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摘要:公立醫院內部控制建設中，業務流程層面中的合同管理一直是目前醫院內部控制的薄弱環節，大部分醫院的合同管理基本沒有和運營業務流程嵌套，游離于醫院綜合運營管理流程之外，合同管理基本流于表面。本文重點闡述如何充分利用醫院綜合醫院管理系統(HRP)，把醫院經濟合同通過信息化技術科學合理地實現流程化管理，從而實現嚴密控制合同管理的重點風險環節、實現控制目標、提高合同管理效率，使經濟合同管理的內部控制更加科學化、合理化。
關鍵詞:內部控制；合同管理；綜合運營；流程管理
一、公立醫院經濟合同管理現狀
在公立醫院內部控制建設中，業務流程層面中的預算管理和合同管理一直是目前醫院內部控制的薄弱環節，隨著公立醫院信息化建設的成熟，全面預算逐步通過信息化系統能夠和醫院運營業務流程緊密結合，管理上已經有了很大的提高，但是合同管理基本沒有和運營業務流程嵌套，游離于醫院管理流程之外，管理基本流于表面。隨著醫院管理的精細化和信息化的發展，醫院財務管理正在從核算型向管理型轉變，全國大部分三級醫院已經或正在建設醫院綜合運營管理系統(HRP)。綜合運營管理系統最突出的特點是業務流程的管理，而國內能夠從業務流程中實現內部控制管理的系統卻不多，表面上核心的幾大模塊都有(核心模塊主要有：賬務處理、固定資產、供應鏈、人力資源管理、全成本核算、預算管理)，但實際上仍然屬于財務核算軟件，不能夠實現業務流程化管理，甚至大部分業務一個人從頭可以做到尾，沒有權限分工與審核提交概念。所以各業務風險環節無法通過信息系統實現流程化的內部控制管理。當然也有比較優秀的HRP，比如用友的NC和金蝶的EAS，幾乎可以對大多數經濟業務實現流程化控制管理，但合同管理依舊不屬于HRP核心模塊。所以大多醫院的合同管理采用兩種模式：其一是在醫院OA中實現，通過OA實現簡單的合同登記、會簽、審批、查閱及印章等管理。其二是單獨的合同管理軟件實現，功能相對比較全面?？v觀這兩種實現模式，表面上完成了合同管理的目的，實際上是沒有和經濟運營的業務流程結合，不能真正達到醫院運營管理的內部控制要求。為了把公立醫院經濟合同管理結合醫院內部控制建設，通過信息化技術科學合理地實現流程化管理，從而管控合同風險、實現控制目標、提高合同管理效率，使經濟合同管理的內部控制更加科學化、合理化。為此，醫院經濟合同管理要真正達到醫院綜合運營管理的內部控制要求，最好的辦法是結合醫院綜合運營管理系統，把合同管理嵌套于業務流程之中，從合同的擬定、審核、會簽、履行、變更、終止以及登記、保管、后期評估、執行過程的考核等全方位進行管理。
二、選用能夠實現業務流程管控的HRP
是實現經濟合同全方位管理的前提國內的HRP良莠不齊，個別系統表面上看功能模塊比較全面，但透過現象看本質，仍然屬于核算型財務軟件，無法真正實現業務流程的集中管控。這種核算型系統的突出表現是沒有完善的組織架構和符合層級管理的人員架構。財務核算的層級不同，組織架構的深度不同，比如項目成本核算、病種成本核算、單病種付費、DRGS付費等要求，僅僅核算到科室一級顯然不滿足需求，這就要求組織架構細化到每一個核算單元。符合層級管理的人員架構是系統實現業務流程化管理的必要條件，否則會導致一人完成一個業務全過程的處理，達不到內部控制所要求的效果。另一方面，即使系統有相對完善的組織架構和人員架構，在系統業務的處理過程中沒有實現流程化控制的系統也不是真正的HRP，仍然屬于核算型財務軟件。只有真正能夠實現業務流程管控的HRP，才可以將經濟合同管理嵌套在業務流程之中，實現經濟合同全方位的內部控制管理。經濟合同管理只有緊密結合HRP流程化管理，從合同的預算、立項、合同擬定、供應商資質審查、招標、合同金額、付款條件及額度、支付比例、合同執行、驗收退回、資金結算、以及使用情況的績效考核等全過程實施動態管理，嚴密監控重點風險環節，真正實現了關口前移，以達到經濟合同全方位管控。
三、在經濟業務流程的關鍵環節嵌入經濟合同進行全方位管理
經濟合同是伴隨著經濟業務的開展而產生的，醫院經濟合同大多產生于招標采購環節。經濟業務由業務部門發起，經過領導層審批后采購部門才可進行招標采購。在招標采購環節就進入合同的前期準備階段，主要完成合同的策劃、調查和談判。完成招標后進入合同的簽訂環節，主要完成合同的擬定、審核、會簽和簽署。在這個過程中將合同管理嵌入HRP中，通過HRP實現合同的擬定、審核、會簽和簽署過程。招標采購部門將供應商的關鍵信息、經濟合同的關鍵信息等錄入信息系統，同時系統保存完整的合同文檔。供應商和合同的關鍵信息主要用于業務流程中進行數據化管控，合同文檔主要用于合同管理部門進行合同的歸檔、登記、保管、合同履行后的評估以及建立合同臺賬等。合同在執行過程中存在合同的補充協議、合同變更以及合同轉讓等情況，所以在HRP中隨著經濟業務在不同節點的發生，系統應該一直結合合同的關鍵條款實現風險控制和對業務的執行情況及時分析和警示。并伴隨新的合同變更，系統能夠根據操作人員權限進行合同的增加、修改和補充，同時將這種變更融入到后續業務流程的管控之中。
四、經濟合同中關鍵信息在業務流程中的控制
在業務流程控制中，信息系統除了保存合同的完整文檔以外，必須將合同中的關鍵信息單獨錄入到系統中，用數據表的形式保存，以便系統在業務流程中調用不同的字段信息控制合同執行的全過程。經濟合同中那些屬于關鍵信息，主要取決于信息系統功能和想要實現的結果。通常有對方單位關鍵信息和合同條款關鍵信息，對方單位關鍵信息主要包括：單位資質、單位名稱、開戶銀行、銀行賬戶、法人信息、聯系人信息等。主要用于合同履行中信息備查、付款、糾紛處理以及責任追蹤等；合同關鍵條款信息主要包括：合同名稱、合同標的、合同價款、付款期限、付款方式、資金來源、簽訂日期、履約期限、違約金、合同承辦部門、承辦負責人等。主要用于合同執行過程的進行全方位的數據化管控。在日常財務核算中，系統應用這些關鍵信息在入庫環節可以自動生成應付賬款的自動開機分錄；根據資金來源、付款期限和付款方式等實現日常應付賬款的管理；在出庫環節系統可以自動生成付款分錄，并進行應付賬款的核銷、到期付款提示、以及分次付款額度等功能；同時也可以實現合同的績效管理以及糾紛處理和責任追究等管理。
五、充分利用信息系統流程化管理
控制經濟合同管理的主要風險點公立醫院合同管理的流程化控制，主要包括合同前期準備、合同訂立、合同執行和合同后期管理的控制。綜合運營管理系統最突出的特點是對經濟業務的流程化管理，所以充分利用醫院綜合運營管理系統的流程化管理來實現合同管理的流程化控制，將合同的全過程管理嵌入醫院經濟業務流程之中，在經濟合同執行的不同階段，利用流程化管理控制合同管理的關鍵節點，從而實現對經濟合同各關鍵節點的主要風險實現控制。經濟合同在執行過程的不同節點所體現的風險點不盡相同，所以在錄入合同關鍵信息時必須考慮全面。HRP系統通過對合同關鍵信息所滿足的條件的判斷，來決定該節點主要風險是否已經得到控制，如果條件不滿足，系統提示審核不通過，業務流程將等待處理或者駁回，直到關鍵節點的關鍵風險得到控制，業務才會進入下一流程環節。HRP業務流程的精細程度決定合同管理過程的精細度，業務流程設計越精細，合同執行過程中的關鍵節點的關鍵風險基本可以得到全面控制。
六、利用醫院綜合運營管理系統實
現對合同管理的內部控制可以彌補其他管理模式的不足目前醫院對合同管理主要采用OA或者單獨的合同管理軟件來實現，甚至部分醫院僅靠文件和制度要求進行管理。這幾種模式的共同特點是經濟合同管理與實際業務相脫節，人為因素影響較大，實際執行過中內部控制目標無法達到，合同的流程化控制很難實現，經濟合同管理的內部控制往往流于形式。充分利用綜合運營管理系統(HRP)規范化、精細化的流程控制體系，將經濟合同管理恰當的嵌入業務流程之中，通過信息化管控，避免過多的人為因素影響，從而實現合同管理與經濟業務流程的一體化。合同管理與經濟業務流程緊密結合的信息化，可以極大地提高工作效率、規范管理流程，實現合同管理的內部控制目標。結構化的數據管理模式可以提高不同部門之間的協作和數據共享能力，從而降低成本，提高管理效率。以信息化系統為手段，緊密結合經濟業務流程管理，可以最大程度地降低合同管理過程中風險發生的概率，減少風險所造成的損失。
七、結束語
公立醫院經濟運營管理目前正處在從核算型向管理型轉換的過程，經濟合同管理作為內部控制的重要組成部分,在公立醫院內部控制建設中發揮著極其重要作用。公立醫院經濟合同的管理應該結合內部控制建設和醫院綜合運營管理系統實現流程化管控，進一步優化合同管理流程；通過對合同的事前、事中、事后管理，降低合同管理風險；通過對合同潛在風險的管理，可以提高合同管理的效率；從而提高英語綜合運營管理水平，降低醫院經營風險，減少資源浪費，提升醫院服務質量。
參考文獻
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作者:劉廷夢 單位:甘肅省中醫院