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機關辦公樓的管理與維修，它不同于商業寫字樓，更不同住宅物業，筆者認為其不同的特點：一是政務、公務活動頻繁。辦公樓是政務活動場所，會議多、來訪客人多、聯系工作的人員多，安全管理及衛生服務的任務是一般住宅物業管理所不能相比的。二是技術密集。隨著現代科學技術的發展，辦公自動化程度越來越高，辦公樓內的各種設備、設施日益先進，不但維修難度增大，而且對管理人員、專業人員的要求也較一般其他物業管理人員要高。三是服務管理要求高。領導參加的會議服務、衛生保潔、客房等,要按高標準要求,在供電、通訊上一刻不能間斷，一般節假日、休息日也要正常運轉，這不僅加大了管理的難度和服務人員的工作量，而且要求不論是管理人員，還是服務人員，都要具有較強的服務意識和敬業奉獻精神及較高的職業技能。四是環境整潔。
二、機關辦公樓管理與維修的原則
大樓是一個整體,各系統都是為整個大樓服務的,多頭管理必然會影響大樓整體的正常運行,易造成職責不清,使出現的問題和故障無法及時解決。因此,機關辦公樓應堅持統一管理、依法管理原則。管理與維修須堅持按規章制度辦事的原則、“少花錢、多辦事、辦好事、辦實事”的原則、經濟效益、環境效益、辦公效率兼顧的原則。力求管理與維修達到科學的管理、優美的環境、良好的服務、合理的費用。管理與維修不僅要做好樓體內外的維護與修繕及供電、供水、供冷、供暖等服務,也需要做好空調、電梯等專項維修，目的在于為辦公提供最大的方便。
三、機關辦公樓管理與維修的任務
管理與維修在機關后勤工作中占有相當重要的地位。從目前管理與維修工作情況看，主要有以下五個方面的任務，并通過這五個方面的管理服務，加強“綠化、美化、亮化、凈化”工作，為機關提供一個整潔、舒適、文明、安全、方便的辦公環境。方便迅捷的維修和規范服務,健全的信息接收與反饋機制,會讓機關工作人員享受到高質量的生活與工作環境,從而保持愉悅的心情更好地開展工作,提高其工作效率,也將有利于樹立機關形象。
(—)房屋的管理與維修。
辦公樓交付使用后，會因為受到自然因素和使用、地理、災害生物等諸多因素的影響，樓面外觀、房間會逐漸出現陳舊、破損，使用價值也會逐步降低。有些辦公樓由于年久失修，部分辦公室墻皮脫落嚴重；各辦公室照明、電話、網絡、水、暖等線路管網均是按以前標準和要求設計建設的，容量小、不規范，超負荷使用多年，時常斷水、斷電，部分辦公用房因供暖設施陳舊老化，冬季不能正常供暖。為了延緩辦公樓破損過程，延長其使用壽命，就需要經常對辦公用房進行維護、保養和修繕，以保持辦公樓原有的使用功能，防止、減少和控制其破損，提升辦公樓使用價值并保證其功能的更好的發揮，使辦公樓管理達到保值、增值的目的，這是最常見的工作內容之一。
(二)設施設備的管理。
即以一定的科學管理程序和制度，按照一定的技術管理要求，對各種設備的日常運行和維修進行有效的管理，主要包括高低供電、給排水、空調、消防、通信、衛視、電子監控、紅外線報警、辦公自動化、綜合布線及電梯的管理等。
(三)清潔衛生管理。
主要是公共部位衛生保潔，領導辦公室、會議室、接待室、閱覽室、健身房、活動室、招待所的清潔等服務，為機關辦公提供清潔的環境。
(四)內部會議、來客接待的服務管理。
主要是為會議及與會者在會前、會中提供服務，包括會場布置、會場服務、花卉擺放、音響操作等。通過接待服務，展現機關后勤管理和服務保障人員的良好素質和風貌。
(五)治安保衛及消防管理。
主要是門衛、安全監控及停車場的管理。這項工作在物業管理中占有重要的地位，管理難度大，服務性也強。
四、機關辦公樓管理與維修的建議
為加強對機關辦公樓的管理與維修，維護機關安全和良好的辦公秩序，保證機關的正常運作，辦公樓管理與維修須做好以下幾方面工作：
(一)房屋建筑主體的管理與維修。
要致力于制度建設，強化規范管理。除制定辦公樓綜合管理制度外，還有制定某些重要的單項規定，如辦公樓維修招標制度、辦公樓公共活動場所管理制度、安全保衛制度、消防安全制度、車輛停放管理制度、衛生保潔管理制度及食堂管理制度等等，努力實現辦公樓管理的制度化、規范化。管理與維修部門應辦公樓的基本情況了如指掌,對大樓的外觀樓面、樓道等要經常進行維修、養護和管理,使建筑物保持完好、整潔和美觀。一是加強招標投標管理。機關辦公樓維修工程設計要找正規建設設計單位，在工程項目招投標中，認真貫徹執行工程建設招投標制度和國家《招投標法》，按照公開、公平、公正的原則，通過招標機構實行公開招投標。整個招投過程中，請紀檢、監察全過程參與，將招投標活動的各個環節置于公開、透明的環境之中，確保了工程建設的順利進行，從源頭上預防和防止腐敗發生。二是嚴格資金合同管理。堅持“經濟、適用、節約、環保”的原則，明確機關辦公樓維修工程的定位，防止豪華裝修。嚴格按照設計、施工范圍及招標文件所約定的工期、質量、工藝和工程建筑合同的相關規定認真協商簽訂機關辦公樓維修工程合同，嚴把合同管理關，明確甲乙雙方各自的權力和義務。嚴把資金支付關，嚴格按照國家規定和合同約定，根據工程進度，定向支付，嚴禁挪用，杜絕浪費，確保維修資金切實用在維修工程中。三是狠抓工程質量管理。大的維修要正式委托工程質量監理單位，并簽訂了《工程監理合同》。，落實監理人員責任制及配套的技術質量和安全檢查制度，堅持“公開、公平、公正”的原則，對工程實行“全過程、全方位、全息化”監理，確保維修質量。
(二)大樓各系統設備設施的管理。
現代辦公樓設施設備自動化程度高，技術含量也高。應加強對設施、設備的維修與保養，充分發揮辦公設施、設備的使用價值。管理與維修人員，要經常對辦公樓及配套設施進行檢查和維護，發現銹蝕、堵塞、破損等問題要及時處理、排除，保證設備處于良好狀態。一是有計劃的做好預防性維修。對于大型、關鍵性的設備，如變壓器、發電機、配電柜、電梯、空調、電子監控、衛視通訊、消防報警等進行常規檢查檢修和換季保養，不能等出了問題、出來故障才解決處理，要根據年限、使用壽命及設備性能制定計劃，分期分批進行預防性維修。對長期維修，不能繼續使用的建筑、設施、設備，該報廢的堅決報廢，不能因此產生隱患。二是及時完成日常性急修。對突發故障，要分秒必爭，立即組織人員盡快搶修，盡可能不影響使用。為預防萬一，要制定辦公樓應急預案，維護人員須在平時準備好必備的工具、材料及配件，不能因待料耽誤搶修時機。有些還要走后勤管理專業化、社會化的路子，與專業廠商協作或外包，以提高設施、設備運行的安全系數。三是認真進行改善性維修。對由于設計上的缺陷或人員變動一些設施、設備不能正常使用，甚至影響機關辦公的，要及時做好改進性的處理。對此，筆者認為必須本著全力以赴、滿足辦公需要的精神認真做好。如因經費上的原因，應主動向領導說明情況，爭取支持，使管理與維修在保障辦公樓正常運行方面，發揮其更好的作用。
(三)保潔與綠化的管理。
管理與維修工作，直接為領導服務、為機關服務，要著眼機關特點，發揚團結務實作風和敬業精神，努力為機關辦公提供滿意的服務。清掃保潔要日產日清，保持潔凈、衛生。對大樓周圍花草樹木及綠化要加強養護和管理,創造優美整潔的辦公環境。管理與維修部門要為辦公樓提供全方位服務,使辦公環境更為適宜、便利、高效。
(四)停車場、車輛及交通管理。
隨著公務用車改革和私家車的增多，車輛停放問題已不容忽視，管理人員要單位車輛，尤其對外來人員的車輛必須進行有效管理和疏導，確保停車場的車輛整齊停放、有序管理和車輛安全。
(五)治安及消防管理。
保安人員對大樓進行全天候值勤，除門衛固定值守外，還需進行夜間流動巡查。特別在辦公人員下班后，為確保辦公樓身財產安全，保安部門更需不斷加強保安工作，必須掌握大樓內基本人員情況。電子監控系統要保證24小時值班監控，發現情況果斷處置。做好消防器材的維護，機關辦公樓的消防問題非常重要,特別是消防通道,大都通道單一,易被堵塞。易燃的裝飾材料也會增大火災危險性，致使救災困難。定期檢查樓內安全設施,對監控設施經常進行維修、保養。
