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引言
計算機網絡技術已經被靈活運用于變電站運行操作仿真以及智能化開關上，隨著這些技術的不斷進步與成熟，促進了變電站技術由以往傳統的變電站自動化技術轉變為高技術含量的數字化智能變電站，從而促進了我國電力事業的進一步發展。然而，目前我國國內對數字化變電站的發展方向尚不明確，那么，對當代的國內數字化變電站智能管理體系的應用進行探討，并提出促進其長期穩定發展的優化策略，顯得十分重要。
1 數字化變電站的特點分析
數字化變電站以國際標準的IEC61850通信規范為基礎，通過將一次設備智能化、二次設備網絡化，分層構建過程層、間隔層、站控層等三層結構體系。數字化變電站智能管理體系的建立，使得站內的信息由過去的模擬信息轉變為數字信息，完成信息采集、處理、傳輸工作[1]。在此基礎上建立與數字化變電站智能管理體系相適應的通信網絡體系，確保能我國變電站能符合現代管理的要求，實現信息共享與設備合作。與傳統變電站相比，數字化變電站具有一次設備智能化、二次設備網絡化以及管理系統自動化等優勢。
2 管理系統中數字化技術應用表現
2.1 數字化網絡的選型
只有確保網絡系統正常的情況下，才能建立數字化變電站智能管理系統，而且網絡系統信息傳輸的快慢決定了該系統的可靠度。傳統的變電站系統一般采用在同一個CPU控制下進行的保護算法，使得運算、輸出控制命令等變得迅速快捷簡捷；而數字化變電站系統采用由多個CPU共同完成的信息保護算法，雖然復雜，但確保了信息的安全性以及提高了網絡通訊速度。
2.2 數字化變電站智能管理系統的基本結構
以往傳統的變電站系統由測控裝置及常規繼電保護組成，而數字化變電站實現機電一體化，用智能化設備的控制回路以及數字化傳感器替代傳統變電站的結構，將變電站帶入數字化時代[2]。一般，數字化變電站智能管理系統的結構在邏輯結構上有三個層次，過程層、間隔層以及站控層。
2.3 系統模擬檢測
數字化變電站智能管理系統建成后，必須對其測試能力進行驗證，那么就必須建立一個數字化變電站測試環境，模擬系統進行檢測。運用兩款檢驗軟件分別對數字化變電站系統的測試能力進行試驗，并對其檢驗結果進行比較。試驗間隔為主變間隔，先放大變壓電壓以及電流模擬量，再經過同步采樣，將采樣值送到交換機A中。變壓器從交換機A中讀取采樣值數據，與此同時，將跳閘信號送入另一交換機B中。再通過采用統一的衛星同步時鐘源，兩款軟件同時將采樣值輸出直接送交交換機A中，并都從交換機B中讀取跳閘信號。
3 優化數字化變電站智能管理系統的策略
3.1 加大系統安全問題的解決力度
數字化變電站系統在逐漸轉變為開放式系統，建立在標準的、智能的網絡技術基礎上[3]。通過進行技術開發，結合計算機網絡技術，控制、監測該系統，必要時還可以對其進行遠程診斷，從而進一步確保數字化變電站系統以及網絡的安全可靠性。
3.2 加強防火墻技術的應用
防火墻通過對網絡中傳輸的數據進行加密處理，使得其他系統進行訪問時受到控制，確保數字化變電站系統的安全。防火墻技術通常借助隔離網絡與限制訪問等方法，在變電站網絡系統與其他系統之間建立隔離墻，確保變電站系統的安全[4]。隔離墻通過檢查進出用戶的信息，確定該信息是否被準許通過，一旦發現外界非法程序或是非授權用戶有可疑之處，便立刻阻止其進入變電網絡系統。在建立變電站系統防火墻時，應要求網絡有明確的分辨界限，這樣才能確保不放過任何可疑網絡，達到保護信息安全的目的。
3.3 重視設備以及管理系統的處理工作
加強對一次設備智能化處理工作。采用微處理器和光電技術設計處理被控制了操作驅動回路的一次設備。摒棄傳統的導線連接方式，采納新型的數字程控制器以及數字公共信號網絡；摒棄傳統的強電模擬信號，采用新型的光電數字技術。對二次設備進行網絡化處理。二次設備之間的連接用高速的網絡通信替代傳統功能下的I/O現場接口；故障錄波裝置、測量控制裝置以及在線狀態檢測裝置等多種二次設備，均要按照標準化的微處理機進行設計制造，將傳統的功能裝置完全轉變為邏輯的功能模塊，從而使得二次設備通過網絡能真正實現信息共享、數據共享等建設目標[5]。對管理系統進行自動化處理。電力生產運行時對數據及狀態的記錄、數據的統計方面實現無紙化；變電站在其運行管理系統中對信息分層以及數據分流交換實現自動化；變電站在運行過程中出現故障時，系統能夠及時分析故障原因，并制定處理故障的方案，最后提交故障分析報告；對于經過檢修的設備，系統會自動分析并提交檢修報告，完成更加高效的狀態檢修。
4 結束語
綜上所述，數字化變電站智能管理系統在技術和管理觀念上都進行了創新改革，提高了系統的自動化水平，也提高了電力系統的社會經濟效益以及安全保障。數字化變電站智能管理系統的建設工程是一項需要長期才能完成的系統工程，是電力系統實現現代化發展的必要手段。我們必須不斷探索和研究在建立數字化變電站智能管理系統中需要掌握的技術性問題通過更新以往的管理觀念，促進我國電力事業的蓬勃發展。
參考文獻
[1]王元冬，王付衛.數字化變電站自動化技術淺析[J].云南電力技術，2012，10（11）：12.
[2]謝春璇，張文力.淺談數字化變電站的應用[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2012，8（02）：34.
[3]王修龐，羅虎，李朝陽.變電站集控運行管理模式探索[J].繼電器，2013，6（11）：21.
[4]劉春華，郭曉燕.淺談數字化變電站的技術與發展[J].江蘇電機工程，2013，06（19）：32.
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關鍵詞：冶金企業，鐵路運輸，自動化管理，信息系統
0.引言
鋼鐵市場的競爭日益激烈，冶金企業面臨巨大的機遇和挑戰，各企業大顯神通彌補不足，提高效益。其中冶金企業現行的鐵路運輸管理模式已不能滿足生產要求，為了提高生產的可靠性、安全性、高效性，在對目前鐵路運輸管理系統運作模式、職能劃分以及基層作業詳細調查研究的基礎上開發了鐵路運輸綜合自動化管理信息系統。該系統建成以后可以大大地提高鐵路運輸管理的現代化水平和工作效率，將為公司領導的決策提供真實可靠、全面快捷的信息，生產作業更加流暢。
1.系統總體構成
鐵路運輸綜合自動化管理信息系統涉及鐵路運輸的各個方面，能及時、準確地為各運輸調度指揮管理部門提供現代化的調度指揮管理手段及平臺。該系統由生產指揮控制中心網、運輸部中心網及車站設備構成。
2.職能管理部門的系統劃分
針對宣化鋼鐵公司具體情況，運輸部中心主要負責協調各作業區之間的運輸調度和管理，并協同路局準確統計路局車輛在工廠作業區、成品作業區、西車務作業區以及煉鐵作業區發生的交接、調入、待卸、卸車、空停待裝、裝車、交出等八個主要業務活動和解凍、維修兩個輔助業務活動的滯留時間及業務活動的時間間隔;準確統計路局車、自備車裝/卸運量、停時以及班組運量、停時、運送時間;實現在廠車總數、車種、品名、交接時間，各作業區路局車總數、車種、品名、交接時間、站場股道占用情況，當日內到達、發出車數、車種、品名、收貨單位、發貨單位的查詢;通過網絡查詢車輛掛鉤計劃的編制和執行情況、股道詳細信息及車輛詳細信息;還可通過調度監督系統掌握廠內鐵路全線列車的運行情況。論文參考網。
生產指揮中心主要負責下達月、周、日的運輸計劃，實現運輸的應急管理，協調運輸調度指揮，實時掌握廠內車的位置和狀態，查詢和統計各種運輸調度信息。
車站設備主要完成各種作業基礎信息的錄入，調度計劃的輸入、發送，調度監督、微機聯鎖、機車信號信息的采集等功能。論文參考網。
3.系統功能簡介
3.1貨車實時跟蹤管理系統
該系統利用計算機及其網絡通信技術，以車站為基礎信息源點，收集、處理和交換車流信息，由計算機網絡向各級車號、調度提供日常計劃和調度指揮所需的各種貨車資料。一方面提高各崗位生產人員的工作效率，另一方面使運輸組織人員能及時準確地掌握車流和貨流，組織有計劃裝車、卸車和排空車，從而保證均衡運輸和良性循環，提高運輸生產的能力和效益。通過該系統可實現對整個運輸系統中的機車、車輛、原料和產品的位置及狀態的實時跟蹤和管理，同時自動生成各級查詢和統計報表，為各級調度人員和運輸部領導進行生產指揮提供實時準確的數據。
3.2運輸調度管理信息系統
運輸調度管理信息子系統是提高運輸效率、實現廠內鐵路運輸自動化指揮、集中管理、集中監視、集中控制的必不可少的系統。通過該系統可直接指揮行車，實時掌握列車運行狀況、信號設備顯示狀態，完成運輸計劃的編制、調整及調度命令的生成和下達等功能，并進行信息匯總、處理;可對列車的運行進行實時監視并具有歷史查詢功能;還可為調度指揮管理人員提供管轄范圍內信號設備狀態及列車運行狀況。
3.3調度命令無線傳送系統
一般情況下，調度作業指令的傳輸是通過調度手寫調度計劃，再用人工的方式將調車計劃單交給調車人員和機車上的司機。這種方式嚴重限制了機車的作業范圍、導致了機車作業的不連續性，降低了機車的作業效率，給生產運輸帶來了極大的不變。為此我們可以安裝使用調車計劃無線傳輸系統，即在各站設立調度命令無線傳送控制中心，并在每臺機車上加裝機車信息臺，地面控制中心接收鐵路貨物車輛實時跟蹤管理信息系統的調度作業指令，通過無線方式發送到機車信息臺上，機車信息臺通過液晶顯示器顯示調度作業計劃單并通過打印機打印出來，作為機車作業的依據，同時機車信息臺還將機車的作業完成情況及時反饋給地面控制中心和鐵路貨物車輛實時跟蹤管理信息系統。這種方式可以大大提高機車的作業效率。
該系統由中心局域網和基層網兩層網絡組成。其中基層網由微機監測系統構成，是面向用戶的開放性設計的系統，使安裝、調試、使用、維護更加方便、簡捷。
3.4智能計算機聯鎖系統
我們現在正在使用智能型計算機聯鎖系統，它是模塊化系統，采用了雙機熱備的冗余結構以保證其具有很高的可靠性和可用性，實踐證明該設備安全、可靠、實用。該系統具備有進路的選排、鎖閉、解鎖以及信號操作、道岔操作、特殊操作等聯鎖功能。操作和顯示均通過電氣聯鎖上位機實現，同時可根據需要，給車站值班員配置若干臺監視器，以達到安全行車的重要目的。
4.結束語
鐵路運輸綜合自動化管理信息系統是為了適應鐵路運輸發展需要而開發的，完全實現了運輸管理的自動化。論文參考網。如果完全投入使用，將會徹底改變了傳統落后的管理模式，取得了良好的經濟效益，該系統對于我公司的鐵路運輸管理將有極大的使用價值，將給我們帶來巨大的效益。目前，我們雖然只使用了部分的無線傳送系統和計算機聯鎖系統，但是運輸效率卻取得了質的飛躍。相信未來，我們的無線平調系統將更加完善，鐵路物流將更加順暢。
參考文獻
[1]平調無線調車系統.
[2]微機聯鎖系統技術.
[3]網絡系統的集成管理.概念、體系及其應用.
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一、國防科技工業固定資產投資項目檔案數字的必要性
項目檔案的積累、管理以及后期的利用是非常重要的項目管理內容，項目檔案的數字化工作也就順理成章地成為保護檔案本身、保障項目檔案提供利用、提高項目檔案利用效率和提升項目檔案信息化水平不可或缺的一項工作。
二、國防科技工業固定資產投資項目檔案數字化存在問題分析
（一）項目檔案數字化缺乏明確的管理要求
近年來，國家對國防科技工業固定資產投資項目檔案管理的要求日益規范，出臺了眾多管理制度，文件中在項目管理過程和驗收環節對項目檔案管理提出了一些宏觀的要求，但在項目檔案數字化方面卻沒有提出明確的管理要求。
2015年12月，國防科工局和國家檔案局聯合發文《國防科技工業固定資產投資項目檔案管理規定》（科工辦[2015]931號），原科工辦[2007]744號文作廢。其中第十七條要求建設g位應接照紙質檔案數字化技術規范對項目紙質文件材料進行數字化轉換,范圍包括但不限于以下內容:項目立項審批文件、地質勘測文件、質量評定（驗收）文件、竣工驗收文件、竣工圖等。但相對要求比較寬泛，只列了大類，沒有明確數字化的范圍，對項目文件數字化的歸檔格式、像素大小、載體形式等參數也未進行詳細要求。
（二）項目檔案涉及單位及形式多樣，格式不統一
國防科技工業固定資產投資項目一般會涉及到一個或多個建設單位、設計單位、施工單位、生產廠商、監理單位等不同的單位，而建設單位內部會涉及各部門檔案的形式有文件、圖樣、照片、錄像片、光盤等各種形式，檔案存在形成單位多，形式多樣且格式均未統一。導致項目檔案數字化管理的難度較大。
（三）項目檔案數字化的制約手段缺失
在項目檔案形成、管理和歸檔過程中，建設單位一般采用簽訂合同時要求各參建單位提供紙質文件，但對紙質文件的數字化、電子化的要求卻提的不多，不全。比如土建工程參加單位鮮有電子文件光盤移交給建設單位歸檔，設備儀器供應商或非標設備研制單位對于設備的使用說明、研制總結、驗收大綱、培訓教材、測試記錄、源代碼等內容電子版文件提供的不全，這說明建設單位缺乏對參建單位提供資料的相應的管理制度或合同制約措施，沒有相應的管理要求。
三、推進國防科技工業固定資產投資項目檔案數字化的思考
（一）制度要求明確，職責落實到位
首先，從國家層面，制定國防科技工業固定資產投資項目檔案數字化相應的標準、規章和技術規范，明確要求項目檔案數字化范圍，應當歸檔其數字化版本，并對各類數字化檔案的歸檔格式、像素大小、載體形式等參數進行詳細明確。其次，從建設單位層面，應當把對項目檔案的要求、措施納入到相應的管理辦法，針對項目制定項目檔案工作方案，明確項目檔案數字化的具體要求。
（二）經費預算與合同制約相結合，實現項目檔案數字化統籌管理
對于本單位自身形成的文件，建設單位應當根據本項目檔案工作方案，開展檔案數字化工作并歸檔。對于其他單位形成的文件，建設單位應當在前期的項目建議書、可行性研究報告和初步設計各階段明確相應的預算需求，并在與勘察單位、設計單位、施工單位、監理單位以及設備供應商及非標設備研制單位的合同中明確在支付合同款前，應審查參建單位的項目文件材料數字化情況以及電子文件光盤移交情況，是否按合同（協議）條款履行職責，對未按合同（協議）要求的建設單位可暫?；虿挥柚Ц逗贤睢?/p>
（三）根據利用原則，明確項目檔案數字化范圍
筆者認為項目檔案文件的數字化工作應由建設單位負責統一組織協調，制定項目竣工文件數字化的篩選原則和范圍，數字化成果的接收標準和方法，各參建單位根據合同的明確要求，各司其職，按照統一的標準要求，完成規定范圍內的項目文件的數字化工作。
在目前國家、上級沒有明確的管理要求的情況下，筆者認為要進行項目檔案數字化處理前的鑒定工作，明確項目檔案數字化的范圍，此工作要遵循以需求導向，以便于利用查考為目的。
根據項目檔案形成的不同階段和內容，對于由建設單位收集、歸檔的各A段文件，如項目的立項批復，各類合同，項目“三同時”文件，審計、檔案、項目竣工驗收文件在整個項目建設過程中直至項目竣工驗收時經常會使用到這些文件，這些文件可由建設單位自行數字化或由專業檔案數字化公司按合同要求完成數字化工作。
基建文件中應該明確竣工圖必須進行數字化?？⒐D數字化是檔案利用、管理工作的實際需要。所以對竣工圖開展數字化，一方面能更有效的保護檔案，另一方面也能更好的提供利用服務。
非標設備的電子文件形成于非標設備研制的全過程，是最直接、最原始的記錄。為保證及時提供設備安裝、調試及生產過程中的維修利用，明確設備儀器，尤其是非標設備的各類文檔及設備圖紙的電子版文件要嚴格按照電子文件歸檔管理要求與紙質文件同時移交。
四、結語
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信息時代計算機技術的不斷發展，給新時代企業檔案的數字化管理帶來了發展契機。傳統紙質檔案的書寫記載變成了計算機的信息存儲。方便了企業檔案的查詢和使用，還提高了企業的辦事效率。所以，在信息化的今天，如何進行企業檔案的數字化管理將成為企業發展中所關注的關鍵問題。
二、企業檔案數字化管理的必要性
企業檔案的數字化管理就是在企業的檔案管理過程中使用先進的計算機技術把傳統使用文字、數字和圖片等紙質方式的存貯轉變成數字信息儲存。比如，指紋錄制、照片記錄以及檔案管理系統等。對企業各類紙質檔案進行數字化處理，為其建立集中數字檔案館勢在必行，檔案數字化管理，在優化管理者知識結構、隊伍結構、提高管理者素質、促進現代管理技術應用、保護原紙質檔案和改善其利用方式等方面有著特殊意義。
三、企業檔案數字化管理的應用分析
在信息社會中的檔案數字化管理已經不再陌生。比如企業的人事管理，企業的財務管理企業自動化辦公等等。數字化的企業檔案管理模式不單單克服了傳統企業檔案管理中的人工查找困難以及查找方式局限性大的問題，還使得企業的檔案管理更加的精細化。數字化的企業檔案管理順應社會發展的需要，但同時不能完全否定企業的紙質檔案管理，比如企業的合同管理、文書檔案管理，底圖管理、工程檔案等也需要保持傳統的紙質管理作備份。因此，我們需要對企業檔案中如何進行數字化管理以及數字化管理的具體內容進行確定。
四、企業檔案數字化管理的優勢分析
首先，企業檔案的數字化管理大大地提高了企業的辦公效率。數字化檔案管理中使用的數據庫比如EXCEL以及OA等，使得檔案管理的工作更加的便捷。其次，數字化的檔案管理對檔案存儲的原件保護措施得到了完善和增強。只要數字化系統中的硬盤設施不被破壞，數字化的檔案將不受到影響。傳統的新聞類檔案、產品類檔案的紙質保管也可以借鑒數字化檔案管理的方法，做出數字化的信息，進而使得合同、新聞、產品檔案管理更加的高效，同時提高檔案的保護措施強度。
五、如何開展企業檔案的數字化管理
（一）規范企業的檔案管理流程，使得管理效率得到提高。在逐步加強企業檔案數字化管理過程中，需要逐漸使其規范化。所以，我們需要借助計算機等技術辦法，使得人力資源以及數字化加工設備（掃描設備）的能力得到提升，并根據檔案管理的內容和方式進行不斷的探索，最終使得工作流程規范化。這是保障企業數字化檔案管理的關鍵。以我單位的工程檔案為例。使用的是雙套雙備的管理開發模式。在具體的實施中，把紙質的工程檔案轉化成電子檔案進行存儲，同時將電子檔案上傳到自動化系統數據庫中。這樣可以使得檔案更加的安全可靠，利用也更方便。把需要備份的電子檔案和紙質檔案進行雙套備份，然后在紙質轉化成電子的過程中還需要保持數字化的效果。使得數字化的檔案管理工作更加的高效。例如大部分企業現在都利用內部局域網進行辦公，文書檔案已是在線歸檔，在線利用。再如：企業檔案數字化一條龍服務模式。所謂數字化“一條龍”服務模式就是對企業各個部門整理或掃描的檔案材料按順序完成收集、整理、掃描（數字化）、消毒殺蟲、數據備份等系列程序后，將紙質檔案歸檔整編進入檔案庫，備份檔案數據導入數字化檔案服務器中，方便查閱利用。
（二）更新傳統的檔案管理思路，轉變檔案管理的理念。為了使得企業的數字化檔案管理更加的具有高效率，需要培養專業的檔案管理團隊進行企業的數字化檔案管理。如何進行檔案管理人員的培養，并使得其管理水平得到提高是我們需要關注的重點問題。首先，要將企業的檔案管理理念更新，并使得企業管理者的視野得到開闊。只有管理者充分重視企業的數字化檔案管理，才能使得企業內部可以推行數字化的檔案管理。數字化的檔案管理技術也在大數據的促進下變得日新月異，因此檔案管理者需要加快自身的步伐，使得自己的數字化檔案管理水平跟上時代的步伐，進而提高企業的檔案管理水平。數字化與傳統檔案各有利弊，除去一些特殊情況如打官司等要傳統紙質檔案之外，數字化在利用的方便高效，是企業發展的趨勢。
（三）充分地利用先進的計算機技術。計算機改變生活，網絡使得人與人之間的距離逐漸縮短，查閱文件已經不需要去圖書館或者檔案室中進行查詢，只需要連上網絡在檔案數據庫中進行檢索。所以，企業檔案的數字化管理要充分的利用計算機的便捷性，進而使得檔案的查詢和管理的流程逐漸變得高效率。但是，在此過程中，也需要注重企業檔案數據庫的安全保密工作。例如當前會計檔案中的紙質發票在逐步轉變成電子發票，這樣使得發票報銷程序更加的快捷。公司的工程檔案與企業網絡辦公相融合，進行數字化的全程跟蹤管理，使公司對工程的進展可以全面了解管控。
六、結語
綜上所述，本文對企業檔案的數字化管理進行分析，首先介紹了企業檔案的數字化管理，接著對企業檔案數字化管理的應用進行分析，然后提出如何開展企業檔案的數字化管理。再具體執行過程中，需要規范企業的檔案管理流程、更新傳統的檔案管理思路，轉變檔案管理的理念以及充分地利用先進的計算機技術。企業引進檔案數字化管理時，需要跟進時展的步伐，提高企業數字化管理的水平，進而使得企業的檔案管理的效率更高。
作者:盧立紅 單位:河鋼集團唐鋼公司
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一、出版社總編辦的圖書資料管理
出版社的出版業務管理核心部門是總編辦。總編辦的性質，其一是出版社編輯部門的辦事機構，必須處理編輯部門的綜合性事務；其二是社長總編的秘書機構，時刻為其出版決策和出務管理工作提供數據支持；其三是上級出版管理部門和出版社政策執行監督的機構。其四是出版社圖書資料保存、管理的部門。總編辦的資料事務繁雜，種類也很多，工作量大，涉及圖書編輯出版的整個流程。多年來的出版工作實踐，出版社已基本上形成了一整套完整的行之有效的管理模式。數字化時代的來臨，出版行業發生了天翻地覆地的變化，圖書資料亦由紙質介質逐步被電聲數字化所代替。隨著數字化的推廣和普及，總編室的圖書資料管理工作也發生了新的變化，同時，也出現了一些新的問題。結合管理工作實踐，以下就結合數字化應對新情況的問題作一些探討。
二、數字化對總編辦圖書資料管理的影響
數字化新技術的應用，已深入到社會生活的各個方面。時下的在線閱讀、電子出版等，對出版行業的影響也是巨大的。
1.數字化管理的效能大大提高。傳統的管理模式轉變為數字化管理模式，促使工作程序更加科學合理化，流程速度加快，從而使工作效能大大的提高。管理系統的使用，最大限度地減少了案頭手工數據的處理。
2.管理方式和模式發生根本性變革。傳統圖書資料的管理方式變得更加系統、簡單、智能，大量手工的工作數字化后完全由計算機來處理，方便查詢、統計、分析圖書資料情況，能快速準確為社長總編的決策提供實際數據支持。
3.數字化要求管理人員具備一定的知識和操作技能，崗位素質比傳統管理下的要求要高得多，也促使管理人員知識的更新要加快。通過數字化系統應用，能騰出更多時間在服務管理上，而不再需要埋首于日常事務的處理中。
4.能夠真正發揮圖書資料的價值和作用，從不同的角度，借助于數字化系統，將生產情況、經營情況、發展情況等做出統計分析，為未來發展及項目決策做好參謀。
三、總編辦圖書資料管理工作中存在的問題
1.仍有相當多的圖書資料元數據未能達到數字化的要求標準，使數字化工作的后續工程無以為繼。如圖書出版后要求存檔的數字格式數字化文件文件，其的格式不一，有Word格式的，有PDF格式的，也有排版文件樣式的；有的是各部件并不齊全，或只有正文電子檔，或只有目錄而無內容電子檔，或無封面、無插圖等等。
2.版權意識淡薄，未能將數字出版銷售的權力請作者一并授予。國家新聞出版總署曾專門下發出版合同標準格式給各家出版單位，有相當一部分的出版單位認為合同條款過于冗長，將其簡化，只列出幾條重要的出版要約條款，恰好將應爭取的權力放棄了。
3.對于本版歷史的圖書資料數字化投入少，沒能更有效地應用數字化技術，將圖書資料進行數字化后，以電子產品的形式投放市場。當然，數字化后，有相當多的內容是可以二次或三次重復應用。
4.圖書資料重復的較多，在內容和形式上沒能創新，老是停留在低水平的雷同中，造成資源的巨大浪費。辟如說一個有思想的創意，抓住了市場的眼球，市場銷售反應突出，帶來了不錯的社會效益和經濟效益，跟風雷同之作立即層出不窮。
四、對策與建議
數字化時代要及時轉變思想，由過去的管理職能部門逐步轉變為服務為主、管理為輔的服務性機構。同充分發揮數字化系統的功能和優勢，可以有效地解決實際工作中產生的問題。
1.建立一套適合的數字化出版管理系統
（1）根據本社個體的實際，深入調研，從每個部門和崗位人員的實際工作需求出發，建立一套真正為第一線崗位人員量身定做的管理系統。（2）根據出版管理系統要求，制定好各種標準要求，規范要求存檔的圖書資料格式統一，由責任編輯負責作為出版操作流程中的一個環節，在系統中上傳，不必要安排專人上繳，也避免了其中的部件缺失。（3）根據數字化時代出版的特點和要求，重新審視產業動作方式，變革傳統出版產業鏈運營模式。用數字出版的思維做傳統出版。數字出版在內容策劃、編輯加工、承載方式、傳播渠道等諸多方面與傳統出版存在很大差異，在管理系統設計時要充分考慮到出版業的發展趨勢，將紙質圖書內容通過管理手段和系統功能的實現直接架構上新媒體載體，使出版社從內容服務商上升為內容提供商。
2.管理規范化，流程標準化
實現流程標準化，完全可以避免因編輯或管理人員的畏難情緒導致工作上的失誤?？偩庌k首先要完成角色的改變，引導業務編輯從內容編輯變身產品策劃師。要讓編輯們培養數字化的思維方式，根據市場需求、技術手段、閱讀方式，主動策劃投放不同渠道的產品；將圖書資料的價值充分體現出來，對資源進行二度創作，可以形成內容差異化的不同數字產品，而不是簡單地將已出版內容被動地提供給平臺商、渠道商。
3.加大數字化管理的投入
傳統出版的工作流程包括選題策劃、編輯出版、印刷發行，而數字化出版工作需要根據不同載體的數字產品，裝載相應內容，選擇不同運營方式，推送給對應讀者群。其工作流程則包括產品策劃、內容創建、開發集成、運營服務等方面。每家出版單位的歷史都有數年甚至數十年的積累沉淀，有著無數編輯的心血結晶，才造就今天出版的大繁榮大發展局面。因此，慎重對待歷史上出版的圖書資料，打開這個寶庫，加大歷史資料的數字化投入，將產生不可估量的收益。
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檔案數字化外包業務安全管理體系是檔案部門、數字化公司、檔案行政管理部門等各方面在檔案數字化系統實施的整個生命周期中，通過對系統軟硬件、場地等方面存在的風險進行分析，制定安全管理制度，設計相關檢查報表，在關鍵地方設置風險檢查點以避免錯誤，降低風險，制定并執行相應的安全保障策略，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性，降低安全風險到可接受的程度，從而保障數字化外包工作順利實施。
可將檔案數字化外包行業安全管理體系結構圖描述如下：
由圖可知該體系是復雜多維的綜合管理體系，可從多種屬性角度對其分析。
1 相關各方維度
1.1 數字化公司
1.1.1 風險。上世紀90年代以來，隨著檔案業務外包市場的逐漸形成，大大小小的檔案數字化服務機構應運而生，魚龍混雜。公司內部數字加工人員流動大，水平不一，檔案服務的質量可想而知，安全性難以保障。
1.1.2 保障措施。公司內部要建立健全各項規章制度，包括執業考核、獎懲制度等，形成規范的工作程序和有效的內部激勵、約束機制。同時結合檔案行政管理部門的有效管理，促進行業規范發展。
1.2 檔案部門
1.2.1 風險。一些檔案部門對于檔案數字化中的風險重視不夠，幾乎不具有任何安全意識和基本的安全知識。
1.2.2 選擇數字化公司的方法。檔案部門需要通過一定的方式，比如通過網絡來自己準備將檔案數字化業務外包的信息，內容應明確、具體，如案卷的數量、類別，還要把外包方所需條件、資質、經驗等寫清楚[1]。
1.2.3 簽訂保密協議。檔案部門應使外包方認識到保密的重要性，與公司簽訂保密協議書。
1.2.4 建立嚴格的安全保密制度和措施。檔案部門要嚴格遵守相關的安全保密制度，非公開的檔案信息不得數字化，不得上網共享。上網的目錄和全文信息要經過嚴格控制和鑒定。
1.3 檔案行政管理部門
1.3.1 不作為風險。有些檔案行政管理部門人員認為檔案信息安全主要是技術人員的事情，與己無關。
1.3.2 擔負起行政指導監督職能
檔案行政管理部門應該從管理上下功夫，樹立安全意識，做到一體化、同步安全管理，擔負起行政監督職能。（1）檔案行政管理部門對數字化公司實行登記備案審查制度。檔案行政管理部門加強對外包公司的審查，提高企業的準入門檻。備案時要求公司①經工商行政管理部門注冊，并取得營業執照；②經營范圍必須包含數字化業務；③具備相應的檔案整理、數字化的資格和能力；④具有兩名以上檔案專業人員（有中級職稱）。申請材料：營業執照，機構備案登記表，人員簡歷、身份證、資格證明復印件（加蓋企業公章）。
（2）檔案行政管理部門對數字化工作人員建立執業資格審查制度。檔案行政管理部門應建立數字化人員職業資格審查、考核、培訓、持證上崗和注冊制度。在培訓尤其是上崗培訓中加強職業道德培訓，提升保密意識。聘請IT行業、檔案專業專家進行安全管理方面授課，加強安全保密知識培訓。
（3）制定有效的安全管理標準和安全操作規范。檔案行政管理部門必須優先制定檔案數字化等方面的標準和安全操作規范，保證檔案數字化信息的完整性、真實性、有效性。檔案部門在數字化外包之前就必須根據上述標準規范編制適合自身需要的標準體系，包括網絡平臺搭建、數據庫建設、信息處理、共享和安全管理。
2 生命周期維度
檔案數字化外包所使用的軟件是一種信息系統，安全措施需要融入系統生命周期全過程。數字化工作還涉及日常工作的各環節，檔案從借出、整理、錄入、掃描、掛接、恢復到入庫的整個周期都有可能泄密。
2.1 計劃組織。檔案數字化準備外包之初，就要：（1）全面涉及和考慮信息安全問題，制定并落實安全方案。（2）通過仔細調查分析，挑選一家或幾家技術好、有經驗的公司作為外包商。（3）最好采用成熟的加工軟件。（4）對擬參與數字化項目的專業技術人員進行培訓。培訓的內容主要是數字化加工技術、安全保密知識。
2.2 簽訂合同。在合同起草時，應有IT和法律專家參與。一定要做好充分的調研，可以結合歷史項目的實踐經驗和相關領域的行業經驗，評估出與外包商談判項目的價格，科學地評估所需要的時間并預留風險緩沖時間[2]，對于合同中沒有提到的，但在日后工作中遇見的問題，檔案部門應及時與外包商聯系、協商、解決。
2.3 實施交付。項目的驗收應該跟隨項目過程同時開始、同時進行、同時結束，以保證最后的驗收順利完成。
2.4 日常工作。日常管理中要將檔案實體與信息的安全放在同等重要的地位，安全制度要及時更新，制定修訂要經過包括領導專家和執行者組成的正式團隊按規定程序進行的論證，新舊制度要協調，執行要嚴格。原始檔案要求實體完好、不丟失。主要依靠嚴密的檔案交接手續和加工過程中檔案的妥善保管來保證。
2.4.1 檔案交接。加工方應指定唯一的檔案交接人員負責與檔案部門指定的負責人進行檔案交接，簽署檔案交接記錄。為保證檔案交接清晰、提高工作效率，建議領取一批檔案資料后待全部加工完畢后再歸還。
2.4.2 檔案保管。在加工現場安置密碼檔案柜，用于臨時存放當批加工的檔案資料。每日工作完畢后，全部檔案資料均應放入密碼柜保存，并區分已加工和待加工檔案。檔案密碼柜由專人設置密碼，并負責開啟關閉。
2.4.3 過程監督。檔案部門等應對外包工作進行監督、管理、定期檢查。設計加工檔案的《調檔登記表》、《前處理登記表》、《加工登記表》、《數字檔案檢驗登記表》、《存儲備份登記表》和《驗收還檔登記表》等，每張表格均標明日期、全宗號、目錄號、數量、張頁數、重量、破損情況等相關信息，并要求相關交接人員簽字確認，讓數字化工作中每份檔案都有一份明確清晰的、記錄有每個加工環節的“安全檔案”[3]。
2.5 項目結束。數字化項目結束后，應將計算機、硬盤、存儲設備一并交給檔案部門，加工方不可自留。
3 軟硬件環境維度
數字化系統信息泄露主要有網絡傳輸、移動存儲器、手機照相和打印到紙介質上四種情況?？刹捎梦锢砀綦x、屏蔽手機信號、封閉USB口、監控錄像、禁止帶出任何紙張等方法防護。還要記錄日志以備事后追蹤。
3.1 數字化加工場所?，F場應由檔案部門指定，并制定嚴格的人員出入制度，工作人員全部個人物品存放到個人儲物柜中，儲物柜與工作場地分離；加工所用設備及工具帶入加工場地前均應交由檔案部門檢查，加工結束之前任何工具及設備不得帶出工作現場。如有需更換的報廢工具，需交由檔案部門負責人員處理；禁止個別加工人員單獨在工作場地逗留或進出。禁止在加工場所內吸煙，在加工工作臺飲水、餐飲等。數字化場所應有接收區、掃描區、后處理區3個獨立工作區域，設置多個錄像鏡頭，確保處理全程監控。
