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檔案整理制度范文1
【摘要】新時期，文書檔案管理工作必須要與時俱進，使自身的發展與社會發展節奏相適應，并通過不斷地開拓創新，提高檔案整理和歸檔質量。為了進一步促進文書檔案管理改革工作的有序開展，強化和規范檔案管理工作，本文先著重分析了現階段文書檔案管理中存在的問題，并在此基礎上提出一些提高管理質量的策略。
關鍵詞 新時期；文書檔案；年度整理；歸檔；質量
文書檔案年度整理歸檔工作是一項最基本的檔案業務工作，在基層各單位檔案工作中占據著非常重要的地位。文書檔案歸檔質量的好壞是一個單位檔案工作水平的具體體現，它對于檔案利用工作的開展具有非常重要的影響和意義。近年來，我國通過各項政策來促進文書檔案立卷的改革，大大提高了文書檔案管理的效率，取得了很好的成效，再加上“8 號令”的實行，要求更加重視年度整理歸檔工作。但是從現階段文書檔案管理的細節上來看，仍然存在一些亟待改善的環節。
一、現階段文書檔案管理中存在的問題分析
（一）重視程度不夠。一些單位的領導對文書檔案管理工作的重要性沒有足夠的認識，因此在工作中也并不重視這方面的關注和投入，從而導致文書檔案管理工作的資金投入和人力投入都比較匱乏，那么工作質量就難以得到有效的保障。再加上文書檔案管理方式比較落后，管理人員與外界的聯系比較少，知識結構更新緩慢，從而導致文書管理工作的效率和質量都比較低。
（二）文書檔案收集存在困難。在實際的管理中我們可以看到，一些科室忽視了對文書檔案的收集和整理，這主要是由于單位領導存在“重經營、輕檔案”的錯誤思想，在這種情況下，就容易導致工作人員工作的積極性和主動性低下，在文書檔案收集方面不用心、也不認真，檔案的完整收集存在較大的困難，難以與檔案的年度整理歸檔工作有機銜接起來。
（三）文書檔案管理人員綜合素質不高。很多機關單位由于不重視文書檔案管理工作，因此沒有對檔案管理人員的培訓進行較多的投入，長期缺乏專業的理論知識培訓，這樣就會使職工在文書檔案管理的相關知識和技能方面停滯不前，無法與不斷進步的信息技術相適應，難以滿足新時期文書檔案管理工作的各項要求。
（四）現代化程度比較低。因為經費投入不足等原因，導致很多機關單位庫房的設備難以滿足文書檔案管理標準的最低要求，檔案安全保管的標準和信息化程度也比較低，從而導致管理質量低下。隨著計算機網絡技術的發展和普及，檔案管理的現代化程度已經成為檔案管理效率提高的一個重要原因。
二、新時期提高文書檔案整理歸檔質量的策略分析
（一）提高領導對文書檔案管理的重視。在各單位的管理過程中，文書檔案管理都是必不可少的，領導要充分認識到這一點，并在全體職工中大力宣傳，把文書檔案工作作為提高機關單位整體管理水平的一個重要途徑，使全體職工都要有較高的檔案意識，及時把檔案材料上交整理存檔。嚴格按照有關標準和要求完成公文處理和立卷歸檔管理工作。與此同時，在檔案的管理工作中，領導要經常給予正確的指導和必要的督促，幫助工作人員解決文書檔案管理中遇到的問題，進一步做好文書檔案工作。
（二）提高文書檔案管理工作人員的綜合能力。一支高素質、高質量、高水平的工作人員隊伍是新時期做好文書檔案管理工作，提高管理質量和管理水平的必要條件。針對這一情況，各單位必須要做好理論教育和情感教育，一方面通過理論教育和思想指導，加強文書檔案管理工作人員對國家文書檔案管理各項規章制度的認識和了解，從而有效促進工作人員檔案意識和思想覺悟的提高。另一方面，要對文書檔案管理人員的專業技能素質給予充分的重視，通過各項培訓工作來促進職工專業素質和技能的提高，為新時期文書檔案管理提供人力資源支持。
（三）提高文書檔案管理工作的現代化程度。科技化和信息化是時展的潮流趨勢，所有行業都開始將信息技術應用于本行業中，使其更好地推動行業的發展和進步。文書檔案管理也是如此。在今后的檔案管理工作中，要順應時展的潮流，將信息化技術充分應用于文書檔案管理工作中來，例如辦公自動化手段應用到文書檔案管理中可以實現辦公文件快速傳遞和分享，從而使文書檔案的整理和歸檔效率得到大大的提高，最終實現真正的文書檔案管理信息化。
總的來說，在各單位管理工作中，文書檔案管理都是必不可少的部分。新時期，信息技術飛速發展，并在各個領域得到廣泛的應用，這就為文書檔案管理提供了一個新的發展機遇。各單位的領導要正確認識文書檔案管理工作的重要性，并加強這方面的資金、人力等方面的投資，通過創新管理方法，完善管理制度，促進文書檔案管理工作逐漸向現代化、規范化和高效化的方向發展。
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一、當前我國高校人事制度改革的趨勢
我國高校人事制度改革的核心內容是用人制度改革和分配制度改革,改革的總體趨勢具有以下五個方面的特點:
1.用人制度從行政任用關系向協商聘用關系轉變。高等學校的用人制度從行政任用制轉變為聘用(聘任)制,這種聘用(聘任)制度將在高校全面推行。學校和教職工在平等自愿的基礎上,通過簽訂聘用(聘任)合同確立新的人事關系。
2.人事管理從身份管理向崗位管理轉變。高校的崗位設置和崗位聘用制度要實行核準制度,管理人員、專業技術人員和工勤技能人員都要納入崗位設置管理。
3.用人期限從職務終身制向合同管理制轉變。按照相對穩定、合理流動、專兼結合、資源共享的原則,鼓勵校際之間互聘、聯聘教師,健全考核制度,加強聘后管理。經考核不能勝任本職工作的,可以通過解聘、辭聘等方式解除聘用合同,終止聘用關系。
4.職工與學校之間的關系從行政依附關系向平等人事主體之間關系轉變。實行聘任制度后,高校的教職工由“單位人”逐步轉變為“社會人”,學校對聘用人員有聘用和解聘權,教職工對學校有應聘和辭聘權。這樣,在高校中延續了幾十年的教職工對單位的行政依附將逐漸淡化直至最終完全消除。
5.職工退休養老由退休工資制度向社會保險制度轉變。2009年國家人力資源和社會保障部已將《事業單位養老保險制度改革方案》下發到五個省市進行試點,推行退休工資制度為養老保險制度勢在必行。
二、改革形勢下高校人事檔案制度的調整
人事制度改革要求人事檔案工作者必須及時做好改革的跟進工作,提高認識,轉變觀念,對傳統的檔案制度進行相應的調整。
1.對工作職能和管理方式的調整。傳統人事檔案管理的一個重要職能是檔案管理為干部管理服務,現代人事檔案管理應該樹立人才資源是第一資源的觀念,應該強調檔案管理中的公共服務屬性和信息服務屬性。從這個觀念出發,將人事檔案的管理職能和管理方式由簡單的封閉性管理轉變成動態的開放性管理,由單純的為組織、人事部門服務轉變成為高校人才資源市場服務,這應該是人事檔案制度調整的一個重要任務。
2.對檔案材料收集和歸檔的調整。根據高校人事制度改革要求用人機制由單位任用關系向聘用關系轉變,鼓勵高校之間的人才流動和人才資源共享的特點,人事檔案材料的收集和歸檔應當扭轉傳統人事檔案管理中的重政治、輕業務傾向,要從忠實記錄人才資源綜合素質的角度出發,重視反映教職工個人專業特長、業務能力、工作業績、個性特點的材料,使人事檔案材料真正具有全面性、真實性、寫實性和跟進性特征。
3.對人事檔案保密制度的調整。人事制度改革后,職工與學校之間的關系由單位依附關系轉變為平等人事主體的關系,這種關系是一種“契約關系”,強調關系雙方權利和義務的對稱。改革后的人事檔案制度必須堅持以人為本和保障職工權益的思想,檔案的建立、保管、調閱和傳遞必須保障職工的參與權和監督權。傳統人事檔案管理的保密制度應該予以調整,非屬國家規定的保密內容,作為人事主體之一的教職工應該享有對自己檔案內容的知情權和對檔案內容披露、公布的監督權和限制權。
4.對人事檔案管理辦法的調整。高校人事制度改革將打破高校傳統的由事業編制控制的用人格局,人事構成與檔案管理將出現多元化的局面。在未來高校人員有可能全部實行人事制和全部實行社會養老保險制之前,高校人事檔案的管理急需建立起一套適應人事制度改革逐步深化的新的管理辦法。
參考文獻:
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【關鍵詞】醫院 管理類電子檔案 整理
管理類電子檔案工作的整理也必將科技化、系統化、信息化。我國醫院管理類電子檔案整理工作的開展，受到醫院內部自身人員和發展內容的多樣性，其管理類電子檔案的種類相對較多，在其整理過程中會給電子檔案管理者帶來較多的工作量，且工作效率相對較低。因此，對醫院管理類電子檔案整理的探討具有研究價值和意義，也是醫院電子檔案管理工作發展中主要研究的對象之一。
1 醫院管理類電子檔案整理
醫院管理類電子檔案整理主要是指針對醫院內部相關舉辦的活動、申請的證明、政府報告、設備專利、藥物專利等文檔進行電子檔案的備注和管理，從而掌握醫院各個環節的電子檔案內容，對醫院進行綜合性的整理和歸檔。醫院管理類電子檔案具有種類多、數量多的特征，為醫院管理類電子檔案的整理帶來了巨大的難度。因此，加強醫院管理類電子檔案的整理是醫院電子檔案管理發展的必然趨勢。
2 醫院管理類電子檔案整理中存在的問題
2.1 制度體系和整理意識不健全
當前我國醫院在管理類電子檔案整理在其制度體制和整理意識上存在缺陷。首先，在其制度體系上主要表現在以下兩方面：第一，管理類電子檔案整理工作不能夠貫穿醫院工作的整個流程。管理類電子檔案的整理涉及到醫院所有的活動中。但是，在當前我國醫院活動中并沒有對其進行管理類電子檔案的建立。只是在活動結束后對其進行文案總結，從而上交給管理類電子檔案管理部門。其實際參與權利削弱，無真實的管理權利；第二，在醫院項目計劃、項目執行、項目專利申請上缺少健全的管理類電子檔案整理制度和體系。工作人員在工作過程中只能根據最終結果進行電子檔案的整理。其次，在其電子檔案整理意識上當前我國醫院電子檔案管理工作中對電子檔案的整理意識較差，尤其是對管理類電子檔案的整理意識。由于醫院的電子檔案管理工作中主要以病人的電子檔案數量最多，且受到醫院以服務為主要目標觀念的影響。電子檔案管理工作人員在進行電子檔案整理過程中偏向于就診人員的電子檔案整理，缺乏對醫院內部管理類電子檔案的整理意識。
2.2 整理機制缺少電子整理體系
當前我國醫院管理類電子檔案在其分類上根據國家電子檔案管理分類可以將其分為32類，在這32類管理類電子檔案中涉及到醫院各個部門的內容。因此，我國醫院管理類電子檔案具有種類繁多的特性。而醫院管理類電子檔案管理工作在其開展過程中并沒有建立完善的電子方案分類管理流程和制度，從而對不同管理類的電子檔案進行整理和歸檔，在其進行管理類電子檔案管理分類上缺少專業電子電子檔案管體系。這樣嚴重的影響了我國醫院管理類電子檔案整理的工作效率。醫院管理類電子檔案中包含醫院內部設備的研發、與政府進行各類公益活動、國家機關所頒發的各類證明等等。因此，利用當前我國信息技術手段，以電子文檔的形式進行電子檔案管理和分類能夠降低工作人員的工作量，節約工作時間，提高工作效率。但是，當前我國醫院內部管理類電子檔案整理的過程中仍然采用的是傳統文字電子檔案的形式，由專門的電子檔案整理工作者進行電子檔案整理工作。醫院內部盡在對病人電子檔案進行管理過程中存在電子電子檔案和專門的電子電子檔案管理系統。
3 醫院管理類電子檔案整理改進措施
3.1 完善制度體系和整理意識
在完善制度體系和整理意識的過程中必須對其進行針對性的完善。首先，在完善制度體系的過程中華必須將管理類電子檔案整理工作滲透到醫院的所有日?；顒雍晚椖恐?，這樣才能夠在電子檔案資料的搜集階段對其整理工作進行完善，從而降低整理中由于資料不全而產生的效率低下的問題。其次，在其電子檔案整理意識完善的過程中需要提升醫院電子檔案管理工作者對管理類電子檔案的重視程度，從而從根本上解決醫院管理類電子檔案整理中存在的問題。例如，對醫院管理類電子檔案整理在醫院活動和項目開展中的重要性進行宣傳，從而在醫院的日常管理中能夠對員工進行管理類電子檔案整理意識的宣傳。此外，還可以通過電子檔案整理意識培訓和講座的方式，從電子檔案管理工作的專業上對其工作人員的管理類電子檔案整理意識進行改進。
3.2 建立電子管理類整理體系
我國醫院管理類電子電子檔案整理機制完善的過程中可以從其種類整理系統、內容存儲空間系統和監督整理系統三方面進行完善。首先，在電子檔電子檔案種類整理系統完善中醫院必須根據內部活動和發展方向對醫院管理類電子檔案建立詳細的分類電子電子檔案制度。在現有的電子電子檔案建立基礎上增設管理類電子電子檔案分類內容及流程。例如，建立黨團活動類和普通活動類電子檔案類型、建立醫療設備技術研發電子電子檔案分類和藥物研發流程（申請、審批、資格等）管理類電子檔案分類等類型；其次，在電子電子檔案流程整理系統上可以通過根據醫院現有的電子電子檔案整理工作流程制定針對性管理類電子電子檔案整理工作流程。例如，在現有醫院電子檔案電子管理系統內設定管理類電子檔案整理程序，設定專門的管理類電子檔案存儲空間，在醫院云電子電子檔案空間內設定專門的管理云存儲空間；在其監督整理系統完善的過程中可以通過建立電子管理類電子檔案整理監督系統，根據當前我國電子電子檔案監督處理軟件的作用進行引進，從而對醫院內部管理類電子電子檔案整理工作進行計算機程序監控。通過以上電子管理類整理體系的構建，實現醫院管理類電子檔案整理工作電子化。
4 結語
當前我國醫院管理類電子檔案整理工作是電子檔案管理部門工作的中心內容，也是未來改進的關鍵結構。通過本文中的分析能夠看出，當前我國醫院管理類電子檔案整理中存在制度體系和整理意識不健全和整理機制缺少電子整理體系的問題。因此，未來醫院管理類電子檔案整理過程中必須對其進行針對性的完善。此外，還要建立和完善管理類電子電子檔案系統，實現醫院管理類電子檔案電子化、信息化。
參考文獻
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作者簡介
賀程（1985-），女，湖南省人。大學本科學歷?，F供職于新疆阿克蘇地區第一人民醫院（初級職稱）。主要研究方向為病案科。
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【摘要】解決檔案管理工作中存在的積壓問題，除采取內部集中整理外，還可以聘請中介服務機構參與其中，進行業務外包。而最終需要找到造成積壓現象的源頭，對癥下藥，防患于未然。
關鍵詞 檔案管理；積壓問題；解決措施
檔案積壓容易造成檔案資料混亂，極不利于檔案的查找和利用，甚至丟失。為了保證檔案管理水平和服務質量，發揮檔案利用的最大化，必須做好檔案積壓的防范工作。
一、造成檔案積壓問題的成因與解決措施
造成積壓的原因多種多樣，各不相同。以下總結了其中幾個較為突出的主觀因素與客觀因素，以及相應可采取的解決措施。
( 一) 主觀因素及解決措施。
1. 領導對檔案工作的不重視。致使經費、人員、場地得不到落實。檔案部門工作往往不作為單位的績效考核目標，因此領導往往不重視，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管保存等事務性工作。多數檔案部門被并入了綜合辦公室的范疇，檔案人員也由辦公室人員兼職，經費也做不到專撥專用。對于這種現象，在崗的檔案工作人員，首先應做好自己的本職工作。其次，在工作之余多參加檔案專業學習，提升自身的專業技能。最后多與領導溝通，讓其參與其中，了解檔案工作的重要性。
2. 檔案崗位工作人員的不重視?，F在的檔案崗位工作人員較多沒有上崗證或是兼職，受其他工作的影響，不能一心一意地投入檔案管理工作。對應整理、歸檔的資料視若無睹，消極怠工，致使檔案資料堆積如山。檔案專業職務是根據檔案專業工作實際需要設置的工作崗位，有明確的職責和任職條件，應實行專業職務聘任制或任命制。最好聘用持有上崗證的專業檔案工作人員。高、中、初級檔案專業職務的限額應與本單位所承擔的檔案工作任務想適應。上崗后應多鼓勵檔案工作人員參加繼續教育、職稱評定等活動，提升服務意識、加強職業道德，正確地進行自我評價。
3. 檔案管理制度的缺失或不完善。檔案管理制度是保證檔案管理工作的關鍵，目前很多單位在檔案管理制度的建立上還不健全。有部分單位雖然建立了檔案管理制度，但卻沒有將制度真正地貫徹執行，而有些檔案管理制度沒有實際的可操作性。
對于這種現象，總得來說，各單位檔案管理方面的制度一定是要建立的，要通過一整套的規章制度來確保檔案管理工作的規范化、制度化。同時制定的制度要有實際操作性。例如檔案管理制度中要明確歸檔的時間節點與應歸檔期限，以及逾期歸檔應采取的措施。這樣檔案工作就有章可循、有據可依，嚴格控制歸檔時間能有效地防范積壓等現象。
( 二) 客觀因素及解決措施。
1. 短時間內接收大量文件、資料。檔案部門在征集、接收未經系統整理的檔案時，短時間內的大量移交會造成積壓現象。對于這種現象，首先可以考慮分散或放寬征集、接收期限，避免短時間內接收量猛增。其次，增派人手集中整理，爭取在短時間內將接收檔案整理完畢。最后，短期的移交量驟增有其規律性，在管理上要有預見和總結，使檔案管理工作能夠順利開展。
2. 檔案庫房空間不足。隨著我國經濟的快速發展，現存檔案、資料數量較以前迅速增加，入庫檔案數量徒增。庫房面積狹小，這是亟待解決問題。首先合理使用檔案庫房現有空間，應采用節約庫房空間的排架法。規范歸檔范圍，避免重復件、復印件的重復歸檔。其次，合理設置預留空間，使檔案庫房空間高效利用，不要造成浪費。再有就是移交類別的檔案要及時按計劃向上級檔案室（館）移交，減輕空間不足的壓力。同時還應開展檔案存毀鑒定工作，規范銷毀無利用價值的檔案。檔案庫房臨近飽和時通過申請經費，從有利于檔案保護的角度，對庫房建筑進行建設與改建。
3. 檔案工作人員的頻繁調動或離職?；鶎訖n案工作人員多為兼職人員，由于工作需要，更換、調動較頻繁。雖然國家檔案局在《機關檔案工作規范》中提出：“檔案保管人員調動工作時，要在離職前辦好交接手續”，各單位制度中也會列明。但實踐中由于認識不清、重視不夠、準備不足等諸多原因，許多單位在檔案人員離崗時沒有做好交接工作，造成檔案工作的混亂和被動，檔案積壓在所難免。
針對以上弊端，應該正確認識和妥善做好交接工作。首先，交接雙方要對交接工作有一個充分、全面、正確的認識。做到“知無不言，言無不盡”“有疑必問，有漏必查，有缺必補”“不接糊涂賬，不接爛攤子”。其次，離任者要做好交接的準備工作，辦好交接手續。對工作中未盡事項、在辦事項、待辦事項等有關重要事項應加以文字說明，列出交接清冊。最后，各級檔案行政管理部門應加強對檔案交接工作的指導和監督。要做到及時知曉，依法監督、指導，對交接失誤者應按《檔案法》和有關條例之規定追究責任，給予相應處罰。使因交接工作而發生的積壓從根本上解決。
二、檔案積壓的解決措施
當檔案積壓已產生時，可尋求內部集中整理和業務外包方式解決。
（一）內部整理。首先建立專項整理小組，任命組長，確定直接負責領導。而在選擇整理小組成員時，必須有中、高級職稱專業人員參與其中。他們的工作重點在組織協調、制定標準、監督檢查。針對所要整理的檔案，結合實際研究制定出切實可行的整理方案，使整理工作有據可依，有章可循。其次，集中整理能在短時間內將檔案整理完畢，人力與財力的投入必不可少。檔案部門的人員必須參與其中，其次是相關的部門人員充分參與，共同組織進行。依據整理工作的時間要求、整理規模，核算相應的人力、財力支出，合理制定整理工作計劃。第三，由多部門、多崗位人員組成的整理小組，難免專業能力參差不齊。當專項整理工作計劃與方案制定后，應對整體參與人員進行崗前培訓。旨在通過授課或實際操作演示等方式，向組員闡明將要整理的檔案來源、存在問題、整理方案、操作要求，統一整理標準與手法。第四，全局統籌，合理分配。專項整理積壓檔案工作量極大，所以在組織工作之初就應全局統籌，而后又要合理分配。選定合適人員安排在合適崗位，申請充沛的預算應對必要的支出。第五，及時的過程控制。積壓檔案的整理是個耗時但又要求縝密的工作，因此必不可少的過程控制可使整個整理理念貫徹始終，避免可能的偏差。過程控制的方式多種多樣，可通過定期抽查檢驗、工作會議等方式及時收集、發現在整理過程中所遇到的問題。而專項整理工作的總負責人或總工程師是過程控制的關鍵控制人。第六，為整理工作提供方便。積壓檔案經過長時間的擱置，灰塵、斑漬等時有發生。因此，應提供相應的整理場所、整理工具。例如口罩、吸塵器、裝具等，使整理工作得以順利進行。
（二）業務外包。業務外包是指企業整合利用其外部最優勢的專業化資源，從而達到降低成本，提高效率，充分發揮自身核心競爭力和增強對環境的迅速應變能力的一種管理模式。但由于檔案工作的機密性、安全性特點，檔案業務外包的提法還非常謹慎。雖然說目前一些政府機關為了把主要精力集中于核心工作上，將非核心的、次要的、技術含量低的輔業務以合約的方式委托給人力資源派遣的業務人員或外部專業中介服務機構辦理。具體應使用何種形式外包，從目前看，人力資源派遣或打包式外送加工都是可選的外包模式。相比而言，機關辦公室更適合人力資源派遣，優勢是與派遣業務人員溝通便利，發現問題可及時糾正，更易于掌握和控制外包工作進展情況，監督指導外包業務的開展情況，可避免監管盲區。而在實施方案中，首選大型、正規的檔案中介機構、服務商，并與之簽訂外包合同，這較適合經濟實力強的企事業單位或學校機構。其次，政府機關等部門更適合人力資源派遣至相關崗位提供專業服務。然后便是良好的溝通，包括雙方合作條件、檔案管理要求、檔案管理制度、工作考核辦法等?？茖W制作合同，明確雙方權利與義務，職責與權限。最終也是最重要的一環，與外包業務人員簽訂保密協議。定時開展檔案法制宣傳教育，檔案職業道德教育，提高檔案從業人員的自身修養、個人評價。
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檔案整理制度范文5
[關鍵詞]檔案管理 現代化 信息化
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）20-0145-02
為了進一步加強高校的檔案管理，一般高校都能夠專門設立檔案室、配備專業人員管理檔案。與此同時還加強了檔案管理制度建設，制定出臺相應的檔案管理辦法，使高校檔案管理逐步實現規范化。為貫徹落實圍繞中心、聚焦主業、深化“三轉”的精神，解決紀檢檔案資料管理不規范、信息化程度不高的問題，為紀檢監察工作提供強有力的后勤保障，柳州地稅著力推進紀檢監察檔案管理信息化、規范化、專業化。
一、高校檔案管理工作存在的問題
（一）管理不夠專業
現在很多高校不能強化檔案管理，使得管理松散。目前，很多高校沒有專門的工作人員專項負責檔案管理工作以及材料收集、整理和電子錄入等相應工作。對照有關檔案工作的法規要求，將檔案分門別類進行認真細致地歸檔，才能夠實現檔案分類明確，排列科學合理，編排規范。檔案管理部門制定了相應的法律法規明確了立卷歸檔、裝訂整理、保管利用、鑒定銷毀、責任追究等每一個流程，建立了《檔案管理員崗位職責》《檔案保密制度》《庫房管理制度》《檔案室設備管理制度》等一系列配套制度，在檔案借閱、使用等工作中均按規章制度進行，借閱必須經過審批，屬資料，還要求借閱者簽訂保密責任書，使高校檔案管理工作走上制度化、規范化軌道。
實現高校檔案管理的專業化要求按照一級檔案室的標準建設高校檔案室，檔案室實行庫房、微機、辦公、閱覽四分開，檔案庫房按標準配備專用檔案密集架，配置防火系統、自動滅火裝置、除濕機、臭氧消毒機、吸塵器等設備，使檔案的管理工作硬件設施齊備，安全保護實現了專業化。
（二）查閱程序不夠規范
部分檔案管理人員沒能對各種檔案猿旨笆?、簜b懟⒂行У姆擲嗪駝理。只有檔案分管管理條件大為改善，才能夠提高檔案管理工作的效率。
（三）信息化不夠完善
實現高校的檔案管理信息化需要配套自主研發高校檔案管理系統。目前高校的檔案編制了全引目錄、案卷目錄、違紀人員處分索引等索引目錄數據庫，但是還沒有完全實現檔案信息查詢的電子化、自動化，檔案調閱效率低。
二、高校檔案管理現代化的具體策略
推進會計檔案管理是一項長期而艱巨的任務，加強制度建設、健全監督機制，明確操作規范，各大高校在推進檔案管理的道路上，留下了一連串清晰而深刻的印記。為了確保普遍實現各大高校檔案的長效管理，按照《檔案法》的有關規定，要對需要歸檔的文件全部整理歸檔，做到時時收集、年年歸檔，并嚴格管理，規范使用，確保檔案工作規范化運轉。具體措施如下：
（一）加強制度建設實現檔案管理精細化
“天下難事始于易，天下大事始于細”，精細化財務管理并不復雜，只是細中求精。各高校應該以細、全、高、嚴、新、實“六字”精細化管理原則，圍繞檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等制定制度，使高校的檔案管理水平進一步完善提高。根據《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規，各高校應該分別制定適應自己的檔案管理辦法，進一步明確學校的檔案管理工作。
目前，各大高校采取紙介質和計算機、網絡通信等信息技術手段管理檔案。紙質文檔數字化，在收集整理的同時在檔案管理系統進行歸檔，使高校檔案管理逐漸走向制度化、規范化。高校數字化檔案室的建立，有利于實現國家級數字化檔案室。
“數字化檔案室”是指將實體檔案信息數字化，基于網絡來實現檔案收集、整理、保管和共享利用，并能夠確保檔案安全和高效便捷。高校的數字化檔案室建設應該獲得上級檔案局在政策、技術等方面的支持。例如資金方面，用于購買專用檔案柜、電腦、掃描儀等檔案工作必備用品和配套設備，建成后將實現公文交換系統（OA）與檔案管理系統的無縫對接。
數字化檔案室是高校檔案建設中的一項基礎性工作，能夠穩步提高檔案信息化管理水平。建設高校數字化檔案室還應增強檔案的服務功能，提高檔案管理的日常辦公效率和質量；通過完善機制，實現檔案管理的精細化；并且通過加強檔案管理作為促進高校檔案管理規范化、制度化、信息化建設的有效手段。
高校數字化檔案室建設要做到檔案資源數字化、檔案管理系統化、傳遞網絡化、檔案信息數據化、檔案利用知識化。目前，很多高校已經實現了“前三化”，接下來還要繼續實現“信息數據化”“利用知識化”等兩個目標。除了與OA系統實現無縫對接，高校檔案管理還應該將檔案管理系統與網絡、微信公眾平臺相結合，部分文檔信息通過移動端實時，實現信息公開，也為有需求的人提供便捷。如此一來，通過數字化檔案室與移動端的結合，從根本上提高居委會日常辦公效率和質量。
（二）明確操作規范實現過程精細化管理
高校的檔案的規整和管理是很煩瑣和復雜的。因此，各大高校因該明確提出檔案管理操作規范。從檔案的收集、整理、歸檔等環節入手，理清思路，摸清家底，健全制度，規范流程，強化責任，推進檔案管理工作規范運行，為科學、有序、高效地開展各項外匯管理工作打下了良好的基礎。檔案管理辦法規定，高校應該嚴格按照《檔案管理條例》及相關制度規定進行操作，使檔案更好地為高校的管理服務。嚴格按照要求，逐級分類管理，多措并舉、扎實推進高校檔案管理工作。完善制度，規范管理。嚴格按照查借閱手續，在保證檔案安全、保密的前提下，提高相關工作人員查閱資料的速度，從而在整體上提高檔案的利用效率。與此同時，加強專業人員的培訓。包括文件材料的收集歸檔范圍、立卷歸檔原則、立卷歸檔分工、文件材料整理原則及要求、歸檔文件材料質量要求、歸檔時間和手續等六個方面。培訓能夠增強工作效率，讓管理人員進一步加深對檔案工作方法及重要性的認識與理解，看清檔案整理工作中存在的差距和不足。及時培訓能夠進一步提高檔案整理的業務水平和實際操作能力，為進一步規范檔案工作打下堅實基礎，也為今后更好的服務和工作的發展提供強有力的保障。
（三）健全監督機制實現內部控制精細化
用制度約束和規范檔案管理，是高校檔案管理工作中的一個亮點。檔案管理辦法明確了高校檔案鑒定、銷毀、移交的要求，高校將定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，并形成檔案鑒定意見書。檔案鑒定工作由高校檔案館牽頭，組織其他機構或人員共同進行。加強督促歸檔、嚴格審查機制。嚴格按照條例做到保質保量地完成檔案材料的整理歸檔工作的同時，對檔案要及時審查，對符合要求的要及時整理，對不符合要求的要完成未盡事項、補正相關資料。
結語：強化檔案管理意識，明確人員責任。今年以來各部門高度重視檔案歸檔工作，嚴格執行檔案管理規定，按照相應的原則，抓好檔案的歸檔整理工作。完善檔案制度建設，強化歸檔工作。先后建立完善檔案歸檔范圍和保管期限的規定，檔案歸檔的操作規程等檔案管理制度，將資料進行整理、分卷、復核、編目。召開培訓班，全員參與，自查自改，進一步完善檔案工作。其中的每份檔案都應該進行電子檔案登記，并針對以前檔案目錄中只見案卷名不知案卷內容的弊端，專門在案卷目錄中增加簡單的索引項，借閱檔案可以先從電子目錄上看有沒有自己要找的文件，避免盲目翻閱，大大提高了查閱檔案的效率。為了推進實體檔案和電子文檔同步歸檔，高校的檔案中心應該為檔案管理人員進行業務上的培訓指導，工作人員利用業務管理QQ群作為信息交流平臺，同時采取一對一、面對面的指導方式，幫助資料員掌握電子檔案的文件登記、著錄、掃描上傳、立卷歸檔等相關業務。高校的檔案管理部T為保證電子檔案的順利報送提供可靠保證。當前，實體檔案和電子文檔同步歸檔接收工作已經實現，實體檔案和電子檔案的同步歸檔，體現了高校檔案工作跨入了檔案管理的先進行列，同時也表明高校檔案事業進入了信息化時代。
此外，為規范完善檔案管理，實現檔案規范化、標準化，高校應該強化四項措施，進一步加強檔案管理工作：一是強化資料收集，指定專人負責檔案的日常收集管理工作，辦公室注重對平時文件資料進行收集和積累，以及校內開展的重要活動，及時收集照片、錄音、錄像等各種載體的信息資料，按照月報、季報、年報順序負責歸檔整理，按時移交到檔案室，由專人立卷歸檔；二是強化信息化管理，加強檔案的電子化管理，對各文書檔案、科技檔案、會計文件材料、聲像材料、電子文件材料等重點數據資料及時進行備份保存，進行電子化管理，方便統計資料的查閱和利用，實現檔案管理信息化；三是強化安全保密，遵守保密制度，切實履行公文的收發、登記、傳遞、借閱、歸檔和銷毀等各工作環節，對各專業報表嚴格執行簽字、登記、歸檔手續，嚴禁隨處丟放，確保檔案資料的安全；四是規范檔案裝訂工作，做好目錄索引，統一裝訂格式，資料歸類規范，一目了然。
【參考文獻】
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檔案整理制度范文6
【關鍵詞】檔案文件管理
引言
檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
一、檔案包含的種類為文書檔案（黨務、行政檔案）；科技檔案（產品檔案、設備檔案、基建檔案、科研檔案、測繪檔案、氣象檔案、水文檔案等）；專門檔案（人事檔案、會計檔案、教學檔案、訴訟檔案、審計檔案等）。
二、檔案與文件的關系（文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿），其中包括使用或辦理完畢的文件；具有一定的查考價值；按照一定規律集中保存起來的文件。
三、文件材料的形成和積累包括字跡材料（不能使用的是：圓珠筆、純藍墨水、復寫紙、紅墨水、鉛筆等）；積累的內容（文字材料：紅頭文件和非紅頭文件；圖表：基建、設備、人事、工資、科研等；聲像：錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤、照片等；實物：榮譽證書、獎狀、獎杯等）；積累的重點：一是履行自身職責時形成的各種文件材料；二是要積累文件的原件；三是要完整準確。
四、文書檔案歸檔范圍概括為（本單位工作活動中形成的、辦理完畢的、具有保存價值的收發文件、電報電傳、會議文件、內部文件、編印的出版物原稿和印本以及圖表、簿冊、照片、錄音（像）帶、光盤、實物等）。
五、確定檔案的分類方法和類目（常用的方法：文書檔案：按保管期限―年度―機構（問題）；保管期限―年度―問題分類法；科技檔案；會計檔案：會計文件形式―年度―保管期限；特殊載體檔案：按載體形式分類（照片，錄音帶，錄像帶，光盤）；實物檔案：按種類分類（證書，獎牌，獎杯等））。
六、怎樣做好檔案工作包括
1.掌握檔案工作標準（《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）；《科學技術檔案案卷構成一般要求》（GB/T11822-2008）；《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）；《企業檔案工作規范》（DA/T42-2009））；
2.建立檔案工作組織體系（領導、機構、人員、工作網絡），其中領導（應在三個層次確定檔案工作負責人：分管領導，各職能或承辦部門、項目工作部門負責人，檔案部門的負責人）；機構（應設置獨立的檔案機構：檔案室（處、科）或檔案資料信息中心）；人員（專職檔案人員；各部門、各項目應配備專職或兼職檔案人員；應保持檔案人員相對穩定）；工作網絡（應建立以檔案部門為核心，各職能部門、各項目專兼職檔案人員為基礎的檔案工作體系）；
3.建立檔案工作制度包括檔案工作規章的制訂（建立檔案工作崗位責任制。包括分管領導職責；辦公室主任（行政工作部部長或總工辦主任）職責；檔案部門負責人職責；各職能部門（項目部門）分管檔案工作負責人職責；檔案部門專職檔案人員職責；各部門兼職檔案人員職責；有關專業技術人員、管理人員職責；
4.制定檔案工作制度（文件歸檔制度；檔案保管制度；鑒定銷毀制度；檔案統計制度；檔案利用制度；檔案保密制度；電子檔案管理制度；檔案管理系統操作制度）；
5.制定檔案業務規范（文件、檔案整理規范；檔案分類方案；文件歸檔范圍和保管期限表；特殊載體檔案管理規范）。
第二部分：檔案整理方法
一、文書檔案的整理包括文書立卷方法（訂本式）；歸檔文件的整理方法（以件為單位裝盒）。（歸檔文件的整理單位；歸檔文件的整理與裝訂；歸檔文件的排列；歸檔文件的編號與歸檔章的加蓋；歸檔文件的編目；歸檔文件的裝盒）。
二、工程項目文件的整理包括項目文件的構成及歸檔責任（項目準備階段，項目施工階段，項目試運行階段，項目文件的歸檔范圍）。
三、工程項目文件的組卷（組卷要遵循科技文件的形成規律，保持卷內科技文件的有機聯系和案卷的成套、系統，便于檔案的保管和利用）；案卷編目（一是整卷裝訂，要編通號，卷內目錄要標明所在頁號。單面書寫材料在右下角編號；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角編號；圖紙的頁號編寫在右下角或標題欄外右上方；二是以件為單位裝盒，卷內目錄要標明頁數）；案卷封面應印制在卷盒正表面，亦可采用內封面形式。
第三部分：檔案整理心得
以上僅談談本人在建設項目工程管理中積累的一些學習體會，建設工程項目檔案管理還涉及到很多方方面面，在今后的工作實踐中，我會繼續努力學習和總結，在建設工程檔案管理中貫徹高效，有效的方法。
第四部分：檔案整理示例（設備儀器類）
序號 基 本 范 圍 保管期限
1 綜合
1.1 設備管理條例、辦法、方案、規定、通告等 30年
1.2 設備管理規劃、計劃、總結，設備運行管理文件，備品備件管理文件 10年
1.3 設備技術管理文件 30年
1.4 設備臺帳 永久
2 單臺（套）設備儀器
2.1 調研、考察材料；購買設備的申請、批復文件 30年
2.2 購置合同、協議 30年
2.3 洽談記錄、紀要、備忘錄、來往函件及商檢材料 30年
2.4 設備儀器開箱驗收記錄 30年
2.5 設備儀器合格證、裝箱單、出廠保修單、說明書、環保材料等隨機圖樣及文字材料 30年
2.6 設備儀器安裝調試、試車記錄、總結、竣工圖樣、檢測驗收等材料 30年
2.7 運行記錄及重大事故分析處理報告 30年
2.8 設備儀器保養和大修計劃、記錄 30年
2.9 設備儀器檢查記錄、設備儀器履歷表 30年
2.10 設備改造記錄和總結材料 30年
2.11 技術、質量異議的處理結果材料 永久
2.12 設備儀器報廢鑒定材料、申請、批復和處理結果 30年
參考文獻
[1]《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）
[2]《科學技術檔案案卷構成一般要求》（GB/T11822-2008）
