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合同存檔管理范文1
關鍵詞: 鐵路工程；施工合同；問題；對策
Abstract: with the country the long-term rail network planning "the establishment and implementation of, the high speed development of railway in historic opportunity. With the gradual opening of construction market, mor in 2007 has formulated the railway construction project tendering demonstrative text ", railway construction market is fine, and standardized by extensive to change direction. Railway construction contract in the position of the construction project is growing. But in railway construction contract in the implementation of the problems in the process of gradually exposed, part of the railway project contract execution rate reduced significantly. Therefore, the author combined with their own management project practice, summarize and analyze the current railway project contract the problems existing in the management, and strengthening the construction of the contract management countermeasures and measures to fundamentally change the status quo construction contract management, reduce the contradictions and wrong contract, improve China's railway engineering construction contract management level.
Keywords: railway engineering; Construction contract; Problem; countermeasures
中圖分類號：F715.4文獻標識碼：A 文章編號：
近年來，隨著國家《中長期鐵路網規劃》的制定和實施，鐵路建設迎來了高速發展的歷史機遇。既有線一期至六期提速的完成、客運專線、城際鐵路的建設、大能力貨運通道的建設、電氣化鐵路的建設等等，鐵路建設任務繁重。鐵路建設投資由2004年500億到2008年的3000億元，2009年-2011年三年鐵路投資均為7000億元。鐵路建設工程任務的迅猛增加，給鐵路建設合同管理工作帶來了巨大的挑戰。鐵別是鐵路施工合同在建設項目中的地位與日俱增。2007年鐵道部制定了《鐵路建設項目招標示范文本》，鐵路建筑市場正在由粗放型向精細化、標準化方向轉變，在此背景下，做好鐵路建設工程的合同管理工作是確保高質量完成鐵路建設工程任務、極大地緩解鐵路運能緊張矛盾的客觀要求。作為一名在建項目的合同管理者，深感加強鐵路建設工程合同管理工作的重要性、緊迫性。筆者結合自身管理實踐就鐵路施工合同管理工作的任務、特點，以及存在的問題和改進對策談談個人的看法。
一、鐵路施工合同管理特點
1．標的金額大
鐵道部于2011年下發了《關于鐵路建設項目施工招標標段劃分工作的指導意見》（鐵建設[2011]182號文），高速鐵路和長大干線站前工程，包括路基、橋涵、隧道、軌道等工程，標段招標額一般不少于25億元，項目招標額少于25億元的應劃為1個標段。站后工程原則采用“四電”系統集成方式進行大標段承包。其他新建鐵路和改建鐵路標段劃分也在10億元以上。如此大的合同金額，合同中一旦存在大的漏洞或合同履行出現問題，其帶來的糾紛和后果也是不可估量的。
2．履約時間長
按照目前的大標段施工，施工合同工期一般在三年以上，比如北京動車段工程總投資74億，合同分為段內和走形線兩個標段，除了征地拆遷，段內合同額24.4億，走行線合同額9.8億元，合同工期均在3年以上。如此長的工期給合同履行帶來了更多的不確定性 ，造成變更設計增多、補充合同增多，合同變數大，風險大。拿北京動車段工程來說， I類變更就達20項目，涉及金額10.3億，II類變更就有上百項，政策性調整就達億元，補充合同簽訂6份。
3專業性強
由于鐵路工程專業性強以及概預算體系相對獨立，盡管2007年國家發展改革委員會牽頭頒布了《工程招標投標標準文本》，合同條款也進行了細致的約定，由于鐵路工程的特殊性，2007年底，鐵道部在《工程招標投標標準文本》的基礎上，幾經修改形成了《鐵路工程招標示范文本》，針對鐵路工程的投資體系，對合同條款了比較符合鐵路管理思路的修改，特別是在價款調整及風險包干費的約定方面，要將合同管理做到位，必須認真研究鐵路投資體系和專業特點，加強合同管理，比如鐵路施工特別是既有線鐵路施工，涉及鐵路站段比較多，包括工務段、電務段，供電段以及鐵路多經企業，局職能部門涉及計劃處、財務處、道口辦、工務處、電務處、供電處、運輸處、總工程師室等各部門，一項施工合同的履行，涉及專業多，在簽訂諸如安全協議、施工配合協議時，一要注意條款的約定，二要加強與建設項目管理機構和基層站段的溝通，做到協議金額有理有據，降低一切合同風險。
4．緊急任務多
鐵路是國民經濟的重要基礎設施。目前，鐵道部仍然政企合一，鐵路系統是國有的、高度集中、半軍事化管理的運營單位，因此，鐵路既具有企業營利性，又具有社會公益性。由于國家的、政治的、社會的各種迫切需要，往往有一些緊急工程任務需要完成（比如：六期提速改造工程、京津城際軌道交通工程、哈大客運專線工程等），在時間緊、任務重的情況下，如何加強合同管理，防范合同風險，就更加重要。
二、合同管理中存在問題
1.I類變更、II類變更界定不清楚
目前，鐵道部對變更設計執行的是《鐵路建設項目變更設計》（鐵建設[2006]146號文），變更設計指施工圖經審核修改批準后至工程正式驗收前變更施工圖的活動。I類變更設計并未定義，而是給出五個條件，分別為變更規模、主要技術標準、重大方案的；變更主要批復意見的；變更涉及運輸能力、運輸質量、運輸安全的；變更重點工點的設計原則；變更一次增減投資300萬元（含）以上的；從表面上看，I類變更已經很細致很全面，但是在實施過程中容易出現以下偏差：規模、主要技術標準、重大方案的含義是什么卻沒有詳細的定義，造成很多項目虛報I類變更，變相套取國家資金。另外僅僅靠300萬元來界定是否I類變更未免牽強。新建北京動車段工程于2009年上報的綠化工程、過渡工程、外電源工程、交通導改工程以及京滬有砟改無砟等五項I類變更，每一項變更均在1000萬元以上，但鐵道最終批復意見為按II類變更處理，在基本預備費中調劑解決。若按照300萬元這一條，本來一個整體的變更設計卻要拆成很多小于300萬元的II類變更顯得非常牽強。建議將I類變更重新定義為在初步設計文件批準后至工程正式驗收前對批準初步設計文件以及由此引起的施工圖設計文件的變更，如采取初步設計招標，要深化初步設計，不能輕易改變初步設計批復原則而發生變更設計?！?46號”文中II類變更定義為對施工圖的其他變更。II類變更在執行過程中容易偏差歸納如下:將施工圖量差當作II類變更、風險包干費項下的II類變更與基本預備費中解決的II類變更設計難以界定、大于300萬元但并不屬于I類變更的項目是否屬于II類變更，這些問題在施工合同執行過程中難以界定，給合同管理造成了很大的難度。
2.甲供材料設備范圍太大，供應不及時，影響工期，同時施工單位積極性不高。
鐵道部于2006年至2009先后制定并調整了《甲供材料設備供應目錄清單》，甲供的范圍從鋼筋、水泥、軌枕、鋼軌、扣配件到通信、信號、電力、材料設備，內容非常全面。在實施過程中通信、信號、電力材料設備由于專業性強，并且涉及鐵路核心技術，甲供所帶來優勢非常明顯。但就鋼筋來說，由于需求量大、規格型號多、供應時間長以及價格變化不穩定等因素，鐵道部為了降低成本統一向鋼廠進行招標，價格采取固定單價，但實際情況是：由于鋼廠軋鋼批次限制，一個鋼廠往往難以滿足一個項目全部鋼材，造成供應不及時，個別項目出現工期拖延現象。另外由于是鐵道部統一采購鋼筋，施工浪費鋼筋現象非常嚴重，并且個別項目供貨難以滿足實際進度造成工程停滯，增加了施工成本，同時也增加了投資。從另一個層面上，由于施工單位基本上沒有大宗物資采購權，施工單位積極性不高。
3.甲供設備稅金問題以及重復繳稅問題
目前，甲供設備，建設單位在付款給材料設備廠家時，必須繳納0.3‰印花稅，根據鐵道部《關于鐵路建設項目甲供甲控物資設備招標有關工作的指導意見》（鐵建設函[2007]495號），甲供物資設備納入施工承包合同中，施工單位在竣工時，得按照合同總額繳納0.3‰印花稅，這樣甲供材料設備的印花稅重復繳納一次。
根據財政部規定，需安裝或不需安裝的甲供設備可以納入施工總承包合同營業額中，納入營業額的甲供設備需繳納3.35%的營業稅。比如北京動車段檢修基地工程，機務設備總額達12.5億元，按照3.35%的營業稅，光稅金就高達4000多萬元。施工單位拒絕對甲供設備開票，而這些施工單位在簽訂合同時就應該考慮清楚，因為按照財政部規定，作為安裝的甲供設備可不納入營業額，如果當初施工單位考慮到此問題，就不會與建設單位造成不必要的爭議。
4.建設單位管理費超支問題
目前，鐵路項目超概算現象非常普遍，究其主要原因如下：（1）管理體制因素；由于各鐵路局作為建設單位，各鐵路局所處地域不同，工資差異比較大，再加上鐵道部對不同投資規模人員如何定編未作出規定?，F實中，建設單位定遠彈性很大，一個建設單位少則幾十人，多則上百人，因人設人情崗的現象時有發生，人員組成不精干，引起管理費用增加。（2）辦公現代化；隨著社會經濟飛速發展，建設單位辦公設施也在不斷更新換代，引起管理費增加，但同時也是管理的需要，現在建設單位普遍實行電腦辦公，各鐵路局還要求建立內部局域網及網站，實行了網絡化工程；建設單位還要租賃像樣的辦公場所及加以裝修，以上費用對投資規模不大的項目來說所占比重不小。（3）車輛購置及使用費；鐵路施工一般點多、線長，建設單位管理人員要經常到施工現場進行各種檢查，必須購置車輛，才能滿足施工需要。（4）建設規模擴大；由于建設規模的擴大，I類變更設計增多，工期相應延長，建管費相應增加，同時也會增加相應審計（審價）等相應費用；（5）建設單位的管理水平；目前鐵道部項目管理模式是一個大型基建項目組建一個指揮部，這樣一來在鐵道項目集中上馬的這幾年，成立了很多臨時指揮部，由于指揮部人員均從運營單位臨時抽調，責任心不強，有經驗的管理技術人員也較為缺乏，工作效率不高，引起日常管理費用增加。（6）建管理費計算問題。由于目前大型基建工程，各客專公司以及高鐵公司采取委托各鐵路局代建制，代建工程建管費按照整工程總投資對應費率乘以代建范圍工程總投資計算，這樣就造成與按代建范圍單獨計算的建管費偏差太大，使建管費難以控制。另外一部分工程為貼膏藥工程”比如北京動車段工程，走行線標段由京滬高速鐵路工程、走行線工程、京石動車走行線工程三部分構成，其中京滬高速鐵路工程資產劃歸京滬公司，京石動車走行線工程資產劃歸京石客專公司，但是在計算建管費時，京滬工程和京石走行線盡管屬于單獨鍵名，但是必須按照動車段整個投資進行計算建管費，造成建管費費用不足。（7）甲供物資設備多，北京動車段工程甲供物資設備達21億元，已交印花稅242.58萬元，光印花稅一項就占了初步設計批復建設單位管理費總額1422.08萬元的17%。
5.工程保險費繳納問題
目前，鐵路施工總承包合同中均規定建筑工程一切險、安裝工程一切險，并且專用條款中也要求由承包人負責交納，在風險包干費中處理。但在實施過程中，由于建筑工程一切險和安裝工程一切險費用較大，占去風險包干費很大比例的費用。部分高風險隧道、地質復雜橋梁地段，施工單位為了降低施工風險，在建設單位的強行要求下，能夠順利繳納這項費用，但是如在北京上海等城市樞紐鐵路工程，由于地處平原、地質情況良好，施工單位認為風險度不高，一般就不愿意繳納此項費用，建議施工合同要靈活掌握，分標段、分情況、分工程繳納工程保險費。
6.投資檢算問題；
投資檢算的作用是建設單位對設計質量考核的依據，為政策性費用調整計算的基礎，也是設計單位內部質量控制、優化設計方案的基礎。但是在實施過程中，投資檢算得作用被歪曲本身的意義，投資檢算的作用變為：方案、標準變化較大時，作為合同談判的基礎；投資檢算較批復減小時，作為一個變更設計的“水庫”；投資檢算較批復增加時，作為挖掘變更設計的題材庫。
7.補充合同簽認不及時
按照施工合同約定，征地拆遷增加費用、甲供料差均按照I類變更處理，每半年上報一次，但是按照目前投資審批體制，征地拆遷增加費用往往在清理概算時才解決 ，甲供料差由于牽扯到驗工計價比例系數以及第三方審價等問題，往往在清概前處理，簽訂補充合同往往在清理概算后進行。比如拿甲供設備來說，在實施工程中，就已安裝調試，財務按照合同約定也付款完畢，由于驗工計價也是對每一臺甲供設備單獨計價，但從另一方面，由于甲供設備差尚未批復，補充合同難以及時簽訂，造成未批先驗工計價的問題。
三、解決對策
1.I類變更和II類變更設計的范圍的界定
比如在合同談判時，施工單位和建設單位可針對本工程的特殊情況就可能發生的I類變更和II類變更范圍和內容進行詳細的約定，特別是關于重大規模、重大工期、重大標準的定義以及那些II類變更在風險包干費中解決，那些II類變更在基本預備費中調劑解決。這樣可避免在變更設計時出現界面不清的情形。
2.甲供材料設備模式的創新
對于像鋼筋、水泥等影響工程結構質量的大宗物資，鐵道部負責對合格供應商進行審查，并定期頒布合格供應商名錄，建設單位負責招標采購的具體實施。按照目前鐵道部相關招投標的規定，可以在合格供應商名錄范圍內選擇質優價廉的材料設備，這樣既可以控制工程材料質量，又可體現建設單位根據工程進度即時采購的靈活性，不至于發生材料囤積或發生采購不及時而影響工期的情況。
3.甲供設備稅金問題
針對工藝設備比較多的工程，在招標前，建設單位一定要仔細研究，根據財政部規定，對于不需計入產值的安裝甲供設備，可以從營業額中去掉，這樣可避免在招標后出現甲供設備重復繳納營業稅的問題。
4.建管費超支問題
針對建管理費超支問題，一要建立激勵考核約束機制，將費用控制的好壞與建設項目年度考核以及建設項目負責人的業績考核及任免提拔掛鉤，促使管理者提高管理水平，充分調動建設單位的積極性。二要做好建管費用分年度預算控制，工資總額年度總控制度。三要嚴格控制招待費，減少不必要的支出。四要降低辦公設備超標化。
5.工程保險問題
建設一切險和安裝工程一切險本來是建設單位和施工單位轉移風險的一種手段，但是不能一概而論，在在合同中要根據整個工程風險情況，分工點、分標段進行分析，比如對于圍巖和地質不太好的長大隧道，一定要繳納工程保險，而對于地基比較問題，可以由建設單位和施工單位靈活掌握。
6.投資檢算問題
投資檢算作為建設單位控制投資的一個有效的手段，建設單位一定要重視投資檢算的作用，不能作為形式，避免”差、錯、漏、碰”現象，既可以加強對設計單位進行考核又可以有效的控制投資，防止不合理的I類變更以及II類變更的發生。建設單位可委托第三方進行審核制度，強化投資檢算作用。
四、結束語
過去，由于鐵路比較封閉，計劃經濟體系加上半軍事化管理，“先施工、后算賬”現象非常普遍，存在一種“合同是形式，喝酒才是關鍵”的思想，但是現在隨著鐵路市場化程度的加快，中建、中水、中交、中鐵各施工企業全面進軍鐵路市場，鐵路建設單位也要逐步規范合同管理，在招標時，在合同專用條款中根據工程特點細化合同，提出與本工程相適應的管理要求，嚴格防止合同漏洞。而作為進軍鐵路市場的各施工單位也應調整思路，加強合同管理，做好并加強合同前審查、合同中動態管理以及合同后評估。真正由過去的“先施工、后算賬”，逐步轉變為“邊施工、邊算賬”的動態合同管理方向。
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Problems in Management of Construtional
Engineering Contracts andCountermeasures
Abstract: along with the country" in long-term railroad network plans" in the formulation and implementation of railway in high speed, the historical opportunity of development. With the railway construction market is progressively and open, the railway ministry in 2007 formulated the" railway construction project bidding demonstration text", railway construction market is by extensive model to intensive, standardization direction change. Railway construction contract in construction project position grow with each passing day. But in the railway engineering construction contract in the implementation process problems gradually exposed, part of the railway project contract compliance rate was significantly reduced. For this, the author combines oneself management project practice, this paper summarizes and analyzes the present railway engineering construction contract management problems, and put forward to strengthen construction contract management countermeasure and measure, in order to fundamentally change the status quo of construction contract management, reduce the contract contradictions and errors, improve our country railway engineering construction contract management.
Keywords: Railway Engineering; construction contract; problem; countermeasure
作者簡介：
合同存檔管理范文2
甲方：___________________________
乙方：___________________________
根據國家有關法律規定，本著雙方互惠互利，共同發展的原則，經甲方、乙方雙方協商，特訂立本協議，以便雙方共同遵守。
一、乙方自愿將檔案、資料寄存在甲方。
二、乙方寄存的檔案、資料所屬年度為_________到_________;檔案數量為_________卷，具體見交接清單。
三、乙方的檔案寄存保管期為_______年，從_______年______月______日起至_______年______月______日止。
四、乙方按標準向甲方繳付寄存費_________元后，雙方辦理寄存檔案的交接手續。
五、寄存期內乙方因特殊情況須提前退回寄存檔案的，甲方不退還寄存費。
六、寄存期滿乙方如需延長寄存期，應重新簽訂協議。
七、因不可抗力造成寄存檔案受損，甲方不承擔賠償責任。
八、甲方的義務和權利
1.負責提供寄存檔案存放的場地、技術設備、管理人員。
2.負責寄存檔案的保管、保護，確保檔案安全。
3.負責寄存檔案的管理、統計、查尋、檢索。
4.擁有寄存檔案的管理權，有權查驗利用者的身份證明。
5.對寄存期滿不取走的檔案有權進行處置。
九、乙方權利義務
1.寄存檔案應具有保存價值，經過整理，編目，也可委托甲方提供有償整理編目服務。
2.應按收費標準向甲方繳納費用。
3.查閱利用寄存的檔案應出示寄存者有效證明(單位介紹信、身份證、工作證)。寄存者利用其所寄存檔案不再收取檔案利用費
4.對寄存的檔案擁有所有權。寄存期滿，如不繼續寄存須在期滿后60天內取走所寄存的檔案。
5.享有優先利用權，并可以對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見。
6.對因甲方管理不善造成蟲蛀、霉變、遺失等問題，有權要求賠償。
十、本協議執行過程如有未盡事宜，雙方協商解決。
十一、本協議一式二份;甲、乙雙方各執一份，具有同等法律效力。
甲方(蓋章)：_________ 乙方(蓋章)：_________
法定代表(簽字)：_____ 法定代表(簽字)：_____
_________年____月____日 _________年____月____日
勞動合同范本(二)
甲方：_________________
乙方：_________________
甲乙雙方經協商達成如下：
一、甲方同意保管乙方委托的人事檔案。
二、合同有效期為_______年，自_______年______月______日起，至_______年______月______日止。
三、乙方每年應向甲方繳交管理費_________元人民幣，合同期內檔案轉至其他單位，其管理費不予退還。
四、甲方僅為乙方托管人事檔案，雙方不存在勞動關系及任何行政上的隸屬關系，乙方的就業、工資、福利、醫療、人身意外、繳交社會保險費、退休申請及退休養老金的領取等均為自理。乙方在托管期間，其本人發生因病及傷亡事故導致的一切責任均由乙方本人自負，與甲方無關。
五、乙方在托管期間，應自覺遵守國家的有關法律、法規，不得以甲方之名義從事任何違法違紀活動，不得違反計劃生育。否則，一經發現，甲方立即單方終止合同，脫離托管關系，托管費不予退回。
六、在托管期間，如乙方由于調動原因需要調閱檔案或轉至其他單位，需由接收單位出具證明，甲方才給予辦理閱檔或轉檔的有關手續。
七、本合同期內，甲方按國家有關規定管理乙方的人事檔案，為乙方出具與檔案有關的證明、材料。
八、本合同期滿后，乙方如不及時交納托管費除按規定交納托管費外，每人每日加收滯納金_________元。
九、乙方如變更地址及聯系電話應及時通知甲方，以便聯系。如不及時，由此造成的責任概由乙方承擔。
十、本合同單方或自動終止時，托管關系自然解除。
十一、本合同未盡事宜，甲、乙雙方應友好協商解決。
十二、本合同一式兩份，甲、乙雙方各執一份，具有同等效力。自簽字蓋章之日起生效。
甲方(蓋章)：_________ 乙方(簽字)：_________
代表人(簽字)：_______
_________年____月____日 _________年____月____日
勞動合同范本(三)
甲方：_____________________
乙方：_____________________
經甲、乙雙方協商，就乙方委托甲方保管檔案達成以下協議：
1.甲方根據《檔案法》和_________部、人事部有關規定，為乙方保管檔案。乙方應在簽訂本協議及繳交檔案保管費后，按有關規定及時將檔案及相關資料轉入甲方，否則甲方不予提供相關服務。
2.經乙方申請，甲方按國家有關規定，只為乙方提供出具檔案保管證明以及借閱檔案的服務，不提供其他服務。此外，乙方的就業及與其他機構的關系、工資福利、社保醫療、人身權益及人身意外等均應自理。
3.乙方應遵守國家及省、市的法律法規，遵守甲方有關檔案及人事管理規定和計劃生育管理的有關規定。
4.本協議期自______年_____月_____日至______年_____月_____日。本協議期滿，乙方應及時與甲方續簽或將檔案轉出;否則，視為乙方繼續委托甲方保管檔案，甲方可依規定的收費標準每年向乙方計收檔案保管費，并保留追收乙方欠費的權力。
5.乙方應于簽訂本協議時向甲方繳交檔案保管費_________元，協議期內如檔案調出，費用不予退還。
6.本協議由甲方代表人簽字，加蓋公章及乙方簽章后生效。甲、乙雙方各執一份，具同等效力。
7.本協議未盡事宜，由甲、乙雙方協商解決。
甲方(公章)：_________ 乙方(簽字)：_________
合同存檔管理范文3
一、由分管領導在書記辦公會或黨委會上根據（上級、本鎮或基層實際需要）提交工程立項，由入會人員集體議定，并責成鎮城建辦成立工程項目立項小組，對項目進行詳細規劃并編制項目預算，形成可行性報告。秘書對會議決議情況進行記錄，入會人員在會議記錄上簽字并存檔。
二、鎮城建辦工程項目立項小組將項目可行性報告、規劃、預算等提交書記辦公會或黨委會集體討論通過。并責成鎮城建辦、財政辦、審計辦等相關人員成立工程招標小組，對項目進行招標。招標分三種情況：
1、直接確定施工單位。由書記辦公會或黨委會議定，責成鎮城建辦根據實際情況確定施工單位，鎮城建辦將確定的施工單位具體情況，施工時間、施工工期、施工技術要求、施工質量、施工監理等情況向書記辦公會或黨委會匯報，書記辦公會或黨委會集體討論通過。秘書對會議決議情況進行記錄，入會人員在會議記錄上簽字并存檔。
2、鎮域內招標。為促進鎮域經濟發展，增加稅收和就業崗位。對某些工程項目由書記辦公會或黨委會議定實行鎮域內招標，秘書對會議決議情況進行記錄，入會人員在會議記錄上簽字并存檔。
3、對外公開招標，對某些技術含量高的特殊工程項目而鎮域內企業無法承接。由書記辦公會或黨委會議定實行對外公開招標。并責成鎮城建辦、財政辦、審計辦等相關人員聯系機構對外公開招標。
三、確定施工單位后，由城建辦負責與施工單位簽訂施工合同（合同一式四份，施工方、黨政辦、財政辦與城建辦存檔）。
四、確定項目監理。在項目施工過程中，一般工程由鎮城建辦派專人進行工程監理，技術要求高的特殊工程，須由書記辦公會或黨委會確定監理單位對工程進行監理，并對工程監理進行記錄存檔。
五、工程驗收。工程完工后由鎮城建辦、審計辦等部門，組織專門班子或聘請有關專家共同進行驗收。
合同存檔管理范文4
一、對分管的水電工程質量、安全負全面責任，正確處理進度與質量、安全的關系，管理好項目的均衡施工和工序。
二、負責水電施工過程中重要部位及隱蔽工程的檢查驗收：確保水電路的走向安全、實用，有保護措施，設計要合理；。
三、檢查水電施工工藝流程的執行情況：給排水管路安裝工藝，均要求符合安裝質量驗收要求。強弱電系統施工的技術，要求滿足電工藝流程。
四、 負責收集水電施工過程的各種原始記錄并及時交資料員存檔，所有具有保存價值的文字材料、技術資料交資料室存檔。
五、 監督合同的執行情況：監督施工過程中，是否滿足設計方案要求；
六、發現施工中的質量、進度、安全問題及時向工程部負責人或公司反映，不得拖延、隱瞞或擅自處理。
合同存檔管理范文5
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第四，以HP的設計、實施和支持服務作為后盾，財務部門可以簡化合同，與一個可信供應商合作。
同時，HP集成存檔平臺提供的功能可滿足最嚴格的企業內容存檔和電子發現要求。
第一，工廠集成的方法可簡化安裝和維護，并可增大投資的安全性。利用HP集成存檔平臺，不必再購買單獨的存檔客戶端軟件、服務器、操作系統、索引和搜索軟件以及內容可尋址的存儲器。
第二，可縮放性能夠適應數據的迅速增多。使用HP集成存檔平臺，可以擺脫可縮放性的限制，也不必被迫創建多個無法管理且難于搜索的存檔存儲庫。
第三，較高的性能可確保電子發現的迅速響應。使用標準存檔解決方案時，隨著存檔文件的變大，搜索性能不斷降低，而HP集成存檔平臺的創新式體系結構基于網格，能以智能方式在數百個智能單元(每個智能單元都可以并行運行)間分配內容、索引和處理能力。
第四，能夠促進合法性和合規性。HP集成存檔平臺提供了許多內置的電子發現和合規，可幫助您遵循行業特有的規定并改進遵循情況。
第五，本地支持電子郵件存檔。HP集成存檔平臺與配套產品(用于Microsoft Exchange的HP電子郵件存檔軟件和用于IBM Lotus Notes和Domino的HP電子郵件存檔軟件)配合使用，可提供完整的端到端電子郵件存檔解決方案。
合同存檔管理范文6
筆者結合企業調研情況，在強化動態管理、構建履約監控等方面提出若干制度構想，以深化公司內控制度為抓手，不斷完善公司法律風險防范機制。
一、 存在問題與現狀
企業在訂立和履行合同時，往往偏離相關的合同法律規定，缺乏依法訂立和依法履行合同的意識，使所簽訂的合同違反法律及行政法規的強制性規定。
例如：在逾期違約金處理的條款上，有的合同將“逾期1天支付違約金XX元”寫為“逾期1天罰款XX元”，這樣的條款就屬于無效條款。任何背離合同法所簽訂的合同都是無效合同，不受法律保護。
其次，只是將簽訂合同當作一種形式，沒有認識到合同是雙方權利義務實現的保障書。
例如：大額、長期的設備改造及基建安裝等合同，由于涉及金額大、執行時間長，外部經濟環境對合同的執行往往會產生巨大影響。遇到鋼材漲價、銀行利率提高、通貨膨脹、供應商生產能力因供不應求而緊張等情況，供應商就會以無利可圖、甚至賠本等原因要求前行終止合同，而我公司在沒有嚴格的合同違約條款制約對方的情況下，只能默認供應商提價要求，增加生產成本，否則就要面臨影響企業正常生產的窘境，給企業的生產經營帶來隱患。
此外，經辦部門在合同簽訂前要進行一系列合同審批程序，這一階段合同受到高度重視。一旦合同簽訂即被束之高閣，成為付款的憑證。這種合同簽訂與合同執行脫節的情況在履約過程中普遍存在。
二、分析及對策
（一） 進一步增強合同意識，加強法制宣傳教育
要做好合同訂立工作，人是關鍵因素[1]。只有當思想上真正意識到合同的重要性，公司全員強調按合同辦事、按管理辦事，才能使合同管理出成績、出效益。
公司決策層應當重視這項工作。把法制教育，特別是《合同法》的教育，作為公司各級領導干部學習的重要內容。定期參加《合同法》知識講座，在公司中層領導干部培訓中增加合同管理內容，使公司領導率先建立起合同管理理念，營造人人重視合同管理的氛圍，強化全員管理意識。
著力打造一支業務專，素質高，能力強的合同管理員隊伍。合同管理的專業性、技術性都較為復雜，合同管理人員的業務素質的高低，也直接影響著合同管理質量，因此企業對合同管理人員必須從嚴要求。招聘或選調一批素質高、學習能力強、知識面廣、責任心強的人員充實合同管理隊伍。可以效仿一些施工建筑行業的合同管理人員職業資格制度，建立崗位責任制，在崗位系數及薪酬方面適當傾斜，鼓勵競爭上崗，完善崗位職責和績效考評機制，實行末位淘汰，對上崗人員組織定期學習，結合公司實際進行正方面的實例分析，通過專題學習提高業務水平、理論水平。
推行培訓制度。邀請專家學者定期對企業員工進行合同管理培訓及考核，促進全員合同管理素質的提高。此外，還要加快推行相應的合同示范文本制訂，統一合同統計臺帳，從根本上提高合同管理工作水平。
（二） 科學設計合同管理內控流程與銜接環節
隨著合同關系的發展，經辦部門辦理合同業務流程應經過：合同立項、合同簽訂（洽談、送審、訂立）、合同履行、合同付款、合同存檔等五大環節[2]（如圖1）。經辦部門的業務流程相對應著兩道審核監督關卡：一是審核職能部門（企管、財務、審計、辦公室、公司領導）按管理制度規定，對合同業務可行性、規范性、合法性進行會審會簽，對每道合同環節層層把關的管理過程；二是由紀檢部門（監察部、廉政監督小組）對全過程的業務開展和審核流程進行廉政監督、效能監察的再監督過程。
圖1 合同管理內控示意圖
除部分特殊業務（不必簽訂書面合同或所簽訂合同可以不必送審）外，所有對外簽訂的合同均受采購管理、合同管理、付款管理、檔案管理四項管理流程控制。換句話說，項目全程管理流程是由此四項子管理流程構成。四項子管理流程必須綜合考慮審批程序，設置統一的審批權限，明確各職能部門的審核職責，責任到崗，落實到人。子管理流程之間銜接工作環節，如商務談判、合同交驗等工作流程應盡快納入流程控制范疇。將前一項流程控制所形成的管理記錄，作為下一項流程控制審核的支撐性材料，材料不全者一律退回，最終存檔時形成資料齊全、一項目一檔[3]。使合同的簽訂、履行、付款、存檔都處于有效的控制狀態。
同時，構建由公司經理層統一領導，合同管理部門專職管理和業務部門分管負責的組織網絡，是形成良性互動管理生態，強化動態管理的基本要求。企業管理部、審計部與財務部是合同管理部門承擔著合同的綜合管理，即對業務開展具有管理職責，又負有監督業務開展的義務。而監察部門（監察部、廉政監督小組）是流程控制的再監督部門，以廉政監督、效能監察或受理投訴的方式，定期或不定期抽查項目進展情況，發現業務過程中存在違規違紀或不按規定辦事的行為提出整改或處理意見。
【參考文獻】
[1] 王斐、賈富民、王昊：《加強企業合同管理的實踐與探索》[J]；《石油工業技術監督》，2004（3）
[2] 姜開勇：論企業的合同管理[J]；《現代商貿工業》，2008（07）
