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合同管理內控流程范文1
關鍵詞：公立醫院；精細化；合同管理模式；成效
根據2014年1月1日起實施的財政部《行政事業單位內部控制規范（試行）》規定，內控體系的目標是：“合理保證單位經濟活動合法合規、資產安全和使用有效、財務信息真實完整，有效防范舞弊和預防腐敗，提高公共服務的效率和效果?！惫⑨t院合同管理作為內控體系的重要內容，其目標與內控體系的整體目標是一致的，將合同管理作為重要抓手，完善醫院內部控制體系，驅動管理體制變革，建立規范化管理格局，使醫院具備強大的生命力[1]。
一、公立醫院傳統合同管理存在的問題
1.缺乏歸口管理。公立醫院各部門根據需要組織采購和簽訂合同，沒有歸口管理部門會導致合同分布零散、編號不統一、登記不全面、無專人負責等混亂現象，使合同管理工作缺乏統一的指導，醫院不能及時發現其中的風險和問題，一旦出現糾紛容易陷入被動。2.采購行為不規范。公立醫院采購方式有公開招標、邀請招標、談判采購、詢價等，要根據采購的種類、金額、資金屬性等因素確定。有些部門未經嚴格的采購程序便確認了合作方，甚至當合作事項正在進行或已完成后才開始著手合同事宜，嚴重違反了相關采購規定，而且由于缺乏合同條款的約束，部門對合作事項的把控力度不強，難以全面實現工作目標、維護醫院利益。3.財務預算、付款等功能難以實現。預算管理是醫院財務管理的重要手段，付款功能是財務執行出納和監督職能的關鍵環節，醫院財務部門如未充分參與合同管理工作，會導致全面預算管理落實乏力、經營情況難以監控、資金使用缺乏計劃。4.院內審核流程長。雖然多數醫院有內部合同審核流程，但涉及的管理部門較多，從采購到最終簽訂合同，經辦人員需要將合同資料分別送達多個管理部門審核簽字，大量的時間消耗在審核環節。5.無制式合同。在沒有符合醫院特點的制式合同文本可供參考的情況下，科室在采購和合同談判過程中容易被對方單位的思路影響，甚至直接使用對方單位的合同模板，導致合同條款不能有效維護醫院權益。6.缺乏法律專業支持。醫院合同種類多樣，要在國家法律法規和政府政策規定的框架下簽訂執行，需要專業性強、知識面廣的法務人員對合同條款進行全面把關、及時解決相關糾紛。
二、公立醫院精細化合同管理模式的建立
1.組織結構。（1）三級管理、內外聯動。一是完善法人治理結構，理事會負責決策醫院重大事項，醫院領導分管各職能管理部門，醫院管理研究室為合同的歸口管理部門。二是聘請知名醫療行業律師事務所高管作為理事會外部理事，參與醫院的重大管理決策。合同歸口管理部門聘請律師團隊擔任常年法律顧問，從事具體的法務工作。這樣，醫院內部明確了職責，外部可以獲得多層次、團隊式的法律服務，從源頭上規避了法律風險，可以及時評估風險并制定應對預案，使防控和解決風險成為醫院的常規工作。（2）各部門分工明確、專崗專責。在醫院領導總負責下，形成了醫院管理研究室為合同管理中心，紀檢、審計處和財務處為監督機構，其他職能管理部門負責各自職責范圍內合同事項的權責架構。醫院管理研究室設合同管理專員，對接各部門和律師；合同主管部門及會審部門設合同經辦人或審核專員，實行“經辦人—主任”二級審核制。這樣，將責任落實到專部專崗，有利于各部門有效配合、相互牽制，提高相關人員工作責任心。2.制度建設。（1）醫院內部規章制度。根據國家法律和廈門市相關規定，出臺了醫院《采購管理辦法》《經濟合同管理辦法》和相關解釋文件，并適時修訂?！恫少徆芾磙k法》詳細規定了采購流程、預算管理、采購方式的選用、標準采購程序、監督檢查等相關事項；《經濟合同管理辦法》明確規定了合同的訂立、履行、變更、補充、解除、法律責任等事項；解釋文件對采購和合同經辦涉及的具體名詞、程序和工作方法等內容進行詳細的解讀和政策提示。（2）常年法律顧問服務協議。通過招標的方式聘請常年法律顧問，雙方簽訂《常年法律顧問服務協議》，約定常年法律顧問對醫院提供合同和規章審改、出具律師意見、參與項目會議和商務談判、糾紛及訴訟處理、出具律師函、員工法律培訓等服務。3.合同審核流程。建立“對外經濟合同審批流程”，將合同發起、會審、流轉、審批、修改報批、簽訂、執行等環節納入流程管理，尤其對風險分值最高的“合同審核”環節進行重點把控[2]。（1）醫院管理研究室作為合同歸口管理部門，負責四個重要節點的審核：采購程序符合規定、會審部門按制度審核、律師按約定審改、合同主管部門按會審意見執行。通過關鍵節點的把控，確保了審批流程滿足醫院的要求，實現合同管理的目標，即提高合同質量、把控醫院風險、促進醫院發展、維護國有資產安全和提高管理水平。（2）財務處、審計處和其他相關職能部門（如有必要）承擔了院內會審合同的重要職責，保證了審核的專業性、合理性，使具體的合同條款符合醫院實際發展需要。（3）將合同審核與簽訂流程合并，縮短流程線路，減少合同簽訂前的不必要環節，提高了管理效率。（4）審計處、紀檢監察辦公室全面監督采購、合同審核和簽訂流程，并根據需要組織專題審計，保障合同管理工作滿足合規性的要求。（5）常年法律顧問從法務和合規角度對合同逐字逐句進行審核，保證其專業性和獨立性，與合同管理工作的周全性、保密性要求密切結合。4.財務全面預算和資金收支管理。（1）全面預算管理是采購和簽訂合同的“總閥”，醫院財務處通過預算的編制、審批、執行、調整、考核、決算等工作控制經濟活動的全程，各部門獲批準的預算內采購項目可以按醫院采購和合同管理辦法執行，預算外項目必須經相應審批流程批準，對符合“三重一大”規定的項目必須經醫院黨政聯席會集體討論決策后方可執行，從而對各項目嚴格把關、監督落實[3]。（2）資金收支管理是監督合同履行的重要手段，醫院各部門在合同履行過程中，依照合同條款和財務審批流程，申報付款申請并獲得領導批準后，將合同、發票、審批報告等憑據送交財務處，財務處按財務制度和合同條款嚴格審核其真實性和合法性后，方可辦理價款結算和賬務處理。5.制式合同庫。醫院合同雖然數量多、專業廣，但總體而言還是可以進行區分。合同歸口管理部門請各專業部門提供各類型合同過去簽訂的版本，組織財務處、審計處、其他管理部門（如有必要）、法律顧問會審，建立制式合同庫。目前已建立制式合同，涉及醫院運營管理及對外合作的各個方面。制式合同充分考慮了涉及的法律法規、雙方的權利義務、各項風險、糾紛解決等內容，主管部門與合作方可以就模板進行協商、談判，撰寫具體合同內容。制式合同為經辦人員提供了充足的談判資源、提高了采購等工作效率，為醫院避免了大量合同風險，保障了醫院的合法權益。6.信息系統OA無紙化審核。充分利用信息化手段，在醫院OA系統中設計開發電子“對外經濟合同審批流程”。各會審部門能同時在線審核，方便快捷，提高了審核速度。簽章系統、密鑰系統、防篡改系統的搭配使用，使合同審核過程可有效追溯，審核痕跡和附件可永久保存、無法篡改。同時，便于建立合同管理大數據庫，對合同管理各節點、時點的行為數據進行大量保存，使精準管理行為分析成為現實，可輔助經營決策[4]。7.存檔管理。合同編號及存檔工作是醫院合同管理的重要環節，便于合同的查找、賬目核對和審查審計。首先，對所有合同實行四級編號，即“院區號—部門號—年號—合同號”，編號一經確立不可隨意變改；合同發起部門在歸口管理部門的監督下，對本部門發起的合同進行編號。其次，存檔工作由各部門各司其責，發起部門負責從采購到合同簽訂、執行的所有文件資料的保管，并且將簽訂合同的紙質版送往院辦、財務處存檔，廉潔協議報紀檢辦公室存檔，電子掃描版上傳至OA流程永久保存。同時，合同審核經手部門要存儲經手環節的相關資料。
三、公立醫院精細化合同管理模式的成效
1.推動醫院內控建設。通過明確組織、健全制度、梳理流程、嚴格財務、實施模板、使用信息系統和存檔管理，建立了以防范風險管控為核心，歸口部門和責任部門為主體，監督監管部門為引導，醫院內部管理為基礎，法律顧問有效服務為支撐，全業務覆蓋、全過程監控的公立醫院合同控制實施體系，夯實了醫院對業務層面的控制，推動了內控體系的完善。2.保障醫院經濟活動的開展。隨著醫療事業的快速發展，以合同管理為重要組成的醫院內控體系和外部法務協助為醫院發展提供了強大的支撐。通過預防、識別、分析各種風險，制定、實施相應的措施，做好事前防控風險和事中管理風險的工作，提高了醫院防范和管控經濟活動風險的能力，保障了醫院日益活躍的對外經濟活動。3.穩健保全國有資產。精細化合同管理模式實施以來，在醫院合同量持續增長的背景下，通過對合作方資質、資信、履約能力、權利義務、違約條款和糾紛解決等方面進行全面的審查和落實，保證了醫院利益、國有資產的安全和完整。
參考文獻：
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合同管理內控流程范文2
關鍵詞：中小鋼貿企業；采購環節；內部控制
自從2012年鋼貿危機爆發以來，伴隨鋼鐵不如白菜價的鋼鐵慢跌行情，鋼貿企業經營變得越來越困難。據中國物流與采購聯合聯合會等四單位所作的《2014-2015鋼鐵貿易行業調研報告》顯示，據不完全統計，上海地區近70%的鋼貿企業，全國其它地區近30%的鋼鐵貿易企業已經退出鋼貿行業，全國鋼貿企業數量從近20萬家縮減到近10家，有一半企業正在退出市場，且這種趨勢還在繼續。
眾所周知，由于中國鋼鐵領域巨大的交易量，中國可算是擁有鋼貿企業最多的國度之一。即便目前近一半的鋼貿企業已經逐步退市，但由于長久以來所形成的中國特色鋼材流通領域的運營方式下，依舊活躍著不少中小規模的鋼貿企業，以此適應著中國特色的多層次性，多元性的鋼貿需求。上文述及的《2014-2015鋼鐵貿易行業調研報告》中有數據顯示，年銷售規模在10萬噸以下的貿易企業占整根調研企業戶數的達37%，10萬噸--100萬噸的企業戶數占比約為47%，由此可見中小規模的鋼貿企業依舊有著不小的生存空間，對于這些中小鋼貿企業來說，普遍的貿易特點是市場份額較小、銷售策略多變，基本上在貿易商之間以鋼鐵產品快速轉讓以贏取利潤，在上擠下壓的空間中得以生存。因此這些中小鋼貿企業在采購環節更是呈現出決策快，渠道分散，規模不大，頻率多等諸多特點。
面對越來越復雜的鋼貿經營外部環境，交易信息越來越透明，鋼貿領域微利甚至虧損的新常態下，諸多的中小鋼貿企業，面臨資金不足，規模有限等問題，更要從采購環節開始在內部控制方面有所作為，以此來降低采購成本，防范采購領域的各種風險。
一、中小鋼貿企業采購環節內控現狀
中小鋼貿企業的交易量小，周轉速度快等特點決定了其在采購環節的短平快特征更加明顯，這種采購速度快，供應商選擇范圍廣，缺乏長期供應商的經營特色一方面雖然凸現了其決策上的高效性，但高效的另外一面也往往意味著重大的內控制度存在不足。
（一）由于中小鋼貿企業業務單一，經營規模小，采購環節人員配置不可能像大型企業那般崗位設置精細化，專門化，一人多崗現象十分普遍。有的企業采購環節根本無法做到不相容職位的分離，以采購和驗收環節來說，原本屬于互相制約的雙崗在中小鋼貿企業內往往一人負責到底，如此一來內控制度的擬定和執行形同虛設，內控的制約作用無從談起。
（二）在中小鋼貿企業采購環節，內控不足的重要表現在于合同管理的缺失，市場經濟環境下，合同的重要地位毋庸置疑。從外部來說，合同是明確買賣雙方責權利的重要憑據；在企業內部，合同管理的種種環節也是內部控制的重點領域。但是相當多的中小鋼貿企業在合同管理方面表現極為不足。就采購合同而言，有些企業在采購合同管理方面極為隨意，由于相對于銷售環節來說，中小鋼貿企業由于采購規模小，批次多，品種雜，在面臨一些大型的供應商來說，缺乏話語權，面對供應商的強勢地位，只有全盤接受供應商的固定合同條款，長此以往對合同管理難免疏漏，加之法律知識的欠缺，對于合同中的種種不利條款也無法識別，合同風險不言而喻。
（三）此外，中小鋼貿企業在采購環節還存在驗收環節的不足。從專業角度來說，鋼材的檢驗是一項專業性較強的工作，除了常規的重量，件數等驗收標準外，鋼材的規格尺寸甚至化學元素都是檢驗的要素，但很多鋼貿企業采購時疏于驗收管理，往往導致在銷售后引起質量糾紛，不得不花費更多的人力物力去解決質量問題。
二、中小鋼貿企業采購環節內控缺失甚至失靈的原因
（一）由于鋼鐵流通行業的入門門檻較低，多數時間只要資金，采購及銷售的渠道后就可以成立鋼貿企業進行運作，無需固定資產、無需專業技術，正是如此，導致行業集中度較低，鋼貿領域里的“夫妻店”、“兄弟店”、“父子店”家族型企業占據大半壁江山，很多企業里，丈夫管理銷售、妻子管理財務、兒子負責采購的運營體系必然導致內部人控制現象產生，長期以往，管理弱化無可避免，在采購領域更是如此，有渠道采購到已屬不易了，談何有關采購內控制度的建設和落實？
（二）采購環節作為傳統意義上的成本中心，其控制重點應著眼于對可控成本的控制，但基于鋼鐵產品一日一價演繹過山車行情的現狀，大多數中小鋼貿企業對于采購預算，標準成本擬定很難落實，因此對于采購環節的績效考評也無從談起，正是因為如此，采購環節績效考評的缺失也導致這些中小鋼貿企業采購環節內部控制措施難以為繼。
（三）中小鋼貿企業文化的缺失。企業文化作為企業的靈魂，在共同價值觀、企業愿景、管理及服務理念下形成的企業文化有助于減少企業內部矛盾，增強企業各部門間的凝聚力。但是相關數據顯示中國中小企業的平均壽命在2.9年，鋼貿領域更是如此，如此短期的壽命預期，建立有歸屬感、認同感的企業文化并非易事。在許多鋼貿企業內部，由于鋼貿采購入門門檻的簡單化，導致人員流動頻繁，在此環境下，渴求建立有效的內部控制是有著許多現實困難的。
三、中小鋼貿企業采購環節內控改進的方式
雖然中小鋼貿企業采購環節內部控制在上述原因之下存在許多不足，但在經濟新常態下，鋼貿企業的轉型升級無法避免，特別近些年以來，許多鋼貿企業在轉型升級方面已經開始了不少新的做法，依靠供應鏈管理，提高管理水平，在管理信息化方面做出了有益的嘗試，作為企業經營的起始環節，對于采購領域的內控改進勢在必行，對此，筆者建議中小鋼貿企業在采購環節做好如下改進措施：
（一）從公司治理角度入手，改善采購領域內控環境
雖然大多數中小鋼貿企業成立之初，就沒有建立完善的公司治理結構，導致經營權和所有權高度一致，一言堂現象在企業日常經營中較為突出。但隨著鋼貿領域風險環境的惡化，中小鋼貿企業必須在加強企業治理結構上入手，一面要在企業組織上杜絕一言堂現象，二來要在機構、人員的授權和分工環節上對采購領域加以改造。做到采購環節有計劃、有執行、有監督、有改進。
（二）完善和優化采購流程環節
內部控制從某種程度上說就是一種流程控制，就采購領域而言，規范的采購業務流程應該包括請購和審批、購買、驗收和付款三大環節，其中每個環節又分成若干小環節。對中小鋼貿企業來說，如何根據自身特點選擇和構建合適的采購內控制度，如何對采購業務上述三大環節加強過程管理是重中之重。以供應商的選擇為例來說，在鋼貿領域向供應商采購貨物，供應商都要求款到發貨，因此選擇優質的供應商就顯得尤為重要，中小鋼貿企業由于訂貨規模的原因在面對大型供應商時存在種種不利因素，但隨著鋼貿市場不斷下行的趨勢，整個市場有賣方市場向買方市場的轉變，中小鋼貿企業應該在采購環節建立起自己的發言權，對于一些重點產品的采購一定要從供應商的資質，質量保證、交貨期限、供貨條件、售后服務、經營狀況及付款方式等多方面來選擇供應商，雖然無法采用招投標的方式，但選擇2-3家供應商來比較是完全可行的。同時在采購流程優化過程中，加強對采購業務的分權管理，保證不相容職務的分離，如請購和審核的分離，請購和驗貨的分離等，杜絕出現內控失靈現象。
（三）加強中小鋼貿企業采購環節合同控制
合同作為市場經濟環境里最常見的契約形式，對于企業的經營管理有著極為重要的意義。但是許多中小鋼貿企業里往往忽視合同管理，采購環節里尤其如此，因此在采購環節加強合同管理對于中小鋼貿企業防范合同風險，促進企業長期可持續發展。具體來說，中小鋼貿企業在采購合同管理中應該做到：（1）重視對采購合同的分級授權管理，中小鋼貿企業應該根據采購業務的性質和規模建立健全合同組織機構設置和管理層級，確保實施合同分級管理制度；（2）強化采購合同過程管理。嚴把采購合同審查關作為合同管理的主要內容，強化采購合同談判、起草、審核、會簽、委托授權、用印、合同執行檔案等全方位管理，努力實現采購合同管理系統化。（3）強化財務部門對采購合同的監督管理，我們知道出于成本效益考慮，許多中小鋼貿企業未必會設立專門的企業法務部門來管理合同，因此就需要在合同管理中發揮財務部門對合同的監督管理職責，采購部門在采購合同簽約后應該交由財務部門備案，財務部門在向供應商付款時應審查采購合同的簽約和履行情況、以及付款對象是否屬于合同簽約方，凡供應商未按合同條款履約的，或所交付貨物驗收未通過的業務，以及付款對象非合同簽約方的業務，財會部門有權拒絕付款。對于有鋼貿出口業務的企業而言，采購合同更是出口退稅必備單據，因此中小鋼貿企業必須充分發揮財務崗位對采購合同的監管職責，提高合同管理水平。
（四）提升中小鋼貿企業人員內控素質
雖然很多中小鋼貿企業呈家族化管理態勢，但在新常態下，家族化的管理已經很難適應現代企業管理的需要，再加上鋼貿企業入門門檻低，人員流動頻繁，相應許多員工的文化水平參差不齊，而企業內部控制對于員工隊伍的素質有著較高的要求，因此中小鋼貿企業必須在人才選用及培養上雙管齊下，提高采購部門員工的法律、專業、財務、談判、驗貨等基本素養，使得采購部門人員對于內控職責的領會更加深刻，適應新常態下企業的經營管理手段，唯有如此方能將有關采購環節的內控手段落到實處，發揮其應有作用。
綜上所述，雖然在經濟新常態下鋼鐵行業產能嚴重過剩大背景下，中小鋼貿企業遭遇到很嚴重的經營困難，但隨著許多鋼貿企業的洗牌后，生存下來的鋼貿企業如果能在提升管理水平、開拓新市場上多下功夫，發展前景仍舊樂觀。但從當下開始，有必要從采購開始加強內部控制管理水平，從采購中提升效益，讓企業經營的第一步走的更加堅實和穩重。
參考文獻：
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合同管理內控流程范文3
關鍵詞：內控規范 合同管理 風險防控
現今社會，大小企業隨處可見，但其中有多少個企業是合理管理健康發展的，我們不得而知。身處法制社會，企業就應該利用法律手段來保護自身的合法權利，介于大部分企業的法律意識、管理意識薄弱，在合同的制定管理，內控方面仍存在很多問題。為此合理應用內控理論，加強企業對合同的管理監督是非常必要的。
1.監督管理合同時的問題
其一，管理合同的單位一般權責分配不明確，出現問題時一般會互相推卸責任，單位之間一般都沒有溝通，掌握合同的整體情況非常困難;其二，合同的格式與要求的不符，有的合同是書面方式，有的合同卻是簡單的傳真件，在合同中，要素的表達不清楚，不分重點，某些重點條款有時還可能被簡化;其三，許多企業只在合同簽訂前表現的很好，合同簽訂后態度就有所改變，有的甚至拿合同當作一張白紙，不履行合同上的相關規定;其四，合同簽訂后，大多數企業都會放任其自由發展，不會再跟蹤雙方履行合同的情況，當然也不會發現合同履行時的不足而加以改正了。
2.風險辨識
2.1企業監督管理合同時可能出現的風險
2.1.1在沒有保障的情況下（并未簽訂合同時），合同雙方在沒有法律保障的合同上簽約，未經過清楚的調查就簽訂合同，合同的對方可能不符合合同的要求，合同上的內容并不詳細，重要規定被疏漏，甚至有欺詐可能，都有可能使企業受到侵害，將要承擔重大損失。
2.1.2合同簽訂之后，并未按照規定履行職責，或監督管理不合理，都可能使企業面臨巨大的困難。
2.1.3合同簽訂后，雙方遇到糾紛時，處理不當，既浪費企業方的精力，又可能損害企業的形象、信譽和利益。
2.2管理合同時可能出現的風險
2.2.1在準備簽訂合同的過程中，包括合同內容的預定，雙方情況的調查，雙方的邀約、談判，共同起草合同內容等程序中都存在風險。
2.2.2雙方簽署合同時，包括征求律師的意見，在相關部門審核，之后會簽，最后雙方簽署紙質合同的過程中。
2.2.3簽訂合同后雙方在履行合同時，包括對雙方是否履行合同的監督、跟蹤，可能出現的變化，或者終止合同，甚至引起糾紛的過程中。在雙方簽訂合同后，應注意之后的追蹤監督管理，防止雙方態度向不利于合同進行的方向發展，及時的總結雙方履行合同的情況，發現問題、解決問題，有利于雙方順利的履行合同。
2.2.4合同履行后的總結階段，在合同順利履行后，應做好對此次履行合同的評價，風險評估，記錄檔案等程序;再建立有關的獎懲制度，對順利履行合同的一方進行獎勵，懲罰未履行合同的一方。以上做法都有利于今后合同的更全面管理監督。
2.3用內控理論管理合同時的風險
2.3.1內部控制理論的局限性
在審計環境的影響下，大多數企業所理解的內控的主要內容都是財務管理和內部審計，對于內部的合同管理和法律風險控制沒有足夠的重視，以至于在運營過程中總會遇到這樣那樣的合同問題。
2.3.2內部控制理論流程上的局限性
大部分企業只是注意到了合同流程中所需花費的成本，以為這樣不僅沒什么作用，還為企業增加了預算，殊不知合同監督管理不當所帶來的風險有多大。
2.3.3企業內部法人制度不規范
大部分企業都只是空有法人名頭，卻沒有達到其應有的作用，權衡利弊。合同監督管理制度只是空殼，實施過程中困難多。有的企業甚至用空制度來違規犯法。
3.風險防控
3.1企業內控理論
企業內控理論一直在發展的過程中完善著，發展的過程大致是由內部牽制到內控制度到內控結構再到內控整體框架這幾個大的階段。上世紀內控的主要精力都集中在了審計和制度設計兩方面。
3.2內控五要素
3.2.1環境要素。每個企業的結構其實都大致相同，無非是企業中的人和人做的活動，其中人是主導因素，是組成企業結構的重要因素。所以提高企業人對內控理論的認識，有利于內控理論在企業中的更好實施，也有助于企業人之間的團結和企業的健康發展。
3.2.2風險要素。企業在發展的過程中一定潛在著各種風險，所以企業一定要有可以辨認、評估風險的機制，對企業存在的風險進行隨時的跟蹤、評估和控制。
3.2.3信息、溝通要素。隨著合同管理時環境的變化，應及時對應當時的信息進行整理和溝通，以便于合同管理隨時適應環境，這不僅對合同的管理起著至關重要的作用，也可以使企業內控理論越來越完善。
3.2.4內部監督要素。在適當的效益和成本原則下，企業內部要對合同的管理實行適當的監控，并考核，對于違規現象要加以改正。
3.3合同管理時的風險防控
3.3.1準備階段。合同的簽約主體必須是合格的，這是合同有效成立的條件之一。如果主體不合格，那結果就是合同被撤銷或是宣布無效。
3.3.2談判階段。談判時合同簽訂的雙方一定是在公平、自愿、平等的條件下，互相協商合同中的內容，并明確各自的權利和義務。
3.3.3起草階段。合同的形式有很多種，其中最常見的就是口頭形式和書面形式，是表示合同雙方意思的載體，合同的形式必須符合法律和相關規定的要求。
3.3.4訂立階段。合同訂立前要經過有關部門的會審。這是合同簽訂的重要環節，在此過程中可能出現的風險有合同中的條款可能違反法律，合同內容可能模糊不清，雙方權利責任可能不明確，合同內容可能未根據審查結果改正等。
3.3.5生效階段。合同在被授權人或法人簽署，加蓋雙方企業公章后立即生效。在此階段可能出現簽署人越權簽署合同，委托簽署的制度不完善，合同的印章管理不當，合同內容被隨意篡改等風險。應對這些可能出現的風險應當完善合同管理的一系列制度，采取適當措施，保證已簽訂合同的內容不被篡改。
3.3.6履行階段。簽訂合同后，合同雙方應履行合同中的權力和義務。這階段中可能出現雙方未履行合同內容的風險。
3.3.7變更、解除階段。簽訂合同后，雙方因意見不統一無法繼續，而要變更合同，出現變更合同時手續不規范等風險。
3.3.8爭議階段。簽訂合同后因一方或雙方未履行合同時產生的爭議，此時面臨合同被終止的風險。應盡量使雙方和解，和平的解決問題，避免訴訟。如和解不成，則交由法院仲裁。
3.3.9終止階段。因一些法律原因或其他方面的原因等雙方終止合同。雙方的權利義務關系也相應終止，但售后服務和質保金將會繼續履行。
3.3.10后評價階段。履行合同的最后階段，此階段中要對整個過程進行評估和總結，通過評估和總結發現過程中的不足和經驗，不足的要加以改正，好的經驗要加以學習。最后還要將合同妥善保管。
4.結語
合同是企業管理中權利義務的重要保障和依據，具有法律效應。在利用內控規范管理合同和防控風險的過程中，要做到對制度的完善，防止一些單位。只有這樣，才能提高企業的經濟效益，使企業不斷地健康發展。
參考文獻：
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合同管理內控流程范文4
關鍵詞：建筑施工企業、合同管理、信息化、必要性、要點分析、優勢
中圖分類號：F715.4 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）04-00-01
進入21世紀以來，中國逐步邁進了全面信息化管理的時代，信息化技術應用廣泛，信息化管理已經成為一個現代化企業管理的重要工具。為了適應現代化管理的需要，增強建筑施工企業的競爭實力，國有大中型企業逐步由粗放型管理向精細化管理方向轉變，在這個過程中，對企業的信息化建設提出了更高的要求。
一、合同管理信息化的必要性
1.合同管理是建筑施工企業管理的核心，承發包雙方通過施工建造過程來完成合同中約定的工作內容、質量目標、工期目標、安全文明施工目標和合同金額，并通過合同條件來約束和保障雙方的權利、義務，所以實現有效、可控的合同管理是每個建筑施工企業都要思考和解決的重點和難點，采用何種方法來解決也就至關重要。
2.合同管理具備周期長、標準高、邏輯嚴密、內容廣泛的特點。而將合同管理過程劃分階段、劃分時段，應用網絡信息化技術對其不同階段、時段的信息進行跟蹤、記錄、研究，保證了建筑施工企業對合同管理全過程的掌控。
3.合同的網上管理，極大地縮短了信息的傳遞時間，提高了信息傳遞的效率。節約了合同的管理成本，也節約了企業上下級單位業務人員異地往來簽字、蓋章的時間和精力，節省了人工成本，也減少了辦公設備的消耗和紙張的浪費。
4.以往合同管理人員要花費很多時間制作、收集和整理合同，而合同在網上傳遞、評審后，管理人員騰出了大塊時間，將精力投放到合同條件的研究、變更索賠地分析等專業工作中，進一步提高了管理人員的工作質量和工作效率。
5.實現了數據的網上采集，便于數據收集、整理和不同數據間的對比、分析，更容易發現風險，總結經驗。同時，也方便了其他業務部門查詢和使用數據，減小因數據傳遞時間長、傳遞環節多而易產生錯誤的概率。
6.合同在網上評審，加強了各業務部門之間的聯系，改變了以往只是造價人員關注合同條件的局面，加強了資金、技術、質量、工程、材料、安全等部門對合同條件的關注，有利于合同管理的全面性、完整性。評審過程在網上公開，增強了合同評審的透明度，加強了過程監管，有利于反腐倡廉、樹立良好的管理氛圍。
二、合同管理信息化的要點分析
合同管理的信息化的建立，需要確定管理目標、管理制度、標準和流程，功能需求分析，制訂解決方案，建立合同信息化管理系統，組織管理人員培訓，系統試運行，跟蹤、完善系統，正式運行系統、系統信息維護九個步驟。為了合同管理信息化的成功實現，要特別關注以下四個方面。
1.制定與信息化要求匹配的合同管理制度。要健全和完善合同管理業務流程和技術規范，細化合同管理階段；其次是制定合同管理環節標準和要求，包括合同信息的錄入、上傳，合同的網上評審，合同執行過程中記錄的留存，不同合同文件的分類、歸檔等；為了防范信息外泄，要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。
2.建立統一的合同管理標準。標準規范化是合同信息化建設的重要基礎之一。要求合同執行的各級單位應充分利用統一的合同管理辦法，實現合同的集中管理。特別要注意標準錄入合同基本信息、規范上傳合同文件、避免合同評審的形式化、及時留存合同執行過程中的記錄等。如果沒有規范的標準，合同信息資源平臺就無法建立；如果各級單位合同管理部門不按統一的標準去做，各自為政，像一盤散沙，那么企業的合同信息化系統就無法暢通，資源共享也就難以實現了。
3.通過良好的技術保障，建立穩定、易操作的管理系統來實現軟件功能。技術人員會根據管理目標、管理辦法和標準進行功能需求分析，分析不同功能間的邏輯關系，確定前置事務、后置事務，明確需要輸入的信息和應該輸出的信息；對比較復雜的環節再分解，優化處理。因為流程圖具備邏輯性強、條理清晰的特點，所以采用流程圖實現系統功能是非常好的方法。合同管理的流程圖可分為總流程、事務流程和環節流程?？偭鞒淌菍⒑贤珘勖芷趧澐譃閹讉€階段，明確不同階段間的相互聯系和制約關系；事務流程反映不同合同管理階段中各項事務間的邏輯關系;環節流程則明確了某一項事務中環節活動間的流轉過程和先后時間順序。好的流程圖可以直觀地描述整個活動中的全部信息流，使閱讀者很容易掌握。
4.建立優秀的合同管理隊伍。優秀人才的作用在企業中越來越重要了，同樣合同管理信息化的實施的關鍵也離不開優秀管理人員隊伍的建設。首先要提高合同管理人員的信息化意識。由于信息化文件的錄入、上傳、評審、歸檔、檢索、傳遞等都是在計算機上實現的。這就要求合同管理人員不僅要熟悉管理辦法和標準，還要掌握計算機的操作和合同信息化管理系統的使用，以確保合同管理各階段記錄、數據的準確性。合同管理人員要端正工作態度，立足本職崗位，強化自我學習意識，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。要重視提高合同管理人員的工作技能，企業要積極創造學習氛圍，定期舉行合同管理信息化的培訓，分階段、有側重地提高合同管理人員的工作技能。
三、合同管理信息化的優勢所在
合同管理信息化的優勢主要體現在四個方面：
1.實現了合同信息的網上錄入。信息一次錄入后，就可以在整個信息網路內循環、多次使用，實現了信息的共享。同時保證企業中的市場營銷、人事、行政、財務、造價、技術質量、工程安全部門的數據統一，各級管理人員在相同數據的基礎上分析、決策，避免因信息不對稱而造成的損失。
2.實現了合同網上評審。參與合同評審的上下級單位的業務部門結合自己對合同條款的理解提出修改意見和建議，并根據自身的審批權限獨立評審，評審過程并沒有受到外界的干擾。評審過程透明，評審結果受到監督，保證了評審工作的公平、公正。評審采用分級授權，下級單位評審后再由上級單位評審，評審時間長短有嚴格的限制，從制度和流程上提高了評審工作的積極性，有效節約了評審時間，提高了工作效率。
3.由于合同管理的周期長，合同履行的過程中，在合同外部自然和社會條件的影響下，合同實施的條件不斷變化，合同內控條件也要隨之調整，以保證合同目標的實現。通過合同信息的網上跟蹤，針對付款、變更索賠、現場簽證真實過程的記錄、描述和分析，實現合同的全壽命周期管理，即保證了信息的完整性，也提高了各部門對合同管理過程的了解，便于集中各個部門的意見，確保合同管理在項目部及上級單位的控制下良性發展。
4.項目合同管理過程中，任何一個技術、質量、安全或進度的風險都可能會導致施工成本費用的增加。合同管理要求合同的風險始終在可控的范圍之內，成本的支出也在受控狀態。為了減少施工過程中風險的發生，首先應制定風險管理預案，識別不同施工過程可能產生的風險源，對風險產生的原因和狀態定義，提出處理風險的提示，并落實到人；通過合同風險的信息化管理，便于各級單位、不同部門預先掌握本業務的風險控制點，制定出風險管理預案。若出現了突發事件，也便于各級單位掌握真實情況、分析產生原因、結合預案，快速、及時地處理，避免事態的擴大。
四、結束語
為了實現企業合同管理的信息化不僅要擁有先進的信息化技術，也要具備與之配套的內控管理制度。合同管理的信息化實現了企業合同管理水平的提升，使得企業向精細化管理大步邁進，企業良性發展的同時也減少了資源消耗，為節約型社會貢獻了一份力量。
參考文獻：
[1]姜洪艷.基于管理流程的工程項目合同管理信息化設計[J].城市建設理論研究,2011(12).
合同管理內控流程范文5
關鍵詞：服務管理 企業內控 決策能力等
強化企業內部控制的措施，需要針對業務和管理流程中暴露出來的問題，高速公路服務區要重新梳理了內部控制制度，把內控制度嵌入到業務流程的具體業務活動中，融合到各項管理規章制度中。
一、高速公路服務區企業內控管理中存在的主要問題
目前，高速公路服務區在內控，強化公司印章的保管、使用審批及監督檢查存在漏洞。合同章的保管、使用由部門掌控，公司下設多個貿易業務部門，貿易分公司作為中間管理層，對貿易部門的管理未形成有效制約機制。部門負責人又是業務員身份，不相容職務的重疊也給其舞弊提供了方便。
公司缺乏專業人才，在市場行情分析機制、市場大幅波動決策機制等方面缺乏完善的業務經驗，信息掌握、風險分析和評估能力、決策能力不強，制約和退出機制不健全。
企業內控管理應按照“試點先行、分批推進”的原則，開展內控建設，提煉形成專業內控流程標準公司未對甲公司的實際控制人、組織機構、資信情況、資產實力狀況進行全面充分的了解，導致損失后追償的可能性較小。
二、高速公路服務區企業內控管理的治理結構
結合領導班子每位成員的從業經驗和專業所長，管理層成員之間進行明確分工。管理層每位成員必須重視內部控制并且對其所負責的業務領域具有較高的識別風險和把控風險的能力，專業的人干專業的事。重大問題決策、重要干部任免、重大項目投資、大額資金使用等“三重一大”事項實行集體決策。重大決策實行可追溯的個人責任制度，無論是個人決策還是集體決策，均實行誰審批誰負責，完善決策失誤糾正和責任追究機制。
內部組織機構調整，縮短管理層次。提高公司全員風險意識，形成企業風險文化。經營管理層形成安全―效益―規模的經營理念，強調在風險可轉移、可化解和可承受的前提下，進一步追求效益，然后爭取擴大規模，穩健的經營理念和決策環境成為公司風險文化的基石。加強業務培訓和經驗傳授，具體業務流程中，從業務的談判、簽約到執行的過程中，每個環節所涉及到的相關人員識別風險能力較強，態度上主動愿意接受公司內控的制約，防范風險的執行力較好。
人力資源方面，完善相關專業人才的引進和調查考察制度，引進人才時，公司更加注意人員引進環境的任職調查，更加注重德才兼備，更加注重員工良好職業道德素質和職業操守的培訓。
聘請常年法律顧問參與公司重大經營決策，為企業營造安全的法律環境。上述措施解決了公司內控主體的問題，保障以各層管理者為主，所有員工均構成內部控制主體；高層管理層履行例外、非程序性的控制活動，中、低層執行常規性、程序性的內控。
三、高速公路服務區企業內控管理的主要做法
（一）設置目標
根據公司可容忍風險度，確定貿易部門流動資金占用上限為2000萬元人民幣，授信額度是資金定額按1：1配套，如出現特殊行情等情況另行申請，將風險鎖定在限額內。
（二）風險識別
執行合同之前以傳簽、會簽和專題會的形式對意向項目進行合同評審，對新業務、新模式、新客戶、新產品等以專題會形式進行風險評估。
（三）風險評估
評審過程中，貿易部要對業務內容、貿易模式、客商資信情況、經濟效益可行性等方面作綜合的闡釋和判斷，其中經辦人員要對市場進行調研和了解，進行貿易品種分析和業務市場判斷等；法律室關注其合同條款的合法性、規范性和適用性，財務部則關注其商務條款及經濟效益預測等，綜合相關部門評估意見后交由相應級別的決策者決定執行與否。
（四）風險應對
采取措施轉移風險至第三方，采取措施規避和化解風險，再衡量項目還需承擔的風險量，結合公司可容忍風險度進行決策。
（五）控制活動
貿易業務執行過程中，及時、動態的掌握業務情況，對評估的風險采取手段應對，隨時根據不同情況做出反應。高速公路服務區堅持穩健原則，并在日常業務中進行總量控制，同時注意加速持貨周轉速度，縮短存貨期。
四、高速公路服務區企業財務方面的具體措施
（1）建立輔助臺帳，記錄開證授信額度，并與財務帳內的資金占用總額累計，控制在4000萬元以內，動態進行跟蹤并預警。
（2）對每一筆出貨單均要核實回款情況，嚴格執行款項未收回之前不簽字不放貨的剛性原則。
（3）考核辦法中增加對潛虧存貨的減值準備提取，杜絕業務部門操縱部門業績和賭市場的“賭博”做法，保證存貨的良性、均衡周轉。
五、高速公路服務區企業內控管理應采取的措施
（1）完善印章和資質證書管理制度，加強內部檢查和監督力度。
（2）嚴格執行合同管理制度，完善合同審核會簽管理制度，確保公司所有合同的100%審核率；建立合同集中歸口管理制度；定期對合同管理情況進行監督檢查的常態機制，加強合同考核管理及指導。
（3）加強公司內部審計對項目執行的檢查和監督作用。
高速公路服務區所反映的只是不完善的內部控制所引起的問題之一，我們應認真思考如何應對目前企業所存在的各項問題，切實依據企業自身發展情況，從內部控制的各個要素入手，全面建立起適合自己企業的內部控制系統，以達到防范風險，促進企業發展。
合同管理內控流程范文6
關鍵詞 中小企業 財務視角 合同管理 內部控制 措施
一、引言
市場經濟在某種意義上是法制經濟，或契約經濟。企業重要的經濟往來基本上是通過合同形式建立并實現的。經營成敗和合同管理之間有著密不可分的關系。當前，一些施工企業頻繁地通過招標投標，參與市場化競爭，與此同時，市場的缺陷以及合同管理意識的淡薄，使企業常常不可避免地遭受法律風險、經營風險、財務風險的影響。常見的諸如，合同主體資格預審缺乏、訂立合同內容過于簡單粗糙、條款有失公允、賠償等處理糾紛約定不明、超越資質等級簽約、借用他人資質獲取承包資格、肢解中標合同非法轉包或分包無資質的施工隊等，導致施工項目難以控制進度，無法保證工程質量，從而使企業合法權益受到侵害，信譽形象受損，索賠之路漫長艱辛，甚至訴訟失敗損失慘重。這些由于合同管理不當最終引發的財務風險給管理者敲響了警鐘?！肮び破涫?，必先利其器”，如何以財務視角探析合同管理中內部控制各關鍵環節風險識別，前瞻性地規避合同風險或通過內部控制將風險控制在可承受范圍，如何在認清當前企業合同管理過程中存在的問題下，方向性地提出管理措施，推進單位合同管理工作科學化、規范化、法制化，保證提升企業的市場競爭力和發展持續力，是當下企業財務管理者必須思考的一個重要課題。
二、當前中小企業在合同管理中存在的問題
（一）財務人員對合同管理參與度不高，內控基礎薄弱
一項經濟業務的出現，企業財務人員從前期合同談判，到合同簽訂、合同履行，以及最后合同結算的整個合同管理過程中，基本上很少參與，也無積極主動參與的意識。財務人員只負責報銷、核算、統計方面的工作，導致內部控制基礎薄弱。
（二）缺乏一整套制度及合同保障體系，存在許多控制盲點
部分企業缺乏完善的合同管理制度體系建設，更談不上利用信息系統進行系統化合同管理控制，合同管理的內容及流程不明確，缺乏必要的審查和評估步驟，對合同管理沒有有效監督與控制，使得從談判訂立到履行、考核和糾紛處理整個合同管理工作無章可循。
（三）缺乏合同管理人才，整體素質水平偏低
企業缺乏專業的合同管理人才，或管理人員知識面不寬，思想責任意識不足，對合同管理工作不夠的重視。企業中尤其欠缺兼具經濟管理知識與法律知識且實踐經驗豐富的管理人才，導致現代信息技術開展實施合同管理工作的難度較大。
三、從財務視角探析合同管理的內部控制關鍵環節
合同管理是企業的風險管理，合同訂立、履行、糾紛處理是合同管理中的主要流程，具體涉及締約談判環節、文本擬定環節、合同審核環節、合同簽署環節、合同履行環節、合同結算環節六個環節的風險識別。
第一，締約談判環節。應識別合同對方的主體資格某些要素是否不具備、信用狀況及履約能力是否不足、對合同條款重大問題的識別力不足，以及涉及合同內容的專業知識是否能夠支撐的簽約風險。
第二，文本擬定環節。應識別內容是否已違反國家規定，合同條款是否存在重大疏漏、重大誤解或顯失公平或遭受欺詐，示范文本合同應識別權利與義務與實際情況是否產生沖突矛盾的風險。
第三，合同審核環節。應識別出是否未恰當修正審核后的合同，承辦部門是否未按審核意見完善修改的風險。
第四，合同簽署環節。應識別人是否超越權限，合同專用章是否使用及保管失當，合同是否存在篡改的風險。
第五，合同履行環節。應識別雙方是否能全面有效履行義務，是否未及時補充約定不明確的重要內容，是否對履行不當未及時采取有效措施止損，是否未恰當處理合同糾紛的風險。
第六，合同結算環節。應識別財務是否違反合同約定期限、金額、方式付款，是否不及時催收到期合同金額，是否未按合同正確辦理結算業務的風險。
四、企業加強合同管理內部控制的措施
（一）財務部門實施合同全過程內部控制
財務是企業管理的核心，是整個合同管理系統中的一個關鍵環節，做好合同管理要充分發揮關鍵環節的作用，通過合同訂立前的風險預測、風險辨析、執行中的資金支付控制、合同收尾階段的驗收和履約監督等，保證合同管理程序的良好運行，實現全過程的財務管控。財務對風險的界定要有超前意識，應及時收集和分析與風險有關的各種信息，并預測可能發生的風險，提出監控預警。此外，對合同生效后可能涉及的稅收政策、收入情況、成本費用情況、資金使用情況以及合同執行情況密切關注，對外簽訂的經濟合同，須經財務主管審核并簽署意見，再由財務部蓋具合同專用章，交由財務部統一存檔。
（二）完善企業合同管理制度，充分利用信息化合同管理系統，實現全面有效管控
企業應完善合同管理制度，使管理工作有章可循。其主要內容應包括：合同的歸口管理，合同資信調查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統計與考核檢查，合同管理人員培訓，合同管理獎懲與掛鉤考核等。充分利用信息化合同管理系統，以“合同”為中心，以“合同文本”“合同審批”“合同執行”“收付款管理”“預警提醒”“統計分析”為核心應用，通過各流程來建立起一個統一共享的合同信息管理平臺，供所有合同相關不同角色的人員使用。把一些對生產經營活動和經濟效益影響大的合同，挑出來作為合同的重點管理對象。從合同的項目論證、對方當事資信調查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過程，都由財務部門及法律顧問參與，嚴格管理和控制，預防合同糾紛的發生，通過建立合同管理制度，做到管理職責明確，流程清晰規范，實現全面有效管控。
（三）加強人才培養，普及全員法律知識，提高合同管理水平
人是提高管理水平的第一要素，提高合同管理人員的整體素質是合同管理的首要任務，也是當前企業的迫切需要。由于企業項目施工合同涉及知識面廣、內容多，因此需要法律意識強、實踐經驗豐富、綜合能力強、專業技術知識水平高的管理人才。企業可采用外聘、定向培養、內訓等方式，從人才市場引入合同管理人才，或定向培養合同管理專業人才。還可以由中高層領導帶頭組織學習《合同法》等一系列法律相關知識，掌握合同簽約技巧，強化法制觀念，增強合同參與人員的責任感和風險意識，提高全員合同管理水平。
五、結語
隨著市場競爭的加劇，企業建立合同管理責任和風險控制措施變得尤為重要。財務的內控管理職能要想得到有效發揮，必須讓財務人員積極參與到合同管理中來，做好風險識別分析，更好地履行內部監督控制職能，從而及時有效地防范財務風險，真正為企業經濟健康持續發展保駕護航。
（作者單位為江西省核工業地質局二六三大隊）
參考文獻
