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摘要：高校實物檔案是檔案全宗的重要組成部分，在高校教學評估、學科建設、專業申報、校史館建設、專題展覽以及學校校慶等紀念活動中起著重要的作用，同時對校史研究具有重要的價值。但許多高校在實物檔案管理規范化和科學化方面存在不足。本文針對高校實物檔案管理存在問題的原因進行分析，并提出創新管理工作的方法對策，以期切實推動和加強高校實物檔案的管理。
關鍵詞：實物檔案；管理；問題；對策
實物檔案是指學校各項工作活動和對外交流過程中形成的有較高保存價值和利用價值的實物，包括榮譽證書、獎狀、獎章、獎杯、禮品、錦旗、印信、名人字畫及學校發展中有紀念意義的物品和有收藏價值的教學科研設備設施等。它是高校檔案的重要組成部分和文書檔案的重要補充。學校各級管理者要正確認識實物檔案對學校發展具有的特殊作用和意義，重視解決實物檔案管理存在的問題，推動實物檔案管理進一步規范化、科學化。
一、高校實物檔案管理存在的問題
（一）對實物檔案管理重視程度不夠
檔案館作為學校教輔機構，相比教學、科研等學校核心部門，存在領導重視不夠、投入資源不足的問題，對實物檔案管理更是如此。例如有些高校檔案部門沒有實物檔案管理的機構設置，相關的檔案管理人員來源復雜，沒有受過良好的專業培訓；實物檔案管理的硬件投入不足，用房緊張，設施簡陋，許多高校缺乏足夠面積的專業實物庫房和專用裝具；實物檔案的保管較為隨意，出現不同種類的實物檔案混合擺放，實物檔案標識不清，出處不明，損壞無法利用等現象。
（二）缺乏詳細完善的實物檔案管理規范
國家頒布的《高等學校檔案管理辦法》，形成了11大類的高等學校檔案實體分類和相應的檔案工作規范，但該辦法主要聚焦紙質檔案管理，對實物檔案具體業務的操作指導性不強，實際工作中缺乏可遵循的詳細管理規范。許多高校在實物檔案管理過程中存在以下三個方面的不規范。一是收集管理不規范。高校機構龐大，涉及部門多，實物檔案產生的部門比較分散，許多部門、學院沒有檔案意識，普遍存在實物檔案收集沒有固定的兼職檔案員，不重視收集，眾多具有參考作用、研究價值、紀念意義的實物沒有長期的專人管理，重要的實物檔案散落在個人手中。二是分類管理不規范。高校實物檔案形狀復雜、介質多樣、大小各異、種類繁多，具有多樣各異的特性，常出現不同種類的實物檔案混合擺放，造成分類混亂、查找困難等情形。三是保管不規范。實物檔案沒有專用的庫房和裝具或庫房面積不足設施簡陋，達不到實物檔案防潮、防蟲、防鼠、防塵等基本保管要求，更談不上文物級別的實物安防要求，造成實物檔案損壞或壽命縮短等現象，影響了實物檔案的完好保存及開發利用，對高校存史取證留下遺憾，實物檔案價值得不到充分體現。
（一）提高認識，重視實物檔案在高校的重要意義
高校實物檔案是檔案全宗的重要組成部分，是傳承高校文化精神，提高學校的知名度，反映學校發展壯大的歷史見證的真實載體，在高校教學評估、學科建設、專業申報、校史館建設、專題展覽以及學校校慶等紀念活動中起著重要、獨特的作用，同時對校史研究具有重要的價值。因此，各高校需要提高認識，堅持可持續發展理念，對實物檔案工作進行長遠規劃，加強硬件投入，改變實物檔案用房緊張、設施簡陋的現狀。
（二）加強隊伍建設，提高實物檔案管理人員素質
高校實物檔案具有很強的專業性、技術性、連續性，首先檔案管理部門需要具備懂專業、固定的管理人員，各二級部門需要相對固定的兼職檔案員，從上至下明確職責，分工到位，形成有效的人員管理網絡；其次提高專兼職檔案管理人員的業務素質，每年進行專業技能的培訓，不斷更新專業理論知識；最后要提高實物檔案專、兼職管理人員的積極性，學校對實物檔案工作中做出顯著成績的單位及個人結合年終考核給予表彰和獎勵，同時在檔案管理人員專業技術職稱評聘方面創造條件，逐步提高實物檔案管理人員職稱水平和待遇等，從根本上解決管理者職責不明、工作主動性差、整體素養不高問題，切實為實物檔案管理提供人員保障。
（三）強化高校實物檔案的收集工作
高校檔案管理機構應按照《中華人民共和國檔案法》、教育部國家檔案局第27號令《高等學校檔案管理辦法》等法律法規加大宣傳力度，從學校層面制定頒布實物檔案管理制度，明確歸檔要求。學校各單位部門在公務及教學活動中形成、獲得、接受、贈送或征集的具有一定級別的榮譽或禮品等實物均應收集齊全，完好無損地整理歸檔。在具體工作中爭取相關領導的重視和支持，積極組建基層實物檔案兼職隊伍，爭取做到全校各職能部門能夠按時完整地歸檔，做好實物檔案管理最基礎、最重要的收集環節工作，確保后續鑒定、整理、編目、入庫等歸檔工作的順利進行。
（四）認真做好實物檔案的整理工作
一是重視實物檔案的鑒定。實物檔案收集到管理部門后首先要對實物進行鑒定，這就需要有經驗的檔案管理人員專門鑒定，仔細甄別其保存價值，如果全盤照收給整理工作帶來困難，也給實物檔案庫房帶來壓力，影響實物檔案的研究開發和利用。二是做好實物檔案的分類。高校實物檔案具有多樣各異性，種類繁多，實物檔案必須分類存放。按照高等學校檔案實體分類方法，結合本單位的實際情況進一步完善學校自己的分類號。建議每一類實物可先按照類別分開排列，然后再按時間先后順序排列，例如：全宗號-實物(SW)-類別-年度-件號，這種排列方式既便于查找又方便庫房的存放。
（五）切實做好實物檔案的保管和利用
高校實物檔案需要專門、獨立的庫房，不宜與其他類檔案存放在一起，因此各高校在新建和改擴建實物檔案庫房之前要做好規劃，為各類實物檔案預留足夠的存放空間，購置或定制實物檔案專柜保存，為實物檔案管理提供必要的硬件條件。除符合常規檔案裝具管理的實物外，特別要提的是體積較大的紀念品、教學設備及易碎材質的實物等需專門定制裝具和配備專用庫房，實物還是按分類歸檔注明存放地編目方可。還有一些巨大實物，不便于搬運散落校園各處，又沒有足夠大的庫房放置的，需進行虛擬歸檔，編制檔號制作標簽（標牌）就地歸檔，編目注明存放地方，并對實物寫明保護說明，經常跟蹤實物狀態。實物檔案的管理相對文書類紙質檔案管理顯得比較復雜，但做好這項工作，為今后學校校史研究、陳列展覽、各部門實物佐證查考等最終的檔案開發利用打下堅實的基礎。通過對實物檔案的編研、展示，直觀真實生動地再現學校發展歷程中所獲得的創業佐證、榮譽、工作成果等，激勵和陶冶學生情操，讓師生在參觀學習過程中了解學校的歷史、發展過程、輝煌成就、辦學特色以及辦學理念，在潛移默化中接受愛國愛校教育、增強師生的榮譽感、責任感和使命感，最大化地實現實物檔案的利用價值，需要不斷研究探索和創新實踐，努力為高校事業發展作出應有的貢獻。
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作者:馬新梅 單位:海南大學檔案館
