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摘要：檔案是對生產經營活動的記錄，具有一定保存價值，檔案管理已經成為企業單位管理工作的重要組成部分。本文首先分析了數字化檔案管理的特點，然后指出傳統管理模式存在的問題，最后闡述了基于大數據時代下實物與聲像檔案的數字化管理方法，以供參考。
關鍵詞：大數據；實物檔案；聲像檔案；數字化管理
大數據是信息技術發展的產物，具有三個明顯特征，一是信息容量大，達到10TB-1PB之間；二是處理效率高，通過實時計算存儲，實現高效傳輸的目標；三是信息種類多樣，包括文本、圖像、音頻、視頻等。在大數據時代，如何對檔案進行數字化管理，成為從業人員的關注重點。
一、數字化檔案管理的特點
數字化檔案管理工作，是在高速網絡背景下，通過信息資源庫群、跨數據庫檢索，針對多媒體信息進行收集、加工、存儲，最終形成完善的檔案文獻[1]。從本質來看，數字化檔案管理就是采用數字技術，對各類信息進行組織管理，用戶利用網絡和終端，即可實時獲取信息，滿足自身需求。大數據時代，信息容量明顯增大，相比于傳統紙質管理，數字化管理更加安全、更加便捷，且管理成本降低，成為檔案管理的必然發展趨勢。
二、實物與聲像檔案傳統管理模式存在的問題
1.工作重復
實物與聲像檔案的載體多，管理之前要先進行分類，對于不同的檔案載體，采用不同的管理方法。如此一來，不僅增加了工作量，而且伴有大量重復性工作，促使人力、物力成本明顯提高。此外，不同載體的檔案，由于材質差異明顯，對管理工作提出了較高要求，必須配備復合型管理人才，成為一個關鍵問題。
2.資金投入大
相比于普通的文書檔案，實物與聲像檔案具有特殊性，由于自身價值高，對存儲環境提出了較多條件。具體到實際管理中，管理機構會購買專用存儲設備，例如檔案密集柜、恒溫凈化消毒一體機、視頻監控設備、煙霧感應器等[2]。其中，視頻和音頻檔案的存儲要求更高，為了實現保護目的，就會投入大量資金，對企業單位的生產經營產生一定影響。
3.保護不到位
傳統檔案管理模式下，對檔案文獻的保護不到位，主要體現在以下幾點：①檔案室建設不科學，缺少必要的防護措施，由于溫度、濕度調整不當，會加快檔案的損壞速度。②受限于保存空間的有限性，隨著檔案文件增多，管理人員一般直接將其放在檔案柜中，出現新舊檔案不斷積壓現象，不僅影響檢索效率，還容易丟失檔案。③在檔案的查閱上，沒有嚴格執行管理規定，部分管理人員將檔案隨意借給他人查閱，忽視了檔案的保密性。
4.體系建設不全
構建完善的檔案管理體系，是對檔案進行管理的前提，保證管理工作有章可循。其中，實物與聲像檔案管理體系的建設，要滿足收集、整理、鑒別、傳輸、儲存等業務需求，只有采用模塊化設計，才能提高管理效率。而傳統檔案管理工作，采用人工手動模式，難以建成完善的管理體系，出現歸檔不及時、管理混亂、信息泄露盜用等情況。
三、基于大數據時代下實物與聲像檔案的數字化管理方法
1.數字化采集
數字化采集，是使用專業化的數字設備，將實物與聲像檔案中的圖文，轉化為數字化信息，實現檔案采集的目標。舉例來說，對于證書、照片等檔案，可以使用掃描儀，對檔案內容掃描并傳輸到計算機上，通過編碼、保存，為下一步管理工作打下基礎。對于數碼膠片檔案，可利用互聯網技術，在網上采集數據資料，然后按照一定標準進行分類。相比于傳統采集工作，數字化采集的優勢如下：第一，拓展了資源采集范圍，能提高資源的利用價值；第二，采集工作完成后，能及時進行分類、歸檔、保存，保證前后工序的連續性，減少人力物力投入；第三，如果數據發生損壞、丟失等現象，只要再次采集即可，不會對原來的實物與聲像檔案造成不利影響，將利用和保護有機結合。
2.數字化處理
對檔案信息進行數字化處理，應該以《紙質檔案數字化規范》、《檔案數字化外包安全管理規范》等為準[3]，保證處理后的檔案數據具有統一格式，方便歸檔、保存、查詢等作業。以檔案檢索為例，為了提高檢索效率、縮短等待時間，應該對檔案信息進行統一編碼。舉例來說，如果是以光碟為載體的聲像檔案，應該將場景、鏡頭作為重點，針對制片、編導、演員等要素進行編目。對于管理人員而言，應該認識到對檔案進行數字化處理，并不是為了保存，而是為了方便今后使用，而編目就是一個重要環節?？紤]到實物與聲像檔案類型多、數量大，編目工序繁瑣，需要耗費一定時間和精力，這就要求增強管理人員的責任意識，嚴格落實質量負責制，以提高檔案處理水平。
3.數據庫建設
數據庫建設的目標是資源共享，這是檔案數字化管理的特征之一，具體方法如下：(1)針對檔案內容進行分類和整理，以聲像檔案為例，主要分為圖片、音頻、視頻三種，分類并歸檔，能為后續檢索、使用等活動創造有利條件。(2)數據庫的建設不是一朝一夕就能完成的，要求管理人員結合本單位的實際情況，分析檔案管理的特點和需求。以查詢檢索為例，可將數據分為時間信息數據庫、專題信息數據庫、項目工程建設信息數據庫等類型，能提高數據庫的智能化、人性化[4]。(3)將實物檔案、聲像檔案轉化為數字化檔案后，依然需要占用大量空間，這就要求對數據庫定期進行升級，通過擴展內存，提供充足的存儲空間。(4)對于磁盤數據，劃分為近線、離線數據流磁帶庫兩種類型，并根據實際利用情況進行分別存儲，能提高空間利用率，降低使用風險。
四、結語
綜上所述，隨著信息技術的進步，大數據在各行各業中的應用更加普遍。具體到檔案管理上，傳統管理模式存在的問題，集中在工作重復、資金投入大、保護不到位、體系建設不全?；诖髷祿尘跋?，針對實物與聲像檔案進行數字化管理，成為檔案管理的必然趨勢，文中介紹了數字化采集、數字化處理、數據庫建設方法和要點，以期提高檔案管理效率和質量。
參考文獻：
[1]徐玲.大數據時代實物與聲像檔案的數字化管理[J].信息與電腦:理論版,2016(18):149-150.
[2]李鴻飛.試論國土資源檔案的數字化建設與管理[J].速讀(上旬),2015(6):224-224.
[3]趙莉.淺談高校檔案館檔案數字化[J].環渤海經濟瞭望,2018(5):194.
[4]高巍.大數據時代實物與聲像檔案的數字化管理[J].百科論壇電子雜志,2018(2):544.
作者:賈芳 單位:平陸縣檔案局