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過程的真實記錄可以證實電子文件的原始性和真實性。
電子文件管理系統本身也應具有實時記錄功能，隨時將需要保留的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實電子文件真實可靠的有效依據。對于收集、積累階段就在網絡系統上傳遞的電子文件，可通過網絡系統的自動記錄功能記錄有關信息，對于以存儲載體方式進行收集，積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是以擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上修改，一經形成后，馬上貯存到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已經總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因次，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值“的文件，還應包括文件的讀取軟件甚至操作系統。二者間的不同之處具體表現為以下幾點：
一、電子文件檔案的歸檔時間與傳統檔案不同
電子文件可以在文件辦理完畢后隨時歸檔，或在某一時間周期內統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，有檔案工作人員接受登記，按事由原始給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔和完整率，另一方面也負荷電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
二、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同
電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得發雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性，保證電子文件的法律憑證地位。
三、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異
電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機的發展文件形成部門的配合，檔案部門在接受到電子文件后對文件進行合適轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存貯的檔案，保證信息資源方便利用。
四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同
因為電子文件的特殊性，可以達到文件相應的分類號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可找出相應的文件和相關的上下級行文附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
五、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同
只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄方式，中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子文件檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發好和利用好，并得到長期保存，是人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續，是所有檔案工作者應盡的職責。隨著檔案信息電子化的發展趨勢，提高單位電子檔案管理水平勢在必行，本人認為還應該從以下幾個方面入手：
（1）從電子文件的收集、積累基礎工作入手。
（2）嚴格電子文件的歸檔管理。
（3）健全電子文件的檢查審核制度。
（4）規范公文制作和控制程序。
（5）加強電子文件軟、硬件設施管理。
電子文件與電子檔案管理范文2
【關鍵詞】檔案管理；系統設計
隨著時間的推進，檔案管理的文件也隨之越來越多，如何對復雜多樣的檔案文件進行高效、科學的管理，增加檔案管理工作的效率，滿足其他部門工作對檔案文件的需要，是現代檔案管理部門當下的首要工作內容，更是檔案管理工作的主要目的。特別是對于電子文件檔案來說，電子文件檔案的管理更為復雜、繁瑣，建立一個有效的電子文件檔案管理系統非常關鍵。本文將對電子文件檔案管理進行闡述，并分析如何設計并實現電子文件檔案管理系統。
對于一個國家來說，檔案管理工作的開展成果不僅會對這個國家的社會經濟發展產生影響，也會對政治和文化等方面產生影響。檔案管理工作的發展，會隨著社會經濟的發展而發展，內容也會隨之不斷增多，檔案管理的工作經驗的增多，促進了檔案管理方法的改進。隨著互聯網信息技術的快速發展，通過互聯網技術文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點，電子文件檔案也隨之而生。一般來說，檔案管理對于檔案文件的保密性和安全性有一定的要求。電子文件檔案的載體是先進的現代互聯網信息技術和計算機系統等高科技，所以對于檔案管理部門來說，要對電子文件檔案進行有效的管理，就需要建立一個健全的電子文件檔案管理系統。本文將根據電子文件檔案管理的工作的特點要求，對于電子文件檔案管理系統的設計與實現提出個人建議，希望能夠對電子文件檔案管理系統的建立有所幫助。
1.電子文件檔案管理工作的概述
隨著互聯網信息技術的快速發展，通過互聯網技術文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點，電子文件檔案也隨之而生。檔案管理是檔案管理部門的工作人員對需要進行存儲的一些文件檔案資料通過收集整理，然后進行歸納分類，再進行收藏保管的活動，最終目的是為了在工作中需要借閱參考檔案文件的其他部門提供工作上的幫助。電子文件檔案管理與傳統紙質文件檔案管理從宏觀上來講，主要工作內容大同小異，但是從微觀上來講又有許許多多的差別，比如其載體不再是紙質材料，其形成與管理都是依靠信息技術和計算機系統，形式多種多樣又較為分散，管理起來具有一定的難度性。
一般檔案管理都有一定的保密性要求，尤其是對電子文件檔案來說，無論是從收集、儲存、保管，還是從服務于檔案利用者、交接等方面來說，電子文件檔案依附于計算機信息系統，其管理在安全保密性方面的保障要求也比較高，檔案管理部門的工作人員要確保電子文件檔案的完整性，要防止被黑客入侵、病毒感染以及計算機故障等不確定因素造成的電子文件檔案泄露、丟失等問題的發生。
總的來說，電子文件檔案的載體是先進的現代互聯網信息技術和計算機系統等高科技，所以對于檔案管理部門來說，要對電子文件檔案進行有效的管理，就需要建立一個健全的電子文件檔案管理系統。
2.電子文件檔案管理存在的問題
電子文件檔案的載體是先進的現代互聯網信息技術和計算機系統等高科技，是一種新的文件檔案資料形式，由于發展的時間較短，經驗相對不足，所以在目前的電子文件檔案的管理工作中存在著一些題有待改善：
1.電子文件檔案在形成與收集過程中容易發生被篡改、刪除、遺漏等問題，對于其是否是原始的電子文件檔案，又是否具有真實性都很難得到判斷。
2.電子文件檔案的形成與收集過程中依靠的是信息技術、計算機系統、硬件設施、軟件等載體，這些載體的安全性較難掌控，存在一定的安全隱患，比如載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問題都可能使電子文件檔案出現遺失、損毀、泄露等現象，所以要永久性儲存電子文件檔案面臨著一定的考驗。
3.電子文件檔案管理系統的設計與實現
為了更好地對電子文件檔案進行管理，更好地服務于檔案利用者，設計與實現一個完善、安全有效的電子文件檔案管理系統是當下檔案管理部門的一大任務。通過西方學者的研究分析得出，文件檔案可以分為文檔階段、文件階段、檔案階段這三個不同的生命周期，電子文件檔案管理系統的建立可以參照這三個階段的不同特點進行設計：
1.電子文檔管理系統。由于電子文檔的載體與紙質文檔的載體不同，所以在收集過程中可能會有被改動、遺失或者被惡意刪除等現象存在。所以為了保證電子文檔的真實完整性，在這一環節中要對其進行嚴格審核。
2.電子文件管理系統。在保證電子文檔的真實完整性后，檔案管理部門的工作人員就要建立電子文件管理系統，對收集的電子文檔進行合理分類、整理，然后儲存。對電子文檔的分類、整理要尊重規律符合邏輯思維，才能提高工作效率。
3.檔案信息管理系統。檔案信息管理系統主要的是保證電子文件檔案管理的永久性和安全性。檔案信息管理系統要對電子文件檔案進行維護、備份，防止載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問題導致電子文件檔案出現遺失、損毀、泄露等現象。
電子文件與電子檔案管理范文3
[關鍵詞] 檔案；檔案管理；雙軌制；措施
[中圖分類號] G740
[文獻標識碼] B
在全球化信息時代的影響下，傳統的單一紙質檔案已不能適應當今快節奏的傳播利用，由以計算機網絡為主導的這面旗子占領了檔案管理領域，并逐步取代紙質檔案。隨著計算機和現代通訊技術在各個領域的不斷普及應用，圖書館檔案管理近年來也隨之由傳統的紙質文件逐步向電子文件轉化，但這個轉化是復雜、持續的，由于各種原因，他們的并存期、依賴期會相當漫長。不過電子文件的入檔比例呈逐年增長態勢，形成兩者并駕齊驅的局面，所以圖書館檔案實行雙軌制管理是現代社會發展的要求，是圖書館檔案管理發展的必然趨勢。
一、檔案管理“雙軌制”的內涵
從形式上看，電子文件僅是形成最終傳統意義上檔案實體的過渡性文件。隨著信息技術的發展，出現了無紙化辦公的情況，電子文件的優勢越來越凸顯，從而對傳統檔案的管理方式提出新的質疑和挑戰。
電子文件的出現，不僅是存儲方式的改變，更是檔案管理范式的轉變?？偟膩碚f，檔案“雙軌制”管理主要是指對檔案的存儲采取紙質與電子并存的管理辦法。“雙軌制”不但是管理方式、方法上的調整或者說是某種擴充，更重要的在于它還從根本上改變了傳統檔案管理的理念，是對傳統檔案管理理念的一次揚棄，給傳統的檔案管理注入了新的活力。在管理層面上，“雙軌制”是對紙質檔案和電子文件的并存管理；而在操作層面上，“雙軌制”則意味著從對紙質檔案的管理過渡到對信息、知識和數據挖掘、融合與輸出，是對信息洪流的疏導和規范。
二、實施“雙軌制”管理的必然性及意義
紙質檔案與電子文件由于其各自的特點、文件運行的生命周期以及在整個科研生產過程中所發揮的作用不同，決定了必須對具有同一信息內容的文件施行紙質檔案與電子文件并存管理的“雙軌制”。
電子文件的特點隨著其自身的不斷發展而豐富和擴充。而其中的“可共享性”、“存儲的高密度性”以及“信息的可操作性”是電子文件被大眾認可及迅速普及的主要原因。根據這些特點，相對于紙質檔案而言，電子文件的優勢在于提供方便、快捷的查詢、復制及數據交換、挖掘等信息服務上。這是信息社會或者說網絡社會對檔案管理提出的基本要求。這是一個信息爆炸的社會，如果不對電子文件施行有效的管理，而只是固封于對紙質文件的管理上，那么對海量的信息進行紙質存儲以及從海量的紙質文件中找出所需要的信息將是不可能的事。
雙軌制的管理模式能夠適應現代檔案網絡化、數字化建設的需要，從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲，實現檔案實體管理和信息化管理相容并有機地結合起來的現代管理模式。這種管理模式既能充分開發、利用檔案信息資源，同時也能起到保護檔案原件的作用。從而將更加重視知識管理在資源配置、業務流程和人才開發等方面的作用，使檔案管理工作進一步走向規范化、數字化、網絡化和社會化。提高檔案管理的水平，發揮檔案的更大作用。
三、構建符合現代檔案“雙軌”管理機制的措施與對策
(一)加強現代化基礎設施建設工作
檔案工作是“利在當代、功在千秋”的事業。所以要想加快實現雙軌制下檔案管理高效率，必須增加經費投入，購置實現檔案管理現代化所必須的一些設備，如高性能的計算機、掃描儀、數碼照相機、數碼攝像機、快速刻錄機、打印機等，以及維護檔案安全的保護設施、配套的軟件等，加強基礎設施建設。沒有堅實的物質基礎也就無從談起檔案管理現代化的建設問題。
(二)做好館(室)藏檔案的優化工作
檔案館(室)對所保管的案卷進行全面、認真、細致的普查，這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。首先要對館(室)藏檔案進行全面的清查工作，剔除那些重份和無查考利用價值的文件和資料，然后按照管理規范和科學的方法重新進行分類、組卷、編目、撰寫案卷標題等，避免在實行計算機管理檔案的過程中出現重復工作。同時，在重新整理的過程中還可以對破損、掉頁、字跡退變等案卷做一些修復和搶救工作，可以說是一舉兩得，也避免了工作效率低的情況發生。重新組卷不僅可以優化館(室)藏、科學保管，而且可以提高計算機管理檔案的利用效率。
(三)解決電子檔案文件存儲問題，加固檔案管理的“雙軌”構架
電子文件的存儲問題是“雙軌制”管理的核心問題之一。電子文件的存儲包括兩個方面的內容，一是海量存儲的問題，一是長期保存的問題。解決這兩個問題的辦法，就目前的科技水平而言，就是通過“在線存儲”、“離線存儲”和“近線存儲”的辦法，對海量電子文件加以長期保存和備份。在線存儲是指授權用戶可以根據需要，隨時下載數據，一般用于存儲被頻繁調用的數據。離線存儲，顧名思義，是對“在線”數據的“離線”備份存儲，因此又稱備份級的存儲。這部分數據不經常被調用?！敖€”存儲是對“在線”和“離線”的折中，適用于存儲訪問量不是很大，但又有一定需求的數據。
(四)規范管理，統一接口，打通紙質檔案與電子文件之間的物理隔閡
融合是時代的主旋律。紙質檔案與電子文件并存的管理過程中，必然存在著不相協調的矛盾和沖突。在矛盾處發現一致，在沖突中尋求融合，是檔案“雙軌制”管理的根本出發點，也是構建其“雙軌”管理的理論基礎和實踐的必然選擇。根據時代特征和科研生產的實際需求以及現有的紙質檔案的管理模式，構建一套動態的、發展的，多接口、全兼容的電子文件管理體系業已成為現代檔案管理者的共識?！半p軌制”其實是一種混合管理模式，由于時代的變遷和科學的進步，任何單一的檔案管理模式都難以適應現今復雜的檔案信息格局。“雙軌制”的“雙”也不是字面上“兩種”的意思，或者可以說是一種“混合制”的管理模式。
全兼容是指不但要從軟件上保證紙質檔案與電子文件的一一對應，同時也要從硬件發展的角度，對歷史和將來的數據進行兼容性維護，保證其電子數據和紙質檔案都長期可用，杜絕由于硬件系統的升遷而對歷史數據所造成的毀滅性破壞。唯一性是指一定要保證對包含同一信息內容的紙質檔案與電子文件的一一對應。
其次，要建立健全管理制度，從設計軟件的開發論證，到整個局域網內OA、PDM(PDS)等計設文件管理軟件的架設與管理入手，規范其歸檔和管理流程，統一執行標準和接口，明確從電子文件到紙質檔案轉換接口的唯一性，以保證電子文件的真實可用及與紙質檔案一一對應，打通紙質與電子文件之間的物理隔閡。
再次，運用技術手段，保證紙質與電子文件之間的動態鏈接，以及紙質與電子文件都真實可用，充分發揮“雙軌制”對現代檔案管理的作用與職能。數據庫和網絡技術的結合，可以為海量電子文件以及紙質檔案存儲條目提供快捷的全文檢索或是條目查尋。進一步完善的PDM系統和歸檔管理軟件的無縫對接，為電子文件的適時歸檔、動態修改提供了可行的渠道，又從技術上確保了電子文件的真實可用及其輸出的紙質檔案與實物的完全符合。
(五)加強人才隊伍建設工作
從目前看，許多檔案部門缺乏高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。加之整理紙質檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，而現有的立卷歸檔工作隊伍尚不適應工作發展的需要，不僅需要檔案和計算機專業人才，更需要既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才，必須通過組織業務學習和技術培訓，全面提高檔案人員隊伍素質，提高其綜合業務能力，改善檔案工作人員的知識結構和學歷結構，盡快使他們熟練使用現代化設備，掌握信息管理的基本知識和技能，這樣才能擔負起電子文件歸檔工作和雙軌制下檔案工作的重任。
隨著雙軌制下檔案管理的進一步開展，檔案管理將逐步進入電子化、網絡化階段。我們要以檔案和計算機專業人才為基礎，以復合型人才為重點，按著全國檔案信息化建設的目標和任務，認真做好雙軌制下的檔案管理工作。是一種必然的發展趨勢。因而目前我們只有做好紙質文件和電子文件的并存管理——“雙軌制”的管理，才能更好地迎接“無紙化”時代的到來，實現最為理想的檔案管理。
[參 考 文 獻]
[1]邱曉威.電子文件與電子檔案的管理問題與對策[J].中國檔案，1999(3)
[2]馮惠玲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2000
[3]王云慶，苗壯.現代檔案管理學[M].青島：青島出版社，2003
電子文件與電子檔案管理范文4
關鍵詞：電子文件檔案；管理；問題；對策
隨著電子信息技術及計算機網絡技術的迅猛發展，無紙化辦公已很普及，電子文件因其具備高效傳輸性、方便性及復制性，正逐步代替紙質文件。做好學校的電子文件檔案管理工作極其必要，它是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志，更是評估學校全面建設的重要內容之一。在中職學校的電子文件檔案管理工作中，如何提高電子文件檔案管理的效率及管理質量是當前的熱點問題。
一、中職學校電子文件檔案管理存在的問題
中職學校的電子文件檔案管理指的是將學校日常的上級來文、往來文件、本校的辦公行文、行政管理、教學活動及學生管理等形成的各種電子文件材料進行收集、整理、歸檔、保管，以便日后提供各類電子檔案的查閱、借閱服務及相關管理等工作。然而，由于長期以來，中職學校對于電子文件歸檔的意識較為薄弱，學校忽視了電子文件檔案管理的重要性，導致當前電子文件檔案管理存在著以下四方面問題：
（一）中職對電子文件的歸檔意識不高
一方面，由于電子文件是檔案管理方面近年來較為興起的新型“文件”，當前對電子文件歸檔沒有明確的要求和具體規定，加上檔案管理部門對電子文件的歸檔工作宣傳不到位，使得電子文件形成部門對電子文件的歸檔意識并不高。
另一方面，中職檔案管理部門對電子文件歸檔的認識存在偏差，誤認為電子文件的歸檔就是簡單地歸檔電子文件，導致電子文件檔案的存檔及管理工作完整性、準確性不高。
（二）電子檔案儲存的安全性不高
當前，隨著全球化、信息化和網絡化的快速發展，因特網的全球性、開放性、共享性、動態性發展，使得任何人都可以自由介入Internet。電子政務系統中大量的政府公文通過Internet、高效流轉。與此同時，電子文件檔案信息通過網絡傳遞時極易被病毒感染或遭受黑客入侵，導致電子文件檔案被不法人士竊取、泄密以及偽造。加上現有的防火墻等技術并不能輕松應對黑客高手或高效的病毒，致使電子文件檔案信息的安全性嚴重降低。
（三）電子文件檔案管理人員專業化水平較低
電子文件的檔案管理工作對于管理人員的專業化要求較高，不僅要有檔案管理的專業知識，還要有計算機軟硬件技術、數字通信技術和計算機網絡技術方面的專業知識。中職學校的電子文件檔案管理工作不僅需要配備現代先進的計算機、掃描儀、數碼照相機等設備及管理軟件，而且需有高度專業的人才進行管理、操作，才能真正確保電子檔案管理工作的準確性及高效性。因此，電子文件的檔案管理工作人員不僅需要具備高度專業的檔案知識，而且必須能夠熟練操作計算機和高端辦公設備。
然而，當前中職學校從事檔案管理工作的人員不僅專業知識水平偏低，而且嚴重缺乏同時具備檔案管理和計算機信息處理技能的人才。
（四）電子文件歸檔程序不健全
當前，中職學校的電子文件歸檔工作并未有明確的管理、操作辦法作為依據，加上管理人員專業化知識水平較低，導致電子文件的歸檔程序混亂，存在大量問題。
另外，中職學校的部分電子文件存儲過于分散，未能實現集中脫機保管。出現電子文件管理不嚴密，甚至存在被偽造、篡改的可能。加上部分電子文件與紙質文件并未實施共同歸檔管理，加大了管理電子文件的難度，尤其是當計算機出現問題時，極有可能損壞電子文件檔案，致使學生的檔案信息不完全甚至完全丟失。
二、中職電子文件檔案管理的必要性
（一）歸檔速度快
可以充分、有效的將信息化技術充分與檔案管理工作相結合，快速、有效的實現檔案的一體化管理，從而使得整個電子文件檔案管理工作流程簡潔化、操作簡便化。與此同時，通過電子文件檔案的管理，還能進行歸檔的相關工作，其中包括：收集文件資料、分類、儲存、翻閱、統計等方面，可以有效地減少檔案管理工作人員的工作量，大幅度地提高工作人員的檔案管理效率及質量。
（二）提高儲存的穩定性
當前中職學校進行的電子檔案管理工作相比于傳統的紙質檔案管理，其儲存的穩定性更高。因為當前的電子檔案管理可以通過利用現代化、信息化的科技技術，其中包括：DVD光碟、U盤、移動硬盤、內存卡等等進行儲存與傳輸。不僅儲存時間長、儲存量大、占用空間少，而且其穩定性較高。
（三）便于實現資源共享
進行電子文件檔案管理，不僅可以有效、快速地提高檔案調閱者的翻閱、查找、閱讀速度，而且可以通過使用網絡、信息傳輸等技術，將電子檔案管理設置為不同的情況進行搜索、分類、安排、優化、過濾等操作。在優化電子文件檔案管理的同時，最大化的發揮了傳輸速度快、應用能力強、儲蓄信息量大等優勢，從而最大程度地實現資源共享。同時提高學校檔案管理者的工作效率，減輕其工作負擔?？梢姡龊弥新殞W校的電子文件檔案管理工作是非常必要的。
三、做好電子文件檔案管理的措施
（一）堅持文檔一體化的檔案管理原則
電子文件與電子檔案管理范文5
關鍵詞：電子檔案管理；價值；對策
電子文件指在計算機及網絡環境中生成的社會活動記錄，即以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通訊網絡上傳送的文件。從形式上看，它是數字化的。能夠直接借助數據通信技術和網絡技術進行遠程傳遞和共享利用。我國從20世紀90年代中期開始集中力量研究電子文件問題，國家檔案局成立了專門的課題組，形成了電子文件歸檔及電子檔案管理方法的試行稿，電子文件的管理正從無序狀態進入規范化管理的攻堅階段。由于電子文件是通過代碼形式記錄于載體，它的內容只能通過設備來利用，所以它對傳統的檔案管理理論及管理模式等方面造成了極大的沖擊。因此，在實踐中探索電子文件的檔案管理，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法體系十分必要。這有利于對這部分信息資源的檢索、利用和共享，有利于本行業對電子檔案管理統籌規劃，有利于對電子文件的檔案價值進行準確鑒別，統一進行電子文件收集、存儲、保管、保護，確保歸檔電子文件的安全，建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其它載體檔案之間的有機聯系，有利于加速檔案工作的現代化進程。因此檔案部門應該積極主動地承擔起收集電子文件、管理電子檔案的責任。
1 在歷史上，具有的完整性和客觀性價值
電子文件將成為人們進行信息交流的主要媒介，將電子文件歸檔后即形成電子檔案。作為保存歷史記錄的專業機構的檔案部門，電子檔案是檔案的重要組成部分，目前人們因為尚未認識文件形成運轉的客觀規律，因此管理電子文件總是難以擺脫管理紙質文書的方式方法。對于電子文件往往只作為資料或副本保管，如果不主動承擔起保存電子文件的責任來，長此以往，人類記憶的完整性和客觀性將很難得到保證，我們將失去大量“像樣”的檔案，我們的歷史將面臨斷代。
2 在現實中，具有開發和利用的價值
隨著辦公自動化的進一步深化和CAD、CAM技術的推廣應用，特別是電子計算機和現代通信技術相結合的信息技術產業的迅猛發展，能提供越來越完善的信息服務。電子文件隨之大量產生，但這些信息資源存在著數量大、類型多、范圍廣、無序化等特點，一般利用者很難準確地找到所需信息，這對于檔案管理帶來了一次革命性的挑戰。要對有用信息進行深層次開發與利用，必須通過對電子檔案的網絡化管理，由于電子檔案的信息內容的數字化，文、檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使之與紙質檔案的管理及網絡信息的繁雜、混亂有著截然不同的區別，它對信息資源的開發和運用顯然更快捷、更方便。人們可以通過電子檔案的網絡化管理獲得便捷直觀的電子文件信息；能夠使人共享電子文件信息資源；能夠通過網絡科學地管理電子文件而降低費用，提高效率；能夠改變人的生活方式、工作方式，使人開闊視野，拓寬思維空間等等。而如果因循守舊，繼續沿用傳統的管理模式，則有悖于利用先進技術提高工作效率之初衷。
3 在發展中，存在提高和更新的需要
檔案管理技術是長期堅持不懈、不斷發展的重要技術之一。在不同的歷史時期產生了不同的、相對于那個時代最完備的檔案管理技術與管理制度。我國的檔案管理學是經過幾代檔案工作者的努力和長期實踐、不斷豐富而形成的一門完整的管理學科。但檔案學面臨信息化的沖擊與挑戰，我們必須清醒地看到，新一代檔案學尚未產生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。它不完全適用于電子檔案的管理。例如：它強調“原件”才具有法律憑證作用。在電子檔案中，由于技術原因，強調原件毫無實際意義，那么怎樣才具有法律憑證作用？它強調檔案集中保管，電子檔案是集中保存好，還是分布式保管好，這是一個有爭議性的問題，有待在實踐中找出正確答案；紙質文件的歸檔完全可以不管文件的形成及承辦過程中的具體情況，而電子文件的歸檔必須在電子文件的形成和設計階段，檔案人員就要進行參與，否則將無收集、整理、歸檔可言；紙質文件歸檔及其檔案管理，不是以技術環境為前提，而電子文件的歸檔及其檔案管理，必須在原有的設備和技術條件下進行，檔案部門將會碰到一系列技術問題，電子檔案的收集規范要求不同于紙質文件，如何保證電子文件格式的統一性，文本文件的通用格式統一轉為XML ＼RTF＼TXT等，掃描電子文件的通用格式JPEG＼TIFF，保證電子檔案的內容、結構和背景信息的真實性，保證電子檔案的內容、結構、背景信息和元數據等的完整性，以及保證電子檔案收集的及時性、有效性和安全性等。
這些問題必須要一一解決，方能達到管理和開發利用電子檔案的目的；電子檔案的管理是一項極其復雜的技術工程，與紙質檔案管理截然不同，所以應充分注意到電子檔案管理的各項標準、法規的建立，以防有長期保存價值的電子檔案在形成、使用、歸檔過程中遭受損失，等等。處理好檔案管理信息化中的管理創新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰。我們要在堅持電子文件必須歸檔形成電子檔案，電子檔案是檔案―個門類的基本指導思想的前提下，根據電子檔案、電子檔案的特性，及其所涉及到有關載體的理化性能和技術設備不斷更新的實際情況，在認真研究不斷實踐的基礎上，創立我國的電子檔案及其電子檔案管理理論；管理方法和技術；管理標準、法規和制度，形成我國的電子檔案管理學科，促進檔案事業進一步發展。
當然，在電子文件的檔案管理中，我們還面臨著諸如：網絡是電子文件的生存基礎也是引起管理問題的根源；技術發展和更新過快，造成電子文件長久保管的困難；保證電子文件的真實性、完整性、可靠性的技術難題很多；電子文件的法律效力尚不明確等困難；但其無可回避的價值意義和必要性要求我們要積極應對，趨利避害，在探索電子檔案管理的科學道路上與時俱進，以適應檔案工作不斷發展的需要。
4 做好電子檔案管理的措施
1、建立健全的法規和制度，規范電子檔案的管理
根據國家最新的《歸檔文件整理規則》，貫徹落實統一的電子文件管理標準。實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，緊跟國家最新檔案行業標準，湖北省檔案局已于2015年10月了最新檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015，替代DA/T22-2000），自2016年6月1日執行，其中歸檔整理規則規定了新標準適用范圍由紙質文件材料擴展為紙質和電子文件材料一并歸檔，制定了最新科學的電子文件歸檔管理標準[1]：如：歸檔電子文件的整理要求：
1.1 歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，應符合本《規則》的規定。
1.2 歸檔電子文件的格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等整理要求，參照《數字檔案室建設指南》（2014 年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38 等標準執行。
1.3 歸檔電子文件整理，應使用符合《數字檔案室建設指南》（2014年）、GB/T 18894 等標準的應用系統等。
在進行電子檔案管理過程中，除執行國家的法律法規外，還應該制定嚴格的電子檔案的歸檔、保管、定期備份、借閱、銷毀等切實可行的內部管理制度，對電子檔案實行規范化的管理。
2、做好電子檔案收集與管理安全
2.1電子檔案的收集應形成由單位檔案部門聯合各個業務部門同步進行，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的收集歸檔到查閱利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行，業務部門全程參與配合并同時提供相關電子原始數據。
2.2 檔案部門在收集電子檔案時，應包括元數據和背景信息的收集，元數據是電子檔案的技術數據，如描述電子文件的編排與內部結構的數據等[2]。電子檔案是由電子文件轉化而來，元數據是保持電子文件真實性完整性和長期可讀性的關鍵，并對歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性進行鑒定。鑒別電子文件的保存價值，并對電子文件真實性、可讀性及其數據特性實施判斷，包括價值鑒定和技術鑒定。
2.3 做好電子檔案系統的安全管理，要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全。首先建立健全電子檔案系統的安全管理制度，加強對密碼、口令、授權的管理；如將文檔設為只讀模式，或對部分電子文件加密，從而對電子文件進行特定的保護；做好電子檔案使用權限的審核；根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄；加強電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效管理[3]。
其次采用先進的計算機操作系統并對數據庫文件進行加密；三是采取必需的技術手段來防范病毒和黑客對網絡系統的攻擊和破壞。
3、人才隊伍建設，提高檔案管理人員的綜合素質
應優化專業結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍。在電子信息日益發展的今天，檔案管理工作者不僅需要具備檔案學、圖書、情報的專業知識和一定外語水平[4]，還需要具有較強的現代信息技術應用能力。檔案部門應重視和加強對檔案管理復合型人才的培養。一方面，要多渠道引進專業的技術和管理人員，另一方面，要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。建立一支具有較高素質、結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。
4、電子系統硬件設備安全性，嚴格控制庫房環境
由于電子檔案的新型存儲介質的不斷出現，其保管手段也必須與時俱進，緊跟當代計算機技術的發展，不斷引進先進的存儲介質和技術手段，從而有效地保證電子檔案的安全性和時效性。同時，需要嚴格控制介質的保存環境，做好庫房的防磁、防塵、防光、防有害氣體，嚴格控制庫房的溫度和濕度，并對儲存介質定期遷移復制、防止載體的損壞，造成電子檔案信息的丟失。
參考文獻
[1]http：///manage/upload/html/20160309114313_9312.shtml？netyId=28&newsId=9312
[2]國家檔案局，電子文件歸檔與電子檔案管理概[M].中國檔案出版社，1999.
電子文件與電子檔案管理范文6
關鍵詞：電子檔案；管理工作；信息化與數字化
近年來，世界各國信息化發展進入了快車道，我國的信息化應用也進入大發展階段。新技術的應用為社會各行各業帶來極大的便利，但與此同時產生的大量的電子文件，則為檔案管理者帶了很大的困擾，如何應對新的問題與挑戰，需要檔案管理者以更大的智慧和勇氣，積極創新檔案管理。
一、電子檔案產生的背景
自從1946年，世界上第一臺計算機誕生以來，信息技術的發展可謂日新月異。與此同時，電子文件的飛速發展與廣泛普及已是大勢所趨。人們普遍認為，紙張的發明與推廣是人類記錄歷史上的第一次變革，當下，正在發生的電子文件代替紙質文件，則很容易被理解為人類記錄歷史上的第二次變革。而檔案是什么？其本質就是原始生活的記錄。盡管記錄的載體發生了變化，但是本質卻是同樣的。
那么，就出現了一個問題，這個問題給他的管理者帶來了極大的困擾，即：發生了載體轉變的巨量的電子檔案如何有效管理？
二、電子檔案管理的現狀
（一）電子檔案更難鑒定
國家檔案局頒布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》（以下稱《辦法》）第二條稱：“本辦法所稱的電子公文，是指各地區、各部門通過由國務院辦公廳統一配置的電子公文傳輸系統處理后形成的具有規范格式的公文的電子數據?！蹦敲?，問題是，隨著各行各業信息化技術的應用，例如不同辦公管理軟件的應用，由此產生了不同形式、不同規格，可謂各式各樣的電子文件。如何在復雜多樣的電子文件中鑒定出什么是可以作為檔案歸檔的電子文件，僅僅依照上述《辦法》顯然是不能的。
竊以為，首先，可以被稱為電子檔案的電子文件與可以被稱為文書檔案的文件是同樣道理的，兩者在本質上一致的。傳統的紙質檔案，大多是由文件歸檔形成的，即，具有長期保存價值的非現行文件。同理，并非所有的電子文件可以稱作電子檔案，而應當是具備了一定的保存價值和利用價值的電子文件，并且被歸檔。與傳統紙質文件進化為文書檔案不同的是，電子文件在轉化為電子檔案的過程中，還應當具備兩個特性：一是必須為真實可靠的反應人們生活工作的原始記錄，同時還要具備內容不能被輕易修改的特性，這就要求電子文件在轉化為電子檔案的過程中，電子文件的格式應當局限為PDF等不易被修改的格式；還有一個需要注意的是，電子檔案必須具有長期可讀性。因為，隨著新技術的革新，或許經過一段時期，會發生因為人們讀取信息設備的改變，而導致今天我們花費了大量人力物力所保存的電子檔案出現無法順利利用的逄。“我國90年代舉辦的一次重大的國際體育比賽的電子文件目前已完全無法讀取，20世紀80年代開展的一次重要的全國普查活動的99%的原始數據已經丟失，某市政府大批20世紀80年代生成的電子文件無法讀取。正因為上述原因，電子文件在鑒定為電子檔案的過程中比傳統的紙質文件更加困難。
（二）電子檔案管理失控
通過了解，現今大部分的檔案館對凡是屬于國家所有的、具有保存價值的實體檔案都進行了歸檔、保存。但對于大量的電子文件產生的電子檔案，卻很少有檔案部門將之列入工作議程。（部分檔案館在嘗試收存一些電子檔案，但沒有一個標準、科學的依據）另外，各個電子檔案產生單位沒有相應的電子檔案管理制度。
（三）電子文件法律體系欠缺
在許多國家，電子文件的證據效力已得到法律認可，而且法律強制政府機構和公司有效管理電子文件，以保留業務活動證據。我國在2004年通過了《中華人民共和國電子簽名法》，確認了部分電子文件的法律效力，但在一些方面還存在局限性和不適應性。電子文件法律體系亟待進一步完善。
三、電子檔案管理創新
（一）管理理念創新
面對新生的事物，人們往往會有抵觸或戒備的心理。電子文件的出現，甚至于趨向替代傳統的紙質文件，這一形勢必將成為歷史的必然。面對這一必然趨勢，電子文件的締造者，即電子文件生成者與電子文件成為電子檔案的管理者應當改變傳統觀念，正確地認識這一變化，以迎難而上的積極姿態迎接新生事物挑戰。
（二）領導組織創新
信息化發展到今天，在電子文件逐漸取代傳統紙質文件的過渡期這一關鍵歷史階段，需要充分發揮領導者的組織創新管理能力，縱觀歷史，優秀的人才在歷史的某個階段產生的歷史的推動力往往是難以估量的。這就要求各級檔案領導干部要樂于學習計算機等信息化技術，只有領導干部了解了信息化技術，才能更好的領導檔案隊伍，更好地開展信息化建設，為形成高質量的電子檔案和方便高效的保存、利用電子檔案奠定基礎。
（三）管理機制創新
檔案的管理是一項長期性、系統性的工作，電子檔案的管理更是一項需要著眼當前、放眼未來的偉大工作。這項工作的有效_展不僅僅需要今天的領導干部具備開拓創新的思路和巨大的智慧與勇氣，更需要一項完整的機制來保障電子文件有效歸檔，成為電子檔案。如此才可以避免領導干部換屆導致工作政策的反復。在國家帶頭起草一系列的電子檔案歸檔辦法及制度后，各級各類檔案管理部門也應及時的，結合本行業、本單位實際，制定行之有效的電子文件材料歸檔制度，為電子檔案的建設事業持續地保駕護航。
總之，電子文件到電子檔案的有效管理和利用，看似簡單，實則還有相當長的路要走，既需要具備好的外部環境條件，即人們對電子文件及電子檔案的正確認識，國家的各項支持；還需要檔案管理者對信息化技術的知識儲備，需要人們對信息化人才隊伍的建設等條件。前面有困難，但路還要走下去，電子文件的劇增和電子檔案的劇增會越來越快速，這就需要檔案管理者以大無畏的姿態迎接這場革命式的挑戰，從而更好的保護好由電子文件產生的電子檔案，傳承好人類歷史的文明與記憶。
參考文獻：
[1]馬莉.對電子檔案管理工作的幾點思考[J].蘭臺內外，2012（03）.
[2]王金玉.淺談電子檔案管理[J].黑龍江史志，2011（22）.
