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單位檔案管理方案范文1
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.113
[中圖分類號]G275 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）10-0-02
在信息技術迅速發展的情況下，檔案管理工作也需要逐漸實現信息化發展路徑。我國單位檔案管理工作均面臨重要的改革問題，對于單位檔案管理人員來講，必須結合當前時展需求，創新檔案管理方式，最大化地實現檔案管理的現代化及電子化發展。
1 檔案管理現代化和電子化發展的必要性
檔案中詳細記錄著單位的日常工作，對于單位工作效率及工作總結具有重要作用，因此，檔案管理也是一項重要管理任務。所以如果能夠顯著提高檔案管理水平，實現檔案管理的現代化及電子化發展，則能夠顯著提高檔案管理質量及管理工作效率。對于檔案管理來說，也將逐漸脫離傳統紙質媒介。電子檔案更有助于收集及存儲信息，顯著降低信息存儲占據的物理空間。在檔案處理及選擇過程中，電子檔案能夠顯著提高檔案處理的便捷性。隨時可以從電子設備上將電子檔案抽調出來，并能及時依照實際工作需求，選擇相應功能鍵從而選擇信息，有效實現大批量數據的有效處理。電子檔案的應用能夠顯著提高信息選擇及存儲的準確性。最后還能隨時進行電子檔案信息處理及數據修改，和傳統紙質檔案相比具有一定便捷性。
2 我國單位檔案管理中的弊端
我國當前的檔案管理普遍采用的是傳統管理方案方法，檔案管理現代化及電子化發展存在較多弊端。首先，檔案管理不夠規范，例如，工作人員在處理電子檔案過程中，由于電子檔案體積小、攜帶方便，導致工作人員忽視檔案信息安全性，檔案管理工作存在較大隨意性，加大了檔案信息遺失及泄漏風險。還有些工作人員只會上傳檔案，不能有效掌握檔案信息管理及重要數據備份管理技能，一旦電子設備發生故障將直接導致檔案信息丟失，給單位帶來嚴重損失。從這一點上來看，提高檔案管理人員業務水平和綜合素質具有重要意義，要不斷強化工作人員業務培養，提高工作人員檔案信息管理意識，加大對檔案丟失及信息泄露防范的重視度。
以上重點分析的是電子檔案安全問題，其原因主要是檔案管理工作人員工作疏忽所致，另外還有一個原因則是技術問題。一些單位不能與時俱進，電子存儲設備更新速度慢，因此容易出現電子檔案存儲破壞問題及各種故障。有些單位電腦本身的配置比較低，信息處理速度較慢，影響電子檔案信息處理的工作效率。另外，如果在計算機應用中，沒有及時更新軟件，也會導致檔案數據出現各種各樣的錯誤，影響檔案管理質量。針對電子檔案管理中存在的各種問題，一方面需要提高管理人員的安全意識，另一方面需要加強電子檔案的設備管理，及時更新相應設備，提高電子檔案信息處理的速度及管理質量。
3 單位檔案管理現代化和電子化發展策略
信息技術已經成為現代社會經濟發展的重要工具之一，基于當前經濟發展需求必須改善傳統的檔案管理方式，提高檔案管理質量及效率，實現檔案管理的現代化及電子化發展路徑，促進單位檔案管理的創新發展。
3.1 建立健全檔案管理制度，提升工作人員專業素養
檔案管理工作人員的專業素質及學習能力具有差異，在培訓及教育工作中需要因材施教，可以針對檔案管理工作人員實際情況開展多層次、多渠道的培訓工作，嚴格遵循學以致用的基本原則。對于單位來講，首先需要給管理工作人員提供學習機會，提高工作人員的專業技能及綜合素質。同時在工作人員技能培訓中，要最大化地學習新理論及新技術，并積極改善工作人員的傳統理念，引導工作人員接受最新技術及管理理念。對于單位來講，則需要實現自身管理水平及手段的改革，首先要構建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的具體工作，并落實相關責任，確保工作人員能夠高質量完成檔案管理工作。另外，要加大培訓力度，定期考核工作人員的綜合素質及專業技能，確保檔案管理人員能夠明確認識到電子檔案的重要性，掌握相應管理技能，促進電子檔案管理的發展。
檔案管理工作不僅涉及管理的專業知識，還涉及很多其他學科知識，如哲學、歷史學以及心理學等知識，因此，在培訓過程中不僅要重視對工作人員的管理專業知識培訓，還要注重對其他學科知識的攝取，促進其知識面的更新。另外，新形勢下培訓的重點應該是加強工作人員科技知識學習。隨著計算機技術運用到檔案管理工作中，對工作人員的技術水平有了很高的要求，很多人甚至連電腦都不能熟練運用，難以滿足新形勢下檔案管理工作的要求，因此，必須加強培訓，為檔案管理工作提供保障。
3.2 通過計算機管理檔案資料庫房
在檔案資料管理中，可以加大計算機技術應用，實現檔案管理的現代化及電子化。不斷完善基層單位檔案管理制度，加大計算機技術在庫房資料管理中的應用，以提高檔案保存管理工作效率，提高資料庫房管理的安全性。
3.3 實現檔案保存和查詢的電子化和現代化
在信息化及網絡技術發展進程中，檔案管理工作既面臨巨大挑戰，同時也增加了發展機遇。傳統的手寫檔案已無法滿足時代需求，在日益增長的檔案信息管理中，必須加大現代技術應用，加快檔案管理現代化及電子化發展。檔案管理工作本身專業性較強，對于工作人員來講需要具備相應的現代化管理技能，再加上相應的綜合素質，才能提高檔案管理質量。檔案管理十分繁雜，勞動強度大，加之檔案數量越來越多，工作人員面臨著很大壓力，而應用計算機等現代化技術手段則能有效提高檔案工作效率，節省人力、物力資源，節約時間。其信息化和智能化的特點，能有效減少工作人員的手工操作，充分發揮技術優勢，使整個檔案管理工作變得更加系統化和條理化，促進資源的合理利用，提高檔案管理工作效率，并使檔案管理工作更加安全。計算機技術的廣泛應用，使手工錄入和查詢均實現了電子化發展。在檔案錄入過程中，首先管理人員要整理檔案內容，確定無誤后即可錄入，并對其實施統一保存。傳統的檔案文檔在錄入過程中被轉化為電子形式，便于保存，同時還能提高檔案資料的查詢速度。
3.4 構建檔案管理網絡系統
在檔案管理工作中，想要有效實現其工作的現代化及電子化轉變，必須構建專業的網絡管理系統。這不但能提高檔案管理工作效率，同時還能實現檔案信息管理的信息化發展。在現代科技發展進程中，管理技術的動態化發展，進一步促進了檔案管理工作的不斷創新。
4 結 語
單位需要對自身的檔案管理方式進行不斷優化，以滿足時展需求，實現檔案管理的現代化和電子化，有效開展基層單位檔案管理工作，為單位的其他工作打下堅實基礎。本文在闡述單位檔案管理現代化和電子化的內涵及要求的基礎上，分析當前單位檔案管理存在的弊端，并提出相應的解決辦法，以供參考。
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單位檔案管理方案范文2
[關鍵詞]事業單位;檔案管理;現代化
中圖分類號：TF046.6 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）22-0338-01
在信息化快速發展的社會中，人們對工作質量水平的要求也越來越高。檔案管理工作繁瑣復雜，傳統的管理模式已不能適應社會的發展，這對事業單位在檔案的采集、管理、歸檔以及流向上提出了新課題。尤其是計算機以及網絡的普遍應用，很多文件都是直接由電腦輸入并且傳輸，無紙化辦公等都為傳統的檔案管理人員提出了新的挑戰與新的課題。在此形勢下，怎樣將事業單位的各種檔案管理好，從而實現檔案管理的現代化方式，是檔案建設中十分重要的問題。
一、事業單位檔案管理存在的問題
缺乏對檔案管理的重視，管理理念不夠先進。較多事業單位領導對檔案管理工作的理解比較片面，認為檔案管理就是簡單的資料收集和整理，認為檔案管理不重要，因此也就不重視檔案管理工作的實施。而實際上，缺乏較強的檔案管理意識，不僅對員工的工作效率產生不利，使其在實際工作中比較吃力，使員工工作積極性受到不良影響，也導致檔案管理工作的實施缺乏資金、人力、物力等方面的保障，導致檔案管理工作秩序混亂。并且，管理者缺乏先進的管理理念，在檔案管理工作中僅僅進行檔案的機械化整理，導致檔案的利用率低下。
檔案管理手段落后，業務基礎較差。現階段，事業單位檔案管理缺乏先進的設施，缺乏完善的硬件，使新時期檔案管理的要求無法得到滿足，并且受限于資金的供給，檔案室也比較簡陋和雜亂。再者，檔案管理手段滯后，現代化水平較低。鑒于當前信息技術發展迅猛的現狀，仍然存在不少事業單位檔案管理者仍采用落后的資料整理方式，其思維上的欠缺影響了檔案管理的發展。最后，檔案管理業務基礎較差，檔案鑒定工作未得到重視，使員工主觀決定檔案的管理，從而使檔案安全風險增加。
檔案管理人員素質水平有待提升。由于事業單位在人才應聘及選拔方面缺乏嚴格、有效的機制，從而引入一些檔案管理人員實際上并不能滿足檔案管理工作的需求，其檔案管理責任意識差、管理能力不強。而且事業單位在人才挽留方面有待改進，不僅使薪資待遇有待提升，而且提供的專業培訓以及外出學習機會甚少，使員工學習技能提升自我的需求無法得到滿足。
二、利用現代化方式服務于事業單位檔案管理的途徑
檔案相應的目錄為檔案管理中非常重要的內容，利用檔案管理的專門軟件，將所有檔案目錄以及有關資料依據特定的分類標準，將其錄入計算機，程序自動對其進行匯總與統計。需要調用某些檔案時，只需輸入相關信息，對應的管理軟件便會顯示出那些檔案的具體存放問題和文件摘要方面的內容。若想要最大限度的縮短檢索時間，提高準確率以及保證信息全面，事業單位相關人員應當充分發揮智慧，根據一定的原則編制不同的專題對應的目錄，提升計算機對檔案進行的目錄管理效率以及深度、廣度，更好地提高服務。
檔案業務工作包括對檔案進行收集、保管、整理、鑒定、利用、統計分析、銷毀等環節。在檔案業務整個流程中，除了管理事務比較繁重之外，還會產生很多檔案信息，此時，用計算機進行輔助管理，可以給工作人員帶來便利。當前，應用的比較廣泛的是采用檔案管理相應的軟件對檔案借閱以及歸還進行統計，使檔案工作者能夠及時對檔案存儲的實時信息進行把握。
利用先進的多媒體技術，將紙質文件轉變為電子文檔。一是應當建立相應的數據庫，讓數據庫自身的結構趨于標準化以及規范化;二是利用多媒體將靜態圖片、圖形、動態影像、文字等實施集成化的統一管理，再根據光盤具有讀寫速度快、容量大以及可對原文件直接進行檢索等優點，將有價值的紙質檔案變為相應的電子文檔，將其在存儲設備上保存即可，極大的方便了計算機對其進行查詢和識別;三是經過授權，可以實現編研者直接從自己對應的終端，對數據進行檢索和查詢下載，這些都為事業單位檔案管理者提供了極大的便利。
三、檔案管理中現代化方式存在的問題及改進建議
雖然利用現代化的技術將計算機以及網絡技術應用于事業單位的檔案管理能夠在很大程度上節約工作時間，提高工作效率和準確率，但同時，也存在著一些問題：首先，網絡安全問題。由于網絡技術不斷升級，對檔案信息實施網絡管理時，其可靠性以及安全性問題越來越受到關注。而大部分檔案管理者又缺乏必要的計算機技術，如果只對電子文檔相應的邏輯歸檔進行了設計，而并未考慮到其物理歸檔，網絡一旦遭到破壞，電子文檔將會丟失。
為此，首先應對文檔進行一體化，切實解決文檔分離方面的問題。應當在事業單位內部實施文檔一體化，消除重復工作環節，使文件和檔案歸為統一的系統，同時采用比較成熟的軟件，讓檔案工作在文件形成最開始時介入。其次，根據檔案管理目前網絡化的特征，解決好其安全問題。加大力度，對檔案信息在上網之前進行加密控制，對網絡安全進行及時測評等。最后，對檔案管理者進行計算機相關知識的培訓，引進復合型人才，提高工作效率。
參考文獻
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單位檔案管理方案范文3
[關鍵詞]事業單位；檔案資料管理；途徑及方法
事業單位主要是以公益服務業務為主的非盈利社會團體與組織，它的服務內容涵蓋了增進社會福利、滿足社會文化、科學、教育等方面。對于事業單位而言，檔案資料管理至關重要，其實效性與否對事業單位工作水平的高低起到了決定性作用，是事業單位工作中不可或缺的重要一環。對于事業單位而言，提高檔案資料管理水平已經是當前的首要目標任務，必須及時有效的實現。
1. 事業單位檔案資料管理的重要性
事業單位檔案資料真實的記錄了單位日常工作情況和一些關鍵活動，記載著事業單位一切工作事項。通常情況下，事業單位工作有著明顯的復雜性，存在大量的事務，實際存儲的資料龐大，需要整理的檔案繁多。目前，因事業單位還未做到陽光透明化的運轉目標，仍存在隱蔽性與不公開性，因此在檢查與規范事業單位日常工作質量情況時應根據相關資料進行，事業單位檔案資料保存的完整與質量高低與否將直接關系事業單位工作是否能順利有序運行，可見加強事業單位檔案資料管理的重要性。從現代管理理念角度出發，檔案資料管理水平如何還決定了事業單位內部管理水平。事業單位應對產生的檔案資料有效保管，充分認識到做好檔案資料管理的必要性與緊迫性。事業單位檔案資料不僅詳細的記錄了事業單位的工作情況、核心事件，而且在事業單位日后的工作中發揮著重要的監督、指導、借鑒作用，是推動事業單位穩定有序發展的前提保障。
2. 提高事業單位檔案資料管理的具體途徑及方法
檔案資料管理是現代事業單位工作的核心環節，要想增強事業單位管理工作水平，就應不斷強化檔案資料管理，通過一系列有效的措施，促進事業單位檔案管理有序運行。
2.1培養一批優秀的人才隊伍，增強作業人員素質
為了保證檔案資料管理的有效性，提高檔案的整理工作水平，應不斷增強檔案管理者的綜合素質。對于檔案資料管理者，不僅要掌握了解檔案管理方面的知識，還必須學習人事管理方面的知識及先進的計算機操作知識，因此事業單位在選聘檔案資料管理員時應首選專業水平高、技能好的人員，并在上崗前加強有關技能、知識培訓。檔案資料管理者應對自身工作加強審核，防止工作有不完善之處，善于總結工作經驗，時刻保持謹慎認真的態度做好自己分內之事。
2.2仔細劃分管理職責，保證權責分明
準確劃分事業單位中從事檔案資料管理工作人員的職責權限對于事業單位工作的有序運轉也起到了一定的作用。事業單位檔案資料管理者實際承擔的職責任務是對涉及到本單位工作的所有檔案資料及圖表進行全面的收集；對作業人員作業中設置與調整計劃的審批實況嚴格檢查；準確獲悉管理者檔案資料的記錄與整理情況；有秩序的登記單位活動檔案資料，從而方便隨時提??；和其他部門有效交流、協調，構建良好的合作關系；通過批準借閱外單位的文件，應嚴格根據相關規定進行借閱手續的辦理，為了提高文件資料的保密性，相關人員不得隨意的進出資料室；等。要想保證工作水平與質量，就需要資料員及時有效的匯總與整理工作資料，各司其責，嚴格按規定辦事。
2.3加強信息化建設
當前時期，隨著檔案資料管理工作越來越復雜，為了保障其較高的管理效率，應摒棄傳統觀念，樹立適應于現代社會的檔案資料管理理念，進一步加快信息化建設進程。首先購進用于信息化建設的硬件設施，比如，計算機、刻錄機等實用性高的工具。其次，不斷增強工作人員的業務水平，這對于檔案資料管理信息化與現代化目標的實現具有重要意義。倘若檔案工作人員缺乏現代化意識，那么將直接的阻礙檔案管理現代化與信息化建設的順利有效實施。如果檔案管理不具備現代化觀念，就算現行的檔案保護與管理設施是最佳的，也不能將其定義為檔案管理現代化。檔案管理信息化與現代化目標實現中，相關人員應緊密結合先進的技術與科學的管理手段，樹立滿足現代社會需求的檔案意識，使檔案管理從過去的被動式服務向主動式服務方向發展，把過去封閉式服務向開放式服務方向發展，從而推動檔案工作高效高質量的運行。
3.結論
綜上所述可知，事業單位檔案資料管理是事業單位必不可少的一個重要環節，對事業單位的健康發展起到了積極的促進作用，所以要求單位全員必須樹立正確合理的檔案管理意識，嚴抓各項工作環節，進一步加快檔案建設進程，通過高效完善的措施強化檔案資料管理，為社會公眾服務，為事業單位服務。
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單位檔案管理方案范文4
一、事業單位檔案管理的現狀
事業單位檔案管理工作是事業單位管理工作必不可少的部分，檔案管理工作做的好與壞直接影響事業單位的工作質量和工作效率。在現代事業單位的發展中，要想及時、全面掌握單位整體情況、分析單位運行情況必須從檔案管理入手。隨著信息化技術的發展，傳統的檔案管理模式越來越不能滿足事業單位發展的需求，上級單位、本單位及有關部門的文件、通知、報表等大都以電子文件的形式進行傳達，電子檔案的收集、存儲、管理、利用等都需要現代化的技術支持。再有，隨著現代檔案管理工作的不斷發展，事業單位檔案管理中存在的諸多問題，如對檔案管理工作不夠重視、檔案管理人員專業素質不高、現代化管理方式應用不足、檔案檢索及利用率低等問題已嚴重制約了檔案工作的發展，所以事業單位必須加快檔案管理的創新與改革。
二、事業單位檔案管理的創新途徑
（一）根據事業單位檔案管理現狀及問題，確定檔案管理的工作方向。
針對檔案管理工作中存在的諸多問題，如對檔案管理工作不夠重視、檔案管理人員專業素質不高、現代化管理方式應用不足等，單位領導高度重視，對檔案管理現狀及問題進行了具體的調研與分析，認識到電子檔案替代紙質檔案是檔案發展的必然趨勢，樹立起檔案數字化意識。在數字化檔案意識下，變革檔案管理模式，因為隨著信息化技術的發展，計算機應用于檔案管理將逐漸普及，大量電子文件的出現，勢必對電子信息技術管理提出更高的要求。為此首先把檔案工作列入議事日程，與其他各項工作并重，從財力、物力、人力上給予支持。日常工作中，領導經常聽取檔案工作匯報，及時解決檔案工作中存在的問題。安排工作時要求檔案工作人員參與，同時要求各相關部門及時跟進，積極配合檔案工作。高度重視檔案人員的任用，2014年選派德才兼備、文化程度高的2名大學生充實到檔案管理人員隊伍中，專門負責數字化信息檔案的管理。
（二）利用信息化技術創新檔案管理服務手段，提高檔案利用率。
傳統的檔案管理嚴重影響了檔案管理工作的質量，已經不能適應現代化發展的需要。為提高檔案工作的利用率和檔案管理工作的質量，我們在檔案管理中創新服務手段，與現代社會信息化接軌，利用網絡技術實現檔案的信息化管理，通過網絡管理、檢索和使用信息，建立檔案管理網絡平臺，服務大眾，提高檔案管理的服務水平。同時，建立和完善了內部辦公平臺，細化檔案管理環節，統一電子文件格式，明確電子文件處理、歸檔管理流程，文件的收發、傳閱、借閱等都清晰可查，提高了單位工作效率和檔案管理的科學性。2012年利用室藏檔案編纂完成1818千字的《平山縣志》（1992-2010）于2012年10月正式出版發行；2009-2015年，完成《平山年鑒》2008卷、2009卷、2010-2012卷、2013-2014卷，即總第六、七、八、九卷的編纂。
（三）強化培訓事業單位檔案管理人員，創新培訓機制，提高檔案管理能力。
檔案管理工作的創新，應是以人為主體的創新，歸根到底要依靠“人”來推動，同時也是為了促進“人”的更好發展，從而實現檔案事業的可持續發展。這是檔案管理創新途徑中的重要環節，同時也是適應檔案信息化發展的必然選擇。針對檔案管理工作人員大多數并沒有掌握專業化的信息技術的實際情況，單位領導高度重視檔案管理人員的素質特別是計算機素質的提高，根據檔案管理工作的現狀以及檔案管理工作的時間問題，采用了以網絡培訓為主，同時輔于實體培訓的靈活培訓方式。首先從思想、工作、生活等各方面關心檔案管理人員，鼓勵和支持檔案人員利用網絡加強計算機和英語學習。輪流把檔案管理人員派往上級檔案管理部門，參加檔案管理專業知識培訓和各項活動，聘請專業人士傳授數字化檔案管理經驗，普及計算機存儲、數字加工、網絡技術等信息化知識。檔案管理人員還經常參與兄弟部門單位的檔案評審及聯查工作，不斷指導下級及各企事業單位的檔案管理，在實際工作中提高了安全防范意識，加強了對登錄帳號的保護，開始熟練使用殺毒軟件等。數字檔案工作管理水平和管理能力有了提高，避免了過去因為不懂電腦而出現的一個簡單的操作失誤就導致整個信息系統崩潰情況的發生。
（四）加強信息資源開發，實現檔案資源共享，提高事業單位檔案管理服務能力。
隨著當今互聯網的迅速發展，個人、企事業、行業乃至國家、世界對信息的需求量越來越大，通過單方面的渠道獲取檔案資料已經不能滿足現實需要，這就要求實現檔案資料的來源多元化、豐富化，檔案管理實現多方位一體管理，豐富檔案數據庫，滿足不同用戶需求，實現資源共享，不再受時間和距離的限制，提高檔案管理工作的效率及工作質量。同時，可以通過在事業單位間建立聯合目錄的方式以滿足各事業單位的需求，通過網絡實現各單位之間信息的互通，充分了解檔案資源的存貯情況，以便更好地利用檔案資源，提高檔案管理服務能力。
（五）創新保密制度，做好檔案保密工作，確保事業單位檔案管理工作順利開展。
由于檔案管理工作在某些方面是具有保密性的，所以做好檔案管理創新工作，首要解決的問題便是利用數字化、信息化的檔案管理實現其本身的保密職能?，F代化檔案管理工作已經全面進入了數字信息化時代，網絡中存在的不安全因素如木馬、病毒等會嚴重威脅到電子檔案的安全。事業單位必須跟隨檔案管理工作的變化建立相應的安全保密機制。我們通過培訓學習，提高工作人員的計算機操作能力，加強安全意識，防止信息拷貝傳輸過程中數據泄露等安全漏洞，在實際工作中還采取了一系列措施，如設置訪問權限，及時查殺病毒，將歸檔電子文件改為只讀文件以保護文件的原始狀態，明確電子檔案系統管理人員，由專人負責等來降低和減少風險。
三、建立事業單位檔案管理創新方案評測體系，保障檔案管理工作有效開展。
事業單位檔案管理創新勢在必行，但是選擇恰當的創新途徑才能起到事半功倍的效果，才能切切實實地促進檔案管理工作的持續有效開展，才能提高事業單位的檔案管理能力。因此，為了避免不合理的創新方案以及不合理的創新內容對檔案管理工作的開展產生不良的影響，我們需要對檔案管理工作的創新途徑、創新內容等進行評測分析，建立事業單位檔案管理創新方案評測體系，以確保創新途徑及創新內容的科學性及適用性。同時，為了確保檔案管理及使用目標的實現，保障評測體系的建立，還需要各事業單位組織與檔案相關的檔案管理人員、檔案使用人員、單位精英管理人員的參與，保障評測體系能夠對創新方案進行全面而有效的評測。另外，為激發事業單位基層檔案管理人員創新的主動性，還應建立創新獎勵機制，以獎勵刺激事業單位檔案管理的創新，基層檔案管理人員的參與，會使創新方案及創新內容更加貼合實際，保證檔案管理工作順利進行。
結語
單位檔案管理方案范文5
關鍵詞：城管檔案；檔案管理；檔案整理
檔案是指國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄[1]。隨著我國城市化建設進程的不斷加快，城市規模的不斷擴大，城市管理過程中形成的各類檔案增長迅速，已經成為了城管工作中的一項重要工作內容。城管檔案是指在城市管理活動中直接形成的具有保存價值的各類形式的城市管理活動歷史記錄。城管檔案在城市管理與發展中發揮著重要的作用，是城市各項管理工作重要的參考與依據，也是反映城市管理水平的重要指標之一。
1 城管檔案的重要性
城管檔案是對過去城市管理工作和歷史情況的記錄，完整翔實的城管檔案可以為機關工作提供備查依據，對城管檔案進行調研，則可以深入挖掘城市管理工作內在的規律，為城市管理工作的發展提供最基礎的參考資料。隨著我國城市化進程的不斷加快，城市人口、規模不斷增擴，城市管理工作的難度也不斷增加，問題不斷增多。城管檔案在此種發展形勢下，其重要性越發突顯，成為我國解決城市矛盾問題、提升城市管理水平、指引城市發展方向的最重要的數據信息來源與依據。
2 城管檔案歸檔整理工作中存在的問題
目前，我國城管檔案收集、歸檔整理工作主要是由城管局來負責進行。城管局是城市管理中負責綜合行政執法的部門，是由原事業單位“城管辦”、“聯合執法大隊”演變而來。工作內容繁雜、檔案管理意識不強等諸多因素使得城管檔案工作一直是城管工作中一項次要性的工作。對城管檔案管理工作重要性的認識不足使得城管檔案工作在相當長的一段時間內處于被動的局面，在檔案收集、歸檔整理、保管、編研利用等方面存在不足之處，尤其是在城管檔案的歸檔整理方面。
歸檔整理是檔案管理工作的重要環節，也是檔案管理工作的基礎與起點。檔案歸檔整理工作，就是按照一定的原則和方法，將處于零散和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列與編目，組成有序體系的過程[2]。目前，在城管檔案歸檔整理過程中，存在著諸多問題，包括了檔案的裝訂、分類以及排列等方面，其中，檔案分類是問題較為突出的環節。
在檔案分類上，沒有根據工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，而既使用“機構”又使用“問題” 標準來進行分類是較為常見的問題，這種分類標準的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發文分類法、文號分類法等方法的現象多有存在，這些分類方法不是全國統一的分類標準，在反映歸檔文件間的歷史聯系、形成規律以及文件內容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。
對于歸檔文件的排列問題，《歸檔文件整理規則》中有著明確的規定：歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間排列。但在實際的工作中，按文號排列、按問題排列或是全部文件都按時間順序排列的現象十分普遍，給歸檔文件的存取以及整理造成困難。
3 歸檔整理問題的成因分析
任何問題的存在都有其產生的深層原因，城管檔案的歸檔整理問題也不例外，只有對問題的成因進行深入分析，才能有效的解決問題。就城管檔案管理中的歸檔整理問題而言，其成因主要是檔案工作人員的專業水平與素質因素，當然，更深層的原因也與管理者對檔案工作的重視程度有關。
檔案管理是一項專業性較強的工作，而檔案整理環節，尤其是檔案的分類，是最能體現其專業性的地方。目前，城管系統內的檔案管理工作大多是粗放型的管理狀態，遠未達到專業化管理的水平。檔案工作人員大多是兼職，設有專職檔案員的部門較少，而即便在設有專職檔案員的部門，具備檔案專業高等教育水平的人才也是少之又少。檔案專業人才的缺乏，導致了城管檔案管理工作一直滯后于城管部門的整體發展。長時間停留在表面意義上的管理，未能達到專業化的管理水平，對城管檔案管理工作向更高層次發展造成了重要影響。
城管檔案管理專業人員的缺乏，也使得城管檔案管理各項制度的建立與完善缺少了專業指導。如專業人員的缺乏使得檔案分類方案的制訂無法從單位實際出發來有效規范檔案的歸檔整理工作，導致了分類方法不具體、檔案保管期限設置不合理等問題的發生。
4 提高城管檔案歸檔整理工作成效的方法
4.1 加強檔案管理專職專業人員的設置與引進
專職與專業人員的設置與引進既是兩個方面的事情，同時也是合二為一的。目前，多數城管部門的檔案員是兼職，但隨著城管檔案管理事務的增多，兼職檔案員已經無法勝任與滿足城管部門檔案管理工作的需求，只有設立專職的檔案管理工作人員，才能更好的完成檔案管理工作的要求，同時，專職的崗位設立也體現了對檔案管理工作的重視程度，也是吸引檔案管理專業人才的基本條件。而對于專業檔案管理人才的引進，要從多渠道、多方面來進行，要從城管部門人力資源戰略層面出發來進行。單位應投入更多的資金支持，應提供更多的人才吸引條件，加強人才培訓與平臺的提升建設，為人才的發展提供上升的空間，只有如此，才能吸引到高素質、高水平的檔案管理專業人才投身到城管事業，才能為城管檔案管理的長遠發展打下堅實的人力資源基礎。
4.2 加強現有檔案管理人員的專業技能培訓
加強對現有檔案管理人員專業技能的培訓無疑是快速提升檔案歸檔整理工作成效的有效方法。檔案管理人員應對《文書檔案管理歸檔文件整理規則》進行學習領會，對實施細則要加強理解。培訓內容應以日常工作的常用技能與常見問題進行重點加強，要少理論性多實用性，注重實效。培訓應定期舉行，可以派員進行外部培訓，也可以在單位內部組織，聘請省市檔案館的專業人士進行指導講座。
4.3 制定科學合理的檔案分類方案
檔案分類是檔案歸檔整理最重要的也是核心的內容，因此，制訂科學合理的檔案分類方案對于檔案歸檔整理工作來說是至關重要的。檔案分類方案要根據國家檔案局2006年公布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的要求以及《文書檔案管理歸檔文件整理規則》來制定。檔案分類方案要使用正確的分類方法，要正確界定城管局文件材料的歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使保存的檔案反映本局職能活動情況，維護其歷史面貌。
科學合理的檔案分類方案，需要專業的檔案管理人員來完成，而且還要熟悉掌握本單位的工作職能、主要工作內容。鑒于城管局檔案管理的專業水平，可以在檔案分類方案的制定時請上級檔案管理部門進行協助指導，方案一旦確定，文件的歸檔整理便可以按照整理規則順理成章的進行。
5 結束語
檔案整理工作的基本任務是建立檔案實體的管理秩序，使檔案實體有序化、條理化，其意義與價值在于為整個管理工作提供一個嚴格有序的工作基礎。城管檔案歸檔整理工作中存在的問題，除缺乏專業的檔案管理人員外，對于檔案管理工作的重視程度不夠也是重要因素。因此，加強檔案管理工作重要性的宣傳，強化檔案管理意識，也是提高城管檔案管理工作成效的重要內容。
參考文獻
單位檔案管理方案范文6
機關檔案管理工作是關系黨政機關事業發展的重要內容，提升檔案管理水平，并加以開發利用，能夠更好地服務現代化建設事業。
2 現階段機關檔案管理存在的問題
具體來看，機關檔案指的是在各種公務活動中，由國家黨政機關參與的，直接或者間接產生能夠反應其職能工作的真實記錄。機關檔案既是黨和國家收集總結的檔案史料的一部分，也能為本機關各項工作提供服務。結合近年來我國機關檔案工作管理特點，認為機關檔案主要有以下主要特點：機密性強，主要在機關內部保存并使用；具有較強的業務性；行政管理特色突出，機關檔案是機關在行政工作中產生并整理的。
2.1 基礎水平良莠不齊，發展不平衡
目前，大部分機關業務檔案和文書檔案能按照檔案管理的要求進行管理。但是，對檔案管理的重視程度還不夠，檔案的收集、整理、保管、利用等環節還沒有達到規范的檔案管理水平，很多單位沒有單獨的檔案室，檔案的分類也比較
單一。由于檔案管理缺失，導致一些有價值的檔案材料被遺失、損毀現象時有發生，嚴重影響著檔案的保存和利用效率。
2.2 機關檔案利用程度較低
目前我國機關檔案工作尚處于收集、整理和保存的初級階段，與先進的檔案管理模式相比有較大的差距。主要表現在部門領導和管理者對于機關檔案的價值認識不足，沒有正確定位機關檔案的使用價值。機關檔案是國家機關日常工作的記錄和總結，對于今后提升辦公室辦公效率，改善辦公技術水平，優化辦公流程具有重要意義。目前我國機關單位檔案管理的數字化、信息化水平不高，利用先進管理系統和技術進行辦公檔案管理和開發的能力較弱。
2.3 檔案管理科學化水平低
隨著新技術的不斷發展，管理領域的手段和模式變革非常迅速，但是受到傳統管理思想和技術手段的制約，部分單位在進行機關檔案的管理中仍舊使用傳統的管理方式，沒有重視信息技術和新方法的運用。
隨著信息技術的發展，電子文件、辦公自動化、文檔一體化等新的科技相繼出現，使檔案管理方式發生了根本性變化。傳統檔案管理的工作模式和技術水平已不能滿足當今檔案事業快速發展的要求，應該通過更高的科技手段對檔案進行科學管理。但是有些基層機關事業單位由于受到資金、環境以及人才等方面因素的限制，檔案的信息化、自動化、規范化程度還遠遠落后于時展要求，因此迫切需要運用現代化管理手段解決電子文件中原始資料長期保存問題。
2.4 機關檔案重視程度不夠
通過對我國部分地區機關檔案工作的實地調研和資料分析，認為雖然大部分行政管理人員和部門領導逐漸重視了機關檔案的管理工作，但仍有部分人員輕視檔案管理工作，堅持傳統的觀念，認為只要是收集完整、保存完好就是萬事大吉，對于推進信息化管理水平和后續開發利用的重視程度不夠。部分單位在進行單位整體規劃的過程中，并沒有將機關檔案管理考慮進總體工作計劃中。由于思想重視程度不夠，單位在機關檔案管理方面的人力配制和資金配制方面存在缺口。這在一定程度上影響了機關檔案管理人員的工作積極性，降低了機關檔案管理的層次和利用的水平。
2.5 機關檔案管理人員素質有待提升
檔案管理人員是從事機關檔案管理的主體，其自身素質直接影響到檔案管理工作的開展。目前，部分單位的機關檔案管理人員并不是檔案管理專業出身，雖然在多年的檔案管理工作中積累了一定的工作經驗，但是在面對數字化和智能化管理的時候缺乏專業技能的支撐，對于計算機技術、大數據技術和網絡技術等最新的檔案管理技術掌握程度不夠。還有一少部分管理人員不具備基本的檔案管理技能和知識，無法科學有效的開展機關檔案管理工作。甚至有部分單位的管理人員是其他部門兼任的或者是借調人員，管理人員隊伍的建設不到位，直接影響了機關檔案管理的有效開展。
3 加強機關檔案管理工作
3.1 加強組織領導
依據最新的《檔案法》規定，單位在開展機關檔案工作的過程中，需要有統一領導和分級管理的制度，同時機關領導需要以身作則，嚴格按照規章制度辦事。在制定單位年度計劃的時候，將機關檔案列入其中，從一開始就重視檔案管理工作，使之真正成為單位工作的重要部分。建議制定領導負責制度，從單位領導層推選一名干部負責機關檔案的管理工作，解決不同部門之間相互協作的不便之處。
3.2 加強宣傳、提高認識
為了有序開展機關檔案管理工作，需要從思想上提升認識，從根本上改變以往忽視檔案管理重要性的弊端。為此，需要結合各種有效手段，廣泛開展宣傳工作，主要的宣傳內容包括檔案管理政策法規、管理技術模式、方案的開發利用、檔案收集整理要求等，有意識的培養機?P檔案管理人員和機關工作人員的檔案管理意識。在端正思想的基礎上，制定符合本部門本單位的機關檔案管理制度。
3.3 優化機關檔案管理方法
現階段，我國機關事業發展較快，部門的業務量增加反映在檔案管理中就是檔案資料生成的速度和規模空前增加，這就在一定程度上提升了檔案管理的難度。大量工作積壓就容易導致工作中出現紕漏，為此，建議主管部門優化管理方案，制定更加有效的管理制度，提升管理的信息化和智能化水平。這樣就能提升機關檔案管理的效率，增強檔案管理的真實性和準確性，降低問題出現的可能性。
3.4 提升檔案的安全等級
機關檔案中記錄著黨和國家機關日常工作的方方面面，同時也是部門內人員工作和個人信息的重要載體，一旦出現泄露，不僅影響到部門工作的順利開展，給黨和國家造成損失，同時也會給個人生活和工作帶來不便。為此建議從以下幾個方面開展工作，提升方案管理的安全性：（1）嚴格檔案查閱制度，對于不同部門和不同人員制定不同的權限，無關人員不得翻看和修改機關檔案，同時因工作需要查閱時，需要檔案管理部門主管的同意；（2）實現電子檔案管理的部門需要提升網絡安全等級，通過設置防火墻、安裝殺毒軟件、內網物理隔離等方式，確保機關檔案信息庫的安全性。
